賽諾克文件管理制度

1、浙江賽諾克機(jī)械科技有限公司文件編號(hào)： SNK2-ZH001-2012版次：A/0題目：文件管理制度范圍：ALL文件改動(dòng)記錄：版次生效日期備注A/0新規(guī)制成受控印章核準(zhǔn)姓名簽署日期編制張廣審核張廣批準(zhǔn)王宏波浙江賽諾克機(jī)械科技有限公司文件編號(hào)： SNK2-ZH001-2012版次： A/0 9頁之1題目： 文件管理制度范圍： ALL1.目的 通過對(duì)公司內(nèi)部文件控制流程進(jìn)行管理，使文件管理控制工作更加系統(tǒng)、科學(xué)、規(guī)范、高效，以保證各部門及職員 及時(shí)、正確地使用有效文件，提高工作效率。2. 適用范圍 本制度中的“文件”包括公司日常運(yùn)營過程中產(chǎn)生或所需的文件資料、公司業(yè)務(wù)往來公文以及公司對(duì)內(nèi)發(fā)布的所有流

2、程、制度、作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范、作業(yè)指導(dǎo)書、表單以及工程設(shè)計(jì)方案、形象廣告VI等文件及其電子版。 根據(jù)公司各類文件的性質(zhì)進(jìn)行縱向?qū)蛹?jí)劃分，可分為下列五級(jí)文件。具體如下表所示：文件等級(jí)文件內(nèi)容一級(jí)文件公司章程、員工手冊、質(zhì)量手冊等體系文件、公司營運(yùn)資質(zhì)證照、形象廣告VI設(shè)計(jì)方案等二級(jí)文件公司核心的業(yè)務(wù)流程、管理流程、管理制度等三級(jí)文件各部門、車間內(nèi)部相關(guān)管理文件四級(jí)文件各類記錄、表單3. 管理職責(zé)劃分。 3.1 各級(jí)主管、副總主要負(fù)責(zé)所轄職責(zé)范圍內(nèi)的文件進(jìn)行審核、批準(zhǔn)工作，其中，總經(jīng)理負(fù)責(zé)最終定稿一級(jí)文件的批準(zhǔn)，還承擔(dān)著對(duì)公司各類體系文件進(jìn)行定期評(píng)審的職責(zé)。 3.2 總經(jīng)辦主要負(fù)責(zé)公司一級(jí)文件的組織編

3、制、審核，以及二級(jí)文件的會(huì)審組織工作。 3.3 行政部負(fù)責(zé)本制度的編制、解釋與修訂工作，并由其文控檔案員負(fù)責(zé)公司營運(yùn)、資質(zhì)類文件資料的保管；并由其負(fù)責(zé)公司各類體系文件的統(tǒng)一編號(hào)、收發(fā)、存檔、作廢等管理事宜。 3.4 各職能部門負(fù)責(zé)對(duì)各歸口職能和分管業(yè)務(wù)線的有關(guān)文件的編制和副本保管工作。 3.5 行政部負(fù)責(zé)定期對(duì)檔案文控室以及各級(jí)職能部門的文件保存、管理方式進(jìn)行檢查。4. 公司內(nèi)部文件的編碼主要由以下五個(gè)部分組成。 4.1 第一部分：公司代號(hào)，代碼為。 4.2 第二部分：層級(jí)分類代碼，代碼分別為1、2、3、4。 4.3 第三部分：大類代碼，代碼分別為ZH（綜合管理類）、SC（生產(chǎn)制造類）、XS（

