錄像檔案歸檔整理PPT課件

1 錄像檔案歸檔整理方法 2 歸檔錄音 錄像的含義 立檔單位在其職能活動(dòng)中直接形成的以聲音 影像形式存在的 并具有長遠(yuǎn)保存利用價(jià)值的歷史記錄 3 歸檔錄音 錄像整理 將歸檔錄音 錄像以件為單位進(jìn)行 收集 鑒定 分類 排列 編號(hào) 著錄 上架使之有序化的過程 歸檔錄音 錄像以件為整理單位 一般以能完整的 相對(duì)獨(dú)立的記錄某一事件的錄音或錄像材料為一件 錄音 錄像的整理方法分為錄音整理方法和錄像整理方法 但相似 所以合在一起講 4 整理 整理原則錄音 錄像的整理應(yīng)遵循保持錄音 錄像的有機(jī)聯(lián)系 便于保管和利用的原則 整理步驟錄音 錄像 檔案整理一般分為以下幾個(gè)步驟 收集 鑒定 分類 排列 著錄 上架 5 收集 收集范圍1 記錄本單位主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的 對(duì)單位工作 國家建設(shè)和歷史研究具有利用價(jià)值的錄音 錄像 2 領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參加與本單位 本地區(qū)有關(guān)的重大公務(wù)活動(dòng)形成的錄音 錄像 3 本單位組織或參加的重要外事活動(dòng)形成的錄音 錄像 4 記錄本單位 本地區(qū)重大事件 重大事故 重大自然災(zāi)害及其他異常情況和現(xiàn)象的錄音 錄像 5 記錄本地區(qū)地理概貌 城鄉(xiāng)建設(shè) 重點(diǎn)工程 名勝古跡 自然風(fēng)光以及民間風(fēng)俗和著名人物的錄音 錄像 6 其它有重要保存利用價(jià)值的錄音 錄像 6 收集要求1 凡屬歸檔范圍的錄音 錄像 必須按有關(guān)規(guī)定向本單位檔案部門移交 實(shí)行集中統(tǒng)一管理 任何個(gè)人不得據(jù)為已有或拒絕歸檔 2 收集的錄音 錄像沒有標(biāo)明主題 內(nèi)容 和時(shí)間的 移交人員應(yīng)在移交時(shí)予以補(bǔ)充完整 3 錄音應(yīng)整理出文字材料隨同移交 4 歸檔錄音 錄像應(yīng)確?？勺x性 并保持整潔 無破損 收集時(shí)間1 對(duì)具有歸檔保存價(jià)值的錄音 錄像 單位或個(gè)人應(yīng)及時(shí)整理 移交檔案室歸檔 一般不應(yīng)跨年度 7 鑒定 根據(jù)本單位的歸檔范圍 對(duì)每一件錄音 錄像進(jìn)行鑒定 判斷其是否應(yīng)當(dāng)歸檔 對(duì)存有真?zhèn)我闪x的錄音 錄像應(yīng)采取必要措施進(jìn)行鑒定 鑒定檔案的保管期限 歸檔錄音 錄像的保管期限參照文書檔案保管期 劃分為永久 30年 10年3種 8 分類 歸檔錄音 錄像應(yīng)在其全宗錄音 錄像類內(nèi) 按照年度 期限 年度 類別 或機(jī)構(gòu) 期限或按照項(xiàng)目進(jìn)行分類 同一全宗只能選擇一種分類方案并保持分類方案的穩(wěn)定 按年度分類將歸檔錄音 錄像按形成年度分類 按期限分類將歸檔錄音 錄像按其保管期限分為永久 30年 10年3種 按類別 或機(jī)構(gòu) 分類將歸檔錄音 錄像按問題 或機(jī)構(gòu) 進(jìn)行分類 按項(xiàng)目分類將歸檔錄音錄像按項(xiàng)目分類 9 排列 根據(jù)分類方案 每件歸檔錄音 錄像在最低一級(jí)類目內(nèi)按時(shí)間先后順序排列 格式主要有如下三種 1 格式 全宗號(hào) 錄音 錄像 年度 期限 件號(hào) 2 格式 全宗號(hào) 錄音 錄像 年度 類別 或機(jī)構(gòu) 期限 件號(hào) 3 格式 全宗號(hào) 錄音 錄像 項(xiàng)目 期限 件號(hào) 注 機(jī)關(guān)錄音錄像檔案一般按格式一排列 10 責(zé)任者 制發(fā)錄音 錄像的組織或個(gè)人 即錄音 錄像的制成機(jī)關(guān)或署名者 題名 錄音 錄像標(biāo)題 時(shí)間 地點(diǎn) 人物 事由 時(shí)間長度 分 秒 錄音 錄像錄制 或播放 的時(shí)間長度 用分 秒標(biāo)識(shí) 如 128分37秒 起始標(biāo)志 錄音 錄像起始的標(biāo)志 錄音的第一句話 錄像的第一幀畫面 用語言描述 結(jié)束標(biāo)志 錄音 錄像結(jié)束的標(biāo)志 錄音的第末句話 錄像的第末幀畫面 用語言描述 現(xiàn)存載體編號(hào) 指經(jīng)遷移后的歸檔錄音 錄像存貯載體的編號(hào) 原存載體編號(hào) 指歸檔錄音 錄像原存貯載體的編號(hào) 參見號(hào) 與本件錄音 錄像有密切聯(lián)系的其他載體檔案的檔號(hào) 備注 注釋錄音 錄像需說明的情況 11 圖2 歸檔目錄 錄音 錄像檔案目錄用紙幅面尺寸采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型 長 寬 279mm 210mm 橫排 12 目錄封面 錄音 錄像檔案目錄應(yīng)編制目錄封面 封面可以視需要設(shè)置全宗名稱 錄音 錄像 檔案 年度 類別 或機(jī)構(gòu) 期限等項(xiàng)目 見圖3 其中全宗名稱即立檔單位名稱 填寫時(shí)應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡稱 13 圖4 目錄封面 注 長 寬 210mm 297mm 14 上架 遷移后的歸檔錄音 錄像存貯載體應(yīng)按分類方案排列順序編號(hào) 上架 原錄音 錄像存貯載體的各種光盤 優(yōu)盤等自行分類 編號(hào) 上架 15 保管 對(duì)歸檔錄音 錄像 要采取相應(yīng)措施確保