水運(yùn)09年立卷歸檔管理辦法文件.doc

關(guān)于印發(fā)水運(yùn)建設(shè)項(xiàng)目文件材料立卷歸檔管理辦法的通知 交通運(yùn)輸部文件交辦發(fā)(2009225號2009年06月08日各省、自治區(qū)、直轄市交通運(yùn)輸廳(委)，上海市交通運(yùn)輸和港口管理局，部屬有關(guān)單位： 現(xiàn)將水運(yùn)建設(shè)項(xiàng)目文件材料立卷歸檔管理辦法印發(fā)給你們，請認(rèn)真貫徹執(zhí)行。 附件：1水運(yùn)建設(shè)項(xiàng)目文件材料收集歸檔范圍2設(shè)計(jì)變更情況一覽表中華人民共和國交通運(yùn)輸部（章） 二九年五月十一日交通運(yùn)輸部辦公廳 2009年5月13日印發(fā)水運(yùn)建設(shè)項(xiàng)目文件材料立卷歸檔管理辦法第一章總則第一條 為規(guī)范水運(yùn)建設(shè)項(xiàng)目文件材料立卷歸檔工作，保證水運(yùn)建設(shè)項(xiàng)目檔案質(zhì)量，根據(jù)中華人民共和國檔案法、港口建設(shè)管理規(guī)定、航道建設(shè)管理規(guī)定、交通檔案管理辦法、國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范等有關(guān)規(guī)定，制定本辦法。第二條 本辦法適用于各級交通運(yùn)輸主管部門(港口行政管理部門)負(fù)責(zé)建設(shè)管理的新建、改建和擴(kuò)建水運(yùn)建設(shè)項(xiàng)目文件材料立卷歸檔管理工作。第三條 本辦法所稱水運(yùn)建設(shè)項(xiàng)目文件材料，是指自項(xiàng)目立項(xiàng)審批(核準(zhǔn)備案)至竣工驗(yàn)收過程中直接產(chǎn)生的，對建成后的工程管理、維護(hù)及改建和擴(kuò)建具有保存、查考利用價值的各種不同載體形式的歷史記錄。第二章 水運(yùn)建設(shè)項(xiàng)目文件材料立卷歸檔工作管理 第四條 各級交通運(yùn)輸主管部門(港口行政管理部門)應(yīng)根據(jù)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級負(fù)責(zé)的原則，依法對所轄區(qū)域內(nèi)水運(yùn)建設(shè)項(xiàng)目文件材料立卷歸檔工作進(jìn)行管理，同時接受項(xiàng)目所在地上級及同級檔案行政管理部門的檢查和指導(dǎo)。第五條 水運(yùn)建設(shè)項(xiàng)目文件材料立卷歸檔工作實(shí)行項(xiàng)目法人(建設(shè)單位)負(fù)責(zé)制。項(xiàng)目法人(建設(shè)單位)應(yīng)做好自身形成的項(xiàng)目文件材料的收集、整理和歸檔工作，并加強(qiáng)對各參建單位文件材料收集歸檔工作的組織、協(xié)調(diào)和監(jiān)督、指導(dǎo)；將項(xiàng)目文件材料立卷歸檔工作納入合同及監(jiān)理工作內(nèi)容，與工程建設(shè)同步管理，保證項(xiàng)目文件材料立卷歸檔的及時、完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)。第六條 各參建單位應(yīng)配備適應(yīng)項(xiàng)目文件材料立卷歸檔工作需要的工作人員，并保持其穩(wěn)定；明確本單位有關(guān)崗位和人員項(xiàng)目文件材料收集歸檔的職責(zé)和要求；按規(guī)定做好項(xiàng)目文件材料的整理歸檔和移交工作。