信息化環(huán)境下企業(yè)貨幣資金的內(nèi)部控制

信息化環(huán)境下企業(yè)貨幣資金的內(nèi)部控制【摘要】科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，使企業(yè)的管理處于信息化的環(huán)境中。信息化的環(huán)境能推進(jìn)企業(yè)資金核算的高效化和精準(zhǔn)化，使企業(yè)資金內(nèi)部控制具有新的特點(diǎn)，同時(shí)，也必然影響到企業(yè)資金的內(nèi)部控制各要素，因此需要分析信息化環(huán)境對企業(yè)貨幣資金內(nèi)部控制產(chǎn)生的具體影響，發(fā)揮優(yōu)勢，完善不足，使貨幣資金內(nèi)部控制達(dá)到更好的效果?！娟P(guān)鍵詞】信息化環(huán)境；資金內(nèi)部控制；新特點(diǎn)；影響；完善措施一、引言企業(yè)所處的信息化環(huán)境狹義上可以指在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，企業(yè)目前普遍運(yùn)用計(jì)算機(jī)以及相配套的軟件（如SAP、ERP等）進(jìn)行企業(yè)管理。企業(yè)貨幣資金具有高度的流動(dòng)性，是企業(yè)運(yùn)行的“血液”。貨幣資金按其存放地點(diǎn)和用途的不同分為現(xiàn)金、銀行存款和其他貨幣資金等。由于貨幣資金是企業(yè)中最容易被貪污、偷竊或挪用的資產(chǎn)，因此，加強(qiáng)貨幣資金的內(nèi)部控制，對于保障企業(yè)資產(chǎn)的安全完整，提高貨幣資金周轉(zhuǎn)速度和使用效益，具有重要意義（季士賢，2012）。信息化的環(huán)境，不僅使企業(yè)通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和管理軟件，建立信息化管理系統(tǒng)，對資金管理進(jìn)行規(guī)劃、籌措、調(diào)度、結(jié)算和考核，從資金的籌措、投放和調(diào)配到資金收益產(chǎn)生的全過程進(jìn)行信息化的內(nèi)部控制；還使企業(yè)資金管理面臨安全、技術(shù)和人為操作的風(fēng)險(xiǎn)等。研究如何在信息化環(huán)境下，完善貨幣資金的內(nèi)部控制措施，具有十分重要的意義。二、信息化環(huán)境下資金內(nèi)部控制新特點(diǎn)（一）實(shí)現(xiàn)了動(dòng)態(tài)的貨幣資金控制企業(yè)利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和管理軟件，能實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)與采購、銷售、生產(chǎn)和物流等系統(tǒng)的信息共享和數(shù)據(jù)傳遞，使企業(yè)能掌握動(dòng)態(tài)的資金運(yùn)動(dòng)情況，隨時(shí)查詢企業(yè)貨幣資金的賬戶余額，有利于企業(yè)控制現(xiàn)金流量，進(jìn)行投資和融資決策。對于集團(tuán)公司，還能夠查詢子公司資金流向，便于資金的集中統(tǒng)一管理。（二）實(shí)現(xiàn)了高效的貨幣資金控制信息化的控制環(huán)境，大部分財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)能實(shí)現(xiàn)自動(dòng)上傳，可以避免傳統(tǒng)手工填制報(bào)表的弊端，人為差錯(cuò)減少，保證數(shù)據(jù)的及時(shí)更新，從而可以保障財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)信息傳遞的效率和質(zhì)量，提高貨幣資金控制的效率。（三）實(shí)現(xiàn)了全面的貨幣資金控制信息化集成系統(tǒng)，如ERP系統(tǒng)融合了財(cái)務(wù)模塊、采購模塊、銷售模塊和其他管理模塊，依托成本會(huì)計(jì)、管理會(huì)計(jì)等管理思想，多方位對貨幣資金進(jìn)行控制。三、信息化環(huán)境對資金內(nèi)部控制的影響信息技術(shù)的運(yùn)用，使貨幣資金的內(nèi)部控制具有動(dòng)態(tài)、高效和全面的特點(diǎn)，同時(shí)會(huì)影響到企業(yè)資金內(nèi)部控制的各個(gè)要素。（一）內(nèi)部控制環(huán)境信息化環(huán)境下，信息流和資金流的共享性和統(tǒng)一性使組織機(jī)構(gòu)趨于扁平化，且控制層次減少。每個(gè)崗位上的業(yè)務(wù)人員可能減少，還可能會(huì)有一人兼具多職的現(xiàn)象，使得內(nèi)部牽制制度減弱，對資金使用的控制力度不到位。