偏差處理管理規(guī)程.doc

禹州市金地中藥飲片有限公司GMP文件文件名稱偏差處理管理規(guī)程文件編碼MSZLGC04200制 訂 人審 核 人批 準(zhǔn) 人制訂日期審核日期批準(zhǔn)日期頒發(fā)部門質(zhì)量管理部頒發(fā)數(shù)量生效日期接收部門總經(jīng)理 行政辦公室 生產(chǎn)管理部 采購部 倉儲部 質(zhì)量管理部 銷售部 財務(wù)部制訂依據(jù)依據(jù)藥品生產(chǎn)質(zhì)量管理規(guī)范（2010年修訂）制訂一、目 的：為偏差的處理提供規(guī)范程序，確保所有偏差能得到及時有效的處理，防止類似或相同的偏差再次發(fā)生, 便于對產(chǎn)品進(jìn)行質(zhì)量追溯和跟蹤，保證產(chǎn)品質(zhì)量。二、適用范圍：適用于與公司設(shè)施設(shè)備、產(chǎn)品、物料、程序、工藝過程、標(biāo)準(zhǔn)、方法、環(huán)境控制、文件資料以及與質(zhì)量相關(guān)的涉及GMP及SOP執(zhí)行的所有偏差。三、責(zé) 任 者：1.質(zhì)量管理部 負(fù)責(zé)本規(guī)程的起草、修訂、審核、培訓(xùn)、實施和監(jiān)督。負(fù)責(zé)偏差的分類；負(fù)責(zé)對偏差報告和調(diào)查系統(tǒng)的管理；負(fù)責(zé)質(zhì)量偏差管理文件，制定不同類型偏差處理規(guī)程及時限；對調(diào)查的范圍和對產(chǎn)品影響性協(xié)調(diào)調(diào)查組進(jìn)行再評估；批準(zhǔn)采取的糾正措施，確保糾正措施符合法律法規(guī)要求；負(fù)責(zé)跟蹤糾正和糾正預(yù)防措施的執(zhí)行，并結(jié)束偏差和（或）啟動CAPA 程序；負(fù)責(zé)保存偏差調(diào)查、處理的文件和記錄。2 質(zhì)量總監(jiān)負(fù)責(zé)本規(guī)程的批準(zhǔn)。負(fù)責(zé)批準(zhǔn)糾正以及糾正預(yù)防措施（CAPA）；負(fù)責(zé)審核批準(zhǔn)偏差調(diào)查報告。3 相關(guān)部門及人員接收偏差調(diào)查程序相關(guān)的培訓(xùn)課程。（必要時）負(fù)責(zé)偏差的即時（緊急）處置；負(fù)責(zé)立即報告直接主管、技術(shù)支持部門或質(zhì)量管理部門人員和質(zhì)量受權(quán)人，不得私自隱瞞偏差或?qū)ζ钸M(jìn)行處理。4 偏差處理小組：由生產(chǎn)管理的相關(guān)負(fù)責(zé)人、質(zhì)量管理的相關(guān)負(fù)責(zé)人、注冊的相關(guān)負(fù)責(zé)人組成，必要時有設(shè)備科的相關(guān)負(fù)責(zé)人和研發(fā)部的相關(guān)負(fù)責(zé)人參與。主要負(fù)責(zé)調(diào)查偏差的根本原因；評估偏差的影響；及提出糾正以及糾正預(yù)防措施（CAPA）。5 管理層 確保需要立即采取的措施完成，包括隔離整批或部分批次或停止生產(chǎn)操作。為調(diào)查及措施跟蹤提供足夠、合格的資源，包括調(diào)查人員和調(diào)查團(tuán)隊。質(zhì)量受權(quán)人負(fù)責(zé)審閱主要偏差和重要偏差。四、定義1.偏差：指偏離已批準(zhǔn)的程序（指導(dǎo)文件）或標(biāo)準(zhǔn)的任何情況。即任何偏離生產(chǎn)工藝、物料平衡限度、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、趨勢、設(shè)備、參數(shù)、檢驗方法、操作規(guī)程等的情況均視為偏差。 常見偏差主要存在以下方面：員工培訓(xùn)、人員操作、生產(chǎn)操作、包裝和貼簽、物料管理、設(shè)施和設(shè)備、實驗室控制、質(zhì)量保證、校驗/驗證、標(biāo)準(zhǔn)/方法、文件/記錄、環(huán)境/衛(wèi)生等。2.偏差的分級：根據(jù)偏差對工藝、產(chǎn)品或安全、環(huán)境的影響程度所做的分類。3.CAPA：糾正/預(yù)防措施的簡稱。