合同及風(fēng)險(xiǎn)防范管理規(guī)定模版.doc

合同及風(fēng)險(xiǎn)防范管理辦法 合同及風(fēng)險(xiǎn)防范管理辦法1.總則1.1為保障XXXXXX公司及依法訂立并履行經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中的各類合同，規(guī)范合同管理行為、防范經(jīng)營(yíng)管理風(fēng)險(xiǎn)，提高管理效能，根據(jù)現(xiàn)行法律法規(guī)和實(shí)際情況，特制定本辦法。1.2公司及其他組織之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的標(biāo)的金額在人民幣xx萬元以上的合同及協(xié)議，適用本規(guī)定，包括房地產(chǎn)買賣類、房屋租賃類、建設(shè)工程類、中介類以及其他類型的合同。標(biāo)的金額不足人民幣xx萬元的上述合同及協(xié)議，可以參照?qǐng)?zhí)行本辦法。有關(guān)勞動(dòng)人事合同不適用本辦法。1.3 公司及各子公司均應(yīng)遵守本辦法規(guī)定。1.4公司內(nèi)部職能部門、分支機(jī)構(gòu)不得以部門和分支機(jī)構(gòu)的名義對(duì)外簽訂合同。各子公司內(nèi)部職能部門、分支機(jī)構(gòu)不得以部門和分支機(jī)構(gòu)的名義對(duì)外簽訂合同。1.5對(duì)于合同管理工作中接觸到的商業(yè)秘密，公司員工負(fù)有保密義務(wù)，并按照公司保密管理規(guī)定執(zhí)行。2.合同管理相關(guān)部門的職責(zé)2.1公司及各子公司實(shí)行合同主辦部門負(fù)責(zé)制，即由合同主辦部門負(fù)責(zé)合同的談判、起草、簽訂、履行、變更解除、爭(zhēng)議解決、統(tǒng)計(jì)歸檔等事務(wù)。主辦部門負(fù)責(zé)人可以指定專人作為合同的主辦人員，合同主辦人員應(yīng)對(duì)合同業(yè)務(wù)全過程涉及的信息資料的真實(shí)性、及時(shí)性、完整性負(fù)責(zé)。主辦部門負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)指定本部門的兼職合同管理人員，負(fù)責(zé)合同檔案管理和合同情況統(tǒng)計(jì)工作。對(duì)于重大合同，以及公司領(lǐng)導(dǎo)或主辦部門負(fù)責(zé)人認(rèn)為有必要組成項(xiàng)目小組的，應(yīng)當(dāng)組成以合同主辦人員為主，吸收法律和財(cái)務(wù)等人員參加的項(xiàng)目小組，在主辦部門負(fù)責(zé)人協(xié)調(diào)下開展工作。2.2 合同主辦部門主要職責(zé)為：2.2.1負(fù)責(zé)合同前期準(zhǔn)備工作（包括調(diào)查核實(shí)合同相對(duì)方的主體資格、資信狀況、履約能力、公司背景等）；2.2.2主持合同談判工作，負(fù)責(zé)撰寫各類談判紀(jì)要；2.2.3擬定合同草案等相關(guān)文件，按本辦法規(guī)定的程序完成合同的送審、會(huì)簽手續(xù)；2.2.4按照審核部門的意見完成合同的修改工作，如主辦部門認(rèn)為不應(yīng)采用審核意見的，應(yīng)作出書面說明；2.2.5負(fù)責(zé)辦理合同訂立、變更、終止等手續(xù)以及督促合同相對(duì)方完成規(guī)定的合同登記、公證或備案等特定手續(xù)；2.2.6負(fù)責(zé)合同履行，及時(shí)解決履行過程中出現(xiàn)的各類問題，并進(jìn)行合同履行情況的動(dòng)態(tài)管理；2.2.7建立部門合同管理臺(tái)帳、統(tǒng)計(jì)、整理和收集合同資料、按公司及各控股子公司的檔案管理規(guī)定保存移交合同檔案和有關(guān)資料；2.2.8配合法務(wù)部門處理因合同引發(fā)的相關(guān)訴訟或仲裁。