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淺談xxxx天然氣管道建設(shè)工程文檔管理與控制 中海福建天然氣公司管網(wǎng)項(xiàng)目組 陳朋1前言2010年5月10日瞭望雜志 作者:尚前名、王仁貴文章“七萬公里油氣管道誰來護(hù)衛(wèi)”文中提到，目前中國油氣骨干管道里程已突破7萬公里，到2020年全國油氣管網(wǎng)里程將達(dá)到20萬公里，管道投產(chǎn)后，有可能會因外部干擾、腐蝕、管材和施工質(zhì)量等原因發(fā)生失效事故，導(dǎo)致火災(zāi)、爆炸、中毒事件的發(fā)生，造成重大經(jīng)濟(jì)損失、人員傷亡和環(huán)境污染。目前我國與發(fā)達(dá)國家相比氣管道安全性依然有一定的差距，有數(shù)據(jù)顯示，我國油氣管道事故率平均為3次/1000千米年，遠(yuǎn)高于美國的0.5次/1000千米年和歐洲的0.25次/1000千米年。中海福建天然氣有限公司投資建設(shè)的站線項(xiàng)目輸氣干線工程，管道總長為356.13公里已經(jīng)投入商業(yè)運(yùn)營，二期管網(wǎng)工程至2020年規(guī)劃新建輸氣管線2074公里，按照國內(nèi)事故發(fā)生率的平均值來推斷福建LNG輸氣管道事故發(fā)生率應(yīng)該不少于1次/年，整個(gè)二期工程建成后事故發(fā)生率應(yīng)該不少于7次/年（包括人為和自然因素），試問如果我們的管道出現(xiàn)了質(zhì)量問題或運(yùn)營后監(jiān)管失誤而出現(xiàn)事故，我們的管理者是否會問責(zé)，如果一旦意外事故發(fā)生檔案管理部門能夠及時(shí)提供有價(jià)值的歷史數(shù)據(jù)，就能夠縮短及搶修時(shí)間把意外損失降為最低，為此，我們將對中海福建天然氣管道工程檔案管理與控制作如下探討。2、領(lǐng)導(dǎo)的重視是檔案管理工作的關(guān)鍵大家都知道一套檔案制度及規(guī)范，歸根結(jié)底都是要有人來執(zhí)行的，即使設(shè)計(jì)出完整的制度和規(guī)范，也可能因執(zhí)行人員的粗心大意、經(jīng)驗(yàn)不足、判斷失誤而失效，作為項(xiàng)目的管理者要時(shí)時(shí)刻刻的關(guān)注項(xiàng)目檔案的管理工作，并把項(xiàng)目檔案管理列入到日常的管理工作中去，保證項(xiàng)目的原始記錄檔案的真實(shí)性、全面性及價(jià)值性，以便于將來的搶修、維修、改建、擴(kuò)建，同時(shí)保管好有價(jià)值的原始檔案也給我們的項(xiàng)目管理者留下一條后路，因?yàn)橐坏┕こ坛霈F(xiàn)了責(zé)任意外事故，就全憑這些白紙黑字的原始記錄才能說明問題了。3、檔案管理的重點(diǎn)是過程控制項(xiàng)目的發(fā)展過程分為四個(gè)階段即：項(xiàng)目的啟動、計(jì)劃、實(shí)施、收尾，從工程開始到結(jié)束是漸進(jìn)地發(fā)展和演變的過程，項(xiàng)目最終行成可交付使用的成果，由于工程項(xiàng)目本身存在一次性的特點(diǎn)，若現(xiàn)場資料丟失、毀壞、遺漏將無法補(bǔ)救，所以在項(xiàng)目管理中項(xiàng)目檔案管理過程控制尤為重要，為了保證項(xiàng)目資料完整性與有效性，降低或減少由于承包商造成工程資料丟失、毀壞、漏報(bào)等原因所帶來的數(shù)據(jù)損失風(fēng)險(xiǎn)，我們必須抓住項(xiàng)目四各階段檔案管理工作。