內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注職能部門和業(yè)務(wù)單元的執(zhí)行力問題、崗位責(zé)任制履行情況等（王清剛，2012）。信息化的管理環(huán)境，對企業(yè)人員素質(zhì)要求較高，需要企業(yè)人員具有較高的專業(yè)技能、職業(yè)操守和計(jì)算機(jī)技術(shù)。同時(shí)，企業(yè)文化的構(gòu)建也需要更多地從人本角度、社會(huì)責(zé)任角度出發(fā)。（二）內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)信息化的管理環(huán)境在為企業(yè)資金內(nèi)部控制帶來便捷的同時(shí)，也產(chǎn)生了一些風(fēng)險(xiǎn)。1.安全風(fēng)險(xiǎn)網(wǎng)絡(luò)信息的開放性和技術(shù)上的可操作性，使得企業(yè)外部人員可以通過某些方法獲取企業(yè)的資金流信息。如果有不法分子違規(guī)操作或者病毒侵?jǐn)_造成資金流信息外泄，將會(huì)破壞企業(yè)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的完整性，嚴(yán)重影響資金流內(nèi)部控制的效果和質(zhì)量。2.技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)企業(yè)集成的信息系統(tǒng)，通常按照標(biāo)準(zhǔn)程序設(shè)計(jì)，按部就班使資金流控制缺乏靈活性。如果存在程序設(shè)計(jì)紕漏等問題，將會(huì)嚴(yán)重影響企業(yè)資金控制的準(zhǔn)確性。企業(yè)信息系統(tǒng)的財(cái)務(wù)模塊和其他模塊之間的數(shù)據(jù)傳輸和銜接，也將會(huì)影響到資金流信息的完整性。技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)是貨幣資金內(nèi)部控制在信息化環(huán)境中必須面對的。3.人為風(fēng)險(xiǎn)信息化的環(huán)境為資金內(nèi)部控制提供了一個(gè)便捷、模式化的輸入數(shù)據(jù)、分析數(shù)據(jù)到輸出結(jié)果的平臺(tái)。但是，進(jìn)行籌資、投資及資金調(diào)度的決策還是需要靠“人”。因此，人為風(fēng)險(xiǎn)在資金內(nèi)部控制中的風(fēng)險(xiǎn)最值得注意。如果僅僅依靠系統(tǒng)輸出的結(jié)果進(jìn)行決策，還會(huì)產(chǎn)生以下風(fēng)險(xiǎn)：籌資不當(dāng)，可能使企業(yè)籌資成本過高或債務(wù)危機(jī)；投資失誤，可能使資金鏈斷裂或使用效益低下；資金調(diào)度不合理、營運(yùn)不暢，可能使企業(yè)陷入財(cái)務(wù)困境或資金冗余；資金管控不嚴(yán)，人為的操縱系統(tǒng)可能使資金被挪用、侵占或遭受欺詐。但是，信息系統(tǒng)的實(shí)施，將一些新的方法和理念融入到資金內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)評價(jià)，繼而可以提升企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)分析和風(fēng)險(xiǎn)評價(jià)的能力。財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)不但可以監(jiān)督和追蹤資金風(fēng)險(xiǎn)，還能處理可能發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)。（三）控制過程企業(yè)實(shí)施信息化系統(tǒng)之后，主要是利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等，通過對資金流信息進(jìn)行采集、輸入、處理和輸出的流程，構(gòu)建一體化的資金管理模式。該流程普遍將事件作為業(yè)務(wù)重組的基礎(chǔ)，某一涉及到資金交易的事件發(fā)生時(shí)，各業(yè)務(wù)子系統(tǒng)之間會(huì)按照一定的規(guī)則生成會(huì)計(jì)憑證，并將這些結(jié)果自動(dòng)上傳到共享的數(shù)據(jù)庫當(dāng)中。這樣，涉及到企業(yè)資金流的所有信息都被存放在同一數(shù)據(jù)庫中，企業(yè)各部門人員都可以利用驅(qū)動(dòng)報(bào)告工具自動(dòng)輸出所需的結(jié)果，如財(cái)會(huì)人員根據(jù)管理需求，驅(qū)動(dòng)報(bào)告工具，可以將資金流信息轉(zhuǎn)化為財(cái)務(wù)語言，獲得所需的信息。