4、市場營銷類）、YF（研發(fā)類）等。 4.5 第四部分：文件流水號(hào)，代碼為001999。 4.6 第五部分：年份號(hào)，20 4.7 公司內(nèi)部各級(jí)文件編碼示例如下（以行政部文件為例），注：技術(shù)部的工程圖紙受控時(shí)以圖紙的圖號(hào)為受控號(hào)。4.7.1 一級(jí)文件：SNK1-001-2012。4.7.2 二級(jí)文件：SNK2-ZH-001-2012。4.7.3 三級(jí)文件：SNK3-ZH-001-2012。4.7.4 四級(jí)文件：SNK4-ZH-001-2012。4.7.5 表單文件編號(hào)于表單的右下角，不需要年份號(hào)。如該份文件配置多個(gè)表單的，在流水號(hào)后1/2/3序列號(hào)。浙江賽諾克機(jī)械科技有限公司文件編號(hào)： SNK2-Z

5、H001-2012版次： A/09頁之2題目：文件管理制度范圍：ALL 5. 公司各級(jí)文件編制、審核、審批規(guī)定5.1 公司一級(jí)文件，由公司總經(jīng)理辦公室組織相關(guān)人員進(jìn)行編制。一級(jí)文件編制完成后，需經(jīng)副總經(jīng)理審核后，交由總經(jīng)理審批。5.2 公司二級(jí)文件，由各業(yè)務(wù)歸口部門協(xié)同流程作業(yè)部門共同編寫。二級(jí)文件編制完成后，由副總經(jīng)理組織相關(guān)部門及人員進(jìn)行會(huì)審。經(jīng)會(huì)審后，二級(jí)文件需交總經(jīng)理審批。5.3 公司三級(jí)文件，若其覆蓋范圍超過2個(gè)（含2個(gè)）職能部門，其編制工作由各歸口管理職能部門組織，并交主管副總審核后，交總經(jīng)理審批。具體分工如下。5.3.1 目標(biāo)類、計(jì)劃類三級(jí)文件由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)組織編制，交副總經(jīng)理審核

6、。5.3.2 人事、行政、總務(wù)類三級(jí)文件由行政部負(fù)責(zé)組織編制，交副總經(jīng)理審核。5.3.3 財(cái)務(wù)類三級(jí)文件由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)組織編制，交分管的財(cái)務(wù)經(jīng)理審核。5.3.4 生產(chǎn)制造類三級(jí)文件由制造部組織編制，交副總經(jīng)理審核。5.3.5 市場營銷類三級(jí)文件由銷售部及相關(guān)部門組織編制，交營銷副總審核。5.3.6 供應(yīng)類三級(jí)文件由物控部及相關(guān)部門組織編制，交副總經(jīng)理審核。5.3.7 公司三、四級(jí)文件的編制、審核、審批規(guī)定如下表所示：文件類別覆蓋范圍編制主管部門審批人員部門發(fā)文分管業(yè)務(wù)線的專業(yè)性文件，如設(shè)備部的設(shè)備操作保養(yǎng)卡以及技術(shù)部的工藝作業(yè)指導(dǎo)書、生產(chǎn)部的各工序生產(chǎn)作業(yè)指導(dǎo)書等歸口職能部門副總經(jīng)理各類機(jī)械、技

7、術(shù)圖紙、形象廣告VI設(shè)計(jì)歸口職能部門總經(jīng)理部門、車間內(nèi)部文件僅限于本部門、本車間，此類文件的內(nèi)容應(yīng)保證與公司各項(xiàng)流程和制度不相沖突各部門、各車間內(nèi)部安排副總經(jīng)理各類記錄參與質(zhì)量體系文件中的記錄控制程序5.3.8 除部門、車間內(nèi)部文件外，其它公司內(nèi)部文件在內(nèi)容審核后，必須交行政部或檔案文控室進(jìn)行有關(guān)文檔格式、文件內(nèi)容重復(fù)性與沖突性的二次審核。二次審核合格后，各文件編制部門方可送交相關(guān)批準(zhǔn)人批準(zhǔn)方可在內(nèi)部流轉(zhuǎn)使用。 6. 文件發(fā)放、保存管理規(guī)定6.1 所有公司內(nèi)部發(fā)布的管理制度文件均需由行政部制定分發(fā)號(hào)，加蓋“受控”狀態(tài)標(biāo)識(shí)才能發(fā)放、生效。每份文件不同的復(fù)印件必須注明不同的分發(fā)號(hào)，以便追溯。6.2

