贏商網(wǎng)-世邦魏理仕財(cái)務(wù)部工作手冊(cè).doc

世邦魏理仕物業(yè)管理財(cái)務(wù)手冊(cè)北京世邦魏理仕物業(yè)管理服務(wù)有限公司資產(chǎn)服務(wù)部編制目 錄第一章財(cái)務(wù)部組織架構(gòu)及崗位職責(zé)3第二章財(cái)務(wù)工作職責(zé)5一、財(cái)務(wù)部工作職責(zé)6二、財(cái)務(wù)部崗位職責(zé)7第三章財(cái)務(wù)管理規(guī)定及管理制度10一、財(cái)務(wù)管理規(guī)定11二、財(cái)務(wù)管理制度21第四章財(cái)務(wù)工作程序33一審批簽署程序34二支票、發(fā)票、收據(jù)的申領(lǐng)程序34三支票報(bào)銷或費(fèi)用支出程序35四現(xiàn)金報(bào)銷及管理程序35五申請(qǐng)采購(gòu)普通的辦公用品/大廈物品程序 36六申請(qǐng)采購(gòu)資產(chǎn)類物品/工程用材料/非經(jīng)常性維修工程程序37七管理處收入程序37八倉(cāng)庫(kù)管理及物料盤點(diǎn)程序38九工具借用程序39十業(yè)務(wù)招待費(fèi)程序39十一公共事業(yè)費(fèi)繳款流程39第五章物業(yè)管理公司財(cái)務(wù)交接項(xiàng)目明細(xì)41第六章財(cái)務(wù)常用表格43第 一 章財(cái) 務(wù) 處 理 原 則財(cái)務(wù)處理原則 北京世邦魏理仕物業(yè)管理服務(wù)有限公司所采取的物業(yè)管理模式為基金式管理。每個(gè)項(xiàng)目有自己獨(dú)立的銀行賬戶，管理費(fèi)收入屬于共同業(yè)主;項(xiàng)目的費(fèi)用從管理費(fèi)的收入中支出，管理費(fèi)有盈余的歸屬共同業(yè)主所有。物業(yè)管理公司適用的會(huì)計(jì)制度為：外商投資企業(yè)會(huì)計(jì)制度;物業(yè)管理公司的賬務(wù)處理原則是：權(quán)責(zé)發(fā)生制原則。所有的費(fèi)用將按照投標(biāo)或年初時(shí)的項(xiàng)目經(jīng)營(yíng)預(yù)算進(jìn)行控制，分配以及預(yù)提，每月的營(yíng)業(yè)稅金通過世邦魏理仕北京總公司代繳。在傭金收取方面，北京世邦魏理仕在其管理期間，將只按月收取一定管理者酬金的模式進(jìn)行；而有關(guān)管理者酬金的收取比例依照委托管理合同中的有關(guān)條款執(zhí)行。管理費(fèi)收取標(biāo)準(zhǔn)確定的原則：北京世邦魏理仕管理的項(xiàng)目，管理費(fèi)收取的標(biāo)準(zhǔn)為以支定收的原則，根據(jù)項(xiàng)目每年所做出的經(jīng)營(yíng)預(yù)算，來確定管理費(fèi)收取的價(jià)格。如果是補(bǔ)貼式經(jīng)營(yíng)的，按照委托合同中相關(guān)規(guī)定收取。應(yīng)收賬款不計(jì)提壞賬準(zhǔn)備，采用實(shí)際轉(zhuǎn)銷法進(jìn)行賬務(wù)處理。第 二 章財(cái) 務(wù) 工 作 職 責(zé)財(cái)務(wù)部工作職責(zé)財(cái)務(wù)部在總物業(yè)經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)下，行使財(cái)務(wù)管理、財(cái)務(wù)監(jiān)督以及成本核算的職能。主要任務(wù)包括：籌措資金、財(cái)務(wù)核算、編制預(yù)算、審核各項(xiàng)成本費(fèi)用支出、組織收款業(yè)務(wù)、承擔(dān)成本核算和會(huì)計(jì)核算等會(huì)計(jì)職能；制作各種財(cái)務(wù)報(bào)表；保證財(cái)務(wù)信息暢通，利用財(cái)務(wù)分析和數(shù)據(jù)資料為管理人員提供決策依據(jù)。1、掌握經(jīng)濟(jì)信息，作好經(jīng)濟(jì)預(yù)測(cè)。掌握國(guó)家已出臺(tái)的經(jīng)濟(jì)法規(guī)、政策、條例，廣泛收集市場(chǎng)信息及各種經(jīng)濟(jì)資料、市場(chǎng)發(fā)展趨勢(shì)等，為總物業(yè)經(jīng)理組織公司重要經(jīng)營(yíng)活動(dòng)提供客觀依據(jù)。2、編制財(cái)務(wù)預(yù)算，確定財(cái)務(wù)管理目標(biāo)。即在市場(chǎng)調(diào)查和經(jīng)濟(jì)預(yù)測(cè)的基礎(chǔ)上，組織公司各部門做好財(cái)務(wù)預(yù)算，編制部門計(jì)劃，搞好綜合平衡，編制公司的財(cái)務(wù)收支預(yù)算，確定公司及各部門的財(cái)務(wù)管理目標(biāo)。3、合理運(yùn)用資金，加快資金周轉(zhuǎn)。即以預(yù)算目標(biāo)為基礎(chǔ)，合理控制成本和費(fèi)用，加快資金周轉(zhuǎn)，提高資金使用效率。4、加強(qiáng)經(jīng)營(yíng)收入管理，保證資金及時(shí)回籠。5、加強(qiáng)成本費(fèi)用管理，提高經(jīng)濟(jì)效率，定期編制成本、費(fèi)用及經(jīng)營(yíng)收入分析報(bào)告，為考核各部門目標(biāo)管理預(yù)算指標(biāo)的執(zhí)行情況提供依據(jù)。6、加強(qiáng)固定資產(chǎn)管理，提高固定資產(chǎn)利用率，監(jiān)督固定資產(chǎn)使用過程，延長(zhǎng)固定資產(chǎn)使用壽命，提高固定資產(chǎn)使用效率。7、加強(qiáng)會(huì)計(jì)核算，按時(shí)上報(bào)各種財(cái)務(wù)報(bào)表。根據(jù)公司要求設(shè)置會(huì)計(jì)科目、編制會(huì)計(jì)報(bào)表，定期組織資產(chǎn)核算、負(fù)債核算、所有者權(quán)益核算、營(yíng)業(yè)收入核算、成本費(fèi)用和稅金核算、利潤(rùn)和利潤(rùn)分配核算等全面核算。按期提供會(huì)計(jì)報(bào)表和各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表，為總物業(yè)經(jīng)理的經(jīng)營(yíng)決策和經(jīng)營(yíng)的正常開展提供依據(jù)。崗位職責(zé)一、 財(cái)務(wù)部經(jīng)理直接上級(jí)：總物業(yè)經(jīng)理直接下級(jí)：財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)、出納、收銀員崗位職責(zé)：1. 主持財(cái)務(wù)部全面工作，對(duì)各項(xiàng)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作定期研究、布置、檢查和總結(jié)，對(duì)總物業(yè)經(jīng)理全面負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)工作；2. 落實(shí)各項(xiàng)財(cái)務(wù)制度、規(guī)范，制訂財(cái)務(wù)部崗位責(zé)任制，檢查、監(jiān)督、指導(dǎo)各崗位工作；3. 編寫財(cái)務(wù)分析報(bào)告，審核各種對(duì)內(nèi)、對(duì)外財(cái)務(wù)報(bào)表；4. 嚴(yán)格按照財(cái)務(wù)預(yù)算、經(jīng)濟(jì)合同審批各項(xiàng)開支，實(shí)施財(cái)務(wù)監(jiān)督；5. 