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需求說明書考勤管理2011年5月文件狀態(tài)： 草稿 正式發(fā)布 正在修改文件標識：當前版本：1.0作 者：完成日期：版 本 歷 史版本/狀態(tài)作者參與者起止日期備注目 錄第1章 引言1.1 引言目前HR部門做考勤數(shù)據(jù)時，存在著許多嚴重問題，造成該崗位人員流失嚴重。第一,在多系統(tǒng)間切換操作，這樣的操作造成工作上的麻煩且易混亂，新手不易上手；第二，考勤數(shù)據(jù)未做到統(tǒng)一性，考勤流程在OA系統(tǒng)審批完還得手工錄入到朗新系統(tǒng)中，操作繁瑣，增加工作量；第三，每個月為提供一份考勤統(tǒng)計表給財務計算薪酬，前后得花上20天的時間，并且完全手工操作核對方式，這樣難免造成誤差，不管對被考勤人來說還是對公司來說，都有可能造成損失。本系統(tǒng)主要著力于以上幾點解決現(xiàn)行問題，減少考勤人員的工作量，提供被考勤人員自助查詢考勤數(shù)據(jù)，并且預測企業(yè)未來的考勤模式，做一些預留功能。第2章 現(xiàn)行業(yè)務模式2.1 涉及的系統(tǒng)OA系統(tǒng),朗新系統(tǒng),科密系統(tǒng)，CRM系統(tǒng)2.2 業(yè)務流程圖2.3 業(yè)務流程說明考勤流程，包括補卡申請單、出差申請單、請假申請單、加班申請單、調(diào)休申請單市場運營經(jīng)理和市場拓展經(jīng)理在CRM系統(tǒng)提交出差申請單，其他流程在OA提交，其他人員所有考勤流程都在OA上提交申請考勤流程審批完人事管理專員(區(qū)域人事專員)OA上接收到相關(guān)流程后，在朗新系統(tǒng)做相關(guān)補卡操作。第3章 業(yè)務功能需求3.1 業(yè)務需求流程圖3.2 業(yè)務需求說明3.2.1 參數(shù)設(shè)置3.2.1.1 權(quán)限可按角色或崗位分配權(quán)限權(quán)限控制內(nèi)容：可分配各模塊的使用權(quán)限，可設(shè)置按角色或崗位只能查詢某些部門或人員的考勤數(shù)據(jù)(即按組織架構(gòu)的級別做分級權(quán)限)，而非一查詢就能查詢所有內(nèi)容，例如：像各部門的上級主管各查詢該部門成員的考勤情況 可分配相應部門的崗位人員排班，默認情況下所有人都不得排班3.2.1.2 考勤規(guī)則設(shè)置請假、加班、調(diào)休、出差的審批天數(shù)的設(shè)定，以提供流程審批時使用假別設(shè)置：事假、病假、婚假、產(chǎn)假、年假、探親假、喪假、其他，及設(shè)置相應假別是否帶薪調(diào)休規(guī)則設(shè)置：可以設(shè)置有效的調(diào)休有效周期排班次數(shù)：可以設(shè)定對應的部門或人員在一定的時間期間可以排班的次數(shù)，對于超過排班次數(shù)的，將不再提供排班時間的修改，相應的人員按排班時間嚴格執(zhí)行。若不做次數(shù)限定，則可以對排班內(nèi)容做修改。是否考勤屬性：該屬性為“是”的人員，需要按排班時間做相應打卡，該屬性為“否”的人員，將不受各種考勤規(guī)則的限定，相應的也就不存在異常卡的消息提醒。 單據(jù)提交提交天數(shù)：該規(guī)則作為判定單據(jù)提交時間與相應的考勤開始時間是否有提前相應的天數(shù)，對未提前提交的話系統(tǒng)做相應提示，不僅提示申請人，包括提示所有的審批人，以作為審批人審批依據(jù)。3.2.1.3 工作日功能描述：通過正常工作日的設(shè)定，減少排班的工作量。提供設(shè)定休息日，年假，法定節(jié)假日3.2.2 排班管理功能描述：為所有在職人員設(shè)定上班時間，可按部門排班或按人員排班。若按部門排班的話，該排班適合于該部門所有人，后續(xù)入職人員也生效。該功能有三個模塊，一是設(shè)定排班對象，二是設(shè)定排班起止日期，三是設(shè)定各個班次段的起止時間，通過這三個模塊的設(shè)定進而生成一張對應日期的排班表。提供新增、保存、修改、刪除排班功能。排班可針對類別，支持對不同類別的人對應不同的排班方式，以減少排班工作量。