成品發(fā)貨管理流程及其作業(yè)標準.docVIP

制度名稱成品發(fā)貨管理流程及其作業(yè)標準受控狀態(tài)文件編號執(zhí)行部門營銷、物流、財務監(jiān)督部門考證部門一、作業(yè)流程（圖）客 戶物流采購中心經營副總裁（或以上）超限發(fā)貨銷售會計業(yè)務員發(fā)貨申請銷售文員權限發(fā)貨提出申請信息反饋送貨單信息反饋正常發(fā)貨發(fā)貨部門主管K3銷售端信息反饋信息反饋二、作業(yè)標準作業(yè)序號責任人作業(yè)標準完成時限/備注 報單記錄業(yè)務崗位銷售文員業(yè)務員可通過電話、傳真、網絡等方式報單至相應部門的銷售文員處，但必須按照公司發(fā)貨申請表（見附件一：發(fā)貨申請單）規(guī)范報貨，明確與以及準確客戶名稱地址、產品、規(guī)格、單價、數量等，不允許隨意報客戶名及產品名的簡稱，或者多次改單而造成忙亂無章的局面。相應部門的銷售文員在接收到業(yè)務員的報貨后，及時記錄報貨明細（同上，明確與以及準確客戶名稱地址、產品、規(guī)格、單價、數量等），并核對明細后詳盡地填制到發(fā)貨申請單上；1、報單當天完成。2、見附件一：發(fā)貨申請單 送審銷售文員、銷售會計、銷售文員將填制好的發(fā)貨申請單依流程送至相關的銷售主管審批，然后交由銷售會計審核。（見附件二：發(fā)貨審批權限表）如有異常情況，被銷售會計或K3管制時，（例如，超信、名稱地址不對、庫存不足等），必須第一時間反饋業(yè)務員或視情形報批相關上級主管。1、報單當天完成。2、發(fā)貨審批權限表； 制單銷售文員、K3銷售端口管理員（吳貞）銷售文員將銷售會計及相關部門主管審批后的發(fā)貨申請單，轉交吳貞錄入K3系統(tǒng)并編制“發(fā)貨單”。吳貞接到報單后，及時錄入K3制單，（如果被K3管制而無法制單，必須及時反饋業(yè)務員或視情形報批相關上級主管） 并將編制完畢的“發(fā)貨單”的第一聯(lián)“存根聯(lián)”留存，其它四聯(lián)全部交由交辦的銷售文員分別送至物流采購中心及銷售會計，進行組織發(fā)貨及銷售臺賬記賬。其中：物流采購中心接收其中的三聯(lián)單據（出庫聯(lián)、客戶聯(lián)及回單聯(lián)），銷售會計接收一聯(lián)（計賬聯(lián)），即：第三聯(lián)“出庫聯(lián)”物流采購中心接收，用于部門內部出庫及留存；第四聯(lián)“客戶聯(lián)”物流采購中心接收，隨貨同行，客戶驗收貨物后簽收留存；第五聯(lián)“回單聯(lián)”物流采購中心接收，隨貨同行，客戶驗收貨物后簽字蓋章，留待業(yè)務員回收、記賬后上交營銷中心轉銷售會計上賬后留存；第二聯(lián)“記賬聯(lián)”銷售會計接收，用于銷售臺賬的記賬及留存。備注：K3編制打印的“發(fā)貨單”共計五聯(lián)（五聯(lián)單）。報單當天完成。 備貨、發(fā)貨銷售文員、物流采購中心銷售文員將制作好的“發(fā)貨單”（上述三聯(lián)）送至物流采購中心，由對方組織備貨及發(fā)貨。物流采購中心按相關流程及時辦理貨物出庫及發(fā)運。物流部將發(fā)貨單的“客戶聯(lián)”、及“回單聯(lián)”用公司統(tǒng)一信封封好，由貨運公司隨貨同行交給客戶。報單當天完成。兩工作日內完成發(fā)運。 