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文書檔案案卷格式 國家標(biāo)準(zhǔn) 文書檔案案卷格式 GB T 9705 88 1 適適用用范范圍圍 本標(biāo)準(zhǔn)適用于我國各級檔案館 室 和文書處理部門 2 案案卷卷卷卷皮皮格格式式 文書檔案案卷卷皮分兩種 一種是硬卷皮 一種是軟卷皮 2 1 硬卷皮格式 2 1 1 硬卷皮外形尺寸 封面尺寸規(guī)格采用 300mm 220mm 或 280mm 210mm 長 寬 封底尺寸同封面尺寸 封底三邊 上 下 翻口處 要另有 70mm 寬的折疊紙舌 卷脊可根據(jù)需要分別設(shè) 10 15 20mm 三種厚度 用于成卷裝訂的卷皮 上 下側(cè)裝訂處要各有 20mm 寬的裝訂紙舌 本標(biāo)準(zhǔn)推薦使用 250 克牛皮紙制作案卷硬卷皮 2 1 2 案卷封面項目 封面項目包括 全宗名稱 類目名稱 案卷題名 時間 保管期限 件 頁數(shù) 歸檔號 檔號 各項目具體位置 尺寸 2 1 3 封面項目的填寫方法 2 1 3 1 全宗名稱 全宗名稱相同于立檔單位的名稱 填寫全宗名稱必須用全稱或通用簡稱 如 中國 共產(chǎn)黨中央委員會 簡稱為 中共中央 中華人民共和國外交部 簡稱為 外交部 河 北省人民政府人事局 簡稱為 河北省人事局 不得簡稱為 本部 本委 本省人事 局 2 1 3 2 類目名稱 類目名稱指全宗內(nèi)分類方案的第一級類目名稱 在一個全宗內(nèi)應(yīng)按統(tǒng)一的方案分 類 并應(yīng)保持分類體系的穩(wěn)定性 2 1 3 3 案卷題名 案卷題名即案卷標(biāo)題 一般由立卷人自擬 案卷題名應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確概括本卷文件的主 要制發(fā)機(jī)關(guān) 內(nèi)容 文種 文字應(yīng)力求簡煉 明確 2 1 3 4 時間 卷內(nèi)文件所屬的起止年月 2 1 3 5 保管期限 立卷時劃定的案卷保管期限 一般由立卷人填寫 2 1 3 6 件 頁數(shù) 裝訂的案卷要填寫總頁數(shù) 不裝訂的案卷要填寫本卷的總件數(shù) 2 1 3 7 歸檔號 填寫文書處理號 由立卷人填寫 2 1 3 8 檔號的編制 封面檔號由全宗號 目錄號 案卷號組成 全宗號 檔案館指定給立檔單位的編號 目錄號 全宗內(nèi)案卷所屬目錄的編號 在同一個全宗內(nèi)不允許出現(xiàn)重復(fù)的案卷目 錄號 案卷號 目錄內(nèi)案卷的順序編號 在同一個案卷目錄內(nèi)不允許出現(xiàn)重復(fù)的案卷號 2 1 4 卷脊項目包括 全宗號 目錄號 年度 案卷號 其排列格式尺寸 2 2 軟卷皮格式 使用軟卷皮裝訂的案卷 必須裝入卷盒內(nèi)保存 2 2 1 軟卷皮外形尺寸 軟卷皮設(shè)封皮和封底 其封皮和封底可根據(jù)需要采用長寬為 297mm 210mm 供 A4 型紙用 或 260mm 185mm 供 16 開型紙用 的規(guī)格 2 2 2 軟卷皮封面項目 軟卷皮封面項目及填寫方法均同硬卷皮格式 封面項目尺寸 位置 2 2 3 軟卷皮封二項目 軟卷皮封二印制項目包括 順序號 文號 責(zé)任者 題名 日期 頁號 備注 各項目具體位置 心寸 軟卷皮封二項目的填寫方法同 