會計電算化財務管理制度

（一）會計電算化管理辦法一、總則為加強會計電算化管理，特制訂本辦法。二、電算會計崗位設置根據(jù)電算化的要求，公司財務部設置如下電算會計崗位：財務負責人崗位（即電算主管崗位）、制單崗位、記賬崗位、稽核崗位、報表編制崗位和系統(tǒng)管理崗位。三、會計電算化操作規(guī)定1所有上機操作人員經過培訓，經電算主管認可后方可按上機操作權限進行操作。2電算主管按崗位責任制要求設置各操作人員的上機操作權和工作內容，每個操作人員根據(jù)電算主管認可的權限，設定自己的密碼口令，并注意安全保密。3操作人員需遵守計算機的開關程序規(guī)定，開機后不得擅自離開工作現(xiàn)場，如需離開應退出會計軟件，以防他人越權操作。4未經審核的原始憑證和記賬憑證，不能據(jù)以登記機內賬簿。5如發(fā)現(xiàn)已入賬的內容有誤，必須按照系統(tǒng)提供的功能編制補充登記或負數(shù)沖正的憑證加以改正，不得使用非會計核算軟件提供的方法處理會計數(shù)據(jù)。6各類報表的數(shù)據(jù)來自各類賬冊賬本，除輔助數(shù)據(jù)外，任何人不得直接從鍵盤輸入數(shù)據(jù)形成或修改報表。7操作人員未經電算主管批準，不得擅自向任何人提供任何資料、賬冊及各種數(shù)據(jù)。8建立上機操作記錄制度，記錄操作人、操作時間、操作內容和故障情況等內容。四、硬件、軟件、數(shù)據(jù)管理1做好計算機硬件設備的日常保養(yǎng)維護工作，保持設備整潔，定期清潔硬盤，確保系統(tǒng)正常運行。2會計軟件的使用、升級、更新以及硬件設施的調整必須征得電算主管的同意，需上級有關部門審批的，必須獲得批準后方可執(zhí)行。3任何操作人員不得打開數(shù)據(jù)庫直接進行操作，未經同意不得修改計算機設置及各種程序。4隨時做好數(shù)據(jù)的備份工作，定期打印輸出會計數(shù)據(jù)。記賬憑證、報表及時輸出，賬簿至少一年輸出一次。5定期檢查計算機病毒，各工作站均應安裝防病毒軟件。對于情況不明、來歷不清的軟盤，嚴禁使用。6運行會計軟件的計算機不得上網(wǎng)。在運行會計核算軟件的計算機上，禁止玩游戲。五、電算化檔案管理1存儲在硬盤、磁盤、光盤等介質中的會計數(shù)據(jù)和打印輸出的會計數(shù)據(jù)作為電算化會計檔案管理。2計算機輸出的會計憑證賬簿、報表等紙質介質會計檔案的管理按會計檔案管理制度執(zhí)行。3對電算化會計檔案要保存在防磁、防塵、防火、防潮的場所，重要數(shù)據(jù)應保存雙份并存放在不同地點。4對磁性介質存入的會計檔案要定期檢查，每年用光盤刻錄一次。5整套會計電算化文檔資料及會計軟件等檔案，保管期截止到該軟件停止使用或有重大更改后五年。六、附則1本辦法由財務部負責起草、修訂及解釋。2本辦法經公司總經理批準后施行。（二）電算化會計工作崗位職責制度一、總則1為了更好地實施會計電算化管理，特制訂本制度。2會計電算化設立的會計工作崗位包括：系統(tǒng)設計員；系統(tǒng)管理員；系統(tǒng)操作員；數(shù)據(jù)審核員。二、崗位職責及權限1系統(tǒng)設計員的職責和權限。會計電算化的系統(tǒng)設計員要根據(jù)會計制度和企業(yè)管理、核算的要求，負責會計電算化系統(tǒng)中軟件的研制、開發(fā)和升級工作，幫助系統(tǒng)操作人員掌握軟件的應用。（1）系統(tǒng)設計員崗位的職責主要有：根據(jù)會計制度和核算要求開發(fā)會計電算化系統(tǒng)。