公司文件管理規(guī)定

.公司文件管理規(guī)定1. 目的和作用 公司的文件資料是公司的重要財(cái)富，加強(qiáng)對文件的管理，使文件在經(jīng)營管理中充分發(fā)揮信息導(dǎo)向作用，保障和促進(jìn)宮縮各項(xiàng)經(jīng)營活動的順利進(jìn)行，是公司管理層的重要工作。為實(shí)現(xiàn)文件管理的程序化、規(guī)范化，使文件的管理既高效又安全，特制定本規(guī)定。2. 管理職責(zé) 公司的文件管理統(tǒng)一由總經(jīng)辦歸口負(fù)責(zé)。應(yīng)加強(qiáng)隊(duì)本部門秘書工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，抓好文件的立卷歸檔、存放保管以及文件使用各環(huán)節(jié)的管理程序。并對各職能部門的文件管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和工作檢查。3. 文件立卷歸檔管理 秘書部門對公司文件的立卷歸檔，應(yīng)按照以下程序做好工作：3.1 收集立卷文書材料。 應(yīng)堅(jiān)持平時隨時收集文件進(jìn)行歸檔，以保證文件材料的完整，對于辦理完畢的文件材料應(yīng)及時收回，對于會議文件要及時整理，對于本企業(yè)的對外發(fā)文要保留好底稿和正本。3.2 做好立卷類目的分類。 按照不同文件的性質(zhì)分成若干類別，如黨政文書類、人事管理類、生產(chǎn)管理類、經(jīng)濟(jì)財(cái)務(wù)類、對外業(yè)務(wù)類等，以便于文件的管理和保管。3.3 擬定卷內(nèi)文件保存價值。 按照統(tǒng)一的原則標(biāo)準(zhǔn)，將卷內(nèi)所有文件分為永久、長期、短期三種不同的保管期限。3.4 科學(xué)、合理地排列卷內(nèi)文件。 應(yīng)按照一定的規(guī)律排卷內(nèi)文件，使文件保持條理性，一般要求是：3.4.1 重要文件在前，次要文件在后。3.4.2 政策性文件在前，業(yè)務(wù)性文件在后。3.4.3 綜合性文件在前，專題性文件在后。3.4.4 正文在前，附件在后。3.4.5 結(jié)論性文件在前，調(diào)研性文件在后。3.5 文件裝訂成案卷。 定卷時，在完成對卷內(nèi)文件系統(tǒng)排列后，應(yīng)編號，填寫卷內(nèi)目錄和卷本備考表，然后填好案卷的封皮及案卷的目錄，最后按規(guī)定的方式進(jìn)行裝訂。3.6 文件移交歸檔。 文件完成立卷工作，就可在規(guī)定的時間移交檔案室，一般都在年終時進(jìn)行。移交檔案時要有移交目錄，雙方清點(diǎn)后，應(yīng)簽字確認(rèn)。4文件的存放管理 文件的存放指日常文件的保管，主要由文秘人員負(fù)責(zé)，應(yīng)做好以下方面工作：4.1 加強(qiáng)文件安全性的管理。4.1.1 文件應(yīng)當(dāng)有一個安全的存放之處，如專門的文件室與文件柜。 4.1.2 文件應(yīng)當(dāng)有專人負(fù)責(zé)保管，文件存取及文件室、文件柜的鎖匙保管均只得由專管人員掌握。 4.1.3 應(yīng)對專管人員提出責(zé)任要求，主要應(yīng)做好防盜、防火、防潮、防蟲、防塵、防損等方面的工作。 4.1.4 主管人員應(yīng)經(jīng)常對專管員進(jìn)行文件安全督察。 4.2 做好存放文件的分類工作。 4.2.1 按文件的辦理情況，可分為待辦件、辦結(jié)件分別存放；不需辦理的，作為閱知性文件存放。也可按現(xiàn)行文件、存檔文件、余存文件、待銷文件進(jìn)行分類。