第三章 水運(yùn)建設(shè)項(xiàng)目文件材料的收集第七條 水運(yùn)建設(shè)項(xiàng)目文件材料的收集工作，按照“誰形成誰負(fù)責(zé)”的原則，由項(xiàng)目文件材料的形成單位或部門負(fù)責(zé)。具體收集范圍及歸檔單位按水運(yùn)建設(shè)項(xiàng)目文件材料收集歸檔范圍(見附件1)執(zhí)行。第八條 各有關(guān)單位應(yīng)建立健全項(xiàng)目文件材料平時收集歸檔制度，按水運(yùn)建設(shè)項(xiàng)目基本建設(shè)程序的不同階段和各合同段單位(分部、分項(xiàng))工程施工工序文件材料的自然形成過程，分門別類，及時收集。第九條 收集歸檔的項(xiàng)目文件材料應(yīng)為原件。其中項(xiàng)目立項(xiàng)審批等文件，如原件保存在項(xiàng)目主管單位，項(xiàng)目法人(建設(shè)單位)可收集復(fù)印件歸檔保存；如供貨商提供的原材料及產(chǎn)品質(zhì)量保證文件為復(fù)印件，應(yīng)在復(fù)印件上加蓋銷售單位正式公章并注明原件存放處后歸檔保存。第十條 收集歸檔的文件材料應(yīng)能夠全面、準(zhǔn)確地反映工程建設(shè)的實(shí)際過程。其中勘測資料、施工記錄應(yīng)是現(xiàn)場原始記錄，填寫內(nèi)容規(guī)范，相關(guān)簽署手續(xù)完備。第十一條 項(xiàng)目文件材料應(yīng)書寫工整，字跡、線條清晰，修改規(guī)范；紙張優(yōu)良，格式統(tǒng)一；禁止使用圓珠筆和鉛筆等易褪色筆書寫、簽批；如是熱敏傳真件，需復(fù)印保存，復(fù)印件應(yīng)清晰。第十二條 數(shù)碼照片在刻錄光盤保存的同時，還應(yīng)沖印出紙質(zhì)照片連同說明一并歸檔；長期存儲的電子文件應(yīng)使用不可擦寫光盤保存。第十三條 竣工圖編制要求 (一) 竣工圖由施工單位負(fù)責(zé)編制。編制完成的竣工圖應(yīng)由編制單位逐張加蓋竣工圖章并簽署，經(jīng)監(jiān)理審核簽字認(rèn)可；如項(xiàng)目法人(建設(shè)單位)規(guī)定由設(shè)計(jì)單位編制或施工單位委托設(shè)計(jì)單位編制的，應(yīng)明確施工單位和監(jiān)理單位的審核和簽字認(rèn)可責(zé)任；工程總平面布置圖及綜合管線竣工圖由項(xiàng)目法人(建設(shè)單位)負(fù)責(zé)或委托有關(guān)單位編制。(二) 竣工圖應(yīng)完整、準(zhǔn)確、清晰地反映項(xiàng)目竣工時的實(shí)際情況。(三) 一般性的圖紙變更，且能在原圖上作修改補(bǔ)充的，可在原施工圖上做修改、說明后，作為竣工圖；總平面布置、結(jié)構(gòu)形式、工藝及其他重大變更，不宜在原施工圖上修改、補(bǔ)充的，均需重新繪制竣工圖；重新繪制竣工圖，且圖簽?zāi)苋娣从澈炇鹎闆r的，可不另加蓋竣工圖章。重繪圖紙?jiān)谠┕D號前綴“竣”字。第四章 水運(yùn)建設(shè)項(xiàng)目文件材料的整理第十四條 水運(yùn)建設(shè)項(xiàng)目文件材料歸檔前，應(yīng)由文件材料收集歸檔單位在文件材料收集的基礎(chǔ)上，按照文件材料的內(nèi)在聯(lián)系，進(jìn)行分類整理組卷。