五、正文1 偏差的分類：1.1偏差分為微小偏差、中等偏差和關(guān)鍵偏差三種類型。1.1.1 微小偏差是指不會直接影響產(chǎn)品質(zhì)量和功效但是會對外觀上產(chǎn)生影響。其中包括細(xì)微的文件不符合，會導(dǎo)致外觀投訴或訂單延遲，但必須立刻采取糾正措施，并立即記錄在批生產(chǎn)記錄或其他GMP受控文件中。1.1.2 中等偏差是指可能對產(chǎn)品的質(zhì)量產(chǎn)生實際或潛在的影響。必須進(jìn)行深入調(diào)查，查明原因，在批準(zhǔn)繼續(xù)產(chǎn)生之前需要采取矯正措施。1.1.3 關(guān)鍵偏差是指嚴(yán)重的違反GMP，由于使用了不適當(dāng)?shù)姆椒ê涂刂剖侄?，會?dǎo)致危及產(chǎn)品的安全和功效。檢查失敗會導(dǎo)致產(chǎn)品召回/停產(chǎn)/嚴(yán)重投訴。必須按規(guī)定的程序進(jìn)行深入調(diào)查，查明原因。除必須建立糾正措施外，還必須建立長期的預(yù)防性措施。2 偏差的識別、報告及應(yīng)急處理措施：2.1在日常工作過程中，所有員工均應(yīng)留意異常，如發(fā)現(xiàn)異常，嚴(yán)重的應(yīng)立即報告給質(zhì)量部，一般的偏差應(yīng)報告給現(xiàn)場QA。如是偏差，發(fā)現(xiàn)人應(yīng)在偏差發(fā)現(xiàn)后24小時內(nèi)填寫偏差報告表。2.2偏差報告表的填寫內(nèi)容應(yīng)至少包括以下內(nèi)容：發(fā)現(xiàn)人，發(fā)現(xiàn)日期、時間，發(fā)現(xiàn)地點，發(fā)現(xiàn)過程（即在什么過程中發(fā)現(xiàn)的偏差），發(fā)現(xiàn)偏差的詳細(xì)描述、相關(guān)受影響的物料/產(chǎn)品/設(shè)備的名稱、代號/編號、批號等以及證據(jù)，偏差的可能原因及應(yīng)急處理措施。2.3 偏差描述應(yīng)清晰、完整、簡明扼要，易于理解。偏差發(fā)現(xiàn)證據(jù)可以是只寫資料名稱及編號等信息的引用資料式描述，也可以是以圖片或相關(guān)證據(jù)資料的復(fù)印件形式表示的附件。發(fā)現(xiàn)人及主管/QA應(yīng)快速的初步分析及調(diào)查偏差，以確定初步可能的原因、受影響物料/產(chǎn)品/設(shè)備等，必要時應(yīng)立即采取停止操作、隔離等應(yīng)急措施，以防止影響進(jìn)一步擴(kuò)大。隔離物料、產(chǎn)品、設(shè)備等應(yīng)掛“暫停使用”標(biāo)識。2.4 以上內(nèi)容填寫完全后，填寫人應(yīng)交部門主管、現(xiàn)場QA及部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，確認(rèn)后的偏差報告表應(yīng)及時交QA負(fù)責(zé)人，偏差應(yīng)在偏差發(fā)現(xiàn)當(dāng)日報告，如當(dāng)日不能報告時，應(yīng)最晚于次日報告。2.5 QC實驗室檢驗過程出現(xiàn)的超標(biāo)、超常和檢驗結(jié)果異常，應(yīng)執(zhí)行實驗室不合格結(jié)果的調(diào)查及微生物實驗不合格結(jié)果的調(diào)查中相關(guān)規(guī)定。3偏差的評估及分級：3.1 質(zhì)量管理部負(fù)責(zé)人接到偏差報告后，組織偏差涉及到的相關(guān)部門負(fù)責(zé)人成立偏差處理小組，評估偏差的潛在影響及風(fēng)險，評估過程可運用質(zhì)量風(fēng)險管理相關(guān)知識及工具。評估后根據(jù)評估結(jié)果及偏差的分級對偏差進(jìn)行分類，評估及分類結(jié)果應(yīng)記錄在偏差評估調(diào)查表中并由評估人簽名確認(rèn)。如評估過程如有附件產(chǎn)生，應(yīng)附上附件。偏差評估及分類應(yīng)在接到偏差報告后2個工作日內(nèi)完成。3.2 偏差按對產(chǎn)品質(zhì)量潛在影響的程度來分類。3.3 評估、分類后偏差報告可交QA文件檔案管理員對偏差進(jìn)行編號。