實(shí)例解析庫(kù)存管理系統(tǒng).ppt

實(shí)例解析 庫(kù)存管理系統(tǒng) 第一節(jié)系統(tǒng)調(diào)查與分析以美國(guó)某批發(fā)服務(wù)公司的計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)為例 該公司從生產(chǎn)廠家購(gòu)進(jìn)各類(lèi)商品放入倉(cāng)庫(kù) 接受各地零售商的訂單 按要求將貨物運(yùn)到指定地點(diǎn) 一般說(shuō)來(lái)零售商總喜歡首先到這個(gè)公司訂貨由于它的批發(fā)價(jià)格較為低廉 但是 如果某個(gè)零售商的訂貨要求得不到滿(mǎn)足 它就會(huì)轉(zhuǎn)向其它公司訂貨 從而使這個(gè)公司失去顧客 零售商的訂貨量是受季節(jié)影響的 為了滿(mǎn)足顧客訂貨要求并盡量減少庫(kù)存積壓 該公司計(jì)劃開(kāi)發(fā)一個(gè)庫(kù)存控制系統(tǒng) 主要目的有 1 為顧客訂貨提供更好的服務(wù) 2 控制庫(kù)存水平 3 決定向廠家訂貨的時(shí)間和批量 天馬行空官方博客 一 系統(tǒng)調(diào)查與分析 系統(tǒng)開(kāi)發(fā)隊(duì)伍由用戶(hù) 計(jì)算機(jī)工作人員和上層領(lǐng)導(dǎo) 它們用幾周時(shí)間調(diào)查了現(xiàn)系統(tǒng)的工作情況和存在問(wèn)題 產(chǎn)生了如下報(bào)告 1 現(xiàn)存系統(tǒng)現(xiàn)存系統(tǒng)的工作流程 全部處理工作都是由手工來(lái)進(jìn)行的 有的商品由于擔(dān)心訂貨無(wú)法滿(mǎn)足而造成嚴(yán)重積壓 有的商品由于錯(cuò)過(guò)了合適的實(shí)際而使顧客轉(zhuǎn)移到其它公司 目前的訂貨時(shí)間基本上是由倉(cāng)庫(kù)保管人員決定的 它們憑經(jīng)驗(yàn)給出一個(gè)最佳訂貨點(diǎn) 當(dāng)發(fā)現(xiàn)庫(kù)存貨物低于此點(diǎn)時(shí) 便向采購(gòu)部門(mén)發(fā)出訂貨要求 同時(shí)倉(cāng)庫(kù)保管人員無(wú)法參考銷(xiāo)售預(yù)報(bào)結(jié)果 天馬行空官方博客 管理業(yè)務(wù)流程圖的符號(hào) 系統(tǒng)外實(shí)體 系統(tǒng)內(nèi)實(shí)體 表格 報(bào)表 信息傳遞過(guò)程 天馬行空官方博客 某庫(kù)存管理系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程圖 2 計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的目標(biāo)在不降低顧客服務(wù)水平的前提下 減少庫(kù)存水平 改善訂貨策略 對(duì)于有季節(jié)變化和具有緩慢變化趨勢(shì)的商品 改善它們的庫(kù)存管理 搜集銷(xiāo)售數(shù)據(jù) 從中分析銷(xiāo)售趨勢(shì)以保證適當(dāng)?shù)馁?gòu)買(mǎi)策略和庫(kù)存水平 3 決策內(nèi)容每一季度中都應(yīng)訂購(gòu)什么貨物 在季節(jié)需求中應(yīng)追訂哪些貨物 何時(shí)追訂 每次應(yīng)追訂多少貨物 哪些貨物應(yīng)該從倉(cāng)庫(kù)中淘汰 4 信息流倉(cāng)庫(kù)保管人員每天檢查實(shí)際庫(kù)存 當(dāng)發(fā)現(xiàn)庫(kù)存貨物低于訂貨點(diǎn)時(shí) 便于日末向采購(gòu)部門(mén)發(fā)出訂貨要求 采購(gòu)部門(mén)檢查該商品的是否已經(jīng)在訂 如果沒(méi)有則發(fā)出訂貨書(shū) 