3.1項(xiàng)目前期準(zhǔn)備階段（啟動、計(jì)劃階段）工作的檔案的收集項(xiàng)目準(zhǔn)備工作一般包括：勘察設(shè)計(jì)、可行性研究、立項(xiàng)批文,選址意見書、土地使用證書,、建設(shè)工程規(guī)劃設(shè)計(jì)條件、審批修建性詳規(guī)總平面方案、規(guī)劃用地許可、規(guī)劃許可、安全措施審查、施工圖審查,、施工前設(shè)計(jì)、招標(biāo)等等，項(xiàng)目前期準(zhǔn)備工作涉及面廣、任務(wù)繁多，除業(yè)主內(nèi)部編制大量的文件外，還需向省發(fā)改委、規(guī)劃、國土、環(huán)境、水利、林業(yè)、農(nóng)業(yè)等各職能部門提交申請報(bào)告，同時(shí)由于報(bào)批、審批的時(shí)間周期較長，檔案收集困難且不連續(xù)，給檔案的收集帶來了一定的難度，所以督促承辦人員及時(shí)歸檔尤為重要。 3.2項(xiàng)目施工過程中的檔案控制2.2.1項(xiàng)目檔案涉及標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范項(xiàng)目的檔案包括過程文件資料及項(xiàng)目檔案，既有內(nèi)部的也有外部的檔案，原始的文件資料是文件歸檔的基礎(chǔ)，檔案管理要素包括，國家和行業(yè)的法規(guī)及海油項(xiàng)目內(nèi)部的規(guī)范，法律法規(guī)種類繁多，項(xiàng)目檔案管理人員要熟悉和掌握國家、地方及海油內(nèi)部的管理規(guī)范。 3.2.2過程控制中應(yīng)注意的問題工程檔案管理要求“三同步” 即：與施工同步、與檢查同步、與驗(yàn)收同步，“三同步”在工程啟動、計(jì)劃階段我們就要明確檔案管理方案及檔案管理制度和方法，讓承包商知道我們需要什么，他們應(yīng)該怎么做，在工程實(shí)施階段就是具體做什么了，例如按期填寫日報(bào)、周報(bào)、月報(bào)、按期上報(bào)階段性施工總結(jié)、隱蔽記錄等應(yīng)業(yè)主的要求填寫。在施工過程中業(yè)主的文件也比較多，需要注意的是為避免文字、邏輯及編號的錯(cuò)誤，進(jìn)度、質(zhì)量、HSE、綜合發(fā)文除讓領(lǐng)導(dǎo)審批外還必須要經(jīng)過各部門經(jīng)理或主管的審閱，為了避免混亂每個(gè)專業(yè)原則上只能一人發(fā)文。3.2.3檔案檢查的目的是為了提高檔案管理也會出現(xiàn)一些漏洞，但是我們可以通過檢查整改進(jìn)行及時(shí)的糾偏，為了使檔案管理有一個(gè)持續(xù)改進(jìn)和完善的過程，我們還要利用質(zhì)量管理中的一種方法即：P-D-C-A循環(huán)，P（ Plan）-計(jì)劃；D（Do)-執(zhí)行；C（Check)-檢查；A（Act)-糾正,在施工階段檔案管理的關(guān)鍵點(diǎn)就是C檢查，檢查就是要下去發(fā)現(xiàn)問題，糾正階段就是要告訴大家什么地方存在偏差需要改進(jìn)，這樣就能使大家的思想逐步的與管理要求統(tǒng)一，使我們的檔案管理不斷的改進(jìn)和提高。3.2.4信息的暢通是關(guān)鍵信息的暢通是為了我們及時(shí)的發(fā)現(xiàn)問題，信息暢通的關(guān)鍵點(diǎn)是要建立一套信息流程，并有相關(guān)的配套組織機(jī)構(gòu) 。 