8、 體系文件需由體系檔案文控室負(fù)責(zé)發(fā)放管理工作，其它內(nèi)部文件的發(fā)放由行政部負(fù)責(zé)實(shí)施。浙江賽諾克機(jī)械科技有限公司文件編號(hào)： SNK2-ZH001-2012版次： A/0 9頁之3題目：文件管理制度范圍：ALL 6.3 根據(jù)文件發(fā)放批量劃分，文件發(fā)放主要兩種情況：大批發(fā)放與零星發(fā)放。 6.3.1 大批發(fā)放時(shí)，應(yīng)建立公司內(nèi)部文件配置、發(fā)放與回收登記表，并報(bào)各文件歸口職能部門的副總審批。 6.3.2 零星發(fā)放時(shí)，應(yīng)建立公司內(nèi)部文件發(fā)放與回收登記表。6.4 文件領(lǐng)用人應(yīng)在公司內(nèi)部文件配置、發(fā)放與回收登記表或公司內(nèi)部文件發(fā)放與回收登記表上簽名后，方可領(lǐng)取注有分發(fā)號(hào)和“受控”狀態(tài)標(biāo)識(shí)的文件。6.5 領(lǐng)用部門領(lǐng)

9、到文件后，應(yīng)及時(shí)建立收文登記表。6.6 文件發(fā)放完畢后，行政部專員或文控檔案室文控員應(yīng)及時(shí)對(duì)文件進(jìn)行分類、歸檔保存，并更新公司內(nèi)部文件清單。具體保存要求如下： 6.6.1 各級(jí)職能部門編制定稿的文件，必須原稿報(bào)送行政部或檔案文控室進(jìn)行保存，副本由編制部門保管。 6.6.2 行政部或檔案文控室按文件級(jí)別、職能部門進(jìn)行分類保存。 6.6.3 各職能部門編制的各級(jí)定稿文件底稿，一律存放于是用電腦的F盤，并分類命名建立文件夾保存更改后的文件，更改前的文件，及時(shí)刪除。如需查詢報(bào)廢前文件，需到檔案文控室查詢。 6.6.4 機(jī)械圖紙、技術(shù)圖紙的設(shè)計(jì)方案定型底稿，需刻錄光盤并明確標(biāo)注。7. 公司內(nèi)部文件使用與

10、借閱規(guī)定7.1 文件使用部門應(yīng)及時(shí)向相關(guān)人員進(jìn)行文件內(nèi)容宣貫、培訓(xùn)，將文件放置在適當(dāng)?shù)奈恢茫▓鏊?，確保相關(guān)人員能夠及時(shí)、正確地使用文件。7.2 當(dāng)出現(xiàn)以下情況時(shí)，使用部門可填寫文件領(lǐng)用、借閱申請表，申請更換或增發(fā)。7.2.1 文件破損嚴(yán)重影響使用時(shí)。7.2.2 根據(jù)使用需要須新增、改版時(shí)。7.2.2 文件丟失需重新領(lǐng)用時(shí)。7.2.2文件領(lǐng)用、借閱申請表需經(jīng)行政部或總經(jīng)辦審批后方可實(shí)施更換或增發(fā)。更改或重新領(lǐng)用時(shí)，使用原文件分發(fā)號(hào)；增發(fā)時(shí)，應(yīng)按原分發(fā)號(hào)順序新增一個(gè)分發(fā)號(hào)。7.3 公司內(nèi)部文件借閱規(guī)定如下。7.3.1 當(dāng)其他公司或個(gè)人需借閱文件時(shí)，應(yīng)填寫文件領(lǐng)用、借閱申請表，經(jīng)行政部或文控檔案室