協(xié)助總物業(yè)經(jīng)理，組織編制項(xiàng)目年度財(cái)務(wù)預(yù)算，按時(shí)上報(bào)月度財(cái)務(wù)預(yù)算；6. 根據(jù)發(fā)展商/業(yè)主委員會(huì)審核批準(zhǔn)的年度費(fèi)用開支預(yù)算及管理公約， 監(jiān)督、檢查、稽核管理費(fèi)收支情況，嚴(yán)格控制各項(xiàng)支出在預(yù)算之內(nèi)；7. 參與重大經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)、合同管理業(yè)務(wù)開拓的可行性研究，為總物業(yè)經(jīng)理決策提供參考性信息；8. 協(xié)調(diào)財(cái)務(wù)部與其他部門、客戶、發(fā)展商財(cái)務(wù)部、總公司財(cái)務(wù)部的關(guān)系；9. 負(fù)責(zé)與銀行、稅務(wù)、工商聯(lián)絡(luò)及商討有關(guān)物業(yè)管理公司的稅務(wù)及外匯等事宜；10. 協(xié)同總物業(yè)經(jīng)理出席定期與業(yè)主的會(huì)議，每月對(duì)項(xiàng)目的財(cái)務(wù)狀況作出報(bào)告分析及提出建議；11. 配合內(nèi)部、外部審計(jì)人員對(duì)物業(yè)管理公司的財(cái)務(wù)賬目進(jìn)行審計(jì)工作；12. 保證賬務(wù)處理符合國(guó)家法律法規(guī)及政策；13. 總物業(yè)經(jīng)理交辦的其他工作。二、 會(huì)計(jì)直接上級(jí)：財(cái)務(wù)部經(jīng)理崗位職責(zé)：1. 全面熟悉業(yè)主資料，準(zhǔn)確掌握賬單發(fā)送信息，及時(shí)向上級(jí)提供業(yè)主欠費(fèi)情況；2. 監(jiān)察業(yè)主應(yīng)交之管理費(fèi)、公用事業(yè)費(fèi)及其他費(fèi)用的收取，定期對(duì)業(yè)主發(fā)送繳費(fèi)通知，根據(jù)業(yè)主欠費(fèi)情況及時(shí)發(fā)送催款賬單以及分析欠費(fèi)原因，采取適當(dāng)?shù)淖防U行動(dòng)，及時(shí)通知財(cái)務(wù)部經(jīng)理/總物業(yè)經(jīng)理，由總物業(yè)經(jīng)理決定是否發(fā)送催款最后通牒以及采取相應(yīng)的措施；3. 貫徹執(zhí)行收取物業(yè)管理費(fèi)的程序并維持較高的收款率；4. 關(guān)切業(yè)主變動(dòng)情況，凡有業(yè)主搬遷的情況，必須查閱有關(guān)合同文件資料，并與發(fā)展商/業(yè)主聯(lián)系，核查業(yè)主各項(xiàng)費(fèi)用的清繳情況，租賃情況變動(dòng)要及時(shí)取得發(fā)展商/業(yè)主的書面授權(quán)書；5. 及時(shí)制作搬入/出業(yè)主欠交費(fèi)用賬單，分析每月和全年應(yīng)收款項(xiàng)的回收率；6. 經(jīng)常保持與業(yè)主聯(lián)系，核對(duì)賬務(wù)，負(fù)責(zé)對(duì)業(yè)主欠賬情況查詢及解釋；7. 日常運(yùn)行的賬務(wù)處理，編制各種記帳憑證，編制各種財(cái)務(wù)報(bào)表及財(cái)務(wù)狀況分析表；8. 負(fù)責(zé)物業(yè)管理費(fèi)及公共事業(yè)費(fèi)的統(tǒng)計(jì)核算，負(fù)責(zé)計(jì)算提取員工工資、福利費(fèi)及營(yíng)業(yè)稅金；9. 負(fù)責(zé)每月與總部及發(fā)展商財(cái)務(wù)進(jìn)行往來帳目的核對(duì)；10. 負(fù)責(zé)每月月末與出納核對(duì)現(xiàn)金、銀行賬，盤存保險(xiǎn)柜庫(kù)存現(xiàn)金；11. 定期稽核倉(cāng)庫(kù)管理員提交的盤點(diǎn)報(bào)表，及時(shí)向財(cái)務(wù)經(jīng)理提交盤點(diǎn)分析報(bào)告；12. 年末配合審計(jì)師組織各部門進(jìn)行一次資產(chǎn)盤點(diǎn)清查工作；13. 及時(shí)打印記帳憑證、會(huì)計(jì)帳簿，并裝訂成冊(cè)，負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)資料、檔案管理；14. 協(xié)助財(cái)務(wù)經(jīng)理進(jìn)行年度審計(jì)工作；15. 財(cái)務(wù)經(jīng)理交辦的其他工作；三、 出納直接上級(jí)：財(cái)務(wù)部經(jīng)理崗位職責(zé)：1. 嚴(yán)格按照財(cái)務(wù)制度辦理現(xiàn)金收付、銀行結(jié)算業(yè)務(wù)及日常報(bào)銷及支出，確保各項(xiàng)收支必須得到充分的授權(quán)；2. 逐日序時(shí)登記現(xiàn)金日記賬，每日清點(diǎn)現(xiàn)金，保證賬實(shí)相符，庫(kù)存現(xiàn)金余額不得超過規(guī)定限額；3. 逐日序時(shí)登記銀行存款日記賬，月末編制“銀行存款余額調(diào)節(jié)表” ；4. 日常費(fèi)用報(bào)銷工作，收集審核日常報(bào)銷單據(jù)，審核原始單據(jù)是否齊全、是否符合規(guī)定，審批手續(xù)是否完備，對(duì)不符合規(guī)定的一律不予辦理；5. 及時(shí)將所收款項(xiàng)存入收入帳戶，辦理收入帳戶與支出帳戶的結(jié)轉(zhuǎn)手續(xù)；6. 及時(shí)編制現(xiàn)金流量報(bào)表；7. 及時(shí)匯總業(yè)主各項(xiàng)費(fèi)用的收取情況，與會(huì)計(jì)對(duì)帳；8. 妥善保管各種發(fā)票及收據(jù)，完善各種票據(jù)的收、發(fā)、領(lǐng)用手續(xù)；9. 按時(shí)繳納各項(xiàng)稅款，辦理發(fā)票購(gòu)買事宜；10. 月末盤點(diǎn)收銀員備用金；11. 與總公司日常工作的溝通與聯(lián)系（費(fèi)用報(bào)批、各種簽章等）；12. 完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。四、 收銀員直接上級(jí)：總出納崗位職責(zé)：1. 負(fù)責(zé)業(yè)主各種款項(xiàng)的收取工作；2. 妥善保管庫(kù)存?zhèn)溆媒鸺案鞣N單據(jù)等；3. 每日將當(dāng)日收款情況表及所收款項(xiàng)交予出納，雙方核對(duì)相符后，簽字確認(rèn)；4. 嚴(yán)格按照規(guī)定收取各種款項(xiàng)，如遇特殊情況應(yīng)得到財(cái)務(wù)經(jīng)理/總物業(yè)經(jīng)理批準(zhǔn)后方可辦理；5. 嚴(yán)格按照規(guī)定開據(jù)各種發(fā)票及收據(jù)，不得轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓、代開發(fā)票，不得自行擴(kuò)大發(fā)票使用范圍。第 三 章財(cái)務(wù)管理規(guī)定及管理制度一、 財(cái)務(wù)管理規(guī)定會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定針對(duì)會(huì)計(jì)檔案的重要性，根據(jù)企業(yè)會(huì)計(jì)管理規(guī)定，制定以下管理規(guī)定。1. 