文件、記錄、法律、信息交流控制程序修改稿.doc

文件、記錄、法律、信息交流控制程序修改稿 貴州西能電力建設(shè)有限公司管理體系文件Q/XN.CX-01文件控制程序xx8年年010月月808日發(fā)布xx8年年010月月808日實(shí)施貴州西能電力建設(shè)有限公司發(fā)布貴州西能電力建設(shè)有限公司管理體系文件Q/XN.CX-01文件控制程序版本D編制審核批準(zhǔn)狀態(tài)修改說明楊赟史明然代鷹執(zhí)行目次1目的2適用范圍3相關(guān)文件和術(shù)語4職責(zé)5工作程序5.1文件分類5.2文件狀態(tài)5.3文件的標(biāo)識(shí)5.4內(nèi)部文件的編制和審批5.5文件收發(fā)控制5.6文件補(bǔ)領(lǐng)辦法5.7內(nèi)部文件的評(píng)審、改版、修訂5.8文件的使用、保管、歸檔及銷毀5.9外來文件的管理5.10電子文件的管理6附件和記錄附件1管理體系文件編號(hào)規(guī)則附件2體系文件受控章、受控號(hào)應(yīng)用規(guī)則文件控制程序1目的為確保管理體系有關(guān)文件的充分性和適宜性，保證公司各部門及項(xiàng)目建管處能得到適用文件有效版本，并能正確使用且有效保存。 2適用范圍適用于與公司管理體系所需的外來文件和內(nèi)部文件的控制，文件的形式包括紙質(zhì)檔案、電子檔案、照片檔案、磁性載體檔案、實(shí)物檔案等3相關(guān)文件和術(shù)語3.1相關(guān)文件GBT1.12000標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則第1部分標(biāo)準(zhǔn)的結(jié)構(gòu)和編寫規(guī)則；電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范國(guó)家檔案局總文檔200017號(hào)和關(guān)于印發(fā)國(guó)家電力公司公文處理辦法的通知及中國(guó)電力投資集團(tuán)公司總部檔案管理制度。 3.2術(shù)語磁性載體文件指以磁性材料（如計(jì)算機(jī)磁帶、軟磁盤、錄像帶、錄音帶）為信息載體的文件。 4職責(zé)4.1管理者代表負(fù)責(zé)本程序的建立、保持和改進(jìn)。 4.2公司體系辦是管理體系文件控制的歸口管理部門，負(fù)責(zé)公司管理體系文件的管理。 4.3總經(jīng)理工作部負(fù)責(zé)公司內(nèi)部文件、外來文件的管理。 4.4公司各部門負(fù)責(zé)管理范圍內(nèi)的文件的編制、審批、發(fā)布、更改、保管等環(huán)節(jié)的控制工作。 4.5文件使用部門，負(fù)責(zé)文件和資料的保管并按本程序要求執(zhí)行。 5工作程序5.1文件分類公司管理體系有關(guān)文件按出處分為兩類a)內(nèi)部文件（分三層）第一層管理手冊(cè)(含方針、目標(biāo))第二層管理體系程序文件、公司規(guī)章制度匯編等；第三層作業(yè)文件作業(yè)文件是針對(duì)具體活動(dòng)和操作而制定的技術(shù)細(xì)節(jié)較詳細(xì)的文件，是對(duì)程序文件的補(bǔ)充和細(xì)化。 目的確保過程有效運(yùn)行和對(duì)過程進(jìn)行有效的控制，確保對(duì)重要環(huán)境因素和重大危險(xiǎn)源的有效控制。 包括有作業(yè)指導(dǎo)書、法律法規(guī)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)及發(fā)布的計(jì)劃、決議、通知、公告等其他文件的統(tǒng)稱。 b)外來文件法律法規(guī)、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)程、規(guī)范、工程項(xiàng)目技術(shù)文件、上級(jí)、業(yè)主、顧客和相關(guān)方發(fā)來的文件等。 5.2文件狀態(tài)文件狀態(tài)分為受控和非受控兩種。 a)受控文件指文件授權(quán)人對(duì)文件的形成、批準(zhǔn)、發(fā)放、使用、更改、作廢回收、歸檔等過程按體系管理規(guī)范要求予以控制。 如管理手冊(cè)、程序文件、管理方案、各部門支持性及其他體系運(yùn)行文件等；b)非受控文件指非內(nèi)部使用的管理性文件及外來文件。 5.3文文件的標(biāo)識(shí)a)管理手冊(cè)、程序文件的受控文件，在受控狀態(tài)欄內(nèi)加蓋受控章并注明分發(fā)號(hào)（同一文件版本的發(fā)放順序號(hào)），并注意同一文件版本發(fā)放號(hào)不能重號(hào)；b)非受控文件只做發(fā)放登記；c)法律、法規(guī)、國(guó)家、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范等文件，以有效適用文件清單中確認(rèn)的文件號(hào)進(jìn)行控制；d)其它受控文件以分發(fā)號(hào)進(jìn)行控制；e)所有作廢文件須及時(shí)從工作場(chǎng)所撤出、銷毀，由體系辦按原件簽收份數(shù)逐一收回，并指派專人進(jìn)行文件銷毀工作，且須留有銷毀記錄;f)因某種原因需保留的作廢文件，應(yīng)經(jīng)管理者代表審批后保留，保留的作廢文件應(yīng)做相關(guān)登記蓋章“作廢保留”，并需責(zé)任人簽字。 