某水單公司工程檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定(doc 82頁).doc

某某水電開發(fā)有限公司某某水電開發(fā)有限公司 工程檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定工程檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定 二二 一三年五月一三年五月 目目 錄錄 第一章 基本建設(shè)工程檔案管理標(biāo)準(zhǔn) 1 1 主題內(nèi)容及適用范圍 1 2 引用標(biāo)準(zhǔn) 1 3 管理職能 1 4 工程檔案保證金 4 5 檔案的編制具體要求和規(guī)定 5 6 工程竣工文件材料歸檔及移交 8 第二章 檔案整理管理標(biāo)準(zhǔn) 11 1 主題內(nèi)容及適用范圍 11 2 引用標(biāo)準(zhǔn) 11 3 名詞術(shù)語 11 4 檔案整理工作的原則 11 5 檔案整理工作的內(nèi)容 11 6 整理工作的程序和要求 11 7 卷盒的規(guī)格 14 第三章 檔案收集管理標(biāo)準(zhǔn) 15 1 主題內(nèi)容及適用范圍 15 2 引用標(biāo)準(zhǔn) 15 3 檔案資料收集的分工 15 4 收集范圍 15 5 收集方法 21 6 收集要求 21 第四章 檔案分類細(xì)則 21 1 主題內(nèi)容及適用范圍 21 2 引用標(biāo)準(zhǔn)及政策文件 21 3 名詞術(shù)語 22 4 分類原則 22 5 分類要求 22 6 保管期限 22 7 案卷排列方法 22 8 類目及類號設(shè)置 22 第五章 附 則 38 附表 1 云南省企業(yè)事業(yè)單位檔案工作規(guī)范化管理評審標(biāo)準(zhǔn) 40 附表 2 建設(shè)工程文件歸檔范圍和保管期限表 城建類 47 附表 3 建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔范圍和保管期限表 水電類 62 附件 1 竣工圖章 67 附件 2 已執(zhí)行章 或未執(zhí)行章 67 附件 3 檔號章 67 附件 4 案卷內(nèi)封面 68 附件 5 案卷脊背 69 附件 6 卷內(nèi)目錄 70 附件 7 卷內(nèi)備考表 71 附件 8 竣工資料整編審簽表 72 附件 9 驗(yàn)收合格證 73 附件 10 公司部門檔案移交簽證 78 1 第一章第一章 基本建設(shè)工程檔案管理標(biāo)準(zhǔn)基本建設(shè)工程檔案管理標(biāo)準(zhǔn) 1 1 主題內(nèi)容及適用范圍 主題內(nèi)容及適用范圍 本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了本公司基本建設(shè)工程檔案 下簡稱 工程檔案 工作管理職能 管理 內(nèi)容及要求 檢查與考核等 本標(biāo)準(zhǔn)適用于某某某某水電開發(fā)有限公司 以下簡稱 某某某某公司 及公司工程 項(xiàng)目中參加工程建設(shè)的各設(shè)計(jì) 施工 調(diào)試 監(jiān)理 質(zhì)量監(jiān)督 測量 試驗(yàn) 安全監(jiān)測 中心等全部單位的有關(guān)該工程項(xiàng)目的檔案管理 2 2 引用標(biāo)準(zhǔn) 引用標(biāo)準(zhǔn) 中華人民共和國檔案法 國家檔案局 國家計(jì)委國檔發(fā) 1988 4 號關(guān)于印發(fā) 基本 建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定 的通知 2002 年 5 月 1 日實(shí)施的 GB 50328 2001 建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范 DA T28 2002 國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范 國家建委 82 建發(fā)施字 50 號關(guān)于頒發(fā) 編制基本建設(shè)工程竣工圖的幾項(xiàng)暫行規(guī)定 的通知 中華人民共和國行業(yè)標(biāo)準(zhǔn) DL T5123 2000 水電站基本建設(shè)工程驗(yàn)收規(guī)程 云南省交通運(yùn)輸廳關(guān)于發(fā)布 云南省公路工程竣工文件編制實(shí)用范本 的通知 云 交基建 2009 484 號 云南省檔案局關(guān)于印發(fā)云南省企業(yè)事業(yè)單位檔案工作規(guī)范化管理認(rèn)定辦法的通知 云檔發(fā) 2011 149 號 3 3 管理職能 管理職能 3 1 本公司各水電建設(shè)項(xiàng)目部工程檔案工作接受上級主管部門的領(lǐng)導(dǎo) 并在地方檔 案行政管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo)下開展工作 3 2 公司設(shè)立工程檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組 組長為分管檔案工作的公司副職 成員為各 相關(guān)部門負(fù)責(zé)人 全面負(fù)責(zé)項(xiàng)目部工程檔案工作的組織和領(lǐng)導(dǎo) 公司檔案室在建設(shè)期間 設(shè)在工程部 檔案業(yè)務(wù)管理工作由工程部負(fù)責(zé) 公司工程檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)辦公室 辦公室主任由工程部負(fù)責(zé)人擔(dān)任 辦公室負(fù)責(zé)工程檔案管理日常工作 制定公司工程檔 案管理標(biāo)準(zhǔn)及資料收集 發(fā)放 驗(yàn)收 接收等具體工作 其主要職能是 3 2 1 組織貫徹實(shí)施 中華人民共和國檔案法 和上級主管部門有關(guān)工程檔案工作的 法律法規(guī) 方針政策 促進(jìn) 依法治檔 3 2 2 組織制定和完善公司檔案工作的規(guī)章制度 管理標(biāo)準(zhǔn) 監(jiān)督 檢查和考核 2 有關(guān)單位和人員的執(zhí)行情況 保證工程檔案工作責(zé)任制的落實(shí) 3 2 3 研究 解決基建檔案工作中的重大事項(xiàng)和檔案工作中的人 財(cái) 物等問題 確定工程檔案工作的目標(biāo)規(guī)劃 3 2 4 組織協(xié)調(diào)和處理工程檔案工作中的糾紛 依法保護(hù)公司的合法權(quán)益 3 2 5 對檔案工作規(guī)章制度的執(zhí)行情況進(jìn)行考核 對在工程檔案工作中有突出貢獻(xiàn) 的單位和個人提出獎勵 對違反檔案法規(guī)的事件提出處置 意見和建議 3 2 6 負(fù)責(zé)向工程設(shè)計(jì) 施工 調(diào)試 監(jiān)理 質(zhì)量監(jiān)督 測量 試驗(yàn) 安全監(jiān)測中 心等單位宣傳工程檔案工作的方針政策和規(guī)章制度 對工程檔案的收集 積累 整理 分類 組卷和歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督 檢查和指導(dǎo) 明確分工 提出工作要求 3 2 7 負(fù)責(zé)收集工程全部設(shè)計(jì)檔案材料 施工檔案材料和監(jiān)理檔案材料 3 2 8 根據(jù)所收集設(shè)計(jì) 施工 監(jiān)理檔案材料的情況 負(fù)責(zé)工程竣工檔案的接收工 作 3 2 9 參加設(shè)備開箱驗(yàn)收 收集設(shè)備檔案 并提供利用 3 2 10 組織工程技術(shù)人員對收集 