會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證，會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要憑證和證據(jù)。具體包括：1.1 會(huì)計(jì)憑證類:原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會(huì)計(jì)憑證;1.2 會(huì)計(jì)賬薄類：總賬、明細(xì)賬、日記賬、輔助賬簿、其他會(huì)計(jì)賬簿;1.3 報(bào)告類：月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說明，其他財(cái)務(wù)報(bào)告;1.4 其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單及其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料。2. 項(xiàng)目每年形成的會(huì)計(jì)檔案由財(cái)務(wù)部按照歸檔要求整理立卷、裝訂成冊(cè),并編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終結(jié)后，由財(cái)務(wù)部保管1年。期滿之后，由財(cái)務(wù)部專人保管并且存放于專用的保管地點(diǎn)。3. 財(cái)務(wù)部保存的會(huì)計(jì)檔案不得借出。如有特殊需要，經(jīng)財(cái)務(wù)部經(jīng)理批準(zhǔn)，方可代查閱或復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。查閱或復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的人員，嚴(yán)禁在會(huì)計(jì)檔案上涂畫、拆封和抽換。4. 會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從會(huì)計(jì)年度終結(jié)后的第一天開始計(jì)算。定期保管期限為10年、15年兩類。5. 本規(guī)定的會(huì)計(jì)保管期限為最低保管期限，各類會(huì)計(jì)檔案的保管原則上應(yīng)當(dāng)按照本規(guī)定附表所列期限執(zhí)行。會(huì)計(jì)檔案的具體名稱如有同本規(guī)定附表所列檔案名稱不相符的，可以比照類似檔案的保管期限辦理。6. 保管期滿的會(huì)計(jì)檔案，除第(七)條規(guī)定的情形外，可以按照以下程序銷毀； 6.1 由財(cái)務(wù)部提出銷毀意見，編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，列明銷毀會(huì)計(jì)檔案的名 稱、 卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容; 6.2 總物業(yè)經(jīng)理在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見; 6.3 銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由行政和財(cái)務(wù)部共同派員監(jiān)銷; 6.4 監(jiān)銷人在監(jiān)銷會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì) 所要銷毀的會(huì)計(jì)檔案；銷毀后應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告總物業(yè)經(jīng)理。7. 保管期滿但未結(jié)清債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)保管清冊(cè)中列明。8. 采用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算，應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案。財(cái)務(wù)預(yù)算制定為確保管理正常運(yùn)作，提高財(cái)務(wù)收支預(yù)算的合理性及加強(qiáng)成本控制，制定預(yù)算制定方案。1. 相關(guān)職責(zé)1.1 財(cái)務(wù)部經(jīng)理負(fù)責(zé)協(xié)助總物業(yè)經(jīng)理編制公司每一年度財(cái)務(wù)預(yù)算，每年11月份著手編制下年度的財(cái)務(wù)收支預(yù)算。1.2 費(fèi)用支出部門詳細(xì)提供過往12個(gè)月財(cái)務(wù)資料；1.3 客戶資料管理部門詳細(xì)提供過往12個(gè)月電費(fèi)和水費(fèi)統(tǒng)計(jì)表的明細(xì)資料；1.4 各部門提供下一年度的費(fèi)用預(yù)算開支計(jì)劃；1.5 總物業(yè)經(jīng)理提供下一年度人員編制計(jì)劃與調(diào)資計(jì)劃表。2. 編制要求2.1 堅(jiān)持“以支定收，收支平衡”為預(yù)算原則，以發(fā)展商/業(yè)主委員會(huì)審批的 收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)為準(zhǔn)則；2.2 根據(jù)各部門提供資料，進(jìn)行分析及計(jì)算；2.3 將計(jì)算分析出的數(shù)據(jù)資料,形成初稿；2.4 預(yù)算編制按規(guī)定格式進(jìn)行，對(duì)于預(yù)算中的項(xiàng)目須附上注解，并提交總物業(yè)經(jīng)理審核；2.5 提交發(fā)展商/業(yè)主委員會(huì)審批；2.6 發(fā)展商/業(yè)主委員會(huì)審批通過后貫徹執(zhí)行。3. 資料處理3.1 用于編制年度預(yù)算的資料應(yīng)進(jìn)行歸檔登記；3.2 年度預(yù)算執(zhí)行完成后，應(yīng)與實(shí)際數(shù)進(jìn)行對(duì)比分析，并作為預(yù)算附件資料，連同預(yù)算資料一齊保存。管理費(fèi)支出管理規(guī)定管理費(fèi)的支出應(yīng)體現(xiàn)管理費(fèi)“取之于客戶，用之于客戶”的原則。制定本規(guī)定，是為加強(qiáng)對(duì)管理費(fèi)用開支的管理，確保管理費(fèi)支出的合理性。1. 管理費(fèi)主要支出項(xiàng)目1.1 共用設(shè)備、設(shè)施的維修及保養(yǎng)費(fèi)；1.2 公共區(qū)域消耗的公共事業(yè)費(fèi)用；1.3 . 交辦的其他工作；程中，嚴(yán)格按公開的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一尺度收費(fèi)。公共區(qū)域綠化費(fèi)及節(jié)日裝飾費(fèi)；1.4 公共區(qū)域清潔、殺蟲費(fèi)用；1.5 管理人員支出，包括工資、福利、制服及裝備等；1.6 物業(yè)管理公司酬金（按管理合同規(guī)定）；1.7 大廈保險(xiǎn)費(fèi)；1.8 審計(jì)費(fèi)、律師費(fèi)及聘請(qǐng)專業(yè)人員費(fèi)用；1.9 固定資產(chǎn)折舊費(fèi)；1.10 應(yīng)急及不可預(yù)測(cè)費(fèi)用；1.11 稅費(fèi)；1.12 行政辦公費(fèi)用；1.13 其他為管理的合理支出。2. 管理費(fèi)支出監(jiān)管2.1 每年度的管理費(fèi)開支必須按年度預(yù)算項(xiàng)目執(zhí)行；2.2 每月的管理費(fèi)用支出應(yīng)按本預(yù)算執(zhí)行，如每一具體項(xiàng)目的費(fèi)用支出超過 預(yù)算金額，物業(yè)管理公司必須在季度和年度財(cái)務(wù)報(bào)表做出合理解釋。