項目管理5大過程知識

項目管理5大過程知識項目管理包括五大過程：啟動、計劃、執(zhí)行、控制、驗收。本章主要介紹項目管理五大過程定義，及實施各個過程的主要內(nèi)容及特點。項目啟動一、項目啟動主要內(nèi)容項目啟動就是要在現(xiàn)有資源條件的限制下選擇最佳的項目，認(rèn)識項目的收益，準(zhǔn)備項目許可所需的文件，委派項目經(jīng)理。即有關(guān)方面正式認(rèn)定一個項目應(yīng)該開始，并向這個項目提供相關(guān)資源，其主要的工作內(nèi)容如下：1、任命項目經(jīng)理、建立項目團(tuán)隊項目啟動后要任命項目經(jīng)理、建立項目團(tuán)隊或管理班子，著手項目的具體準(zhǔn)備。（1）項目團(tuán)隊：具體技術(shù)新工作或管理職能均由參加項目的成員承擔(dān)。（2）管理班子：核心班子僅履行管理職能，具體的技術(shù)性工作由其他人或組織完成。（3）項目經(jīng)理的選擇：項目經(jīng)理是委托人的代表，是項目班子的核心，是項目起動后項目全過程管理的中樞，是項目有關(guān)各方協(xié)調(diào)配合的橋梁和紐帶。一定要慎重地選擇適合的人擔(dān)任項目經(jīng)理。（4）項目經(jīng)理應(yīng)具備的技能：溝通技能；組織技能；應(yīng)用知識、技術(shù)與創(chuàng)新技能；制定預(yù)算技能；解決問題和應(yīng)變技能；談判和影響技能；領(lǐng)導(dǎo)和人際交往技能；隊伍建設(shè)和人力資源管理技能。2、配備資源和管理根據(jù)項目組織結(jié)構(gòu)，安排具有能力的人員；配備適用的工具、技術(shù)、方法和實踐去監(jiān)測和控制各過程。3、確定項目目標(biāo)項目目標(biāo)要指出需要完成什么,或者產(chǎn)出什么；要明確達(dá)到項目目標(biāo)的識別標(biāo)志（當(dāng)達(dá)到這個目標(biāo)時,項目即算完成）。項目目標(biāo)應(yīng)當(dāng)具體、可度量、準(zhǔn)確、實際、并有時限性。4、規(guī)定項目要求項目要求與項目目標(biāo)不同。項目要求是指對目標(biāo)或者可交付成果的規(guī)定。項目要求構(gòu)成了對產(chǎn)出的項目產(chǎn)品或服務(wù)的規(guī)定,或必要的前提條件。5、明確項目的可交付成果成果項目的可交付成果是項目要求之一；可交付成果與目標(biāo)相似,必須是具體的并且是可以檢驗的；可交付成果要形成文件并通知到有關(guān)的負(fù)責(zé)部門和人員。6、與項目干系人溝通（與用戶溝通）項目與他們的利益有關(guān)的人是項目干系人，在制定計劃過程中得到認(rèn)定的；為了確定項目的具體目標(biāo),需要會見每一個關(guān)鍵的項目干系人,了解他們對項目目標(biāo)的想法,并記錄到文檔中。一個成功的項目需滿足或者超出項目干系人期望。7、識別項目的限制限制，指所有限制項目組織活動或者規(guī)定項目組活動的事物。如：時間：通常是一個固定的最后期限，項目完成時間；預(yù)算：預(yù)算限制項目團(tuán)隊獲取資源的能力，潛在限制著項目的范圍；質(zhì)量：通常由產(chǎn)品或服務(wù)規(guī)范來限定；設(shè)備、技術(shù)、管理層指令、合同的目標(biāo)等也會成為限制。8、管理限制項目限制約束著項目組可以做出的選擇，并且限制著他們的操作。各種限制，尤其是時間、預(yù)算、質(zhì)量三大限制，可用來幫助獲得項目的目標(biāo)。對限制要進(jìn)行管理，調(diào)節(jié)次要限制確保主要限制。要把限制記入文檔。9、找出項目假設(shè)假設(shè)是指人們認(rèn)為應(yīng)該是真的或應(yīng)該實現(xiàn)的條件。