編號原則（除驗證偏差外）為：PCYYMMXX，YYMMXX為6 位阿拉伯?dāng)?shù)字，其中前2位表示年份，中間2位為月份，后2位為月流水號。如PC080201，表示2008年2月第1件偏差。驗證偏差編號為PCYYMMXX，YYMMXX意思相同,如PC080201，表示2008年2月第1件偏差。4 偏差的調(diào)查與分析：4.1 偏差原因的調(diào)查首先得確認(rèn)以下項目：4.1.1首先應(yīng)確認(rèn)什么時候由誰發(fā)現(xiàn)的偏差?4.1.2偏差的結(jié)果是什么？4.1.3什么是可能的根源？4.1.4這種情況以前有沒有發(fā)生過？4.1.5判斷偏差的類型？對產(chǎn)品的質(zhì)量會造成什么風(fēng)險？是否為質(zhì)量事故？4.2偏差需進(jìn)行調(diào)查。QA負(fù)責(zé)人根據(jù)實際情況確定調(diào)查完成期限（最長不超過20個工作日），并指定一名調(diào)查負(fù)責(zé)人（QA人員），由其調(diào)查或組織偏差發(fā)現(xiàn)部門及主要相關(guān)部門人員組成調(diào)查小組進(jìn)行調(diào)查。4.3 調(diào)查內(nèi)容一般應(yīng)包括：偏差的實際狀況，偏差的起止時間及根本原因，緊急預(yù)防措施是否得當(dāng)、有效，受影響的物料/產(chǎn)品/設(shè)備，類似偏差的發(fā)生頻次、發(fā)展趨勢等。4.4 調(diào)查方式包括，但不限于以下幾種：4.4.1 與相關(guān)人員進(jìn)行溝通、交談，必要時訪問或?qū)徲嫻?yīng)商。4.4.2 核查現(xiàn)場：包括偏差涉及的所有物料、產(chǎn)品、設(shè)備、儀器儀表、參數(shù)設(shè)置、人員操作、留樣等。4.4.3 審核相關(guān)文件，這些文件可能包括：SOP、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、檢驗方法、檢驗記錄及報告、取樣記錄、生產(chǎn)記錄、設(shè)備運行記錄、設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)記錄及計劃、驗證報告、回顧報告、相關(guān)變更/偏差、人員培訓(xùn)記錄等。4.4.4 進(jìn)行相關(guān)樣品測試及設(shè)備維修檢查等。4.5 調(diào)查人員按照以上內(nèi)容進(jìn)行調(diào)查并收集、使用檢查列表、統(tǒng)計分析圖等4.6 調(diào)查結(jié)束后應(yīng)由QA寫出偏差調(diào)查報告，調(diào)查報告應(yīng)包括參與調(diào)查的人員，調(diào)查起止日期，偏差實際狀況，偏差起止時間，每一調(diào)查項目及結(jié)果，根本原因描述，受影響的產(chǎn)品/物料/設(shè)備的名稱、代號/編號、批號、批次、數(shù)量等，類似事件的發(fā)展趨勢，調(diào)查結(jié)論等。所有調(diào)查人應(yīng)在調(diào)查報告中簽字確認(rèn)。調(diào)查應(yīng)在計劃時限內(nèi)完成，若超過要求時限時需在調(diào)查報告中注明原因。調(diào)查報告完成后，QA 應(yīng)將調(diào)查報告交QA主管。4.7 QA負(fù)責(zé)人組織偏差處理小組對調(diào)查報告進(jìn)行審批，調(diào)查不充分者，不予批準(zhǔn)，應(yīng)繼續(xù)或重新調(diào)查，調(diào)查充分者批準(zhǔn)調(diào)查完成并在偏差評估調(diào)查表中簽字確認(rèn)，調(diào)查完成。5偏差處理5.1 偏差處理原則5.1.1任何人員都必須按照已經(jīng)批準(zhǔn)的GMP文件進(jìn)行管理和操作。5.1.2出現(xiàn)偏差必須立即報告并按偏差處理管理規(guī)程進(jìn)行。5.1.3嚴(yán)禁隱瞞不報偏差、產(chǎn)生原因或未經(jīng)批準(zhǔn)私自進(jìn)行偏差處理情況。