商務(wù)旅行計(jì)劃編制教學(xué)PPT.ppt

商務(wù)旅行 1 了解旅行計(jì)劃的編制方法 2 旅行計(jì)劃的基本內(nèi)容 3 日程表的編制方法 編制商務(wù)旅行計(jì)劃 1 出差時(shí)間 啟程及返回日期 按站安排 2 出差路線 終點(diǎn)及途經(jīng)地點(diǎn)和住宿安排 3 會(huì)晤計(jì)劃 人員 地點(diǎn) 日期和時(shí)間 4 交通工具的選擇 航空公司 飛機(jī)客艙種類及停留地的交通安排 案例 香港游 5 需攜帶的文件等資料 旅行計(jì)劃的基本內(nèi)容 6 上司或接待人的特別要求 7 旅行區(qū)域的天氣狀況 8 行程安排 約會(huì) 會(huì)議計(jì)劃 會(huì)晤人員的名單背景 會(huì)晤主題 9 差旅費(fèi)用 現(xiàn)金 兌換外幣 辦理旅行支票 信用卡 頭等艙 公務(wù)艙和經(jīng)濟(jì)艙三種等級(jí) 每種等級(jí)又按照正常機(jī)票價(jià)和多種不同特殊優(yōu)惠機(jī)票價(jià)劃分為不同的艙位代號(hào) 飛機(jī)艙位 cabin 頭等艙 公務(wù)艙 經(jīng)濟(jì)艙的區(qū)別 頭等艙一般設(shè)在客艙的前部 座椅本身的尺寸和前后之間的間距都比較大 長(zhǎng)航線甚至?xí)捎闷教墒阶?相對(duì)舒適 經(jīng)濟(jì)艙的座位設(shè)在從機(jī)身中間到機(jī)尾的地方 占機(jī)身的四分之三空間或更多 座位尺寸相對(duì)小 公務(wù)艙介于兩者之間 經(jīng)濟(jì)艙是旅行時(shí)座位等級(jí)較低的一個(gè)艙等 雖然座位不很舒適 空間有限 但因?yàn)閮r(jià)格比較便宜 還是受到很多旅客的歡迎 比如飛機(jī)上有頭等艙 商務(wù)艙 這兩個(gè)都比較貴 所以一般人士都會(huì)選擇經(jīng)濟(jì)艙 飛機(jī)經(jīng)濟(jì)艙的座位設(shè)在客艙靠中間到機(jī)尾的地方 占機(jī)身的四分之三空間或更多一些 座位安排的比較緊密 經(jīng)濟(jì)艙 經(jīng)濟(jì)艙 公務(wù)艙的價(jià)格是經(jīng)濟(jì)艙全價(jià)的130 在地面上 享受在機(jī)場(chǎng)的優(yōu)先辦理乘機(jī)手續(xù)和托運(yùn)行李 免費(fèi)30公斤 免費(fèi)使用公務(wù)艙候機(jī)室和優(yōu)先登機(jī) 飛機(jī)上 座椅要比經(jīng)濟(jì)艙寬大 座位間距也寬敞 乘坐也要比經(jīng)濟(jì)艙舒適 提供的餐食和飲品也比經(jīng)濟(jì)艙好一些 公務(wù)艙 公務(wù)艙 一般指在飛機(jī)上 或輪船上的一種檔次比較高的艙位 由于其價(jià)格相對(duì)經(jīng)濟(jì)艙昂貴 一般由一些公務(wù)人士或商務(wù)人士來選擇乘坐 頭等艙的座位寬敞 旅客可以在座位之間的桌子上打牌或者攤開自己的文件 雞尾酒是免費(fèi)的 食品更加精美 如果你想要 還可以供應(yīng)香檳 乘務(wù)員只照顧10到15位旅客 所以旅客的每項(xiàng)要求都能立即得到滿足 頭等艙 頭等艙 旅行支票是由非銀行金融機(jī)構(gòu) 統(tǒng)稱旅行支票發(fā)行機(jī)構(gòu) 為方便國(guó)際旅行者在旅行期間安全攜帶和支付旅行費(fèi)用而發(fā)行的一種固定面額票據(jù) 