5.44內(nèi)部文件的編制和審批5.4.1管理手冊(cè)由體系辦擬制，管理者代表審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)；5.4.2程序文件和公司規(guī)章制度匯編由責(zé)任部門擬制,部門負(fù)責(zé)人審核，管理者代表批準(zhǔn)；5.4.3作業(yè)文件由相關(guān)責(zé)任部門編制，部門負(fù)責(zé)人審核，分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。 5.4.4文件審批權(quán)限見下表，必要時(shí)審批可授權(quán)；當(dāng)合同有規(guī)定時(shí)，有關(guān)文件還應(yīng)經(jīng)顧客或其代表認(rèn)可。 文件審批權(quán)限分配表文件名稱審核人批準(zhǔn)人手冊(cè)、方針、目標(biāo)、管理者代表公司總經(jīng)理程序文件有關(guān)部門負(fù)責(zé)人、體系辦會(huì)審/會(huì)簽管理者代表作業(yè)文件有關(guān)部門負(fù)責(zé)人公司（項(xiàng)目）分管領(lǐng)導(dǎo)5.5文件的收發(fā)控制5.5.1發(fā)放的文件必須是經(jīng)審核批準(zhǔn)的有效版本，所有與質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全體系活動(dòng)有關(guān)的文件都應(yīng)受控制，并由發(fā)放部門按需進(jìn)行受控標(biāo)識(shí)。 5.5.2部門發(fā)放文件時(shí)，使用文件發(fā)放簽收/失效回收記錄，以便對(duì)所發(fā)放文件進(jìn)行統(tǒng)一更改、收回、銷毀等跟蹤控制，并注明分發(fā)號(hào)。 5.5.3質(zhì)量手冊(cè)和程序文件由管理者代表確定發(fā)放范圍，體系辦進(jìn)行發(fā)放，文件領(lǐng)用人簽字。 5.5.4作業(yè)文件由編制部門報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)確定發(fā)放范圍，總經(jīng)理工作部統(tǒng)一進(jìn)行發(fā)放，文件領(lǐng)用人簽字。 5.5.5接收內(nèi)、外部文件后，需列文件清單。 5.66文件補(bǔ)領(lǐng)辦法需使用文件的人員，因客觀原因未領(lǐng)到文件時(shí)，或因文件丟失、破損嚴(yán)重影響使用時(shí)，不借用其他人的文件復(fù)印，到文件分發(fā)部門辦理文件補(bǔ)領(lǐng)手續(xù)。 擴(kuò)大領(lǐng)用范圍的由文件發(fā)布部門批準(zhǔn)，補(bǔ)領(lǐng)手續(xù)由文件發(fā)放部門辦理。 補(bǔ)領(lǐng)文件時(shí)“分發(fā)號(hào)”的填寫辦法為因破損而補(bǔ)領(lǐng)分發(fā)號(hào)照舊（破損文件回收銷毀）；因丟失而補(bǔ)領(lǐng)應(yīng)在原分發(fā)號(hào)后加標(biāo)“補(bǔ)1”字樣；擴(kuò)大領(lǐng)用范圍的補(bǔ)領(lǐng)，給予新的分發(fā)號(hào)。 補(bǔ)領(lǐng)名單可記錄在原分發(fā)單上，做出補(bǔ)領(lǐng)標(biāo)識(shí)。 5.7內(nèi)部文件的評(píng)審、改版、修訂5.7.1文件原編制部門根據(jù)充分性和適宜性原則，實(shí)施情況確定文件是否需要改版或修訂；體系文件的這種需求，由原編制部門在每年管理評(píng)審中予以陳述，并按經(jīng)批準(zhǔn)的修訂計(jì)劃完成修訂或改版。 5.7.2文件的少量修改稱為修訂，多次修訂或一次有較大修改時(shí)，原文件應(yīng)更新版本，更新版本稱為改版。 5.7.3已發(fā)布的內(nèi)部文件需作修訂時(shí)，由修訂提出人填寫“內(nèi)部文件修訂單”，說明修訂原因和修訂內(nèi)容，對(duì)技術(shù)參數(shù)的修改還應(yīng)附有證據(jù)。 5.7.4修訂或改版的文件已經(jīng)過審批。 審批由該文件原審批部門(原審批人或者接替其崗位的人員)進(jìn)行。 5.7.5文件在修訂后，按原分發(fā)名單追蹤分發(fā)。 持有者簽收后在原文件上做好修訂記錄，并將修訂單粘入原文件中，如原文件修訂后有失效頁，則將其撤出銷毀，如需保留此失效頁，則作“作廢”標(biāo)識(shí)。 文件改版后，按原分發(fā)名單追蹤分發(fā)，同時(shí)回收舊版銷毀或采取其它措施防止誤用。 5.7.6內(nèi)部文件的發(fā)布部門及時(shí)將文件改版/修訂情況填寫到“文件現(xiàn)行修訂狀態(tài)表”中，并在網(wǎng)上公布。 5.88文件的使用、保管、歸檔及銷毀5.8.1文件在使用過程中保持清晰，不隨意涂改或破壞。 文件的保管和歸檔易于檢索，以便于使用。 5.8.2文件的保管注意防火、防水、防盜、防鼠害蟲蛀、防霉變。 