如已在訂 則催促?gòu)S方盡快交貨 在每季度末 采購(gòu)部門(mén)分析采購(gòu)的訂單并估計(jì)下一季度各種商品各需要訂貨多少 據(jù)此確定下一季度的訂單 各月平均發(fā)出的訂單數(shù)量如下表所示 5 幾種不同方案的比較如表 6 幾種不同方案的詳細(xì)分析 1 方案一工作方式 所需費(fèi)用最低 對(duì)組織的影響最小 但可以達(dá)到部分改善效果 決策和信息流 最佳訂貨點(diǎn)和訂貨批量的決定變的較為科學(xué) 其它不受影響 信息處理方式不變 所用設(shè)備 可不用計(jì)算機(jī) 開(kāi)發(fā)步驟 2 3個(gè)月即可 對(duì)組織的影響 幾乎沒(méi)有影響 對(duì)人員的影響 采購(gòu)人員工作稍多一些 倉(cāng)庫(kù)人員工作相對(duì)減少 費(fèi)用和利益 計(jì)算最佳訂貨點(diǎn)的機(jī)時(shí)費(fèi)和打印費(fèi) 利益是可以減少庫(kù)存積壓和選取單位成本最低的訂貨量 2 方案二工作方式 庫(kù)房人員每周向計(jì)算機(jī)輸入貨物進(jìn)出數(shù)量2次 計(jì)算機(jī)自動(dòng)完成訂貨檢查和通知 采購(gòu)部門(mén)按照通知訂貨 并通知計(jì)算機(jī)訂貨情況 該系統(tǒng)能夠隨時(shí)查詢(xún) 決策和信息流 對(duì)四種決策都起到較好的作用 倉(cāng)庫(kù)和采購(gòu)部門(mén)輸入信息 采購(gòu)部門(mén)還要從計(jì)算機(jī)得到信息 所用設(shè)備 可用穿孔卡片于輸入 打印訂貨通知作為輸出 在磁帶上建立一個(gè)文件以存儲(chǔ)各類(lèi)商品的最佳訂貨點(diǎn)點(diǎn)和最佳批量 計(jì)算機(jī)可放在公司本部 而在批處理終端上運(yùn)行本系統(tǒng) 開(kāi)發(fā)步驟 大約需用一年時(shí)間 但為了謹(jǐn)慎起見(jiàn) 估計(jì)為18個(gè)月 它包括最佳訂貨點(diǎn)和訂貨批量的計(jì)算以及相應(yīng)文件的建立 批處理軟件的設(shè)計(jì) 編程和調(diào)試 輸入輸出格式的設(shè)計(jì) 培訓(xùn)庫(kù)房和采購(gòu)部門(mén)如何填寫(xiě)輸入表格 培訓(xùn)從事卡片穿孔和數(shù)據(jù)輸入等工作的專(zhuān)門(mén)操作員 對(duì)組織的影響 有必要在庫(kù)房中專(zhuān)門(mén)安排幾個(gè)人從事數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備和控制工作 也要有人負(fù)責(zé)把倉(cāng)庫(kù)填寫(xiě)的報(bào)表傳送給批處理終端上的操作人員 據(jù)調(diào)查 倉(cāng)庫(kù)管理人員很歡迎不再每天核對(duì)實(shí)際庫(kù)存與最佳訂貨點(diǎn) 他們反映 這項(xiàng)核對(duì)工作十分麻煩又易出錯(cuò) 如果由計(jì)算機(jī)來(lái)自動(dòng)核對(duì) 會(huì)減輕負(fù)擔(dān) 采購(gòu)部門(mén)人員也表示歡迎由計(jì)算機(jī)自動(dòng)開(kāi)訂貨單和催貨單 因?yàn)樗麄兡壳懊刻於家獜膸?kù)房接到許多訂貨通知 而且都要查對(duì)是否已經(jīng)在訂 對(duì)人員的影響 從表面上看 人員工作方式變化不大 但影響的范圍較廣泛 各類(lèi)人員的工作方式都會(huì)有些變化 倉(cāng)庫(kù)人員和采購(gòu)人員都要為向計(jì)算機(jī)輸入準(zhǔn)備數(shù)據(jù) 上層管理人員可以隨時(shí)向計(jì)算機(jī)查詢(xún)并得到各種報(bào)告 不過(guò) 具體到每個(gè)人來(lái)說(shuō) 