分公司合同管理.doc

分公司合同管理分公司合同管理 一 總則 1 為了加強(qiáng)分公司的合同管理工作 規(guī)范合同的立項(xiàng) 審批 簽訂 審查 監(jiān)督 履行程序 減少和避免合同糾紛 保護(hù)公司利益不受侵害 根據(jù) 中 華人民共和國民法通則 中華人民共和國合同法 及其他法律法規(guī) 制定 本暫行辦法 2 各省分公司嚴(yán)禁對(duì)外簽訂擔(dān)保 抵押 質(zhì)押合同 二 合同管理機(jī)構(gòu)及職責(zé) 1 營銷財(cái)務(wù)管理部是分公司合同管理的主管部門 其主要職責(zé)如下 負(fù)責(zé)分公司合同管理制度制定及解釋 負(fù)責(zé)各種經(jīng)濟(jì)合同標(biāo)準(zhǔn)格式的起草及修訂 負(fù)責(zé)分公司各種合同糾紛案件的咨詢及起應(yīng)訴工作 負(fù)責(zé)分公司合同管理制度執(zhí)行的監(jiān)督 對(duì)違反合同管理的責(zé)任人員視情節(jié) 予以處罰或報(bào)請(qǐng)?zhí)幜P 2 營銷系統(tǒng)其他各業(yè)務(wù)部門根據(jù)自身的工作職能 對(duì)分公司的合同工作與其職 能相關(guān)的部分負(fù)有管理職責(zé) 應(yīng)明確分公司合同審批權(quán)限 加強(qiáng)對(duì)分公司合 同審查工作 并協(xié)助財(cái)務(wù)管理部做好合同管理工作 3 分公司銷售行政科是分公司各類合同的日常管理科室 由分公司財(cái)務(wù)主管兼 任專職合同管理員 具體負(fù)責(zé)合同管理工作 協(xié)助營銷財(cái)務(wù)管理部及其他業(yè) 務(wù)部門對(duì)分公司合同進(jìn)行管理 其主要職責(zé)有 保管分公司公章 不設(shè)分公司合同專用章 并對(duì)合同條款和審批權(quán)限進(jìn)行 原則性審查 分公司各類合同的整理 建檔和保存 對(duì)合同履行情況進(jìn)行跟蹤 發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)向分公司經(jīng)理及財(cái)務(wù)管理部匯報(bào) 與財(cái)務(wù)管理部及其他業(yè)務(wù)部門的日常聯(lián)絡(luò)工作 三 合同的審批與簽訂 1 各分公司對(duì)外進(jìn)行銷售 采購 廣告等商業(yè)往來 從事經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的 除涉及 金額小 可以即時(shí)清結(jié)的情況外 都必須以書面形式簽訂合同 即時(shí)清結(jié)是指合同的協(xié)商 訂立 履行 終止都在同一時(shí)間完成 書面形式是指合同書 信件或數(shù)據(jù)電文 包括電報(bào) 電傳 傳真 電子數(shù) 據(jù)交換和電子郵件 等可以有形地表現(xiàn)所載內(nèi)容的形式 2 分公司對(duì)外簽訂的書面合同必須加蓋分公司公章方為有效 未加蓋分公司公 章的合同均屬無效合同 為防止分公司人員違規(guī)對(duì)外簽訂合同 避免法律糾 紛 分公司銷售行政科必須給分公司所有往來業(yè)務(wù)單位發(fā)出分公司合同簽訂 申明函 附件 并要求往來單位蓋章確認(rèn) 合同管理員必須妥善保管好該 確認(rèn)函 3 直接對(duì)外協(xié)商 簽訂合同的分公司人員為合同經(jīng)辦人 合同經(jīng)辦人在與對(duì)方 簽訂合同之前 必須確認(rèn)對(duì)方有權(quán)簽署合同 如取得對(duì)方單位的營業(yè)執(zhí)照 法定代表人身份證明書 或 授權(quán)委托書 合同經(jīng)辦人代表公司對(duì)外簽 