5.8.3各部門就持有的文件建立清單。 5.8.4內(nèi)部文件的正本及其歷次修訂單、改版文件的正本由發(fā)布部門按公司的有關(guān)規(guī)定歸檔。 5.8.5過期文件采取措施防止文件的非預(yù)期使用，必要時(shí)，回收過期文件并予銷毀。 5.9外來文件的管理各部門在獲取或收到外來文件后，必要時(shí)轉(zhuǎn)交總經(jīng)理工作部。 由總經(jīng)理工作部在收文登記表上登記，根據(jù)文件內(nèi)容做出擬辦建議，送分管領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)責(zé)任部門傳閱，并督促落實(shí)或?qū)嵤?急件或其它需立即處理的文件在公司領(lǐng)導(dǎo)傳閱的同時(shí)，復(fù)印送有關(guān)部門處理。 管理體系所需的外來文件由公司總經(jīng)理工作部負(fù)責(zé)登記、傳閱、分發(fā)、歸檔。 5.10電子文件的管理電子文件的管理按電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范（國(guó)家檔案局總文檔 （2000）17號(hào)文）有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。 6附件和記錄附件1管理體系文件編號(hào)規(guī)則附件2體系文件受控章、受控號(hào)應(yīng)用規(guī)則Q/XN.JL01-01文件現(xiàn)行修訂狀態(tài)記錄Q/.XN.JL01-02文件發(fā)放簽收/失效回收記錄Q/XN.JL01-03內(nèi)部文件修訂單Q/XN.JL01-04清單附件11管理體系文件編號(hào)規(guī)則為了統(tǒng)一公司管理體系文件所采用的編號(hào)，使之規(guī)范化，特制定本規(guī)則。 1手冊(cè)、程序文件和記錄的編號(hào)1.11編號(hào)規(guī)則1.11.1編號(hào)的組成/.序列節(jié)標(biāo)識(shí)節(jié)，第二層次標(biāo)識(shí)節(jié)，第一層次編號(hào)由標(biāo)識(shí)節(jié)和序列節(jié)組成。 1.11.2標(biāo)識(shí)節(jié)編號(hào)的標(biāo)識(shí)節(jié)分兩個(gè)層次。 a)第一層次標(biāo)識(shí)節(jié)為發(fā)布單位漢語拼音字母縮寫。 用于公司管理體系文件時(shí)為Q/XN，即黔/西能，表示貴州西能電力建設(shè)有限公司；b)第二層次標(biāo)識(shí)節(jié)為文件屬性的漢語拼音字首縮寫。 SC-代表手冊(cè)，CX-代表程序文件，JL-代表記錄。 1.11.3序列節(jié)編號(hào)的第二節(jié)為序列節(jié)。 用于手冊(cè)時(shí)以4位阿拉伯?dāng)?shù)字表示發(fā)布年代；用于程序文件時(shí)以2位阿拉伯?dāng)?shù)字表示程序文件編號(hào)；用于記錄時(shí)，示例如下如Q/XN.JL01-01代表01號(hào)程序文件下的01號(hào)記錄（文件現(xiàn)行修訂狀態(tài)記錄表）。 以此類推。 附件22體系文件受控章、受控號(hào)應(yīng)用規(guī)則為確保對(duì)管理體系有關(guān)的文件和資料進(jìn)行有效的控制，特制定本規(guī)則1受控章和作廢章的發(fā)放受控章和作廢章由體系辦統(tǒng)一制作、編號(hào)。 體系辦擬定發(fā)放范圍，報(bào)管理者代表審批后執(zhí)行，受控章和作廢章持有部門負(fù)責(zé)人在發(fā)放登記冊(cè)上簽收。 2受控章和作廢章的保管和使用2.1各部門受控章和作廢章由專人妥善保管。 如有丟失或損壞，立即書面報(bào)體系辦，說明原因申請(qǐng)補(bǔ)領(lǐng)，獲準(zhǔn)后辦理手續(xù)，補(bǔ)領(lǐng)新編號(hào)受控章，原受控章編號(hào)作廢。 2.2受控章供持有部門發(fā)放受控文件時(shí)使用。 其它文件不得使用。 保管人未經(jīng)部門負(fù)責(zé)人同意不得私自使用。 2.3作廢章供持有部門在原文件修訂后，需留作參考的失效頁/失效文件上作標(biāo)識(shí)時(shí)使用。 3受控章作廢章的移交和回收3.1受控章和作廢章的保管人調(diào)離崗位時(shí)，應(yīng)向部門負(fù)責(zé)人辦理移交手續(xù)。 由部門負(fù)責(zé)人重新委托專人保管。 3.2項(xiàng)目建管處撤銷后，各持章部門的保管人應(yīng)向體系辦辦理交回手續(xù)。 由體系辦統(tǒng)一保管。 下一項(xiàng)目工程由體系辦重新分發(fā)。 3.3受控章和作廢章樣注樣章示出公司體系辦持有的受控章與作廢章。 