5.1.4任何偏差都應(yīng)調(diào)查清楚，并采取糾偏行動，以防止類似偏差的再次發(fā)生，偏差報告應(yīng)在批產(chǎn)品放行之前完成并得到批準(zhǔn)。5.1.5對于可能影響產(chǎn)品質(zhì)量或有潛在影響的偏差或?qū)Ξa(chǎn)品的質(zhì)量、安全性或有效性產(chǎn)生嚴(yán)重的后果，或可能導(dǎo)致產(chǎn)品的報廢，都必須進(jìn)行深入的調(diào)查，查明原因，采取糾正措施進(jìn)行整改和跟蹤檢查，還必須建立長期的預(yù)防性措施。5.1.6對于不足以影響產(chǎn)品質(zhì)量的偏差，無需進(jìn)行深入的調(diào)查，但必須立即采取糾正措施，并如實記錄。5.1.7質(zhì)量管理部為偏差處理的終審部門。5.2偏差處理流程（見附錄2）5.2.1發(fā)現(xiàn)偏差時，當(dāng)事人必須立即停止生產(chǎn)或相關(guān)的操作，并立即向車間管理人員或本部門管理人員及QA檢查員報告。QA檢查員接到報告后，應(yīng)控制現(xiàn)場，掛“被控制牌”；偏差發(fā)生部門應(yīng)立即查找原因，如查看原始操作記錄、詢問相關(guān)操作人員等，采取措施予以糾正，并在生產(chǎn)或其它過程控制記錄里體現(xiàn)該偏差；QA檢查員、車間管理人員或部門管理人員確認(rèn)無法立即、完全糾正其偏差狀況的，應(yīng)立即填寫“偏差情況處理報告”，寫明偏差發(fā)生時涉及的產(chǎn)品名稱及批號、偏差發(fā)生的日期及時間、偏差發(fā)生的部門、偏差情況的詳細(xì)描述等，交偏差部門負(fù)責(zé)人簽署分析評估意見；5.2.2質(zhì)量管理員根據(jù)偏差部門的分析評估及偏差對產(chǎn)品質(zhì)量的影響情況，確定偏差類型；對產(chǎn)品質(zhì)量沒有影響，微小偏差的，無需開展進(jìn)一步調(diào)查，偏差情況處理報告交質(zhì)量總監(jiān)審核后關(guān)閉；5.2.3對產(chǎn)品質(zhì)量有影響，超出微小偏差范疇的，啟動偏差調(diào)查程序；偏差發(fā)生部門負(fù)責(zé)人寫明“原因分析”與“偏差影響評估”后，在“建議糾偏預(yù)防措施”中提出處理方案，如責(zé)任人的培訓(xùn)計劃、培訓(xùn)實施等，偏差發(fā)生部門負(fù)責(zé)人簽名及日期等后。交質(zhì)量總監(jiān)審核，簽署意見。5.2.4由偏差發(fā)生部門的分管部門領(lǐng)導(dǎo)確定糾偏行動計劃，執(zhí)行期限，糾偏預(yù)防措施，包括人員調(diào)配、資源分配、培訓(xùn)、考核、完善文件體系、實施驗證、變更以及產(chǎn)品召回等措施。執(zhí)行糾偏由分管部門領(lǐng)導(dǎo)簽署完畢，交質(zhì)量管理負(fù)責(zé)人簽署意見，確定產(chǎn)品是否放行及對其他批次的影響后進(jìn)行。QA負(fù)責(zé)糾偏預(yù)防實施情況跟蹤確認(rèn)，報偏差發(fā)生部門分管領(lǐng)導(dǎo)、質(zhì)量管理負(fù)責(zé)人審核評估后關(guān)閉。5.2.5質(zhì)量管理員在糾偏預(yù)防措施完成后一個月進(jìn)行糾偏預(yù)防效果評估。根據(jù)評估結(jié)果決定是否對偏差再進(jìn)行整改預(yù)防。6 CAPA的制訂：6.1 針對偏差的根本原因/可能的根本原因，質(zhì)量管理部負(fù)責(zé)人會同偏差處理小組人員，一同制定相應(yīng)的CAPA，并確定措施實施的責(zé)任人、完成期限，以及相關(guān)物料/產(chǎn)品/設(shè)備的處理措施，如返工、放行、銷毀等，或依照相應(yīng)的CAPA實施結(jié)果再行決定。如對CAPA效果評估及結(jié)果影響評估有相關(guān)要求時，應(yīng)一并寫出。6.2 CAPA的制訂應(yīng)與偏差及偏差的根本原因相適應(yīng)，包括但不限于：現(xiàn)場、過程、程序、設(shè)備、物料或系統(tǒng)的修復(fù)、變更，SOP、標(biāo)準(zhǔn)、方法等的更改、制訂，人員培訓(xùn)，監(jiān)控、控制方法加強(qiáng)等。