外貿(mào)函電實訓(xùn)報告格式.doc

湖南女子學(xué)院外貿(mào)函電實訓(xùn)報告 （ 2014年下學(xué)期）院系 經(jīng)濟與管理系 專業(yè) 國際經(jīng)濟與貿(mào)易 班級 國貿(mào)三班 姓名 范燕 學(xué)號 2011111307 指導(dǎo)教師 周念云 成績 2014年 10 月 一、引言實訓(xùn)是對自我學(xué)習(xí)的一個實踐性檢驗過程，是認識自我、評估自我最直觀的方式。通過外貿(mào)函電的實訓(xùn)教育，在我們鞏固理論知識的同時，也了解到了今后步入工作中需要注意的方向，也提高了我們的實踐操作能力和解決問題的能力。國際結(jié)算這一模擬軟件，是以實際操作為模型，主要從建立業(yè)務(wù)關(guān)系、詢價、報盤、還盤、訂貨、支付、包裝、裝運、保險、索賠等磋商環(huán)節(jié)進行實際操作，通過這一實踐操作，學(xué)生能更全面、更清晰的了解外貿(mào)函電的內(nèi)容及流程。其中，軟件中不僅包括函電郵件的填寫，也包括一系列外貿(mào)函電中所涉及到的專業(yè)名詞及句子翻譯的提醒，更有利于學(xué)生對知識的把握和專業(yè)素養(yǎng)的提升。外貿(mào)函電軟件可自行對同學(xué)的作業(yè)進行實時評分，這不僅加快了效率，減輕了老師的負擔(dān)，也讓學(xué)生得到了自我鍛煉的目的，初步理解了所學(xué)課程在現(xiàn)實中的應(yīng)用。二、實訓(xùn)目的通過國際商務(wù)環(huán)境模擬，業(yè)務(wù)角色扮演和大量的案例、實例使學(xué)生熟練掌握外貿(mào)業(yè)務(wù)中往來信函、郵件的格式與結(jié)構(gòu)、寫作特點、專業(yè)術(shù)語、常用專業(yè)詞匯、相關(guān)句型和常見表達方式等，加深學(xué)生對進出口業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的理解，掌握外貿(mào)英文函電的撰寫能力，培養(yǎng)外貿(mào)業(yè)務(wù)能力、組織活動能力、英語應(yīng)用能力等，起到理論聯(lián)系實踐的橋梁作用，使學(xué)生在外貿(mào)模擬交易過程中初步具備函電談判的能力。三、實訓(xùn)時間：2014年9月-10月四、實訓(xùn)地點：湖南女子學(xué)院實訓(xùn)樓504五、實訓(xùn)內(nèi)容實訓(xùn)主要是在理論的基礎(chǔ)上，根據(jù)相關(guān)的外貿(mào)公司的實際業(yè)務(wù)范圍和需求，要求學(xué)生能夠以進出口商的角色，用正確格式撰寫外貿(mào)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的各類信函。具體實訓(xùn)內(nèi)容是根據(jù)教材實用外貿(mào)英語函電教程的各章節(jié)理論教學(xué)內(nèi)容并結(jié)合南京步驚云軟件公司設(shè)計的商貿(mào)函電實訓(xùn)軟件讓學(xué)生各自上機操作和指導(dǎo)老師隨堂幫助相結(jié)合的方式來實施訓(xùn)練的，包括相關(guān)術(shù)語練習(xí)、相關(guān)句型盤練、相關(guān)業(yè)務(wù)環(huán)境下的信函練習(xí)等。 具體包括：任務(wù)一：Establishing the business 建立貿(mào)易業(yè)務(wù)關(guān)系任務(wù)目的：使學(xué)生了解尋找客戶的途徑，重點是在互聯(lián)網(wǎng)，（各種交易展覽會對學(xué)生來說不現(xiàn)實）。提高學(xué)生信息搜索、獲取和整理能力。使學(xué)生根據(jù)互聯(lián)網(wǎng)、報紙、使館、商會、交易會提供的信息，按照潛在客戶的需求，結(jié)合本公司的業(yè)務(wù)范圍和發(fā)展需要，寫一些建立業(yè)務(wù)關(guān)系的信函，掌握此類信函的寫作方法。 實訓(xùn)具體內(nèi)容： 1.相關(guān)語句的翻譯，句型盤練，重點詞語用法盤練 2.建交函的寫信練習(xí) 3.練習(xí)相關(guān)句型：（1）信息來源（2）公司介紹（3）經(jīng)營范圍（4）產(chǎn)品種類和特色（5）郵寄相關(guān)資料（6）希望來函詢盤任務(wù)二：詢盤任務(wù)目的：學(xué)會從報紙、雜志、網(wǎng)址、交易會等不同渠道搜集到客戶的信息，根據(jù)公司的實際業(yè)務(wù)范圍和需求，能用正確格式撰寫買方詢購所需產(chǎn)品的信函和賣方報盤產(chǎn)品的信函，掌握詢盤函中重點詞的用法和常用的句型。實訓(xùn)具體內(nèi)容： 1.相關(guān)語句的翻譯，句型盤練，重點詞語用法盤練 2.練習(xí)詢盤的書信格式3.