到貨驗收客戶、業(yè)務員、物流部門貨到客戶處由客戶接貨，嚴禁業(yè)務員自己單獨接貨；客戶接收貨物時，必須按隨行的“發(fā)貨單”進行貨物的現(xiàn)場查驗無誤后方可接收；如有貨物差異（如，數量不符，產品不符或破損等）時，必須第一時間與責任業(yè)務員聯(lián)系，業(yè)務員視具體情況上報物流采購中心及銷售部，取得相關部門確認處理方案后方可將處理意見答復客戶，不可擅自做主，否則一切損失計入大區(qū)費用。貨運公司將“客戶聯(lián)”、 “回單聯(lián)”留客戶處，責任業(yè)務員60天內將客戶簽字蓋章的“回單聯(lián)”寄達（或帶回）公司。 運費結算物流采購中心除特殊合同規(guī)定情形以外，所有到貨運費由公司承擔，且由公司與物流公司直接結算。具體操作如下：原則上，到貨運費的支付由“公司物流采購中心與承辦的物流公司直接結算”，“業(yè)務人員及客戶均無須且不允許與物流公司直接結算運費”，以下兩種特殊情形的運費支付結算方法如下：情形一：短途運費結算。特殊情況下，（如，貨物量少或地方偏遠等情況，物流公司不直接送達，需客戶自提貨物的，自提的短途運費統(tǒng)一由客戶或業(yè)務員代為支付結算，然后由客戶出具“（自提）運費墊付證明”，注明事由及金額等詳情，并簽字（蓋章），寄回或由業(yè)務員帶回公司，由物流采購中心簽字證實后進行審批及沖賬或報銷。情形二：物流過程中的異常變動。特殊情況下，（如，物流公司不守合同，出現(xiàn)貨物不送達約定的到貨地點，要求客戶自提的；或者中途或到站后要求追加運費或當面結算運費的；或者是因貨損等原因要求客戶按“送貨單”簽收，否則不予卸貨的；或者是蒙騙了客戶當場結算了運費的；等等類似的情形，均須在第一時間內與責任業(yè)務員聯(lián)系，業(yè)務員視具體情況上報物流采購中心及銷售部，取得相關部門確認處理方案后方可將處理意見答復客戶，不可擅自做主，否則一切損失計入大區(qū)費用。如有必要（如，公司同意先由客戶墊付運費等），則必須由客戶出具類似于“（自提）運費墊付證明”的相關證明材料，注明詳情，并簽字（蓋章），寄回或由業(yè)務員帶回公司，由物流采購中心簽字證實后進行審批及沖賬或報銷。 反饋、銷售臺賬物流采購中心、銷售文員、銷售會計物流采購中心在貨物發(fā)運后的一個工作日內將發(fā)貨情況當天制表反饋回營銷中心辦公室，由責任銷售文員反饋至相關業(yè)務員或視情況報批相關銷售主管。同時，銷售會計也根據物流反饋情況，兩個工作日內再次核對“送貨單”（記賬聯(lián)），并將發(fā)貨單據轉及時錄入（確認）K3。（因發(fā)貨未到，回單未收等情況，也應建立類似的虛擬臺賬），以便于過程查單、查賬及貨款催收。發(fā)運后13個工作日 個人建賬業(yè)務崗位業(yè)務員在確認發(fā)貨后，將該筆發(fā)貨情況及時錄入個人的“業(yè)務往來明細賬”的，以方便記憶及事后對賬與稽查。（事后必須密切跟蹤到貨情況，客戶接收情況等） 收單、記錄、上賬業(yè)務崗位銷售文員銷售會計業(yè)務員必須按規(guī)定，在60天內將發(fā)貨單的“回單聯(lián)”從客戶手中回收，并據此自查此前的個人的“業(yè)務往來明細賬”是否與實際相符。并將“回單聯(lián)”寄達公司銷售文員處接收，記錄后轉交銷售會計錄入K3的銷售臺賬。注：回收的“回單聯(lián)”必須有客戶的簽收確認（簽名蓋單）及業(yè)務員簽字。如有特殊情況（如，回單丟失、金額不符等），則必須由客戶出具類似于“（自提）運費墊付證明”的相關證