怎樣將行政管理工作做好ppt課件.ppt

衷心感謝大家前期工作的激情投入！,1,人事行政辦粟建國2013.2.25,怎樣做好行政工作,2,行政工作定義,行政是指由國家行政機關(guān)對于不屬于審判、檢察工作以及立法中的其他法律的具體應(yīng)用問題以及自己依法制定的法規(guī)進行的解釋。狹義講來,指國家職能中,除了立法和司法以外的全部職能的總稱;廣義講來,指作為決策職能的政治之外的執(zhí)行職能。行政處罰是指行政機關(guān)或其他行政主體依法定職權(quán)和程序?qū)`反行政法規(guī)尚未構(gòu)成犯罪的相對人給予行政制裁的具體行政行為。概念:是指具有行政處罰權(quán)的行政主體為維護公共利益和社會秩序,保護公民、法人或其他組織的合法權(quán)益,依法行使的行政處罰。行政級別定義中國行政級別采用行政五級劃分為:國家級、省部級、地市級、縣處級、鄉(xiāng)科級,即平常大家所說的“國、部、司、處、科”五級。除國家級以外,其他四級就是我們經(jīng)常提到的地方四級行政劃分。行政級別中是沒有股級的級別。,3,行政在企業(yè)中是什么？,行政管理人員是具備行政學(xué)、管理學(xué)、政治學(xué)、法學(xué)等方面知識.能在黨政機關(guān)、企事業(yè)單位、社會團體從事管理工作以及科研工作的專門人才。行政在企業(yè)中就是參謀、管理、協(xié)調(diào)、服務(wù)。管理人、物、環(huán)境次序按照規(guī)章進行規(guī)范；協(xié)調(diào)就是正確處理組織內(nèi)外各種關(guān)系，為組織正常運轉(zhuǎn)創(chuàng)造良好的條件和環(huán)境，促進組織目標的實現(xiàn)。服務(wù)說白了就是接待小姐,阿姨,(文具,名片,飛機票用餐,廁紙,咖啡）,司機的一大堆爛帳,會議室的ROJECTOR,快遞的臟手,桌子底下小姐們的臭鞋,垃圾袋里的衛(wèi)生棉,還有.,4,5,人事行政工作內(nèi)容,人員招聘試用轉(zhuǎn)正薪資保險員工福利人員培訓(xùn)人事異動人員晉升通道人事檔案管理完善,公文處理會議組織外事管理公司宣傳考核管理公司大事記檔案管理,貫徹執(zhí)行公司目標戰(zhàn)略外部客戶接待內(nèi)部客戶出行服務(wù)公司印章管理可控管理費用控制承上啟下外聯(lián)內(nèi)協(xié)大型活動組織公司證件辦理,車輛管理宿舍物業(yè)管理考勤管理實物資產(chǎn)管理食堂管理辦公用品保衛(wèi)管理衛(wèi)生環(huán)境網(wǎng)絡(luò)維護,秘書行政,接待服務(wù),后勤物業(yè),人事培訓(xùn),服務(wù)、正向支持是職能化管理的著力點,正向支持,職能化管理,服務(wù),公司領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)后勤物業(yè)服務(wù)安全保障舒適而人性化的辦公空間接待也是生產(chǎn)力會議服務(wù)餐飲住宿服務(wù),提供業(yè)務(wù)、技能培訓(xùn)提供必要資源提供業(yè)務(wù)指導(dǎo)和咨詢團隊合作及協(xié)同營造健康向上的氛圍服務(wù)基層，貼近實際,胸懷全局，服務(wù)企業(yè)。