都沒(méi)有增添什么額外的工作 費(fèi)用和利益 由于計(jì)算機(jī)對(duì)最佳訂貨點(diǎn)不會(huì)發(fā)生錯(cuò)誤 所以更好地保證了對(duì)顧客服務(wù)的水平 更大地減少了庫(kù)存積壓 可以更準(zhǔn)確地利用最佳批量的折扣 從而降低采購(gòu)成本 所發(fā)生的費(fèi)用主要是系統(tǒng)開(kāi)發(fā)的人工費(fèi)用 50000美元是根據(jù)本公司的計(jì)算機(jī)人員開(kāi)發(fā)其它系統(tǒng)所用的費(fèi)用估算出來(lái)的 3 方案三 購(gòu)買(mǎi)現(xiàn)成的庫(kù)存控制軟件包工作方式 開(kāi)發(fā)小組分析了幾種可以買(mǎi)到的庫(kù)存控制軟件包并選定了其中最理想的一種 這個(gè)軟件包的工作方式與批處理系統(tǒng)大致一樣 但該軟件包具備一些對(duì)我們毫無(wú)用處的功能 同時(shí)有些我們所需要的功能它又沒(méi)有 需要加以改造 決策和信息流 同批處理系統(tǒng) 所用的設(shè)備 同批處理系統(tǒng) 開(kāi)發(fā)步驟 購(gòu)買(mǎi)和裝置軟件包 進(jìn)行必要的改造以適合本公司需要 人員培訓(xùn)等 估計(jì)要用半年左右時(shí)間 對(duì)組織的影響 同批處理系統(tǒng) 對(duì)人員的影響 同批處理系統(tǒng) 費(fèi)用和利益 利益與批處理系統(tǒng)差不多 但費(fèi)用會(huì)略高一些 因?yàn)檐浖旧碣M(fèi)用就是40000美元 還要加以改造和實(shí)施 4 方案四 在線系統(tǒng)工作方式 這種系統(tǒng)最為理想 它不需要有人專(zhuān)門(mén)從事鍵盤(pán)輸入工作 而是在倉(cāng)庫(kù) 銷(xiāo)售部門(mén)和采購(gòu)部門(mén)均設(shè)有終端 數(shù)據(jù)由用戶(hù)隨時(shí)在終端上鍵入 決策和信息流 對(duì)決策的影響與批處理相同 但更為及時(shí) 信息流會(huì)發(fā)生變化 書(shū)面上的內(nèi)容會(huì)大大減少 用戶(hù)直接與計(jì)算機(jī) 會(huì)話(huà) 所用的設(shè)備 文件將不再存于磁帶上 而必須存于磁盤(pán)上以備各種用戶(hù)隨時(shí)存取 文件結(jié)構(gòu)也將變得復(fù)雜 輸出方式也多種多樣 有些是打印報(bào)表 有些是屏幕顯示 開(kāi)發(fā)步驟 雖然該公司已經(jīng)有了幾個(gè)在線計(jì)算機(jī)系統(tǒng)在運(yùn)行 但要開(kāi)發(fā)這種在線庫(kù)存控制系統(tǒng) 仍需要較大的努力 因此所用人工和時(shí)間都會(huì)較長(zhǎng) 對(duì)組織的影響 會(huì)對(duì)組織有較大影響 因?yàn)楦鞣N人的工作方式都發(fā)生了較大變化 不再以書(shū)面文字為主要媒介 而代之以直接同計(jì)算機(jī)打交道 也可能會(huì)出現(xiàn)計(jì)算機(jī)出故障從而影響正常工作的問(wèn)題 各種備份文件也必須隨時(shí)準(zhǔn)備 對(duì)人員的影響 系統(tǒng)用起來(lái)會(huì)十分順 減少了大量的文牘工作 但有個(gè)問(wèn)題 就是各類(lèi)人員必須盡快熟悉這種終端上的工作方式 由于多年來(lái)人們已習(xí)慣于利用書(shū)面材料 所以這種工作方式的轉(zhuǎn)換有個(gè)接受過(guò)程 費(fèi)用和利益 利益很大 主要是由于數(shù)據(jù)來(lái)源于現(xiàn)場(chǎng) 十分及時(shí) 十分可靠 但運(yùn)行費(fèi)用將會(huì)高于批處理系統(tǒng) 二 領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn) 