2.3 每年度管理費(fèi)開支原則上應(yīng)按照預(yù)算項(xiàng)目執(zhí)行；2.4 凡發(fā)生與會(huì)計(jì)制度和稅法相違背的費(fèi)用支出嚴(yán)禁在管理費(fèi)中列支；2.5 財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)對(duì)每年度管理費(fèi)支出用途進(jìn)行審核和監(jiān)督。存入保證金管理規(guī)定為規(guī)范對(duì)客戶所繳交的押金、保證金的管理，正確反映其變動(dòng)狀況，特制定本管理規(guī)定。1. 裝修保證金收繳管理1.1 裝修保證金收繳管理為客戶進(jìn)行裝修的施工單位，必須繳納裝修保證金，裝修保證金按照管理公司有關(guān)裝修管理規(guī)定收取。1.2 裝修保證金退還管理1.2.1裝修保證金退還的前提條件為工程驗(yàn)收合格?？蛻粞b修工程完工，提出驗(yàn)收申請(qǐng)，工程部系統(tǒng)工程師、管業(yè)部經(jīng)理及保安部經(jīng)理會(huì)同設(shè)計(jì)單位、施工單位、建設(shè)單位、監(jiān)理單位對(duì)其進(jìn)行驗(yàn)收并在單位工程驗(yàn)收記錄上簽署合格，方可申請(qǐng)退還押金。1.2.2財(cái)務(wù)部根據(jù)工程部、管理部及保安部簽署的驗(yàn)收合格及退還保證金的意見，核實(shí)其保證金繳交情況，簽署意見。1.2.3辦理退款時(shí)，出納人員應(yīng)認(rèn)真審核用戶退款手續(xù)的完備性，要求客戶在收據(jù)或說明書上簽收確認(rèn)，并登記其有效證件的號(hào)碼；1.2.4經(jīng)核實(shí)無誤后，進(jìn)入辦理退款程序。2. 施工出入證押金管理為客戶進(jìn)行裝修的施工人員，必須辦理施工出入證，同時(shí)按規(guī)定繳交施工出入證押金。2.1 施工出入證押金收繳管理根據(jù)管理公司裝修管理規(guī)定，向施工人員收取施工出入證押金。2.2 施工出入證押金退還管理2.2.1施工人員憑完好無缺的施工出入證及有關(guān)申請(qǐng)表退還押金；2.2.2管理公司應(yīng)根據(jù)審查后的施工證件，在申請(qǐng)表上簽署意見后轉(zhuǎn)交財(cái)務(wù)部辦理退款手續(xù)。2.3 財(cái)務(wù)部人員審核無誤后，方可辦理退款。有償服務(wù)收費(fèi)管理規(guī)定為提高服務(wù)質(zhì)量，加強(qiáng)對(duì)有償服務(wù)收費(fèi)的管理，特制定本規(guī)定。1. 工作程序先服務(wù)后收費(fèi)1.1 管業(yè)部對(duì)客戶所需維修項(xiàng)目的相關(guān)內(nèi)容詳細(xì)填寫記錄并輸入電腦，根據(jù)物業(yè)管理公司的有償服務(wù)價(jià)目表標(biāo)準(zhǔn)計(jì)費(fèi)后填入維修單;1.2 維修人員在客戶同意服務(wù)價(jià)格后，為客戶提供有償服務(wù)，最后請(qǐng)客戶對(duì)維修效果進(jìn)行驗(yàn)收并在維修單上簽字確認(rèn)，第一聯(lián)給管業(yè)部，第二聯(lián)返工程部，第三聯(lián)交財(cái)務(wù)部；1.3 各服務(wù)項(xiàng)目完成后，工程人員應(yīng)填寫維修時(shí)間、耗料情況，并簽署后交倉(cāng)庫(kù)管理員進(jìn)行庫(kù)存登記；1.4 當(dāng)工程維修單與工程部核對(duì)后，財(cái)務(wù)部每月15日前將上月的維修費(fèi)用列入有關(guān)客戶的繳費(fèi)通知書計(jì)費(fèi)收取。2. 其他要求2.1 維修人員對(duì)客戶提供服務(wù)后，不能直接向客戶收取現(xiàn)金，更不能接受客戶的小費(fèi)或其他饋贈(zèng)物品;2.2 若客戶要求的服務(wù)超出現(xiàn)服務(wù)范圍時(shí)，維修人員應(yīng)禮貌地給予合理解釋，并盡最大能力提供協(xié)助（如資料提供等），最后將情況反映至管理部負(fù)責(zé)人；2.3 根據(jù)市場(chǎng)價(jià)格及實(shí)際情況的費(fèi)用變化和客戶服務(wù)需求，物業(yè)管理公司應(yīng)及時(shí)增減服務(wù)項(xiàng)目或修訂收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。應(yīng)收賬款管理規(guī)定物業(yè)管理公司根據(jù)管理公約及項(xiàng)目的具體實(shí)際情況，特制訂應(yīng)收賬款收取的原則、方法、管理制度及相關(guān)措施如下：項(xiàng)目名稱根據(jù)項(xiàng)目名稱管理公約，及現(xiàn)在項(xiàng)目名稱應(yīng)收賬款具體實(shí)際情況，特制訂應(yīng)收賬款收取的原則、方法、管理制度及相關(guān)措施如下：1.收取原則及計(jì)算標(biāo)準(zhǔn)管理費(fèi)的收取原則，實(shí)行上收費(fèi)的原則管理費(fèi)收取的標(biāo)準(zhǔn)為RMB ？/m2 /月。公共事業(yè)費(fèi)及相關(guān)雜費(fèi)的收取原則，實(shí)行下收費(fèi)的原則即每月發(fā)送出的賬單是上月的電費(fèi)、水費(fèi)、煤氣費(fèi)等實(shí)際消耗量發(fā)生的金額。電費(fèi)的收取標(biāo)準(zhǔn)為RMB？/kwh；水費(fèi)收取標(biāo)準(zhǔn)冷水和中水為RMB？/ton，熱水為RMB ?/ton；煤氣費(fèi)的收取標(biāo)準(zhǔn)為RMB ?/m3。公共事業(yè)費(fèi)用的讀表時(shí)間為每月10日。2.收取方法業(yè)主（租戶）可以將管理費(fèi)或公共事業(yè)費(fèi)以現(xiàn)金或支票形式直接交到管理處的財(cái)務(wù)部，也可以通過銀行轉(zhuǎn)賬。我處的開戶行及賬號(hào)名稱如下：開戶名稱：北京世邦魏理仕物業(yè)管理服務(wù)有限公司開 戶 行：銀行地址：銀行帳號(hào)：3.應(yīng)收賬款管理制度及相關(guān)措施- 管理處實(shí)行應(yīng)收賬款賬單準(zhǔn)時(shí)發(fā)送及時(shí)收回的原則。每月有關(guān)部門將準(zhǔn)確無誤的相關(guān)數(shù)據(jù)13日下午五時(shí)前送到財(cái)務(wù)部。財(cái)務(wù)部每月13至14日將原始數(shù)據(jù)錄入計(jì)算并和制作賬單，每月16日將所有的管理費(fèi)、公共事業(yè)費(fèi)賬單發(fā)送完畢。每月底的最后一天為付款的最后期限。- 交費(fèi)期限：自發(fā)出賬單之日起，兩個(gè)星期內(nèi)交納。付款人如遇特殊情況不能及時(shí)付款，應(yīng)以書面形式通知管理處財(cái)務(wù)部。財(cái)務(wù)部將酌情向公司申請(qǐng)適當(dāng)延長(zhǎng)付款人的付款期限。- 逾期管理：如果業(yè)主（租戶）未有特殊情況，在規(guī)定的付款期限內(nèi)沒有交納相關(guān)費(fèi)用，本處將在賬單付款最后交款日過后的第7日發(fā)送催款單。催款單發(fā)送7日后，即應(yīng)付款項(xiàng)的最后期限。仍未付款的，管理處將采取進(jìn)一步措施即開始計(jì)算滯納金。