流動人員人事檔案管理服務第三方監(jiān)管報告-合肥人力資源和社會

0 合肥東方英才人才有限公司合肥東方英才人才有限公司 流動流動 人員檔案管理服務人員檔案管理服務 第三方績效報第三方績效報 告告 安徽遠創(chuàng)人力資源管理有限公司評估組安徽遠創(chuàng)人力資源管理有限公司評估組 2016 年年 11 月月 合肥東方英才人才有限公司合肥東方英才人才有限公司 流動人員檔案管理服務流動人員檔案管理服務 第三方績效評估第三方績效評估 根據(jù)合肥市人力資源和社會保障局 甲方 和安徽遠 創(chuàng)人力資源管理有限公司 乙方 簽訂的 流動人員檔案 管理服務第三方績效評估購買合同書 約定的權(quán)利義務 安徽遠創(chuàng)人力資源管理有限公司 以下簡稱遠創(chuàng)人力 對 合肥東方英才人才有限公司 以下簡稱東方英才 流動人 員檔案管理服務 進行第三方績效評估 接受評估任務后 遠創(chuàng)人力成立以總經(jīng)理楊先云為組長 總經(jīng)理助理唐燕嵐 為副組長的評估組 評估組依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)并與委托方 充分溝通 制定 流動人員檔案管理服務第三方績效評估 實施方案 根據(jù)監(jiān)管方案和監(jiān)管指標 評估組查閱收集 臺賬資料 組織項目組成員兩次赴現(xiàn)場進行實地評估 分 別對檔案保管 檔案服務等工作進行查看 并抽查部分檔 案托管人員進行問卷回訪 嚴格按照 流動人員檔案管理 服務監(jiān)管指標體系 進行加權(quán)打分 據(jù)統(tǒng)計 截至監(jiān)管之 日止 東方英才共保存檔案 86111 份 一 總體評估情況一 總體評估情況 一 項目實施基本情況 一 項目實施基本情況 1 1 前期準備階段前期準備階段 1 1 成立項目組 成立項目組 東方英才成立了檔案工作領(lǐng)導小組 及管理網(wǎng)絡(luò)小組 由公司董事長林鋼擔任工作領(lǐng)導小組組 長 對檔案管理工作集中統(tǒng)一管理 檔案管理部門負責人 錢慧捷擔任檔案管理網(wǎng)絡(luò)小組組長 相關(guān)檔案工作人員任 組員 由工作組負責對流動人員的檔案管理工作進行監(jiān)督 指導和檢查 網(wǎng)絡(luò)小組負責具體檔案管理工作的實施 2 2 準備工作 準備工作 在檔案管理隊伍建設(shè)中 東方英才組 織相關(guān)人員貫徹學習了 中華人民共和國檔案法 安 徽省檔案管理條例 和 安徽省流動人員人事檔案管理服 務規(guī)范 等法律法規(guī) 組織檔案室工作人員學習了 中共 中央組織部 人力資源社會保障部等五部門關(guān)于進一步加 強流動人員人事檔案管理服務工作的通知 人社部發(fā) 2014 90 號 和 關(guān)于簡化優(yōu)化流動人員人事檔案管理 服務的通知 人社廳發(fā) 2016 75 號 等文件 人事代理部現(xiàn)有專門從事檔案管理工作人員 8 名 其 中 有 7 人取得安徽省人力資源和社會保障廳頒發(fā)的人力 資源服務職業(yè)資格證書 中級職稱 2 人 黨員 4 人 全部 具有大專以上學歷 均與東方英才簽訂了正式勞動合同 與該公司其他部門專業(yè)技術(shù)管理人員享受同等待遇 3 3 建立檔案管理制度 建立檔案管理制度 東方英才在制度管理方面投 入了相當?shù)木?建立了檔案管理制度 包括 檔案管理 服務工作規(guī)范制度 和 檔案管理工作人員崗位責任制度 等制度 對流動人員檔案管理工作中服務規(guī)范 檔案轉(zhuǎn)入 轉(zhuǎn)出 檔案材料收集 檔案鑒定 檔案利用 檔案保管 檔案保密 檔案室安全保衛(wèi)與消防等方面做了規(guī)定 強調(diào) 了檔案管理的重要性 并制定了相應的工作制度 如 微 笑之星 的評比等 2 2 檔案設(shè)備管理檔案設(shè)備管理 1 1 檔案庫房情況 檔案庫房情況 根據(jù)檔案管理的實際需要和相關(guān) 規(guī)定 使用了專用檔案庫房 安裝了防盜門窗及報警系統(tǒng) 晚間安排專人值班 但庫房內(nèi)配備的是普通滅火器 庫房 辦公室 閱覽室三分開 閱覽室也用來保存檔案材料的索 引等文檔 