物業(yè)管理公司綜合行政管理制度.doc

物業(yè)管理公司綜合行政管理制度 xx物業(yè)管理有限公司綜合行政管理制度第一章總則第一條為了加強辦公室管理，明確公司內部管理職責，使內務管理工作更加標準化、制度化和規(guī)范化，結合實際情況，特制訂本制度。 第二條本制度適用于物業(yè)公司及所屬各單位的行政管理工作。 第三條切合物業(yè)公司實際，根據(jù)不同的制度內容編寫相應的規(guī)范化要求，力求使黨群綜合部各項工作都有章可循、有法可依，保證公司的辦公事務有效開展。 第四條黨群綜合部人員應明確各項工作職責，簡化辦理流程，做到每周有計劃、每月有總結的工作目標。 第二章黨群綜合部職責范圍第五條黨群綜合部是負責文秘、檔案、后勤和行政事務的綜合管理職能機構。 主要職責是1.遵守國家有關法律、法規(guī)，貫徹執(zhí)行公司的各項規(guī)章制度，負責制定黨群綜合部職責范圍內的制度起草編寫、一般性文書的匯編、資料信息收集編撰，完善有關規(guī)定，建立工作流程。 2.負責文印、印信、收發(fā)及保密工作；負責公司檔案管理工作。 3.按照公文管理的規(guī)范程序，認真審核擬發(fā)公司的各項公文文稿，做好往來行文的呈批、呈辦、催辦工作。 4.負責公司（不包括專業(yè)口的會議）會務管理、圖書管理、辦公用品管理、清潔衛(wèi)生管理等工作，保證各項事務有序開展。 5.負責公司日常接待、對內、對外公共關系的維護和改善，做好來客接待和公司的各項文化宣傳等工作。 6.負責公司信息化建設。 7.負責機關辦公設備的管理、驗收和交接。 8.負責機關車輛的管理。 9.協(xié)調各部門之間的行政關系，為各部門工作開展提供相應的服務。 10.收集各部門反饋信息和外部資訊，上傳下達各種指令，及時做出，當好領導參謀。 11.按時完成公司領導交辦的其他工作。 第三章行政后勤保障管理第六條條黨群綜合部是機關辦公室規(guī)范管理的主責部門，為加強辦公區(qū)域規(guī)范管理，確保公司良好的工作環(huán)境及工作秩序，公司辦公室6S的推動工作，負責組建一個由各部門指定人員參加的6S管理小組，該小組有權對各部門6S開展情況進行指導、監(jiān)督、檢查、評比、獎罰和發(fā)布。 第七條條物業(yè)公司員工制服由黨群綜合部統(tǒng)一樣式、統(tǒng)一招標定制、物業(yè)公司總部員工統(tǒng)一配發(fā)，所屬各單位按工服的統(tǒng)一樣式、材質、顏色可在所屬地進行定制。 在定制前應簽訂合同（或協(xié)議），明確數(shù)量材料、尺寸規(guī)格、交期、價格、發(fā)票（增值稅專票）、驗收標準、商標使用規(guī)范以及其他定制要求等。 黨群綜合部及所屬各單位的綜合部須為所有制服的發(fā)放、回收及庫存作出詳細記錄。 第八條黨群綜合部是物業(yè)公司保密管理的歸口部門，負責公司保密工作的統(tǒng)籌監(jiān)督工作。 全體員工都有保守公司秘密的責任和義務，各部門經(jīng)理及所屬單位負責人為本單位保密工作的責任人。 秘密資料包括上級機關下發(fā)的，本機關和各單位形成的秘密文件、資料、刊物、傳真、會議記錄、電話記錄、表冊、照片、錄音、錄相、光盤、磁盤和工作筆記本等。 資料形式包括原文、復印件、傳真件、掃描件等的書面形式和電子版。 物業(yè)公司簽定聘用人員合同時，應進行保密教育，且在聘用合同里約定保密內容、措施、責任。 調職、離職時，必須將自己保管的秘密文件資料，移交至物業(yè)公司黨群綜合部，切不可隨意移交給其他人員。 員工離開辦公室時，必須將文件放入抽屜和文件柜中。 