會計基礎-覃盛華-第九章.doc

2012會計基礎 覃盛華會計基礎覃盛華第三十三講 9-1會計檔案概述、保管第九章 會計檔案本章概要會計檔案是會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算的專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務的重要史料和證據(jù)。 本章主要介紹會計檔案的概念和內(nèi)容；會計檔案的歸檔、保管期限、查閱和復制、銷毀。（一）本章的內(nèi)容主要包括：一會計檔案的概念和內(nèi)容。二會計檔案的歸檔、保管期限、查閱和復制、銷毀。（二）本章的重點和難點：會計檔案的歸檔和保管期限。第一節(jié) 會計檔案概述一、 會計檔案的概念會計檔案是會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算的專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務的重要史料和證據(jù)。 會計檔案管理辦法于1999年1月1日正式實施。各級人民政府財政部門和檔案行政管理部門共同負責會計檔案工作的指導、監(jiān)督和檢查。二、 會計檔案的內(nèi)容1、會計憑證類：包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證和其他會計憑證。2、會計賬簿類：包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿和其他會計賬簿。3、財務會計報告類：包括中期財務報告、年度財務會計報告，財務會計報告包括會計報表、附表、報表附注及相關文字說明、其他財務報告。4、其他類：包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、其他應當保存的會計核算專業(yè)資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊。實行會計電算化單位存貯在磁性介質(zhì)上的會計數(shù)據(jù)、程序文件及其他會計核算資料均應視同會計檔案一并管理。 【例題單選題】下列各項中不屬于會計檔案的是（）。A、會計移交清冊 B、原始憑證 C、月度財務計劃 D、記賬憑證【例題多選題】我國的會計檔案分為（）。A、會計憑證類 B、會計賬簿類 C、財務會計報告類 D、其他類【例題多選題】下列各項中，屬于會計檔案的有（）。A、銀行對賬單 B、銀行存款余額調(diào)節(jié)表C、會計檔案保管清冊 D、會計檔案銷毀清冊第二節(jié) 會計檔案保管一、 會計檔案的歸檔各單位每年形成的會計檔案，應由會計機構(gòu)按照歸檔的要求，整理立卷、裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。根據(jù)會計檔案管理辦法，各單位當年形成的會計檔案，會計年度終了，可暫由本單位財務會計部門保管一年。期滿之后，原則上應由財務會計部門編造清冊，移交本單位的檔案部門保管；未設立檔案部門的，應當在財務會計部門內(nèi)部指定專人保管。移交本單位檔案機構(gòu)保管的會計檔案，原則上應當保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的，檔案機構(gòu)應會同會計機構(gòu)有關人員和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責任?！纠}判斷題】各單位每年形成的會計檔案應當由會計機構(gòu)負責整理立卷裝訂成冊，并編制會計檔案保管清冊。（ ）【例題判斷題】為了加強會計檔案的管理，企業(yè)當年形成的會計檔案也必須有專門的檔案管理機構(gòu)，而不能由會計機構(gòu)暫行管理。（ ） 【例題單選題】當年形成的會計檔案在會計年度結(jié)束以后，可暫由會計機構(gòu)保管（）。A、半年B、1年C、2年 D、5年二、 會計檔案的保管期限 會計檔案的保管期限分為永久和定期兩類。 定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。 會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。 保管期限具體內(nèi)容永久保存會計檔案銷毀清冊以及年度財務報告、財政總預算、行政單位和事業(yè)單位決算、稅收年報（決算）。 25年的稅收日記賬（總賬）和稅收票證分類出納賬，現(xiàn)金和銀行存款日記賬。15年的會計憑證類；總賬、明細賬、日記賬（不包括現(xiàn)金和銀行存款日記賬）和輔助賬簿；會計移交清冊；行政單位和事業(yè)單位的各種會計憑證；各種完稅憑證和繳、退庫憑證；財政總預算撥款憑證及其他會計憑證；農(nóng)牧業(yè)稅結(jié)算憑證。10年的國家金庫編送的各種報表及繳庫退庫憑證；各收入機關編送的報表；財政總預算保管行政單位和事業(yè)單位決算、稅收年報、國家金庫年報、基本建設、撥貸款年報；稅收會計報表（包括票證報表）。5年的固定資產(chǎn)卡片于固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年；銀行余額調(diào)節(jié)表；銀行對賬單；財政總預算會計月、季度報表；行政單位和事業(yè)單位會計月、季度報表。