11、管理員批準(zhǔn)后，行政專員或文控員方可辦理借閱手續(xù)，并負(fù)責(zé)催討。7.3.2 借閱時(shí)最長時(shí)間不得超過半個(gè)月。7.3.3 公司內(nèi)部各部門、各車間需借閱文件時(shí)，應(yīng)經(jīng)行政部或文控檔案室管理員審批和登記后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱時(shí)，行政專員或文控員要負(fù)責(zé)明確借閱期限與催討工作。8. 公司內(nèi)部文件更改、回收、作廢與評(píng)審規(guī)定8.1 公司內(nèi)部文件在使用時(shí)若遇到下列情形之一的，應(yīng)進(jìn)行修改。浙江賽諾克機(jī)械科技有限公司文件編號(hào)： SNK2-ZH001-2012版次：A/0 9頁之4題目：文件管理制度范圍：ALL8.1.1 公司現(xiàn)行文件與有關(guān)國際標(biāo)準(zhǔn)、國家標(biāo)準(zhǔn)、地方標(biāo)準(zhǔn)和法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)相沖突時(shí)。8.1.2 文件內(nèi)容與客戶

12、的需要相矛盾或不能滿足客戶的要求時(shí)。8.1.3 文件的內(nèi)容不正確、不適合或操作性不強(qiáng)時(shí)。8.1.4 有更合適、更先進(jìn)的或更具可操作性的產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、操作方法、管理手段時(shí)。8.2 文件修改程序規(guī)定如下。8.2.1 公司一級(jí)文件修改或其它各級(jí)文件大批修改時(shí)，公司應(yīng)專門成立文件修改小組進(jìn)行運(yùn)作，修改完后的審核、批準(zhǔn)、發(fā)放使用以及舊文件回收均按本制度的相關(guān)條款執(zhí)行。8.2.2 文件需要更改時(shí)，由文件編制部門填寫文件變更審批表并附具體修改內(nèi)容，交文件原審核人審核、原批準(zhǔn)人批準(zhǔn)后方可進(jìn)行文件更改。8.2.3 文件更改由行政部行政專員或文控員按文件變更審批表上報(bào)總經(jīng)辦或權(quán)責(zé)部門組織實(shí)施。更改可采取劃（改）或換頁

13、等方式，同時(shí)要做好修改狀態(tài)標(biāo)識(shí)的更改，在修改處加注“更改”字樣，更改應(yīng)覆蓋該文件發(fā)放的所有場所。如采取換頁的形式，應(yīng)將原未更改的頁面回收。 8.3 文件回收與作廢規(guī)定如下。8.3.1 當(dāng)文件改版或修改時(shí)，會(huì)產(chǎn)生大量的作廢和失效文件。行政專員或文控員應(yīng)做好作廢文件的回收、登記和標(biāo)識(shí)區(qū)分工作。8.3.2 作廢文件應(yīng)進(jìn)行定期處理。行政專員或文控員應(yīng)填寫作廢文件審批表交部門主管批準(zhǔn)后方可處理，將作廢文件保留一份，并另加蓋“報(bào)廢文件”標(biāo)識(shí)，歸檔保存一年備查，重要性技術(shù)文件、財(cái)務(wù)文件保存至少一年以上，其他的進(jìn)行銷毀。8.4 文件評(píng)審規(guī)定如下。8.4.1 總經(jīng)辦應(yīng)定期組織行政部等相關(guān)部門的相關(guān)人員做好文件評(píng)

14、審工作。8.4.2 文件評(píng)審的時(shí)間可與體系文件的管理評(píng)審相結(jié)合，評(píng)審內(nèi)容包括現(xiàn)有文件的充分性、適宜性和有效性，確定文件修改清單和文件新增清單，以持續(xù)改進(jìn)文件的可操作性和科學(xué)性。9. 附則9.1 本制度由行政部編制，解釋權(quán)歸行政部所有。9.2 本制度經(jīng)副總審核、總經(jīng)理審批后，自發(fā)布之日起開始執(zhí)行。10. 附錄 10.1 文件管制流程 10.6 文件配置、發(fā)放與回收登記表（文件分發(fā)卡） 10.2 標(biāo)準(zhǔn)文件格式一覽表 10.7 文件借閱申請表 10.3 標(biāo)準(zhǔn)文件封面 10.8 文件控制印章 10.4 標(biāo)準(zhǔn)文件內(nèi)頁 10.5 工程（文件）改動(dòng)變更申請浙江賽諾克機(jī)械科技有限公司文件編號(hào)： SNK2-ZH

