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辦公室管理形成性考核冊答案辦公室管理作業(yè)1（第一、第二章） 一、單選選擇題 1、B 2、D 3、A 4、C 5、A 6、A 7、D 8、C 9、B 10、A 二、判斷題 1.V 2.V 3.V 4.V 5.X 6.X 7.V 8.V 9.V 10.X 三、簡答題 1、簡答辦公室的主要特點。P5（說明：這表示要參考教材第5頁的內(nèi)容，下同） 2、談?wù)勀銓k公室人員應(yīng)具備的職業(yè)素質(zhì)中“善謀”的理解。P8 3、簡述辦公室設(shè)備使用規(guī)范。P16 4、 簡述在儲藏間存儲辦公用品時的注意事項。P20 辦公室管理作業(yè)2（第三、第四章） 一、設(shè)計題 調(diào)研工作大體上可分為三個階段，即準備階段、實施階段和完成階段，請對調(diào)研工作的三個階段進行詳細設(shè)計。 P34 二、案例分析題 *示例分析 秘書李敏每天一上班和下班前都將自己的工作區(qū)域清潔整理得干干凈凈、有條不紊，同時她也主動清潔整理自己常用的復(fù)印機、打印機、飲水機、檔案柜、公用書架等。每當(dāng)她看到復(fù)印紙抽拿零亂，公用字典扔在窗臺，廢紙桶滿了沒人倒，都及時做些清潔整理工作，以維護辦公環(huán)境的整潔。 秘書小王每天都認真清潔整理自己的辦公桌，常用的筆、紙、回型針、訂書器、文件夾以及專用電話等都擺放有序。下班前，她也將辦公桌收拾得干凈整齊，從不把文件、物品亂堆亂放在桌面上。但小王很少參與清理和維護公用區(qū)域，也常將公用資源如電話號碼本、打孔機、檔案夾等鎖進自己的辦公桌，常常使別人找不到，影響了工作。 秘書小劉上班匆匆忙忙，接待室的窗臺布滿灰塵，辦公桌上堆得滿滿當(dāng)當(dāng)，電腦鍵盤污跡斑斑，上司要的文件總是東查西翻，每日常用的“訪客接待本”也總是找不到。自己的辦公桌都沒有管理清楚，更無暇顧及他處。 *點評：通過上述案例，可以看出辦公室工作環(huán)境的清潔、有序，直接對組織的形象和績效產(chǎn)生一定的影響。一個良好的工作環(huán)境，有利于組織的對外形象塑造，有利于提高秘書的工作效率。可見，李敏符合要求；小王的工作存有誤區(qū)；小劉工作不合要求。 *工作程序 加強對日常環(huán)境的管理，營造一個令人神靜心怡的工作環(huán)境，是公司秘書一項經(jīng)常性的工作，也是一份責(zé)任和義務(wù)。 秘書對日常環(huán)境的管理包括3個方面的內(nèi)容，即個人工作區(qū)的環(huán)境管理，上司辦公室的環(huán)境管理，日常公務(wù)活動區(qū)的環(huán)境管理。 1.保持你所參與的公共區(qū)域整潔(1)要保持上司會客室和會議室的清潔，在來訪客人離開及會議結(jié)束后要及時通知保潔員進行打掃和清理。 (2)正確使用并注意維護復(fù)印機、傳真機等辦公自動化設(shè)備，保持周邊的整潔，發(fā)現(xiàn)問題自己動手或及時找人維修。 (3)對文件柜、檔案柜、書架、物品柜等公用資源要經(jīng)常注意清理，對報刊、文件及公用的辦公用品，用后要及時放歸原處，保持整潔有序。 (4)注意發(fā)現(xiàn)在辦公設(shè)備、室內(nèi)光線、溫度、通風(fēng)、噪音、通道等方面存在的有礙健康和安全的隱患，并及時提出建議或通知有關(guān)人員進行整改。 2.保持你的上司的工作環(huán)境的整潔 (1)經(jīng)常整理上司辦公室和辦公桌，將文件和物品擺放整齊，文件柜、書架、博古架和各種陳設(shè)要保持清潔。 (2)每天要定時開窗通風(fēng)，保持空氣的自然清新，并定時測溫、測濕，保持適合上司習(xí)慣的溫度和濕度。 (3)經(jīng)上司授權(quán)后，定期對上司的文件柜進行清理，將文件資料歸類保管存放，將一些無用的文件及時清退或銷毀。 (4)對上司辦公室的花卉、盆景，要及時澆水、施肥、剪枝，保持其美觀和生機;對辦公室內(nèi)的金魚，要及時喂食、清排魚缸內(nèi)的濁物，保持水質(zhì)的清潔。 (5)上司接待客人后，要及時對煙缸、茶具等進行清洗和整理。 (6)經(jīng)常對安全、衛(wèi)生等狀況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時通知有關(guān)人員進行處理，時刻保持良好的狀態(tài)。 3.整理個人工作環(huán)境 辦公桌是每一位秘書人員的直接工作空間，所以在布置自己的辦公桌時，既要使自己感覺舒適，又要保持桌面上有條不紊。有了整齊清潔的辦公環(huán)境，不僅可以提高工作效率，還有助于提升專業(yè)形象，甚至還會因此而受到同事欣羨的眼光，并成為典范，對辦公室人際關(guān)系也有意想不到的益處。 (1)辦公桌的必備物品及其整理 擺放在辦公桌上的物品都應(yīng)是經(jīng)常使用的。比如記錄紙、鉛筆、文件夾、剪刀、訂書機、膠水、回形針、信封以及其他一些工作上需要的用品，應(yīng)將它們整齊地擺放在你的辦公桌上。 