物資內(nèi)業(yè)管理培訓(xùn)

物資內(nèi)業(yè)資料管理要求,中國建筑一局（集團）有限公司東北區(qū)域公司物資管理部,職責(zé)一,負(fù)責(zé)部門文件的收集、整理、裝訂工作。,職責(zé)二,負(fù)責(zé)接收審核材料員提交的材料進(jìn)場手續(xù)，確保手續(xù)齊全、準(zhǔn)確；編制本項目材料驗收、發(fā)放和存儲臺賬，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、及時性、完整性，做到日清月結(jié)，賬目清楚。,職責(zé)三,材料員上報的單據(jù)按規(guī)定編號，每月（包括各類報表）裝訂成冊并存檔。,職責(zé)四,保存、歸檔付款資料（送貨小票、出入庫單、驗收記錄、影像資料、結(jié)算單、合同等），并根據(jù)項目月度預(yù)算會的結(jié)果，向公司申請付款、辦理結(jié)算手續(xù)等。,職責(zé)五,按時完成公司需要的數(shù)據(jù)統(tǒng)計報表并按要求上報，按月與各供方進(jìn)行對賬；負(fù)責(zé)項目月度報表的編制（預(yù)結(jié)算單、材料盤點表及耗用表等），及時上報。,職責(zé)六,負(fù)責(zé)采購合同的整理歸檔工作，確保歸檔合同的完整性，并建立完整的合同臺賬,一、內(nèi)業(yè)人員的主要崗位職責(zé),二、內(nèi)業(yè)資料的組成,07,合同及補充協(xié)議編制,05,材料調(diào)撥手續(xù),06,廢舊物資處理手續(xù),08,分供結(jié)算手續(xù),04,月報量,01,材料出入庫手續(xù),02,材料記賬憑證,03,臺賬建立,三、內(nèi)業(yè)資料的管理要求1.材料的出入庫手續(xù)的編制要求,02,物資主辦按照計劃組織材料進(jìn)場,01,物資經(jīng)理審核材料計劃,04,內(nèi)業(yè)人員收集、審核相關(guān)手續(xù)，填寫小票單價、金額并及時入賬處理,03,材料員組織材料驗收，填寫小票基礎(chǔ)數(shù)據(jù),物資采購入庫單a.材料的名稱、規(guī)格型號、單位必須與合同保持一致b.材料來源必須與分供商合同名稱一致c.入庫時必須使用黑色圓珠筆或碳素筆填寫，不合格退場時必須使用紅色圓珠筆或碳素筆填寫d.簽字人員必須是本人，不得代簽，同一張采購入庫單禁止同一人重復(fù)簽字e.內(nèi)業(yè)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)填寫采購單價、金額、合計金額（不得讓分包知曉，注意保密）f.采購入庫單按月保持編號連續(xù)g.小票上不允許出現(xiàn)任何涂改的地方,領(lǐng)料單a.材料名稱、規(guī)格型號、單位必須與合同保持一致b.領(lǐng)料單位與分包公司名稱一致，禁止縮寫c.出庫時必須使用黑色圓珠筆或碳素筆填寫d.簽字人員必須是本人簽字，領(lǐng)料人必須是分包材料簽收授權(quán)的人，且字跡應(yīng)與分包授權(quán)委托書保持一致，禁止代簽e.領(lǐng)料單按月保持編號連續(xù)f.領(lǐng)料單上不允許出現(xiàn)任何涂改,其他材料編制要求a.供應(yīng)商的送貨小票送貨小票必須供應(yīng)商公章清晰、編號連續(xù)、日期正確、送貨人姓名可辨識、經(jīng)手人必須是驗收人本人簽字。b.進(jìn)場驗收記錄驗收記錄必須是參與驗收的人員全部在場時填寫，全部本人簽字，禁止后補手續(xù)。c.影像資料材料驗收過程應(yīng)全程DV錄像，內(nèi)業(yè)人員應(yīng)將每種材料分別建立文件夾，并將影像資料統(tǒng)一編號，保存在硬盤及云端，以備查驗，如：,材料如上午進(jìn)場，其入庫手續(xù)必須當(dāng)日轉(zhuǎn)交給內(nèi)業(yè)負(fù)責(zé)人，材料如下午進(jìn)場，其入庫手續(xù)轉(zhuǎn)交內(nèi)業(yè)負(fù)責(zé)人的時間不得晚于第二天中午十二點，內(nèi)業(yè)負(fù)責(zé)人登記臺賬的時候，驗收人員提交的資料如不滿足上述要求，內(nèi)業(yè)負(fù)責(zé)人禁止接收。