訂合同時(shí)必須遵循以下原則 務(wù)必遵守自己的工作職權(quán) 不得越權(quán)越職對(duì)外簽訂合同 在對(duì)外簽訂合同時(shí) 務(wù)必持謹(jǐn)慎態(tài)度 不得隨意對(duì)外簽訂合同 合同簽訂后 應(yīng)積極跟進(jìn)合同履行情況 出現(xiàn)問題及時(shí)反饋或咨詢相關(guān)人 員 4 合同承辦人在訂立合同之前 必須先按如下程序進(jìn)行合同立項(xiàng)審批 合同承辦人填寫合同審批表 有權(quán)審批人逐級(jí)審批 如權(quán)限在分公司一 級(jí) 由分公司經(jīng)理審批即可 如需總部主管領(lǐng)導(dǎo)審批的 需報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)審 批 傳真件有效 合同經(jīng)辦人將合同審批表及合同草案報(bào)合同管理 員審查蓋章 合同管理員審查審批情況和合同條款無誤后加蓋分公司 公章 注 各類合同的審批權(quán)限以各部門規(guī)定的審批權(quán)限為準(zhǔn) 5 分公司合同管理員必須嚴(yán)格審查合同條款 不明之處應(yīng)詢問合同承辦人或咨 詢營銷財(cái)務(wù)部法律事務(wù)主管 6 合同草案經(jīng)審批后 合同經(jīng)辦人員應(yīng)嚴(yán)格按照已審批的合同草案條款簽訂正 式合同 不得擅自修改 否則視為未經(jīng)審批擅自簽訂合同 如合同草案確實(shí) 需要修改的 須按本辦法的規(guī)定重新進(jìn)行申報(bào)審批 7 合同的條款應(yīng)使用公司統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)格式 沒有標(biāo)準(zhǔn)格式的可參照對(duì)方提供的 合同格式或雙方協(xié)商 但必須具備以下條款 對(duì)方當(dāng)事人的全稱 地址 法定代表人 開戶銀行及賬號(hào) 合同標(biāo)的 合同標(biāo)的物的價(jià)格 酬金或費(fèi)用 合同履行的時(shí)間 地點(diǎn)及方式 合同的違約責(zé)任 如我司為付款方 違約金最高不得超過每日萬分之四 列有 本合同須經(jīng)雙方加蓋公章或合同專用章后方可生效 之條款 8 除在合同最后一頁簽章處加蓋合同專用章外 和本合同有關(guān)的全部文件包括 附件等都還應(yīng)加蓋合同騎縫章 9 合同簽訂后 應(yīng)將合同正本交分公司銷售行政科合同管理員保存 合同副本 或復(fù)印件由經(jīng)辦人員保存 四 合同的履行 1 合同簽訂后 經(jīng)辦人員是跟蹤合同履行情況的第一責(zé)任人 應(yīng)及時(shí)檢查履行 情況和對(duì)方履約能力 如出現(xiàn)影響合同繼續(xù)履行的情況 經(jīng)辦人員應(yīng)及時(shí)向 分公司經(jīng)理匯報(bào) 2 合同管理員權(quán)對(duì)合同的履行情況向經(jīng)辦人員進(jìn)行了解 經(jīng)辦人員應(yīng)予積極配 合 發(fā)現(xiàn)問題的 應(yīng)迅速向分公司經(jīng)理匯報(bào)解決 3 如合同履行中對(duì)方違約或產(chǎn)生其他法律糾紛 分公司應(yīng)當(dāng)在糾紛發(fā)生的初期 及時(shí)通報(bào)財(cái)務(wù)管理部法律事務(wù)人員 以便于盡快爭(zhēng)取法律救濟(jì)手段解決爭(zhēng)端 4 合同簽訂后 應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格依合同履行 如需要變更 終止或解除合同的 按 照本辦法規(guī)定的程序重新申報(bào)審批 五 合同的編號(hào) 建檔及統(tǒng)計(jì) 