接收的竣工檔案進(jìn)行審查 確保檔案的齊全 完整 準(zhǔn)確和系統(tǒng) 3 2 11 負(fù)責(zé)全部竣工檔案的立卷歸檔工作和提供利用工作 3 2 12 負(fù)責(zé)工程檔案工作中的情況 問題的反映和聯(lián)系工作 3 3 各參建單位的職責(zé) 3 3 1 公司所屬各水電站建設(shè)項(xiàng)目工程檔案管理網(wǎng)絡(luò)由建設(shè)各方共同組成 由公司 檔案領(lǐng)導(dǎo)小組統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo) 各參建單位分管領(lǐng)導(dǎo) 檔案工作有關(guān)人員及公司檔案室負(fù)責(zé)人 各部門指定的檔案資料人員均為工程檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系中的責(zé)任人 檔案管理網(wǎng)絡(luò)必須 隨工程建設(shè)情況及時進(jìn)行必要的調(diào)整 任何新的參建單位加入必須在 30 天內(nèi)納入工程檔 案管理網(wǎng)絡(luò)中 3 3 2 各參建單位的職責(zé) 某某某某公司 某某某某公司 負(fù)責(zé)工程建設(shè)全過程文件材料的編制 歸檔等工作的組織協(xié)調(diào) 負(fù) 責(zé)工程管理文件 設(shè)備文件 工程竣工驗(yàn)收文件的收集整理與歸檔 負(fù)責(zé)接收工程全部 檔案 或向其他單位移交 設(shè)計(jì)單位 設(shè)計(jì)單位 提交工程各階段的勘測 設(shè)計(jì)文件 提交全部設(shè)計(jì)修改通知單 設(shè)計(jì)總 結(jié) 圖紙總目錄 設(shè)計(jì)說明書 主要工程圖紙匯編等 施工單位 含制造單位 施工單位 含制造單位 負(fù)責(zé)收集 編制 整理 提交全部竣工圖 施工 安裝 記錄 含隱蔽工程及測量記錄 工程聯(lián)系單 機(jī)組啟動試運(yùn)行方案階段方案 措施 試 3 運(yùn)行記錄 驗(yàn)收簽證書和移交試產(chǎn)生前的消缺記錄 施工總結(jié)等 監(jiān)理單位 監(jiān)理單位 負(fù)責(zé)收集 編制 整理 提交工程監(jiān)理范圍內(nèi)形成的各項(xiàng)監(jiān)理事項(xiàng)的全 部文件材料和監(jiān)理工作總結(jié) 督促 檢查施工單位在工程建設(shè)中形成的文件材料的收集 積累和完整 準(zhǔn)確 系統(tǒng)性情況 負(fù)責(zé)對施工單位竣工資料收集及整編工作進(jìn)行業(yè)務(wù)監(jiān) 督和指導(dǎo) 并負(fù)責(zé)對施工單位工程竣工檔案提交某某某某公司前進(jìn)行全面審查 簽署意 見 負(fù)責(zé)對竣工圖紙的審核 簽署意見 質(zhì)量監(jiān)督 質(zhì)量監(jiān)督 負(fù)責(zé)提交工程質(zhì)量監(jiān)督工作中形成的各類質(zhì)量監(jiān)督文件 試驗(yàn)中心 試驗(yàn)中心 負(fù)責(zé)收集 整理 移交實(shí)驗(yàn)報(bào)告 月報(bào) 年報(bào)等測量資料 測量中心 測量中心 負(fù)責(zé)收集 整理 移交測量報(bào)告 檢測成果等相關(guān)測量資料 安全監(jiān)測中心 安全監(jiān)測中心 負(fù)責(zé)收集 整理 移交檢測月報(bào) 周報(bào) 年報(bào)等監(jiān)測資料 調(diào)試單位 包括由施工單位承擔(dān)調(diào)試工作的單位 調(diào)試單位 包括由施工單位承擔(dān)調(diào)試工作的單位 負(fù)責(zé)收集 編制 整理 提交 所承擔(dān)項(xiàng)目的調(diào)試方案 措施 調(diào)試報(bào)告和調(diào)試過程中的設(shè)備缺陷處理記錄 質(zhì)量等級 評價表 繼電保護(hù)整定單 設(shè)計(jì)變更資料 設(shè)計(jì)工作總結(jié)等 生產(chǎn)運(yùn)行單位 生產(chǎn)運(yùn)行單位 負(fù)責(zé)收集 整理 移交生產(chǎn)準(zhǔn)備文件 企業(yè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn) 現(xiàn)場運(yùn)行規(guī) 程 操作及事故處理規(guī)程 管理制度與措施等 提供機(jī)組整套啟動及試生產(chǎn)期間的文件 材料 試生產(chǎn)記錄 設(shè)備缺陷及事故處理記錄 分析 結(jié)論 試生產(chǎn)工作總結(jié) 提供設(shè) 備命名 主系統(tǒng)起動及倒送電方案等 3 4 公司內(nèi)部管理職責(zé) 3 4 1 為加強(qiáng)工程檔案管理 同時也是加強(qiáng)業(yè)主對工程施工過程及程序的監(jiān)督 管 理及考核 保證達(dá)標(biāo)投產(chǎn)能順利實(shí)現(xiàn) 公司除履行檔案管理規(guī)定的自身職責(zé)外 增加了 工程竣工資料 包含施工 監(jiān)理 審核職責(zé) 具體職責(zé)及程序?yàn)?經(jīng)監(jiān)理審查簽字通過的竣工資料先由相關(guān)部門負(fù)責(zé)審核其工程建設(shè)中文件材料的收 集積累的完整 準(zhǔn)確 系統(tǒng)性情況 包括是否按相關(guān)規(guī)程 規(guī)范進(jìn)行施工及按應(yīng)該實(shí)行 的管理體制運(yùn)行 和竣工圖準(zhǔn)確性復(fù)核 是否準(zhǔn)確 真實(shí)及設(shè)計(jì)修改的反映 再由工程 部進(jìn)行檔案資料規(guī)范性審核 公司內(nèi)部審查職責(zé)區(qū)分為 工程竣工資料組卷前由相關(guān)部 門負(fù)責(zé)審核職責(zé) 如機(jī)電工程由機(jī)電物資部 土建工程由工程部 安全文明施工由質(zhì)安 部負(fù)責(zé) 組卷及歸檔的審查由工程部檔案室負(fù)責(zé) 公司自己形成的檔案由相關(guān)部門收集 整理 移交 各部門應(yīng)負(fù)責(zé)自己移交的資料完整 齊全 規(guī)范 由公司檔案室協(xié)助歸檔 3 4 2 公司各部門在檔案工作中的職責(zé) 分工如下 3 4 2 1 公司檔案室 工程部負(fù)責(zé)公司檔案室的日常管理工作 代表公司開展檔案 4 業(yè)務(wù) 及工程檔案管理工作 制定公司檔案工作相關(guān)標(biāo)準(zhǔn) 制度 工作計(jì)劃 總結(jié) 匯 報(bào)檔案工作并負(fù)責(zé)對外開展聯(lián)系 負(fù)責(zé)工程檔案資料的收集 整編及歸檔工作 按工程 項(xiàng)目驗(yàn)收后一個月內(nèi)歸檔 履行公司在檔案業(yè)務(wù)上的指導(dǎo) 檢查 考核職能 履行接收 匯總 利用 移交等職能 3 4 2 2 綜合辦公室 負(fù)責(zé)公司全部文書檔案的收集 整理 負(fù)責(zé)人事檔案收集 整理 負(fù)責(zé)工程征地 移民 拆遷文件 資料的收集 整理 按年度 第二年一季度內(nèi) 向項(xiàng)目部檔案室移交 3 4 2 3 財(cái)務(wù)部 負(fù)責(zé)公司會計(jì)檔案 工程審計(jì)文件的收集 整理 按年度 第二 年的上半年內(nèi) 向項(xiàng)目部檔案室移交 3 4 2 4 計(jì)劃合同部 負(fù)責(zé)工程招投標(biāo)過程中形成的全部文件資料 包括各類合同 文件 按年度 第二年一季度內(nèi) 向公司檔案室移交 負(fù)責(zé)工程支付 變更及竣工結(jié)算 資料的收集 整理 按工程項(xiàng)目完成一月內(nèi)向公司檔案室移交 3 4 2 5 機(jī)電物資部 機(jī)電安裝工程 