,2.物資記賬憑證物資記賬憑證要求按月裝訂,內(nèi)容包括本月材料入庫臺賬、訂貨通知單、送貨小票（分供提供）、采購入庫單、領(lǐng)料單、進(jìn)場驗收記錄裝訂順序：封面本月材料入庫臺賬（需編制人，物資經(jīng)理簽字）【訂貨通知單（第一聯(lián)）送貨單（分供提供）物資采購入庫單（第一聯(lián)）領(lǐng)料單（第一聯(lián)）進(jìn)場驗收記錄】【】封底、包角,3.臺賬的建立物資臺賬由電子臺賬與紙質(zhì)版材料2部分組成，其中包括分供合同臺賬、材料計劃臺賬、材料出入庫臺賬、材料調(diào)撥臺賬、攜物出門臺賬、不合格物資處理臺賬、廢舊物資處置臺賬、分供商對賬記錄、盤點記錄、月度分包材料確認(rèn)記錄、付款單臺賬、分供結(jié)算臺賬、收發(fā)文臺賬等，電子臺賬應(yīng)與紙質(zhì)版資料一一對應(yīng)，參考格式見項目臺賬樣表。,4.月報量的管理月報量業(yè)務(wù)流程,月報量手續(xù)內(nèi)容a.產(chǎn)值情況報表（共計5項）：預(yù)結(jié)算單、對賬單、分供提供的產(chǎn)值明細(xì)、項目審核明細(xì)表、物資采購入庫單。b.消耗情況報表（共計4項）：收發(fā)存盤點統(tǒng)計表、耗用匯總表、出庫明細(xì)、領(lǐng)料單。月報量編制原則a.預(yù)結(jié)算單當(dāng)月產(chǎn)值=對賬單中當(dāng)月產(chǎn)值=分供提供的產(chǎn)值明細(xì)總額=項目審核明細(xì)總額=所有入庫單合計總額=收發(fā)存盤點統(tǒng)計表中本月進(jìn)場總金額b.耗用匯總表合計金額=收發(fā)存盤點統(tǒng)計表中本月消耗金額=出庫明細(xì)總額=領(lǐng)料單合計總額c.收發(fā)存盤點統(tǒng)計表中：上月盤存+本月進(jìn)場-本月消耗=賬面盤存每月25日與分供商對完賬后按公司要求次月5日前上報委派會計當(dāng)月月報量并確保報表中物資名稱及單價應(yīng)與項目簽訂的采購合同中的信息一一對應(yīng)，同時預(yù)結(jié)算單及明細(xì)上標(biāo)注的時間不得早于上月26日晚于當(dāng)月25日，杜絕出現(xiàn)跨月、跨年的預(yù)結(jié)算單及小票。集采對賬單的上傳a集采上對賬日期與對賬單日期一致（25日）b對賬單統(tǒng)一名稱中建一局XXX項目2015年X月份XX材料對賬單c上傳對賬單、分供產(chǎn)值明細(xì)附件d對賬單于次月委派會計入賬后，25日前審核無誤上傳至集采平臺。,5.材料調(diào)撥管理調(diào)撥流程,材料調(diào)撥要求a.所調(diào)撥物資的價格、數(shù)量需由調(diào)出和調(diào)入單位的所有核心擔(dān)當(dāng)體成員審核通過、并填寫物資調(diào)撥處置記錄，報至公司物資管理部備案。b.運載調(diào)撥物資的車輛裝車完畢后，應(yīng)根據(jù)實際調(diào)撥情況開具物資調(diào)撥單及出門證。c.物資調(diào)出或調(diào)入后，及時將相關(guān)手續(xù)報至項目委派會計及公司財務(wù)部，進(jìn)行賬務(wù)處理。6.廢舊物資處理管理廢舊物資處理流程,廢舊物資處理要求a.鋼筋余料處理價格，不得低于申請當(dāng)日項目部所在地省會城市“我的鋼鐵網(wǎng)”平均價格的55%；其他廢舊物資的處理價格應(yīng)符合同類產(chǎn)品的市場價格。b.廢舊物資處理時，項目部應(yīng)經(jīng)過詢價比較，編制廢舊物資處置申請單上報公司物資管理部進(jìn)行審批；所有手續(xù)審批完成后公司物資管理部與項目物資部分別歸檔。c.廢舊物資處理的過程中，項目部應(yīng)指派專人對處理全過程進(jìn)行監(jiān)督，處理完畢后在物資變賣處置記錄上簽字確認(rèn)；整個監(jiān)督過程應(yīng)留下DV影像資料，影像資料要求清晰，由項目內(nèi)業(yè)負(fù)責(zé)人存檔。d.項目處理廢舊物資所得款項必須按月100%上繳至委派會計。