visio2007使用簡(jiǎn)要說(shuō)明.doc

Microsoft Visio 2007 簡(jiǎn)要教程V1.0Microsoft Visio 2007 簡(jiǎn)要教程hrp 2009-07-31smart幫助您制作流程分析流程再造流程的工具目 錄第一節(jié)什么是形狀2第二節(jié)放置、堆疊和組合形狀2第三節(jié)文本：另一個(gè)關(guān)鍵2第四節(jié)數(shù)據(jù)鏈接到圖表 I：入門(mén)2摘要：2講述2第五節(jié)將數(shù)據(jù)鏈接到圖表 II：數(shù)據(jù)圖形2目的：2目標(biāo)：2摘要：2講述2第六節(jié)將數(shù)據(jù)鏈接到圖表 III：定位數(shù)據(jù)圖形2目標(biāo)：2講述2第七節(jié)將數(shù)據(jù)鏈接到圖表 IV：自動(dòng)鏈接數(shù)據(jù)2目的：2目標(biāo)：2摘要：2設(shè)置頁(yè)面以及要自動(dòng)鏈接的數(shù)據(jù)2自動(dòng)將行鏈接到形狀2設(shè)置“自動(dòng)刷新”2講述2第一節(jié) 什么是形狀1、 一維和二維1) 作用：形狀可以組成任何 Visio 圖表，無(wú)論此圖表是流程圖、組織結(jié)構(gòu)圖、路線圖、項(xiàng)目日歷還是辦公室布局。形狀是圖表的實(shí)質(zhì)內(nèi)容和精髓。您可以使用形狀來(lái)表示對(duì)象、操作和觀點(diǎn)。在排列和連接形狀后，將顯現(xiàn)出直觀的關(guān)系。一維連接二維，二維表示意義；任何內(nèi)容都是形狀；2) 區(qū)分：通過(guò)單擊形狀確定，有8個(gè)點(diǎn)的是二維；3) 某些形狀有黃色的控制手柄，這些控制手柄使您能夠與形狀交互；4) 獲得形狀的方式：a) 選擇一個(gè)模版；b) 搜索形狀；c) 瀏覽模具，如下圖： “形狀”窗口：此窗口包含模具。 模具：模具不是形狀。這一點(diǎn)非常重要。模具包含形狀。 形狀：在 Visio 中，形狀就是一切。但形狀不是模具。模具包含形狀。 插圖顯示了“組織結(jié)構(gòu)圖形狀”模具及其形狀。注意另外兩個(gè)模具：“邊框和標(biāo)題”以及“背景”。要查看其中任意一個(gè)模具中的形狀，只需單擊該模具的名稱。d) 從其他地方獲得，文件-形狀；e) 創(chuàng)建自己的形狀，您自己的形狀可以簡(jiǎn)單也可以復(fù)雜，從一條波浪線到一件自定義辦公室設(shè)備都可以；f) 插入圖片。EXP:根據(jù)練習(xí)單元中所學(xué)的方法，應(yīng)該如何保存搜索結(jié)果供以后使用？ 用鼠標(biāo)右鍵單擊模具的標(biāo)題欄，然后單擊“保存”。在繪圖中使用結(jié)果中的形狀，然后保存繪圖。 在“文件”菜單上，單擊“另存為”。在“文件”菜單上，單擊“導(dǎo)出”，然后單擊“模具”。第二節(jié) 放置、堆疊和組合形狀1、 顯示或隱藏標(biāo)尺：在“視圖”菜單上，單擊“標(biāo)尺”。2、 在頁(yè)面上放置參考線：?jiǎn)螕羲交虼怪睒?biāo)尺，將參考線拖到繪圖頁(yè)上，然后釋放鼠標(biāo)按鈕。3、 對(duì)形狀位置進(jìn)行細(xì)微調(diào)整：選擇形狀，用方向鍵。4、 “對(duì)齊”選項(xiàng)，工具-對(duì)齊和粘附。5、 視圖-“大小和位置”窗口。6、 對(duì)齊形狀：選擇與之對(duì)齊的形狀，按住shift選擇要對(duì)齊的其他形狀-“形狀”菜單-對(duì)齊形狀。7、 對(duì)布形狀：選擇3個(gè)或以上形狀，同上即可。8、 翻轉(zhuǎn)形狀9、 更改形狀的堆疊順序10、 組合形狀。第三節(jié) 文本：另一個(gè)關(guān)鍵作為任何 Visio 圖表的組成部分，形狀無(wú)疑在傳達(dá)信息、思想、流程等方面發(fā)揮著極大的作用。但是，在圖表中如果沒(méi)有文本，形狀也是孤掌難鳴。無(wú)論文本長(zhǎng)短，也無(wú)論文本是描述性的還是指示性的，都很重要。1、 作用在 Visio 圖表中，有許多地方都要用到文本。您要使用文本來(lái)標(biāo)注形狀，以便向他人說(shuō)明形狀的含義；還要用文本標(biāo)注形狀之間的連接線。 不僅如此，若要在頁(yè)面頂部為圖表添加標(biāo)題，也必須使用文本。有時(shí)，您希望文本單獨(dú)顯示，也就是說(shuō)，文本獨(dú)立于形狀。2、 操作單擊添加，雙擊編輯。為組合形狀添加和編輯文本的方法： 使用“指針工具” 單擊形狀組合。 再次單擊以選擇組合中的某個(gè)形狀。 單擊“文本工具”按鈕 。 Visio 會(huì)將形狀文本放大。