可在全球廣泛使用 可選品牌 美國(guó)運(yùn)通國(guó)際股份有限公司發(fā)行的americanexpress旅行支票 主要幣種 美元 日元 加拿大元 澳大利亞元 英鎊 歐元 瑞士法郎 旅行支票 旅行支票 信用卡 visa與mastercard是兩個(gè)國(guó)際上最大的信用卡組織 兩種卡在國(guó)際上都擁有龐大 完整 先進(jìn)的清算網(wǎng)絡(luò) 其它信用卡組織還有jcb 運(yùn)通等 國(guó)內(nèi)的銀聯(lián)也是 在國(guó)外銀聯(lián)的只能在有銀聯(lián)標(biāo)識(shí)的設(shè)備上才能使用 不大方便 但費(fèi)用較低 制作旅程表 旅行計(jì)劃除內(nèi)容外還要求是什么 1 復(fù)印三份 上司 上司家屬 辦公室存檔2 時(shí)間不可太緊 應(yīng)留有余地 3 了解目的地相關(guān)情況 氣候 交通等 4 如有可能 應(yīng)多準(zhǔn)備幾份旅行計(jì)劃 供上司參考 思考1 旅程計(jì)劃表主要包括哪些內(nèi)容 2 旅程表和旅行計(jì)劃 哪個(gè)更詳細(xì) 1 日期 年 月 日 星期幾 2 時(shí)間 出發(fā)及返回時(shí)間 中轉(zhuǎn)時(shí)間 具體活動(dòng)時(shí)間 3 地點(diǎn) 目的地 中轉(zhuǎn)地 具體活動(dòng)地點(diǎn) 日程表的編制方法 4 交通工具 出發(fā) 返程工具 5 具體事項(xiàng) 商務(wù)活動(dòng) 洽談 訪問 會(huì)議以及私人事務(wù)活動(dòng) 觀光 探親等 6 備注 中轉(zhuǎn)站或中轉(zhuǎn)機(jī)場(chǎng) 風(fēng)俗習(xí)慣提醒等 商務(wù)旅行計(jì)劃日程表 旅行日程表 李恒壽總經(jīng)理 安排旅行日程的相關(guān)知識(shí)點(diǎn) 1 明確上司的旅行意圖 目的的 旅行時(shí)間 到在目的后的商務(wù)活動(dòng)計(jì)劃 2 了解上司對(duì)交通工具及食宿的要求 熟悉公司對(duì)出差的有關(guān)規(guī)定3 制定旅程表時(shí) 向相關(guān)部門索取旅行資料 了解當(dāng)?shù)亟煌üぞ哌\(yùn)行情況 旅行路線 旅館環(huán)境情況 目的地的貨幣 外匯管理規(guī)則 經(jīng)商特點(diǎn)及有關(guān)護(hù)照 簽證 健康規(guī)定等常識(shí)4 需要中轉(zhuǎn)時(shí) 盡量選擇銜接時(shí)間在2 4小時(shí)之間的班機(jī) 減少時(shí)間的浪費(fèi) 5 旅行計(jì)劃按時(shí)間編排 簡(jiǎn)單明了 并留有余地6 國(guó)際旅行時(shí)注意時(shí)差問題7 建議多擬定幾個(gè)旅行方案 供領(lǐng)導(dǎo)選擇 確定出差目的和日期 確認(rèn)總經(jīng)理出差陪同人 與出差地相關(guān)人員溝通 確定周到的日程安排 明確如早午晚餐安排 所到地地址 需要的路程時(shí)間 接待人員等信息 確定行程 預(yù)定機(jī)票 注意選擇好航空公司 機(jī)型及班次 酒店 選擇總經(jīng)理習(xí)慣的酒店 熟悉酒店的電話 傳真等 接 送機(jī)人員 明確接送機(jī)人的聯(lián)系方式 完善細(xì)致周到的日程表 