金屬結(jié)構(gòu)工程中考察 咨詢 監(jiān)造 運(yùn)輸 設(shè)備驗(yàn)收 調(diào)試 檢驗(yàn) 試運(yùn)行等文件 設(shè)備招投標(biāo)文件 合同文件 圖紙 設(shè)計(jì)設(shè)備 技術(shù) 價格 質(zhì)量 交貨范圍 交貨時間有變化的文件 安裝合同執(zhí)行完后一個月內(nèi)向 公司檔案室移交 材質(zhì)證明書 材料結(jié)算資料等按年度 第二年一季度內(nèi) 移交 3 4 2 5 質(zhì)安部 公司在安全生產(chǎn) 文明施工工作中的各類文件資料的收集 整理 按年度 第二年一季度內(nèi) 向公司檔案室移交 3 4 2 6 工程部 公司在環(huán)保水保工作中形成的文件按年度 第二年一季度內(nèi) 移 交 及以部門名義下發(fā)的有必要?dú)w檔的工程文件 文函等資料的收集 整理 按工程驗(yàn) 收后一個月內(nèi)向公司檔案室移交 4 4 工程檔案保證金 工程檔案保證金 4 1 公司工程檔案工作實(shí)行保證金制度 凡承攬 承包本公司工程的設(shè)計(jì) 施工 調(diào)試 監(jiān)理 質(zhì)量監(jiān)督單位 均應(yīng)按一定比例預(yù)留檔案保證金 4 2 檔案保證金包含在工程費(fèi)用中 若在承攬 承包合同中明確了金額的 按合同 金額預(yù)留 合同中沒有明確金額的按合同中管理費(fèi)的 5 計(jì)提檔案保證金 4 3 根據(jù)設(shè)計(jì) 施工 監(jiān)理工作的進(jìn)度 及時按要求編制 移交檔案材料 符合檔 案編制要求的工程承攬 承包單位 依據(jù)竣工的 單位 單元工程 工程造價和預(yù)留保 證金比例全額支付保證金 否則 按以下標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行考核 4 3 1 檔案材料移交不及時 考核該項(xiàng)目保證金的 10 20 4 3 2 檔案的編制材料 編制質(zhì)量不符合規(guī)定要求的 考核該項(xiàng)目保證金的 5 10 20 4 3 3 檔案材料移交不齊全 不完整的 按編制所缺檔案資料費(fèi)用的 2 4 倍考核 4 3 4 檔案材料編制不準(zhǔn)確的 按未移交該檔案處理 全額考核保證金 4 3 5 以上考核的對應(yīng)項(xiàng)目保證金不足時 在其它項(xiàng)目保證金或質(zhì)保金中扣除 4 3 6 考核所得費(fèi)用用于完善竣工檔案材料或獎勵工程檔案工作中取得突出成績的 單位和個人 不再返還被考核單位 4 4 檔案材料移交時間 4 4 1 設(shè)計(jì) 前期文件材料按工程進(jìn)度和公司規(guī)定的時間移交 4 4 2 設(shè)備檔案在開箱驗(yàn)收后移交 4 4 3 施工檔案材料 及竣工檔案等材料在竣工驗(yàn)收后移交 4 4 4 監(jiān)理文件材料按年度及完成標(biāo)段進(jìn)行移交 4 5 檔案資料的保管期限 各類竣工檔案資料的保管期限詳見附表 2 城建類 附 表 3 水電類 5 5 檔案的編制具體要求和規(guī)定 檔案的編制具體要求和規(guī)定 5 1 工程竣工文件材料原則上按合同段和單位工程組卷編制 5 2 某某某某公司工程執(zhí)行三類檔案驗(yàn)收 分類組卷標(biāo)準(zhǔn) 公路或橋梁按照國家公路驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行 檔案分類參照云南省 云交基建 2009 484 號 執(zhí)行 其他工程按水電行業(yè)驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行 檔案分類按 電力工業(yè)企業(yè)檔案分類規(guī)則 中 水電廠企業(yè)檔案分類表 6 9 大類 檔案分類表執(zhí)行 5 3 檔案管理工作按照云南省印發(fā)的 云南省企業(yè) 科技事業(yè)單位檔案工作規(guī)范化 管理標(biāo)準(zhǔn) 進(jìn)行考核 詳見附表 2 5 3 1 紙張大小統(tǒng)一為 A0 A1 A2 A3 A4 幅面 特殊需要可以加長 嚴(yán)禁使用 加寬紙張 紙質(zhì)要求 圖紙 80g 以上 文字圖表 60g 以上 文件用紙按現(xiàn)行國家標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行 5 3 2 編制檔案材料須用黑色碳素墨水或中性筆 禁止使用圓珠筆 純藍(lán)水筆 復(fù) 寫紙及鉛筆編制檔案材料 5 3 3 編制檔案材料須使用計(jì)算機(jī)繪制 打印 各項(xiàng)原始記錄除外 并保存在光 盤上 禁止使用熱敏紙編制檔案材料 5 4 檔案材料編制質(zhì)量和準(zhǔn)確性要求 6 5 4 1 無復(fù)印件 復(fù)寫件檔案材料 5 4 2 竣工檔案材料須簽字完備 印章齊全 含各類會議紀(jì)要須附與會人員親筆簽 名單或加蓋主辦單位印章 5 4 3 圖實(shí)須相符 設(shè)計(jì)更改通知單 工程聯(lián)系單應(yīng)是原件 變更內(nèi)容須在圖紙上 反映 記錄要及時 不得事后補(bǔ)記 記錄須完整 無缺漏項(xiàng) 圖面整潔 字跡工整 清 楚 5 4 4 凡按圖施工的 由施工單位在施工圖上標(biāo)題欄附近空白處 加蓋紅色 竣工圖 章 按相關(guān)行業(yè)規(guī)范刻制 作竣工圖 凡有設(shè)計(jì)變更在原圖上修改的 應(yīng)注明修改范圍 及依據(jù) 設(shè)計(jì)變更通知單 監(jiān)理通知單 商洽記錄的編號 竣工圖 章中的內(nèi)容應(yīng)簽字 齊全 凡設(shè)計(jì)有重大變更的圖紙或圖面修改面積大于 35 的 須重新繪制竣工圖仍用原圖 編號 末尾加蓋 竣 字 說明中簡述更改內(nèi)容及依據(jù) 5 4 5 為確?？⒐D的編制質(zhì)量 編制竣工圖前對工程的全部更改材料逐一進(jìn)行審 查核對 并分別加蓋 已執(zhí)行 或 未執(zhí)行 章 見附圖 3 如整份更改材料已執(zhí)行則 在該更改材料標(biāo)題處加蓋 已執(zhí)行 章 如一份更改材料中有部分條款未執(zhí)行 則分別 在已執(zhí)行或未執(zhí)行條款的條號處蓋 已執(zhí)行 或 未執(zhí)行 章 5 5 檔案材料完整性要求 5 5 1 各類竣工檔案資料的收集范圍詳見附表 2 及附表 3 5 5 2 設(shè)計(jì)檔案材料按設(shè)計(jì)圖紙清冊 設(shè)計(jì)修改通知 設(shè)計(jì)審查記錄移交收集 5 5 3 竣工圖紙材料按照施工圖紙清冊 設(shè)計(jì)修改通知 分部分項(xiàng)工程 系統(tǒng)及設(shè) 施等移交收集 5 5 4 設(shè)備檔案材料按設(shè)備清冊 設(shè)備訂購合同 安裝 調(diào)試規(guī)程規(guī)范等移交收集 5 5 5 監(jiān)理檔案材料按照系統(tǒng) 分部分項(xiàng)工程等移交收集 5 5 6 檔案材料須按系統(tǒng)移交收集 講究系統(tǒng)性 不得缺張少頁 正文和定稿 正 件和附件 正本和副本 請示與批復(fù) 報(bào)告與批復(fù) 函與復(fù)函等須完整 齊全 5 6 檔案材料的整理要求 5 6 1 竣工技術(shù)資料的編制應(yīng)嚴(yán)格按照國家檔案局印發(fā)的 建設(shè)項(xiàng)目 工程 檔案 驗(yàn)收辦法 執(zhí)行 一律由該單位負(fù)責(zé)技術(shù)的人員編制 即誰施工 誰編制 誰負(fù)責(zé)的原 則 各設(shè)計(jì) 施工 監(jiān)理 質(zhì)量監(jiān)督 調(diào)試等單位可采用 20mm 30mm 40mm 的檔案盒 并按公司 檔案分類細(xì)則 