找出項目干系人對項目的假設(shè)，并將其記錄到文檔中。盡可能地找出自己將會面對的所有假設(shè)；對重要的假設(shè)，要有保證措施和一旦假設(shè)不能實現(xiàn)的應(yīng)急方案。應(yīng)盡可能地對自己的假設(shè)進(jìn)行檢驗。二、項目啟動特征項目的啟動過程中支出較少，因為剛開始，一切尚未成熟，項目成功的潛在機(jī)率最小，而這時候的風(fēng)險最大，項目干系人在項目的開始階段有最多的機(jī)會可以影響項目。項目計劃一、項目計劃主要內(nèi)容1、項目計劃的基本原則：l避免或減小不確定性；l提高運營效率；l對目標(biāo)的更好理解；l為監(jiān)測和控制工作提高基礎(chǔ)。2、項目計劃解決五個基本問題：何事（技術(shù)目標(biāo)，并對問題進(jìn)行說明）；如何（工作分解結(jié)構(gòu)）；何人（人員使用計劃）；何時（進(jìn)度表）；多少（成本預(yù)算）。3、項目計劃主要要做的是工作說明、項目規(guī)定、里程碑進(jìn)度計劃、工作分解結(jié)構(gòu)。分解如下：（1）準(zhǔn)備環(huán)境分析：我們在哪里？我們?nèi)绾蔚竭@里，為什么要到這里？即：我們的現(xiàn)狀是什么樣的？我們的現(xiàn)狀是怎樣形成的，為什么要形成這個現(xiàn)狀（原來要形成這個現(xiàn)狀的原因是什么）？（2）設(shè)立目標(biāo)：這是我們想去的地方嗎？我們想去哪里？（是在1年內(nèi)，還是在5年內(nèi)？）即：這是我們的最終目標(biāo)嗎？我們的最終目標(biāo)是什么？達(dá)到最終目標(biāo)是時間是1年內(nèi)，還是在5年內(nèi)？（3）列出備選戰(zhàn)略：如果我們像以前那樣的話，我們將去哪里？那是我們想去的地方嗎？我們?nèi)绾尾拍艿竭_(dá)我們想去的地方？即：如果我們維持現(xiàn)狀，我們將達(dá)到什么目標(biāo)，這個目標(biāo)是我們最終目標(biāo)嗎？如何才能實現(xiàn)我們的最終目標(biāo)？（4）列出機(jī)會和威脅：什么可能阻止我們到達(dá)那里？什么可能幫助我們?nèi)ツ抢?？即實現(xiàn)最終目標(biāo)的障礙及實現(xiàn)目標(biāo)的有利條件。（5）準(zhǔn)備預(yù)測：我們能去哪里？我們到想去的地方應(yīng)該帶什么？即：依靠現(xiàn)有條件，能達(dá)到的階段是怎樣的？實現(xiàn)最終目標(biāo)必須具備的條件是什么？（6）選擇戰(zhàn)略組合：我們應(yīng)采取的最好的路線是什么？潛在利益是什么？風(fēng)險是什么？即：實現(xiàn)最終目標(biāo)的最優(yōu)的實施方案是什么？有什么利和弊？（7）準(zhǔn)備行動程序：我們需要做什么？我們什么時候做？我們?nèi)绾巫觯空l來做？即：制定實施方案的工作具體展開內(nèi)容、里程碑時間計劃、方法及確定實施人員。（8）監(jiān)測與控制：我們是在原計劃軌道上嗎？如果不是，為什么？為了按原計劃路線走，我們需要做什么？我們能做嗎？即：對照制定的實施計劃，實際進(jìn)度及效果是否受控；如有偏差，造成原因是什么，如需要糾正到原受控狀態(tài)需要采取什么措施，這些措施能實施嗎？4、項目計劃的組成部分：（1）項目計劃內(nèi)容：確定工作要求；確定工作質(zhì)量和數(shù)量；確定所需資源；制定活動的時間計劃；評估各種風(fēng)險。（2）也可以分為9個組成部分：目標(biāo)：一個目的、指標(biāo)或在一定時間內(nèi)完成的份額。程序：為達(dá)到或超過目標(biāo)要采取的戰(zhàn)略和主要的行動。進(jìn)度計劃：計劃說明了個人或集團(tuán)活動或任務(wù)什么時候開始或結(jié)束。