檔案管理人員有值日值班制度 定期檢查 基 本具備檔案保管的基本條件 2 2 庫房裝具設(shè)備情況 庫房裝具設(shè)備情況 庫房內(nèi)配置的是鐵質(zhì)檔案柜 未使用密集柜 安裝了柜式空調(diào)和除濕機 辦公室配備了 電腦 復印機 傳真機 掃描儀等基本辦公設(shè)備 3 3 檔案室信息化處理設(shè)備情況 檔案室信息化處理設(shè)備情況 東方英才自主研發(fā) 的檔案管理軟件雖有待完善 但基本建立了企業(yè)網(wǎng)站和流 動人員人事檔案基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)庫 修建了計算機檔案管理 專用數(shù)據(jù)庫房 將紙質(zhì)檔案和電子檔案分類保存完善 檔 案信息庫設(shè)置工號和密碼 非檔案工作人員不能使用 能 根據(jù)檔案信息變化隨時進行更新維護 基本保證了檔案信 息系統(tǒng)安全 3 3 檔案業(yè)務管理檔案業(yè)務管理 1 1 檔案基礎(chǔ)業(yè)務建設(shè)情況 檔案基礎(chǔ)業(yè)務建設(shè)情況 東方英才建立了一系列 的檔案保管制度 基本能及時完成檔案的歸檔 入庫和整 理工作 高校整體轉(zhuǎn)入的檔案 由雙方檔案工作人員清點 復核后填寫交接單并簽字留存?zhèn)洳?個人辦理檔案轉(zhuǎn)入的人員 由檔案工作人員負責鑒定 審核轉(zhuǎn)入檔案的真實性 完整性 檢查材料內(nèi)容是否完整 齊全 規(guī)范真實 文字清楚 缺少的檔案材料 工作人員 能及時告知并要求補全 難以補全的 能要求存檔人現(xiàn)場 簽字確認 檔案接收登記以后 由登記人員與檔案保管人員辦理 入庫交接手續(xù) 在檔案轉(zhuǎn)入交接單上簽字 入庫檔案錄入 數(shù)據(jù)庫并入柜 各類交接材料分類編號裝訂 按照轉(zhuǎn)入年 份類別及時存入檔案盒內(nèi)入庫備查 東方英才在庫房內(nèi)張貼檔案資料存放示意圖 對存放 個人檔案和外包單位檔案的檔案柜分別標識 檔案柜有編 號 排放基本有序 未霉變 蟲蛀等不良現(xiàn)象 2 2 檔案的鑒定和統(tǒng)計 檔案的鑒定和統(tǒng)計 東方英才建立了檔案統(tǒng)計簿 冊和檔案管理基本情況統(tǒng)計臺賬 并按年份整理裝訂成冊 監(jiān)管過程中未發(fā)現(xiàn)隨意銷毀檔案的現(xiàn)象 檔案管理人員根據(jù)每月統(tǒng)計高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出 數(shù)據(jù)上報蜀山區(qū)人力資源和社會保障局 根據(jù)安徽省流動 人員人事檔案管理服務機構(gòu)表要求填報檔案數(shù)量及時上報 主管部門 4 4 檔案開發(fā)管理檔案開發(fā)管理 1 1 檔案開發(fā)利用服務 檔案開發(fā)利用服務 能夠按照檔案利用制度為有 關(guān)單位和代理人員提供檔案的借閱 復制 咨詢等開發(fā)利 用服務 根據(jù)現(xiàn)存外包檔案和個人代理檔案編制了總目錄 和分類目錄等工具 方便工作人員為閱檔人員調(diào)取檔案 有獨立的閱檔室進行閱檔 能根據(jù)檔案實際記載出具檔案 證明材料 需復印檔案材料的 會在復印件上注明用途及 復印日期 并加蓋公章 檔案利用完成后能及時將檔案整 理入庫 服務內(nèi)容包括 為代理人員出具存檔 政審 婚育等 相關(guān)證明 登記政審時間 人員名單等信息 流動黨員的 黨組織關(guān)系接轉(zhuǎn) 預備黨員轉(zhuǎn)正手續(xù)等 2 2 提高檔案人員整體素質(zhì) 提高檔案人員整體素質(zhì) 東方英才編制了 人事 代理部檔案管理培訓手冊 教材 在部門內(nèi)部不定期開展 業(yè)務培訓 要求每位員工都能熟悉各崗位工作程序 不斷 提高代理部工作人員的業(yè)務素質(zhì)和工作能力 加強工作人 員的主動服務意識 在檔案管理服務中能夠履行登記手續(xù) 符合接收要求 的檔案由經(jīng)辦人填寫轉(zhuǎn)入登記并簽字確認 檔案室工作人 員簽字交接后能夠及時將信息登記 輸入人事檔案信息管 理系統(tǒng)后入庫管理 辦理檔案轉(zhuǎn)遞時 由工作人員出具 