系統(tǒng)調(diào)查的分析結(jié)果上報(bào)給公司上層的委員會(huì) 委員們討論后同意開(kāi)發(fā)小組對(duì)現(xiàn)存系統(tǒng)的分析 認(rèn)為應(yīng)該開(kāi)發(fā)一個(gè)新的系統(tǒng) 對(duì)于具體開(kāi)發(fā)的四種方案 委員們否決了小改小革和購(gòu)置軟件包兩個(gè)方案 注 事實(shí)上 從上面的分析中可以看出購(gòu)置現(xiàn)成軟件包是最為可取的方案 拒絕此方案只是為了教學(xué)的需要 以便引入系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段 對(duì)于二 四兩個(gè)方案 委員們觀點(diǎn)不一致 因此要求開(kāi)發(fā)小組作進(jìn)一步的可行性研究 開(kāi)發(fā)小組又用了兩周時(shí)間 詳細(xì)比較了兩種方案的優(yōu)劣 經(jīng)過(guò)細(xì)致的估算 得知第一次報(bào)告的估算過(guò)于保守 事實(shí)上 批處理系統(tǒng)只要12個(gè)月和8萬(wàn)美元 而在線系統(tǒng)只需18個(gè)月和11萬(wàn)美元 鑒于各類(lèi)用戶(hù)對(duì)終端工作很不熟悉 所以同意開(kāi)發(fā)批處理系統(tǒng) 但是要求開(kāi)發(fā)小組在設(shè)計(jì)時(shí)留有充分的余地 以便在條件成熟時(shí) 可以較順利的轉(zhuǎn)入在線系統(tǒng) 根據(jù)上述指示 開(kāi)發(fā)小組進(jìn)入了系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段的工作 第二節(jié)系統(tǒng)設(shè)計(jì) 一 代碼設(shè)計(jì)二 輸出設(shè)計(jì)三 輸入設(shè)計(jì)四 文件設(shè)計(jì)五 過(guò)程設(shè)計(jì)六 由人工進(jìn)行的輸入準(zhǔn)備工作 一 代碼設(shè)計(jì) 倉(cāng)庫(kù)中全部零件可分為幾十類(lèi) 每類(lèi)中又各有幾十個(gè)類(lèi) 每小類(lèi)中又各有幾十種商品 所以商品代碼取六位數(shù)字即可 但為了減少輸入錯(cuò)誤 多位代碼后邊加一個(gè)校驗(yàn)值 所以一共是7位數(shù) 校驗(yàn)碼的設(shè)計(jì)可采用 算術(shù)級(jí)數(shù)法 二 輸出設(shè)計(jì) 系統(tǒng)的主要輸出有四個(gè) 庫(kù)存總帳 追訂報(bào)告 訂單分析報(bào)告 庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)的調(diào)整報(bào)告 下面分別進(jìn)行描述 1 庫(kù)存總帳去向 銷(xiāo)售部門(mén) 采購(gòu)部門(mén) 倉(cāng)庫(kù) 財(cái)會(huì)部門(mén) 形式 縮微膠片 順序 依商品代號(hào)排序 2 追訂報(bào)告去向 采購(gòu)部門(mén) 形式 打印 順序 依商品代碼排序 頻率 每批處理打印一次 3 訂單分析報(bào)告去向 采購(gòu)部門(mén) 形式 打印 順序 依商品代碼次序或依訂貨廠方順序 內(nèi)容 代碼 商品名稱(chēng) 單位 年訂貨量 最佳訂貨點(diǎn) 最佳批量 缺貨數(shù)量 4 庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)后的調(diào)整報(bào)告形式 打印 順序 依商品代碼次序 頻率 每次盤(pán)點(diǎn)后打印 內(nèi)容 代碼 商品名稱(chēng) 單位 前十二個(gè)月的盈余 帳面盈余 