練習(xí)詢盤中inquiry和答復(fù)中replies等詞的用法任務(wù)三：發(fā)盤 任務(wù)目的：通過前面雙方的信函交流，要求學(xué)生不僅要報與客戶所需貨物的價格，而且要指明一切必要的銷售條款供買方考慮和接受。根據(jù)這些要求，能用正確的格式撰寫發(fā)盤中的相關(guān)內(nèi)容。實訓(xùn)具體內(nèi)容： 1.相關(guān)語句的翻譯，句型盤練，重點詞語用法盤 2.練習(xí)報盤的順序offerquantity,commodity,unitprice,tradeterms,shipment等內(nèi)容 3.介紹本公司的其他產(chǎn)品來吸引客戶增加訂購量 4.練習(xí)發(fā)盤的書信格式及其常用語句 任務(wù)四：還盤任務(wù)目的：通過還盤及反還盤，要求學(xué)生對報盤及市場進行仔細分析與研究，對報盤中的某些內(nèi)容，如價格、包裝、裝運等條件作出修改，并向?qū)Ψ疥愂鲎约旱臈l款，希望對方能夠接受自己的理由，為自己爭取利益。這很好的鍛煉了學(xué)生收集資料，分析問題和闡述說明的能力。實訓(xùn)具體內(nèi)容：1. 練習(xí)還盤：（1）表明已經(jīng)收到對方報價。（2）不接受對方報價，請說明理由；自己報價或由賣家自己決斷。（3）請求對方及早答復(fù)。 2.練習(xí)具體貿(mào)易條件的規(guī)范書寫如貨幣符號，介詞的使用，相關(guān)語句的翻譯，句型盤練，重點詞語用法盤練3.回顧貿(mào)易實務(wù)中所學(xué)的出口報價核算、還盤核算知識。能夠根據(jù)特定商品、數(shù)量、運程、險種等計算出該商品的三種最主要價格術(shù)語的報價。任務(wù)五：接受并簽訂合同任務(wù)目的：學(xué)會能用正確格式撰寫訂貨信函，其中內(nèi)容包括一般條款，如：商品名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格等和基本條款，如保險條款、商檢條款、索賠條款等。掌握訂貨信函中重點詞的用法和常用的句型。實訓(xùn)具體內(nèi)容：1.練習(xí)訂貨書信格式 2.相關(guān)語句的翻譯，句型盤練，重點詞語用法盤練3.掌握訂單中所涉及的條款的相關(guān)知識4.練習(xí)有關(guān)訂貨的語言點和常用句型。任務(wù)六：有關(guān)包裝和裝運任務(wù)目的：要求學(xué)生學(xué)會包裝及裝運的基本條款的書寫，包裝分為內(nèi)包裝和外包裝，其中外包裝的標(biāo)記主要包括運輸標(biāo)志、指示性標(biāo)志和警告性標(biāo)志；裝運條款中主要涉及裝運日期、運輸方式及運費支付等問題。掌握包裝和裝運信函中重點詞的用法和常用的句型。實訓(xùn)具體內(nèi)容： 1.相關(guān)語句的翻譯，句型盤練，重點詞語用法盤練2.包裝條款的書寫：（1）運輸標(biāo)志 （2）內(nèi)包裝的要求 （3）外包裝的要求3.裝運條款的書寫：（1）裝運期限的書寫 （2）裝運方式的書寫 （3）裝運通知的書寫4.練習(xí)有關(guān)包裝及裝運的短語和常用句型。任務(wù)七：支付方式任務(wù)目的：使學(xué)生了解外貿(mào)中主要的國際結(jié)算方式，重點是信用證。能用正確格式撰寫關(guān)于信用證開立、修改等方面的信函。掌握有關(guān)信用證信函的重點詞的用法和常用的句型。實訓(xùn)具體內(nèi)容： 1.相關(guān)語句的翻譯，句型盤練，重點詞語用法盤練2. 關(guān)于信用證支付、付款交單、承兌交單的結(jié)算方式3. 掌握信用證下支付貨款的條件4. 學(xué)會修改信用證的信函。5. 關(guān)于信用證結(jié)算方面的書寫6.練習(xí)有關(guān)信用證的語言點和常用句型。任務(wù)八：保險和索賠任務(wù)目的：使學(xué)生熟悉掌握索賠、理賠信件的寫法。實訓(xùn)具體內(nèi)容：1.索賠信件要求：a.提出索賠。b.提及訂單號，發(fā)貨日期，被索賠的貨物名稱c.講明對貨物不滿的原因并要求給予解釋d.講明此事對自己帶來的不便e.建議此事該如何處理，比如：替換受損物品；要求賠償?shù)?.理賠信件要求：a.確定該索賠是否合理。如合理，表示歉意并承諾解決好此事b.如不能立刻予以解決，講清此事正在調(diào)查，將盡快拿出解決方案 c.所有的抱怨及索賠都會詳細調(diào)查并鄭重處理3.相關(guān)句型練習(xí)：a.提出索賠的句子b.描述損失發(fā)生原因的句子c.表達歉意的句子d.接受或解決索賠的句子6、 實訓(xùn)心得體會在這次實訓(xùn)期間，通過自己的實際操作，讓我學(xué)到了很多課堂上許多不能學(xué)到的知識，在這期間，也遇到了很多實際操作問題，這為以后真正的工作業(yè)務(wù)中提供了鍛煉，也積累了財富。此次實訓(xùn)，給了我很大的收獲，我也總結(jié)了以下幾點：1、 要做好這一份工作，我們需要有一定的耐心和細心，還要有謹(jǐn)慎的工作態(tài)度。外貿(mào)函電是一門實踐操作性很強的課程。