4.2.2 對分好類的文件按收文順序排列，并應(yīng)在保存文件的盒或袋內(nèi)放入文件目錄，以利查找。 4.2.3 本單位發(fā)文的存檔件和余存文件應(yīng)分別存放，文件發(fā)出后，要將文件底稿同正式文件放入待存檔文件盒內(nèi)，余存件放入余存文件袋，并在封面標(biāo)上文號、余存份數(shù)，袋內(nèi)還應(yīng)附有余存文件登記表，使用余存文件時需在登記表上登記，收回時在表上注銷。 4.3 做好文件的清退工作。 4.3.1 對于規(guī)定應(yīng)辦理清退的文件，秘書部門應(yīng)制發(fā)清退文件通知單，并對應(yīng)清退的文件加蓋清退簽章。 4.3.2 清退的文件按時間要求可分為以下兩種： a. 隨時清退的文件。包括傳閱件、會簽和送審件、承辦件以及有重大錯誤需清退的文件等。這類文件要求閱后盡快清退，否則會貽誤工作。 b. 定期清退的文件。這類文件大多是上級機(jī)關(guān)下發(fā)的文件，清退時間一般半年清退一次，也可年終一次性清退。 4.3.3 對清退文件工作的要求一是要及時，即在要求的時限內(nèi)完成清退工作；二是要完整，清退的文件不能有丟失和缺損。 4.4 做好文件的銷毀工作。 4.4.1 公司每年的年底應(yīng)對以下需銷毀的文件進(jìn)行清繳和銷毀工作： a. 上級下發(fā)的不需要?dú)w檔立卷的文件。 b. 本機(jī)關(guān)制發(fā)的歸檔立卷后的余份。 c. 下級抄報(bào)的無存檔價值的文件、材料。 d. 無歸檔立卷價值的內(nèi)部刊物、資料。 e. 上級機(jī)關(guān)指定需銷毀的文件。 4.4.2 對需銷毀的文件，在清點(diǎn)時一般需在收發(fā)文記錄薄上加蓋“銷毀”印簽，并江清繳出的銷毀文件統(tǒng)一填寫在銷文登記表上。4.4.3 在銷毀文件前應(yīng)將銷毀文登記表上報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審核簽批，由上級領(lǐng)導(dǎo)作最后的鑒別，確認(rèn)文件沒有存檔價值后方可將文件銷毀。4.4.4 秘書人員銷毀文件時應(yīng)有上級指派的監(jiān)銷人在場，文件銷毀后，監(jiān)銷人也在銷文登記表上簽字。5 閱文管理 根據(jù)文件的不同情況，閱文管理包括傳閱管理、借閱管理和閱文室管理幾個方面。 5.1 文件的傳閱管理。5.1.1 總經(jīng)辦主任應(yīng)指定專門負(fù)責(zé)傳閱文件的文秘人員（可兼職），負(fù)責(zé)對文件的傳閱進(jìn)行跟蹤管理，準(zhǔn)確掌握文件流向。 5.1.2 對傳閱文件實(shí)行登記制度，傳閱人收到文件時，應(yīng)在登記簿上填寫簽收，閱完后把文件退回并注明。 5.1.3 閱文者不得將文件在同級之間橫向傳遞，閱完后應(yīng)退還文秘人員，由文秘人員交給下一個傳閱人。 5.1.4 為了防止文件在傳閱過程中積壓，從而延誤辦理，文書部門應(yīng)當(dāng)及時催閱，以提高文件辦理的效率。 5.2 文件的借閱管理。 5.2.1 總經(jīng)辦負(fù)責(zé)制定文件借閱的有關(guān)制度，包括審批、登記、催退等方面具體要求，文秘人員，又文秘人員在文件借閱管理中應(yīng)嚴(yán)格照章辦事，確保文件借出后是有利于企業(yè)而不是危害企業(yè)的。 5.2.2 借閱文件者應(yīng)對文件負(fù)責(zé)，遵守以下紀(jì)律： a. 保護(hù)文件不得丟失。 b. 借閱的文件不得翻閱，不得轉(zhuǎn)借他人。 c. 做好保密工作，不得轉(zhuǎn)借他人。 d. 愛護(hù)文件、注意清潔，不要弄臟。 e. 