中的分類項(xiàng)目將檔案資料分門別類的分開 并按整理原則將 各類材料分別分裝成案卷 7 5 6 2 按照竣工技術(shù)資料的編制規(guī)定和內(nèi)容 各參建單位組織有關(guān)技術(shù)人員按照標(biāo) 準(zhǔn)規(guī)格及時記錄 積累 收集 匯總各項(xiàng)技術(shù)資料 然后加裝標(biāo)準(zhǔn)封面 匯編成冊 需 要?dú)w檔的文件資料應(yīng)進(jìn)行行科學(xué)組合 排列 管理性文件按階段問題或重要程度排列 同一問題 事由 的指示 批復(fù) 合同 協(xié)議 來往文函均應(yīng)放在一起 依時間順序排 列 一般文字材料在前 圖樣在后 5 6 3 按照卷內(nèi)材料排列順序逐卷逐件填寫卷內(nèi)目錄 仔細(xì)填寫案卷背脊 案卷封 面 案卷題名 外文資料題名應(yīng)譯出中文 5 6 4 案卷內(nèi)不同尺寸的科技文件材料 都要裁切或折疊成 A4 幅面 210mm 297mm 案卷內(nèi)圖樣折疊依照手風(fēng)琴正反折疊整齊 標(biāo)題欄要露在正面右下位 置 外翻圖標(biāo) 5 6 5 文字部分的書寫 一律采用留出裝訂線 施工記錄用紙規(guī)格統(tǒng)一為 A4 紙張 297 210 案卷的裝訂 裝具和內(nèi)外觀質(zhì)量應(yīng)符合 GB T11822 2000 科學(xué) 技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求 裝訂時應(yīng)將卷內(nèi)文件的底邊和右邊取齊 大于公文紙的 要折迭壓平 未留裝訂線的應(yīng)加邊 成卷裝訂的案卷應(yīng)采用三孔一線法裝訂 裝訂位置 在左側(cè)中部 距訂口邊 10 裝訂長度 120 為宜 結(jié)頭在背后中孔 裝訂時必須 去掉金屬物 三孔一線的方法 用線裝訂整齊 5 6 6 聲像檔案應(yīng)用文字標(biāo)出攝像或錄音的對象 時間地點(diǎn) 中心內(nèi)容和責(zé)任者 5 6 7 光盤檔案應(yīng)用文字標(biāo)明檔案內(nèi)容 時間 責(zé)任者 5 6 8 編制檔案移交清冊 5 7 歸檔材料移交收集的數(shù)量參照 檔案分類細(xì)則 中 水電項(xiàng)目工程竣工資料分 類標(biāo)準(zhǔn) 5 7 1 需要移交地方的工程項(xiàng)目的竣工資料必須增加 套 各類 除資料外 向公 司移交歸檔的材料要求同時提交電子光盤一套 可采用掃描 拍照等方式進(jìn)行數(shù)字化處 理 制作 5 7 2 合同中有另行規(guī)定的 依合同規(guī)定執(zhí)行 5 8 工程檔案材料的管理 5 8 1 工程檔案材料由檔案室集中統(tǒng)一收集 管理和發(fā)放 5 8 2 設(shè)計(jì) 施工 監(jiān)理 質(zhì)量監(jiān)督 調(diào)試等單位須將各自形成的所有工程檔案材 料和清冊移交給檔案室 并辦理交接手續(xù) 5 8 3 檔案室應(yīng)將有關(guān)檔案材料提交審查 并及時將審查后的工程檔案材料加蓋發(fā) 放章后發(fā)到相關(guān)單位 同時做好發(fā)放登記工作 8 5 9 工程檔案材料的整理歸檔要求 5 9 1 工程檔案材料的整理和歸檔工作按檔案室具體要求負(fù)責(zé)執(zhí)行 5 9 2 整理和歸檔工作的具體要求按照 DL T5123 2000 水電站基本建設(shè)工程驗(yàn)收 規(guī)程 執(zhí)行 5 9 3 整理和歸檔須符合公司 檔案整理管理標(biāo)準(zhǔn) 和公司 檔案分類細(xì)則 5 9 4 案卷質(zhì)量須符合 GB T11822 2000 科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求 和 DA T22 2000 歸檔文件整理規(guī)則 等標(biāo)準(zhǔn)要求 5 9 5 圖紙折疊須符合 GB10609 03 1989 技術(shù)制圖 復(fù)制圖的折疊方法 要求 6 6 工程竣工文件材料歸檔及移交 工程竣工文件材料歸檔及移交 6 1 工程竣工文件材料的歸檔 凡是反映與工程有關(guān)的重要職能活動 具有查考價值的各種載體的文件 包括紙字 文件 圖紙 照片 錄音 錄像 磁盤 光盤等 均應(yīng)收集齊全 均應(yīng)歸入工程建設(shè)項(xiàng) 目檔案 6 1 1 工程竣工文件材料原則上按合同段和單位工程組卷編制 各類文件應(yīng)按文件 形成的先后順序或項(xiàng)目完成情況及時收集 引進(jìn)技術(shù) 設(shè)備文件應(yīng)首先由建設(shè)單位或接 受委托的承包單位登記 歸檔 再行譯校 復(fù)制和分發(fā)使用 6 1 2 對工程所用原材料進(jìn)場時必須有產(chǎn)品出廠合格證 并加蓋鮮章 當(dāng)產(chǎn)品出廠 合格證上確無蓋鮮章時 必須由經(jīng)銷商加蓋鮮章 6 1 3 歸檔的技術(shù)文件資料 應(yīng)編制移交目錄 在歸檔時按目錄點(diǎn)清 交接雙方在 目錄上簽字 6 1 4 項(xiàng)目文件質(zhì)量要求 6 1 5 歸檔文件材料必須完整 準(zhǔn)確 系統(tǒng) 依據(jù)性文件 重要會議紀(jì)要等必須收 集齊全 并以原件歸檔 施工原始記錄必須真實(shí)準(zhǔn)確 不可追記 6 1 6 歸檔文件材料必須字跡清楚 圖樣清晰 圖表整潔 簽字認(rèn)可手續(xù)完備 簽 名必須簽全名 不能以蓋章或打印代替簽名 6 1 7 永久 長期保存的文件不應(yīng)用易褪色的書寫材料 細(xì) 藍(lán)黑水 圓珠筆 鉛 筆 復(fù)寫紙等 書寫 須用黑色中性筆或碳素墨水書寫 繪制 6 1 8 凡是歸檔的圖紙折疊規(guī)格 297 210 采用手風(fēng)琴式的方法折疊 標(biāo) 題欄部分應(yīng)露在右下角的外面以利查閱 6 1 9 施工 安裝記錄 簽證單 試運(yùn)記錄 材料半成品試驗(yàn)單 設(shè)計(jì)修改通知單 含工程聯(lián)系單等 調(diào)試措施 方案與報(bào)告等均應(yīng)原件移交和歸檔 不可復(fù)印或用不合 9 格的書寫材料書寫的技術(shù)文件移交歸檔 本單位發(fā)文 打印件與底稿同時歸檔 不可歸 復(fù)印件或少底稿 6 2 聲像檔案的歸檔 6 2 1 錄音 錄像文件應(yīng)保證載體的有效性 長期存儲的電子文件應(yīng)使用不可擦除 型磁盤或光盤 6 2 2 磁性載體文件執(zhí)行國家標(biāo)準(zhǔn) 照片檔案管理規(guī)范 GB T 11821 2002 和 電子文件歸檔與管理規(guī)范 GB T 11824 2002 各單位形成磁性載體的部門負(fù)責(zé)對 需要?dú)w檔的磁性載體文件進(jìn)行整理 歸檔 6 2 3 各單位在產(chǎn)生照片 磁性載體過程中應(yīng)將資料的形成積累和組卷同步進(jìn)行 6 2 4 入卷的照片必須清晰 具有實(shí)用和歷史價值 6 2 5 照片檔案的文字說明應(yīng)包括事由 時間 人物 背景 攝影者六要素 所有 入卷的照片 每張均必須附有六要素卡片 6 2 6 錄像檔案的案卷 原則上以 1 2 錄像帶 或光盤 為準(zhǔn) 錄音檔案以盒式 錄音帶 或光盤 為歸檔單位 6 2 7 已載有錄像材料的載體 必須加貼有標(biāo)志的題目卡和內(nèi)容說明卡 并用碳素 墨水工整填寫 6 2 8 錄像卡片需簡要說明該片的內(nèi)容 制式 語別 密級 規(guī)格和放映時間 同 時 還應(yīng)歸檔一套可供借閱的備份錄像片 6 2 9 錄音帶需簡要說明講話內(nèi)容 講話人姓名 職務(wù) 錄制日期 密級等 6 2 10 歸檔的磁性載體文件 如計(jì)算機(jī)軟磁盤 錄像帶 錄音帶 光盤 必須是 可讀文件 必須在有關(guān)的設(shè)備上演示或檢測 