3.2.5巧用項(xiàng)目管理方法“溝通與協(xié)調(diào)”提高管理能力 任何人都不想接受被管理，但都會接受溝通與協(xié)調(diào)，溝通與協(xié)調(diào)運(yùn)用的恰當(dāng)，企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)與員工、業(yè)主與承辦商之間就會形成親如一家的感覺，企業(yè)員工和承辦商最愛聽的就是道理，強(qiáng)制、強(qiáng)壓有些問題會出現(xiàn)適得其反的后果，為了使檔案管理人員和承辦商的思想逐步與管理者的思想同步，有效性溝通與協(xié)調(diào)必不可少，在檔案控制方面存在著內(nèi)部和外部、上級和下級的溝通協(xié)調(diào)，例如承包商隱蔽工程填寫有誤、檢測承包商沒有按時(shí)出具結(jié)果，監(jiān)理工程師的巡檢記錄發(fā)現(xiàn)問題但是沒有關(guān)閉等等，我們首先必須用溝通和協(xié)調(diào)的方法看看問題出在哪里，溝通與協(xié)調(diào)的方法是多種多樣的，我們常用的是文件溝通、電話溝通、面談和定期、不定期召開會議進(jìn)行交流等等，如有些果問題反復(fù)發(fā)生而且頻率增加，我們就得用一些管理手段進(jìn)行糾偏了，也就是說為了項(xiàng)目的順利進(jìn)行該得罪人就得罪了。4項(xiàng)目收尾階段檔案控制容易被忽視項(xiàng)目收尾階段包括合同收尾和管理收尾，管理收尾就包括了檔案的編制和移交，但是在這個(gè)階段中項(xiàng)目組的領(lǐng)導(dǎo)奔忙與一大堆急需解決問題，承包商項(xiàng)目經(jīng)理也忙于施工變更的收尾及結(jié)款，所以管理收尾工作往往不被大家重視，同時(shí)由于工程實(shí)體部分已經(jīng)結(jié)束，項(xiàng)目參加人員人心浮動, 和分包商的關(guān)系也因?yàn)闋可娴阶詈蟮慕Y(jié)算，扯皮事兒多，矛盾日漸實(shí)出，承包單位的檔案管理人員因無人約束工作輕松，有的檔案管理人員為了延長輕松的工作，編制和移交檔案工作的時(shí)間開始拖延，由于編制和移交工程檔案工作滯后錯(cuò)過了最好的移交黃金時(shí)間（一般是在完工的三個(gè)月內(nèi)），所以造成有的工程一至兩年都無法交工，為什么拖延時(shí)間那么長呢？因?yàn)樵陧?xiàng)目施工完成后，項(xiàng)目成員手頭都保留有的工作記錄，收集起來是非常容易的。時(shí)間久了，有些項(xiàng)目成員可能去了其他項(xiàng)目組，有些可能離職了，承包商施工技術(shù)員、項(xiàng)目經(jīng)理已經(jīng)調(diào)到其他的項(xiàng)目上去了，到那時(shí)去收集為時(shí)過晚了，有些原始資料可能就永遠(yuǎn)也找不到了，所以在項(xiàng)目收尾階段中強(qiáng)調(diào)的是計(jì)劃性，時(shí)間性。談到計(jì)劃性和時(shí)間性的問題，檔案管理人員應(yīng)該注意的是要提前通知設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工承包商等單位那些檔案需要收集、整理和保存，由誰來向業(yè)主移交，什么時(shí)候移交，檔案管理人員還應(yīng)該做到除了按期完成計(jì)劃外，還要向項(xiàng)目經(jīng)理及時(shí)提供準(zhǔn)確的移交清單及項(xiàng)目的施工大事記，并說明施工大事記由項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)自己保存，因?yàn)樵谫|(zhì)量終身制的今天不知道什么時(shí)候用得到。5結(jié)束語綜上所述，項(xiàng)目檔案管理是竣工驗(yàn)收、投產(chǎn)運(yùn)行、維修改造和對項(xiàng)目進(jìn)行稽查、審計(jì)、驗(yàn)收后評價(jià)的依據(jù)，是工程搶修、擴(kuò)建、改建進(jìn)行正確的分析判斷和科學(xué)決策的依據(jù)，是維護(hù)項(xiàng)目