也就是說，要達到正確擬寫外貿(mào)業(yè)務(wù)信函的目的，僅有理論是遠遠不夠的，必須學(xué)習(xí)大量外貿(mào)實務(wù)中有一定代表信的信函，深入體會何為七個“C”，更重要的是通過學(xué)習(xí)信例，熟悉大量外貿(mào)業(yè)務(wù)中各個環(huán)節(jié)中常用語，包括詞匯、短語、句型以及習(xí)慣表達方式。而要做到這些，你就必須潛心學(xué)習(xí)，在學(xué)習(xí)過程中必須做到細心與耐心，才能很好的掌握和熟練信函的書寫。2、要把握專業(yè)知識與實習(xí)操作的關(guān)系。這是非常重要的一點，這次實習(xí)是實踐操作與理論相結(jié)合的實習(xí)，從中鍛煉的是我們的綜合運用能力。此次的實訓(xùn)里我們涉及到很多知識，例如知道出口商是最為重要的角色，出口貨物的流程主要包括：報價、訂貨、付款方式、備貨、包裝、通關(guān)手續(xù)、裝船、運輸保險、提單、結(jié)匯。而這個過程是很一個很難掌握的技能其中涉及到了很多環(huán)節(jié)，其次，出口商所要填寫的單據(jù)是最多的，所以無論是操作的熟練程度還是預(yù)算能力或是對各個環(huán)節(jié)中所需單據(jù)的熟悉程度等都有些困難。這些都必須涉及到一些對外貿(mào)易的專業(yè)知識，要想把建立業(yè)務(wù)關(guān)系、詢價、報盤、還盤、訂貨、支付、包裝、裝運、保險、索賠等磋商環(huán)節(jié)做好，那你必須把握專業(yè)知識與實習(xí)操作的關(guān)系。用專業(yè)知識指導(dǎo)實踐，用實踐豐富專業(yè)知識。3、學(xué)好英語的重要性。當(dāng)然，外貿(mào)函電的書寫都是全英文的，而且是專業(yè)性的英語，這就要求我們對英語有一定的基礎(chǔ)，并且需要不斷地累積。外貿(mào)函電實訓(xùn)進行大量填空、填詞、選擇題、句子翻譯和中譯英信件的翻譯等各種類型的練習(xí)，其中包含了很多信函中特殊的使用短語和句式，這些都是需要我們在實踐過程中不斷積累的。英語知識把握好了，那你就成功了一半。 綜上所述，通過這次實習(xí)，我掌握了很多日后工作所需的基本技能，檢驗了平時所學(xué)習(xí)的基礎(chǔ)知識，衡量了個人的能力和水平，發(fā)覺了自身存在的不足和缺點。這于我來說無疑是受益匪淺的。知道了辛勤的付出是有收獲的，我總結(jié)了在進出口貿(mào)易業(yè)務(wù)中的經(jīng)驗和教訓(xùn) , 幫助我在以后的學(xué)習(xí)過程中不斷充實自己，更加關(guān)注國際的經(jīng)貿(mào)環(huán)境，加強實例分析能力并加強訓(xùn)練，增加感性認識 , 努力提高業(yè)務(wù)責(zé)任和商務(wù)運作能力 , 真正做到學(xué)以致用。 我相信，這次實習(xí)讓我獲得的經(jīng)驗、心得為今后的學(xué)習(xí)做了引導(dǎo),點明了方向,，會促進我在以后的學(xué)習(xí)、工作中尋找到合理的方法和正確的方向。 附：實訓(xùn)練習(xí)記錄一、建立業(yè)務(wù)關(guān)系函(CPT+D/P) 83分請根據(jù)下面的題目要求及相關(guān)背景資料發(fā)送“建立業(yè)務(wù)關(guān)系”郵件。一、題目要求深圳市亞萬貿(mào)易有限公司欲求購米老鼠金戒，2014年8月，深圳市亞萬貿(mào)易有限公司從中國駐美國大使館得知美國金太陽國際貿(mào)易有限公司專門經(jīng)營珠寶出口。2014年8月1日，向美國金太陽國際貿(mào)易有限公司發(fā)出建立業(yè)務(wù)關(guān)系函，想進一步了解商品信息。該信函至少應(yīng)包含以下內(nèi)容:1、信息的來源2、寫作的目的3、公司經(jīng)營范圍，規(guī)模等4、表達合作的愿望Dear Sirs,We are indebted to the Embassy of the peoples republic of China in the united states,and learn that youare potential suppliers of jewelry forexports.At present,we are very interested in your products and wish to have your quotation for theMickey Mouse Gold Ring.We specialize in the importation of jewelrywhich have enjoyed great popularity in world markets.We are also very well connected with all the major dealers on the Europe.We are now writing you for the establishment of business relations with you and look forward to hearing you soon. 