制度、體系、流程建設(shè)標準化建設(shè)專業(yè)化水平創(chuàng)新工作，與時俱進主動發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)中存在的問題，找出根源、總結(jié)規(guī)律、解決問題執(zhí)行力建設(shè)人才培養(yǎng)與輸送公共關(guān)系的建立與維護,6,行政工作特性,協(xié)調(diào)性能動性高效性綜合性和專業(yè)性的統(tǒng)一保密性,7,行政工作特性,協(xié)調(diào)性注重調(diào)查研究按原則辦事與從實際出發(fā)相結(jié)合綜合協(xié)調(diào)，維護整體利益講究效率能動性注意科學(xué)預(yù)測，加強工作的計劃性和預(yù)見性理清頭緒，分清主次、輕重、緩急，掌握時間管理藝術(shù)良好的心態(tài)，穩(wěn)定的情緒，清醒的頭腦，堅定的意志,8,行政工作特性,高效性辦事要迅速而準確建立必要的規(guī)章制度和工作程序充分利用現(xiàn)代辦公手段綜合性與專業(yè)性的統(tǒng)一行政辦公人員的專業(yè)知識越豐富，越全面，總攬全局的綜合能力也就越強，而綜合能力的加強，反過來又能促進對專業(yè)知識的掌握的提高。,9,行政工作特性,保密性堅持保密教育，增強保密觀念。健全崗位保密管理制度，堵塞失密漏洞。對文件資料的保密傳真電話的保密重要會議事項的保密商務(wù)活動中的保密對領(lǐng)導(dǎo)安排事項的保密加強保密檢查制度，嚴格保密紀律。,10,行政工作的特點,1.不脫離經(jīng)營管理而獨立自足的2.注重實質(zhì)與內(nèi)容,不做表面文章3.講究經(jīng)濟效益與實效4.變是永恒5.服務(wù)是基本點無處不在,無時不在,沒有定勢,龐雜繁鎖,11,人,物,用制度來管理,用來管理,人,按制度考核,及時檢查反饋,明確責(zé)任人,12,如何做一名合格的行政管理人員,13,課程大綱,一、明確行政工作的定位二、遵循行政工作的基本要求三、加強行政工作四項基本修煉四、正確處理好幾方面的人際關(guān)系五、行政人員應(yīng)具備的素質(zhì)和能力六、行政管理成功的四要素,14,一、明確行政工作的定位:,溝通協(xié)調(diào)參謀服務(wù)管理,15,溝通,定義：中國學(xué)者蘇勇在管理溝通中，將溝通定義為“溝通是信息憑借一定符號載體，在個人或群體間從發(fā)送者到接受者進行傳遞，并獲取理解的過程?！毙姓芾砣藛T每一天都在做著溝通的工作，負有溝通上下內(nèi)外的職責(zé)，溝通順則事事順，溝通也是一種生產(chǎn)力。,16,協(xié)調(diào),定義:協(xié)調(diào)就是正確處理組織內(nèi)外各種關(guān)系，為組織正常運轉(zhuǎn)創(chuàng)造良好的條件和環(huán)境，促進組織目標的實現(xiàn)。行政管理人員往往是領(lǐng)導(dǎo)的外交助手,是協(xié)調(diào)內(nèi)外各方關(guān)系的高手，要為公司營造良好的內(nèi)外環(huán)境。,17,參謀,參謀：顧名思義，就是參與謀劃的意思?！皡⒅\”一詞，古已有之。三國志魏書劉放傳載，劉放當秘書監(jiān)，“遼東平定，以參謀之功”，進爵封候。這里的參謀，也就是參與謀劃的意思?！皡⒅\”又是古代的官名，古代有“行軍參謀”，參與軍中機密。不論古今，中外不論文治武略，領(lǐng)導(dǎo)者都需要參謀人員，起參謀作用。（諸葛亮、郭嘉、吳用、劉伯溫）行政管理人員可以出謀劃策但不決策，要力爭站在領(lǐng)導(dǎo)后面想在領(lǐng)導(dǎo)前面，扮演好參謀角色。,18,服務(wù),定義：服務(wù)是具有無形特征卻可給人帶來某種利益或滿足感的可供有償轉(zhuǎn)讓的一種或一系列活動。