錄像檔案歸檔整理PPT課件

1 錄像檔案歸檔整理方法 2 歸檔錄音 錄像的含義 立檔單位在其職能活動(dòng)中直接形成的以聲音 影像形式存在的 并具有長(zhǎng)遠(yuǎn)保存利用價(jià)值的歷史記錄 3 歸檔錄音 錄像整理 將歸檔錄音 錄像以件為單位進(jìn)行 收集 鑒定 分類(lèi) 排列 編號(hào) 著錄 上架使之有序化的過(guò)程 歸檔錄音 錄像以件為整理單位 一般以能完整的 相對(duì)獨(dú)立的記錄某一事件的錄音或錄像材料為一件 錄音 錄像的整理方法分為錄音整理方法和錄像整理方法 但相似 所以合在一起講 4 整理 整理原則錄音 錄像的整理應(yīng)遵循保持錄音 錄像的有機(jī)聯(lián)系 便于保管和利用的原則 整理步驟錄音 錄像 檔案整理一般分為以下幾個(gè)步驟 收集 鑒定 分類(lèi) 排列 著錄 上架 5 收集 收集范圍1 記錄本單位主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的 對(duì)單位工作 國(guó)家建設(shè)和歷史研究具有利用價(jià)值的錄音 錄像 2 領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參加與本單位 本地區(qū)有關(guān)的重大公務(wù)活動(dòng)形成的錄音 錄像 3 本單位組織或參加的重要外事活動(dòng)形成的錄音 錄像 4 記錄本單位 本地區(qū)重大事件 重大事故 重大自然災(zāi)害及其他異常情況和現(xiàn)象的錄音 錄像 5 記錄本地區(qū)地理概貌 城鄉(xiāng)建設(shè) 重點(diǎn)工程 名勝古跡 自然風(fēng)光以及民間風(fēng)俗和著名人物的錄音 錄像 6 其它有重要保存利用價(jià)值的錄音 錄像 6 收集要求1 凡屬歸檔范圍的錄音 錄像 必須按有關(guān)規(guī)定向本單位檔案部門(mén)移交 實(shí)行集中統(tǒng)一管理 任何個(gè)人不得據(jù)為已有或拒絕歸檔 2 收集的錄音 錄像沒(méi)有標(biāo)明主題 內(nèi)容 和時(shí)間的 移交人員應(yīng)在移交時(shí)予以補(bǔ)充完整 3 錄音應(yīng)整理出文字材料隨同移交 4 歸檔錄音 錄像應(yīng)確保可讀性 并保持整潔 無(wú)破損 收集時(shí)間1 對(duì)具有歸檔保存價(jià)值的錄音 錄像 單位或個(gè)人應(yīng)及時(shí)整理 移交檔案室歸檔 一般不應(yīng)跨年度 7 鑒定 根據(jù)本單位的歸檔范圍 對(duì)每一件錄音 錄像進(jìn)行鑒定 判斷其是否應(yīng)當(dāng)歸檔 對(duì)存有真?zhèn)我闪x的錄音 錄像應(yīng)采取必要措施進(jìn)行鑒定 鑒定檔案的保管期限 歸檔錄音 錄像的保管期限參照文書(shū)檔案保管期 劃分為永久 30年 10年3種 8 分類(lèi) 歸檔錄音 錄像應(yīng)在其全宗錄音 錄像類(lèi)內(nèi) 按照年度 期限 年度 類(lèi)別 或機(jī)構(gòu) 期限或按照項(xiàng)目進(jìn)行分類(lèi) 同一全宗只能選擇一種分類(lèi)方案并保持分類(lèi)方案的穩(wěn)定 按年度分類(lèi)將歸檔錄音 錄像按形成年度分類(lèi) 按期限分類(lèi)將歸檔錄音 錄像按其保管期限分為永久 30年 10年3種 按類(lèi)別 或機(jī)構(gòu) 分類(lèi)將歸檔錄音 錄像按問(wèn)題 或機(jī)構(gòu) 進(jìn)行分類(lèi) 按項(xiàng)目分類(lèi)將歸檔錄音錄像按項(xiàng)目分類(lèi) 9 排列 根據(jù)分類(lèi)方案 每件歸檔錄音 錄像在最低一級(jí)類(lèi)目?jī)?nèi)按時(shí)間先后順序排列 格式主要有如下三種 1 格式 全宗號(hào) 錄音 錄像 年度 期限 件號(hào) 2 格式 全宗號(hào) 錄音 錄像 年度 類(lèi)別 或機(jī)構(gòu) 期限 件號(hào) 3 格式 全宗號(hào) 錄音 錄像 項(xiàng)目 期限 件號(hào) 注 機(jī)關(guān)錄音錄像檔案一般按格式一排列 10 責(zé)任者 制發(fā)錄音 錄像的組織或個(gè)人 即錄音 錄像的制成機(jī)關(guān)或署名者 題名 錄音 錄像標(biāo)題 時(shí)間 地點(diǎn) 人物 事由 時(shí)間長(zhǎng)度 分 秒 錄音 錄像錄制 或播放 的時(shí)間長(zhǎng)度 用分 秒標(biāo)識(shí) 如 128分37秒 起始標(biāo)志 錄音 錄像起始的標(biāo)志 錄音的第一句話(huà) 錄像的第一幀畫(huà)面 用語(yǔ)言描述 結(jié)束標(biāo)志 錄音 錄像結(jié)束的標(biāo)志 錄音的第末句話(huà) 錄像的第末幀畫(huà)面 用語(yǔ)言描述 現(xiàn)存載體編號(hào) 指經(jīng)遷移后的歸檔錄音 錄像存貯載體的編號(hào) 原存載體編號(hào) 指歸檔錄音 錄像原存貯載體的編號(hào) 參見(jiàn)號(hào) 與本件錄音 錄像有密切聯(lián)系的其他載體檔案的檔號(hào) 備注 注釋錄音 錄像需說(shuō)明的情況 11 圖2 歸檔目錄 錄音 錄像檔案目錄用紙幅面尺寸采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型 長(zhǎng) 寬 279mm 210mm 橫排 12 目錄封面 錄音 錄像檔案目錄應(yīng)編制目錄封面 封面可以視需要設(shè)置全宗名稱(chēng) 錄音 錄像 檔案 年度 類(lèi)別 或機(jī)構(gòu) 期限等項(xiàng)目 見(jiàn)圖3 其中全宗名稱(chēng)即立檔單位名稱(chēng) 填寫(xiě)時(shí)應(yīng)使用全稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng) 13 圖4 目錄封面 注 長(zhǎng) 寬 210mm 297mm 14 上架 遷移后的歸檔錄音 錄像存貯載體應(yīng)按分類(lèi)方案排列順序編號(hào) 上架 原錄音 錄像存貯載體的各種光盤(pán) 優(yōu)盤(pán)等自行分類(lèi) 編號(hào) 上架 15 保管 對(duì)歸檔錄音 錄像 要采取相應(yīng)措施確保