第九條條物業(yè)公司黨群綜合部負責全公司辦公用品采購需求的匯總、詢價、采購、驗收入庫（分散采購或應急采購時與申請部門共同驗收）、保管、發(fā)放和盤點；辦公用品采購堅持保證品質優(yōu)良，合理控制成本的原則；綜合考量供應商，同質量價更低為優(yōu)選的原則；采購物資及需求物資一致性的原則;廉潔自律,不貪便宜,不受賄的原則。 第十條條物業(yè)公司黨群綜合部為公司圖書管理的責任部門，負責圖書采購、保管、借閱、催還等工作。 黨群綜合部根據(jù)各部門圖書需求，結合公司實際情況及員工業(yè)余愛好等，定期統(tǒng)一報批采購。 購置圖書（雜志）的品種和數(shù)量，應廣泛征求有關部門的意見，由黨群綜合部匯總，黨群綜合部經(jīng)理審閱后報分管領導審批。 第十一條物業(yè)公司黨群綜合部為公司車輛管理的責任部門，車輛的調度及維修保養(yǎng)由黨群綜合部委派一名車輛管理員統(tǒng)一協(xié)調。 公務車原則上僅限用于物業(yè)公司領導用車和接待、公務出差接送、迎送外部賓客及相關要求專車接送的派遣，以及機關各部門日常工作用車。 公車駕駛員須與公司簽訂車輛安全駕駛承諾書，必須具有良好的道德品質，注意個人的言行舉止。 遵紀守法，文明行車，維護公司形象。 第十二條條黨群綜合部行政后勤管理工作的具體管理制定，參見黨群綜合部（xx版）相關規(guī)定、辦法。 第四章公司印章、證照管理第十三條物業(yè)公司各類印章、營業(yè)執(zhí)照、資質證書等是公司在經(jīng)營管理活動中行使職權的重要憑證和工具，是公司開展物業(yè)服務的重要依據(jù)。 第十四條條印章具有法律效力，是公司對外行文、簽署合同、出具證明的有效依據(jù)，公司印章包括公章、合同專用章、人事專用章、法人名章、財務專用章、發(fā)票專用章、黨委章、工會章、團委章、紀委章等。 第十五條條物業(yè)公司印章管理指對以上各類印章在刻制、啟用、頒發(fā)、保管、使用、廢止、銷毀等環(huán)節(jié)的管理。 第十六條條物業(yè)公司印章管理原則誰用印，誰申請；誰批準，誰負責；規(guī)范管理，責任到人。 第十七條條物業(yè)公司營業(yè)執(zhí)照、資質證書等重要證書原件由黨群綜合部保存和管理。 京內分公司營業(yè)執(zhí)照等重要證書的原件由物業(yè)公司黨群綜合部保存和管理。 京外分公司營業(yè)執(zhí)照等重要證書的原件由其分公司綜合部自行保存和管理。 第十八條條凡需使用物業(yè)公司營業(yè)執(zhí)照、資質證書原件的單位和部門，必須按規(guī)定辦理審批手續(xù)。 填寫總公司公章證照重要文件外借申請表，經(jīng)由部門經(jīng)理審核后，報部門分管領導審批后，報物業(yè)公司主管領導批準。 第十九條條物業(yè)公司印章、證照具體管理、使用參見xx物業(yè)管理有限公司印章及證照管理辦法（xx版）。 第五章公文處理管理第二十條物業(yè)公司黨群綜合部是公文處理的管理部門，主管本單位的公文處理工作，并對下級單位的公文處理工作進行業(yè)務指導和督促檢查。 所屬各單位綜合部要指定一名領導分管公文處理工作，要有專職人員負責公文處理工作，人員應當相對穩(wěn)定。 第二十一條條物業(yè)公司公文管理范圍主要指公司上報下發(fā)的各種文件、通知、資料等；上級來文、通知；同級來函、來文等。 第二十二條條公文處理必需做到準確、及時、簡便，公司公文由黨群綜合部統(tǒng)一收發(fā)、分發(fā)、傳遞、用印、立卷、歸檔。 