運(yùn)轉(zhuǎn)正常 無病毒 清潔 無劃傷 確保 文件的完整性和內(nèi)容的準(zhǔn)確性 6 2 11 同一項(xiàng)目同一類別的磁性載體文件應(yīng)存貯在同種磁性載體上 6 2 12 磁帶 光盤 需簡要說明帶 盤 中存貯文件的內(nèi)容 運(yùn)行的軟 硬件環(huán) 境 版本號 文件的完整性和準(zhǔn)確性 6 2 13 磁性載體文件應(yīng)一套 與相應(yīng)的紙質(zhì)文件同時歸檔 6 3 歸檔時間 6 3 1 工程建設(shè)項(xiàng)目的文件積累整理與完成 實(shí)行與項(xiàng)目施工進(jìn)程三同步的方式進(jìn) 行 即項(xiàng)目 開始就與建立竣工文件同步進(jìn)行 項(xiàng)目進(jìn)行中就與竣工文件的積累 整編 審定工作同步進(jìn)行 項(xiàng)目工程交工驗(yàn)收時 必須向公司檔案部門交出合格的竣工文件 一式兩套 凡竣工文件不完整 不準(zhǔn)確 不系統(tǒng) 不算工程完工 財(cái)務(wù)處不得進(jìn)行竣工 10 決算的支付 6 3 2 各施工單位負(fù)責(zé)收集 編制 整理所施工的工程竣工圖紙資料 交其工程監(jiān) 理單位審查 鑒定 由監(jiān)理部門提出審查意見 責(zé)成施工單位限期整改 并由監(jiān)理單位 審定合格后移交建設(shè)單位匯總 6 3 4 由某某某某公司組織進(jìn)行全部項(xiàng)目檔案的匯總整理 其內(nèi)容包括 6 3 4 1 根據(jù)專業(yè)主管部門的建設(shè)項(xiàng)目檔案分類編號規(guī)則以及項(xiàng)目實(shí)際情況 設(shè)計(jì) 制定統(tǒng)一的項(xiàng)目檔案分類編號體系 6 3 4 2 對全部項(xiàng)目檔案進(jìn)行清點(diǎn) 編目 并編制項(xiàng)目檔案案卷目錄及檔案整理情 況說明 6 3 4 3 負(fù)責(zé)貫徹執(zhí)行國家及本行業(yè)的技術(shù)規(guī)范及各種技術(shù)文件表格 6 4 項(xiàng)目檔案的移交 6 4 1 項(xiàng)目檔案驗(yàn)收合格后 建設(shè)單位應(yīng)按合同及規(guī)定的要求 在項(xiàng)目正式通過竣 工驗(yàn)收后三個月內(nèi) 向生產(chǎn)使用單位及其他有關(guān)單位辦理檔案移交 凡分期或分機(jī)組的 項(xiàng)目 應(yīng)在每期或每機(jī)組正式通過竣工驗(yàn)收后辦理檔案移交 6 4 2 公司 生產(chǎn)使用單位及其他有關(guān)單位應(yīng)辦理項(xiàng)目檔案移交手續(xù) 明確檔案移 交的內(nèi)容 案卷數(shù) 圖紙張數(shù)等 并有完備的清點(diǎn) 簽字等交接手續(xù) 6 4 2 項(xiàng)目檔案檢查移交流程 合格 合格 不合格 不合格 合格 施工單位收集 整理并進(jìn)行全面 自檢 提交竣工 資料整編審簽表 監(jiān)理單位進(jìn)行全 面檢查并簽署意 見 公司項(xiàng)目部相關(guān)部門 進(jìn)行完整 齊全 準(zhǔn) 確性檢查并簽署意見 公司項(xiàng)目部檔案室進(jìn) 行規(guī)范性檢查并簽署 意見 簽署竣工資 料檔案驗(yàn)收 合格證 11 第二章第二章 檔案整理管理標(biāo)準(zhǔn)檔案整理管理標(biāo)準(zhǔn) 1 1 主題內(nèi)容及適用范圍 主題內(nèi)容及適用范圍 本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了本公司檔案整理工作的原則 內(nèi)容 程序 要求 檢查與考核等 本標(biāo)準(zhǔn)適用于本公司的檔案整理工作 2 2 引用標(biāo)準(zhǔn) 引用標(biāo)準(zhǔn) DA T28 2002 國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范 中華人民共和國檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn) DA T22 2000 歸檔文件整理規(guī)則 中華人民共和國國家標(biāo)準(zhǔn) GB Tll822 2000 科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求 財(cái)會字 1998 第 32 號 會計(jì)檔案管理辦法 3 3 名詞術(shù)語 名詞術(shù)語 檔案整理 通常指檔案實(shí)體整理 是將零散的和需進(jìn)一步條理化的文件或檔案 進(jìn) 行基本的分類 組合 排列 編目 組成有序的檔案整體的工作過程 4 4 檔案整理工作的原則 檔案整理工作的原則 4 1 堅(jiān)持以全宗整理檔案的原則 即將一個立檔單位形成的全部材料進(jìn)行整理 4 2 整理檔案必須保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系 否則將破壞文件體系的本來面貌和利 用價值 4 3 整理檔案應(yīng)充分利用原有的整理基礎(chǔ) 不要輕易打亂 破壞以往整理和保存的 歷史狀況 4 4 整理檔案必須堅(jiān)持便于保管和利用的原則 5 5 檔案整理工作的內(nèi)容 檔案整理工作的內(nèi)容 5 1 分類 即將全宗內(nèi)的材料分別按有關(guān)分類方法和分類細(xì)則分門別類的分開 5 2 立卷 即按整理原則將各類材料分別分裝成案卷 5 3 案卷排列 將立成的案卷和卷內(nèi)文件按規(guī)定順序進(jìn)行排列 5 4 編號 按照排列順序 對卷內(nèi)文件打印頁號 對案卷編寫檔號 5 5 編制目錄 按卷內(nèi)文件排列順序編制卷內(nèi)目錄 按案卷屬類和順序編制案卷目 錄 6 6 整理工作的程序和要求 整理工作的程序和要求 6 1 分類 6 1 l 對收集來的材料進(jìn)行清理 判定其保存價值 剔除無保存價值的材料和重份 材料 12 6 1 2 對歸檔材料進(jìn)行完整性審查 補(bǔ)充收集缺張頁的材料和應(yīng)歸檔的帳外文件 6 1 3 按照本公司 檔案分類細(xì)則 規(guī)定的分類方法 對照 分類表 逐份逐件對 號分類 細(xì)分到每個相應(yīng)類目中 6 1 4 在分類過程中 以文件材料的主題內(nèi)容為依據(jù) 不得拆件 6 2 立卷 6 2 1 將分到各類目中和不同保管期限的材料分別裝入不同盒 每一類或每一個問 題及不同保管期限分別裝盒 不得混問題 混保管期限裝入同一盒內(nèi) 材料較多的分裝 成若干盒 6 2 2 分裝材料入盒時 不得拆件 必須保持其自然形成規(guī)律和材料間的有機(jī)聯(lián)系 堅(jiān)持密不可分的原則 6 2 3 涉及前后兩年工作的一份材料 一般裝入前一年的卷盒中 為便查詢 可復(fù) 印一份裝入后一年的卷盒中 6 3 排序 6 3 1 歸檔文書文件以 件 為單位整理 一般以每份文件為一件 文件正本與定 稿為一件 正文與附件為一件 原件與復(fù)制件為一件 轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件 報(bào)表 名冊 圖冊等一冊 本 為一件 6 3 2 案卷排列按本公司 檔案分類細(xì)則 的規(guī)定執(zhí)行 6 3 3 基建工程檔案按依據(jù)性材料 基礎(chǔ)性材料 工程設(shè)計(jì) 工程施工 工程竣工 驗(yàn)收等排列 6 3 4 設(shè)備檔案按依據(jù)性材料 設(shè)備開箱驗(yàn)收 設(shè)備安裝調(diào)試 設(shè)備運(yùn)行維護(hù) 隨 機(jī)圖樣等排列 6 3 5 案卷內(nèi)科技文件材料排列要求文字材料在前 圖樣在后 6 4 編頁號 6 4 1 檔案頁數(shù)為每一件歸檔文件的頁數(shù) 