滯納金的計(jì)算標(biāo)準(zhǔn)為：按天計(jì)算滯納金每天滯納金金額=付款人應(yīng)付金額總數(shù)X 0.5滯納金總額 =每天滯納金金額 X 逾期天數(shù)逾期天數(shù)包括國(guó)家法定假日和每周的休息日。- 如果逾期超過2個(gè)月（從付款的最后期限之日起），在收取滯納金的同時(shí)，物業(yè)公司將向業(yè)主委員會(huì)提出書面報(bào)告，經(jīng)業(yè)主委員會(huì)同意后，對(duì)未支付管理費(fèi)和公共事業(yè)費(fèi)的業(yè)戶發(fā)出書面通知，明確在通知的7日后，將采取停止供水、電或煤氣等相應(yīng)的措施，以避免共同業(yè)主及物業(yè)公司在經(jīng)濟(jì)上的損失。對(duì)惡意拖欠費(fèi)用的業(yè)戶，堅(jiān)決采取相應(yīng)的法律措施。- 手續(xù)費(fèi)的收?。横槍?duì)逾期付款超過2個(gè)月以上的業(yè)戶。物業(yè)公司將收取必要的手續(xù)費(fèi)，作為因業(yè)戶違約引起管理者額外工作及相關(guān)費(fèi)用的補(bǔ)償。 超過付款期限2個(gè)月以上的，每次收取手續(xù)費(fèi)￥300元。 代收代繳費(fèi)用管理規(guī)定代收代繳電話費(fèi)1. 每月12日之前，必須將上月的客戶電話費(fèi)清單和發(fā)展商已繳納的電話費(fèi)發(fā)票復(fù)印件送交到物業(yè)管理公司財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)的手里。作為物業(yè)管理公司確認(rèn)應(yīng)收款項(xiàng)的依據(jù)。2. 每月16日財(cái)務(wù)部將電話費(fèi)賬單分別發(fā)送給客戶和發(fā)展商，如果遇到節(jié)假日，賬單的發(fā)送日期和第1項(xiàng)操作程序相應(yīng)提前。3. 財(cái)務(wù)部將要按照具體的付款信息確定電話費(fèi)賬單發(fā)送的對(duì)象，客戶使用的發(fā)送給客戶；空號(hào)和發(fā)展商承諾付款的發(fā)送給發(fā)展商。4. 電話費(fèi)的付款期限與管理費(fèi)和公共事業(yè)費(fèi)用的付款期限相同，即客戶自收到賬單之日起有2周的付款時(shí)間。如果超過財(cái)務(wù)部確認(rèn)的付款期限而且沒有合理書面的逾期付款理由，財(cái)務(wù)部將要按照應(yīng)收款項(xiàng)管理規(guī)定，進(jìn)行相應(yīng)的處理和措施，對(duì)于60天內(nèi)仍不交納電話費(fèi)或所欠電話費(fèi)超過電話押金者，物業(yè)管理公司將強(qiáng)行切斷電話，并責(zé)成欠費(fèi)者墊付兩個(gè)月押金，從該電話押金中抵補(bǔ)未收回的電話費(fèi)。5. 由于電話費(fèi)用的收取行為屬于替發(fā)展商收取的代收行為，每月月底物業(yè)管理公司的財(cái)務(wù)部須與發(fā)展商的財(cái)務(wù)部進(jìn)行內(nèi)部往來款項(xiàng)的確認(rèn)，具體的確認(rèn)函需要雙方財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，同時(shí)，也可以作為付款申請(qǐng)或者往來賬項(xiàng)抵扣的依據(jù)。6. 以上的付款申請(qǐng)或者往來款項(xiàng)的抵扣是指物業(yè)財(cái)務(wù)部實(shí)際收回的電話費(fèi)金額，不應(yīng)包含應(yīng)收而未收回款項(xiàng)。7. 電話費(fèi)從發(fā)展商賬戶劃款，如需要物業(yè)管理公司立即全額劃給發(fā)展商，則電話押金應(yīng)放在物業(yè)管理公司；如只將收到多少電話費(fèi)就劃給發(fā)展商多少，則電話押金存入發(fā)展商賬戶。代供應(yīng)商收取的費(fèi)用為了嚴(yán)格遵守北京市稅務(wù)局關(guān)于發(fā)票的使用和管理規(guī)定，對(duì)管理公司的各項(xiàng)代收款項(xiàng)進(jìn)行有效的管理，現(xiàn)對(duì)管理公司的代收款項(xiàng)的條件做出明確規(guī)定：1. 收款人必須是與管理公司簽訂合同的分包商或者與管理公司簽訂正式的委托代收款合同，否則，將不予代收。2. 必須有付款人同意付款的確認(rèn)函。3. 代收款項(xiàng)到達(dá)管理公司的賬戶后，收款人才能向管理公司申請(qǐng)支取款項(xiàng)。收款人所提供給管理公司的發(fā)票，必須是符合北京市稅務(wù)局頒布新發(fā)票使用和管理規(guī)定的正式發(fā)票（即2001年4月1日起實(shí)施的新規(guī)定），而且發(fā)票必須真實(shí)有效。管理公司將按發(fā)票上的財(cái)務(wù)章的名稱作為付款支票的抬頭。在收到代收款項(xiàng)后，管理公司將代扣代繳營(yíng)業(yè)稅，稅率為5%。銀行收取的2手續(xù)費(fèi)以及代收款項(xiàng)屬于外幣的匯兌損益由收款人自己承擔(dān)，管理處不予承擔(dān)。二、 財(cái)務(wù)管理制度財(cái)務(wù)公開監(jiān)督制度制定財(cái)務(wù)管理公開監(jiān)督制度，是為增加財(cái)務(wù)管理的透明度，真正體現(xiàn)財(cái)務(wù)管理公平、公開、公正的有效性。1. 年度預(yù)算編報(bào)的規(guī)定1.1 物業(yè)管理公司每年的財(cái)務(wù)預(yù)算編報(bào)必須遵循“量出而入，以支定收，收支平衡”的基本原則;1.2 年度預(yù)算中費(fèi)用支出特定項(xiàng)目的變動(dòng)程度，如員工薪金、福利增減的變動(dòng)幅度等，將結(jié)合中華人民共和國(guó)勞動(dòng)保障部的規(guī)定及管理公司的實(shí)際情況指定，同時(shí)，還要征得發(fā)展商/業(yè)主委員會(huì)的同意，方能列入預(yù)算;1.3 年度預(yù)算報(bào)表中每一項(xiàng)目應(yīng)附有詳細(xì)的注釋及說明;1.4 年度預(yù)算報(bào)表須經(jīng)發(fā)展商/業(yè)主委員會(huì)審批后，方可執(zhí)行。2. 收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)公開化2.1 物業(yè)管理公司所有的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)均向業(yè)戶和發(fā)展商公開，并且在北京有關(guān)物價(jià)管理部門備案。同時(shí)，在執(zhí)行過程中，嚴(yán)格按公開的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一尺度收費(fèi)。2.2 管理費(fèi)收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)須按物業(yè)管理委托合同中規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)收取或者按經(jīng)發(fā)展商/業(yè)主委員會(huì)審批通過。2.3 物業(yè)管理公司對(duì)客戶有償服務(wù)收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，在執(zhí)行前，將要向所有的客戶公示。各項(xiàng)服務(wù)收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)具體包括材料費(fèi)、人工費(fèi)、稅金和適當(dāng)?shù)钠髽I(yè)利潤(rùn)。3. 