排班還支持手動排班和自動排班，自動排班適用于以正常班方式(上班時間有一定的規(guī)律性)工作的人員，手動排班適用于不以正常班方式工作(上班時間沒有一定的規(guī)律性)的人群。對于界定為自動排班的，系統(tǒng)將以設(shè)定的工作日及休息日規(guī)則完全自動排班。排班可支持多套上班時間，以支持像零售督導專員、市場運營經(jīng)理這樣的人群(零售督導專員上班時間：8：30-17：30或9：00-18：00或10：30-18：30，市場運營經(jīng)理：9：30-17：30或10：00-18：00或10：30-18：30) 輸入：排班對象：按部門（通過組織架構(gòu)勾選部門，可支持多選） 按人員（通過組織架構(gòu)選擇人員或者通過按工號、姓名查詢選定人員）排班起止日期：排班開始日期，排班結(jié)束日期班次段：班次名稱,總小時數(shù)，刷卡性質(zhì)(按班刷卡，按段刷卡),段開始時間，段結(jié)束時間,段工作小時，有效打卡時間段(在該有效的時間段內(nèi)打卡，打卡數(shù)據(jù)才算正常卡，若不做設(shè)定，則打卡不受時間限制) 排班日歷： 非工作日類型：休息日（排班日期顯示黃色），法定假日(排班日歷顯示紅色)輸出：點擊組織架構(gòu)或相應人員顯示排班內(nèi)容和相應班次名稱的時間段操作流程：備注：該排班作為判斷遲到早退的依據(jù)。適用于晉江總部人員、廈門總部人員、直營店人員、市場運營經(jīng)理、市場拓展經(jīng)理。對于品質(zhì)管理部和倉儲部排班的，授權(quán)相應部門負責人做排班。直營店人員由門店負責人排班，排班操作方式一樣，支持餐卡，并走直營店排班審批流程流程審批后排班才生效,排班流程圖如下： 3.2.3 補卡管理補卡規(guī)則：第一、該補卡適用于所有漏打卡人員第二、 做補卡次數(shù)限制，若超過系統(tǒng)設(shè)置的補卡次數(shù)，則做相應提示，若執(zhí)意提交，由直接上級確認后走特殊流程由總裁審批處理。第三、單據(jù)支持代提交，考勤數(shù)據(jù)存儲在被代理人名下功能描述：該流程提供漏打卡人員使用，當點擊補卡流程時，若用戶有漏打卡，則單據(jù)上直接顯示出需要的補卡時間段，無須用戶錄入。輸入單據(jù)：操作流程：總部：零售事業(yè)部: 終端零售人員：導購類：導購，資深導購，收銀員，倉管員店長類：店長，副店長，店長助理流程說明：提交補卡單據(jù)后可按部門判斷選擇使用總部流程或零售事業(yè)部流程或終端零售人員流程補卡提醒：在提醒模塊有補卡消息，點擊相應提醒鏈接可直接打開補卡單據(jù)。提醒消息可同步到RTX消息提醒，同理點擊RTX的消息提醒，也是直接打開補卡單據(jù)。3.2.4 加班管理加班規(guī)則第一、加班須按時打卡，否則不得調(diào)休。對于特殊情況下加班無須打卡的，由人事管理專員(區(qū)域管理專員)事先做補卡處理 第二、除直營店外的人員加班0.5天起算，對于加班天數(shù)寫小于0.5天做提示并不允許提交 第三、直營店人員加班按小時計，加班2小時起方可計算加班,小于2小時做提示并不允許提交 第四、單據(jù)支持代提交，考勤數(shù)據(jù)存儲在被代理人名下功能描述：提供加班申請，存儲加班申請記錄。能夠設(shè)置加班是以小時計還是以天數(shù)計輸入單據(jù)：操作流程：總部： 零售事業(yè)部：終端零售人員：3.2.5 調(diào)休管理調(diào)休規(guī)則 第一、加班調(diào)休有效期為半年。當用戶打開調(diào)休單時，對選定的加班時間段系統(tǒng)自動判斷相應的加班時間段是否有按時打卡，若無按時打卡則做相應提示，并判斷該加班時間是否超過半年，若超過半年則做相應提示并無法提交 第二、調(diào)休原則上不得與春節(jié)假日連休?？记谝?guī)則設(shè)定時，提供“不可調(diào)休時間范圍”和“可調(diào)休天數(shù)”設(shè)定，以做該規(guī)則判斷依據(jù)第三、 對于在調(diào)休期間提前回來上班的，提供“銷假”處理。若不是提前回來上班的，點擊“銷假”，系統(tǒng)提示“無須銷假操作”。做銷假后，系統(tǒng)自動修改已經(jīng)存儲的調(diào)休天數(shù)，對于單據(jù)上的調(diào)休截止日期不做改寫，只是有銷假記錄。