信息化集成系統(tǒng)將資金內(nèi)部控制和每個(gè)部門結(jié)合起來，使企業(yè)資金內(nèi)部控制制度的執(zhí)行模式化、規(guī)范化，監(jiān)督常態(tài)化、動(dòng)態(tài)化。（四）信息溝通方式信息化環(huán)境下，企業(yè)各部門通過網(wǎng)絡(luò)連接起來，從資金流信息的輸入到輸出的信息傳遞過程，也形成了企業(yè)內(nèi)部人員溝通和交流的渠道。數(shù)據(jù)的共享性使得資金內(nèi)部控制的信息交流和溝通的效率大為提高。但是，如果企業(yè)的信息系統(tǒng)遭受破壞，會(huì)影響資金流信息傳遞的效率和質(zhì)量，信息溝通的效果將大打折扣。（五）內(nèi)部監(jiān)督由于是以信息技術(shù)為平臺(tái)的，在資金內(nèi)部控制中進(jìn)行日常監(jiān)督時(shí)時(shí)必須提高對數(shù)據(jù)完整性的監(jiān)督，加強(qiáng)對涉及資金流信息相關(guān)人員（如出納）的專項(xiàng)監(jiān)督，防止利用信息系統(tǒng)進(jìn)行財(cái)務(wù)舞弊等損害企業(yè)資金流控制的現(xiàn)象發(fā)生。四、信息化環(huán)境下資金內(nèi)控的完善措施信息化的平臺(tái)使貨幣資金內(nèi)部控制的要素等各方面發(fā)生了巨大的變化，既實(shí)現(xiàn)了全面、動(dòng)態(tài)、高效的貨幣資金內(nèi)部控制，又帶來了新的風(fēng)險(xiǎn)和問題，可以從以下方面入手完善貨幣資金的內(nèi)部控制，有效地應(yīng)對信息化環(huán)境下的新風(fēng)險(xiǎn)和新問題。（一）提高員工的素質(zhì)企業(yè)貨幣資金管理人員綜合素質(zhì)的高低，很大程度上決定著企業(yè)貨幣資金內(nèi)部控制工作的好壞。企業(yè)管理者與員工的素質(zhì)包括其專業(yè)技能、職業(yè)操守、道德觀和價(jià)值觀等各個(gè)方面。信息化環(huán)境下貨幣資金內(nèi)部控制面對的風(fēng)險(xiǎn)中尤為突出的是人為風(fēng)險(xiǎn)，而企業(yè)對員工的社會(huì)責(zé)任能夠降低企業(yè)人力資源的風(fēng)險(xiǎn)。企業(yè)要選擇和培養(yǎng)一批社會(huì)責(zé)任感強(qiáng)、職業(yè)道德修養(yǎng)高和專業(yè)勝任能力強(qiáng)的員工。特別要強(qiáng)調(diào)企業(yè)高層管理者的重要性，因?yàn)樗麄儧Q定了企業(yè)的投資、融資決策及資金調(diào)度，影響企業(yè)資金活動(dòng)的戰(zhàn)略層面。同時(shí)，也要謹(jǐn)慎選擇和培養(yǎng)涉及到資金活動(dòng)具體實(shí)施層面的其他員工，尤其是涉及到資金收付的會(huì)計(jì)人員，為此，企業(yè)不僅要培訓(xùn)員工的專業(yè)技能，還要幫助其樹立正確的價(jià)值觀和良好的職業(yè)操守；要關(guān)心人，還要發(fā)展人。這樣，不僅可以提高管理者和員工的素質(zhì)，還能增強(qiáng)企業(yè)的凝聚力，從而改善企業(yè)貨幣資金內(nèi)部控制環(huán)境。（二）培育良好的企業(yè)文化企業(yè)文化的重要性是無形的，能通過一種價(jià)值觀和理念把大家融合起來。企業(yè)貨幣資金內(nèi)部控制要“以人為本”，形成一種誠實(shí)守信、廉潔自律的企業(yè)文化，使貨幣資金的內(nèi)部控制行為由“他律”變?yōu)椤白月伞?。在企業(yè)文化建設(shè)中，董事、經(jīng)理和其他高級(jí)管理人員應(yīng)當(dāng)發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)和示范作用，秉持高尚的職業(yè)操守和良好的職業(yè)道德，共同營造廉潔自律的企業(yè)文化。企業(yè)文化建設(shè)還應(yīng)當(dāng)融入到生產(chǎn)經(jīng)營的全過程，增強(qiáng)員工的責(zé)任感和使命感，從而保證貨幣資金內(nèi)部控制的有效實(shí)施。同時(shí)，還必須對董事、經(jīng)理和其他高級(jí)管理人員在企業(yè)文化建設(shè)中的責(zé)任履行情況、全體員工對企業(yè)價(jià)值觀的認(rèn)同等方面進(jìn)行企業(yè)文化評估，便于及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，采取措施進(jìn)行改正。（三）提升管理信息系統(tǒng)企業(yè)根據(jù)自身實(shí)力，選擇合適的管理軟件（如SAP、ERP等），定期升級(jí)維護(hù)，可以在一定程度上減少財(cái)務(wù)漏洞，有效避免企業(yè)信息系統(tǒng)被非法侵入、數(shù)據(jù)被惡意篡改等不良現(xiàn)象，有效防范由于信息化的快速發(fā)展帶來的企業(yè)貨幣資金內(nèi)部控制的安全風(fēng)險(xiǎn)和技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)。