費(fèi)用支出公開化3.1 年度的各項(xiàng)費(fèi)用開支必須控制在年度預(yù)算內(nèi)；若個(gè)別支出出現(xiàn)超支情況，物業(yè)管理公司需要做出書面的合理解釋。 3.2 日常運(yùn)行設(shè)備的改善、維修保養(yǎng)及重大的樓宇設(shè)備需對(duì)外分包的，應(yīng)通過招標(biāo)方式公平競(jìng)爭(zhēng)，擇優(yōu)選擇承包商。3.3 各項(xiàng)費(fèi)用支出堅(jiān)持?？顚Ｓ?，不可挪作他用，特別是維修基金的使用和管理。4. 經(jīng)營(yíng)狀況與財(cái)務(wù)報(bào)表公開化4.1 每月20日給發(fā)展商/業(yè)主委員會(huì)報(bào)送財(cái)務(wù)報(bào)表，包括資產(chǎn)負(fù)債表、損益表、應(yīng)收賬款分析、現(xiàn)金流量表等。4.2 每年度年底向發(fā)展商/全體業(yè)主公示管理處的經(jīng)營(yíng)成果及財(cái)務(wù)狀況。4.3 每年的財(cái)務(wù)狀況須經(jīng)會(huì)計(jì)師事務(wù)所進(jìn)行年度審計(jì)，審計(jì)結(jié)果報(bào)送發(fā)展商/業(yè)主委員會(huì)并接受所有業(yè)主的查詢。5. 大廈維修基金公開化大廈維修基金是指專項(xiàng)用于共用設(shè)施和共用設(shè)備大修理的資金。維修基金的來源有兩種，1、所有同業(yè)主按照國(guó)家規(guī)定的比例繳納的資金；2、管理公司運(yùn)行的盈余。物業(yè)管理公司在需要使用維修基金時(shí)，須經(jīng)發(fā)展商/業(yè)主委員會(huì)/業(yè)主大會(huì)批準(zhǔn)。應(yīng)急及不可預(yù)測(cè)費(fèi)用管理制度 物業(yè)管理公司每月提取的應(yīng)急及不可預(yù)測(cè)費(fèi)用在當(dāng)年支付所有不可預(yù)見事故的費(fèi)用后，剩余部分作為以后大廈應(yīng)急事件的準(zhǔn)備金。為規(guī)范應(yīng)急及不可預(yù)測(cè)費(fèi)用的使用和管理，結(jié)合實(shí)際情況，特制定本管理制度。1. 提取管理1.1 事故基金的計(jì)提列入年度管理費(fèi)預(yù)算，屬于管理預(yù)算的一部分，按月預(yù)提或者實(shí)際發(fā)生時(shí)一次性使用。1.2 應(yīng)急及不可預(yù)測(cè)費(fèi)用不單獨(dú)設(shè)立專戶儲(chǔ)存，但賬務(wù)處理時(shí)，單獨(dú)列示反映。2. 支出管理2.1 應(yīng)急及不可預(yù)測(cè)費(fèi)用應(yīng)?？顚Ｓ?2.2 應(yīng)急及不可預(yù)測(cè)費(fèi)用主要用于企業(yè)正常經(jīng)營(yíng)不能考慮到的應(yīng)急費(fèi)用或者 意外損失，更側(cè)重于社會(huì)公共物品的支出，如預(yù)防SARS購(gòu)買的各種消毒用品用具；某些恐怖活動(dòng)造成的損失等。3. 結(jié)存管理3.1 應(yīng)急及不可預(yù)測(cè)費(fèi)用的結(jié)存應(yīng)在每月會(huì)計(jì)報(bào)表中反映，并在財(cái)務(wù)報(bào)告中 說明其使用項(xiàng)目、使用情況等；3.2 應(yīng)急及不可預(yù)測(cè)費(fèi)用的結(jié)余部分將作為以后大廈應(yīng)急事件的準(zhǔn)備金。維修基金管理制度制度為規(guī)范維修基金的運(yùn)作、使用及管理，根據(jù)有關(guān)法規(guī)、條例及管理公約的規(guī)定，并結(jié)合物業(yè)的實(shí)際情況，特制定本制度。1. 基金來源1.1 所有同業(yè)主按照國(guó)家規(guī)定的比例繳納的資金；1.2 管理公司運(yùn)行的盈余；物業(yè)管理公司需要使用維修基金時(shí)，須經(jīng)發(fā)展商/ 業(yè)主大會(huì)/業(yè)主委員會(huì)批準(zhǔn)和書面授權(quán)。2. 基金用途維修基金僅用于支付共用設(shè)施及共用設(shè)備大型維修及更換的大型開支。3. 基金使用管理維修基金的使用由物業(yè)公司提出年度計(jì)劃，經(jīng)發(fā)展商/業(yè)主大會(huì)/業(yè)主委員會(huì)審定后實(shí)施，且使用時(shí)不能超出審批限額，如若超出需要單獨(dú)向發(fā)展商/業(yè)主大會(huì)/業(yè)主委員會(huì)申請(qǐng)。4. 結(jié)存管理4.1 公司應(yīng)根據(jù)運(yùn)作情況，對(duì)基金進(jìn)行合理的管理，實(shí)行?？顚Ｓ?，不準(zhǔn)挪作他用。4.2 物業(yè)管理公司應(yīng)及時(shí)向發(fā)展商/業(yè)主大會(huì)/業(yè)主委員會(huì)反映其增減變動(dòng)情況，在財(cái)務(wù)報(bào)告中予以說明；其結(jié)余情況應(yīng)報(bào)送發(fā)展商/業(yè)主大會(huì)/業(yè)主委員會(huì)，接受業(yè)主監(jiān)督。庫(kù)存管理制度1. 供貨商選擇的原則1.1采購(gòu)前的準(zhǔn)備工作：第一要填寫商品/物料采購(gòu)申請(qǐng)單，經(jīng)部門經(jīng)理確認(rèn)后報(bào)大廈總物業(yè)經(jīng)理批準(zhǔn)。第二要根據(jù)采購(gòu)的內(nèi)容確認(rèn)比價(jià)的程序，不同的金額比較的標(biāo)準(zhǔn)不同，具體的比較標(biāo)準(zhǔn)如下： RMB1,00以下的可以直接購(gòu)買。 RMB 1,00-RMB 10,00的需填寫報(bào)價(jià)單。 RMB 1,000-RMB 10,000的至少需要三家報(bào)價(jià)，已經(jīng)簽訂了供應(yīng)服務(wù)合同的不需要每月都進(jìn)行比較，只需在續(xù)簽新合同時(shí)進(jìn)行比較。 RMB10,000-RMB100,000的采購(gòu)至少需要四家報(bào)價(jià)。 RMB100,000以上的采購(gòu)至少需要五家的報(bào)價(jià)。 在索取供貨商的報(bào)價(jià)的同時(shí)供貨商還需要提供的資料包括資質(zhì)證明、營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、稅務(wù)登記證復(fù)印件以及相應(yīng)的業(yè)績(jī)報(bào)告。以上的比價(jià)不包括政府壟斷的項(xiàng)目，比價(jià)的目的不只是價(jià)格的比較還要比較相應(yīng)的售后服務(wù)，產(chǎn)品質(zhì)量情況等。另外，根據(jù)采購(gòu)合同的性質(zhì)不同，簽訂合同的代表人也有所不同，比如：需要?jiǎng)佑么髲B的維修基金的需要經(jīng)過業(yè)主委員會(huì)或者發(fā)展商的同意，合同金額比較大（合同金額30萬以上的），必須由總公司的MS部門負(fù)責(zé)人簽署；一般日常運(yùn)行合同可以由項(xiàng)目總物業(yè)經(jīng)理簽署。1.2在對(duì)供貨商進(jìn)行比價(jià)的同時(shí)，要填寫商品/物料采購(gòu)對(duì)比表。對(duì)比表的填寫項(xiàng)目與采購(gòu)金額相關(guān)，同時(shí)在表上要體現(xiàn)出申請(qǐng)人、申請(qǐng)部門經(jīng)理、總物業(yè)經(jīng)理的意見，填寫選擇此供貨商的原因。