項目投標、執(zhí)行流程注意事項

項目投標、執(zhí)行流程及注意事項一、項目投標及合同執(zhí)行流程圖二、項目投標（一）準備工作1、對中英文標書進行核對，檢查中英文標書中的條款和內容是否一致，若不一致或對內容有疑義，可在開標日前至少14天通過傳真形式向招標公司提出澄清。一般情況下招標文件以英文標書為準。2、對招標文件進行仔細閱讀（招標文件分商務和技術兩部分：商務部分主要是項目概述、投標人資質要求、一般和專用合同條款、投標文本的格式；技術部分中是對制造商技術要求和對產品的性能參數要求，重點條款用標記，在招標文件中，帶有一項的任何偏離均導致廢標，一般條款有四條不滿足也將導致廢標）。在紙質招標文件和電子版中對其中需要提供的資質文件應予以標記。每次投標，應列出投標人和制造商必須出具的資料文件，以免遺漏，同時收集資料時溝通方便，提高工作效率，保證投標文件的完整性。3、招標文件技術部分中對設備的特殊要求必須做標記，以便檢查和確認制造商所投產品能否滿足此要求。（二）編制投標書1、項目名稱、招標編號、日期、簽字等，在投標書中應保持一致，如：授權書、頁眉頁腳2、制造商出具的授權書應涵蓋招標文件中的品目號及產品名稱，并逐一列出。如果是代理公司，除需要代理商出具授權書外，還需出具代理證，并檢查制造商給代理商出具代理證是否有賦予代理商出具授權的權利。3、若為聯合體形式參與投標，則應盡早協商聯合體各方的責任和義務，簽署聯合體協議。提供由聯合體各方授權給投標人授權代表的授權文件。制造商出具的授權書應授權給聯合體各方。4、根據招標文件要求仔細核對制造商資質文件，如：制造商注冊資金、業(yè)績、用戶證明，特殊證明文件等。5、對制造商提供的資質證書有效期進行核對，過期或缺少的，均需做記錄，并通知制造商補齊。6、財務報表應是審計單位出具的審計報告（含封頁）。7、根據招標文件的技術要求對制造商提供的產品參數指標（如彩頁、參數表等）進行逐一核對，可優(yōu)于或等于招標文件要求，不滿足的做標記再與制造商核實。8、根據招標文件中的貨物需要表編制投標報價表，應明確報價的價格條款、貨幣等。每次投標標報價中的單價及總價應盡量取整。9、根據招標文件的技術要求編制技術應答。技術應答不能完全照搬招標文件的技術參數和指標。應由制造商協助填寫相關技術參數，所填數據應與產品彩頁或說明書一致（若可能最好在產品彩頁中標注）。招標文件中的“應、要”在技術應答中必須刪除。10、應收集2-3家制造商資質和技術資料，以便比較價格及更換用。11、按招標文件要求的份數復印裝訂投標書，并留存一份紙質投標書和電子版文件備查。參考方法： 先將投標文件目錄打印一份，將已收集的資料按順序插入，空缺部分用標簽紙標注，將收集到的資料陸續(xù)插入，直至資料齊全為止。資料齊全后對投標書進行檢查，確保完整無誤，并逐頁小簽，中英投標文件的小簽均為投標人授權代表姓氏的第一個字母。根據招標文件要求裝訂正副幾冊，并在封頁上標注，準備齊全后再進行一次檢查，正確無誤后將文件裝箱貼禁封。投標保函、開標一覽表及電子文檔一并單獨包裝。三、項目執(zhí)行（一）簽訂中標合同1、合同條款及格式與招標文件中合同部分的要求必須完全一致（有時業(yè)主有特殊要求）。2、合同的總金額與投標書中的投標總額必須完全一致，不得增加或刪減。3、合同中必須含中標通知書。4、合同必須小簽。5、中英文合同內容須一致，若不一致，以英文合同為準。6、按招標公司或業(yè)主要求的份數將合同裝訂成冊，并留存一份，在合同執(zhí)行時備查。