3.4部門持有的受控章與作廢章編號(hào)持章部門編號(hào)備注持章部門編號(hào)備注體系辦01工程部05總經(jīng)理工作部02黨群辦06計(jì)劃部03各建管處07財(cái)資部043.5受控號(hào)與人或部門的唯一對(duì)應(yīng)關(guān)系Q/XN受控章01文件分發(fā)號(hào)發(fā)文日期Q/XN作廢章01作廢作廢日期文件受控號(hào)對(duì)應(yīng)的部門/人文件受控號(hào)對(duì)應(yīng)的部門/人0001陳端0002向陽0003張智勇0004張軍輝0005楊光0006代鷹0007總經(jīng)理工作部0008工程部0009計(jì)劃統(tǒng)計(jì)部0010財(cái)務(wù)資產(chǎn)部0011黨群辦0012體系辦0013發(fā)耳建管處0014毛家河建管處0015灰洞建管處001600170018001900200021002xx3002400250026公司、項(xiàng)目部門、人員發(fā)生變動(dòng)時(shí)，由體系辦負(fù)責(zé)對(duì)3. 4、3.5條進(jìn)行調(diào)整。 若因工作需要，發(fā)生某部門撤消或人事變動(dòng)等不在適宜保存所持有的受控文件和資料時(shí)，其所持有的受控文件和資料應(yīng)交回原發(fā)文部門。 文件現(xiàn)行修訂狀態(tài)記錄表Q/XN.JL01-01編號(hào)發(fā)布部門更新日期制表批準(zhǔn)/日期序號(hào)文件編號(hào)文件名稱受控類別版本次/修訂次實(shí)施日期狀態(tài)注為有效版本為失效版本已撤出為失效版本留作參考。 文件發(fā)放簽收/失效回收表Q/XN.JL01-02編號(hào)001文件編號(hào)版次/受控文件名公司管理體系文件發(fā)放部門體系辦編制楊赟審批韓青分發(fā)楊赟分發(fā)號(hào)應(yīng)持有人/部門發(fā)放簽收/日期失效回收/日期備注非受控狀態(tài)受控狀態(tài)Q/XN.JL01-03編號(hào)修訂部門/修訂人需修訂文件名稱需修訂文件編號(hào)文件更改前的版本/修訂次修訂原因修訂人（簽名）年月日修訂前的內(nèi)容（可加附頁）修訂后的內(nèi)容（可加附頁）審核/日期批準(zhǔn)/日期實(shí)施日期說明此表由文件修訂部門填寫，經(jīng)審查批準(zhǔn)后，應(yīng)復(fù)制分發(fā)到原文件每一個(gè)持有者手中，持有者簽收，并在原文件上做修改記錄，將修改單粘入原文件中。 如原文件修改后有失效頁，應(yīng)撤出銷毀，如需保留，應(yīng)標(biāo)識(shí)作廢。 2適用范圍適用于公司管理的工程項(xiàng)目及其服務(wù)的符合性記錄和管理體系運(yùn)行過程記錄的控制。 3相關(guān)文件和術(shù)語3.1相關(guān)文件中電建協(xié)工xx6號(hào)電力工程達(dá)標(biāo)投產(chǎn)考核辦法（xx版）國(guó)檔發(fā) （1988）4號(hào)基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定國(guó)檔發(fā) （1992）8號(hào)建設(shè)項(xiàng)目(工程)檔案驗(yàn)收辦法總文檔xx29號(hào)火電企業(yè)檔案分類表（69大類）（修訂本）Q/XN.CX01文件控制程序3.2術(shù)語沒有需要再定義的術(shù)語4職責(zé)4.1體系辦負(fù)責(zé)記錄控制程序的編寫以及對(duì)內(nèi)審、糾正、預(yù)防、管理評(píng)審記錄的保存。 4.2各部門、各工程建設(shè)項(xiàng)目部（建管處）負(fù)責(zé)收集、保管本部門的記錄，并負(fù)責(zé)各自記錄的標(biāo)識(shí)、貯存、檢索、保管，需歸檔的，交總經(jīng)理工作部檔案室辦理歸檔事宜。 4.3記錄的使用部門負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)使用記錄單的樣式，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，交體系辦備案，未經(jīng)批準(zhǔn)任何人和部門不得私自更改。 5工作程序5.1記錄的編制5.1.1記錄的使用部門負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)適合本部門使用記錄單的樣式，經(jīng)部門主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，交體系管理辦公室備案。 5.1.2記錄的編號(hào)按管理體系文件編號(hào)規(guī)則執(zhí)行。 5.2記錄的填寫要求5.2.1各崗位人員如實(shí)填寫記錄。 填寫時(shí)用藍(lán)黑色或碳素墨水，字跡清楚、數(shù)字準(zhǔn)確、內(nèi)容完整正確，不得隨意涂改。 5.2.2記錄填寫人要對(duì)記錄中的每一個(gè)數(shù)據(jù)和文字內(nèi)容的準(zhǔn)確性、完整性負(fù)責(zé)。 5.2.3記錄人在記錄上簽字并注明日期，凡有審核、批準(zhǔn)等要求的記錄，需經(jīng)簽署，該記錄方能生效。 5.2.4人員調(diào)離時(shí)需辦理本職工作記錄移交手續(xù)，確保記錄的完整和安全。 5.3記錄的保管5.3.1各部門、各工程建設(shè)項(xiàng)目部（建管處）做好本部門各種記錄保管，建立本部門、工程建設(shè)項(xiàng)目部（建管處）的管理體系記錄一欄表，并根據(jù)中電投管理制度匯編/規(guī)章制度/綜合事務(wù)管理/xx年第65號(hào)中國(guó)電力投資集團(tuán)公司檔案管理制度中保存期限規(guī)定，將保存部門和保存期限在該表格中注明。 