1.3結(jié)賬方式主要以月結(jié)的方式，即每月供貨商按照我司提供的材料訂購(gòu)單，送貨然后每月底，由庫(kù)房管理員與財(cái)務(wù)部、供貨商核對(duì)，每月底核對(duì)正確后，由庫(kù)房管理員申請(qǐng)付款。1.4除特殊情況外，所有維修材料應(yīng)盡可能從公司指定供應(yīng)商處購(gòu)買。2. 工程材料采購(gòu)及管理2.1材料采購(gòu)需要履行的手續(xù) 工程部根據(jù)實(shí)際工作安排，填寫材料采購(gòu)計(jì)劃，遞交總物業(yè)經(jīng)理審批。只有經(jīng)過總物業(yè)經(jīng)理審批同意的材料采購(gòu)計(jì)劃，才能實(shí)施采購(gòu)，工程部不得擅自通知供貨商采購(gòu)材料。 總物業(yè)經(jīng)理可以根據(jù)具體實(shí)際情況決定是否進(jìn)行采購(gòu)，以及選擇材料供貨商。 供貨商將材料送達(dá)項(xiàng)目后，應(yīng)第一時(shí)間通知工程部經(jīng)理，工程部經(jīng)理親自或責(zé)成相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收入庫(kù)。2.2材料出入庫(kù)的管理 設(shè)置專人管理工程部材料庫(kù)房，直接受工程部經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)。 每次材料入庫(kù)，庫(kù)管員必須按照材料類別填寫入庫(kù)單和登記庫(kù)房賬本，詳細(xì)填寫入庫(kù)數(shù)量，金額，并在入庫(kù)單上注明供應(yīng)商名稱，并且將入庫(kù)單及時(shí)送交財(cái)務(wù)部進(jìn)行賬務(wù)處理，以便于財(cái)務(wù)記帳。 材料出庫(kù)時(shí)應(yīng)填寫出庫(kù)單，并必須在出庫(kù)單上填寫材料類別及具體用途、區(qū)分公共區(qū)域支出及住戶支出。 材料的入庫(kù)和領(lǐng)用要有工程部主管以上人員簽字確認(rèn)。建議庫(kù)房管理采用以舊換新的原則，即更換一個(gè)新的配件或用電器，要有換下來舊的配件或用電器補(bǔ)庫(kù)。如果出現(xiàn)未補(bǔ)庫(kù)情況要查明原因，有必要的情況下，要寫書面報(bào)告。 每月底庫(kù)管員要對(duì)庫(kù)存材料進(jìn)行清點(diǎn)，結(jié)出月底每類材料的余額和庫(kù)存數(shù)量。并且將結(jié)果送交總物業(yè)經(jīng)理和財(cái)務(wù)部，以便財(cái)務(wù)部進(jìn)行記賬和核對(duì)。 庫(kù)房管理員要及時(shí)反饋庫(kù)房情況信息給工程部經(jīng)理或者總物業(yè)經(jīng)理。庫(kù)房情況信息包括庫(kù)房材料的數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)格，以及需要改進(jìn)和完善的地方等。 財(cái)務(wù)部將要每季度對(duì)工程庫(kù)存材料進(jìn)行抽查盤點(diǎn)，每年年底要進(jìn)行一次全面盤點(diǎn)。固定資產(chǎn)管理制度1. 固定資產(chǎn)的范圍和分類：1.1 物業(yè)管理機(jī)械、設(shè)備、大型專用工具或單價(jià)在2，000元以上并且耐用年限在二年以上的非專用機(jī)械設(shè)備、工具等；1.2 固定資產(chǎn)分為安全設(shè)備、辦公設(shè)備、辦公家具、工程設(shè)備、交通工具、通訊設(shè)備等。2. 固定資產(chǎn)的賬務(wù)處理：2.1 固定資產(chǎn)實(shí)行分級(jí)管理，財(cái)產(chǎn)管理部門應(yīng)建立明細(xì)分類賬和固定資產(chǎn)登記表。使用部門應(yīng)掌握本部門的物品情況，建立物品使用登記簿；2.2 購(gòu)入、自制和饋贈(zèng)的固定資產(chǎn)，一律開具驗(yàn)收單，連同購(gòu)買發(fā)票一并由財(cái)務(wù)入固定資產(chǎn)賬及固定資產(chǎn)登記表，標(biāo)明編號(hào)；2.3 固定資產(chǎn)領(lǐng)用時(shí)，應(yīng)填寫領(lǐng)用單，并由使用部門負(fù)責(zé)人或使用人在領(lǐng)用單上簽名，表明該設(shè)備已由其保管使用；2.4 固定資產(chǎn)的報(bào)廢、報(bào)損應(yīng)由公司有關(guān)部門填寫報(bào)廢、清理單，經(jīng)財(cái)務(wù)管理部門審核后，報(bào)總物業(yè)經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可核銷。3. 固定資產(chǎn)的管理：3.1 固定資產(chǎn)管理人員應(yīng)負(fù)責(zé)公司全部固定資產(chǎn)的管理，辦理固定資產(chǎn)的購(gòu)置、驗(yàn)收、領(lǐng)發(fā)、建表、報(bào)廢、報(bào)損的處理。財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)賬務(wù)核算工作，做到賬、表、物相符，每年末進(jìn)行一次清點(diǎn)、核對(duì)，并及時(shí)調(diào)整賬目；3.2 為保證固定資產(chǎn)賬和實(shí)物的準(zhǔn)確性，固定資產(chǎn)的管理部門和使用部門要相互配合，定期進(jìn)行盤點(diǎn),盤盈、盤虧要填表，通過財(cái)務(wù)部調(diào)整賬、表，使其相符；3.3 對(duì)固定資產(chǎn)清查過程中發(fā)現(xiàn)的問題，要及時(shí)查明原因，并報(bào)總物業(yè)經(jīng)理審批，根據(jù)不同情況作不同處理；3.4 管理部門應(yīng)建立固定資產(chǎn)、低值易耗品三級(jí)明細(xì)賬，由專人負(fù)責(zé)登記清點(diǎn);3.5 部門之間進(jìn)行固定資產(chǎn)的調(diào)撥，應(yīng)嚴(yán)格按規(guī)定辦理，調(diào)撥時(shí)應(yīng)先由部門填寫一式二份調(diào)撥申請(qǐng)單，并及時(shí)登記，然后經(jīng)雙方部門領(lǐng)導(dǎo)和總物業(yè)經(jīng)理簽字后才能生效，使用部門不得自行處理。3.6 固定資產(chǎn)的折舊方法按照外商投資企業(yè)固定資產(chǎn)管理規(guī)定進(jìn)行賬務(wù)處理，即折舊的殘值率為原值10%，電子類和普通設(shè)備的折舊年限為5年，大型機(jī)械設(shè)備、耐用設(shè)備折舊年限為10年。印章使用制度 1. 發(fā)票數(shù)據(jù)實(shí)行填寫好后再加蓋發(fā)票專用章，支票只有填寫收款人和金額后加蓋印章，不得簽發(fā)空白支票。2. 對(duì)開據(jù)的收款憑證應(yīng)加蓋現(xiàn)金收訖專用章，報(bào)銷的發(fā)票應(yīng)加蓋現(xiàn)金付訖或銀行支付章。3. 報(bào)表、賬冊(cè)、憑證上的制表、審核、記賬等，必須根據(jù)工作程序進(jìn)行蓋章，保證合法性和責(zé)任性。借款管理制度1. 借款僅限于支付本物業(yè)的運(yùn)行費(fèi)用，不得為其他項(xiàng)目/物業(yè)墊付。2. 借款人員憑已批準(zhǔn)的采購(gòu)申請(qǐng)表進(jìn)行借款。而且每次借款按照現(xiàn)金管理制度執(zhí)行，不得超出中國(guó)人民銀行規(guī)定的現(xiàn)金支付范圍。3. 借款人應(yīng)填寫借款申請(qǐng)單，經(jīng)大廈總物業(yè)經(jīng)理簽字授權(quán)后方可到財(cái)務(wù)部領(lǐng)取現(xiàn)金，借款人應(yīng)及時(shí)拿發(fā)票結(jié)賬或者返還現(xiàn)金，一般不得超過當(dāng)月月底財(cái)務(wù)結(jié)賬之前。