采購管理程序

JM-QP-7.4-01 采購管理程序 第5頁 共 4頁 采購管理程序2009-07-30發(fā)布 2009-08-08實施采購管理程序1目的：本程序規(guī)定了采購原材料、外購件、外協(xié)件的工作程序及職責。選擇有質(zhì)量保證能力的供方，對產(chǎn)品采購的過程進行有效控制，防止因采購文件/資料出現(xiàn)失誤而影響產(chǎn)品質(zhì)量，并對供應商提供的產(chǎn)品質(zhì)量、交期或服務進行評估和考核，確保采購產(chǎn)品的質(zhì)量符合和滿足公司的各項生產(chǎn)需求。2范圍：本程序適用于材料、外購件、外協(xié)件的采購工作，及為本公司提供產(chǎn)品的所有供方的評定。3引用文件：JM/QP-7.4-02 供應商控制程序JM/QP-7.6-01 監(jiān)視和測量裝置管理程序4 術語和定義：產(chǎn)品：過程的結果。產(chǎn)品包括硬件、軟件、服務、流程性材料等四種類別的通用產(chǎn)品，它可以是有形的（如組件或流程性材料），也可以是無形的（如知識或概念），它可以單獨存在或與其中幾種類別的組合。本公司采購的產(chǎn)品：指適用于期望提交給顧客的任何類別產(chǎn)品所需要的各種原材料、輔助材料、零組件、外購件及外協(xié)件、機器設備易損件。采購：指從供應商處購買物料及選擇合適的供應商將合同的部分轉(zhuǎn)包供應商的行為。5職責： 產(chǎn)品開發(fā)部：負責技術支持，提供與采購物資有關的技術質(zhì)量要求。生產(chǎn)部：負責組織有關部門選擇評定合格供方，編制合格供方名單、采購計劃，并實施采購過程控制。 質(zhì)量部：負責供應商的質(zhì)量體系及產(chǎn)品質(zhì)量監(jiān)控，按規(guī)定對合格供方的業(yè)績進行考核。 采購科：負責產(chǎn)品采購及其采購過程的監(jiān)控。6工作流程和內(nèi)容工作流程工作內(nèi)容及說明使用表單銷售計劃/生產(chǎn)計劃物料需求計劃庫存調(diào)查 YES依過程控制管理程序進行作業(yè) NO6.1采購科主管根據(jù)銷售部制定的產(chǎn)品銷售預測和/或生產(chǎn)部擬定的當月生產(chǎn)計劃、分工、產(chǎn)品材料消耗定額和采購員庫存調(diào)查結果，核算出當期采購物資的需用計劃，并做出“采購計劃”報部門主管審查。 產(chǎn)品開發(fā)部應將采購物資分成3個類別，即主要物資、一般物資、輔助物資，編制“采購物資分類清單”，該清單應經(jīng)產(chǎn)品開發(fā)部負責人批準后實施。(1) 主要物資：對產(chǎn)品的最終質(zhì)量有直接影響的物資，如鋼板、石棉（無石棉材料）等；(2) 一般物資：對產(chǎn)品的最終質(zhì)量有間接影響的物資，如包裝材料等；(3) 輔助物資：對產(chǎn)品的最終質(zhì)量影響不大的物資，如設備配件等月份采購計劃JM/QR-7.4-01-01采購物資分類清單JM/QR-7.4-01-02 選擇供應商供應商評估/考核NOOK 依供應商管 理程序作業(yè)A 6.2應在合格供應商名單中選擇供應商,如需采購的產(chǎn)品沒有合格的供應商,則由產(chǎn)品開發(fā)部、質(zhì)量和采購科按供應商管理程序之規(guī)定對供應商進行選擇、評估和考核等作業(yè)。6.2.1如需采購的產(chǎn)品中有被顧客批準和/或指定的供應商：則采購員在采購產(chǎn)品時，必須從顧客批準和/或指定的供應商名單上采購有關材料/產(chǎn)品（即：采購主管應將顧客批準和/或指定的原材料供應商名單統(tǒng)一登記、匯總），如采購主管要從其他供應商處采購產(chǎn)品時，必須將此供應商提供給顧客批準，并經(jīng)顧客批準被列入顧客批準和/或指定的供應商名單上后，供應科主管方可從該供應商處采購有關產(chǎn)品。如顧客有新批準的供應商名單或顧客對原批準的供應商名單有修訂和更改時，采購科必須及時對此顧客批準的供應商名單進行更新。6.2.2采用顧客所指定的供應商，包括工裝/量具供應商，公司不能免除對其所采購的產(chǎn)品的質(zhì)量責任。6.2.3如被采購的產(chǎn)品因相關因素而有變動時，采購部應按供應商管理程序之規(guī)定尋找兩家（含）以上供應商進行詢價、議價、比價和報價作業(yè)，并根據(jù)被采購的產(chǎn)品和公司所需采購產(chǎn)品的實際生產(chǎn)情況及其產(chǎn)品質(zhì)量成本、交付符合/滿足公司采購產(chǎn)品的質(zhì)量要求。63采購申請6.3.1采購員收到部門主管核準后的物料需求計劃后，采購員填寫的“采購訂單”和/或采購產(chǎn)品需求部門提供的采購資料，經(jīng)部門主管審查后以傳真（FAX）等方式傳至供應商。