2.3 法務(wù)部門主要職責(zé)為：1、參與重大合同的前期準(zhǔn)備和合同談判，就相關(guān)法律問題提供意見；2、協(xié)助主辦部門草擬合同文本及其他文書；3、審核各類合同的合法性、有效性，提出法律意見；4、協(xié)助處理合同履行過程中發(fā)生的爭(zhēng)議，根據(jù)需要對(duì)合同變更、終止提出書面法律意見；5、負(fù)責(zé)處理合同引發(fā)的相關(guān)訴訟或仲裁；6、負(fù)責(zé)合同定期統(tǒng)計(jì)、動(dòng)態(tài)分析工作，并督促主辦部門做好合同臺(tái)帳登錄工作；7、負(fù)責(zé)聯(lián)系公司外聘法律顧問，協(xié)調(diào)處理合同相關(guān)事項(xiàng)。8、監(jiān)督檢查合同的訂立、履行情況，就合同中存在的主要問題進(jìn)行分析研究。2.4 財(cái)務(wù)部門主要職責(zé)為：2.4.1審核合同當(dāng)事人的財(cái)務(wù)資信狀況；2.4.2參與重大合同的前期準(zhǔn)備和合同談判，就相關(guān)財(cái)務(wù)問題提供意見；2.4.3對(duì)準(zhǔn)備簽訂的合同文本中涉及財(cái)務(wù)的事項(xiàng)進(jìn)行審核會(huì)簽；2.4.4督促、協(xié)助主辦部門及時(shí)辦理合同約定的款項(xiàng)收付及資產(chǎn)交付，當(dāng)出現(xiàn)未按合同約定收付款項(xiàng)、交付資產(chǎn)等履約異常情況時(shí)，負(fù)責(zé)會(huì)同主辦部門做出財(cái)務(wù)分析，并對(duì)其可能產(chǎn)生的影響及時(shí)報(bào)告公司，做好早期預(yù)警工作；2.4.5配合合同主辦部門辦理合同變更、終止及爭(zhēng)議處理等事項(xiàng)。2.5 對(duì)準(zhǔn)備簽訂的合同，公司其他職能部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)合同具體情況履行審核會(huì)簽職責(zé)。公司審計(jì)監(jiān)察部依其職責(zé)對(duì)合同的訂立、履行、變更、解除全過程進(jìn)行審計(jì)、監(jiān)察。2.6公司應(yīng)定期對(duì)各控股子公司的合同管理情況進(jìn)行檢查和監(jiān)督。3.合同的前期準(zhǔn)備及談判3.1主辦部門應(yīng)就下列事項(xiàng)組織專人或項(xiàng)目小組，進(jìn)行研究、分析，形成初步方案。3.1.1合同預(yù)期目標(biāo)、技術(shù)要求、合同相對(duì)方當(dāng)事人的選擇方式（如招標(biāo)、比選等）；3.1.2財(cái)務(wù)預(yù)算及市場(chǎng)情況；3.1.3合同相對(duì)方當(dāng)事人的資信調(diào)查，包括：3.1.3.1當(dāng)事人主體資格，公司法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)專業(yè)資質(zhì)；3.1.3.2當(dāng)事人公司經(jīng)營(yíng)狀況、有關(guān)財(cái)務(wù)報(bào)表、資產(chǎn)狀況、財(cái)產(chǎn)抵押等情況；3.1.3.3履約能力、信譽(yù)和資信等級(jí)、以往業(yè)績(jī)；3.1.3.4經(jīng)辦人（代理人）授權(quán)文件等。3.1.4合同談判的總體策略、合同文本框架。3.2主辦部門應(yīng)在正式談判之前與對(duì)方當(dāng)事人就合同簽訂的意向和內(nèi)容進(jìn)行磋商。根據(jù)需要，法務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門可分別就法律和財(cái)務(wù)事項(xiàng)提供意見。3.3合同主辦部門或項(xiàng)目小組應(yīng)在做好充分前期準(zhǔn)備的基礎(chǔ)上開展合同談判。每一次重要談判應(yīng)編寫談判紀(jì)要。3.4合同經(jīng)過談判，達(dá)到預(yù)定目標(biāo)的，合同主辦部門可與相對(duì)方當(dāng)事人協(xié)商單方或共同擬定合同草案。合同附有其他附件的，也應(yīng)一并完成附件的談判，并應(yīng)與主合同同時(shí)擬定。