前十二個(gè)月的支出 本月支出 盤(pán)點(diǎn)日期 調(diào)整數(shù)量 三 輸入設(shè)計(jì) 輸入的數(shù)據(jù)有四種 分別為顧客訂貨單 入庫(kù)通知 采購(gòu)部門(mén)的訂貨通知和錯(cuò)誤改正 分別描述如下 1 顧客訂貨單來(lái)源 銷(xiāo)售部門(mén)媒體 卡片 每張訂單上的每種貨物各占用一張卡片 字段 顧客代碼 八位數(shù)字型 商品代碼 八位數(shù)字型 訂貨數(shù)量 六位數(shù)字型 廠方代碼 六位數(shù)字型 單價(jià) 八位數(shù)字型 兩位小數(shù) 估計(jì)卡片數(shù)量 每天平均1600張每天最多2500張 2 入庫(kù)通知來(lái)源 庫(kù)房媒體 卡片 每到一種貨物占用一張卡片 字段 商品代碼 八位數(shù)字型 數(shù)量 六位數(shù)字型 廠方代碼 六位數(shù)字型 訂單發(fā)出日期 六位數(shù)字型 估計(jì)卡片數(shù)量每天平均800張每天最多1500張 3 訂貨通知來(lái)源 采購(gòu)部門(mén)媒體 卡片 每訂一項(xiàng)商品占用一張卡片 字段 商品代碼 八位數(shù)字型 數(shù)量 六位數(shù)字型 4 錯(cuò)誤改正來(lái)源 所有用戶(hù)媒體 卡片字段 由負(fù)責(zé)改錯(cuò)工作的程序員設(shè)計(jì) 也包括盤(pán)點(diǎn)后的實(shí)際庫(kù)存的輸入 四 文件設(shè)計(jì) 要使用7個(gè)文件 其中3個(gè)位于磁盤(pán)上 四個(gè)存于磁帶上 對(duì)它們分別描述如下 l 主文件主文件共有20個(gè)字段 如下表 2 索引文件它存于磁盤(pán)上 它按照商品代碼進(jìn)行索引 3 報(bào)表格式文件它存于磁盤(pán)上 所存錄的格式與打印輸出格式相同 4 編輯文件它存于磁帶上 用來(lái)暫時(shí)存放輸入的數(shù)據(jù) 5 排序文件它存于磁帶上 用來(lái)存放經(jīng)過(guò)排序以后的輸入數(shù)據(jù) 6 庫(kù)存總帳文件它存于磁帶上 其內(nèi)容與輸出的庫(kù)存總帳一樣 用來(lái)準(zhǔn)備產(chǎn)生縮微膠片 7 報(bào)告文件它存于磁帶上 用來(lái)存放三種打印輸出報(bào)表所需要的全部信息 五 過(guò)程設(shè)計(jì) 系統(tǒng)流程圖 上圖給出了該系統(tǒng)的簡(jiǎn)單流程圖 可以解釋如下 四種輸入均先經(jīng)過(guò)一個(gè)編輯程序進(jìn)行編輯 使得輸入的數(shù)據(jù)完全具備以后處理所必需的格式 然后 經(jīng)過(guò)一個(gè)排序程序?qū)@些輸入數(shù)據(jù)予以排序 按商品代碼 排好序的數(shù)據(jù)被更新程序用來(lái)更新主文件 并產(chǎn)生新的庫(kù)存總帳文件和報(bào)告文件 如有錯(cuò)誤也立即打印出來(lái) 報(bào)告生成程序參照?qǐng)?bào)表格式文件所描述的格式將報(bào)告文件生成三種打印報(bào)表 除此之外 還有一個(gè)專(zhuān)門(mén)的檢索程序 它可幫助用戶(hù)隨時(shí)進(jìn)行自己所關(guān)心的查詢(xún)檢索 六 由人工進(jìn)行的輸入準(zhǔn)備工作 1 顧客訂貨單的輸入準(zhǔn)備工作顧客訂貨單的處理分同步進(jìn)行 分別如下圖 a 和 b 所示 在圖 a 中 由接收顧客訂單開(kāi)始 先檢查該訂單上的貨物是否在同一倉(cāng)庫(kù) 如果在不同倉(cāng)庫(kù) 則應(yīng)將訂單分成幾份送往各自的倉(cāng)庫(kù) 倉(cāng)庫(kù)人員則按照發(fā)貨的日期把訂單納人自已的文件夾中 a b 2 訂貨通知的輸入準(zhǔn)備工作下圖表明訂單通知的輸