第十五 條水運(yùn)建設(shè)項(xiàng)目文件材料組卷，應(yīng)遵循水運(yùn)工程基本建設(shè)程序各階段文件材料的自然形成規(guī)律和成套性原則，達(dá)到分類科學(xué)，保持文件材料的內(nèi)在有機(jī)聯(lián)系，便于保管和查找利用的目的。子(一)立項(xiàng)審批階段文件材料根據(jù)審批事項(xiàng)的內(nèi)在聯(lián)系分別整理組卷。(二)勘察設(shè)計(jì)階段文件材料按照設(shè)計(jì)的不同階段和專業(yè)分別整理組卷。(三)招投標(biāo)及合同管理文件材料按照招投標(biāo)工作程序及合同內(nèi)容，分別整理組卷。(四)工程準(zhǔn)備階段文件材料按審批事項(xiàng)及相關(guān)手續(xù)辦理過程分別整理組卷。(五)工程管理文件材料按問題并結(jié)合時間，分別進(jìn)行整理組卷。(六)計(jì)量支付報(bào)表、計(jì)劃進(jìn)度報(bào)表按合同段結(jié)合時間整理組卷。 (七)各合同段施工管理文件材料以合同段為單位，按工作程序并結(jié)合問題，分別集中整理組卷；原材料質(zhì)量保證文件如屬共用的，則按單位工程整理組卷，如屬專用的，則按分部工程分別整理組卷；各項(xiàng)施工原始文件除各單位、分部、分項(xiàng)工程質(zhì)量評定表及匯總文件可按合同段集中整理組卷外，其余文件材料均應(yīng)按照單位、分部、分項(xiàng)工程，結(jié)合施工工序，歸入相應(yīng)部分，分別整理組卷；設(shè)備文件材料按專業(yè)及用途分別整理組卷；竣工圖按照專業(yè)或單位工程結(jié)合圖號分別整理組卷，并編制設(shè)計(jì)變更一覽表(見附件2)。(八)監(jiān)理工作活動中產(chǎn)生的文件材料，根據(jù)其工作內(nèi)容，以合同段為單位，按照監(jiān)理工作依據(jù)性文件、合同管理文件、工程質(zhì)量控制文件、計(jì)劃進(jìn)度控制文件、費(fèi)用控制文件、安全管理文件、旁站監(jiān)理記錄、監(jiān)理日志等，分別整理組卷；平行檢驗(yàn)及獨(dú)立抽檢的文件材料按單位工程分別進(jìn)行整理組卷。(九)工程試運(yùn)行及竣工驗(yàn)收文件材料按照觀測檢測記錄及報(bào)告、各專項(xiàng)驗(yàn)收和竣工驗(yàn)收工作內(nèi)容分別整理組卷。第十六條 卷內(nèi)文件系統(tǒng)化排列(一)立項(xiàng)審批文件批復(fù)在前，請示在后，報(bào)批過程中有關(guān)審查文件材料依次排列。(二)設(shè)計(jì)審批文件批復(fù)在前，請示在后，相關(guān)審查文件材料依次排列。(三)工程準(zhǔn)備階段文件材料按照審批及協(xié)議事項(xiàng)辦理程序依次進(jìn)行排列。(四)項(xiàng)目實(shí)施階段文件材料排列工程管理文件材料按照問題結(jié)合時間依次排列；會議紀(jì)要按時間進(jìn)行排列，如屬專題會議，按照專題分別進(jìn)行排列；招投標(biāo)及合同文件按專業(yè)依次排列。各合同段施工管理文件材料，按工作程序結(jié)合問題的重要程度依次排列；原材料質(zhì)量保證文件按產(chǎn)品種類或使用部位分別依次排列；按各單位、分部、分項(xiàng)分別整理組卷的文件材料，依照施工工序，按開工批準(zhǔn)、工程質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)驗(yàn)、各項(xiàng)施工原始記錄、試驗(yàn)檢測及工程質(zhì)量控制、安全管理、事故處理等往來文件材料，依次進(jìn)行排列。