作為公司的后援部門，每一個工作人員都應(yīng)該清楚自己的定位：那就是當好一個服務(wù)員。我們必須清楚地知道，做好服務(wù)工作是我們的天職。,19,服務(wù),要作好服務(wù)工作必須具備：強烈的服務(wù)意識；專業(yè)的服務(wù)技能；良好的服務(wù)態(tài)度。,20,管理,定義：所有工作的最終目標是通過各種規(guī)章制度和人為努力使部門之間或者關(guān)系企業(yè)之間形成密切配合的關(guān)系，使整個公司在運作過程中成為一個高速并且穩(wěn)定運轉(zhuǎn)的整體；用合理的成本換來員工最高的工作積極性，以提高工作效率完成公司目標發(fā)展任務(wù)。,21,管理,管理廣義上包括行政事務(wù)管理、辦公事務(wù)管理、人力資源管理、財產(chǎn)管理四個方面；狹義上指以行政為主，負責(zé)行政事務(wù)和辦公事務(wù)。具體包括相關(guān)制度的制定和執(zhí)行推動、日常辦公事務(wù)管理、辦公物品管理、文書資料管理、會議管理、宣傳、涉外事務(wù)管理，還涉及到出差、財產(chǎn)設(shè)備、生活福利、車輛、安全衛(wèi)生等。,22,三大職能間的關(guān)系,23,課程大綱,一、明確行政工作的定位二、遵循行政工作的基本要求三、加強行政工作四項基本修煉四、正確處理好幾方面的人際關(guān)系五、行政人員應(yīng)具備的素質(zhì)和能力六、行政管理成功的四要素,24,二、遵循行政工作的基本要求:,責(zé)任細心時效奉獻,25,責(zé)任,責(zé)任是一個完整的體系，包含五個方面的基本內(nèi)涵：責(zé)任意識，是“想干事”；責(zé)任能力，是“能干事”；責(zé)任行為，是“真干事”；責(zé)任制度，是“可干事”；責(zé)任成果，是“干成事”。責(zé)任的定義：一個人不得不做的事或一個人必須承當?shù)氖虑?。?zé)任重于泰山行政管理人員在任何時候辦任何事情必須具有嚴格的責(zé)任意識，具備負責(zé)到底的精神，沒有責(zé)任將一事無成。,26,責(zé)任,對責(zé)任的理解通?？梢苑譃閮蓚€意義。一是指分內(nèi)應(yīng)做的事,如職責(zé)、盡責(zé)任、完成任務(wù)等。二是指沒有做好自己工作,而應(yīng)承擔的不利后果或強制性義務(wù)，如擔負責(zé)任、承擔后果等。責(zé)任體現(xiàn)了一個人的心態(tài)、態(tài)度、原則、作風(fēng)、風(fēng)格、習(xí)慣、思想-責(zé)任體現(xiàn)了一個人的心智、格局和胸懷；體現(xiàn)著一個人的使命、生活空間和追求。責(zé)任是一個人的人生觀、價值觀和世界觀的體現(xiàn)，是一個人對待人生和生命環(huán)境的態(tài)度。,27,細心,細心就是用心細密,做事細心,就會認真周密地考慮各種問題,精益求精地把事情做好。工作中有細心就能及時發(fā)現(xiàn)出現(xiàn)的問題在哪里，及時糾正。細心的人,不會空喊目標和口號。做事周到、細心、謹慎而有條理,并非常理性,甚至冷酷。有特殊的評論能力,喜歡把事情一點一點的分析、批判。強調(diào)完整性,不喜歡半途而廢；對微小事物的仔細觀察，就是事業(yè)、藝術(shù)、科學(xué)及生命各方面的成功秘訣。史邁爾行政管理人員所做的每一件事情都來不得半點馬虎，往往一點點粗心大意則釀成大錯，導(dǎo)致無法挽回的后果。,28,細心,細心：在日常生活和工作中是非常重要的。然而，很多人還為此振振有詞：我就這習(xí)慣，改不了。