根據(jù)國家宏觀經濟政策和企業(yè)微觀管理的需要，不斷修正和完善會計電算化系統(tǒng)的整體功能。負責指導有關人員正確掌握會計軟件的使用方法。及時解決軟件在運行中所發(fā)生的技術問題。為保守本單位經濟秘密和會計數(shù)據(jù)的安全，不得將本單位會計數(shù)據(jù)以任何形式帶出本單位或對外提供。（2）系統(tǒng)設計員崗位的權限主要有：有權對軟件源程序進行編譯或對程序進行加密。有權要求軟件使用者提供軟件評審所需的資料和用戶報告。有權制止軟件的非法拷貝和傳播。有權拒絕來歷不明的軟件或帶有病毒的軟件在會計電算化系統(tǒng)中運行。2系統(tǒng)管理員的職責和權限。會計電算化的系統(tǒng)管理員負責會計電算化過程中的管理工作，組織、協(xié)調會計電算化軟件開發(fā)和應用，能夠應用財務、會計和電子計算機知識對本單位運行的會計電算化系統(tǒng)進行使用和維護。（1）系統(tǒng)管理員崗位的職責主要有：在會計電算化軟件的開發(fā)階段，負責協(xié)調軟件開發(fā)者與使用者之間的關系，根據(jù)軟件評審要求，做好相應的準備工作。在會計電算化軟件的運行階段，負責日常的維護和管理，幫助系統(tǒng)操作員熟練掌握操作技能。檢查督促系統(tǒng)操作員對數(shù)據(jù)的備份情況。檢查各操作員操作的日志記載情況，對計算機開機、關機和運行情況進行檢查，防止非法調用和操作。為保證會計軟件的正常運行和數(shù)據(jù)的保密和安全，不得進入數(shù)據(jù)庫直接對會計數(shù)據(jù)進行修改。運用電算化系統(tǒng)中的信息資源和分析模塊，緊密結合本單位經濟活動情況，對本企業(yè)的財務狀況進行簡要分析，為企業(yè)領導經營決策提供依據(jù)。對于系統(tǒng)內發(fā)生計算機病毒等情況須運用殺毒軟件消除病毒，并向負責計算機安全的公安機關反映。為保守本單位經濟秘密和會計數(shù)據(jù)的安全，不得將本單位會計數(shù)據(jù)以任何形式帶出本單位或對外提供。（2）系統(tǒng)管理員崗位的權限主要有：有權設置屬于本崗位權限范圍內的操作保密口令。有權對系統(tǒng)操作員的工作進行檢查和監(jiān)督。有權拒絕來歷不明的軟件或帶有病毒的軟件在會計電算化系統(tǒng)中運行。有權對有關人員的操作權限進行設置和調整。3系統(tǒng)操作員的職責和權限。會計電算化的系統(tǒng)操作員負責會計數(shù)據(jù)的錄入與輸出工作，能夠使用會計電算化系統(tǒng)的部分或全部功能。系統(tǒng)操作員要根據(jù)會計電算化制度的要求，嚴格執(zhí)行計算機硬件、軟件的操作規(guī)程和防范計算機病毒的措施。（1）系統(tǒng)操作員崗位的職責主要有：將審核過的原始憑證或記賬憑證及時、準確地錄入計算機，同時通過計算機輸入界面對輸入的數(shù)據(jù)進行初步核對。根據(jù)數(shù)據(jù)審核員核實過的會計數(shù)據(jù)進行憑證過賬，即登記機內賬簿。及時輸出會計憑證和有關會計數(shù)據(jù)。采取有力的措施保證數(shù)據(jù)安全，每天進行數(shù)據(jù)的備份并妥善保管備份數(shù)據(jù)。為保證會計軟件的正常運行和數(shù)據(jù)的保密安全，不得進入數(shù)據(jù)庫直接對會計數(shù)據(jù)進行修改。為保守本單位經濟秘密和會計數(shù)據(jù)的安全，不得將本單位會計數(shù)據(jù)以任何形式帶出本單位或對外提供。