此時(shí)，您可以根據(jù)需要添加或更改文本。完成后記得單擊頁(yè)面的空白區(qū)域，以便返回到原來(lái)的縮放級(jí)別。-為什么要返回到“指針工具”？您可能沒(méi)有注意到，在 Visio 中，大約有 90% 的時(shí)間您都是在使用“指針工具”。通過(guò)該工具，您可以完成一件非常重要的操作：選擇。但是如果將“文本工具”保持為活動(dòng)狀態(tài)，您將無(wú)法選擇任何內(nèi)容，而只能鍵入文本。我們要討論一種被稱為“字段”的特殊文本。字段是一個(gè)特殊的文本區(qū)域，它指示 Visio 自動(dòng)顯示信息。例如，您可以將一個(gè)日期字段插入到形狀中，Visio 便會(huì)自動(dòng)顯示當(dāng)前日期，無(wú)需您鍵入。當(dāng)您結(jié)合圖表使用數(shù)據(jù)時(shí)，字段會(huì)非常方便。例如，一個(gè)組織結(jié)構(gòu)圖可能具有與之關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)。這些數(shù)據(jù)可能包括雇員的姓名、部門(mén)、電話號(hào)碼等。通過(guò)使用字段，形狀會(huì)自動(dòng)顯示這些信息。您無(wú)需為每個(gè)形狀鍵入信息，這非常方便。大多數(shù)情況下，當(dāng)您開(kāi)始鍵入時(shí) Visio 會(huì)放大，那么在哪種情況下當(dāng)您開(kāi)始鍵入時(shí)它不放大呢？ 當(dāng)您為純文本形狀鍵入文本時(shí)。當(dāng)您為非常大的形狀鍵入文本時(shí)。當(dāng)形狀的文本已經(jīng)足夠大，閱讀不會(huì)有困難時(shí)。 當(dāng)您鍵入非常小的文本行時(shí)。完成練習(xí)單元之后，您應(yīng)該能夠回答這個(gè)問(wèn)題。若要始終阻止 Visio 在您鍵入時(shí)放大，應(yīng)該在“編輯文本字號(hào)小于”框中輸入哪個(gè)數(shù)字呢？0-11083、 文本塊該工具用于移動(dòng)形狀中文字的位置。單擊邊上的下拉箭頭可見(jiàn)。問(wèn)題能否在調(diào)整形狀大小時(shí)調(diào)整文本大?。磕J(rèn)情況下，答案是否定的。例如，在此插圖中，可以注意到，即使形狀放大了，文本大小也沒(méi)有增加。只是有了更多的空間，從而消除了一些換行符。然而，對(duì)于某些形狀，可以通過(guò)執(zhí)行一些額外操作來(lái)實(shí)現(xiàn)上述目的。這需要為要調(diào)整大小的形狀修改 ShapeSheet。那么，何為 ShapeSheet 呢？ShapeSheet 是一種電子表格，用于存儲(chǔ)有關(guān)形狀的信息。ShapeSheet 包含高度、寬度、角度、顏色以及確定形狀外觀和行為的其他屬性的信息。每個(gè)形狀都有一個(gè) ShapeSheet，如果對(duì)其稍做修改，則在調(diào)整形狀大小時(shí)，形狀文本的大小也會(huì)隨之改變。在 Visio 中是否有可能將文本基線置于曲線上。正如前面提到的那樣，形狀的文本包含在文本塊之內(nèi)。這里的關(guān)鍵字是塊，它是一個(gè)包圍文本的矩形區(qū)域。很遺憾，塊的底部不能彎曲成曲線。由于文本塊始終是塊狀，在 Visio 中，在曲線上放置連續(xù)的文本并不是一項(xiàng)能夠輕松快速完成的任務(wù)。但在稍做努力后可以實(shí)現(xiàn)接近的效果。為每個(gè)詞創(chuàng)建單獨(dú)的純文本形狀，然后旋轉(zhuǎn)每個(gè)詞，使它們看上去沿曲線排列。對(duì)于較長(zhǎng)的一些詞，可能需要修改曲線，或者為該詞中的每個(gè)字母創(chuàng)建單獨(dú)的純文本形狀。文本是否能自動(dòng)保留在圓形或菱形邊界內(nèi)？有時(shí)候，文本可以位于這些形狀的邊界之內(nèi)，但這并不是自動(dòng)完成的。您需要使用其他手動(dòng)方法，比如調(diào)整文本塊的大小，甚至還需要縮小文本或放大形狀。第四節(jié) 數(shù)據(jù)鏈接到圖表 I：入門(mén)摘要：連接到數(shù)據(jù)源1. 打開(kāi)已包含形狀的圖表。 2. 在“數(shù)據(jù)”菜單上，單擊“將數(shù)據(jù)鏈接到形狀”。 3. 選擇將使用的數(shù)據(jù)源類型。 4. 單擊“下一步”。 5. 您需要在此屏幕上找到將使用的外部數(shù)據(jù)。單擊“瀏覽”按鈕。 6. 單擊“完成”。 將數(shù)據(jù)行拖動(dòng)到形狀上在“外部數(shù)據(jù)”窗口中，將行拖動(dòng)到形狀上。