時(shí)間 地點(diǎn) 對(duì)方參會(huì)人 議程等 見范例 根據(jù)總經(jīng)理的習(xí)慣 準(zhǔn)備出差用物品 見物品攜帶表 擬寫授權(quán)書并于總經(jīng)理出差前一天向各相關(guān)部門及相關(guān)人員發(fā)出郵件和復(fù)印件 財(cái)務(wù)部等 了解外匯 辦理兌換外幣收集所到國(guó)的背景資料 出差前 在第一時(shí)間掌握總經(jīng)理到達(dá)后的聯(lián)系方式 必要時(shí)通知授權(quán)人及其它相關(guān)人員 根據(jù)總經(jīng)理日程安排 隨時(shí)通報(bào)公司及gm關(guān)心的業(yè)務(wù)進(jìn)展情況 配合總經(jīng)理授權(quán)人的工作 及時(shí)掌握公司及業(yè)務(wù)相關(guān)信息 根據(jù)情況及時(shí)與相關(guān)人員及總經(jīng)理溝通 及時(shí)調(diào)整日程安排 出差中 及時(shí)向總經(jīng)理匯報(bào)出差期間公司內(nèi)部事務(wù)及業(yè)務(wù)進(jìn)展 出差資料整理 包括資料 名片 會(huì)談備忘 根據(jù)需要轉(zhuǎn)發(fā)相關(guān)人員或存檔 向總經(jīng)理認(rèn)為有必要的合作方致感謝函 各種差旅費(fèi)用報(bào)銷 跟進(jìn)業(yè)務(wù)后續(xù)事宜 出差后 1 訂車票 機(jī)票2 預(yù)訂房間3 準(zhǔn)備必備的文件資料及隨身攜帶的用品4 預(yù)支差旅費(fèi) 商務(wù)旅行的準(zhǔn)備工作 思考 上司出差 需要準(zhǔn)備哪些物品 小知識(shí) 1 撰寫出國(guó)申請(qǐng) 2 辦理護(hù)照 3 辦理簽證 4 辦理 國(guó)際預(yù)防接種證書 5 辦理出境登記卡 6 訂票 7 辦理保險(xiǎn) 辦理出國(guó)商務(wù)旅行手續(xù) 中華人民共和國(guó)護(hù)照是發(fā)給中國(guó)公民 供其出入國(guó)境和在境外旅行 居留時(shí)證明其國(guó)籍和身份的證件 護(hù)照種類 公安部和公安部授權(quán)的地方公安機(jī)關(guān)頒發(fā)因私普通護(hù)照 辦理延期 加頁 加注手續(xù) 港澳地區(qū)護(hù)照 護(hù)照頒發(fā)機(jī)關(guān)經(jīng)授權(quán)也可頒發(fā)代替護(hù)照的證件 對(duì)已經(jīng)發(fā)出的護(hù)照和代替護(hù)照的證件有權(quán)收繳 宣布作廢或吊銷 護(hù)照的注銷 xinjianguygurautonomousregion innermongoliaautonomousregion ningxiaautonomousregion guangxizhuangautonomousregion xizang tibet autonomousregion 簽證 是在一個(gè)人所持的護(hù)照或旅行證件上簽注 蓋章 或貼上一張標(biāo)簽 蓋章或標(biāo)簽帶有清晰的說明文字 指明持有人進(jìn)入該國(guó)的事由 允許停留的時(shí)間 或通過其領(lǐng)土前往其他國(guó)家的許可 簽證 簽證一般可做在護(hù)照上 也有的做在其它身份證件上 如前往未建交國(guó)家 往往做另紙簽證 