15、001-2012版次： A/0 9頁之5題目：文件管理制度范圍：ALL10.1 文件控制流程文件制訂者審核者行政/檔案文控室收文部門備注OKNG文件審核文件制訂者準(zhǔn)備文件分發(fā)卡，連同文件送至行政部/檔案文控室按文件分發(fā)卡準(zhǔn)備文件文件發(fā)相關(guān)部門按分發(fā)記錄收回作廢文件簽收文件交回作廢文件為文件編號(hào)并安排文件復(fù)印、蓋章整理文件及分發(fā)卡存檔更新文件總表報(bào)廢文件銷毀報(bào)廢原稿保存浙江賽諾克機(jī)械科技有限公司文件編號(hào)： SNK2-ZH001-2012版次： A/0 9 頁之6題目：文件管理制度范圍：ALL10.2 標(biāo)準(zhǔn)文件格式一覽表標(biāo)準(zhǔn)文件名稱標(biāo)準(zhǔn)文件編號(hào)用途標(biāo)準(zhǔn)文件封面/所有受控文件 (包括客戶文件和客戶圖

16、紙) 需附有標(biāo)準(zhǔn)文件封面，而工程改動(dòng)通知、偏離通知及工程圖紙不包括在內(nèi)，標(biāo)準(zhǔn)文件封面不計(jì)算在總頁數(shù)內(nèi)。標(biāo)準(zhǔn)文件內(nèi)頁/所有受控文件內(nèi)文需使用標(biāo)準(zhǔn)文件內(nèi)頁，BOM、客戶文件、相關(guān)附錄數(shù)據(jù)可選擇不使用標(biāo)準(zhǔn)文件內(nèi)頁。工程（文件）變更改動(dòng)通知表格/在工程項(xiàng)目設(shè)變和受控文件作廢時(shí)發(fā)出，若其它文件有大規(guī)模改動(dòng)，也可選擇使用發(fā)出說明。文件分發(fā)卡/所有受控文件發(fā)出前，文件制訂者必須準(zhǔn)備文件分發(fā)卡交予行政部或檔案文控室。工程圖紙標(biāo)準(zhǔn)表格 不適用內(nèi)部工程圖紙表格10.3 標(biāo)準(zhǔn)文件封面浙江賽諾克機(jī)械科技有限公司文件編號(hào)：版次：題目：范圍：文件改動(dòng)記錄：版次生效日期備注受控印章核準(zhǔn)姓名簽署日期編制審核批準(zhǔn) 浙江賽諾克機(jī)

17、械科技有限公司文件編號(hào)： SNK2-ZH001-2012版次： A/0 9頁之7題目：文件管理制度范圍：ALL10.4 標(biāo)準(zhǔn)文件內(nèi)頁浙江賽諾克機(jī)械科技有限公司文件編號(hào)版次： 頁之題目：范圍： 10.5 工程（文件）變更通知表浙江賽諾克機(jī)械科技有限公司文件編號(hào)： 頁之 題目：范圍：工程（文件）變更通知文件編號(hào)文件名稱版次（由至）更改原因：受影響文件參考文件 yes no文件編號(hào)版次文件編號(hào)版次附加后頁由至 yes no yes no yes no yes no評(píng) 核行政部或檔案文控室核準(zhǔn)姓名簽署日期發(fā)出者審核批準(zhǔn) 浙江賽諾克機(jī)械科技有限公司文件編號(hào)： SNK2-ZH001-2012版次：A/09頁之8題目：文件管理制