刷新數(shù)據(jù)1. 在“數(shù)據(jù)”菜單上，單擊“刷新數(shù)據(jù)”。 2. 在“刷新數(shù)據(jù)”窗口中，單擊“刷新”按鈕。 注意 如果從數(shù)據(jù)源中刪除某行， Microsoft Office Visio Professional 2007 將在“刷新沖突”任務(wù)窗格中顯示差異。該任務(wù)窗格會(huì)在需要時(shí)顯示在右側(cè)。該任務(wù)窗格將為您顯示鏈接到數(shù)據(jù)源中已刪除的行的形狀。您可以選擇保留或丟棄這些形狀。如果向數(shù)據(jù)源添加新行，則新行將顯示在“外部數(shù)據(jù)”窗口中，以便您根據(jù)需要拖動(dòng)到新形狀。 更改 Visio 的刷新功能以便它覆蓋您對(duì)“形狀數(shù)據(jù)”窗口所做的更改1. 在“數(shù)據(jù)”菜單上，單擊“刷新數(shù)據(jù)”。 2. 在“刷新數(shù)據(jù)”窗口中，單擊“配置”按鈕。 3. 在右下角的“選項(xiàng)”下，單擊以選擇“覆蓋對(duì)形狀數(shù)據(jù)所做的更改”。 注意 如果希望將此選項(xiàng)應(yīng)用于其他圖表，請(qǐng)打開(kāi)這些圖表，然后為每個(gè)圖表選擇此選項(xiàng)。講述上圖對(duì)于初步解釋業(yè)務(wù)流程很有用。不過(guò)，此流程圖并不僅僅是一個(gè)圖，它還能顯示更多的信息。如果需要更多詳細(xì)信息怎么辦？如果需要了解每個(gè)部門(mén)的更多信息怎么辦？有多少份銷售訂單正在等待處理？處理一份訂單平均要花費(fèi)多長(zhǎng)時(shí)間？有多少訂單正在等待裝運(yùn)？您可以通過(guò)將數(shù)據(jù)鏈接到圖表，從而在圖表中添加這些詳細(xì)信息。上面顯示的還是同一個(gè)圖表，不過(guò)其中包含有鏈接數(shù)據(jù)，可以告訴您每個(gè)部門(mén)中等待處理的訂單數(shù)目。通過(guò)這些數(shù)據(jù)，您可以發(fā)現(xiàn)趨勢(shì)、異?；騿?wèn)題。例如，在此圖表中可以看出倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)似乎出現(xiàn)了問(wèn)題：該部門(mén)有 24 份訂單正在等待處理。也許現(xiàn)在是改進(jìn)相應(yīng)流程或找出存在的問(wèn)題的時(shí)候了。您可能會(huì)想，“為什么要使用 Visio 來(lái)查看和分析數(shù)據(jù)呢？畢竟，工作表和數(shù)據(jù)庫(kù)報(bào)告就可以為我提供此信息。”是的，確實(shí)如此。不過(guò)，Visio 實(shí)際上是在顯示數(shù)據(jù)的同時(shí)給您帶來(lái)強(qiáng)烈的視覺(jué)效果。為什么不采用一個(gè)兩全齊美的方法：將 Visio 圖表的視覺(jué)效果與詳細(xì)的數(shù)據(jù)分析結(jié)合在一起呢？上面是有關(guān)如何利用數(shù)據(jù)增強(qiáng)圖表的另一示例。此網(wǎng)絡(luò)圖表包含鏈接數(shù)據(jù)，并且您可以看到每個(gè)服務(wù)器的數(shù)據(jù)以速度計(jì)形式顯示。如果您的老板詢問(wèn)哪個(gè)服務(wù)器的 CPU 功能最強(qiáng)大以便部署新的 Web 應(yīng)用程序，您可以通過(guò)這些速度計(jì)一眼就能知道：服務(wù)器 3 的速度最快。您還可以查看哪個(gè)服務(wù)器可用哪個(gè)服務(wù)器不可用：從圖表中看來(lái)，服務(wù)器 1 和服務(wù)器 2 正常，但是服務(wù)器 3 不可用?，F(xiàn)在最好是找出存在的問(wèn)題。Visio 通過(guò)使圖表包含更豐富的信息來(lái)提高直觀顯示的價(jià)值。這是一個(gè)用于查看和跟蹤設(shè)備相關(guān)數(shù)據(jù)的可視化界面。而且，此圖表顯示的是當(dāng)前更新的信息?？梢噪S時(shí)刷新此圖表以顯示數(shù)據(jù)中發(fā)生的更改。轉(zhuǎn)瞬之間，此圖表就變成了一個(gè)極為逼真的業(yè)務(wù)跟蹤工具。 當(dāng)將行拖動(dòng)到形狀上時(shí)會(huì)發(fā)生三件事情。第一件事情較為明顯，而其他兩件事情則比較隱蔽。發(fā)生的第一件很明顯的事情是：行中的數(shù)據(jù)子集將在形狀上顯示為文本。由于數(shù)據(jù)太多，不會(huì)顯示整行數(shù)據(jù)。因此 Visio 選擇顯示兩個(gè)值。