5.3.2檔案室負(fù)責(zé)歸檔記錄的登記、編目、保存，詳見檔案管理規(guī)定。 5.3.3工程照片、底片、CD盤等記錄按生產(chǎn)廠商推薦的方法保存，以電子媒體保存的記錄要有備份，確保所有記錄不損壞或丟失。 5.3.4記錄的保管滿足防火、防水、防霉、防潮、防蛀和防丟失的要求，避免保存過程中受到損壞。 5.3.5檔案管理人對(duì)記錄定期檢查，確保存放設(shè)施、環(huán)境處于良好狀態(tài)，所保存的記錄不因保存或操作不當(dāng)而發(fā)生變質(zhì)，確保所簽收的記錄無短缺，并置于規(guī)定的位置上。 5.4記錄的標(biāo)識(shí)5.4.1記錄名稱應(yīng)與所證明的產(chǎn)品（工程）特性/管理體系過程活動(dòng)的內(nèi)容相對(duì)應(yīng)。 5.4.2記錄還應(yīng)標(biāo)明產(chǎn)生地點(diǎn)（如工程名稱、工程部位、工程編號(hào)和機(jī)組編號(hào)等）。 5.4.3必要時(shí)，向顧客或相關(guān)方提供的記錄（包括供方提供的記錄）和公司存檔的記錄，還應(yīng)在封面上加蓋記錄提供部門及單位的公章。 5.5記錄的收集5.5.1各程序的主管部門負(fù)責(zé)收集記錄。 5.5.2工程管理記錄、過程控制等記錄的最后收集匯總工作，由項(xiàng)目建管處負(fù)責(zé)。 5.5.3供方提供的記錄，按有關(guān)規(guī)定由施工單位負(fù)責(zé)收集后移交項(xiàng)目建管處匯總。 5.5.4建設(shè)項(xiàng)目產(chǎn)品（工程）記錄的收集工作，由項(xiàng)目建管處負(fù)責(zé)。 5.5.5體系運(yùn)行的記錄由體系辦負(fù)責(zé)收集。 5.6記錄的移交記錄的移交按國(guó)檔發(fā) （1992）8號(hào)建設(shè)項(xiàng)目(工程)檔案驗(yàn)收辦法的規(guī)定執(zhí)行。 內(nèi)部移交應(yīng)辦理移交/接收記錄。 5.7記錄的檢索5.7.1為了便于保存和檢索，對(duì)所需歸檔的記錄進(jìn)行編目。 5.7.2記錄的編目應(yīng)符合公司檔案管理的規(guī)定。 當(dāng)顧客對(duì)編目有特殊要求時(shí)，還應(yīng)滿足顧客的要求。 5.7.3編目過程形成的卷內(nèi)目錄、封面、隔頁、總卷冊(cè)目錄也是記錄的一部分，應(yīng)符合本程序規(guī)定。 5.7.4記錄的歸檔工作，應(yīng)符合國(guó)家檔案法和行業(yè)的有關(guān)規(guī)定。 5.8記錄的查閱記錄在未歸檔之前，確因工作需要必須查閱時(shí)，需經(jīng)記錄收集部門領(lǐng)導(dǎo)同意。 已由項(xiàng)目建管處保管的歸檔記錄，需要查閱時(shí)按資料管理辦法辦理查閱手續(xù)。 注1查閱人員只能當(dāng)場(chǎng)查閱記錄，未經(jīng)許可不得復(fù)制、拍照或帶走，查閱過程防止污損記錄。 注2在任何階段，查閱涉及公司知識(shí)產(chǎn)權(quán)和有保密規(guī)定的記錄時(shí)，按公司制訂的保密工作規(guī)定辦理。 記錄管理人員應(yīng)作好查閱的記錄，并經(jīng)查閱人簽字確認(rèn)。 5.99記錄的保存期限和處置5.9.1與工程實(shí)物有關(guān)的記錄的歸檔范圍及其保存期限，按火電施工檔案歸檔范圍和保管期限的規(guī)定執(zhí)行。 與管理體系有關(guān)的記錄一般保存期為3年。 5.9.2只有超過保存期限的記錄才能處置。 5.9.3記錄的處置工作由檔案室負(fù)責(zé)需要銷毀的記錄，執(zhí)行過程應(yīng)有人監(jiān)督，并作好記錄；對(duì)超過保存期限，但仍有參考價(jià)值的記錄，可以分發(fā)給有關(guān)部門和人員，作參考資料，但應(yīng)作好標(biāo)識(shí)。 6記錄Q/XN.JL02-01記錄移交、接收記錄Q/XN.JL02-02查閱記錄Q/XN.JL02-03記錄處置審批表記錄移交、接收記錄Q/XN.JL02-01編號(hào)序號(hào)記錄編號(hào)記錄名稱備注移交人/日期接收人/日期查閱記錄Q/XN.JL02-02編號(hào)記錄保管部門/人序號(hào)編號(hào)名稱查閱人/時(shí)間備注記錄處置審批表Q/XN.JL02-03編號(hào)記錄編號(hào)記錄名稱原記錄填寫時(shí)間處置原因/方法簽字/日期審批意見簽字/日期處置執(zhí)行情況執(zhí)行人日期貴州西能電力建設(shè)有限公司管理體系文件Q/XN.CX-03法律、法規(guī)及其他要求文件控制程序8xx年年010月月808日發(fā)布8xx年年010月月808日實(shí)施貴州西能電力建設(shè)有限公司發(fā)布貴州西能電力建設(shè)有限公司管理體系文件Q/XN.CX-03法律、法規(guī)及其他要求文件控制程序版本C編制審核批準(zhǔn)狀態(tài)修改說明黃朝舒羅世良代鷹執(zhí)行目次1目的22適用范圍23相關(guān)文件和術(shù)語24職責(zé)25工作程序25.1文件的獲取25.2文件的確定35.3文件的管理36記錄3法律、法規(guī)及其他要求控制程序1目的為了規(guī)范適用于公司管理體系的法律、法規(guī)與其它要求的獲取、識(shí)別和更新。 