事實上，細心是一種心理素質(zhì)，完全可以通過有意識的培養(yǎng)，而逐步做到有條不紊、沉著穩(wěn)當、明察秋毫的。細心確實和先天氣質(zhì)有密切關(guān)系，比如內(nèi)向敏感的人，往往謹慎小心，但也會表現(xiàn)出放不開手腳；而外向粗獷的人，做事通常灑脫自在，不拘小節(jié)，但也會粗枝大葉，馬虎大意。然而還有很多值得信賴的成功人士能夠粗中有細，戰(zhàn)略上藐視困難，戰(zhàn)術(shù)上重視細節(jié)，因此常常能運籌帷幄，把握機遇，同時又能精耕細作，處事圓滿。從這個意義上說，細心就是一種心理素質(zhì)，需要在實際踐中逐漸培養(yǎng)，只有努力培養(yǎng)細心的素質(zhì)，我們才會有真正的效率，才會有可靠的安全，才會有事業(yè)的深度與廣度。,29,時效,時效指在一定時期內(nèi)能夠發(fā)生的效用。如：服務(wù)時效指公司制度規(guī)定的跟公司有相關(guān)利益的人和公司職工向公司提出所需的人財物以及環(huán)境或其他權(quán)利的期間。廣義解釋1.時間效應(yīng)：事件經(jīng)歷一段時間后產(chǎn)生一種預(yù)期效果2.時間期限：事件發(fā)生后產(chǎn)生的效果持續(xù)一段時間行政管理人員工作時效極其重要，我們每做一項工作都具有時間性，保質(zhì)保量按時完成。不講究過程如何如何，只追究結(jié)果是否完美。,30,奉獻,奉獻:奉”,即“捧”,意思是“給、獻給”;“獻”,指“把實物或意見等恭敬莊嚴地送給集體或尊敬的人”。兩個字和起來,奉獻,就是“恭敬的交付，呈獻”?；窘忉專汗Ь吹亟桓?獻出，付出。泛指向國家貢獻。近義詞：貢獻反義詞：索取奉獻是一種愛,是對自己事業(yè)的不求回報的愛和全身心的付出。奉獻精神是社會責(zé)任感的集中表現(xiàn)。后勤管理人員應(yīng)該具有良好的奉獻精神，“不講任何條件，一切為了前線”。后勤要為公司全員服務(wù)，為公司業(yè)務(wù)發(fā)展做好后勤保障工作。,31,課程大綱,一、明確行政工作的定位二、遵循行政工作的基本要求三、加強行政工作四項基本修煉四、正確處理好幾方面的人際關(guān)系五、行政人員應(yīng)具備的素質(zhì)和能力六、行政管理成功的四要素,32,三、加強行政工作四項基本修煉,一要耐得煩二要吃得苦三要受得氣四要霸得蠻,33,一要耐得煩,事多事雜煩不得心煩氣躁事難成大事難事亂不得流程章法不可少事若不順怨不得怨天尤人最無益保持一種心態(tài)：不管風(fēng)吹浪打，勝似閑庭信步相信一點：謀事在人，成事在天,34,二要吃得苦,苦差使,兼職多、任務(wù)重、壓力大跑腿求人說好話加班加點是常事,送一副對聯(lián)：吃苦是良圖，用苦心，下苦功，作苦事，苦境終成樂境；偷閑非善策，偷閑功，說閑話，干閑事，閑人就是廢人。,35,三要受得氣,行政工作的特點：1、不出事則已，一出事便無法挽回，而且無法遮掩，人人看見；2、總是躲在幕后，干好了不一定會想到你，干砸了一定饒不了你；3、不挨批便是表揚，少挨批就是幸運。,勸君記住三句話：受得住委屈背得起黑鍋保持好心態(tài),36,四要霸得蠻,霸得蠻就是沒有條件創(chuàng)造條件也要上；就是明知山有虎，偏向虎山行；就是堅持不懈，永不言敗的精神；就是許三多的不拋棄不放棄精神；就是羅文的把信送給加西亞的執(zhí)著精神。,兄弟：如果這四項基本修煉您都具備了，您就偷著樂吧!想要領(lǐng)導(dǎo)不器重你都難??！