預(yù)算：為達(dá)到或超過目標(biāo)，計劃所需的費用。預(yù)測：在某一時間會發(fā)生什么情況。組織： 為達(dá)到或超過目標(biāo)，對所需要的職位的數(shù)目、種類及其相應(yīng)的權(quán)力和責(zé)任的設(shè)計。方針：決策和個人行為的總指南。步驟：執(zhí)行方針的詳細(xì)方法。標(biāo)準(zhǔn)：用足夠或可接受來定義的個人或團(tuán)隊質(zhì)量層次。二、項目計劃8大步驟項目計劃8大步驟如下圖：三、項目計劃失敗的原因不論我們?nèi)绾闻?，計劃也不會是完美的，有時候也會失敗，失敗的典型原因有：1、低層組織不理解公司目標(biāo)；2、在短時間內(nèi)計劃的內(nèi)容太多；3、財務(wù)估計太差；4、在資料不充足基礎(chǔ)上做計劃；5、沒有盡力去使計劃過程系統(tǒng)化；6、計劃是由計劃組執(zhí)行的；7、沒人知道最終目標(biāo)；8、沒人知道職責(zé)要求；9、沒人知道重要的里程碑日期，包括書面報告；10、項目估計是靠猜測，而不是以歷史或標(biāo)準(zhǔn)為基礎(chǔ)的；11、沒有足夠的時間進(jìn)行適當(dāng)?shù)墓烙嫞?2、沒有不厭其煩地調(diào)查職員是否具備所需技能；13、人們不是朝同一個方向工作；14、人們總是被推進(jìn)來、推出去，很少考慮進(jìn)度計劃；有時候失敗是由于忘記或忽略細(xì)節(jié)，有時候是由于項目經(jīng)理“胃口太大”，有很多項目失敗是因為項目經(jīng)理是唯一知道項目進(jìn)展的人，而現(xiàn)在他卻因其他原因不能主持工作。四、對項目經(jīng)理制定項目計劃過程的建議1、讓子項目職能經(jīng)理自己做計劃。一般來說，操作者是操作者，計劃者是計劃者，兩者永遠(yuǎn)不會接觸。2、在計劃前建立目標(biāo)，否則只能做短期考慮。3、為計劃者設(shè)立目標(biāo)。這能防御非本質(zhì)的東西，能在該投入的地方做出努力。4、保持靈活。利用人與人的交往，加強(qiáng)快速反應(yīng)。5、保持一種平衡觀。不要行為過激，注重?fù)Q位思考。6、歡迎高層管理者參與。高層管理者有制定計劃和取消計劃的能力，可能是唯一的、最重要的變量。7、要意識到未來的支出計劃。這將消除低估的傾向。8、在預(yù)測后檢驗假設(shè)。這是必要的，因為一般專業(yè)人員都太樂觀，不要太依賴一套資料。9、不要集中于今天的問題。盡力避免危機(jī)管理和戰(zhàn)爭。10、獎勵那些驅(qū)除謬誤的人，避免Persian信息員綜合癥（即超越對壞的趨勢的容忍力）。獎勵第一個提出壞消息的人。項目執(zhí)行及控制項目執(zhí)行、項目控制是項目管理5大步驟的第3、第4個步驟。項目執(zhí)行：為獲取項目團(tuán)隊成員談判，指導(dǎo)和管理工作，同團(tuán)隊成員一起工作從而幫助他們獲得提高。項目控制：跟蹤進(jìn)程，比較實際產(chǎn)出和計劃產(chǎn)出，分析影響，做出調(diào)整。一、項目進(jìn)度控制過程1、項目進(jìn)度控制基本思想對于進(jìn)度控制工作，應(yīng)明確一個基本思想：計劃的不變是相對的，變是絕對的，平衡是相對的，不平衡是絕對的。要針對變化采取對策，定期地、經(jīng)常地調(diào)整進(jìn)度計劃。項目實施階段控制的任務(wù)主要有：設(shè)計前準(zhǔn)備階段的進(jìn)度控制，設(shè)計階段進(jìn)度控制，以及施工階段進(jìn)度控制等。2、項目控制過程包括內(nèi)容：定期收集項目完成情況數(shù)據(jù)，將實際完成情況數(shù)據(jù)與計劃進(jìn)程進(jìn)行比較，一旦項目實際進(jìn)程晚于計劃進(jìn)程，則采取糾正措施。