文件中有圖文的頁面為一頁 若來文與 復(fù)文 正文與定稿等作為一件時 統(tǒng)計(jì)頁數(shù)時應(yīng)將構(gòu)成該件的各文件頁數(shù)相加作為該件 的頁數(shù) 6 4 2 檔案每卷頁號應(yīng)從 1 開始編流水號 單面書寫的科技文件材料在右下角 雙 面書寫的科技材料 正面在右下角 背面在左下角 6 4 3 案卷封面 卷內(nèi)目錄 原有圖樣目錄除外 卷內(nèi)備考表不編寫頁號 6 4 4 科技檔案中向已有案卷中補(bǔ)充材料 應(yīng)放在案卷的最后 并按照排列順序按 原有案卷中檔案材料的最后一頁頁號依次編號 13 6 5 填寫卷內(nèi)目錄 6 5 1 按照卷內(nèi)材料排列順序逐卷逐件填寫卷內(nèi)目錄 目錄格式統(tǒng)一由公司檔案室印 制 6 5 2 序號應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字從 1 起依次標(biāo)注卷內(nèi)科技文件材料件數(shù)的順序 6 5 3 文件材料題名亦稱文件標(biāo)題 應(yīng)填寫科技文件材料標(biāo)題的全稱 多份標(biāo)題相 同 內(nèi)容不同的文件應(yīng)寫清事件的問題 部位等 6 5 4 文件編號應(yīng)填寫文件的文號或圖樣的圖號 設(shè)備代號 項(xiàng)目代號等 6 5 5 責(zé)任者應(yīng)填寫科技文件材料的形成部門或主要責(zé)任者 6 5 6 日期應(yīng)填寫科技文件材料的形成日期 6 5 7 頁號應(yīng)填寫每件科技文件材料首尾頁上標(biāo)注的頁號 6 6 填寫案卷封面 本公司采用內(nèi)封面形式 6 6 1 案卷題名要求文字簡練 內(nèi)容明了易懂 并準(zhǔn)確地揭示卷內(nèi)科技文件材料的 內(nèi)容 主要包括項(xiàng)目名稱或代字 代號及其結(jié)構(gòu) 階段的名稱等 6 6 2 立卷單位應(yīng)填寫負(fù)責(zé)科技文件材料組卷的部門 6 6 3 起止日期應(yīng)填寫案卷內(nèi)科技文件材料形成的起止日期 6 6 4 保管期限應(yīng)依據(jù)公司 分類細(xì)則 中劃定的保管期限填寫 6 6 5 檔號填寫檔案的目錄代號 分類號和案卷順序號 6 6 6 案卷封面置于卷首 6 7 填寫案卷備考表 6 7 1 說明包括 案卷內(nèi)科技文件材料的件數(shù) 頁數(shù)以及在組卷和案卷提供過程中 需要說明的問題 6 7 2 立卷人應(yīng)由責(zé)任立卷人簽名 6 7 3 立卷日期應(yīng)填寫完成立卷的日期 6 7 4 審核人應(yīng)由案卷質(zhì)量審核者簽名 6 7 5 檢查日期應(yīng)填寫審核的日期 6 7 6 互見號應(yīng)填寫反映同一內(nèi)容而形式不同且另行保管單位的檔號 檔號后應(yīng)注 明檔案載體形式 并用括號括起 6 7 7 卷內(nèi)備考表排列在卷內(nèi)文件材料之后 6 8 填寫案卷背脊 將案卷封面的對應(yīng)內(nèi)容填寫在案卷背脊上 6 9 裝訂 6 9 l 檔案材料在裝訂前要去掉金屬物 對破損的材料應(yīng)托裱 字跡擴(kuò)散的應(yīng)復(fù)印 14 并與原件一并立卷 6 9 2 會計(jì)檔案裝訂成卷 采用三孔一線的方法裝訂 6 9 3 文書檔案 科技檔案按件裝訂 不裝訂成卷 文書檔案使用縫紉機(jī)裝訂 科 技檔案用細(xì)棉線裝訂 采用三孔一線的方法 兩孔之間距離為 6cm 距裝訂邊 1cm 單張 材料不裝訂 但需按琴鍵式折疊成 A4 幅面大小 材料名稱露外 同時在每份材料的右上 方加蓋檔號章 并填寫檔號 6 10 編制檢索工具 6 10 1 檢索工具的格式 由公司檔案室統(tǒng)一印制并按要求執(zhí)行 6 10 2 文書檔案須編制全引目錄 會計(jì)檔案須編制案卷目錄 科技檔案必須編制 案卷目錄 總目錄和全引目錄 7 7 卷盒的規(guī)格 卷盒的規(guī)格 7 1 公司科技檔案盒可采用卷盒的外表面規(guī)格為 305mm 220mm 厚度為 20mm 30mm 40mm 15 第三章第三章 檔案收集管理標(biāo)準(zhǔn)檔案收集管理標(biāo)準(zhǔn) 1 1 主題內(nèi)容及適用范圍 主題內(nèi)容及適用范圍 本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了檔案收集工作的分工 收集范圍 收集方法 收集要求 檢查與考核 等 本標(biāo)準(zhǔn)適用于武漢某某水電有限公司檔案的收集工作 2 2 引用標(biāo)準(zhǔn) 引用標(biāo)準(zhǔn) 國家檔案局 國家經(jīng)貿(mào)委 國家計(jì)委檔發(fā) 2002 5 號 企業(yè)檔案管理規(guī)定 國家檔案局國檔發(fā) 1987 27 號 機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范 國家檔案局 國家計(jì)委國檔發(fā) 1988 4 號 基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定 中華人民共和國行業(yè)標(biāo)準(zhǔn) DL T5123 2000 水電站基本建設(shè)工程驗(yàn)收規(guī)程 3 3 檔案資料收集的分工 檔案資料收集的分工 3 l 文書檔案由綜合辦公室收集 3 2 科技檔案由檔案室收集 3 3 會計(jì)檔案由財(cái)務(wù)部門收集 3 4 收集的文中材料 按規(guī)定定期向檔案室移交 4 4 收集范圍 收集范圍 4 1 公司職能活動中形成并辦理完畢的具有保存和利用價值的各種文件材料 包括 收發(fā)文 會議記錄 技術(shù)文件 圖紙圖表 出版物原稿 印模 照片 底片 錄音帶 錄像帶 實(shí)物 計(jì)算機(jī)軟盤等 4 2 收集的具體內(nèi)容見歸檔范圍 4 3 歸檔范圍 4 3 1 文書文件歸檔范圍 序號項(xiàng) 目歸 檔 文 件 1上級機(jī)關(guān)的文件材 料 1 1 上級機(jī)關(guān)召開的需要貫徹執(zhí)行的主要文件材料 1 2 上級機(jī)關(guān)頒發(fā)的屬于分公司主管業(yè)務(wù)并要執(zhí)行的文件 以及普發(fā)的 非公司主管業(yè)務(wù)但需要貫徹執(zhí)行的法規(guī)文件 1 3 黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人 人民代表 上級機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)等視察 檢查公司工作 時的重要指示 講話 題詞 照片和有特殊保存價值的錄音 錄像等材料 1 4 代上級機(jī)關(guān)草擬并被采用的文件的最后草稿和印本 l 5 上級機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)發(fā)公司的文件 16 序號項(xiàng) 目歸 檔 文 件 2公司的文件材料2 1 黨政工團(tuán)代表大會 代表會議 工作會議的全套會議文件和各種聲 像材料 2 2 公司黨委 行政領(lǐng)導(dǎo)會議文件材料 公司召開的工作會議 專業(yè)會 議材料 2 3 公司頒發(fā)的各種正式文件的簽發(fā)稿 印制稿 重要文件的修改稿 2 4 公司的請示與上級機(jī)關(guān)的批復(fù)文件 下級機(jī)關(guān)的請示與公司的批復(fù) 文件 2 5 公司及其內(nèi)部職能部門活動形成的工作計(jì)劃總結(jié) 報(bào)告 2 6 反映公司業(yè)務(wù)活動和科學(xué)技術(shù)管理的專業(yè)文件材料 2 7 公司檢查下級機(jī)關(guān)工作 調(diào)查研究形成的重要文件材料 2 8 