電話。 電腦。 參考書。 文具用品盒。 文件夾。 辦公桌抽屜。 (2)整理辦公桌的技巧 要想快速治理辦公桌的混亂局面，營造出高效率的辦公環(huán)境，可以采取以下5個步驟： 將不常用的東西轉(zhuǎn)移到其他的地方。 清理過期的文件。注意你的電腦顯示器。 充分利用辦公空問。 清理舊的閱讀材料。 辦公室管理作業(yè)3（第五、第六章） 一、單選選擇題 1.A 2.C 3.C 4.C 5.C 6.B 7.D 8.D 9.C 10.C 二、判斷題 1. X 2. X 3. V 4.V 5.V 6. V 7.V 8.X 9.V 10.X 三、簡答題 1、簡要回答公文寫作的五部曲。 P105 2、簡要回答起草請示的“五步棋”。P110 3、簡述公文校對工作要求。P127 答：可答P127倒數(shù)第6行的內(nèi)容； 也可以參考下面的內(nèi)容： 首先，要看文稿的標題是否準確，如有的將請示、報告混淆，通報、通告混淆等情況；也有時不注意標題中的詞語前后顛倒；文件的標題是否缺項（單位加事由加文種）。 第二，查看公文發(fā)文字號中的年份是否用六角號括起來的，因為一般人不太注意這些地方，在實際使用中，這個括號的用法可謂是五花八門，有用方括號的，有用這種的【】，也有用圓括號的（）。這都不對，一定要使用國家標準規(guī)定的六角括號，這才是正確的。 第三，在審稿時遇到文稿有序號的，一定要全文上下通看一遍，看一看前后序號的使用有沒有問題，要全文檢查核對一下，是否前后統(tǒng)一、有無斷號、重號。 第四，文稿中數(shù)字方面出錯比較常見，如有的文稿開頭講說有五個方面，可能后面只講了四個方面；也有的講話稿開頭說講“兩個問題”實際后面是三個問題；另外有人名字的也要仔細檢查核對，是否有差錯，人數(shù)是否有出入。 第五，文稿中的時間，即年月日，不論是正文中，還是文末落款處，出現(xiàn)這種時間就要認真審核是否有誤，特別是每年的年初，這個時段的文稿在年份上最容易出錯，一不留神就會弄錯，所以一定要記得核對。 第六，注意文中的標點符號。在公文文稿中，對于常用的標點符號通常情況下也是有統(tǒng)一的規(guī)定，按照規(guī)范要求，在公文中正確使用標點符號。常見的錯誤主要表現(xiàn)為：有的文件以“為??！睘殚_頭，這里的句號應(yīng)該為逗號。有的在“第一”、“首先”等序號后邊該用逗號的用了頓號，有的在序號加括號如（1）（2）后邊不該再加標點的加了頓號。還有不注意標點的人一逗到底；也有在修改時只修改文字，沒有注意到標點符號。 第七，文稿中的錯別字。在公文文稿中，如果出現(xiàn)錯別字，在這種情況下，將會影響公文的嚴謹性和權(quán)威性。撰寫公文文稿要一絲不茍，完稿之后需要進行審核。在文字輸入方面，五筆、拼音應(yīng)用比較廣泛，在用五筆進行輸入時，通常情況下容易產(chǎn)生形狀相似的錯字，而用拼音輸入法則容易產(chǎn)生同音別字。在審稿時要有針對性的進行審核，以提高工作效率。 第八，有的固定語句一般都是觀點性的，所以使用必須準確，審稿時要特別留心；另外要看的是文章的首尾是否呼應(yīng)；標題和結(jié)尾用語是否對應(yīng)，例如請示的結(jié)尾要對應(yīng)“請批復(fù)”，報告的結(jié)尾要對應(yīng)“請審示”等等。 第九，再要注意的是文稿中的人名、地名、專業(yè)名詞、計量單位、技術(shù)術(shù)語（遇有不確定的，要請教或咨詢有關(guān)專業(yè)人員）、符號等是否準確。 第十，公文的紙張尺寸、字體字號、字距行距等排版格式是否符合規(guī)范要求，在審核過程中，需要通篇看一看文中是否存在不符合規(guī)范的地方。在有的文稿中，同一級小標題的字體、段落間行距出現(xiàn)不一致的情況，這種情況是復(fù)制文件的過程中，沒有對文件格式進行調(diào)整造成的。 所以說審稿不能急于求成，要靜下心來，不厭其煩。否則一旦疏忽大意，出現(xiàn)差錯，便會帶來不可挽回的后果。 4、 簡答電子公文處理過程的五個環(huán)節(jié)。P143 辦公室管理作業(yè)4（第七、第八章） 一、填空題 常用禮貌用語七字訣： 與人相見說“您好” 問人姓氏說“貴姓” 問人住址說“府上” 仰慕已久說“久仰” 長期未見說“久違” 求人幫忙說“勞駕” 向人詢問說“請問” 請人協(xié)助說“費心” 請人解答說“請教” 求人辦事說“拜托” 麻煩別人說“打擾” 求人方便說“借光” 請改文章說“斧正” 接受好意說“領(lǐng)情” 求人指點說“賜教” 得人幫助說“謝謝” 祝人健康說“保重” 向人祝賀說“恭喜” 老人年齡說“高壽” 身體不適說“欠安” 看望別人說“拜訪” 請人接受說“笑納” 送人照片說“惠存” 歡迎購買說“惠顧”希望照顧說“關(guān)照” 贊人見解說“高見” 歸還物品說“奉還” 請人赴約說“賞光” 對方來信說“惠書” 自己住家說“寒舍” 需要考慮說“斟酌” 無法滿足說“抱歉” 請人諒解說“包涵” 言行不妥“對不起” 慰問他人說“辛苦” 迎接