3年的月、季度財務報告；財政總預算會計旬報?！纠}多選題】下列屬于永久保管的會計檔案有（）。A、會計檔案保管清冊 B、年度財務報告及其文字分析C、行政事業(yè)單位決算 D、會計移交清冊【例題單選題】根據(jù)會計檔案管理辦法規(guī)定，保管期限為25年的賬簿是（）。A、現(xiàn)金日記賬B、現(xiàn)金總賬 C、應收賬款總賬D、固定資產(chǎn)總賬【例題單選題】原始憑證和記賬憑證的保管期限為（）。A、10年 B、15年 C、20年 D、5年三、 會計檔案的查閱、復制和交接（一）會計檔案的查閱和復制各單位應建立健全會計檔案的查閱、復制登記制度，嚴格遵循查閱、復制和收回制度，保證會計檔案的安全完整。各單位保存的會計檔案不得借出，如有特殊需要，經(jīng)本單位負責人批準，可以提供查閱或者復制，并辦理登記手續(xù)。查閱或者復制會計檔案的人員，嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。借出的會計檔案，會計檔案管理人員要按期如數(shù)收回，并辦理注銷借閱手續(xù)。 （二）會計檔案的交接1、單位因撤銷、解散、破產(chǎn)或者其他原因而終止的，在終止和辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會計檔案，應當由終止單位的業(yè)務主管部門或財產(chǎn)所有者代管或移交有關檔案館代管。法律、行政法規(guī)另有規(guī)定的，從其規(guī)定。2、單位分立后原單位存續(xù)的，其會計檔案應當由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管，其他方可查閱、復制與其業(yè)務相關的會計檔案。3、單位分立后原單位解散的，其會計檔案應當經(jīng)各方協(xié)商后由其中一方代管或移交檔案館代管，各方可查閱、復制與其業(yè)務相關的會計檔案。4、單位分立中未結(jié)清的會計事項所涉及的原始憑證應當單獨抽出由業(yè)務相關方保存，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。5、單位因業(yè)務移交其他單位所涉及的會計檔案，應當由原單位保管，承接業(yè)務單位可查閱、復制與其業(yè)務相關的會計檔案，對其中未結(jié)清的會計事項所涉及的原始憑證，應當單獨抽出由業(yè)務承接單位保存，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。 6、單位合并后原各單位解散或一方存續(xù)其他方解散的，原各單位的會計檔案應當由合并后的單位統(tǒng)一保管；單位合并后原各單位仍存續(xù)的，其會計檔案仍應由原各單位保管。 7、建設單位在項目建設期間形成的會計檔案，應當在辦理竣工決算后移交給建設項目的接受單位，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。 8、單位之間交接會計檔案的，交接雙方應當辦理會計檔案交接手續(xù)。移交會計檔案的單位應當編制會計檔案移交清冊，列明應當移交的會計檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限等內(nèi)容。 9、交接會計檔案時，交接雙方應當按照會計檔案移交清冊所列內(nèi)容逐項交接，并由交接雙方的單位負責人負責監(jiān)交。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應當在會計檔案移交清冊上簽名或者蓋章。四、會計檔案銷毀（一）會計檔案的銷毀程序和辦法會計檔案保管期滿需要銷毀時，應按照以下程序銷毀：1、由本單位檔案機構(gòu)會同會計機構(gòu)提出銷毀意見，共同鑒定和審查，編制會計檔案銷毀清冊，并列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。2、單位負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。3、銷毀會計檔案時，應當由單位檔案機構(gòu)和會計機構(gòu)共同派員監(jiān)銷。國家機關銷毀會計檔案時，應當由同級財政部門、審計部門派員參加監(jiān)銷。財政部門銷毀會計檔案時，應當由同級審計部門派員參加監(jiān)銷。4、監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對所要銷毀的會計檔案；銷毀后，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，同時將監(jiān)銷情況寫出書面報告（一式兩份），一份報告本單位負責人，另一份歸入檔案備查。 （二）保管期滿但不得銷毀的會計檔案1、對于保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務以及涉及其他未了事項的原始憑證不得銷毀，應單獨抽出，另行立卷，由檔案部門保管到未了事項完結(jié)時為止。對于單獨抽出立卷的會計檔案，應當在會計檔