公司或公司匯總的統(tǒng)計(jì)報(bào)表和統(tǒng)計(jì)分析資料 含計(jì)算機(jī)盤片等 2 9 公司形成的財(cái)務(wù)報(bào)表 憑證 帳簿 審計(jì)等文件材料 2 10 公司黨委 團(tuán)委 工會和內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)在工作活動中形成的主要文 件材料 2 11 內(nèi)容重要的人民來信 來訪材料 領(lǐng)導(dǎo)的指示和公司處理人民來信 來訪形成的記錄 摘要單 調(diào)查處理報(bào)告 統(tǒng)計(jì)分析材料等 2 12 公司領(lǐng)導(dǎo)人公務(wù)活動形成的重要信件 電報(bào)電話記錄 從外機(jī)關(guān)帶 回的與分公司有關(guān)的未經(jīng)文書處理登記的文件材料 2 13 公司及分公司批準(zhǔn)的有關(guān)區(qū)域變化 解決山林 地界 水利糾紛 征用土地以及基本建設(shè)工程施工 竣工 購置大中型設(shè)備的文件材料 公 司直接管理的科研 生產(chǎn) 建設(shè)項(xiàng)目的科技文件材料 2 14 公司成立 合并 撤銷 更改名稱 啟用印信及其組織簡則 人員 編制等文件材料 2 15 公司制訂的工作條例 章程 制度等文件材料 2 16 公司的歷史沿革 大事記 年鑒 反映公司重要活動事件的剪報(bào) 聲像材料 榮譽(yù)獎勵證書 有紀(jì)念意義和憑證性的實(shí)物和展覽照片 錄音 錄像等文件材料 2 17 公司 包括上報(bào)和下批 干部任免 包括備案調(diào)配 培訓(xùn) 專業(yè)技 術(shù)職務(wù)評定 聘任 黨員 團(tuán)員 干部 工人名冊 報(bào)表 紀(jì)律檢查 治安保衛(wèi)以及職工的錄用 轉(zhuǎn)正 定級調(diào)資 退職 退休 離休 復(fù)員 轉(zhuǎn)業(yè) 評殘 撫恤 死亡等工作及干部獎懲等文件材料 2 18 公司及公司辦理的干部 工人的轉(zhuǎn)移工資 行政 黨 團(tuán) 工會組 織介紹信及存根 2 19 公司財(cái)產(chǎn) 物資 檔案等的交接憑證 清冊 2 20 公司編印的情況反映 簡報(bào)等刊物定稿和印本 編輯出版物的定稿 樣本 2 21 公司與有關(guān)機(jī)關(guān)單位簽訂的各種合同 協(xié)議書等文件材料 17 序號項(xiàng) 目歸 檔 文 件 3 4 同級機(jī)關(guān)和非隸屬 機(jī)關(guān)的文件材料 下級機(jī)關(guān)的文件 材料 2 22 公司與外國簽訂的條約 議定書 協(xié)定 合同 換文 正 副本 和機(jī)關(guān)外事活動中形成的請示 報(bào)告 計(jì)劃 考察總結(jié) 重要簡報(bào) 會議 紀(jì)要 記錄 聲像材料 有參考價值的資料 互贈禮品清單 工作來往文 件等 2 23 各種普查工作形成的文件材料 2 24 按有關(guān)規(guī)定應(yīng)歸檔的死亡干部職工檔案 3 1 同級機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)頒發(fā)的非公司主管業(yè)務(wù)但需要執(zhí)行的法規(guī)性 文件 3 2 有關(guān)業(yè)務(wù)機(jī)關(guān)對公司工作檢查形成的重要文件 3 3 同級機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)與公司聯(lián)系 協(xié)商工作的重要來往文件 4 l 下級機(jī)關(guān)報(bào)送的重要的工作計(jì)劃 報(bào)告 總結(jié) 典型材料 統(tǒng)計(jì)報(bào) 表 財(cái)務(wù)預(yù)算 決算等文件 4 2 直屬單位報(bào)送的重要的科技文件材料 4 3 下級機(jī)關(guān)報(bào)送的法規(guī)性備案文件 4 3 2 科技文件歸檔范圍 序號項(xiàng) 目考 核 內(nèi) 容 1 2 3 4 工程前期依據(jù)性文 件 設(shè)計(jì)基礎(chǔ)材料 工程設(shè)計(jì)文件 工程管理文件 1 1 項(xiàng)目建議書及審批文件 1 2 可研報(bào)告及審批文件 1 3 項(xiàng)目評估材料 包括借貸承諾評估 談判議定書 紀(jì)要 現(xiàn)場備 忘錄等 1 4 環(huán)境預(yù)測 調(diào)查報(bào)告 1 5 設(shè)計(jì)任務(wù)書 計(jì)劃任務(wù)書 2 1 工程地質(zhì) 水文地質(zhì) 勘測設(shè)計(jì) 勘探報(bào)告 地質(zhì)圖 勘察記錄 化驗(yàn) 試驗(yàn)報(bào)告 重要土 巖樣及說明 2 2 地形 地貌 控制點(diǎn) 建筑物 構(gòu)筑物及重要設(shè)備安裝測量定位 觀測記錄 2 3 水文 氣象 地震等其它基礎(chǔ)資料 2 4 水質(zhì) 泥沙資料 3 1 初步設(shè)計(jì) 3 2 技術(shù)設(shè)計(jì) 3 3 施工設(shè)計(jì) 3 4 設(shè)計(jì)說明書 3 5 設(shè)計(jì)評價 鑒定及審批 4 1 環(huán)保三同時 消防 安全和三通一平 包括水通 電通 路通 等 18 序號項(xiàng) 目考 核 內(nèi) 容 5 6 施工文件 設(shè)備文件 方面的合同 協(xié)議 執(zhí)照 許可證等來往文件 4 2 與設(shè)計(jì) 施工 設(shè)備 調(diào)試 監(jiān)理等單位簽訂的合同 委托書 協(xié) 議書 詢價 報(bào)價 招 投標(biāo)文件 租賃文件及來往文件 4 3 庫區(qū)移民規(guī)劃 移民安置 拆遷 補(bǔ)償協(xié)議 文件 4 4 征用土地的文件 土地使用證書 土地界定 紅線圖 4 5 施工執(zhí)照 4 6 工程啟動委員會 驗(yàn)收會 鑒定會 協(xié)調(diào)會等重要會議文件材料 4 7 工程財(cái)務(wù) 計(jì)劃 統(tǒng)計(jì) 營銷 設(shè)備等建設(shè)管理文件材料 5 1 開工報(bào)告 工程技術(shù)要求 技術(shù)交底 圖紙會審紀(jì)要 5 2 施工組織設(shè)計(jì) 施工方案 施工計(jì)劃 施工技術(shù)措施 施工安全措 施 施工工藝 施工記錄 大事記 5 3 工程設(shè)計(jì)變更證件 包括設(shè)計(jì)修改通知單 工程聯(lián)系單和材料代用 核定審批 5 4 原材料及構(gòu)件出廠證明 材質(zhì)鑒定 建筑材料試驗(yàn)報(bào)告 5 5 灌漿 質(zhì)檢 試驗(yàn)記錄 5 6 施工觀測記錄 包括工程測試 沉陷 位移 變形觀測記錄 5 7 隱藏工程驗(yàn)收記錄 5 8 焊接試驗(yàn)記錄 報(bào)告 施工檢驗(yàn) 探傷記錄 強(qiáng)度 密閉性試驗(yàn)報(bào) 告 5 9 設(shè)備安裝 調(diào)試 測定數(shù)據(jù) 性能鑒定 電纜敷設(shè) 質(zhì)量檢查記錄 事故處理報(bào)告 5 10 系統(tǒng)調(diào)試 試驗(yàn)記錄及總結(jié) 包括電氣裝置交接試驗(yàn) 5 11 分項(xiàng) 分部 單位工程質(zhì)量檢查 評定 中間交工驗(yàn)收記錄證明 階段驗(yàn)收記錄 簽證 5 12 分步 分項(xiàng) 聯(lián)動試驗(yàn) 5 13 電氣儀表 保護(hù) 自動 控制裝置 調(diào)試 整定記錄 校驗(yàn) 驗(yàn) 收記錄 性能測試和校核 質(zhì)量評定 5 14 環(huán)保 消防 安全圖紙 資料 6 1 水輪發(fā)電機(jī)組 包括發(fā)電機(jī) 勵磁機(jī) 永磁機(jī) 水輪機(jī) 調(diào)速器 