采購文件可包括采購產(chǎn)品的相關資料： 合格供方名單JM/QR-7.4-02-01供方績效考核表JM/QR-7.4-02-02工作流程工作內(nèi)容及說明使用表單A采購申請 核準 NO 采 購YESa、采購產(chǎn)品的名稱、規(guī)格/型號、數(shù)量、交付時間/日期、交付方式（包括運輸方式）、單價、金額、等級、類別、向公司提供采購產(chǎn)品的供應商名稱或其他準確標識方法；b、采購產(chǎn)品的規(guī)范、圖樣/圖面、樣品、過程要求、檢驗規(guī)程/檢驗標準、檢驗方法及其他有關技術資料/要求（包括產(chǎn)品、程序、過程設備和人員的認可或鑒定要求等）的名稱或其他明確標識和適用版本；c、適用的質(zhì)量體系標準的名稱、編號和版本。6.3.2如供應商無法按期達成或交貨期不足時，采購主管應填寫“采購協(xié)調(diào)單”征求相關單位是否調(diào)整生產(chǎn)計劃，決定是否采取緊急對應措施（如空運等）；如在國外供應商處訂貨或者訂貨周期較長的產(chǎn)品，可先行訂貨，訂貨必須經(jīng)過采購科領導批準。6.3.3、如采購的產(chǎn)品之質(zhì)量對提交給顧客的產(chǎn)品質(zhì)量基本上無任何影響的物料采購（例如：五金雜項、勞保辦公用品、消耗品等），由需求部門根據(jù)其實際工作需要報經(jīng)采購科領導審批，由采購員直接進行采購作業(yè)。6.3.4機器設備維修件、檢驗和測量設備的采購由需求部門根據(jù)其實際工作、生產(chǎn)的需要報經(jīng)采購科領導審批，由采購員直接進行采購作業(yè)。6.3.5采購產(chǎn)品的質(zhì)量要求應在“采購訂單”上說明，如所采購的產(chǎn)品質(zhì)量無法描述清楚時，則需求部門或質(zhì)量部應附上相關的采購產(chǎn)品的質(zhì)量標準/要求。6.3.6“采購訂單”執(zhí)行完畢后必須存檔。采購物資分類清單JM/QR-7.4-01-02采購進度追蹤和監(jiān)控供應商交付進度對顧客影響判定YES NO與供應商和顧客進行溝通C6.4采購科必須要求供應商具有對提交給公司采購產(chǎn)品100%的按時交付的能力，并建立供應商產(chǎn)品交付監(jiān)控管理體系；公司在要求供應商提交采購產(chǎn)品時，采購部門必須至少在二個星期前將公司相關的采購策劃資料（如：采購計劃、采購單、后續(xù)預計采購數(shù)量等）提供給供應商，以便讓供應商提前準備公司所要采購的產(chǎn)品和/或材料，使供應商能滿足公司對采購產(chǎn)品的要求和需求。1）供應商產(chǎn)品交付監(jiān)控管理體系的內(nèi)容必須包括： A、每批產(chǎn)品交付時，產(chǎn)品從供應商發(fā)出到達公司內(nèi)預計所需要的時間、運輸路線、運輸方式、包裝方式等；B、每批產(chǎn)品在交付過程中，如發(fā)生突發(fā)性事件時其應急處理措施和方法；C、供應商未能100%按時交付對顧客所造成的干擾和影響；D、供應商交付的狀況和績效統(tǒng)計（包括：100%按時交付的統(tǒng)計狀況和未能100%按時交付的統(tǒng)計狀工作流程工作內(nèi)容及說明使用表單C供應商處驗證判定 NO YES派人至供應商況以及發(fā)生超額運費的統(tǒng)計狀況等）；E、如因供應商提供產(chǎn)品的交付進度問題等有關的特殊狀況而使顧客無法正常順利生產(chǎn)時，有關部門必須將其通知顧客，并按顧客的處理方式進行處理。2）供應商產(chǎn)品交付監(jiān)控管理體系的內(nèi)容由采購科將其建立于“供應商產(chǎn)品交付及進廠檢驗監(jiān)控統(tǒng)計表”中。3）如公司對供應商之生產(chǎn)、制造過程中的績效也需進行監(jiān)控時，則由采購科和相關部門至供應商處對其生產(chǎn)、制造過程進行評估、考核和監(jiān)督，并將每次評估、考核和監(jiān)督的狀況和結果記錄于“供應商過程控制評估考核和監(jiān)督表”中，以作為對供應商生產(chǎn)、制造過程之績效控制的依據(jù)。4）依顧客對產(chǎn)品交付的需求狀況和公司生產(chǎn)計劃的安排，采購科主管應隨時對所采購的產(chǎn)品進行供應商交付時間的進度追蹤，并將追蹤的結果和狀況記錄于“供應商產(chǎn)品交付及進廠檢驗監(jiān)控統(tǒng)計表”中，對供應商逾期未按時交付的采購產(chǎn)品，由采購部采購主管按糾正和預防措施管理程序填寫“糾正與預防措施報告”，經(jīng)部門主管審查后以傳真方式通知供應商，要求其提出糾正與預防措施。5）對于一般采購的產(chǎn)品采購科主管至少應于供應商按期交貨前一天內(nèi)與供應商聯(lián)絡并確認其是否能如期交貨。供方100%按時交付記錄JM/QR-7.4-02-03OK檢驗 采購產(chǎn)品入廠 NO 拒收6.5公司或顧客如有要求需到供應商處進行采購產(chǎn)品驗證時，采購科采購主管應在采購單或合同上明確規(guī)定驗證的安排和產(chǎn)品放行的方式，并在采購產(chǎn)品交付前由采購科主管提出申請，經(jīng)采購科領導審查后，派人前往供應商處進行采購產(chǎn)品驗證。申請經(jīng)核準后，采購科派負責質(zhì)量人員或進貨檢驗員并攜帶相關檢驗標準和相關進料檢驗表單前往供應商處進行采購產(chǎn)品驗證，并將驗證的結果和數(shù)據(jù)記錄于