（2）系統(tǒng)操作員崗位的權限主要有：有權設置屬于本崗位權限范圍內的操作保密口令。對于未經審核的會計憑證有權拒絕錄入計算機。對于未經數(shù)據(jù)審核員審核的已錄入的會計數(shù)據(jù)，有權拒絕進行憑證過賬處理。有權拒絕來歷不明的軟件在會計電算化系統(tǒng)中運行。4數(shù)據(jù)審核員的職責和權限。會計電算化的數(shù)據(jù)審核員負責審核已錄入的會計數(shù)據(jù)和輸出的會計數(shù)據(jù)、賬表的正確性，能夠使用會計電算化系統(tǒng)有關審核方面的功能，包括會計數(shù)據(jù)的輸入與輸出、會計政策的設定等。數(shù)據(jù)審核員要根據(jù)財經法規(guī)、會計制度和會計電算化制度的要求，嚴把審核關，維護財經法規(guī)和制度的嚴肅性。（1）數(shù)據(jù)審核員崗位的職責主要有：根據(jù)財經法規(guī)和會計制度的要求，審核反映本單位經濟活動的各種原始憑證，及時將審核過的原始憑證交系統(tǒng)操作員輸入計算機。根據(jù)財經法規(guī)和會計制度的要求，審核輸入后登賬前的會計數(shù)據(jù)和輸出的會計憑證、各種賬表。根據(jù)財經法規(guī)和會計制度的要求，審核本單位會計政策的合規(guī)和合法性。根據(jù)財經法規(guī)、會計制度和企業(yè)管理的需要，及時調整、修訂計算機中所設置的有關會計政策。為保守本單位經濟秘密和會計數(shù)據(jù)的安全，不得將本單位會計數(shù)據(jù)以任何形式帶出本單位或對外提供。（2）數(shù)據(jù)審核員崗位的權限主要有：有權設置屬于本崗位權限范圍內的操作保密口令。有權拒絕接受不符合法規(guī)制度的會計信息進入計算機管理流程。有權根據(jù)制度和管理的需要，審核、調整會計電算化管理流程中的會計政策設置。有權拒絕來歷不明的軟件或帶有病毒的軟件在會計電算化系統(tǒng)中運行。三、附則1本制度由財務部負責解釋。2本制度自公布之日起施行。（三）會計電算化管理制度一、總則為加強會計電算化工作，確保會計電算化系統(tǒng)安全可靠運行，進一步明確會計電算化工作責任制，特制訂本制度。二、會計電算化軟件及審批公司會計電算化軟件是采用財務軟件系統(tǒng)版本，是經過財政審批認可的通用財務軟件，使用方便靈活，功能強大，可以完全代替手工記賬核算。計算機全部代替手工核算，所有會計人員必須獲得會計電算化培訓合格證，財務軟件要有財政部門評審證明，要有會計軟件安裝許可證，同時手工核算要與計算機核算必須并行運行3個月以上，保存有完整的與手工處理相一致的數(shù)據(jù)，必須經過上級主管部門和財政部門的批準后，方可正式投入運行。三、計算機的硬件管理財務管理用計算機實行專機專用制度，指定一名會計人員進行計算機硬件的日常管理，財務人員以外的其他人員不得使用該計算機。計算機的各項設備必須配備齊全，包括計算機主機、顯示器、打印機、穩(wěn)壓電源（需帶延時功能）、專用柜和空調等設備，要由計算機專業(yè)人員安裝調試。操作人員要嚴格按規(guī)定程序進行工作，不得私自拆看和維修。房間內要保持清潔衛(wèi)生，定期保養(yǎng)維護機器，使其處于完好狀態(tài)。需要維修時，要派專人到指定維修部門檢修，檢修前要全面做好數(shù)據(jù)備份。四、計算機財務軟件管理計算機財務軟件的安裝需由軟件公司進行，投入運行后，不得自行改動，包括程序和數(shù)據(jù)庫，財務軟件有新版本時，也由軟件公司來人更換、調試。