第二十三條條公文處理管理工作參見xx物業(yè)管理有限公司公文處理辦法（xx版）。 第六章檔案管理第二十四條條物業(yè)公司黨群綜合部是物業(yè)公司檔案管理的工作機構，對物業(yè)公司檔案實行集中統(tǒng) 一、分級管理。 1.貫徹執(zhí)行檔案法和上級有關規(guī)定；2.負責對物業(yè)公司所屬各單位的檔案工作進行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調、監(jiān)督和指導；3.負責指導物業(yè)公司機關各部門文件材料的形成、積累、歸檔工作，負責物業(yè)公司機關各部門的電子文件的歸檔、管理與利用工作；4.負責檔案的收集、保管、借閱、鑒定、銷毀和統(tǒng)計等工作；5.按時向集團公司移交重要檔案，定期接收所屬單位檔案資料。 第二十五條條物業(yè)公司應建立健全檔案工作的組織領導體系，成立檔案工作領導小組和檔案鑒定工作領導小組。 檔案工作領導小組和檔案鑒定工作領導小組組長由單位主管領導擔任，成員由分管領導以及有關部門負責人擔任。 檔案工作領導小組負責領導、監(jiān)督和指導檔案工作；檔案鑒定工作領導小組負責定期組織開展檔案鑒定銷毀工作。 第二十六條條檔案管理具體工作參見xx物業(yè)管理有限公司檔案管理辦法（xx版）。 第七章公務接待管理第二十七條黨群綜合部是物業(yè)公司公務接待的主管部門，歸口管理公司公務接待工作。 第二十八條公務接待所屬單位黨政機關之間、公司系統(tǒng)內部上下級和同級單位之間開展公務活動時發(fā)生的接待活動。 第二十九條條各單位黨綜部為公務接待管理部門，應當會同有關部門加強對本級公務接待工作的監(jiān)督檢查。 監(jiān)督檢查的主要內容包括1.公務接待規(guī)章制度制定情況；2.公務接待標準執(zhí)行情況；3.公務接待經(jīng)費管理情況；4.公務接待信息公開情況；5.內部接待場所管理使用情況。 第三十條物業(yè)公司總部為滿足自身生產經(jīng)營需要開展的商務接待活動，按照xx物業(yè)管理有限公司總部員工履職待遇、業(yè)務支出管理辦法及xx物業(yè)管理有限公司分公司負責人履職待遇、業(yè)務支出管理辦法執(zhí)行。 第三十一條條物業(yè)公司所屬單位的具體公務接待活動參見xx物業(yè)管理有限公司公務接待管理規(guī)定（xx版）。 第八章固定資產管理第三十二條條物業(yè)公司的固定資產管理由財務部負責，黨群綜合部負責物業(yè)公司固定資產實物管理的各項業(yè)務工作，協(xié)助財務部管理好固定資產實物。 第三十三條條固定資產管理的內容包括固定資產管理職責界定、固定資產劃分標準與分類管理、固定資產計價管理、固定資產折舊管理、固定資產狀態(tài)值準備管理、固定資產卡片和保管以及固定資產購置、修理、轉移、轉讓、清查盤點、報廢等管理工作。 第三十四條條固定資產管理的主要任務是建立健全固定資產管理制度，及時掌握各類固定資產的質量和使用情況，保障固定資產的安全、完整，提高固定資產的使用效益。 第三十五條條固定資產管理堅持統(tǒng)一政策、分級負責與歸口管理相結合的原則，做到責任到人，誰使用、誰維護、誰保管。 第三十六條條固定資產管理具體工作參見xx物業(yè)管理有限公司固定資產管理暫行辦法（xx版）。 第九章信息化管理第三十七條條黨群綜合部是物業(yè)公司信息化管理的歸口部門。 黨群綜合部配備信息管理員一名，負責定期對公司網(wǎng)絡、系統(tǒng)軟件、硬件檢查維護，做好維護記錄，對計算機硬件和軟件可能出現(xiàn)的故障，應有防范、補救和排除等措施；負責機