行政準(zhǔn)備工作支持流程(doc 8頁).doc

行政部對總經(jīng)辦工作支持流程（適用于各地區(qū)域公司、各地百貨公司）一、 行政部對總經(jīng)辦的服務(wù)支持（一）上班前工作準(zhǔn)備（責(zé)任人 _）每天提前15分鐘到公司為總經(jīng)辦工作進行準(zhǔn)備。工作準(zhǔn)備內(nèi)容：1、 開房門，配有窗戶的房間，春、夏、秋季無風(fēng)或微風(fēng)情況下開窗通風(fēng)。2、 檢查辦公室內(nèi)各部位和設(shè)備、用品，如存在故障或不正?，F(xiàn)象，及時聯(lián)系維修或采取其他應(yīng)對措施：（1） 飲水機飲用水是否充足。（2） 空調(diào)是否正常運轉(zhuǎn)。（3） 電話座機是否存在故障。（4） 照明燈具是否存在故障。（5） 綠植是否有枯葉。（6） 文件柜、衣柜柜門能否正常開啟。（7） 屋內(nèi)衛(wèi)生狀況：桌面、地面、垃圾框、煙缸、（8） 每三天查看辦公室配發(fā)的簽字筆等文具能否正常使用。（9） 雜志架：刊物是否開封、報紙等是否需要清理。（10） 沙發(fā)、座椅等辦公家具是否完好。（11） 打印機、加濕器、傳真機等辦公設(shè)備能否正常使用。（12） 有無天花板、地面滲水、破損等情況。（13） 紙巾、打印紙是否需添加。（14） 其他需要檢查的內(nèi)容（如有其他需要，請各地公司根據(jù)本公司實際情況增加內(nèi)容）_（二）商務(wù)接待（責(zé)任人_ _）1、 總經(jīng)辦領(lǐng)導(dǎo)進行商務(wù)宴請時行政部負責(zé)訂餐。（1） 行政部負責(zé)收集、統(tǒng)計本公司周邊的餐飲（包括咖啡廳、茶樓）場所的信息，根據(jù)公司實際需要，確定高、中、低檔餐廳各3家，作為本公司相對固定的商務(wù)宴請場所。（2） 根據(jù)公司實際需要，可與餐廳簽定長期合作協(xié)議。餐 廳 情 況 統(tǒng) 計 表檔次餐廳名稱地點菜品風(fēng)味餐廳環(huán)境風(fēng)格價位（元/人）聯(lián)系方式高檔中檔低檔咖啡廳/茶樓情況統(tǒng)計表咖啡廳/茶樓名稱地點環(huán)境風(fēng)格價位（元/人）聯(lián)系方式2、 進行商務(wù)宴請時根據(jù)需要安排車輛接送總經(jīng)辦領(lǐng)導(dǎo)和客人。（如不需要公司司機接送，可安排代駕服務(wù)。）3、 其他商務(wù)接待類工作（如有其他需要，請各地公司根據(jù)實際情況增加內(nèi)容）_二、 行政部對總經(jīng)辦的工作支持（一） 總經(jīng)辦領(lǐng)導(dǎo)工作日程安排及工作提醒（責(zé)任人_ ）1、 每周五下午下班前，行政部了解公司總經(jīng)理下周工作日程安排，填寫以下表格，并提交總經(jīng)理，如一周工作安排發(fā)生變動，及時更新此表：一周工作日程安排表 時 間工 作 內(nèi) 容工作涉及的部門備 注周 一周 二周 三周 四周 五2、 行政部每個工作日查閱一周工作日程安排表，根據(jù)實際情況對總經(jīng)理進行工作提醒。3、 行政部根據(jù)一周工作日程安排表，提前一天提醒各相關(guān)部門配合總經(jīng)理的工作。4、 及時提醒領(lǐng)導(dǎo)參加重要的全公司人員參加的會議（如新員工介紹會、重要的培訓(xùn)）5、 其他需要提醒的事宜：_（二） 差旅安排（責(zé)任人_ _）1、 行政部協(xié)助安排總經(jīng)辦領(lǐng)導(dǎo)差旅行程，負責(zé)機票和酒店預(yù)訂，了解日程安排，并填寫下表，于出行前一天提報領(lǐng)導(dǎo)。 差旅行程表日期時間行程安排地點備 注例：2011.2.110：0012：00北京上海航班CA1501移動入住酒店2011.2.113：0017：00會見供應(yīng)商會議室2011.2.117：3020：00宴請供應(yīng)商酒店2、 提醒相關(guān)部門準(zhǔn)備資料，包括但不限于會議資料、會見公司簡介、會見人員簡介，會同差旅行程表提交領(lǐng)導(dǎo)。3、 其他需要提醒的事宜：_（三） 會議組織（責(zé)任人_ _）行政部負責(zé)協(xié)助公司總經(jīng)理召集會議。1、 根據(jù)總經(jīng)理一周工作日程安排表（或總經(jīng)理臨時交辦）安排會議。2、 會議準(zhǔn)備：（1） 在會議召開前做好會議準(zhǔn)備工作，并填寫此表： 會務(wù)工作表 會議時間會議地點會議議題參加人員會議記錄人需要準(zhǔn)備的資料、物品或提供的會議服務(wù) （2） 通知參會人員出席會議、告知會議議題（或提醒進行參會準(zhǔn)備），并確認(rèn)是否參加。（3） 在會議召開前對會議室進行清理，如有需要，調(diào)試電腦、視頻設(shè)備或進行其他準(zhǔn)備（提供飲用水、茶點等）。（4） 行政部安排人員負責(zé)會議記錄。3、 會議結(jié)束后行政部填寫以下表格，跟進會議提出的要求的落實情況，并在會議召開后一周內(nèi)向總經(jīng)理反饋（會議有時間要求的，根據(jù)時間要求反饋）會議跟進表 會議形成的要求時間節(jié)點要求責(zé)任人落實情況未能完成原因（四） 文件起草和審核（責(zé)任人_ ）1、 行政部負責(zé)協(xié)助總經(jīng)辦主要領(lǐng)導(dǎo)起草文件。2、 根據(jù)工作需要起草以下文件：（1） 通知（2） 總結(jié)（3） 計劃（4） 商務(wù)信函（5） 其他文件_（各類文件的模板另行提供）3、 文件起草流程：根據(jù)總經(jīng)辦領(lǐng)導(dǎo)要求起草文件行政部負責(zé)人修改文件總經(jīng)辦領(lǐng)導(dǎo)審核文件定稿（五） 資料、信息收集匯總（責(zé)任人_ _）行政部負責(zé)收集、整理以下資料提交給總經(jīng)辦主要領(lǐng)導(dǎo)：1、 集團或百貨總部發(fā)布的重要通知。（應(yīng)于通知發(fā)布當(dāng)日提醒總經(jīng)辦領(lǐng)導(dǎo)查看）2、 協(xié)助總經(jīng)辦領(lǐng)導(dǎo)整理重要客戶或合作伙伴的名片（每兩周整理一次）3、 每月25日前收集匯總各部門工作總結(jié)和計劃，提交總經(jīng)辦領(lǐng)導(dǎo)。各部門月度工作總結(jié)表部門本月主要工作內(nèi)容（不超過五項）本月工作存在的不足本月工作的優(yōu)點與本公司、百貨總部各部門的工作配合是否存在問題各部門月度工作計劃表部門下月工作計劃下月擬改進工作中的哪些方面需要本公司和百貨總部的相關(guān)部門提供何種支持（六） 工作督辦（責(zé)