您完全可以對(duì)此進(jìn)行更改以顯示行中更多、更少或不同的數(shù)據(jù)。我們將在后面的練習(xí)單元中演示如何做到這一點(diǎn)，然后在“將數(shù)據(jù)鏈接到圖表 II”中更詳細(xì)地了解這一過(guò)程。在形狀上顯示的文本不是普通文本，也就是說(shuō)，您不能選擇和鍵入此文本。此文本是顯示為文本的數(shù)據(jù)。將一行拖動(dòng)到形狀上時(shí)發(fā)生的第三件事情是：在“外部數(shù)據(jù)”窗口中該行的旁邊將顯示一個(gè)鏈接圖標(biāo)。此圖標(biāo)表示數(shù)據(jù)和形狀之間的連接。為什么鏈接圖標(biāo)很重要呢？首先，當(dāng)您處理多個(gè)行時(shí)，此圖標(biāo)可以幫助您了解已鏈接的行和未鏈接的行。不過(guò)，鏈接圖標(biāo)還可以在您刷新圖表中的數(shù)據(jù)時(shí)起到提醒作用。當(dāng)使用“數(shù)據(jù)”菜單刷新數(shù)據(jù)時(shí)，“外部數(shù)據(jù)”窗口中的所有數(shù)據(jù)都將獲得更新，并且任何帶有鏈接圖標(biāo)的行都將向它所鏈接到的形狀發(fā)送更新。注意 您不一定要將每一行都鏈接到形狀，因此不是所有的行都必定具有鏈接圖標(biāo)?？缮院笸蟿?dòng)這些行，或者，也可以不拖動(dòng)這些行。您可以自由地根據(jù)需要鏈接某些行或使其中的一些行保持未鏈接狀態(tài)。使用以前版本的 Visio 的用戶經(jīng)常會(huì)提出兩個(gè)問(wèn)題。第一個(gè)問(wèn)題是，“是否可以在形狀數(shù)據(jù)窗口中再次鍵入值？”是的，可以。形狀上的數(shù)據(jù)也將顯示相應(yīng)的更改。不過(guò)，您所做的更改將不會(huì)發(fā)送回原始數(shù)據(jù)源。另外，在默認(rèn)情況下，您對(duì)“形狀數(shù)據(jù)”窗口中的值所做的任何更改將保持原樣：如果刷新數(shù)據(jù)，則外部數(shù)據(jù)將不會(huì)覆蓋您對(duì)這些值所做的更改。（如果需要，您可以更改此行為。有關(guān)詳細(xì)信息，請(qǐng)參閱本課程末尾的課程摘要卡。）另一個(gè)常見(jiàn)問(wèn)題是，“以前版本的自定義屬性窗口有什么變化？”沒(méi)什么變化?！靶螤顢?shù)據(jù)”窗口就是“自定義屬性”窗口，只不過(guò)在此版本的 Visio 中采用了不同的名稱而已。將行鏈接到形狀的三種結(jié)果是什么？顯示鏈接圖標(biāo)、顯示文本并且將數(shù)據(jù)導(dǎo)入到形狀中。顯示鏈接圖標(biāo)、連接器將行與形狀連接在一起并且將數(shù)據(jù)導(dǎo)入到形狀中。將顯示形狀的鏈接圖標(biāo)、數(shù)據(jù)欄和速度計(jì)。行旁邊會(huì)顯示鏈接圖標(biāo)、形狀旁邊會(huì)顯示鏈接圖標(biāo)并且將行中的數(shù)據(jù)導(dǎo)入到形狀中。第五節(jié) 將數(shù)據(jù)鏈接到圖表 II：數(shù)據(jù)圖形目的：在 Visio Professional 2007 中將數(shù)據(jù)鏈接到圖表后，您需要確保數(shù)據(jù)以有意義和能夠幫助您及其他人作出業(yè)務(wù)決策的方式顯示。了解數(shù)據(jù)圖形是關(guān)鍵所在。在本課程中，我們將深入探討有關(guān)數(shù)據(jù)圖形的更多細(xì)節(jié)：如何使用它們的組成部分，以及如何有效地顯示信息。目標(biāo)：用數(shù)據(jù)圖形為數(shù)據(jù)提供視覺(jué)效果。 1. 了解數(shù)據(jù)圖形的外觀如何對(duì)應(yīng)于數(shù)據(jù)。 2. 更改數(shù)據(jù)圖形，使其顯示您要的數(shù)據(jù)。 3. 識(shí)別數(shù)據(jù)圖形的不同組成部分。 4. 使用數(shù)據(jù)文本、數(shù)據(jù)欄和圖標(biāo)。摘要：從頭創(chuàng)建一個(gè)新的數(shù)據(jù)圖形在“數(shù)據(jù)圖形”任務(wù)窗格中，單擊“新建數(shù)據(jù)圖形”。創(chuàng)建文本標(biāo)注1. 在“新建數(shù)據(jù)圖形”對(duì)話框中，單擊“新建項(xiàng)目”按鈕，然后單擊“文本”。 2. 對(duì)于“數(shù)據(jù)字段”框，選擇您希望此標(biāo)注表示的數(shù)據(jù)列。 3. 從“標(biāo)注”框中選擇文本樣式。 4. 在“值格式”框中單擊。在此框的右側(cè)，單擊“”按鈕。這將打開(kāi)一個(gè)對(duì)話框。