油壓裝過 漏油裝置和水處理系統(tǒng) 廠用機(jī)械及附屬設(shè)備 包括油 水 氣 采暖 通風(fēng)系統(tǒng) 快速閘門 進(jìn)水閘門 檢修閘門 尾水閘門 溢 流閘門 泄洪閘門 排沙孔閘門 船閘 攔污柵 壓力鋼管 門機(jī) 橋 機(jī) 油壓啟閉機(jī) 卷揚(yáng)機(jī)和吊運(yùn)設(shè)備 水工機(jī)械設(shè)備 水工儀器儀表 水文儀器儀表 電梯 專用碼用 金工設(shè)備 專用工具 電氣及自動化 設(shè)備 包括主變壓器 聯(lián)絡(luò)變壓器 廠用變壓器 配電變壓器 斷路器 隔離開關(guān) 互感器 防雷設(shè)備 電力電容器 電抗器 電纜和母線 直 流電機(jī) 整流設(shè)備 蓄電池 發(fā)電機(jī)保護(hù)裝置 變壓器保護(hù)裝置 線路 19 序號項(xiàng) 目考 核 內(nèi) 容 7 8 9 10 機(jī)組啟動試運(yùn)及系 統(tǒng)調(diào)試文件 生產(chǎn)準(zhǔn)備與試生產(chǎn) 期間的文件 工程質(zhì)量監(jiān)督與監(jiān) 理文件 科研項(xiàng)目文件 保護(hù)裝置 同期裝置 勵磁裝置 水車自動控施裝置 儀表 高壓試驗(yàn) 設(shè)備 廠內(nèi)通信 載波通信 光纖通信 微波通信 超短波通信 遠(yuǎn)動 自動化 辦公自動化 等設(shè)備的出廠合格證書 使用說明書 圖紙 試 驗(yàn)記錄 維修手冊 裝箱單等技術(shù)文件 6 2 設(shè)備合同及附件 協(xié)議 索賠文件 6 3 從開箱至移交生產(chǎn)各階段所有設(shè)備的消缺 修補(bǔ)與更換記錄 6 4 備品 備件 專用工具清單 6 5 主設(shè)備及主要輔助設(shè)備臺帳 7 1 機(jī)組啟動調(diào)試大綱 運(yùn)行方式 各種試驗(yàn)方案 措施 開停機(jī)方案 7 2 機(jī)組啟動試運(yùn)行記錄和調(diào)試報(bào)告 機(jī)組啟動驗(yàn)收鑒定書 7 3 機(jī)組試運(yùn)行階段的事故缺陷 故障分析記錄與處理結(jié)果 7 4 機(jī)組試運(yùn)行階段的經(jīng)濟(jì)指標(biāo)與運(yùn)行情況分析 7 5 購電合同 并網(wǎng) 調(diào)度協(xié)議 8 1 水電廠技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和制度 包括各類運(yùn)行 操作 事故規(guī)程 管理制 度 措施等 8 2 技術(shù)培訓(xùn)材料 8 3 系統(tǒng)圖 結(jié)線圖 啟動程序等 8 4 運(yùn)行臺帳 8 5 設(shè)備命名 試生產(chǎn)記錄 總結(jié) 8 6 試生產(chǎn)期間事故分析 處理記錄與結(jié)論 9 1 工程質(zhì)量監(jiān)督文件 包括工程施工技術(shù)措施的審查意見 工程各階 段形成的質(zhì)檢記錄 紀(jì)要 報(bào)告和簽證書 對不合格原材料 構(gòu)件 設(shè) 備的處理意見 質(zhì)量事故的分析 處理 總結(jié)及工程質(zhì)量爭端的仲裁 工程質(zhì)量評價意見 監(jiān)督工作的信息和經(jīng)驗(yàn)等 9 2 工程監(jiān)理依據(jù)性文件 包括監(jiān)理單位或部門簽定的合同 協(xié)議 監(jiān) 理大綱及來往文件 工作文件或監(jiān)理報(bào)告 包括監(jiān)理工作內(nèi)容 職責(zé) 權(quán)限 監(jiān)理組織 對工程質(zhì)量 工期 投資控制的評價 結(jié)論與建議 對工程各階段形成的工程監(jiān)理文件及結(jié)論意見 監(jiān)理通知 開 停 復(fù) 工令 許可證 備忘錄 會議紀(jì)要 9 3 重大問題的處理意見與經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)等 9 4 完善 整改記錄 11 1 課題報(bào)告 任務(wù)書 批準(zhǔn)書 11 2 協(xié)議書 委托書 合同 11 3 研究方案 計(jì)劃 調(diào)查研究報(bào)告 11 4 實(shí)驗(yàn)記錄 圖表 照片 圖紙 11 5 實(shí)驗(yàn)分析 計(jì)算 整理數(shù)據(jù) 20 序號項(xiàng) 目考 核 內(nèi) 容 11竣工文件 11 6 階段報(bào)告 科研報(bào)告 技術(shù)鑒定 11 7 成果申報(bào) 鑒定 審批及成果推廣應(yīng)用材料 11 8 考察報(bào)告 課題研究 專業(yè)會議文件 12 1 工程竣工驗(yàn)收報(bào)告 12 2 工程設(shè)計(jì)總結(jié) 工程監(jiān)理總結(jié) 12 3 工程質(zhì)量評審材料 12 4 工程現(xiàn)場聲像材料 12 5 工程審計(jì)文件 工程結(jié)算 竣工估算 工程決算報(bào)告 12 6 環(huán)保 消防 安全衛(wèi)生竣工驗(yàn)收文件 12 7 工程竣工驗(yàn)收會議決議文件 12 8 工程遺留問題的處理意見和結(jié)論 12 9 機(jī)組移交生產(chǎn)交接書 12 10 竣工圖紙 一式四套 12 11 竣工圖紙 資料移交清冊 工程圖紙資料總目錄 檔案驗(yàn)收會議 4 3 3 文件不歸檔范圍 序號項(xiàng) 目不 歸 檔 文 件 1 2 3 4 上級機(jī)關(guān)的文件材料 公司的文件材料 同級機(jī)關(guān)和非隸屬 機(jī)關(guān)的文件材料 下級機(jī)關(guān)的文件材料 1 l 上級機(jī)關(guān)任免 獎懲非公司工作人員的文件普發(fā)供參閱 不辦的 文件材料 l 2 上級機(jī)關(guān)發(fā)來供工作參考的抄件 l 3 上級機(jī)關(guān)征求意見未定稿的文件 2 1 重份文件 2 2 無查考利用價值的事務(wù)性 臨時性文件 2 3 未經(jīng)會議討論 未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱 簽發(fā)的未生效文件 電報(bào)草稿 一般性文件的歷次修改稿 重要法規(guī)性文件 定稿除外 鉛印文件的 各次校對稿 主要領(lǐng)導(dǎo)人親筆修改稿和負(fù)責(zé)人簽字的最后定稿除外 2 4 從正式文件 電報(bào)上摘錄的供工作參閱的非證明材料 2 5 無特殊保存價值的信封 一般表態(tài) 詢問一般性問題 提出一般 性建設(shè)或意見的人民的來信 2 6 機(jī)關(guān)內(nèi)部互相抄送的文件材料 不應(yīng)履行公文的行文 介紹信等 2 7 公司負(fù)責(zé)人兼任外機(jī)關(guān)職務(wù)形成的與分公司無關(guān)的文件材料 2 8 為參考目的從各方面收集的文件材料 3 l 參加非主管機(jī)關(guān)召開的會議不需要貫徹執(zhí)行和無查考價值的文件 材料 3 2 非隸屬機(jī)關(guān)抄送的不需要辦理的文件材料 4 1 下級機(jī)關(guān)送來參閱的簡報(bào) 情況反映 不應(yīng)抄報(bào)或不必備案的文 21 序號項(xiàng) 目不 歸 檔 文 件 件材料 4 2 越級抄送的一般的 不需要辦理的文件材料 4 3 下級機(jī)關(guān)抄報(bào)備案的一般性文件材料 5 5 收集方法 收集方法 5 1 文書檔案按年度收集 并隨時做好 帳外 文件的收集工作 5 2 科技檔案按工程項(xiàng)目 重要設(shè)備開箱 科研成果鑒定等進(jìn)行收集 5 3 會計(jì)檔案按年度及形式 憑證 帳簿 報(bào)表 收集 5 4 聲像檔案采取參加分公司的重要工作和活動的方式收集 5 5 實(shí)物檔案以上級有關(guān)表彰決