3 4 卷內(nèi)文件目錄填寫方法 2 2 4 軟卷皮封三印制項目包括 本卷情況說明 立卷人 檢查人 立卷時間 其尺寸 位置軟卷皮封三項目的填寫方法同 4 3 卷內(nèi)備考表填寫方法 2 3 卷盒格式 2 3 1 卷盒外形尺寸采用 300mm 220mm 長 寬 其高度可根據(jù)需要分別設(shè)置 30 40 或 50mm 的規(guī)格 在盒蓋翻口處中部要設(shè)置繩帶 使盒蓋能緊扣住卷盒 2 3 2 卷盒封面和卷脊格式 卷盒封面為空白面 卷脊項目包括全宗名稱 目錄號 年度 起止卷號 2 4 填寫要求 2 5 填寫案卷封面及卷脊時一律要求用毛筆或鋼筆 字跡要求工整 3 卷卷內(nèi)內(nèi)文文件件目目錄錄格格式式 3 1 目錄用紙幅面尺寸采用國內(nèi)通用 16 開型 即長 寬為 260mm 185mm 或國 際標(biāo)準(zhǔn) A4 型 即長 寬為 297mm 210mm 3 2 頁邊與文字區(qū)尺寸 卷內(nèi)目錄用紙上白邊 天頭 寬 20 0 5mm 卷內(nèi)目錄用紙下白邊 地腳 寬 15 0 5mm 卷內(nèi)目錄用紙左白邊 訂口 寬 25 0 5mm 卷內(nèi)目錄用紙右白邊 翻口 寬 15 0 5mm 3 3 卷內(nèi)文件目錄項目包括 順序號 文號 責(zé)任者 題名 日期 頁號 備注 各項目 具體位置 尺寸 3 4 卷內(nèi)文件目錄填寫方法 3 4 1 順序號 以卷內(nèi)文件排列先后順次填寫的序號 亦即件號 3 4 2 文號 文件制發(fā)機(jī)關(guān)的發(fā)文字號 3 4 3 責(zé)任者 對檔案內(nèi)容進(jìn)行創(chuàng)造或負(fù)有責(zé)任的團(tuán)體和個人 亦即文件的署名者 3 4 4 題名 即文件的標(biāo)題 一般應(yīng)照實(shí)抄錄 沒有標(biāo)題或標(biāo)題不能說明文件內(nèi)容的文 件 可自擬標(biāo)題 外加 號 3 4 5 日期 文件的形成時間 填寫時可省略 年 月 日 字 在表示年 月的數(shù)字 右下角加 號 3 4 6 頁號 卷內(nèi)文件所在之頁的編號 3 4 7 單份裝訂的案卷應(yīng)逐件加蓋檔號章 檔號章的位置在每件文件首頁的右上角 其 格式與尺寸是 全宗號目錄號案卷號件號 4 15 mm 3 4 8 備注 留待對卷內(nèi)文件變化時作說明之用 4 卷卷內(nèi)內(nèi)備備考考表表格格式式 4 1 卷內(nèi)備考表外形尺寸及頁邊與文字區(qū)尺寸均同卷內(nèi)目錄 4 2 卷內(nèi)備考表項目包括 本卷情況說明 立卷人 檢查人 立卷時間 各項目具體 位置 尺寸 4 3 1 本卷情況說明 填寫卷內(nèi)文件缺損 修改 補(bǔ)充 移出 銷毀等情 況 案卷立好以后發(fā)生或發(fā)現(xiàn)的問題由有關(guān)的檔案管理人員填寫并簽名 標(biāo)注時間 4 3 2 立卷人 由責(zé)任立卷者簽名 4 3 3 檢查人 由案卷質(zhì)量審核者簽名 4 3 4 立卷時間 填寫完成的立卷日期 5 案案卷卷各各部部分分的的排排列列格格式式 5 1 使用硬卷皮組卷 無論裝訂與否 其案卷各部分的排列格式均是 案卷封面 卷內(nèi)文件目錄 文件 備考表 封底 5 2 使用軟卷皮組卷 其案卷各部分按下列格式排列 軟卷封面 含卷內(nèi)文件