與護(hù)照同時(shí)使用 簽證的等級(jí)分為外交 公務(wù)和普通簽證 申請(qǐng)前往國(guó)簽證 一般是向該國(guó)駐我國(guó)的使領(lǐng)館申請(qǐng)辦理 各國(guó)對(duì)我國(guó)公民進(jìn)入該國(guó) 根據(jù)理由不同有不同的規(guī)定提交各種證件 所以 出國(guó)人員拿到護(hù)照后 還要認(rèn)真 實(shí)事求是地準(zhǔn)備必要的申請(qǐng)材料 提交前往國(guó)使領(lǐng)館 辦理簽證 黃皮書的英文為 internationalertificateofvaccination它是國(guó)際衛(wèi)生組織為了保障出入國(guó)境人員的人身健康 防止某些疾病傳染流行所要求的證明 國(guó)際預(yù)防接種證書 教你學(xué)會(huì)看機(jī)票 飛機(jī)上看云海 時(shí)差 國(guó)際規(guī)定以英國(guó)格林尼治時(shí)間 gmt 為標(biāo)準(zhǔn)時(shí)間 地球的兩個(gè)半球分為東八區(qū)和西八區(qū) 東八區(qū)時(shí)間比gmt早 西八區(qū)比gmt晚 對(duì)于出國(guó)人員來說 調(diào)整時(shí)差必不可少 通常計(jì)算是以經(jīng)線劃分 即格林尼治以東 每15度加1小時(shí) 以西 每15度減1小時(shí) 時(shí)差 時(shí)差 主要國(guó)家時(shí)差表 思考 出國(guó)應(yīng)當(dāng)辦理哪些手續(xù) 是不是每個(gè)手續(xù)都是必不可少的 預(yù)訂酒店 1 網(wǎng)上預(yù)訂2 電話預(yù)訂 酒店相關(guān)基礎(chǔ)知識(shí) 經(jīng)濟(jì)酒店經(jīng)濟(jì)房 豪華房 星級(jí)酒店商務(wù)房 五星級(jí)酒店 總統(tǒng)套房 房間之一 關(guān)于早餐 酒店早餐一般分為中早 中式早餐 西早 西式早餐 和中西自助早 中早 一般是饅頭 稀飯等 品種比較少 價(jià)格比較實(shí)惠 西早 價(jià)格大約比中式的高80 100 品種比較豐富 中西自助 有大餅油條 也有面包牛奶 是比較多和受歡迎的早餐 在預(yù)定酒店時(shí)問清是否提供早餐 早餐有哪些 是否與上司平時(shí)的飲食習(xí)慣相符 若上司不想在酒店用早餐 則查清酒店地理位置 并查看周邊是否方便就餐 經(jīng)濟(jì)型連鎖酒店 經(jīng)濟(jì)型酒店 一般是三星級(jí)以下的酒店 酒店以住房為主 其他輔助項(xiàng)目為輔 價(jià)格一般在250元以下 房間在50 100間左右 經(jīng)濟(jì)型連鎖酒店 裝修風(fēng)格相同 全國(guó)范圍內(nèi)都有分店 錦江之星 莫泰168 如家快捷 速8酒店 24k國(guó)際連鎖酒店 寶隆居家連鎖 7天連鎖 城市客棧 豪華型連鎖酒店 君悅 萬豪 索菲特 喜來登 希爾頓 香格里拉等全球性連鎖的五星級(jí)酒店 信用卡擔(dān)保 留下信用卡如下信息 卡種 卡號(hào) 有效期 持卡人姓名 持卡人有效證件號(hào)驗(yàn)證碼為什么要提供信用卡擔(dān)保酒店房間緊張 而我們給酒店的訂房量較大 為了確保客人的入住和減少酒店的損失 所以酒店要求我們做擔(dān)保 該城市目前有重大會(huì)議召開 房間緊張 需要擔(dān)保 