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公司檔案管理制度 檔 案 管 理 辦 法 及 實 施 細 則 為進一步完善公司的管理體系，建立有效的守信激勵與失信懲戒機制，規(guī)范公司的經營行為，保護公民的合法權益，促進全公司的持續(xù)健康發(fā)展，依據有關法律、法規(guī)及政策規(guī)定，結合實際，制定本辦法。 一、 總則 第一條 根據企業(yè)管理和改善檔案工作的要求，為進一步加強公 司檔案工作，更好地為公司提高經濟效益服務，特制定 本規(guī)定。 第二條 公司的檔案是公司在各項活動中形成的全部檔案的總 和。其構成是以科學技術型檔案為主體，包括公司章程、 股東名簿、組織規(guī)程及辦事細則、董事會及股東會記錄、 算決算書、計劃統(tǒng)計、經營銷售、物資供應、財務管理、 勞動工資、各類合同和其他工作等方面檔案。 第三條 公司檔案工作是企業(yè)管理基礎工作的組成部分，是維護 公司經濟利益、合法權益和歷史真實面貌的一項工作。 第四條 公司檔案管理工作要堅持集中統(tǒng)一的管理原則。 二、 文件材料的形成與歸檔 第五條 公司要根據相應法規(guī)和有關部門的規(guī)定，制定文件材料 形成、積累、和歸檔的制度。文件材料的運轉要遵 循計劃、公司的發(fā)展、項目的進行（施工）、技術、經營 等項工作和文書處理的程序。 第六條 公司生產（施工）活動中形成的辦公用品及文件等材料 由工程項目負責人指定有關人員負責積累、后歸檔。 各項管理工作中形成的文件材料，由各職能部門按其業(yè)務范 圍，指定有關人員負責積累、后歸檔，然后交給公司檔案管理人員。 1、公司指定專門的部門及專人負責文件材料的管理。按照各部 門的工作，此類型工作由行政部門統(tǒng)一管理、分類、存檔檔案。 2、文件材料的收集由各部門或經辦人員負責，交總經理審 閱后歸檔。 3、一項工作由幾個部門參與辦理的，在工作中形成的文件材料， 由主辦部門或人員收集，交行政部備案。會議文件由行政部收集。 第七條 公司文件材料歸檔的基本要求 1、歸檔的文件材料必須完整。 2、歸檔的文件材料必須準確地反映公司生產、基建和經營管 理等各項活動的真實內容和歷史過程。 3、歸檔的文件材料必須層次分明，符合其形成規(guī)律。 第八條 公司必須編制文件材料的歸檔范圍。 企業(yè)文件材料的歸檔范圍主要有以下幾個方面： 1、 經營銷售方面：有公司經營決策和經銷管理的各種記錄、文 件、合同、協(xié)議等文件材料，市場經濟信息，廣告宣傳和用 戶服務工作中形成的文件材料等。 2、 財務管理方面：有財務管理中的各種帳冊、報表、憑證和文 件等。 3、 工程建設方面，涉及到的有關工程資料、項目合同、工程圖 紙等。 4、 計劃統(tǒng)計方面。有各種計劃、統(tǒng)計報表和計劃管理、統(tǒng)計分 析活動中形成的各種文件材料。 5、 勞動工資方面。有定額、定員和勞動調配以及勞動工資、勞 動保護等工作中形成的各種文件材料。 6、 物資供應方面。有物資、原材料采購、庫存保管、供應和工 具管理中形成的各種文件材料。 7、 宣傳方面：有組織、宣傳、通知、人事、保衛(wèi)工作中的各種 文件材料，公司行政工作、共青團工作和董事會工作中的各 種文件材料等。 8、 其他方面。 第九條 檔案級別的劃分： 檔案等級的劃分標準根據檔案文件的性質、重要性、檔案類 型、及常用程度劃分為四個等級。 等級的劃分：一級為絕密文件 二級為秘密文件 三級為機密文件 四級為普通文件 1、 重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、典型 發(fā)言、會議記錄等屬于普通文件，劃分等級為四級。 2、本公司對外的正式發(fā)文與有關單位來往的文書。此類型文書屬秘密文件，劃分等級為二級。 3、本公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報。屬公司內部重要文件，為機密文件，劃分等級為三級。 4、本公司與有關單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。屬非常重要 的文件，此類型文件為絕密文件，其等級劃分為一級。 