合同設(shè)定擔(dān)保（含保函）的，應(yīng)一并完成有關(guān)擔(dān)保條款或擔(dān)保合同的談判，并及時(shí)辦理與擔(dān)保相關(guān)的法定手續(xù)和審批程序。4.合同的審批和簽訂4.1合同主要條款達(dá)成一致，合同主辦部門認(rèn)為已具備簽約條件的，應(yīng)按規(guī)定程序報(bào)請(qǐng)批準(zhǔn)。報(bào)批時(shí)應(yīng)提供下列材料：4.1.1合同會(huì)簽表；4.1.2合同文本及相關(guān)附件；4.1.3簽約相對(duì)方資信狀況證明等相關(guān)資料；4.1.4合同審核會(huì)簽部門認(rèn)為有需要的，合同主辦部門還應(yīng)就該合同項(xiàng)目的概況、簽約理由以及需要特別說明的事項(xiàng)等作專題書面說明；4.1.5合同審核會(huì)簽部門要求的其他相關(guān)資料。4.2合同主辦部門、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門及其他審核會(huì)簽部門應(yīng)對(duì)報(bào)審合同內(nèi)容按本部門管理職責(zé)提出明確具體的會(huì)簽審核意見。如審核會(huì)簽部門認(rèn)為合同背景不清或者資料不全，可能影響審核工作的，應(yīng)當(dāng)通知主辦部門說明或補(bǔ)充。合同審核會(huì)簽部門在審核合同草案時(shí)，發(fā)現(xiàn)存在重大錯(cuò)誤、遺漏或其他不妥之處時(shí)，應(yīng)在合同會(huì)簽表中明確提出修改意見，需要退改時(shí)，應(yīng)連同全部文件退還合同主辦部門。4.3合同主辦部門應(yīng)根據(jù)會(huì)簽審核意見，進(jìn)行修改并提出反饋意見。對(duì)意見不一致的，由法務(wù)部門會(huì)同相關(guān)部門進(jìn)行協(xié)調(diào)，并負(fù)責(zé)對(duì)合同文本的定稿確定最終處理意見。4.4經(jīng)審核無異議的合同報(bào)公司法定代表人審定簽署。根據(jù)公司實(shí)際情況法定代表人可以書面授權(quán)公司分管負(fù)責(zé)人審定簽署有關(guān)合同。4.5 公司及各控股子公司可通過辦公自動(dòng)化（OA）執(zhí)行本章前述各條規(guī)定。4.6涉及公司重大事項(xiàng)的合同應(yīng)根據(jù)相關(guān)規(guī)定報(bào)公司有決策權(quán)的機(jī)構(gòu)（指董事會(huì)和股東大會(huì)）批準(zhǔn)后方可簽訂，或者在合同中約定合同經(jīng)公司有決策權(quán)的機(jī)構(gòu)批準(zhǔn)后方可生效。4.7對(duì)重大交易合同，經(jīng)合同主辦部門、法務(wù)部門及其他審核會(huì)簽部門協(xié)商， 可引入外部專業(yè)機(jī)構(gòu)（指獨(dú)立財(cái)務(wù)顧問、法律服務(wù)機(jī)構(gòu)、審計(jì)評(píng)估機(jī)構(gòu)、工程造價(jià)咨詢機(jī)構(gòu)等）參與談判、設(shè)計(jì)交易結(jié)構(gòu)、審閱合同條款。外部專業(yè)機(jī)構(gòu)的聘請(qǐng)，按機(jī)構(gòu)類別分別由合同主辦部門、法務(wù)部門或其他審核會(huì)簽部門辦理。4.8對(duì)重復(fù)使用的合同，可由合同主辦部門擬訂格式合同樣本，公司法務(wù)部門對(duì)格式合同樣本定期實(shí)行一次性法律審核。4.9合同經(jīng)批準(zhǔn)后，任何部門和個(gè)人不得擅自變更和修改。合同主辦部門申請(qǐng)加蓋合同印章時(shí)，應(yīng)核對(duì)確保蓋章文本與批準(zhǔn)文本的一致性。4.10合同簽訂一般應(yīng)使用公司公章或合同專用章。公司公章和合同專用章的使用及保管適用公司印章管理規(guī)定。4.11法律、行政法規(guī)規(guī)定應(yīng)當(dāng)辦理批準(zhǔn)、登記、公證等手續(xù)或合同當(dāng)事人認(rèn)為需要公證、見證的合同，合同簽訂后應(yīng)當(dāng)辦理批準(zhǔn)、登記、公證、見證等手續(xù)。4.12公司所執(zhí)合同正本份數(shù)原則上不應(yīng)少于兩份，其中主辦部門留一份歸檔，其余一份送交財(cái)務(wù)部門備案。