例如 廣交會(huì) 華交會(huì) 糖酒會(huì)等 旅游旺地的酒店到店較晚 超過最晚保留時(shí)間 一般為18點(diǎn) 預(yù)付 為什么酒店要求預(yù)付房款當(dāng)節(jié)假日期間或舉辦大型會(huì)展期間 旅游旺季等酒店房間緊張的情況下 部分酒店需要你將房款提前預(yù)付至酒店 以保證你的預(yù)訂能夠順利的獲得確定 需要預(yù)付的酒店 訂單一經(jīng)確認(rèn)將不可取消或修改 因此請(qǐng)?jiān)谔顚憮?dān)保訂單前慎重考慮你是否會(huì)修改行程 以免造成不必要的損失 掛牌星級(jí) 由旅游部考核后批準(zhǔn) 在酒店醒目位置 掛設(shè)的星級(jí)銅牌 準(zhǔn)星級(jí) 沒有星級(jí)銅牌 但該酒店的設(shè)施 設(shè)備達(dá)到了相應(yīng)的星級(jí) 酒店星級(jí) 門市價(jià) 經(jīng)政府價(jià)格部門核定后 酒店各房型的最高限價(jià) 服務(wù)費(fèi) 酒店收取的服務(wù)費(fèi)用 三星級(jí)以下可收取10 的服務(wù)費(fèi) 三星級(jí)以上可收取15 的服務(wù)費(fèi) 凈房?jī)r(jià) 已經(jīng)包含服務(wù)費(fèi)的房?jī)r(jià) 但不包括早餐的價(jià)格和城市建設(shè)費(fèi) 優(yōu)惠價(jià) 酒店給訂房公司的協(xié)議價(jià) 要低于酒店前臺(tái)的銷售價(jià) 周末價(jià) 一般酒店指周五至周日的指定價(jià) 有些酒店指周六和周日的價(jià)格 周末價(jià)在商務(wù)城市通常會(huì)降價(jià) 在旅游城市通常會(huì)上漲 節(jié)日價(jià) 國(guó)定長(zhǎng)假 元旦 勞動(dòng)節(jié) 國(guó)慶節(jié)等 酒店推出的特別價(jià)格 在商務(wù)城市通常會(huì)降價(jià) 在旅游城市通常會(huì)上漲 四星級(jí) 五星級(jí)酒店在商務(wù)城市降價(jià)幅度在30 40 左右 在旅游城市上漲幅度在20 左右 中賓價(jià) 指持有大陸身份證和大陸暫住證 工作證的客人 四星級(jí) 五星級(jí)酒店會(huì)分中 外賓價(jià) 外賓價(jià) 指持有大陸身份證和大陸暫住證 工作證的以外的客人 房型 酒店所擁有的各類房間的統(tǒng)稱 三星級(jí)酒店 標(biāo)房 高級(jí)標(biāo)間 行政房 豪華標(biāo)間 低于三星級(jí)的酒店很少設(shè)行政房 現(xiàn)付 客人在接受預(yù)定后直接將費(fèi)用付至酒店前臺(tái) 發(fā)票由酒店出俱 預(yù)付 在客人確定用房后 由客人先把費(fèi)用支付給預(yù)定公司 再由預(yù)定公司付給酒店的方式 客人到達(dá)酒店后無須再支付房費(fèi)給酒店 但必須支付押金和其他雜費(fèi) 雜費(fèi)包括客人在酒店中的自行消費(fèi) 如 餐費(fèi) 購物 城市承建費(fèi) 免費(fèi)升級(jí) 在酒店確認(rèn)后 因酒店責(zé)任不能保證客人入住的 酒店安排客人入住高一等級(jí)的客房 酒店可在第二天有同等客房時(shí)安排客人入住 客人也有權(quán)提出不更換客房 信用卡擔(dān)保 在某些特定酒店 對(duì)超過18點(diǎn)入住的客人 