,37,課程大綱,一、明確行政工作的定位二、遵循行政工作的基本要求三、加強行政工作四項基本修煉四、正確處理好幾方面的人際關(guān)系五、行政人員應(yīng)具備的素質(zhì)和能力六、行政管理成功的四要素,38,四、正確處理好幾方面的人際關(guān)系,39,（一）上下級之間如何相處,40,領(lǐng)導(dǎo)如何處理與下屬的關(guān)系,1尊重、關(guān)心下屬2寬待并給下屬改過的機會3.經(jīng)常鼓勵、贊揚下屬4.勇于承擔責(zé)任5、信任下屬并適當授權(quán)放權(quán),1.態(tài)度和藹2.關(guān)心下屬生活3.重視下屬前途4.善于聽取意見和建議,培養(yǎng)領(lǐng)導(dǎo)的人格魅力！,41,下級如何處理好與上級的關(guān)系,1.充分尊重領(lǐng)導(dǎo)2.服從領(lǐng)導(dǎo)安排、維護領(lǐng)導(dǎo)尊嚴3.勇于擔當，關(guān)鍵時刻為領(lǐng)導(dǎo)分憂4.虛心接受批評，聞過則改5.像羅文一樣出色完成本崗位工作,每一個領(lǐng)導(dǎo)都是從普通一兵熬出來的，這是職場最基本的游戲規(guī)則，想做婆婆，先做好媳婦。做到了這幾點，你就有資格做婆婆了！,42,（二）同事之間如何相處,同事不比朋友，想交就交，想見就見。同事經(jīng)常見面甚至天天見面，即使不喜歡你想躲也躲不了。同事之間即可以成為朋友，同時也是競爭者。所以，搞好同事關(guān)系，關(guān)系到你上班的心情以及事業(yè)的成功。,43,如何與同事相處,幾條原則要遵守：1.尊重同事、真誠相待2.主動關(guān)心幫助同事3.注意分寸，保持距離4.不驕不躁，不卑不亢5.寬容大度，消除誤會,注意幾個分寸：（）不可拉幫結(jié)派、排斥異己（）君子之交淡如水（）男女同事保持適度的距離（）處理好同事之間相互借錢、借物、饋贈等問題,解釋:因君子有高尚的情操，所以他們的交情淡的像水一樣。這里的“淡若水”不是說君子之間的感情淡的像水一樣，而是指君子之間的交往不含任何功利之心，他們的交往純屬友誼，卻長久而親切。,44,要尊重同事之間的距離感,巧妙運用回避術(shù),尊重他人的空間感。,不可輕易翻動同事的東西。,對同事的私事多取不干預(yù)態(tài)度。,45,同事間不要飛短流長,如果從他人口中聽到閑言閑語、流言誹語時，絕不可以附和他，應(yīng)該不加一句批評，讓這話左耳進右耳出，那么你就已經(jīng)有一個成熟的個性了。,46,課程大綱,一、明確行政工作的定位二、遵循行政工作的基本要求三、加強行政工作四項基本修煉四、正確處理好幾方面的人際關(guān)系五、行政人員應(yīng)具備的素質(zhì)和能力六、行政管理成功的四要素,47,48,行政人員應(yīng)具備的基本素質(zhì),一.身體素質(zhì):健康二.心理素質(zhì):心態(tài)平和,不能被情緒左右三.思想素質(zhì):愛崗敬業(yè)、實事求是、開拓創(chuàng)新博大的胸懷、寬廣的視野四.業(yè)務(wù)素質(zhì):理論知識實踐經(jīng)驗辦事能力五.文化素質(zhì):社會科學(xué)自然科學(xué)外語六.道德素質(zhì):服從領(lǐng)導(dǎo)聽從指揮埋頭苦干公道正派謹言慎行,行政人員應(yīng)具備的素質(zhì)和能力,49,sample,甲：駕駛員打電話給辦公室管理員，請求辦公室重新安排車輛及給予解決辦法,乙：駕駛員給客戶說：現(xiàn)在車壞了，你自己搭個車去機場吧。,丙：駕駛員在路旁邊攔車，并自己掏錢將客戶送至機場。,案列一、,領(lǐng)悟能力,完成工作的方式,50,甲：到市場看后很快回來報告領(lǐng)導(dǎo)有土豆賣,乙：到市場看到有土豆問了一下價格回來報告給了領(lǐng)導(dǎo)土豆價格。