農(nóng)商銀行檔案管理制度

某某農(nóng)村商業(yè)銀行股份有限公司檔案管理制度（草案）為確保某某農(nóng)村商業(yè)銀行股份有限公司（以下簡稱“本行”）檔案資料的完整，提高本行檔案的科學(xué)化和規(guī)范化管理水平，特制定本制度。一、總行、各支行、各分理處應(yīng)指定專人管理文書檔案，會計(jì)檔案和業(yè)務(wù)檔案。二、本行在黨務(wù)，行政，業(yè)務(wù)以及財(cái)務(wù)，人事等工作中形成的具有保存和利用價(jià)值的文件材料均應(yīng)立卷和歸檔。本行各部門負(fù)責(zé)本部門文件立卷、歸檔和保管。其余所需立卷和歸檔的文件材料均由行政綜合部直接處理，行政綜合部經(jīng)理和專職文書，檔案管理員應(yīng)對部門和下屬機(jī)構(gòu)的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。三、檔案的立卷和歸檔要求：(一)應(yīng)歸檔的文件材料齊全、完整；(二)文件和電報(bào)按其內(nèi)容的聯(lián)系、合并整理、立卷；(三)歸檔的文件材料，保持它們之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價(jià)值，分類整理，立卷、案卷標(biāo)題簡明確切、便于保管和利用。四、各部門應(yīng)根據(jù)工作需要，編制必要的目錄、卡片、索引等工具，編輯檔案文件匯集和各種參考資料，積極主動地開展檔案的利用工作，為本行各項(xiàng)工作服務(wù)，并注意掌握檔案的利用效果。六、歸檔范圍、保管期限和檔案銷毀(一)歸檔的文件材料的范圍：凡是反映本行黨務(wù)工作和業(yè)務(wù)工作活動，具有查考價(jià)值的文件材料均屬歸檔范圍。1上級機(jī)關(guān)或業(yè)務(wù)主管部門的文件材料；(1)上級召開的需要貫徹執(zhí)行的會議的主要文件材料；(2)上級頒發(fā)的屬于本單位主管業(yè)務(wù)并要執(zhí)行的文件，以及普發(fā)的非本單位主管業(yè)務(wù)但需要貫徹執(zhí)行的法規(guī)性文件；(3)上級領(lǐng)導(dǎo)等視察,檢查我行工作時(shí)的重要指示、講話、賀詞、照片和有特殊保存價(jià)值的錄音,錄像等材料；(4)代上級草擬并被采用的文件的最后草稿和印本；(5)代上級轉(zhuǎn)發(fā)本單位的文件(包括報(bào)紙,刊物轉(zhuǎn)載)。2本行的文件材料：(1)本行組織召開工作會議、專業(yè)會議的全套文件材料以及各種聲像材料；(2)本行黨委，行政領(lǐng)導(dǎo)會議(行務(wù)會議)材料；(3)本行頒發(fā)的(包括轉(zhuǎn)發(fā)及與其他行政部門聯(lián)合頒發(fā)的)各種正式文件的簽發(fā)稿，印制稿，重要文件的修改稿；(4)本行的請示與上級機(jī)關(guān)或主管部門的批復(fù)文件，下級機(jī)構(gòu)的請示與本單位的批復(fù)文件；(5)本行及其內(nèi)部職能部門業(yè)務(wù)運(yùn)行活動形成的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、年度目標(biāo)管理考核實(shí)施方案和考核評比結(jié)果等；(6)反映業(yè)務(wù)活動和業(yè)務(wù)規(guī)范化管理的文件材料；(7)反映業(yè)務(wù)活動原始資料和基礎(chǔ)數(shù)據(jù)資料(重要基數(shù)),信息化處理(上傳和下載)和信息系統(tǒng)運(yùn)行的數(shù)據(jù)資料(包括備份的計(jì)算機(jī)盤，片)，工作記錄等；(8)需建立和反映的各業(yè)務(wù)險(xiǎn)種的個(gè)人帳戶資料；(9)對下級檢查,調(diào)查研究形成的重要文件材料；(10)統(tǒng)計(jì)原始臺帳，統(tǒng)計(jì)報(bào)表，匯總的統(tǒng)計(jì)報(bào)表和統(tǒng)計(jì)分析資料(備份的計(jì)算機(jī)電子數(shù)據(jù)等)；(11)本單位形成的憑證，帳薄，財(cái)務(wù)報(bào)表，其他財(cái)務(wù)資料和匯總的財(cái)務(wù)報(bào)表(備份的計(jì)算機(jī)電子數(shù)據(jù)等)；(12)審計(jì)工作中形成的審計(jì)通知書,審計(jì)調(diào)查通知書,審計(jì)工作底稿,審計(jì)報(bào)告,審計(jì)意見書和審計(jì)決定等；(13)本行購建辦公樓，重大修繕項(xiàng)目，征用土地以及基本建設(shè)工程施工，竣工，購置大中型設(shè)備的文件材料，信息化管理系統(tǒng)的開發(fā)建設(shè)等文件材料等；(14)本行制定的條例，準(zhǔn)則，章程和各項(xiàng)管理制度等文件材料；(15)本行成立,合并,撤銷,更名,啟用印信及組織簡則,人員編制等文件材料；(16)本行,本系統(tǒng)的歷史沿革,大事記,反映重要活動事件的剪報(bào),聲像材料,榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)證書等文件材料；(17)本行(包括上報(bào),下批)干部任免(包括備案),調(diào)配,培訓(xùn),專業(yè)技術(shù)職務(wù)申報(bào),考試和評定,考核聘任,黨員,團(tuán)員,干部工勤人員名冊,報(bào)表,以及工作人員的考試,考核,考勤,評聘,錄用,轉(zhuǎn)正,定級,調(diào)資,退職,退休,離休,評殘,撫恤,死亡等工作及干部評優(yōu)獎(jiǎng)懲等文件材料；(18)本行和按干部管理權(quán)限規(guī)定的為下級單位辦理的干部,員工的轉(zhuǎn)移工資,行政,黨,團(tuán),工會組織介紹信及存根；(19)財(cái)產(chǎn)物資,檔案等的交接憑證,清冊；(20)本單位的業(yè)務(wù)宣傳,“CI”策劃的定稿和印本,編印的情況反映,簡報(bào),宣傳冊等刊物的定稿和印本,編輯出版物的定稿,樣本；(21)本單位與外單位簽訂的各種合同,協(xié)議等文件材料；(22)其他按有關(guān)規(guī)定應(yīng)予歸檔的文件材料。