監(jiān)理工作活動中產(chǎn)生的依據(jù)性文件、合同管理文件、工程質(zhì)量控制文件、計(jì)劃進(jìn)度控制文件、費(fèi)用控制文件、安全管理文件、旁站監(jiān)理記錄、監(jiān)理日志等，按照監(jiān)理工作內(nèi)容結(jié)合問題的重要程度依次進(jìn)行排列；平行檢驗(yàn)及獨(dú)立抽檢記錄按照單位、分部、分項(xiàng)工程依次排列。計(jì)量支付文件及計(jì)劃進(jìn)度報(bào)表以合同段為單位，按時間依次進(jìn)行排列。設(shè)備文件材料按依據(jù)性、設(shè)備開箱驗(yàn)收、設(shè)備安裝及調(diào)試、設(shè)備運(yùn)行維修、隨機(jī)圖紙等順序依次排列。施工圖(完工圖)及竣工圖按專業(yè)或單位工程結(jié)合圖號順序依次排列。(五)試運(yùn)行及竣工驗(yàn)收階段文件按照各專項(xiàng)工作程序依次排列。第十七條 經(jīng)系統(tǒng)化排列的卷內(nèi)文件材料，雙面書寫的文件材料，在其正面右下角、背面左下角，單面書寫的文件材料，在其正面右下角，用阿拉伯?dāng)?shù)字逐頁編寫頁號；已裝訂成冊的文件材料，如自成一卷的，不需重新編寫頁號，如與其他文件材料組成一卷的，將該冊文件材料排列在其他文件材料之后，并將其作為一份文件編寫冊號，不需重新編寫頁號。第十八條 卷內(nèi)文件目錄由下列項(xiàng)目組成：順序號按照文件排列順序，用阿拉伯?dāng)?shù)字從1起依次標(biāo)注。文件編號或圖號應(yīng)填寫文件材料的原始編號或圖號。責(zé)任者應(yīng)填寫文件材料的形成部門或主要責(zé)任者。文件題名應(yīng)填寫卷內(nèi)文件材料標(biāo)題的全稱，沒有標(biāo)題或標(biāo)題不能說明文件材料內(nèi)容的，應(yīng)自擬標(biāo)題；案卷內(nèi)每份獨(dú)立成件的文件材料均應(yīng)逐件填寫文件標(biāo)題。日期指文件材料形成日期。 頁次應(yīng)填寫每份文件材料首頁上標(biāo)注的頁號，最后一份標(biāo)注起止頁號；如屬已裝訂成冊的材料，在卷內(nèi)文件目錄頁次中填寫冊數(shù)，并在備注欄中注明累計(jì)總頁數(shù)。卷內(nèi)文件目錄排列在卷內(nèi)文件材料的首頁之前。第十九條 項(xiàng)目檔案除藍(lán)圖及成冊文件材料外，均需裝訂。不裝訂的圖紙及成冊文件材料，每份需加蓋檔號章。檔號章內(nèi)容包括該份文件材料所在案卷的檔號和本案卷中所在頁次。第二十條 案卷由案卷封面、卷脊、卷內(nèi)文件目錄、卷內(nèi)文件材料及備考表組成。第二十一條 案卷裝具分為卷盒與軟卷皮兩種。如采用卷盒包裝的，需采用內(nèi)封面形式，卷盒正面及卷脊可只填寫該案卷的檔號；如一卷盒內(nèi)裝有一卷以上案卷，卷盒正面及卷脊則應(yīng)填寫盒內(nèi)案卷的起止卷號。第二十二條 軟卷皮封面或內(nèi)封面由以下內(nèi)容構(gòu)成：案卷題名、立卷單位、起止時間、保管期限、密級及檔號。案卷題名應(yīng)簡明、準(zhǔn)確地概括卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容，主要包括項(xiàng)目名稱、階段或單位工程(分部、分項(xiàng))名稱及文件材料名稱。