5、本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。屬于人事方面的 檔案，為絕密文件，其劃分級別為一級。 6、本公司的大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄 像等。屬于秘密文件，其等級為三級。 附表格如下： 第 十 條 歸 檔 時 間 術項目，在任務完成后或告一段落時，要將應歸檔的文件材料組成保管單位，由項目負責人審定后，向檔案管理部歸檔。 2、 各項管理工作中形成的文件材料，在一個月內，要將應歸檔 的文件材料組成保管單位，由各職能部門負責人審定后，向檔案部門歸檔。 第十一條 公司各類文件材料一般歸檔一式一份原件及掃描件，比較重要的和利用頻繁的文件材料要適當增加歸檔份數。 第十二條 公司文件材料的形成、積累、和歸檔工作要列入基建、經營等各項管理程序；列入基建和經營等各項活動的工作計劃；列入公司有關部門的職責范圍和有關人員崗位責任制。 第十三條 公司檔案管理要對公司文件材料的形成、積累、和歸檔工作進行指導、監(jiān)督、檢查。 a）檔案管理 歸檔要求： 1、 檔案質量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件 之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同的價值，便于保管和利用。 2、 歸檔的文件材料種數、份數以及每份文件的頁數均應齊全完 整。 3、 在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件（原件）與附件（復 印件、掃描件）分別立在一起，不得分開，文電應合一歸檔。 4、 不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的總結放在針 對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年。 5、 檔案文件材料應區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件材料 應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件 公司檔案管理制度 一、總則 1、為加強本公司檔案工作，充分發(fā)揮檔案作用，全面提高檔案管理水平，有效地保護及利用檔案，為公司發(fā)展服務，特制定本制度。 2、公司檔案，是指公司從事經營、管理以及其他各項活動直接形成的對公司有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。公司檔案分為受控檔案和非受控檔案。 3、公文承辦部門或承辦人員應保證經辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準抽存)。結案后及時歸檔。工作變動或因故離職時應將經辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。 二、文件材料的收集管理 1、公司指定專人負責文件材料的管理。 2、文件材料的收集由各部門或經辦人員負責，交總經理審閱后歸檔。 3、一項工作由幾個部門參與辦理的，在工作中形成的文件材料，由主辦部門或人員收集，交行政部備案。會議文件由行政部收集。 三、歸檔范圍 1、重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、典型發(fā)言、會議記錄等。 2、本公司對外的正式發(fā)文與有關單位來往的文書。 3、本公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報。 4、本公司與有關單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。 5、本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。 6、本公司的大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。 