3同級行政部門或業(yè)務(wù)主管部門和非隸屬機(jī)關(guān)的文件材料。(1)同級行政部門或業(yè)務(wù)主管部門和非隸屬機(jī)關(guān)頒發(fā)的非本單位主管業(yè)務(wù)但需要執(zhí)行的法規(guī)性文件；(2)有關(guān)業(yè)務(wù)機(jī)關(guān)對本單位工作檢查形成的重要文件；(3)同級行政部門和非隸屬機(jī)關(guān)與本單位聯(lián)系,協(xié)商工作的重要往來文件。4下級單位的文件材料：(1)下級單位報(bào)送的重要工作計(jì)劃,報(bào)告,總結(jié),典型材料統(tǒng)計(jì)報(bào)表，財(cái)務(wù)預(yù)算,決算報(bào)表等文件；(2)下級單位（支行、分理處）報(bào)送的政策性備案文件。(二)保管期限檔案的保管期限由檔案的保存價(jià)值確定,根據(jù)國家檔案局的有關(guān)規(guī)定,檔案的保管期限定為永久，長期和短期3種,長期為16-50年左右,短期為15年以下,專門檔案另有保管期限和銷毀規(guī)定的按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，本行檔案的保管期限除會計(jì)檔案另作規(guī)定外,其他檔案均列為永久，長期和短期保存。1永久保存的檔案：本行制定的屬于政策性的文件；處理重要問題形成的文件、材料；召開的重要會議的重要文件材料；重要的請示、報(bào)告、總結(jié)、會計(jì)決算報(bào)表、綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表；機(jī)構(gòu)演變、單位領(lǐng)導(dǎo)人任免的文件材料；直屬上級機(jī)關(guān)頒發(fā)的屬于本單位主管業(yè)務(wù)并要貫徹執(zhí)行的重要文件材料和非直屬上級機(jī)關(guān)針對本單位業(yè)務(wù)并要貫徹執(zhí)行的重要文件材料;構(gòu)成數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和系統(tǒng)運(yùn)行的重要業(yè)務(wù)資料(備份的計(jì)算機(jī)電子數(shù)據(jù))及各基本險(xiǎn)種的個(gè)人帳戶資料等。2屬于長期和短期保存的檔案由行政綜合部會同應(yīng)立卷和歸檔的部門共同制定保管期限,報(bào)主管或分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行;屬于文件檔案的由行政綜合部根據(jù)有關(guān)規(guī)定制定保管期限,報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)或分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行。(三)檔案銷毀管理按保管期限已經(jīng)到期的檔案和已無存查價(jià)值的檔案可定期鑒定和銷毀。屬于業(yè)務(wù)或?qū)I(yè)檔案的由相關(guān)的業(yè)務(wù)部經(jīng)理鑒定確認(rèn)；屬文書檔案的由檔案管理員和行政綜合部經(jīng)理共同確認(rèn)。銷毀前要登記造冊，報(bào)單位主管領(lǐng)導(dǎo)或分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,由兩人在指定地監(jiān)銷,并在銷毀清冊上簽字。七、會計(jì)檔案的管理會計(jì)檔案的管理由總行財(cái)務(wù)會計(jì)部根據(jù)有關(guān)規(guī)定制定相關(guān)管理制度。八、檔案保管制度(一)存放檔案必須有專門庫房,并設(shè)有專柜,架,排架,排柜要科學(xué)和便于查找,做到科學(xué)管理,排列整齊,并健全檢索工具。(二)微縮膠片,照片,磁帶,光盤,磁盤的保管要符合規(guī)定要求。備份的磁盤,光盤等重要業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)資料要做到異地存放和保管。(三)要定期進(jìn)行庫藏檔案的清理核對工作,做到帳,物相符。(四)庫房要經(jīng)常通風(fēng),做到整潔衛(wèi)生。庫房內(nèi)不準(zhǔn)吸煙,以免發(fā)生火災(zāi),并做到七防:防火,防盜,防潮,防鼠,防蟲,防塵,防光,以確保安全和延長檔案壽命。(五)接收,借閱檔案必須認(rèn)真驗(yàn)收,并辦理交接和借閱手續(xù)。(六)要經(jīng)常檢查永久性檔案和會計(jì)檔案的安全及保管情況,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。九、檔案借閱制度(一)借閱檔案一律履行借閱手續(xù),借閱人有借閱檔案和歸還檔案時(shí)應(yīng)簽名并注明日期。(二)借閱的檔案不得中途轉(zhuǎn)借他人。(三)會計(jì)檔案只能由財(cái)務(wù)部門和審計(jì)部門憑手續(xù)外借，其他部門和人員一律不予借閱。(四)所有檔案要注意保管，不得弄臟和亂劃、涂抹、剪裁和拆毀。(五