使用此對(duì)話框按照自己的意愿設(shè)置文本格式。 創(chuàng)建數(shù)據(jù)欄標(biāo)注1. 在“新建數(shù)據(jù)圖形”對(duì)話框中，單擊“新建項(xiàng)目”按鈕，然后單擊“數(shù)據(jù)欄”。 2. 對(duì)于“數(shù)據(jù)字段”框，選擇您希望此標(biāo)注表示的數(shù)據(jù)列。 3. 從“標(biāo)注”框中選擇欄樣式。 4. 對(duì)于“最小值”，您很可能想鍵入 0。這將確保即使是對(duì)于數(shù)據(jù)中的最小值，欄也將至少可見(jiàn)。 5. 對(duì)于“最大值”，鍵入一個(gè)大于數(shù)據(jù)中的最大值的值。這將解決將來(lái)數(shù)據(jù)中可能出現(xiàn)的任何增長(zhǎng)的問(wèn)題。 創(chuàng)建圖標(biāo)標(biāo)注1. 在“新建數(shù)據(jù)圖形”對(duì)話框中，單擊“新建項(xiàng)目”按鈕，然后單擊“圖標(biāo)集”。 2. 對(duì)于“數(shù)據(jù)字段”框，選擇您希望此標(biāo)注表示的數(shù)據(jù)列。 3. 從“標(biāo)注”框中選擇圖標(biāo)樣式。 4. 通過(guò)在“等于”框的右側(cè)鍵入數(shù)據(jù)值為圖標(biāo)設(shè)置規(guī)則。 講述將數(shù)據(jù)導(dǎo)入 Visio 程序時(shí)，您希望數(shù)據(jù)有用并且外觀漂亮。這里有一些例子，說(shuō)明如何在圖表中以令人矚目的方式呈現(xiàn)有用的數(shù)據(jù)。請(qǐng)注意，數(shù)據(jù)欄告訴您每個(gè)部門(mén)中有多少份訂單正等待處理。但是，也請(qǐng)看一看這些速度計(jì)；現(xiàn)在，您可以看到每個(gè)過(guò)程要進(jìn)行多長(zhǎng)時(shí)間?？雌饋?lái)包裝部門(mén)可能遇到了問(wèn)題。包裝產(chǎn)品的時(shí)間比制造產(chǎn)品的時(shí)間還要長(zhǎng)！一個(gè)形狀，一個(gè)數(shù)據(jù)圖形，以及多個(gè)數(shù)據(jù)標(biāo)注。什么是數(shù)據(jù)圖形？數(shù)據(jù)圖形是形狀的一系列數(shù)據(jù)標(biāo)注。再重復(fù)一遍：數(shù)據(jù)圖形是形狀的一系列數(shù)據(jù)標(biāo)注。例如，此包裝部門(mén)形狀只附加有一個(gè)數(shù)據(jù)圖形。但是，該數(shù)據(jù)圖形包含三個(gè)標(biāo)注。一個(gè)文本標(biāo)注，它顯示部門(mén)名稱，即包裝部。一個(gè)欄標(biāo)注，它顯示處理中的訂單數(shù)，即 14。一個(gè)速度計(jì)標(biāo)注，它顯示處理一份訂單的平均時(shí)間，即 10 天。數(shù)據(jù)圖形附加到形狀，因此，如果形狀移動(dòng)，則數(shù)據(jù)圖形及其所有標(biāo)注會(huì)隨形狀一起移動(dòng)。那么，重溫一下我們的定義：我們有形狀本身，而且我們還有附加到形狀的數(shù)據(jù)圖形。數(shù)據(jù)圖形中包含的是各個(gè)數(shù)據(jù)標(biāo)注。每個(gè)數(shù)據(jù)標(biāo)注均顯示一列的數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)圖形包含一系列數(shù)據(jù)標(biāo)注 我們是否已充分強(qiáng)調(diào)了這一點(diǎn)？而每個(gè)數(shù)據(jù)標(biāo)注均對(duì)應(yīng)數(shù)據(jù)中的一列。在本例中，顯示部門(mén)名稱“包裝部”的文本標(biāo)注從“部門(mén)”列獲得其信息。顯示有 14 份訂單正在處理的欄標(biāo)注從“處理中的訂單數(shù)”列獲得其信息，依此類推。盡管我們?cè)谡n程“將數(shù)據(jù)鏈接到圖表 I：入門(mén)”中已經(jīng)簡(jiǎn)短地談?wù)撨^(guò)，我們最好還是在這里再說(shuō)一遍：您無(wú)法選擇在數(shù)據(jù)圖形中看到的文本，也無(wú)法鍵入新文本來(lái)覆蓋該文本。該文本之所以會(huì)顯示，是因?yàn)樾螤铈溄拥搅兄械臄?shù)據(jù)。但是這并不意味著，如果形狀帶有來(lái)自鏈接的數(shù)據(jù)的文本，就不能含有您在形狀上鍵入的常規(guī)文本。本例包含這兩種文本：鍵入的文本，即“羅冠名”；以及作為數(shù)據(jù)的文本，即“部門(mén)”、“銷售部”、“處理中的訂單數(shù)”等等。