2適用范圍本程序適用于公司對(duì)有關(guān)管理體系的法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)程、規(guī)范的管理。 3相關(guān)文件和術(shù)語3.1相關(guān)文件Q/XN.CX-01文件控制程序3.2術(shù)語沒有需再定義的術(shù)語4職責(zé)4.1總經(jīng)理工作部a)負(fù)責(zé)法律、法規(guī)和其它要求的文件（標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)程、規(guī)范和相應(yīng)文件）的收集，并確認(rèn)其適用性的管理；b)負(fù)責(zé)相關(guān)的采購(gòu)、編目、標(biāo)識(shí)、發(fā)放、借閱，作廢法律法規(guī)及其他要求文件的回收處理；c)負(fù)責(zé)根據(jù)法律、法規(guī)及其他要求文件有效性的變化情況，及時(shí)發(fā)布更改信息。 4.2各部門協(xié)助總經(jīng)理工作部收集與專業(yè)相應(yīng)的法律、法規(guī)及其他要求和相應(yīng)文件，并確認(rèn)其適用性。 4.3工程建設(shè)項(xiàng)目部（建管處）協(xié)助總經(jīng)理工作部收集與項(xiàng)目及所在地相關(guān)的法律、法規(guī)及其它要求和相應(yīng)文件，并確認(rèn)其適用性。 5工作程序5.1文件的獲取5.1.1獲取的法律、法規(guī)包括國(guó)家、地方政府或相關(guān)部門頒布的與質(zhì)量/職業(yè)健康安全/環(huán)境相關(guān)的法律、法規(guī)、條例、規(guī)章、制度等。 其它要求包括國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)程、規(guī)范及國(guó)家有關(guān)部委發(fā)布的相關(guān)規(guī)范性要求文件等。 5.1.2總經(jīng)理工作部應(yīng)與政府、行業(yè)主管部門（如經(jīng)貿(mào)委、安監(jiān)、建委、環(huán)保等管理部門）以及信息組織、報(bào)刊、書籍等專業(yè)出版單位建立獲取法律、法規(guī)和其它要求的聯(lián)絡(luò)渠道，并明確專人負(fù)責(zé)管理，以便及時(shí)得到文件發(fā)布及變更的相關(guān)信息。 5.1.3各工程建設(shè)項(xiàng)目部（建管處）負(fù)責(zé)與相關(guān)專業(yè)對(duì)口的地方與行業(yè)管理機(jī)構(gòu)及信息部門建立聯(lián)絡(luò)，獲取專業(yè)或地方特殊的法律、法規(guī)和其它要求的信息，獲取文件及變更信息。 5.1.4總經(jīng)理工作部、各部門、各工程建設(shè)項(xiàng)目部（建管處）及專職工程師負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì)需配置的法律、法規(guī)及其它要求的文件，并填寫“法律、法規(guī)及其它要求獲取審批表”，經(jīng)總經(jīng)理或管理者代表審批后，由總經(jīng)理工作部統(tǒng)一訂購(gòu)，并負(fù)責(zé)發(fā)放。 5.1.5各部門在收集法律、法規(guī)及其它要求信息和文件過程中，有需要配置的應(yīng)填寫“法律、法規(guī)及其他要求獲取審批表”提交總經(jīng)理工作部。 5.1.6新出版的適用法律、法規(guī)及其他要求文件訂購(gòu)，由總經(jīng)理工作部制定訂購(gòu)報(bào)告，報(bào)審批后訂購(gòu)。 5.2文件的確定總經(jīng)理工作部根據(jù)獲取的法律、法規(guī)和其它要求，組織相關(guān)管理部門確定其適用性。 5.3文件的管理5.3.1總經(jīng)理工作部負(fù)責(zé)公司法律、法規(guī)和其它要求文件的獲取、識(shí)別、更新及傳達(dá)的管理。 5.3.2各部門對(duì)照總經(jīng)理工作部發(fā)布的公司適用法律、法規(guī)和其它要求文件清單，建立適用于本部門的“法律、法規(guī)及其他要求文件清單”，并報(bào)送總經(jīng)理工作部（含變更信息）。 5.3.3法律、法規(guī)及其它要求文件應(yīng)發(fā)放到相關(guān)部門、個(gè)人及相關(guān)方，并及時(shí)傳送變更信息。 5.3.4總經(jīng)理工作部按發(fā)布的“法律、法規(guī)及其他要求文件清單”配備完整法律、法規(guī)和其它要求文件資料。 5.3.5總經(jīng)理工作部對(duì)購(gòu)回的法律、法規(guī)及其他要求文件進(jìn)行登記、編目、標(biāo)識(shí)，并編制發(fā)放范圍清單，報(bào)批后，通知各部門辦理領(lǐng)用手續(xù)。 