這個過程在整個項目進(jìn)程必須經(jīng)常進(jìn)行。在控制過程中，應(yīng)確定一個固定的報告期，將實際進(jìn)程與計劃進(jìn)程進(jìn)行比較。在進(jìn)度報告中，需要收集兩種數(shù)據(jù)或信息：（1）實際執(zhí)行中的數(shù)據(jù)，包括活動開始或結(jié)束的技術(shù)時間，使用或投入的實際成本。（2）有關(guān)項目范圍、進(jìn)度計劃和預(yù)算變更的信息，這些變更可能是由客戶或項目團(tuán)隊引起，或者是某種不可預(yù)見事情的發(fā)生引起。一旦變更被列入計劃并取得了客戶同意，就必須建立一個新的基準(zhǔn)計劃，這個計劃的范圍、進(jìn)度和預(yù)算可能和最初的基準(zhǔn)計劃有所不同。數(shù)據(jù)或信息必須及時收集，以作為變更項目進(jìn)度計劃和預(yù)算的依據(jù)。3、項目變更管理：數(shù)據(jù)或信息變更后項目實施流程：更新的進(jìn)度計劃和預(yù)算一經(jīng)形成，必須將它們與基準(zhǔn)進(jìn)度和預(yù)算進(jìn)行比較，分析各種變量，以預(yù)測項目將提前還是延期完成，是低于還是超過預(yù)算完成。如果項目進(jìn)展良好，就不需要采取糾正措施，在下一個報告期對進(jìn)展情況再做分析。項目控制過程貫穿于這個項目。一般來說，報告期越短，早發(fā)現(xiàn)問題并采取糾正措施的機(jī)會就越多。如果一個項目遠(yuǎn)遠(yuǎn)偏離了控制，就很難在不犧牲項目范圍、預(yù)算、進(jìn)度或質(zhì)量的情況下實現(xiàn)項目目標(biāo)，明智的做法是增加報告期的頻率，直到項目按進(jìn)度進(jìn)行?？刂祈椖窟M(jìn)度計劃變更其中會涉及許多問題，第一個要點是要保證項目進(jìn)度計劃是現(xiàn)實的，不能制定一些不切實際的進(jìn)度計劃。第二個要點，是要有紀(jì)律和領(lǐng)導(dǎo)來強(qiáng)調(diào)遵守并達(dá)到進(jìn)度計劃的重要性。二、進(jìn)度控制的方法控制過程是為了保證項目按計劃進(jìn)行或進(jìn)行必要調(diào)整，其動態(tài)控制的原理是：“計劃/實施/反饋/調(diào)整”循環(huán) 。1、項目控制三部曲尋找偏差原因與趨勢分析采取糾偏行動項目控制過程分類：自動控制通過/不通過控制后向控制對照上圖，項目控制的內(nèi)容有：識別計劃的偏離；采取矯正措施以使實際進(jìn)展與計劃保持一致；接受和評估來自項目干系人的項目變更請求；必要時重新調(diào)整項目活動；必要時調(diào)整資源水平；得到授權(quán)者批準(zhǔn)后，變更項目范圍；調(diào)整項目目標(biāo)并獲得項目干系人的許可。2、項目控制方法：應(yīng)用進(jìn)度計劃表召集會議觀察與檢查項目跟蹤計劃定期反饋與報告（1）其使用的文件形式有：計劃文件周報、日報（2）其使用的會議形式有：階段會議例會（風(fēng)險、組間）每日晨會三、項目執(zhí)行、控制過程項目驗收核實所有的工作任務(wù)得以完成，合同的合同驗收，財務(wù)的財務(wù)驗收，書面工作的管理驗收。一、項目驗收主要工作承認(rèn)功績和成果；得到最終項目干系人的認(rèn)可；合同終結(jié)；項目經(jīng)驗教訓(xùn)的最終定稿；和包含項目組成員在內(nèi)的項目干系人一起評估項目過程/成果；撰寫項目總結(jié)報告；關(guān)閉項目辦公室，解散項目組。二、項目驗收過程1、評估與驗收2、項目總結(jié)3、項目文件歸檔（1）順利完成項目評估和驗收；（2）成功和失敗的經(jīng)驗總結(jié)；（3）完整的項目信息歸檔。四、驗收階段常見問題（1）經(jīng)驗、教訓(xùn)的總結(jié)和傳承做得不夠；（2）項目組成員對文