流動人員人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單 隨同檔案一并轉(zhuǎn)出 并 由經(jīng)辦人填寫轉(zhuǎn)出登記并簽字確認 存檔備查 但檔案號 未能實現(xiàn)動態(tài)管理 仍使用流水號編制 3 3 改善服務流程 改善服務流程 工作人員告知服務對象其申辦事 項所需的全部資料后 能主動介紹下一步應如何辦理 能 夠通過網(wǎng)絡(luò) 郵箱發(fā)送等途徑 為代理人員提供所需資料 窗口設(shè)置了意見本 用以了解對方需求并幫助解決 東方 英才在網(wǎng)站設(shè)立了人事代理專欄 設(shè)置了業(yè)務介紹 服務 流程 表格下載 黨務指南 網(wǎng)上黨校 黨組織等活動專 欄 窗口提供免費復印服務 前臺張貼辦事指南和辦事地 址 印制服務指南和溫馨提示便民條 東方英才網(wǎng)絡(luò)平臺 的通知通告專欄會定期公布人事代理業(yè)務信息 代理人員 可以通過網(wǎng)絡(luò)留言咨詢 在線客服 黨員 QQ 群等網(wǎng)絡(luò)途徑 和東方英才相關(guān)人員保持聯(lián)系 溝通較為順暢 檔案管理 訊息也能利用網(wǎng)絡(luò) 顯示屏和通知單等形式公布 公布較 為及時 二 主要問題 二 主要問題 監(jiān)管發(fā)現(xiàn) 項目中主要存在以下問題 1 1 基礎(chǔ)設(shè)施方面存在的問題基礎(chǔ)設(shè)施方面存在的問題 一是基礎(chǔ)設(shè)施不完全符合要求 一是基礎(chǔ)設(shè)施不完全符合要求 根據(jù) 安徽省流動人 員人事檔案管理服務規(guī)范 和 政府購買社會服務項目評 估監(jiān)督實施細則 的相關(guān)規(guī)定 檔案管理機構(gòu)應建立安全 可靠的專用檔案庫房 配置檔案密集架 東方英才庫房環(huán) 境相對來說略有不足 基礎(chǔ)條件有所欠缺 使用的是鐵皮 檔案柜且較為陳舊 多層堆疊使得放在頂端檔案柜的文件 不利于查找和保養(yǎng) 二是防護設(shè)施不完全符合要求 二是防護設(shè)施不完全符合要求 根據(jù) 安徽省流動人員人事檔案管理服務規(guī)范 規(guī)定 檔案庫 房要注意防火 防潮 防蛀 防盜 防光和防高溫等要求 應安裝火災報警裝置 配備氣體裝置 并按設(shè)備要求定期 檢查 更換 應安裝溫濕度記錄儀器 配備加濕機 去濕 機等設(shè)備 應定期施放驅(qū)蟲藥劑 使用防霉防蟲物品 應 配備排風扇 空調(diào)等通風降溫設(shè)備 并定期檢修 保養(yǎng) 監(jiān)管發(fā)現(xiàn) 東方英才的滅火器是普通干粉滅火器 未按要 求使用氣體滅火裝置 除濕器相對較舊 效果不明顯 無 加濕設(shè)備 空調(diào)未及時開啟 雖然地面涂有防水水泥和防 水漆 但墻面未做防潮處理 檢查過程中也并未看到相應 的防蛀 防腐設(shè)施 東方英才檔案庫房保管條件與主管部 門要求的的相關(guān)規(guī)定有一定的距離 需要加以整改 2 2 檔案管理方面存在的問題檔案管理方面存在的問題 一是檔案的擺放問題 一是檔案的擺放問題 監(jiān)管發(fā)現(xiàn) 東方英才的檔案擺 放相對來說比較擁擠 不利于查閱 標簽過于老化 目前 也暫無更新計劃 后期標簽脫離后將不利于查找 抽查 53961 54150 的文檔時發(fā)現(xiàn) 54033 檔案重復 后經(jīng)核實 其中的一個檔案編號錯誤 抽查 69401 69600 檔案時 發(fā) 現(xiàn) 69512 和 69522 檔案混淆 二是檔案的順序問題 二是檔案的順序問題 監(jiān)管 發(fā)現(xiàn) 東方英才的檔案有缺失的現(xiàn)象 后經(jīng)查驗發(fā)現(xiàn)缺失 的檔案已轉(zhuǎn)入代理單位的檔案柜內(nèi)或已轉(zhuǎn)出 但在檔案柜 和現(xiàn)場標識中無任何體現(xiàn) 3 3 電子檔案方面存在的問題電子檔案方面存在的問題 一是電子檔案的軟件系統(tǒng)相對簡陋 一是電子檔案的軟件系統(tǒng)相對簡陋 監(jiān)管發(fā)現(xiàn)東方英 才保存電子檔案的電腦相對來說比較老化 