四、歸檔要求 1、檔案質量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同的價值，便于保管和利用。 2、歸檔的文件材料種數、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。 3、在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發(fā)文件與原件，分別立在一起，不得分開，文電應合一歸檔。 4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的總結放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年。 5、檔案文件材料應區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點，應保持文件之間的密切聯(lián)系并進行系統(tǒng)的排列。 6、案卷封面，應逐項按規(guī)定用鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。 五、檔案管理人員職責 1、按照 有關規(guī)定做好 文件材料的收集、分類、歸檔等工作。 2、按照歸檔范圍、要求，將文件材料按時歸檔。 3、工作人員應當遵紀守法、忠于職守，努力維護公司檔案的完整與安全。 六、檔案的利用 1、公司檔案只有公司內部人員可以借閱，借閱者都要填寫借閱單，報主管人員批準后，方可借閱，其中非受控文檔的借閱要由部門經理簽字批準，受控文檔的借閱要由總經理簽字批準。 2、檔案借閱的最長期限為兩周；對借出檔案，檔案管理人員要定期催還，發(fā)現損壞、丟失或逾期未還，應寫出書面報告，報總經理處理。 3、必須嚴格保密，不準泄露檔案材料內容，如發(fā)現遺失必須及時匯報，追求責任。 4、不準拆卷及任意抽、換卷內文件或剪貼涂改其字句等；不得任意摘抄或復制案卷內容，如確有需要，必須經領導批準才能摘抄或復制。 5、必須愛護檔案，保持整潔，不準在檔案材料中寫字、劃線或作記號等。 6、不準轉借，必須專人專用。 7、用畢按時歸還，如需延長借閱時間，必須通知檔案管理人員另行辦理續(xù)借手續(xù)。 七、本制度即日起開始執(zhí)行。 檔案管理制度 為加強公司檔案業(yè)務管理，進一步提高檔案管理水平，保證檔案的系統(tǒng)性與完整性，完善檔案借閱手續(xù)，使公司檔案管理達到規(guī)范化、合理化、標準化，更好地為公司各項工作服務，結合實際情況，特制定本制度，具體內容如下： 1.檔案管理的范圍 2.檔案的管理部門 公司綜合事務部為檔案管理的職能部門，負責公司各類檔案的管理工作。對公司各類檔案進行收集、和歸檔。各部門根據工作需要配備專（兼）職檔案管理人員，負責檔案進室前的收集、和保管工作。各部門的檔案管理人員應按照明確的歸檔時間和歸檔范圍，定期向檔案管理部門移交檔案，確因工作需要繼續(xù)使用的文件資料，原件移交檔案室，使用部門留存復印件。 接收檔案必須認真驗收，并辦理交接手續(xù)，維護檔案的完整與安全，使檔案更好地為公司各項工作服務。 3.檔案的分類 在切實遵循中國檔案分類法前提下,根據公司實際情況,將所涉及的檔案劃分為十大類：（A）行政管理、（B）人事管理、（C）財會檔案、（D）生產經營管理、（E）技術質量安全管理、（F）基建檔案、（G）外來文件、（H）聲像檔案、（I）實物檔案、（J）其他檔案。財會檔案是公司財務工作過程中形成的憑證、帳簿、報表等相關資料的收集、歸檔。 實物檔案是公司各類活動中形成的如模型、樣品、贈品、證書、獎杯獎旗等實物。以上十類檔案中，每一大類檔案內容又要根據需要及實際情況分成若干小類進行管理。 4.歸檔要求 4.1歸檔的文件材料要完整、系統(tǒng)、準確。 4.2歸檔的文件材料必須是原件。如是傳真件等不易保存的文件材料，應留復印件，并將復印件與原件一起存檔，并加以說明。 4.3存檔的文件、材料應按照自然形成、保持歷史聯(lián)系的原則，并按立卷要求特征及文件內容進行科學分類、立卷和編目編號。 4.4檔案名稱的填寫要注意內容準確，文字簡練通順，結構完整，必須揭示卷內文件的內容和成份，并區(qū)分保管期限。