由國(guó)家頒布的法律、法規(guī)原則上由總經(jīng)理工作部保管一套，其他部門使用時(shí)可以在總經(jīng)理工作部借閱。 5.3.6各部門領(lǐng)用法律、法規(guī)及其他要求文件指定專人登記、保管，不屬個(gè)人擁有，個(gè)人需使用時(shí)應(yīng)在本部門辦理借用手續(xù)。 借用人員調(diào)離本部門時(shí)應(yīng)歸還。 5.3.7工作需要臨時(shí)借閱總經(jīng)理工作部保存的法律、法規(guī)及其他要求文件，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，借閱時(shí)間不得超過一個(gè)月（確系工作需要，長(zhǎng)期借閱時(shí)，必須辦理續(xù)借手續(xù)）。 5.3.8總經(jīng)理工作部根據(jù)法律、法規(guī)及其他要求文件相關(guān)主管機(jī)構(gòu)公布的修訂/改版信息，及時(shí)以書面形式通知到各部門，各部門接到通知后，及時(shí)將收回失效的法律、法規(guī)及其他要求文件交總經(jīng)理工作部。 總經(jīng)理工作部將收回的作廢法律、法規(guī)及其他要求文件加蓋“作廢”章后單獨(dú)存放。 5.3.9失效的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)程、規(guī)范由總經(jīng)理工作部根據(jù)實(shí)際情況提出保留或銷毀意見，經(jīng)公司總工批準(zhǔn)后執(zhí)行。 5.3.10各部門人員在外出培訓(xùn)、學(xué)習(xí)中所獲得的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)程、規(guī)范，必須在培訓(xùn)結(jié)束后三個(gè)工作日內(nèi)統(tǒng)一交到總經(jīng)理工作部登記，并由總經(jīng)理工作部統(tǒng)一保存。 需要使用時(shí)，需填寫“法律、法規(guī)及其他要求文件獲取審批表”，經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)審批后，可在總經(jīng)理工作部辦理領(lǐng)用手續(xù)。 5.3.11各工程建設(shè)項(xiàng)目部（建管處）的法律、法規(guī)及其他要求文件的管理由工程建設(shè)項(xiàng)目部（建管處）按上述條款執(zhí)行。 6記錄6.1Q/XN.JL03-01法律、法規(guī)及其他要求清單6.2Q/XN.JL03-02法律、法規(guī)及其他要求獲取審批表法律、法規(guī)及其他要求清單部門編號(hào):序號(hào)法律法規(guī)文件名稱發(fā)文機(jī)關(guān)生效時(shí)間適用條款修改時(shí)間適用條款備注法律、法規(guī)及其他要求獲取審批表部門:體系辦編號(hào):xx01文件名稱GB/T19001:xx質(zhì)量管理體系要求發(fā)文機(jī)關(guān)中華人民共和國(guó)國(guó)家質(zhì)量監(jiān)督檢驗(yàn)疫總局、中國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會(huì)實(shí)施時(shí)間質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)xx年11月13日獲取理由由于國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)的更新改版，為了符合管理體系的適宜性，需要對(duì)照新標(biāo)準(zhǔn)對(duì)公司體系文件進(jìn)行修改。 部門負(fù)責(zé)人/日期審核意見理者代表/日期批準(zhǔn)意見工程師/日期楊赟/xx年3月2日貴州西能電力建設(shè)有限公司管理體系文件Q/XN.CX-04信息與交流控制程序8xx年年010月月808日發(fā)布8xx年年010月月808日實(shí)施貴州西能電力建設(shè)有限公司發(fā)布貴州西能電力建設(shè)有限公司管理體系文件Q/XN.CX-04信息與交流控制程序版本D D編制審核批準(zhǔn)狀態(tài)修改說明黃朝舒史明然代鷹執(zhí)行目次1目的42適用范圍43相關(guān)文件和術(shù)語44職責(zé)45工作程序45.1與顧客的溝通和協(xié)商45.2公司內(nèi)部的溝通和協(xié)商55.3與相關(guān)方（顧客除外）的溝通和協(xié)商66記錄6信息與交流控制程序11目的加強(qiáng)顧客和與相關(guān)方的聯(lián)系與溝通，獲悉相關(guān)方對(duì)公司工程和服務(wù)質(zhì)量、職業(yè)健康安全和環(huán)境管理等方面的要求。 保證公司內(nèi)部的溝通與協(xié)商，確保管理體系運(yùn)行的有效性。 22適用范圍適用于公司管理體系的內(nèi)、外部信息的溝通和協(xié)商。 