立卷單位指文件材料的組卷部門。文件起止時間填寫卷內(nèi)文件材料形成的起止日期。保管期限根據(jù)建設(shè)項(xiàng)目及文件材料的實(shí)際情況確定并填寫。密級依據(jù)國家及部有關(guān)保密規(guī)定確定并填寫。檔號由檔案分類號及案卷順序號組成。第二十三條備考表排列在卷內(nèi)文件材料之后。備考表包括立卷說明、立卷人及檢查人簽名、立卷時間等。立卷說明應(yīng)包括本案卷在編制過程中需要說明的問題，本卷中文件材料的相關(guān)原件及其他載體文件材料所在案卷號。立卷人指本案卷的組卷者。檢查人指負(fù)責(zé)案卷審核人員。第二十四條 案卷的立卷單位應(yīng)按照文件材料的自然形成過程對案卷進(jìn)行系統(tǒng)化排列，并用鉛筆在案卷封面和卷脊編寫案卷流水號，同時編制檔案歸檔目錄一式二份(含電子版)。第二十五條 案卷卷皮、卷內(nèi)文件目錄、備考表及檔案歸檔目錄樣式及內(nèi)容，按照國家檔案局科學(xué)技術(shù)檔案構(gòu)成的一般要求(GBT 118222000)和交通部交通檔案管理和交通文件材料立卷歸檔統(tǒng)一表格樣式(交辦發(fā)1992121號)中所規(guī)定的科技檔案卷皮和卷內(nèi)文件目錄、備考表及科技檔案歸檔目錄的樣式內(nèi)容執(zhí)行。卷盒的尺寸采用310mm220mm，卷盒的厚度根據(jù)分類整理及方便查閱利用的要求，可以采用20mm、30mm、40mm、50mm、60mm。卷內(nèi)文件目錄、備考表及檔案歸檔目錄的尺寸為297mm210mm。照片檔案和電子文件的整理應(yīng)符合照片檔案管理規(guī)范(GBT 118212002)和電子文件歸檔與管理規(guī)范(GBT 188942002)要求。第五章 水運(yùn)建設(shè)項(xiàng)目檔案的移交與整理第二十六條 項(xiàng)目法人(建設(shè)單位)、監(jiān)理單位在合同段交工驗(yàn)收時，應(yīng)對施工單位項(xiàng)目檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性情況進(jìn)行檢查與審核，對不符合要求的，督促整改，符合要求后方可進(jìn)行合同段交工驗(yàn)收。各參建單位應(yīng)在合同段通過交工驗(yàn)收一個月內(nèi)，向項(xiàng)目法人(建設(shè)單位)移交項(xiàng)目檔案原件和檔案歸檔目錄(含電子版目錄)。如需復(fù)制檔案，套數(shù)由項(xiàng)目法人(建設(shè)單位)根據(jù)實(shí)際需要確定。第二十七條 屬代建制項(xiàng)目，由代建單位負(fù)責(zé)接收各參建單位移交的項(xiàng)目檔案。待全部工程完工后，將形成的項(xiàng)目檔案，經(jīng)系統(tǒng)化整理后，連同檔案歸檔目錄(含電子版目錄)一并向項(xiàng)目法人(建設(shè)單位)移交。第二十八條 項(xiàng)目法人(建設(shè)單位)負(fù)責(zé)對接收的全部項(xiàng)目檔案，連同自身形成的項(xiàng)目檔案，按照項(xiàng)目基本建設(shè)程序，進(jìn)行系統(tǒng)化整理和排列。其中，招投標(biāo)、合同及計(jì)量支付、計(jì)劃進(jìn)度報(bào)表類檔案可單獨(dú)整理編目。第二十九條 項(xiàng)目法人(建設(shè)單位)對經(jīng)過系統(tǒng)化整理排列的全部檔案編制檔號，并編寫檔案歸檔目錄一式二份(含電子版)及