辦公文件管理流程圖

行政辦公室管理 流程設(shè)計 辦公文件管理流程圖辦公文件管理流程圖 部門名稱部門名稱行政辦公室行政辦公室編號編號XZ LC B1 流程名稱流程名稱辦公文件管理流程辦公文件管理流程任務(wù)概述任務(wù)概述辦公文件處理與管理工作辦公文件處理與管理工作 單位單位總經(jīng)理總經(jīng)理行政人事主管行政人事主管行政辦公室行政辦公室各部門各部門外單位外單位 節(jié)點節(jié)點ABCDE 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 流程開始 起草制度文件 起草對外文件 審核 簽發(fā) 打印文件 下發(fā)文件 修改文件 格 式 排版 核對文件 外來文件 處理 借閱文件 填寫借閱登記表 簽字 閱讀借閱 文件清退 文件申請銷毀 文件存檔 整理文件 接收文件 簽字 執(zhí)行銷毀 整理出文件 清單 流程結(jié)束 執(zhí)行文件 配合清理 文件存檔 行政辦公室管理 流程設(shè)計 16 辦公文件管理工作標(biāo)準(zhǔn)辦公文件管理工作標(biāo)準(zhǔn) 流程名稱流程名稱節(jié)點節(jié)點流程程序 重點及標(biāo)準(zhǔn)流程程序 重點及標(biāo)準(zhǔn)時限時限相關(guān)資料相關(guān)資料 程序程序 辦公室負(fù)責(zé)公司各類制度文件的起草 根據(jù)公司需要及文件性質(zhì) 相應(yīng)部門起草外部文件 對各部門發(fā)送至辦公室的文件進(jìn)行格式修改 重點重點 文件格式 版式符合公司規(guī)定要求 標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)準(zhǔn) 起草文件起草文件 C2C2 D2D2 C3C3 編號 格式等內(nèi)容符合標(biāo)準(zhǔn) 需要時 合同標(biāo)準(zhǔn)格式 文件格式 程序程序 起草文件部門對辦公室修改的文件進(jìn)行審核校對 核對無誤后辦公室執(zhí)行打印 制度文件由行政人事部主管審核 總經(jīng)理簽發(fā) 方 可打印 重點重點 文件的格式 文字的措辭規(guī)范 標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)準(zhǔn) 打印文件打印文件 D3D3 B3B3 A3A3 打印的所有文件 需要時 辦公文件管理制度 程序程序 辦公室對批準(zhǔn)的文件在公司內(nèi)部進(jìn)行公開 各部門執(zhí)行下發(fā)文件 重點重點 文件下發(fā)范圍的確定 標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)準(zhǔn) 下發(fā)文件下發(fā)文件 C5C5 D5D5 下發(fā)文件 重要文件的確定記錄 1 個工作 日內(nèi) 正式對外文件發(fā)文簿 程序程序 辦公室對制度文件和個部門對外起草打印文件進(jìn)行 登記 并填寫相應(yīng)的等級表 各部門對本部門文件進(jìn)行整理 辦公室對所有文件 進(jìn)行匯總 重點重點 確定文件整理范圍 標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)準(zhǔn) 文件存檔文件存檔 C6C6 D7D7 C7C7 文件存檔記錄清單 1 個工作 日內(nèi) 文件目錄清單 程序程序 辦公室接收外單位發(fā)來的文件 根據(jù)文件性質(zhì)分送 至各部門 重點重點 外來文件的識別 標(biāo)識 標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)準(zhǔn) 接收文件接收文件 E7E7 C8C8 D9D9 各部門有收文文件記錄 1 個工作 日內(nèi) 辦公文件管理制度 程序程序 D10D10 C10C10 C12C12 各部門需借閱文件 由辦公室對文件進(jìn)行登記 需1 個工作 日內(nèi) 行政辦公室管理 流程設(shè)計 借閱人簽字登記 辦公室對借出的文件進(jìn)行清退 重點重點 表格登記 簽字記錄 標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)準(zhǔn) 符合借閱要求 程序程序 各部門申請文件銷毀 由總經(jīng)理簽字批準(zhǔn) 辦公室整理出銷毀文件后的清單 匯總登記 重點重點 確定文件銷毀的必要性 標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)準(zhǔn) 文件銷毀文件銷毀 D13D13 A13A13 C15C15 銷毀記錄 1 個工作 日內(nèi) 文件申請銷毀單 程序程序 辦公室負(fù)責(zé)將所有文件進(jìn)行存檔 包括外部收文 制度文件