常規(guī)文本和數(shù)據(jù)標(biāo)注文本可以共存于一個(gè)形狀中。數(shù)據(jù)標(biāo)注從何處獲得其信息？您在形狀上鍵入的文本。從 Visio 模具庫(kù)獲得。從一整行中獲得。從行中的一列獲得。數(shù)據(jù)標(biāo)注為導(dǎo)入的數(shù)據(jù)提供真實(shí)的可視結(jié)果。當(dāng)您創(chuàng)建新的數(shù)據(jù)圖形時(shí)，您應(yīng)自定義其標(biāo)注，以便它們只顯示您希望它們顯示的內(nèi)容。Visio 為您提供三種類型的標(biāo)注：文本標(biāo)注。數(shù)據(jù)欄標(biāo)注。圖標(biāo)。圖片中的服務(wù)器形狀在其數(shù)據(jù)圖形中含有所有這三種類型。本課將詳細(xì)說(shuō)明每種類型，以及如何使用每種類型。讓我們討論一下文本標(biāo)注如何工作。這里有一個(gè)簡(jiǎn)單的例子，說(shuō)明文本標(biāo)注本身，以及在您創(chuàng)建一個(gè)文本標(biāo)注時(shí)它如何與其對(duì)話框相關(guān)。請(qǐng)看一看“詳細(xì)信息”下的“值格式”字段。這里是空白的，但如果您希望數(shù)據(jù)以某種格式顯示，例如顯示為百分比或貨幣，則可以通過(guò)單擊省略號(hào)實(shí)現(xiàn)此目的。在我們討論標(biāo)簽位置之前，讓我們先解釋一下什么是標(biāo)簽。標(biāo)簽是數(shù)據(jù)中的列的名稱。在本例中，標(biāo)簽是“網(wǎng)絡(luò)名稱”，它處于值“服務(wù)器 01”的左側(cè)。知道這一點(diǎn)很有用，因?yàn)闃?biāo)簽并不只是用于文本標(biāo)注。您也可以將它們用于數(shù)據(jù)欄標(biāo)注。這里有一個(gè)簡(jiǎn)單的例子，說(shuō)明服務(wù)器形狀上的數(shù)據(jù)欄，以及在您從頭創(chuàng)建數(shù)據(jù)欄時(shí)它如何與其對(duì)話框相關(guān)。數(shù)據(jù)欄適合顯示數(shù)量。而要了解它們?nèi)绾喂ぷ?，很重要的一點(diǎn)是它們需要一個(gè)最小值和一個(gè)最大值。最小值表示欄的開(kāi)始或基值。最大值表示欄的結(jié)束。在本例中，我們的服務(wù)器最多可以升級(jí)到 3 GB（或 3,072 MB）。因此，我們將鍵入 3072 作為最大值，并鍵入 0 作為最小值。您的特定最小值和最大值將視數(shù)據(jù)而定。數(shù)據(jù)欄并不一定顯示為欄狀。它們也可以呈現(xiàn)為星形、速度計(jì)形和溫度計(jì)形，就像您在這里看到的一樣。這些全都是在 Visio 中為您提供的，而且像欄一樣，它們最適合呈現(xiàn)數(shù)量。圖標(biāo)標(biāo)注在 Visio 中稱為圖標(biāo)集，它們很適合指示條件。在“等于”框右側(cè)的列中，您需要鍵入值以觸發(fā)特定的圖標(biāo)。在本例中，如果服務(wù)器“狀態(tài)”列中的數(shù)據(jù)等于“正?！?，則將會(huì)為該形狀顯示一個(gè)復(fù)選標(biāo)記圖標(biāo)。如果服務(wù)器“狀態(tài)”列中的數(shù)據(jù)等于“不可用”，則將會(huì)出現(xiàn)一個(gè)感嘆號(hào)圖標(biāo)。而如果“狀態(tài)”等于“未知”，則將會(huì)出現(xiàn)一個(gè)問(wèn)號(hào)圖標(biāo)。就像您在這里看到的，圖標(biāo)集也可以呈現(xiàn)為旗幟、表情或交通信號(hào)等等不可勝數(shù)的形式。重復(fù)一遍，這些都是為您而提供的。Visio 需要的只是，您選擇所需的圖標(biāo)集，然后設(shè)置條件，以控制在什么時(shí)候顯示什么圖標(biāo)。像圖標(biāo)集一樣，“按值顯示顏色”功能可讓您以引人注目的方式顯示數(shù)據(jù)。例如，在組織圖中，您可以給每個(gè)員工形狀著色，以顯示員工的工作年限。在本例中，藍(lán)色最深的形狀表示在公司中工作年限最長(zhǎng)的員工。顏色越淺，員工在公司中的工作年限越短?！鞍粗碉@示顏色”不是標(biāo)注類型，但它與標(biāo)注極為相似。第六節(jié) 將數(shù)據(jù)鏈接到圖表 III：定位數(shù)據(jù)圖形目標(biāo)：1. 更改頁(yè)面上部分形狀或所有形狀的數(shù)據(jù)圖形的位置。 2. 確定并解決擁擠問(wèn)題。 講述數(shù)據(jù)圖形的默認(rèn)位置是在形狀的右側(cè)。