銷假后按正常上班時間打卡。對應的銷假流程：提交人直接上級(直接上級對于是否提前回來上班做相應確認)結(jié)束第四、 單據(jù)支持代提交，考勤數(shù)據(jù)存儲在被代理人名下 調(diào)休流程功能描述： 提供員工的加班調(diào)休或生日調(diào)休，生日時間上班的列為可調(diào)休時間范圍內(nèi)輸入單據(jù)：操作流程：總部：零售事業(yè)部：終端零售人員：3.2.6 請假管理請假規(guī)則第一、 請假天數(shù)與實際打卡不符的，一律以實際打卡為準。第二、 對于在請假期間提前回來上班的，提供“銷假”處理。若不是提前回來上班的，點擊“銷假”，系統(tǒng)提示“無須銷假操作”。做銷假后，系統(tǒng)自動修改已經(jīng)存儲的請假天數(shù)，對于單據(jù)上的請假截止日期不做改寫，只是有銷假記錄。第三、 單據(jù)支持代提交，考勤數(shù)據(jù)存儲在被代理人名下請假流程 輸入單據(jù)：該單據(jù)的相關(guān)附件，可解決像婚假這樣的假別需要提供結(jié)婚證掃描件內(nèi)容的操作流程：總部：零售事業(yè)部：終端零售人員： 3.2.7 出差管理功能描述：單據(jù)支持代提交，考勤數(shù)據(jù)存儲在被代理人名下出差單據(jù)：操作流程：總部：零售事業(yè)部：終端零售人員：同零售事業(yè)部3.3 日結(jié)果、月結(jié)果、年結(jié)果、考勤月報表功能描述：該模塊做為匯總數(shù)據(jù)的查詢?nèi)肟?.3.1 日結(jié)果提供根據(jù)工號、姓名、崗位等所有人事資料字段的匹配字段查詢相應人員的日結(jié)果，日結(jié)果包含字段信息如下3.3.2 月結(jié)果提供根據(jù)工號、姓名、崗位等所有人事資料字段的匹配字段查詢相應人員的月結(jié)果，月結(jié)果包含字段信息如下3.3.3 年結(jié)果提代根據(jù)工號、姓名等匹配字段查詢相應人員的年結(jié)果，年結(jié)果包含字段信息如下3.3.4 考勤月報表可生成考勤月報表(通過可選部門或個人生成)，提供HR部門查詢和財務計算薪資使用，考勤月報表如下圖3.4 提醒模塊功能描述：對員工的異常卡做提醒消息。提醒消息在該模塊形成一條鏈接，并同步做到RTX消息提醒，方便員工即時提交數(shù)據(jù)。支持員工的生日提醒，可設(shè)置提醒的對象。提醒支持自動提醒和手動提醒。自動提醒功能可設(shè)定提醒時間段、提醒次數(shù)，支持按提醒時間段和提醒次數(shù)條件做自動提醒。手動提醒該功能用于管理人員針對所有即將提醒的消息，通過選定相應的消息，點相應的發(fā)送按鈕以達到提醒功能。提醒消息有相應的狀態(tài)顯示，記錄該提醒消息是提醒過的還是未提醒的，或者提醒消息自動類別分類顯示。3.5 考勤補錄模塊功能描述：該模塊提供給人事管理專員(區(qū)域人事專員)做考勤補錄，相當于手工錄入考勤。對于手工錄入和系統(tǒng)存儲記錄的做分類顯示3.6 考勤自助查詢模塊功能描述：該模塊提供被考勤員工自助查詢自己的打卡記錄以及補卡、加班、調(diào)休、請假、出差數(shù)據(jù)?？商峁﹩T工查詢前一天及更早前的數(shù)據(jù)，對于當天數(shù)據(jù)未顯示的做友情提示。3.7 網(wǎng)上考勤模塊功能描述：網(wǎng)上考勤功能支持員工登錄該考勤管理系統(tǒng)后，在該網(wǎng)上考勤模塊做相應的打卡，該數(shù)據(jù)會自動存儲系統(tǒng)當中。該模塊主要提供給市場拓展經(jīng)理這類員工使用第4章 外部接口4.1 考勤管理系統(tǒng)與朗新系統(tǒng)的接口接口說明：讀取朗新系統(tǒng)的人事檔案，該人事資料支持各單據(jù)的數(shù)據(jù)使用。并且提供導出考勤數(shù)據(jù)的功能4.2 考勤管理系統(tǒng)與科密系統(tǒng)的接口接口說明：能夠自動采集到科密考勤機的數(shù)據(jù)，做到當日能采集到前一天及更早前的數(shù)據(jù)，以提供考勤數(shù)據(jù)支撐，采集異常時能夠在提醒模塊做相應提醒第5章 系統(tǒng)總體需求5.1 審批流審批流需可定制，審批人支持按角色或按崗位設(shè)置，審批路徑和審批條件可自定義,審批條件可按單據(jù)上