二、詢盤(CPT+D/P) 82分根據(jù)操作要求，向?qū)Ψ皆儽P，要求用英文書寫，表達清楚、內(nèi)容完整。一、操作要求2014年8月2日，深圳市亞萬貿(mào)易有限公司又向美國金太陽國際貿(mào)易有限公司發(fā)出一封詢盤函。就信中提到的米老鼠金戒詳細詢價。這封信函至少應(yīng)包含以下幾點：1、詢問8月1號信函是否收到2、有關(guān)產(chǎn)品的報價(CPT Shanghai)，支付條款3、裝運4、樣品等Dear sirs,We confirm whether you have receivedour letter of 1st August 2014 or not.If you received ,we wish you to send us payment and quotations CPT Shanghai coveringtheMickey Mouse Gold Ring and it would also be appreciated if samples could be forwarded for our close study.If you can supply goods of the type and quality required ,we many place regular orders for large quantities, and we hope that shipment will be made on 1st September.We are looking forward to the pleasure of hearing from you again soon.三、發(fā)盤(CPT+D/P) 89分請根據(jù)下面的題目要求及相關(guān)背景資料發(fā)送“發(fā)盤”郵件。一、題目要求2014年8月3日，向客戶（深圳市亞萬貿(mào)易有限公司）發(fā)出發(fā)盤函。內(nèi)容：感謝客戶的詢盤，列明各項交易條件，并回答客戶提問：（包括價格:USD 163 per pc；貿(mào)易術(shù)語：CPT 上海；支付：D/P即期及裝運：立即裝運等）DearSirs,ThankyouforyourletterofAugust2nd.Asrequested,we are airmailing you,under separate cover, catalogsand samplebooks for our Mickey Mouse Gold Ring .Inordertostartaconcretetransactionbetweenus,wetakepleasureinmakingyouaspecialoffer,subjecttoourfinalconfirmation,asfollows:Price:USD163perPCTradeTerms:CPTShanghaiPayment:D/PSightShipment:immediateshipmentsWetrusttheabovewillbeacceptabletoyouandawaitwithkeeninterest yourtrialorder.Yoursfaithfully, 四、還盤(CPT+D/P) 87分根據(jù)操作要求，以進口商身份寫封還盤函。一、操作要求2014年8月4日，我方向出口商發(fā)出還盤函。以下幾點信函中應(yīng)該包括：質(zhì)量和船期可接受，但所報價格與其他供應(yīng)商的價格相距甚大，不能接受。希望對方報價USD 160/PC殷切地等待你方重新考慮并早日回復(fù)Dear Mr.Isaacthank you for your letter of the August 3 offering usMickey Mouse Gold Ring .Although your quality and shipment are acceptable,your price is not keeping with the other suppliers and it is too high to be acceptable.besides,theres keen competition from suppliers in Thailand.You cant very well ignore that.should you be ready to reduce your price to USD 160/PC,we might come to business.Considering the long-standing business relationship between us,we make you such a counter-offer.As the market is declining,we hope you will consider our counter-offer most favorably and send us acceptance at your earliest convenience.We are anticipating your early reply.your faithfully,ShenZhen yawan Trading Co., Ltd.Yang jun五、簽訂合同函(CPT+D/P) 92分請根據(jù)下面的題目要求及相關(guān)資料發(fā)送“簽約函”。