6.3 CAPA及相關(guān)物料/ 產(chǎn)品/設(shè)備處理措施應(yīng)記錄在CAPA要求表中，并由偏差處理小組人員簽名確認(rèn)，交QP審批，如涉及物料/產(chǎn)品/設(shè)備等報廢、銷毀等重大財產(chǎn)損失的，應(yīng)報總經(jīng)理審批。6.4批準(zhǔn)后CAPA要求表由QA復(fù)印分發(fā)至糾正措施的執(zhí)行部門及涉及部門，原件存放在QA調(diào)查員處。7 措施實施：各相關(guān)部門按批準(zhǔn)的CAPA要求表實施措施，實施結(jié)束后，執(zhí)行人應(yīng)將相關(guān)實施記錄、證據(jù)交QA人員，無需或不方便提供證據(jù)的，及時通知QA人員，以便及時跟蹤確認(rèn)完成情況。相關(guān)實施記錄可以是照片、記錄、文件、單據(jù)等。提供的證據(jù)應(yīng)有執(zhí)行負(fù)責(zé)人或部門負(fù)責(zé)人簽名確認(rèn)。8 糾正措施的跟蹤及關(guān)閉：8.1 質(zhì)量審計員負(fù)責(zé)對CAPA的完成情況和實施效果進(jìn)行跟蹤確認(rèn)，跟蹤確認(rèn)結(jié)果應(yīng)全部記錄在CAPA跟蹤確認(rèn)表中。8.2 QA應(yīng)逐項確認(rèn)所有CAPA的完成結(jié)果，并確認(rèn)相關(guān)實施記錄是否齊全。確認(rèn)結(jié)果應(yīng)記錄下來，實施記錄應(yīng)以附件形式附于CAPA跟蹤確認(rèn)表后或在該記錄中注明實施記錄、相關(guān)文件的名稱及編號、索引號等，便于追溯。8.3 除確認(rèn)CAPA實施結(jié)果外，還應(yīng)對措施的有效性及實施結(jié)果對相關(guān)物料、產(chǎn)品、設(shè)備、環(huán)境等的影響進(jìn)行評估。該項評估參見SOP糾正和預(yù)防措施（CAPA）管理規(guī)程6.2項執(zhí)行。有些措施的實施效果評估及影響可能需要一段時間的運行后才能確認(rèn)，一般情況下，如評估對象為產(chǎn)品、物料等，應(yīng)至少觀察三批后再確認(rèn)，如評估對象為連續(xù)運行狀態(tài)或發(fā)生頻次較高，則至少運行一周再進(jìn)行效果及影響評估，其它特殊情況根據(jù)實際情況確定。評估結(jié)果均應(yīng)記錄在CAPA跟蹤確認(rèn)表中。8.4 如實施部門未按期完成實施時，QA應(yīng)及時報告QA負(fù)責(zé)人，質(zhì)量管理部負(fù)責(zé)人通知責(zé)任部門負(fù)責(zé)人并向QP報告，協(xié)調(diào)盡快完成。必要時，重新制訂措施。8.5 跟蹤確認(rèn)完成后，QA將CAPA跟蹤確認(rèn)表交QA負(fù)責(zé)人，由QA負(fù)責(zé)人組織偏差處理小組審評。8.6 如實施效果不佳，或?qū)嵤┙Y(jié)果對相關(guān)物料、產(chǎn)品、設(shè)備、環(huán)境、過程、活動有不可接受的影響時，偏差處理小組應(yīng)要求重新補(bǔ)充實施或重新制定更好的措施再實施，直到可接受為止。實施結(jié)果及效果可接受，偏差處理小組簽名確認(rèn)，確認(rèn)后交QP終審，必要時交總經(jīng)理審批。終審后偏差關(guān)閉。8.7 與委托方產(chǎn)品直接相關(guān)的偏差，按照委托方要求提交偏差描述及偏差處理的相關(guān)資料，如偏差調(diào)查報告、CAPA、CAPA實施結(jié)果及效果評估等資料。如委托方有書面回復(fù)，應(yīng)將書面回復(fù)作為附頁附于該偏差處理記錄后。9 偏差記錄管理：偏差關(guān)閉后，偏差處理過程的相關(guān)記錄，如偏差報告表、偏差評估調(diào)查表、CAPA要求表、CAPA跟蹤確認(rèn)表及產(chǎn)生的相關(guān)附件均由QA按順序裝訂后交文件檔案管理員在偏差產(chǎn)生時即登記偏差登記表，與產(chǎn)品直接關(guān)聯(lián)的偏差，由文件檔案管理員復(fù)印一份交產(chǎn)品放行人員，作為放行審核的參考證據(jù)，歸入批檔案中。原件歸檔保存。10 偏差回顧：