當(dāng)在 Visio 中應(yīng)用數(shù)據(jù)圖形時(shí)，其初始位置通常位于形狀的右側(cè)，如下列示例所示。但如果需要將數(shù)據(jù)圖形移動(dòng)到形狀的左側(cè)、上方或下方，該怎么辦呢？或者您可能希望讓圖形與形狀重疊？您當(dāng)然可以這樣做。無(wú)論是單個(gè)形狀，還是共享某個(gè)數(shù)據(jù)圖形的所有形狀，使用 Visio 都可以輕松地實(shí)現(xiàn)這些目的。要移動(dòng)一個(gè)形狀的數(shù)據(jù)圖形，請(qǐng)首先單擊“指針”工具。然后選擇該形狀，單擊黃色菱形并進(jìn)行拖動(dòng)。您可以將圖形移到該形狀的上方、下方或側(cè)面，甚至可以讓圖形與它重疊。移動(dòng)一個(gè)形狀的數(shù)據(jù)圖形很容易。但如果所有形狀都需要移動(dòng)其數(shù)據(jù)圖形，該怎么辦呢？在本示例中，您必須拖動(dòng)黃色菱形四次才能將數(shù)據(jù)圖形移到形狀下方。這樣做十分耗時(shí)。由于所有形狀共享同一數(shù)據(jù)圖形，因此還有更快的方法，即通過(guò)使用“數(shù)據(jù)圖形”任務(wù)窗格更改位置。要同時(shí)移動(dòng)某個(gè)共享數(shù)據(jù)圖形的所有實(shí)例，請(qǐng)對(duì)其進(jìn)行編輯。首先，請(qǐng)?jiān)凇皵?shù)據(jù)圖形”任務(wù)窗格中單擊該數(shù)據(jù)圖形的縮略圖上的箭頭，然后單擊“編輯數(shù)據(jù)圖形”。下一頁(yè)將詳細(xì)介紹如何使用定位選項(xiàng)。上面介紹如何為使用某個(gè)數(shù)據(jù)圖形的所有形狀移動(dòng)該數(shù)據(jù)圖形。請(qǐng)?jiān)凇熬庉嫈?shù)據(jù)圖形”對(duì)話框的左下方區(qū)域中找到“水平”和“垂直”位置選項(xiàng)。在其中的每個(gè)選項(xiàng)中，紅色方塊都表示數(shù)據(jù)圖形，黑色方塊則代表形狀。在本示例中，圖形在形狀上水平居中，在垂直方向上則位于形狀下方。單擊“應(yīng)用”，使用此數(shù)據(jù)圖形的所有形狀都將獲得新的位置。注意 請(qǐng)記住，在使用此對(duì)話框時(shí)，將更改使用該數(shù)據(jù)圖形的所有形狀，即使在未選擇這些形狀時(shí)也是如此。當(dāng)然，這意味著您也可以根據(jù)需要輕松地將它們?nèi)窟€原。復(fù)制由于編輯一個(gè)數(shù)據(jù)圖形可能會(huì)影響多個(gè)形狀，因此在編輯數(shù)據(jù)圖形之前，最好先創(chuàng)建它的副本。為此，請(qǐng)使用“復(fù)制”命令。通過(guò)這種方式，您始終都可以根據(jù)需要還原到原始數(shù)據(jù)圖形。為什么會(huì)出現(xiàn)圖表?yè)頂D呢？某些數(shù)據(jù)圖形特別是數(shù)據(jù)欄會(huì)與它們所屬的形狀占據(jù)相同的空間。有時(shí)，它們可能比形狀還大！在這種情況下，就好像您擁有兩倍于計(jì)劃的形狀數(shù)一樣。移動(dòng)數(shù)據(jù)圖形有助于解決空間緊張問(wèn)題。如果是兩側(cè)擁擠，請(qǐng)嘗試將所有圖形都一致置于形狀的上方或下方。如果空間確實(shí)很狹窄，可以讓圖形與形狀重疊一點(diǎn)，甚至可以讓這兩者完全重疊。這將有助于釋放空間。您可以不斷調(diào)整圖形的位置，直至獲得適合的外觀并且具有良好的可讀性。如果某一數(shù)據(jù)圖形的位置對(duì)多個(gè)形狀都不合適，那么可通過(guò)什么方法來(lái)更正該問(wèn)題呢？在拖動(dòng)形狀的同時(shí)按住 Shift 鍵。按 Ctrl+A，然后進(jìn)行拖動(dòng)。單獨(dú)移動(dòng)該數(shù)據(jù)圖形，然后使用“格式刷”移動(dòng)其余內(nèi)容。編輯數(shù)據(jù)圖形并更改其位置。頁(yè)面上有十個(gè)使用同一數(shù)據(jù)圖形的形狀。其中五個(gè)形狀需要移動(dòng)該圖形。其他五個(gè)形狀的位置都非常合適。通過(guò)上面哪種方法可以為部分而不是全部形狀移動(dòng)該圖形？為一個(gè)形狀編輯該數(shù)據(jù)圖形，然后復(fù)制經(jīng)過(guò)編輯的數(shù)據(jù)圖形并將其粘貼到其他四個(gè)形狀。通過(guò)按 Ctrl+V 復(fù)制數(shù)據(jù)圖形并粘貼四次。然后刪除其他四個(gè)原始圖形。復(fù)制該數(shù)據(jù)圖形，并在編輯后將其應(yīng)用于所有 10 個(gè)形狀。