卷內文件應按問題或文件形成的時間系統(tǒng)地排列，按順序編號，填寫“卷內目錄”。目錄各項必須填寫清楚（一律使用用黑色中性筆填寫），字跡工整、清晰，裝訂整齊。 4.6文件歸檔份數：一般歸檔1份，重要的和經常使用的文件歸檔2份或3份。對無保存價值和重份文件，需要辦理銷毀手續(xù)。 4.7歸檔時間：部門或責任人應于相關工作結束后立即（最遲一周內）將應立卷歸檔的文件立卷，向公司檔案管理部門移交歸檔。 5.檔案的查閱和借閱 5.1查閱檔案應填寫檔案查閱登記表，寫明查閱時間、查閱內容、查閱目的等。有關人員應在檔案室內查閱檔案資料，閱后及時歸還。 5.2查閱檔案資料時一般不得對其進行復制。確有特殊情況必須復制的，應填寫檔案資料復制申請單，經所在部門經理簽署意見后方可復制。 5.3原則上本公司內部工作人員因工作需要都可以借閱，但必須由所在部門出具借閱申請并由部門經理簽名認可。借出檔案時應注意檔案的密級要求以及借閱人的相關權限。借閱檔案時應做到以下幾點： 5.3.1借閱者不得自拿、自取、自放檔案，嚴禁擅自打開檔案柜翻閱查找； 5.3.2按規(guī)定辦理登記手續(xù)，定期歸還，確因工作需要不能按時返還的，需辦理續(xù)借手續(xù)，否則按管理規(guī)定停止借閱； 5.3.3要愛護檔案，不得丟失，并注意保密，不得擅自轉借他人； 5.3.4所借檔案不得隨意折疊和拆散，嚴禁對檔案隨意更改、涂寫； 5.3.5借出和歸還檔案時，應辦理清點手續(xù)，由檔案管理員和借閱者當面核對清楚； 5.3.6檔案如有丟失、損壞或泄密，要立即追究當事人責任； 5.3.7調離本單位的工作人員，必須清理移交檔案文件后方可辦理調離手續(xù)。 6.檔案的移交 檔案移交必須辦理移交手續(xù)，填寫移交清單，經移交人簽字，接收方核對簽收。 7.檔案的保管 檔案管理人員要做好檔案資料的保密工作，檔案管理部門除外，其他各部門人員不得查閱與自己工作內容無關的檔案資料。 8.檔案的銷毀 公司對各類檔案每二年進行一次鑒定。對超過保管期并經鑒定無保留價值的檔案做出銷 毀處理意見，報總經理批準后予以銷毀 公文管理制度 1.為規(guī)范機關及項目部文印管理，提高文印質量，根據有關規(guī)定，結合實際，制定本制度。 2.文印工作必須堅持“統(tǒng)一管理，分級負責”的原則，公司綜合事務部為本公司文印管理職能部門，主管公司公文處理工作，各部、室、項目辦及各項目部負責本部室各自的公文處理工作。 3.公司公文必須由公司綜合事務部統(tǒng)一收發(fā)、分辦、傳遞、督辦、繕印、用印、立卷、歸檔和銷毀。 4.公司行文程序規(guī)定如下： 根據文件性質和內容，由相關職能部門承辦擬稿，部門負責人核稿簽字，如多部門聯(lián)合行文，必須由聯(lián)合行文的部門會簽后送公司綜合事務部審稿。屬行政序列文件須經行政領導簽發(fā)，公司綜合事務部統(tǒng)一編排字號和登記后，并打印出來。相關職能部門原擬稿人校對后，再繕印、用印和封發(fā)，文件底稿(附帶二張正文)加蓋公章后由檔案室存檔。 5.各類公文的擬稿、修改和簽字必須使用鋼筆，不準使用元珠筆和鉛筆。經修改后的底稿，如果稿面較亂，必須由擬 稿人或承辦部門清稿后交付簽發(fā)和打印。 6.上行文的呈辦，下行文的執(zhí)行、檢查，均由擬文部門負責。 7.公司設立檔案室，統(tǒng)管各類文件。實行文件立卷歸檔制度。檔案管理人員負責并及時地對各類文件進行分類、標引、立卷、存檔。 8.凡公司和各項目部在各項工作中辦理完畢的具有保存價值的各種文件材料，均應及時交檔案室統(tǒng)一歸檔。 9.嚴格履行文件閱辦手續(xù)。凡需借閱、傳閱文件，均須及時簽字、登記。檔案管理人員須敦促限期歸還。 10.外單位人員需查閱本公司公文案卷，必須持介紹信。查閱一般性公文案卷，由綜合 事務部部長審批；查閱重要公文和重要資料須經公司總經理審批。 11.歸檔公文和資料的復印或復制，必須經分管領導審批，并要在檔案管理人員的監(jiān)督下完成復印或復制工作。 12.嚴格保密制度，嚴守國家機密。凡屬機密文件，承辦部門或個人不得擅自帶出分散保存，一律交檔案室集中保管。密級文件未經上級批準，不允許復制。根據上級機關的要求和安排，文秘人員應按時上交標密文件。 13.有關公文的具體處理辦法，按公文處理辦法執(zhí)行。 文檔管理制