需要提供客人的信用卡作保證入住 在客人超過預(yù)定時(shí)間未到達(dá)時(shí) 酒店有權(quán)在客人信用卡上扣除房費(fèi) 誠信擔(dān)保 無須信用卡 由訂房公司擔(dān)保 預(yù)訂號(hào) 酒店為此定單編制的號(hào)碼 一般三星級(jí)以上酒店都有預(yù)訂號(hào) 方便客人查找預(yù)訂和公司查詢 具有安全性和唯一性 自助早餐 各種食物品種25種以上 由客人自行使用的早餐方式 團(tuán)隊(duì)中早 10人一桌同時(shí)用餐的方式 境外旅行的注意事項(xiàng) 旅美交往注意 1 切莫搭便車2 夜間不要乘地鐵3 不要稱呼黑人為 negro 4 不能隨便說 iamsorry 5 謙虛并非美德6 同陌生人打招呼7 交談時(shí)的話題8 別忘了問候孩子9 同性不能一起跳舞10 莫在別人面前脫鞋 旅美交往注意 11 女性不能單獨(dú)喝酒12 不可在別人面前伸舌頭13 不要無來由地微笑14 座前通過要彎腰15 宴會(huì)上切忌喝醉16 不亂送禮物17 外出前莫吃大蒜18 不為別人付帳19 使用洗手間之后將門留縫20 手勢(shì)的含意 入住歐美酒店小常識(shí) 若去酒店高級(jí)餐廳進(jìn)餐 可以把大衣以及帽子 雨傘等寄存衣帽間 在進(jìn)餐中途暫時(shí)離開座位時(shí) 餐巾應(yīng)放在椅子上 如果放在桌子上 會(huì)被誤以為已用完餐 歐美餐廳算帳大都在座位上付錢 如果用餐者發(fā)現(xiàn)帳單上不含服務(wù)費(fèi) 那么就應(yīng)付總額10 至15 的小費(fèi) 不過 有些沒有寫明 服務(wù)費(fèi) 的帳單上會(huì)寫者 ok 表示不須付小費(fèi) 中國(guó)十大商務(wù)城市 1 上海2 北京3 深圳 廣州5 蘇州 6 大連7 青島8 杭州9 東莞10 寧波 職業(yè)情景 李小燕杭州的浙江欣達(dá)低壓電器公司的秘書 今年剛剛參加工作 公司一方面讓李小燕熟悉公司的機(jī)構(gòu) 工作流程及業(yè)務(wù) 另一方面 可以發(fā)揮她外語方面的特長(zhǎng) 為公司翻譯一些資料 外賓來訪 還可充當(dāng)翻譯 上班沒幾天 李小燕碰到了這么一件難事 公司行政會(huì)議討論研究了近期工作安排 其中包括兩位領(lǐng)導(dǎo)外出的情況 一是黃總經(jīng)理到北京出席5月8日至9日召開的全國(guó)低壓電器行業(yè)發(fā)展論壇 5月12日下午參加成都舉行的企業(yè)家沙龍 5月14日上午還要出席本公司的一個(gè)新產(chǎn)品推廣會(huì)議 考慮到北京論壇與成都的沙龍尚有一定的空隙 黃總有意在北京期間拜會(huì)北京xx低壓電器公司的領(lǐng)導(dǎo) 同時(shí) 走訪信息產(chǎn)業(yè)部科技情報(bào)處 并到公司駐北京辦事處 聽聽他們下半年的打算 作些溝通 二是由于黃總活動(dòng)已排滿 原定5月上旬到美國(guó)p公司參觀考察只能由主管技術(shù)的施副總前往 而施副總從未出過國(guó)門 令李小燕犯難的是 會(huì)議決定讓她負(fù)責(zé)兩位領(lǐng)導(dǎo)商務(wù)旅行的一些準(zhǔn)備工作 包括預(yù)訂機(jī)票 聯(lián)系住宿 資料準(zhǔn)備 辦理護(hù)照等 請(qǐng)?jiān)囍鴰椭钚⊙嗑幹埔粍t旅行計(jì)劃 涉及需要網(wǎng)絡(luò)查詢的信息可以用