3相關(guān)文件和術(shù)語3.1相關(guān)文件電力建設(shè)安全健康與環(huán)境管理工作規(guī)定國(guó)家電力公司（xx-01-21）Q/XN.CX08設(shè)計(jì)更改控制程序Q/XN.CX12環(huán)境、職業(yè)健康安全運(yùn)行控制程序Q/XN.CX16顧客和相關(guān)方滿意控制程序Q/XN.CX11電力工程建設(shè)控制程序Q/XN.CX09工程采購(gòu)控制程序Q/XN.CX10設(shè)備采購(gòu)控制程序3.2術(shù)語相關(guān)方顧客及其代表，或關(guān)注公司工程和服務(wù)質(zhì)量、職業(yè)健康安全和環(huán)境管理或受其影響的個(gè)人或團(tuán)體4職責(zé)4.1管理者代表負(fù)責(zé)公司管理體系的對(duì)外聯(lián)系工作，并處理有關(guān)體系的重大信息，特別重大信息應(yīng)向最高管理者匯報(bào)。 4.2計(jì)劃統(tǒng)計(jì)部負(fù)責(zé)接受顧客委托后/合同簽訂前收集顧客要求。 各相關(guān)部門配合，分別與顧客進(jìn)行溝通和協(xié)商后，由計(jì)劃統(tǒng)計(jì)部組織對(duì)顧客要求予以確認(rèn)。 4.3各工程建設(shè)項(xiàng)目部（建管處）負(fù)責(zé)工程質(zhì)量、職業(yè)健康安全和環(huán)境管理與相關(guān)方的溝通和協(xié)商，組織對(duì)建設(shè)項(xiàng)目投產(chǎn)后的回訪。 4.4體系辦負(fù)責(zé)體系運(yùn)行方面與相關(guān)方的溝通和協(xié)商。 4.5總經(jīng)理工作部負(fù)責(zé)公司消防、職工健康環(huán)境等方面與相關(guān)方的溝通和協(xié)商。 4.6各部門負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)范圍內(nèi)體系運(yùn)行的溝通和協(xié)商工作。 4.7工會(huì)的員工代表負(fù)責(zé)收集和反饋員工所關(guān)心的職業(yè)健康安全和環(huán)境問題，重大問題可直接要求最高管理者處理；負(fù)責(zé)就員工及其代協(xié)商職業(yè)健康安全事務(wù)形成文件。 4.8各工程建設(shè)項(xiàng)目部（建管處）負(fù)責(zé)與工程項(xiàng)目相關(guān)的內(nèi)、外部溝通與協(xié)商。 55工作程序15.1與顧客的溝通和協(xié)商5.1.1項(xiàng)目獲得顧客委托后/合同簽訂前與顧客的溝通和協(xié)商a)時(shí)機(jī)在獲得顧客委托后，以及在簽訂工程承包合同之前；b)職責(zé)計(jì)劃統(tǒng)計(jì)部組織工程部、總經(jīng)理工作部（人力資源）了解顧客需求；c)方式以信函、會(huì)議、訪問等與顧客進(jìn)行溝通和協(xié)商；d)信息顧客對(duì)工程工期、質(zhì)量、安全、環(huán)境、記錄、人員資質(zhì)、體系等方面明確和隱含的要求；e)目的將信息及時(shí)傳遞到計(jì)劃統(tǒng)計(jì)部進(jìn)行匯總，作為合同評(píng)審的依據(jù)之一。 5.1.2在建設(shè)過程中與顧客的溝通和協(xié)商在建設(shè)過程中，各工程建設(shè)項(xiàng)目部（建管處）負(fù)責(zé)與顧客的溝通和協(xié)商a)溝通的方式包括與顧客交談、會(huì)議進(jìn)行滿意度測(cè)量、顧客反饋、受理顧客抱怨/投訴等。 b)溝通的內(nèi)容包括顧客對(duì)產(chǎn)品（工程）質(zhì)量、安全、環(huán)境、進(jìn)度、服務(wù)、文明施工等方面的要求,顧客的滿意程度、合同的修改情況，以及顧客的抱怨/投訴等。 c)對(duì)合同執(zhí)行的修改情況由計(jì)劃統(tǒng)計(jì)部及時(shí)傳達(dá)到相關(guān)部門/人員。 d)將重要的與顧客溝通和協(xié)商的信息應(yīng)形成書面記錄，各職能部門進(jìn)行匯總。 e)在建設(shè)過程中顧客意見的處理部門與顧客溝通后，負(fù)責(zé)人確定如何處置，是否應(yīng)采取糾正措施或預(yù)防措施等；顧客反映的重大意見，應(yīng)立即報(bào)告公司總經(jīng)理，并立即研究處理意見；相關(guān)方反映的質(zhì)量、安全、環(huán)境等問題，由該工程建設(shè)項(xiàng)目部（建管處）組織進(jìn)行處理。 5.1.3工程移交后，在質(zhì)保期內(nèi)與相關(guān)方的溝通和協(xié)商工程移交后，采取會(huì)議形式聽取顧客意見，并按Q/XN.CX-16顧客和相關(guān)方滿意控制程序進(jìn)行滿意度測(cè)量；隨后，工程建設(shè)項(xiàng)目部（建管處）應(yīng)組織有關(guān)部門/人員進(jìn)行綜合分析，制定改進(jìn)措施，并組織落實(shí)。 5.2公司內(nèi)部的溝通和協(xié)商5.2.1最高管理者對(duì)內(nèi)溝通和協(xié)商a)最高管理者通過（不限于）管理評(píng)審、辦公會(huì)等方式與公司管理層溝通和協(xié)商，通過職代會(huì)與職工（代表）溝通和協(xié)商。 b)最高管理者對(duì)內(nèi)溝通和協(xié)商的內(nèi)容主要包括（不限于）公司的方針、目標(biāo)和主要指標(biāo)實(shí)現(xiàn)情況，重大管理方案及措施的信息；公司管理