完善的企業(yè)財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)至少應(yīng)包括融資管、預(yù)算管理、報(bào)賬中心管理（成本管理和應(yīng)收應(yīng)付管理等）、銀行管理等模塊。要保證各模塊之間的協(xié)同性和數(shù)據(jù)傳輸?shù)恼_性，全程跟進(jìn)資金的流程。同時(shí)，財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)要與企業(yè)整體管理信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)有效的對接和信息共享，加快企業(yè)內(nèi)部資金流、信息流的交換速度，增強(qiáng)信息溝通。為提高資金管理的信息化水平，企業(yè)可以實(shí)施資金管理評價(jià)系統(tǒng)，實(shí)時(shí)分析、預(yù)測、監(jiān)控資金的運(yùn)用情況，變靜態(tài)的體系為動(dòng)態(tài)的系統(tǒng)，發(fā)揮信息化的優(yōu)勢（梁敏杰等，2012）。（四）建立科學(xué)的資金控制體系企業(yè)采用先進(jìn)的管理信息系統(tǒng)，一定程度上能夠提高資金管理的效益，但是如果沒有建立健全的貨幣資金內(nèi)控體系，貨幣資金的內(nèi)部控制將會(huì)流于形式。因此，建立科學(xué)的貨幣資金控制體系是信息化環(huán)境下資金內(nèi)部控制的保障。1.風(fēng)險(xiǎn)防范貨幣資金內(nèi)部控制制度的建設(shè)設(shè)立組織機(jī)構(gòu)和向各崗位人員分配工作時(shí)，要進(jìn)行職能分割，形成嚴(yán)格的分工體系，實(shí)施崗位責(zé)任制。設(shè)立包括資金預(yù)算、計(jì)劃、授權(quán)審批、資金集中管理、資金支付等貨幣資金內(nèi)部控制制度（劉俠，2012）。尤其是要注意加強(qiáng)貨幣資金的預(yù)算控制制度的建設(shè)和執(zhí)行。實(shí)行貨幣資金預(yù)算，能有效避免貨幣資金不足和過?，F(xiàn)象的發(fā)生，提高資金使用效率，防范風(fēng)險(xiǎn)。貨幣資金預(yù)算可采取自下而上進(jìn)行編制，由下級(jí)單位根據(jù)業(yè)務(wù)需要和貨幣資金的預(yù)算制度開始編制，逐級(jí)上報(bào)，經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核，最后由管理層批準(zhǔn)編制資金預(yù)算，并制定企業(yè)全年投資、籌資計(jì)劃。2.事中控制信息化操作與實(shí)際相結(jié)合在信息化環(huán)境下，企業(yè)資金流信息內(nèi)部控制的關(guān)鍵在于資金流信息流動(dòng)的過程。在資金流信息的收集、輸入階段要注意加強(qiáng)不相容職務(wù)分離控制、授權(quán)審批控制，數(shù)據(jù)處理階段要注意會(huì)計(jì)系統(tǒng)控制，結(jié)果輸出時(shí)要結(jié)合預(yù)算控制、運(yùn)營分析控制和績效考評控制等。3.效果評估分析、激勵(lì)和改進(jìn)企業(yè)結(jié)束每個(gè)會(huì)計(jì)期間、每項(xiàng)重大經(jīng)濟(jì)活動(dòng)時(shí)，各職能部門要將本部門在該會(huì)計(jì)期間或經(jīng)濟(jì)活動(dòng)之后的貨幣資金變動(dòng)的信息及時(shí)地匯總給財(cái)務(wù)部門，財(cái)務(wù)部門要核對資金的籌集與需求量是否一致，投資是否與使用量一致，資金的調(diào)度是否符合計(jì)劃等。內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督部門應(yīng)嚴(yán)格的按照資金內(nèi)部控制制度，審計(jì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)資金內(nèi)部控制的漏洞和薄弱環(huán)節(jié)。將各部門的資金管理狀況作為衡量部門業(yè)績的一個(gè)指標(biāo)，使資金內(nèi)部控制的責(zé)、權(quán)、利相結(jié)合，調(diào)動(dòng)職工參與資金內(nèi)部控制的積極性。對發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況，提出改進(jìn)措施，更好地進(jìn)行資金管理。五、結(jié)束語貨幣資金內(nèi)部控制是企業(yè)內(nèi)部控制中一項(xiàng)重要的工作。信息化環(huán)境下，不斷完善企業(yè)貨幣資金的內(nèi)部控制，不僅能夠提高企業(yè)資金的使用效率