軟件系統(tǒng)配置 相對來說較低的 并且網(wǎng)速較慢 查閱的時候不是很流暢 二是關(guān)于電子檔案存檔的功能較少 二是關(guān)于電子檔案存檔的功能較少 只有簡單的目錄 對 于檔案的歸檔沒有詳細的進行目錄編寫 不能準確地反映 紙質(zhì)檔案的具體信息以及存儲位置 不利于檔案管理人員 以及使用人員的存儲 查閱和使用 二 項目評分情況二 項目評分情況 評估組根據(jù) 流動人員檔案管理服務監(jiān)管體系 獨立 加權(quán)打分 東方英才 流動人員檔案管理服務 考核得分 為 73 4 分 監(jiān)管結(jié)果為良好 表 1 東方英才檔案管理監(jiān)管情況 二級 指標 分配 分值 考核 分值 主要扣分項 1 1 管理體制7 分 5 8 流動人才檔案與托管單位檔案分別保存 但使用統(tǒng)一流水號 1 2 隊伍建設(shè)7 分 5 中級職稱為經(jīng)濟師 檔案業(yè)務培訓無記錄 1 3 制度建設(shè)6 分 5 4 檔案管理制度在企業(yè)管理制度和企業(yè)文化 中的落地措施不明確 2 1 檔案用房10 分 5 8 庫房硬件設(shè)施有所欠缺 需加強 2 2 裝具設(shè)備10 分 6 庫房設(shè)備有較多不足 需增加 3 1 歸檔工作8 分 6 歸檔管理制度需進一步細化 3 2 整理與編目5 分 4 檔案排列有誤差 3 3 保管工作10 分 7 6 檔案存放過于擁擠 3 4 鑒定統(tǒng)計3 分 2 6 臺帳統(tǒng)計內(nèi)容未能及時反饋至系統(tǒng) 交接 花名冊簽名不規(guī)范 3 5 檔案數(shù)字化12 分 9 檔案未能實現(xiàn)電子化 管理軟件待完善 4 1 利用服務10 分 8 6 調(diào)卷速度可進一步提高 4 2 編研工作10 分 6 4 登記表填寫不規(guī)范 流程需嚴格遵守 4 3 檔案展覽2 分 1 2 滿意度調(diào)查中有反應咨詢辦理程序時未被 告知更換辦公地址 合計100 分73 4 分 一級指標得分情況分別是 組織管理考核得分 15 75 分 目標分值 20 分 目標達成度為 78 75 目標達成度為考核 得分除以目標分值 下同 完成情況良好 保管保護條 件考核得分 12 分 目標分值 20 分 目標完成度為 60 主要扣分項為庫房硬件設(shè)施 基礎(chǔ)業(yè)務建設(shè)考核得分 29 5 分 目標分值 35 分 目標完成度為 84 29 完成情況良好 開發(fā)利用考核得分 16 5 分 目標分值 25 分 目標完成度為 66 主要扣分項為檔案保管人員調(diào)卷速度和檔案轉(zhuǎn)出登記 不明晰 三 對策建議三 對策建議 一 加強流動人員人事檔案管理工作的基礎(chǔ)建設(shè) 一 加強流動人員人事檔案管理工作的基礎(chǔ)建設(shè) 要加大東方英才流動人員人事檔案管理工作的投入 建立堅固 防火 防潮的專用檔案庫房 配置去濕 防火 防蛀 防高溫等設(shè)備 配備檔案所需的設(shè)備設(shè)施 提高檔 案信息資源開發(fā)利用的速度 定期檢驗維修庫房內(nèi)必要設(shè) 備設(shè)施 努力改善流動人員人事檔案管理的保管保護條件 二 加強流動人員檔案管理人員隊伍的自身建設(shè) 二 加強流動人員檔案管理人員隊伍的自身建設(shè) 一是一是選擇政治上可靠 作風正派 責任心強的人員從 事檔案工作 注意對他們的教育培養(yǎng) 關(guān)心他們工作 生 活 充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性 二是二是加強檔案管理 人員和相關(guān)人員政策業(yè)務培訓 增加業(yè)務知識 不斷提高 業(yè)務技能 提高調(diào)檔 查檔速度 三是三是檔案管理人員應保 持相對穩(wěn)定 明確專職檔案保管人員工作職責 四是四是建立 激勵約束機制 落實流動人員人事檔案管理人員應有的待 遇 使其安心本職工作 愛崗敬業(yè) 樂于奉獻 為檔案事 業(yè)的發(fā)展做出貢獻 三 加強宣傳 提高流動人員檔案管理意識 三 加強宣傳 提高流動人員檔案管理意識 利用多種方式宣傳檔案管理 人事代理方面的政策 要多形式 多渠道地積極宣傳 流動人員人事檔案管理暫