復(fù)制該數(shù)據(jù)圖形，并在編輯后將其應(yīng)用于需要移動(dòng)該圖形的五個(gè)形狀。第七節(jié) 將數(shù)據(jù)鏈接到圖表 IV：自動(dòng)鏈接數(shù)據(jù)目的：在將數(shù)據(jù)鏈接到圖表 I 中，我們介紹了如何將數(shù)據(jù)行逐個(gè)拖動(dòng)到形狀上。但是，如果有大量的行需要鏈接，則執(zhí)行這一手動(dòng)過(guò)程將非常耗時(shí)。本課程將向您演示如何在 Visio Professional 2007 中將多個(gè)行自動(dòng)鏈接到多個(gè)形狀。另外，您還將在本節(jié)課中學(xué)習(xí)如何處理在早期版本中創(chuàng)建的 Visio 圖表，即已經(jīng)包含數(shù)據(jù)的圖表。我們將向您演示如何將這些圖表自動(dòng)鏈接到外部數(shù)據(jù)源，以省去手動(dòng)輸入數(shù)據(jù)的麻煩。目標(biāo)：1. 同時(shí)將大量數(shù)據(jù)全部自動(dòng)鏈接到多個(gè)形狀。 2. 將 Visio 配置為自動(dòng)刷新鏈接數(shù)據(jù)，從而不必進(jìn)行手動(dòng)操作。 3. 將包含數(shù)據(jù)的舊 Visio 圖表鏈接到數(shù)據(jù)源。 摘要：設(shè)置頁(yè)面以及要自動(dòng)鏈接的數(shù)據(jù)1. 在 Microsoft Office Visio Professional 2007 中，在頁(yè)面上獲取形狀。然后向形狀提供與數(shù)據(jù)中的值匹配的文本。例如，通過(guò)單擊形狀并鍵入內(nèi)容為每個(gè)形狀命名。請(qǐng)確保這些名稱與數(shù)據(jù)中的名稱匹配。 2. 在“數(shù)據(jù)”菜單上，單擊“將數(shù)據(jù)鏈接到形狀”。 3. 選擇將要使用的數(shù)據(jù)源類型，然后單擊“下一步”。 4. 在此屏幕上需要定位要使用的外部數(shù)據(jù)。單擊“瀏覽”按鈕進(jìn)行定位。然后單擊“下一步”。 5. 按照后續(xù)屏幕上的說(shuō)明操作，并在完成后單擊“完成”。 6. 屏幕底部將顯示“外部數(shù)據(jù)”窗口。在該窗口中，您可以查看將自動(dòng)鏈接到形狀的數(shù)據(jù)行。 自動(dòng)將行鏈接到形狀1. 在“數(shù)據(jù)”菜單上，單擊“自動(dòng)鏈接”。 2. 確保已選中“此頁(yè)上的所有形狀”。 3. 單擊“下一步”。 4. 對(duì)于“數(shù)據(jù)列”，請(qǐng)?jiān)跀?shù)據(jù)源中選擇值與形狀相匹配的列。 5. 對(duì)于“形狀字段”，請(qǐng)選擇“形狀文本”。 6. 單擊“完成”。 設(shè)置“自動(dòng)刷新”“自動(dòng)刷新”會(huì)按照所選的時(shí)間間隔更新圖表數(shù)據(jù)。1. 在“外部數(shù)據(jù)”窗口中單擊右鍵，然后單擊“配置刷新”。 2. 在該對(duì)話框的左下角中，選擇“自動(dòng)刷新”設(shè)置并輸入一個(gè)數(shù)值，以指定進(jìn)行下一次更新之前需要經(jīng)過(guò)的分鐘數(shù)。 如果您不需要指定每次更新之間要間隔的分鐘數(shù)，但希望在每次打開(kāi)圖表時(shí)更新數(shù)據(jù)，則也可以實(shí)現(xiàn)。操作步驟如下：3. 通過(guò)單擊“取消”關(guān)閉此對(duì)話框。在“數(shù)據(jù)”菜單上，單擊“刷新數(shù)據(jù)”。 選中“打開(kāi)文件時(shí)顯示該對(duì)話框”復(fù)選框。這樣，在您每次打開(kāi)圖表時(shí)將提示您刷新數(shù)據(jù)。講述如何自動(dòng)將數(shù)據(jù)鏈接到圖表？要自動(dòng)將數(shù)據(jù)鏈接到圖表，需要執(zhí)行三個(gè)步驟。這些步驟與手動(dòng)過(guò)程中的三個(gè)步驟相似，它們分別是：步驟一：獲取頁(yè)面上的形狀；步驟二：連接至數(shù)據(jù)源；步驟三：自動(dòng)將行鏈接到形狀。在每個(gè)步驟中，自動(dòng)過(guò)程和手動(dòng)過(guò)程之間都有一些差別，尤其是最后一個(gè)步驟。在該步驟中，自動(dòng)過(guò)程會(huì)以“批量”方式自動(dòng)將行鏈接到形狀，而不是對(duì)行逐個(gè)進(jìn)行拖動(dòng)。第一步是在頁(yè)面上獲取形狀，這一點(diǎn)與手動(dòng)過(guò)程幾乎完全相同。但要實(shí)現(xiàn)自動(dòng)鏈接，還需要