1 合同管理員對(duì)已經(jīng)生效的合同要編號(hào)登記 逐個(gè)建立檔案 凡與合同有關(guān)的 文書都要附在合同卷內(nèi)歸檔 已履行完畢的合同按會(huì)計(jì)檔案保管期妥善保管 2 生效的合同編號(hào)形式為 A XXXX Y Z 號(hào) 其中 A 為分公司所在省份的簡(jiǎn) 稱 XXXX 為合同簽訂時(shí)的年份 合同審批和簽訂跨年度的 以蓋章時(shí)的時(shí) 間為準(zhǔn) Y 為合同類型的簡(jiǎn)稱 銷售合同為 銷 廣告合同為 廣 租 賃合同為 租 其他合同為 另 Z 為順序號(hào) 如 粵 2000 銷 1 號(hào)表 示一份廣東分公司于 2000 年簽訂的銷售合同 順序號(hào)為 1 3 合同管理員應(yīng)按合同類型分別建檔保存 各種銷售合同 零售商或批發(fā)商代 理協(xié)議 返利協(xié)議 退貨協(xié)議等與產(chǎn)品銷售有關(guān)的合同全部認(rèn)定為銷售合同 各種廣告促銷活動(dòng) 媒體廣告 產(chǎn)品推廣等與廣告活動(dòng)有關(guān)的合同為廣告合 同 各種房屋租賃 倉儲(chǔ)保管 其他財(cái)產(chǎn)租賃時(shí)簽訂的合同為租賃合同 運(yùn) 輸 采購等其他合同另行分類保存 4 順序號(hào)按合同類型自行編排 即在同一類型合同中順序號(hào)保持連貫 5 合同管理員對(duì)已簽訂建檔的合同編制合同檔案一覽表 注明合同類型 簽訂 時(shí)間 經(jīng)辦人員 合同金額等事項(xiàng) 以便于查詢 6 除合同管理辦法規(guī)定有權(quán)查閱的人員以外 已建檔的合同正本 一般情況下 不得公開 其他人員確實(shí)需要查閱的 須經(jīng)分公司經(jīng)理簽字同意 7 對(duì)于因合同保管中遺失或損毀合同 造成公司損失的 將嚴(yán)格追究合同管理 員及有關(guān)人員的責(zé)任 六 附則 一 本辦法由財(cái)務(wù)管理部負(fù)責(zé)解釋 并由財(cái)務(wù)管理部監(jiān)督 檢查各分公司的執(zhí) 行情況 附件 1 合同審批表 2 合同檔案統(tǒng)計(jì)一覽表 3 分公司合同簽訂聲明函 分公司合同簽訂聲明函分公司合同簽訂聲明函 單位 為加強(qiáng)貴我雙方工商合作 規(guī)范雙方合同簽訂 我分公司現(xiàn)特向貴單位作出如 下鄭重聲明 1 我分公司與貴單位簽訂的合同 協(xié)議必須加蓋我分公司公章方為有效 未 加蓋我分公司公章的合同均屬無效合同 我分公司都將不予以承認(rèn)及執(zhí)行 2 在此所指的合同包括各類協(xié)議 承諾 確認(rèn)等類似合同性質(zhì)文件 特此聲明 此致 廣東 XX 電器股份有限公司 分公 司 200 年 月 日 聲明函回執(zhí) 廣東 XX 電器股份有限公司 分公司 我單位已知曉貴分公司上述聲明內(nèi)容 貴分公司簽訂的各類合同 協(xié)議 承諾 確認(rèn)必須加蓋貴分公司公章方為有效 此致 單位 需加蓋 公章 200 年 月 日 附 分公司合同簽訂審批表分公司合同簽訂審批表 填寫日期 合同編號(hào) 合同類型銷售合同 廣告合同 租賃合同 其他合同 合同說明 合同金額元合同履行時(shí)間 至 合同格式我公司合同范本 對(duì)方提供合同范本 雙方協(xié)商 經(jīng)辦人員姓名 職務(wù) 聯(lián)系電話 合同對(duì)方 詳細(xì)地址聯(lián)系電話 企業(yè)性質(zhì)法定代表人 備注 分公司經(jīng)理 審批意見 簽名 年 月 日 主管領(lǐng)導(dǎo) 審批意見 簽名 年 月 日 營銷副總裁 審批意見 簽名 年 月 日 注 1 本表由合同經(jīng)辦人填寫 2 合同說明 需簡(jiǎn)