會計數(shù)據(jù)和軟件，要保證安全可靠，指定專人管理、專人負責，財務軟件加密盒除財務操作人員使用外，不得交由他人保管和使用，防止其他人員打開和使用財務軟件程序。除計算機自動備份外，每月終了在結轉完賬務后，要在軟盤上備份保存數(shù)據(jù)，包括賬務系統(tǒng)、固定資產系統(tǒng)、工資系統(tǒng)、報表系統(tǒng)。年度終了，將所有數(shù)據(jù)備份到光盤，作為會計檔案保管。所有操作人員，都要做好上機操作記錄，包括上機時間、關機時間、操作人員姓名、操作內容以及其他需要記錄的項目。五、財務軟件的操作管理1操作程序。首先要進行財務軟件初始化，然后要按會計制度規(guī)定設立會計科目，會計科目要一次建立完整，會計科目編號要按制度規(guī)定執(zhí)行，科目要用全稱，不得簡寫。在日常操作中，開機時，按穩(wěn)壓器顯示器打印機主機順序進行；關機時，同開機順序相反。在每月的具體操作中，原始憑證報銷，經過會計審核無誤蓋章后，交由錄入人員錄入計算機，打印輸出記賬憑證，記賬憑證連同所附原始憑證再返回會計，審核無誤簽章后，出納人員方可報銷結算。在結賬之前，必須把當月的所有記賬憑證錄入完畢。憑證錄入人員、審核人員、出納員的分工按其操作工作職責進行，錄入人員和憑證審核人員必須分開，兩人單獨進行，不得以他人名義進入計算機系統(tǒng)，對財務軟件進行操作。2操作人員的工作職責。按操作人員分工，設電算化“電算主管”、“電算維護”、“數(shù)據(jù)分析”、“工資系統(tǒng)操作”、“電算審查”、“報表系統(tǒng)操作”、“固定資產系統(tǒng)操作”、“會計賬簿操作”、“審計記賬”、“計算機日常維護”、“微機錄入操作”、“日記賬操作”崗位。“電算主管”、“數(shù)據(jù)分析”和“審計記賬”崗位，由總會計師擔任；“日記賬操作”崗位由出納員擔任；其他崗位由會計擔任。（1）電算化“電算主管”崗位負責電算化會計的全面工作，組織電算化硬件和財務軟件安裝調試。負責建立會計電算化制度，落實電算化各崗位責任制，保證運行責任明確，確保電算化各系統(tǒng)安全。協(xié)調電算化各崗位工作，及時解決電算化中出現(xiàn)的重大問題。負責計算機各崗位操作人員的權限分工。組織會計人員電算化培訓。（2）電算化“電算維護”崗位負責電算化計算機硬件、軟件的正常運行，負責各種財務軟件及其他軟件的安裝及調試。管理計算機的會計數(shù)據(jù)，經常檢查各項會計數(shù)據(jù)的運行和使用情況，保證其運行安全。做好計算機防病毒工作，建立安全運行系統(tǒng)。（3）電算化“數(shù)據(jù)分析”崗位對電算化數(shù)據(jù)進行分析管理，為公司經濟管理及時提供會計核算資料。（4）電算化“工資系統(tǒng)操作”崗位熟練掌握計算機“工資系統(tǒng)”的操作和使用過程，掌握相應的計算機錄入和應用知識。按月打印輸出工資結算單，計算個人所得稅、計提福利費和工會經費。按月做好工資數(shù)據(jù)備份，確保工資數(shù)據(jù)安全。（5）電算化“電算審查”崗位熟知專業(yè)會計制度和計算機知識，熟知國家有關會計電算化規(guī)定和公司財務會計制度。定期抽查各計算機崗位履行職責情況，要審查各崗位操作程序、崗位分工、計算機會計權限等是否符合規(guī)定，審查數(shù)據(jù)備份是否及時準確，審查計算機記賬憑證、會計賬簿、日記賬管理、會計報表管理是否正規(guī)。定期審查計算機防病毒措施是否安全、有效。審查公司會計電算化管理制度是否認真貫徹執(zhí)行。定期向公司會計主管書面報告電算化審查情況，重大問題要向公司總經理書面報告。