（二）合同執(zhí)行1、簽訂采購合同（1）與廠家簽訂采購合同時，要求與中標合同清單一致（除非業(yè)主變更），并配齊必須的相關配件。價格要求貨比三家，同時注意談判技巧（如合同折扣與付款比例之間的關系）。原則上公司不予墊款，特殊情況另議。（2）采購合同統(tǒng)一管理，統(tǒng)一編號，與長城博大簽訂的合同如下圖。合同正本一份由財務部留存，項目執(zhí)行人自留合同復印件。（3）支付廠家合同款時，必須做到匯款時收到相應款項的發(fā)票或收據（可附件留存），并及時開具正式發(fā)票。2、發(fā)貨發(fā)貨前，將發(fā)貨通知（含貨物名稱、數量、收貨地址、收貨人及聯系電話等）傳真供貨廠家。貨到現場后，及時收回由業(yè)主簽收的到貨清單以便請款和付款用。3、安裝、服務（1）在執(zhí)行安裝項目時，應列項目進度表，根據工程進度及工程量，安排施工人員現場施工，并根據完成工程量支付工程款。（2）施工過程中，明確卸車、吊車、叉車等費用由哪一方支付，增加的工程量等須由業(yè)主簽字確認。（3）在施工現場應每天記錄施工進度、相關情況及相關費用。4、中標合同變更（1）合同前期變更 業(yè)主在簽訂中標合同后未施工前，根據設計院施工圖設計及施工現場情況，對合同內容進行調整。應及時與業(yè)主和設計院進行溝通，確認變更內容，簽署變更協議，上報外資貸款銀行批復。（2）合同執(zhí)行過程中的變更 在施工過程中，由于設計的缺項、漏項或實際工程需要，業(yè)主須增補部分合同內容。應統(tǒng)計增補項目，與業(yè)主和設計院確認后，簽署合同變更協議，上報外資貸款銀行批復。5、合同請款（1）按中標合同及業(yè)主的規(guī)定編制請款文件（為提高效率，可先將編制的請款文件以郵件方式發(fā)與業(yè)主確認）。按業(yè)主要求的份數復印成套（必須保證中標合同中要求的份數）。請款文件批復后留存一份復印件備查。（2）因各招標公司對請款文件的提交要求不同，為避免延誤時間，應及時向招標公司咨詢并提交文件（中機招標：提交全部請款文件；遠東招標：發(fā)票、收據及摘要正本各一份提交中國銀行，剩余文件提交遠東）。（3）及時收匯結匯，以免因匯率波動造成損失。每次結匯，必須留存結匯水單一份，并及時填入附表中的“收匯結匯單”，以便項目結算時用。6、項目執(zhí)行中的往來文件設備發(fā)貨、變更、技術確認、報價等方面須以書面形式存在。與招標公司、業(yè)主及廠家的往來書面函件必須留存以便備查。對往來文件進行分類，并放入文件夾保存。7、合同進度在每個執(zhí)行過程中，根據項目的執(zhí)行進度填寫相關表格（附后），及時跟進并每月25日前匯總上報，以便項目管理，查找方便。8、退稅1、若中標項目有退稅，則中標人在中標合同生效后準備“中標設備清單”，并由招標公司上報國稅局批準。退稅所需文件如下：1）中標設備清單表（國稅批復）2）中標合同（簽字蓋章的幾頁及其中文翻譯）3）合同生效通知書4）增值稅發(fā)票及其對應的采購合同5）各廠商發(fā)貨時的快遞單據6）貨物收據7）商業(yè)發(fā)票。2、在廠家開具增值稅發(fā)票時，須注意以下幾點：1）增值稅發(fā)票中設備名稱、型號、單位必須與中標清單表、貨物收據統(tǒng)一。2）增值稅發(fā)票中每個設備的數量和總價不得超過中標設備清單中相應的數量和總價。3）增值稅發(fā)票中的總數必須是整數。4）可退稅的貨物與不能退稅的貨物分別開