,丙：到市場看有賣土豆的，詢問了幾家賣土豆的價格并告訴賣家需求量大，賣家同意按批發(fā)價送貨上門。,領(lǐng)悟能力,完成工作的方式,案列二、買土豆的故事,某單位領(lǐng)導(dǎo)需從員工中提拔一名后勤管理人員，人事部門推薦了3位表現(xiàn)優(yōu)異的職員供領(lǐng)導(dǎo)選擇，恰巧食堂報告需購買土豆，于是領(lǐng)導(dǎo)叫三位前去市場看看有沒有貨。,51,故事雖小，意義深遠：用心去做事情，注意生活中的每一件事情，注意別人是怎么做的，經(jīng)驗是很重要的，只要用心，相信會作好的。創(chuàng)造性的完成任務(wù),當別人交待你做一件事時,你完成后想一想還有什么可以做的。多站在對方的角度上考慮問題,不要偷懶,成功完全在于個人,另外加大平時的閱讀量,增長知識,多積累經(jīng)驗。希望每個人都能象丙一樣，多走一步，多想一點，升職加薪就更近一步。有時候你不必比別人多做許多，只需要一點，就可以從眾人中脫穎而出。最大程度的展現(xiàn)自己的工作態(tài)度、最大限度的發(fā)揮自身的天賦，讓自身不斷積累經(jīng)驗提高技能，讓你理直氣壯的對老板大喊：“加薪!”,故事的啟發(fā),52,很多取得突出成就的人與取得中等成就的人幾乎做了同樣多的工作，他們所做出的努力差別很小但就是這一微小的區(qū)別，卻會讓你的工作大不一樣！其實很多人已經(jīng)完成了絕大部分的工作，付出了99的努力，再“多加一點細心”其實并不難。但是，我們往往缺少的卻是所需要的那一點點責(zé)任心、一點點決心、一點點敬業(yè)的態(tài)度和自動自發(fā)的精神！,故事的啟發(fā),53,行政人員應(yīng)具備的能力,控制情緒的能力心態(tài)平和,抗壓力強,能屈能伸,創(chuàng)造力學(xué)習(xí)能力:要學(xué)以致用創(chuàng)新能力:要推陳出新,54,3依靠團隊的能力注重合作，依靠團隊的力量達到目標，不單打獨斗,行政人員應(yīng)具備的能力,溝通的能力充分溝通可以提高效率，降低成本，縮小距離,說服他人的能力用事實說話用數(shù)字圖表說話用事實說話說服他人的技巧,55,接受信息的能力增強對信息的敏感性，盡量接收全部的能信內(nèi)容，不同的人對信息的理解能力不同，導(dǎo)致不同的結(jié)果。（如察言觀色）,時間管理的能力要事優(yōu)先，急事優(yōu)先,行政人員應(yīng)具備的能力,56,行政人員要：自信我能主動快人一步樂觀快樂的工作,預(yù)見性預(yù)則立,不預(yù)則廢預(yù)測近期將發(fā)生的工作，提前做好準備,行政人員應(yīng)具備的能力,57,課程大綱,一、明確行政工作的定位二、遵循行政工作的基本要求三、加強行政工作四項基本修煉四、正確處理好幾方面的人際關(guān)系五、行政人員應(yīng)具備的素質(zhì)和能力六、行政管理成功的四要素,58,關(guān)注目標不能只見問題，不看目標不能只埋頭拉車，不抬頭看路方向比具體工作更為重要,行政管理成功的四要素,59,關(guān)注細節(jié)事上無大事小事成精品追求卓越泰山不拒細壤，故能成其高；江海不擇細流，故能就其深。,行政管理成功的四要素,60,注重執(zhí)行按程序辦事、按制度辦事、按客觀規(guī)律辦事；按要求把事做好、做正確,行政管理成功的四要素,61,掌握方法用正確的方法做正確的事因果分析法（魚骨圖）圖表法(甘特圖散點圖柱狀圖餅形圖)成本利潤分析法,行政管