（6）電算化“報表系統(tǒng)操作”崗位熟練掌握“報表系統(tǒng)”操作技能，具體管理和使用計算機報表系統(tǒng)。負責公司報表系統(tǒng)的建立和維護，包括報表格式、計算公式的建立和修改。按月打印輸出會計報表。按月備份會計報表資料。（7）電算化“固定資產系統(tǒng)操作”崗位熟知固定資產管理制度和會計核算要求。全面掌握電算化“固定資產”操作技能，掌握一定的計算機使用和管理知識。具體管理和使用電算化“固定資產系統(tǒng)”，全面反映固定資產增減、變賣、報廢、計提折舊等變化。建立電算化固定資產系統(tǒng)，每月計算和打印輸出折舊表，每年打印輸出固定資產明細賬和固定資產卡片。每月進行固定資產系統(tǒng)數(shù)據(jù)備份。（8）電算化“會計賬簿操作”崗位熟知會計賬簿的規(guī)則和管理規(guī)定。全面掌握電算化財務軟件、賬務系統(tǒng)的操作技能。按季打印輸出總賬、明細賬，按月打印輸出科目余額表，并按月連續(xù)編號，分類裝訂成冊。定期核對計算機內賬務系統(tǒng)的賬簿記錄，做到賬賬、賬表相符。每月結賬后備份財務數(shù)據(jù)。負責月底結轉。（9）電算化“審計記賬”崗位熟知有關會計賬簿、會計憑證規(guī)定。全面掌握電算化賬務系統(tǒng)操作技能。每月根據(jù)會計審核蓋章后的原始憑證和記賬憑證，對賬務系統(tǒng)錄入的記賬憑證進行會計審核，發(fā)現(xiàn)錯誤的要按更改程序及時通知憑證錄入員修改。記賬憑證審核無誤后，負責登記入賬操作。（10）電算化“計算機日常維護”崗位熟知計算機硬件和操作運用知識，全面掌握公司會計電算化管理制度。負責計算機日常維護管理，每天進行開關機。監(jiān)管計算機系統(tǒng)，不得有外來人員操作，不得有外來軟盤用于會計專用計算機系統(tǒng)。做好日常防病毒工作。（11）電算化“微機錄入操作”崗位熟知企業(yè)會計準則、會計基礎工作規(guī)范及公司的財務會計制度等規(guī)定。全面掌握電算化賬務系統(tǒng)操作技能，能較靈活應用計算機。根據(jù)經會計審核蓋章后的原始憑證，錄入賬務系統(tǒng)。負責月底結轉。及時修訂錄入錯誤的記賬憑證，已入賬的記賬憑證不得在記賬憑證上修改，只能采取補充修改分錄進行處理。（12）電算化“日記賬操作”崗位全面掌握計算機日記賬管理系統(tǒng)的操作技能。按日打印現(xiàn)金日記賬，保證計算機數(shù)據(jù)同庫存現(xiàn)金核對相符。按月打印輸出銀行存款日記賬，并與銀行對賬單核對相符。六、附則1本制度由財務部負責解釋。2本制度自頒布之日起施行。（四）會計電算化核算制度一、總則為使公司的會計核算工作更加明確和規(guī)范，更好地為財務管理服務，特制訂本制度。二、記賬憑證的處理記賬憑證的處理包括三個部分。1憑證的填制。為加強會計核算，記賬憑證的類別與手工核算相同，共分為五類，每種憑證都有各自的代碼：“01”代表現(xiàn)金收款憑證；“02”代表現(xiàn)金付款憑證；“03”代表銀行收款憑證；“04”代表銀行付款憑證；“轉”代表轉賬憑證。憑證錄入員在填制記賬憑證時，首先要輸入憑證的類別代碼，然后依次輸入填制日期、所附原始單據(jù)的張數(shù)、經濟業(yè)務的內容、會計科目代碼、金額等，與手工核算的要求基本一致。需要或特別說明的是：填制涉及往來核算的記賬憑證，機制記賬憑證要輸入明細科目，科目代碼是根據(jù)企業(yè)會計制度“科目編號”編制的。2憑證的審核。填制完畢的記賬憑證，需要經過稽核人員