法務(wù)部門應(yīng)留存合同電子文檔或合同復(fù)印件備查。 5. 合同的履行及爭(zhēng)議處理5.1合同簽訂生效后，主辦部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)按約履行合同義務(wù)，對(duì)合同履行期限、驗(yàn)收、交付、資金、入帳、工程進(jìn)度、時(shí)效等內(nèi)容做好動(dòng)態(tài)管理工作，并督促簽約相對(duì)方按約履行合同義務(wù)。5.2在合同履行中，若發(fā)生下列重大事項(xiàng)的，合同主辦部門應(yīng)及時(shí)告知法務(wù)部門和其他相關(guān)部門，并提出應(yīng)對(duì)措施：5.2.1合同因一方或雙方業(yè)務(wù)變化、履約能力變化而需要作重大變更；5.2.2對(duì)方當(dāng)事人發(fā)生歇業(yè)、合并、分立、解散等重大事項(xiàng)；5.2.3對(duì)方當(dāng)事人提出轉(zhuǎn)讓全部或部分合同權(quán)利或義務(wù)；5.2.4發(fā)生合同爭(zhēng)議糾紛；5.2.5對(duì)方當(dāng)事人違約或可能違約；5.2.6對(duì)方當(dāng)事人對(duì)公司提起或?qū)⒁崞鹪V訟或仲裁；5.2.7發(fā)生不可抗力事件；5.2.8發(fā)生其他與合同有關(guān)的重大事件。5.3合同主辦部門應(yīng)當(dāng)于每年年底前對(duì)本部門主辦的合同簽訂和履行情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，制作合同簽訂和履行情況表報(bào)送法務(wù)部門匯總。 法務(wù)部門應(yīng)當(dāng)對(duì)公司年度合同簽訂和履行情況進(jìn)行綜合分析，并制作公司合同簽訂和履行情況統(tǒng)計(jì)及評(píng)價(jià)表。5.4合同履行過程中如需變更、轉(zhuǎn)讓和終止的，合同主辦部門應(yīng)當(dāng)及時(shí)告知公司相關(guān)部門。合同的變更、轉(zhuǎn)讓與終止程序按照合同的簽訂審批程序進(jìn)行。5.5合同發(fā)生爭(zhēng)議糾紛時(shí)，合同主辦部門應(yīng)負(fù)責(zé)與對(duì)方當(dāng)事人協(xié)商解決，并及時(shí)告知法務(wù)部門。5.6合同爭(zhēng)議糾紛經(jīng)協(xié)商仍無法得以解決，合同主辦部門應(yīng)會(huì)同法務(wù)部門和其他相關(guān)部門分析、研究，提出處理方案，并報(bào)送公司負(fù)責(zé)人或有決策權(quán)的機(jī)構(gòu)進(jìn)行決策。5.7法務(wù)部門負(fù)責(zé)處理進(jìn)入司法程序（包括訴訟、仲裁）的合同法律糾紛，合同主辦部門及其他部門應(yīng)當(dāng)積極配合并提供相關(guān)證據(jù)資料。5.8 如經(jīng)合同主辦部門和法務(wù)部門協(xié)商，認(rèn)為案件確有必要外聘律師辦理的，由法務(wù)部門統(tǒng)一委托。 6.合同信息管理及歸檔6.1合同主辦部門作為合同動(dòng)態(tài)管理的實(shí)施部門，應(yīng)建立合同統(tǒng)計(jì)制度，指定專職或兼職合同管理人員，進(jìn)行合同檔案資料統(tǒng)計(jì)、管理，對(duì)已生效的合同文本及相關(guān)權(quán)利證書進(jìn)行登記、保管。合同主辦部門還應(yīng)對(duì)合同的履行情況、變更情況、糾紛情況等進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理和統(tǒng)計(jì)。6.2合同主辦部門應(yīng)將合同及與同一合同有關(guān)的所有資料歸集到一起進(jìn)行整理，定期移交檔案管理部門。與同一合同有關(guān)的資料主要是指合同附件、補(bǔ)充合同、合同會(huì)簽表、審核會(huì)簽部門書面意見、會(huì)議紀(jì)要、其他書面材料等合同相關(guān)文件。合同歸檔按照公司檔案管理規(guī)定及公司文件歸檔范圍與保管期限實(shí)