委派會計根據(jù)廢舊物資處理手續(xù)核對上繳金額后，及時上繳公司財務(wù)部進(jìn)行賬務(wù)處理，公司財務(wù)部收到處理款項后負(fù)責(zé)開具收據(jù)，項目委派會計負(fù)責(zé)將收據(jù)留存。e.公司范圍內(nèi)新開項目必須安裝地磅，為確保地磅的準(zhǔn)確性，項目部應(yīng)至少每隔2個月進(jìn)行驗磅，物資部、商務(wù)部、質(zhì)量部應(yīng)參與，并在地磅檢驗單上簽字確認(rèn)；公司物資管理部將不定期的對地磅檢驗單及地磅的準(zhǔn)確性進(jìn)行抽查。7.合同及補充協(xié)議編制評審流程a.第一類物資（鋼筋、商混、周轉(zhuǎn)材料、木方、模板、防水材料及合同額超過200（含）萬元的其他材料）采購合同、補充協(xié)議審批,b.第一類物資（鋼筋、商混、周轉(zhuǎn)材料、木方、模板、防水材料）合同額在200萬元以下采購合同、補充協(xié)議審批,c.第二類物資（除鋼筋、商混、周轉(zhuǎn)材料、木方、模板、防水材料以外，且合同額小于200萬元的其他材料）采購合同、補充協(xié)議審批,d.第三類物資（機械設(shè)備）采購合同、補充協(xié)議審批,評審要求a.使用標(biāo)準(zhǔn)合同范本及補充協(xié)議參考范本（詳見附件）b.合同額在500萬以上的采購合同需增加保理、信用證等支付方式c.審核通過蓋章時需機打上合同簽訂日期，加蓋公章、法人章（或本人簽字，如不是法人需出具授權(quán)委托書）、騎縫章8.分供結(jié)算管理分供結(jié)算手續(xù)a.合同原件1份（主要審查合同范圍及價款）b.補充協(xié)議原件1份（包括債權(quán)債務(wù)轉(zhuǎn)讓、如果沒有，可以不提供）c.分供單位上報結(jié)算明細(xì)4份（分供公章）d.項目部審定結(jié)算明細(xì)4份（物資經(jīng)辦人、物資經(jīng)理、項目經(jīng)理簽字）e.物資出、入庫單小票原件（核算聯(lián)，黃聯(lián)原件）f.最后一期分供預(yù)結(jié)算單（或者對賬單）4份g.結(jié)算會簽單甲方簽字頁1份（項目層面領(lǐng)導(dǎo)簽字），供方簽章頁4份(分供公章)h.結(jié)算對比表4份分供結(jié)算手續(xù)的編制原則a.資料齊全并符合要求b.分供結(jié)算會簽單上金額大小寫保持一致，大寫符合要求，公式自動鏈接如果大小寫不符，需手動調(diào)整。,c.分供結(jié)算會簽單甲方簽字頁，200萬（含）以上需要總經(jīng)理、董事長簽字，200萬以下到總經(jīng)理簽字即可。d.上報結(jié)算產(chǎn)值=審定結(jié)算產(chǎn)值=結(jié)算總價款=最后一期預(yù)結(jié)算單金額（項目與分供商另行約定及租賃商所發(fā)生的丟失賠償、維修費用等除外），如若項目與供應(yīng)商約定抹零時，結(jié)算會簽單中第六項上報結(jié)算產(chǎn)值依然為最后一期預(yù)結(jié)算單的金額（分供上報結(jié)算明細(xì)金額），會簽單中第七項審定結(jié)算產(chǎn)值=與供應(yīng)商約定的最終結(jié)算金額（同時這個數(shù)應(yīng)該在項目結(jié)算審核明細(xì)中明確一下，比如上報產(chǎn)值是20150616.13，在這個數(shù)下面寫上經(jīng)雙方協(xié)商確認(rèn)最終結(jié)算金額20150000，最好有分供蓋章或簽字），如果有扣款請在第九項體現(xiàn)（提供扣款證明），其他不變，注意結(jié)算會簽單的邏輯性十=七-八-九。e.結(jié)算明細(xì)中的量要與小票上的量對應(yīng)上，禁止合并多張小票的量，明細(xì)與小票要一一對應(yīng)。f.結(jié)算明細(xì)中的單價需在合同范圍內(nèi)，并等于合同中的單價按照公司相關(guān)要求并在分供商最后一次供貨1個月內(nèi)與供應(yīng)商辦理結(jié)算，并上報物資管理部。,審批上報要求為方便領(lǐng)導(dǎo)查閱4份建議分開裝訂，1份完整的裝訂順序如下：結(jié)算會簽單甲方簽字頁結(jié)算對比表供方簽章頁項目審定結(jié)算明細(xì)分供單位上報結(jié)算明細(xì)最后一期預(yù)