在規(guī)定的時間內(nèi)，閱后退還。5.2.3 本企業(yè)的工作人員借閱業(yè)務(wù)性的非機(jī)密文件，可以不經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)的審批，由秘書人員掌握。但如借閱機(jī)密文件，尤其是在閱讀范圍之外的，必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。5.2.4 為單位人員借閱文件時，須持有介紹信，經(jīng)總經(jīng)理的特批方能辦理借閱。3.2.5 絕密文件只有董事長、總經(jīng)理可以借閱，其他人員（指閱讀范圍內(nèi)的人員）只能指定地點(diǎn)或閱文室內(nèi)閱讀。5.3 閱文室的管理。 5.3.1 對于存放份數(shù)較少、機(jī)密程度高和不便傳閱、借閱的文件、資料和刊物，應(yīng)在總經(jīng)辦專設(shè)的閱文室閱讀，這樣既能加強(qiáng)文件的保密管理，也有利于文件的利用。5.3.2 在閱文室內(nèi)的文件要分級別存放，以便于閱文室人員按規(guī)定的閱讀范圍提供文件和資料。 5.3.3 閱文室的一些固定閱文者，由總經(jīng)辦發(fā)給“閱文證”，可以憑證進(jìn)入閱文室。其他人必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批，并且必須在閱文室負(fù)責(zé)人陪同下領(lǐng)取所需文件閱讀，不能隨意翻看其他文件。6文件的復(fù)印管理 文件的復(fù)印主要是因?yàn)樵l(fā)的文件在數(shù)量上不能滿足閱讀的需要。但是如不加強(qiáng)控制管理，就會出現(xiàn)文件翻印混亂造成機(jī)密的泄露。公司對復(fù)印文件的管理主要是以下方面的控制：6.1 公司文件的復(fù)印由總經(jīng)辦統(tǒng)一負(fù)責(zé)組織進(jìn)行，各部門應(yīng)將需復(fù)印的文件資料送到總經(jīng)辦，并應(yīng)填寫復(fù)印登記表，然后才能復(fù)印。 6.2 各部門主管和公司領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)對分管范圍的復(fù)印文件資料的內(nèi)容、印張進(jìn)行審查把關(guān)。 6.3 一搬文件資料的復(fù)印，經(jīng)部門主管簽字同意，即可交總經(jīng)辦復(fù)印。 6.4 機(jī)密文件資料的復(fù)印，須經(jīng)公司分管的副總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。 6.5 絕密文件資料的復(fù)印，必須經(jīng)總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。6.6 需要公開發(fā)表的文件，同內(nèi)部印發(fā)文件一樣，也必須事前按以上條款的規(guī)定辦理審批手續(xù)。 按照統(tǒng)一的原則標(biāo)準(zhǔn)，將卷內(nèi)所有文件分為永久、長期、短期三種不同的保管期限。6.7 文件資料的翻印除了復(fù)印，其他如打印、傳真等，均應(yīng)按復(fù)印的管理規(guī)定和要求執(zhí)行。 應(yīng)按照一定的規(guī)律排卷內(nèi)文件，使文件保持條理性，一般要求是：7. 附件附件一：公司文件資料利用管理程序圖附件二：公司文件目錄表附件三：文件傳閱管理工作內(nèi)容一覽圖附件四：文件傳閱單附件五：文件借閱管理工作內(nèi)容一覽圖附件六: 文件借閱登記表附件七：文件復(fù)印管理流程圖附件八：銷文登記表公司文件目錄表