一、操作要求2014年8月9日，出口商同意進口商的還盤并收到客戶關(guān)于米老鼠金戒的訂單，同日，深圳市亞萬貿(mào)易有限公司起草合同并寄出合同?，F(xiàn)在你需要給出口商寫一封售貨確認書的信函。信函中包括以下幾點：1、表達很開心對方接受還盤2、購貨確認書已寄出,收到后簽退一份3、希望貴方及時關(guān)注我們的訂單Dear Mr. IsaacWe are glad you accept our counter-offer.Although the current market price is a little bit higher,we accept the order on the same terms as before with a view to encouraging business.As requested in your previous letter,we enclose our Sales Confirmation in triplicate.Will you please send back one copy duly signed.We hope your prompt attention to our order.Your close cooperation will be highly appreciated.Yours faithfully六、裝運通知(CPT+D/P) 73分根據(jù)所給的資料寫一封關(guān)于裝運的通知函。一、操作要求2014年8月20日，美國金太陽國際貿(mào)易有限公司向客戶深圳市亞萬貿(mào)易有限公司發(fā)出裝運通知函，告知對方貨物已裝運，信函中應(yīng)包含以下內(nèi)容：1、通知進口商貨物裝運(23 August 2014)。2、相關(guān)運輸單據(jù)已寄出3、希望貨物準(zhǔn)時到達4、感謝客戶的訂單Dear Sirs,We are pleased to advice you that the goods has been shipping out on August 23,2014,and hope that it will arrive at the destination in perfect condition.In compliance with the terns of contract,we are enclosing a full set ofhe duplicate shipping documents consisting of: 1) A Non-negotiable copy of Bill of Lading. 2) A signed Invoice No. IV 0000005. 3) Packing list. 4) Insurance policy.Availing ourselves of this opportunity,we wish to assure you of our close cooperation and thanks for your offer.Yours faithfully,七、改證函(CFR+L/C遠期) 91分請根據(jù)業(yè)務(wù)要求向進口商發(fā)送修改信用證的要求函。一、業(yè)務(wù)要求2014年8月14日南京海格進出口貿(mào)易公司收到客戶日本曼尼爾國際集團有限公司的信用證，提出幾點修改意見：1 The currency amount should be 15300 instead of 15200.2 PARTIAL SHIPMENTS should be NOT ALLOWED instead of ALLOWED.3PORT OF LOADINGshould be Shanghai,China not New York,America.Dear Sirs,We have received your L/C for the amount of USD 15300 covering your order No.200/0000061 forthe Fresh Lemon.On perusal,we find that there is an error in some place and wish to have change the L/C.The relative clause reads as follows:1、The currency amount should be 15300 instead of 152002、Partial shipment should be “NOT ALLOWED”instead of