4. 經(jīng)財(cái)務(wù)經(jīng)理、總物業(yè)經(jīng)理、資產(chǎn)服務(wù)部總經(jīng)理審批后，由出納通知借款人領(lǐng)取現(xiàn)金。5. 借款清算報(bào)銷后，借款單與支出憑單一起作為附件粘貼于記賬憑證后。現(xiàn)金管理制度物業(yè)管理公司財(cái)務(wù)部應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)現(xiàn)金管理制度的規(guī)定，為做好庫(kù)存現(xiàn)金的保管、使用工作，特制定本制度。1. 嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)現(xiàn)金管理制度的規(guī)定管理現(xiàn)金，嚴(yán)格分清收支兩條線。2. 做好庫(kù)存現(xiàn)金的保管工作，現(xiàn)金必須放在公司的保險(xiǎn)箱里，同時(shí)啟用保險(xiǎn)柜的自動(dòng)報(bào)警系統(tǒng)并轉(zhuǎn)動(dòng)密碼鎖，確保其安全。對(duì)指定使用備用金的人員，必須進(jìn)行定期檢查、核對(duì)，庫(kù)存現(xiàn)金不得超過核定的限額。3. 建立和健全現(xiàn)金賬目，做到日清月結(jié)，賬款相符，杜絕白條抵庫(kù)或賬外現(xiàn)金，不私自設(shè)立“小金庫(kù)”。4. 對(duì)超過現(xiàn)金收付限額以上的收付款項(xiàng)，必須通過銀行結(jié)算。5. 對(duì)于收取的現(xiàn)金收入送存銀行的需有保安人員陪同，具體規(guī)定如下：送存金額在人民幣20,000元以上50,000元以下的須由1名保安領(lǐng)班陪同前往；送存金額在人民幣50,000元以上100,000元以下的須由1名保安領(lǐng)班及1名保安員陪同前往；送存金額在人民幣100,000元以上的請(qǐng)由保安經(jīng)理派車陪同送存。6. 現(xiàn)金使用范圍：職工工資、津貼；個(gè)人勞動(dòng)報(bào)酬；根據(jù)國(guó)家規(guī)定頒發(fā)給個(gè)人的科學(xué)技術(shù)、文化藝術(shù)、體育等各項(xiàng)獎(jiǎng)金；各種勞保、福利費(fèi)用以及國(guó)家規(guī)定的對(duì)個(gè)人其他支出；向個(gè)人收購(gòu)農(nóng)副產(chǎn)品和其他物資的價(jià)款；出差人員隨身攜帶的差旅費(fèi)；零星支出；中國(guó)人民銀行確定支付現(xiàn)金的其他支出。7. 現(xiàn)金報(bào)銷程序7.1 由申請(qǐng)人填寫報(bào)銷明細(xì)表，表中應(yīng)列明報(bào)銷項(xiàng)目、報(bào)銷金額，并不得涂改，經(jīng)過涂改的報(bào)銷單將被視為無效；7.2 報(bào)銷明細(xì)單所附發(fā)票背面須有經(jīng)辦人簽字確認(rèn)，發(fā)票上應(yīng)列明采購(gòu)物品的數(shù)量、單價(jià)、金額，若發(fā)票金額為合計(jì)數(shù)，須附有由供貨方開具購(gòu)物明細(xì)單；需要強(qiáng)調(diào)的是所有報(bào)銷單后附的發(fā)票必須是符合國(guó)家各級(jí)稅務(wù)機(jī)關(guān)規(guī)定的發(fā)票，如果是違反國(guó)家規(guī)定發(fā)票，財(cái)務(wù)部有權(quán)拒絕報(bào)銷人任何報(bào)銷。7.3 報(bào)銷單需經(jīng)申請(qǐng)人所在部門經(jīng)理、大廈總物業(yè)經(jīng)理簽字確認(rèn)，并由財(cái)務(wù)部出納對(duì)發(fā)票的合法性進(jìn)行初步審核；7.4 報(bào)銷明細(xì)單經(jīng)總公司財(cái)務(wù)經(jīng)理、高級(jí)經(jīng)理簽字授權(quán)后由出納通知報(bào)銷人領(lǐng)款。7.5 當(dāng)月費(fèi)用盡量當(dāng)月報(bào)銷。第 四 章財(cái) 務(wù) 工 作 程 序一、審批簽署程序 1. 在運(yùn)作上有關(guān)的流程經(jīng)辦人、復(fù)核人、審核人和審批人，得在有關(guān)的財(cái)務(wù)表格上簽署作實(shí)；2. 簽署負(fù)責(zé)人(除卻物業(yè)經(jīng)理)如有休假，需委派另一負(fù)責(zé)人簽署，得經(jīng)物業(yè)經(jīng)理核準(zhǔn)和通知會(huì)計(jì)部，及留下簽署樣本，以備會(huì)計(jì)部查核；3. 物業(yè)經(jīng)理如有休假，需委派另一負(fù)責(zé)人簽署，得經(jīng)上級(jí)單位人員/董事局核準(zhǔn)和通知會(huì)計(jì)部，及留下簽署樣本，以備會(huì)計(jì)部查核；4. 各需簽署為復(fù)核人、審核人和審批人，不得同時(shí)作為經(jīng)辦人，應(yīng)由再高層負(fù)責(zé)人審核和審批，以防作弊和達(dá)到內(nèi)部監(jiān)控的成效；5. 所有簽署負(fù)責(zé)人(經(jīng)辦人、復(fù)核人、審核人和審批人)，應(yīng)在表格上簽名作實(shí)，不得蓋“人名章，和會(huì)計(jì)部有責(zé)復(fù)核每一步驟有指派負(fù)責(zé)人簽署，不能遺漏；6. 管理處會(huì)計(jì)部應(yīng)保留一份所有可負(fù)責(zé)簽署的人員名單、簽名樣本和簽署權(quán)限(復(fù)核人、審核人和審批人)，以作日后備查；每有更換負(fù)責(zé)人，應(yīng)隨即更新該份簽署人員名單和簽署樣本。二、支票、發(fā)票、收據(jù)的申領(lǐng)程序1. 在新購(gòu)和補(bǔ)充“支票庫(kù)存時(shí)，得填寫銀行的申請(qǐng)單；在新購(gòu)和補(bǔ)充“發(fā)票庫(kù)存時(shí)，得填寫稅局的申購(gòu)單；而新購(gòu)和補(bǔ)充“收據(jù)庫(kù)存時(shí)，得填寫管理處內(nèi)部的采購(gòu)申請(qǐng)表，并得經(jīng)物業(yè)經(jīng)理審批簽署；2. 購(gòu)買支票、發(fā)票和收據(jù)入庫(kù)前，得填寫登記本，記錄入庫(kù)日期、支票、發(fā)票和收據(jù)號(hào)碼；在領(lǐng)用時(shí)，亦需填寫登記本并由領(lǐng)用人簽署；3. 支票、發(fā)票和收據(jù)購(gòu)買入庫(kù)保管的負(fù)責(zé)人，不應(yīng)與領(lǐng)用人(使用人)為同一人。三、支票報(bào)銷或費(fèi)用支出程序1. 在支票報(bào)銷或費(fèi)用支出方面，經(jīng)辦人員得以符合國(guó)內(nèi)財(cái)務(wù)規(guī)定的發(fā)票原件，向管理處會(huì)計(jì)部申請(qǐng)報(bào)銷或請(qǐng)款支付有關(guān)費(fèi)用；2. 會(huì)計(jì)部人員得嚴(yán)格按照發(fā)票的抬頭開具“支票”，若有不符，得請(qǐng)有關(guān)單位自行解釋，而另外管理處也要預(yù)先向上級(jí)單位/總公司作出申請(qǐng)，獲得通過才可支付費(fèi)用：-“支票”不能在沒有抬頭或沒有金額情況下簽署開出；(若牽涉薪金匯款而未能寫上抬頭，則應(yīng)注明原因)-“發(fā)票”金額要準(zhǔn)確、符合支票支付的費(fèi)用金額；-“發(fā)票”抬頭要相符合支票抬頭；- 若會(huì)計(jì)人員發(fā)現(xiàn)“發(fā)票”是偽造的，應(yīng)即與有關(guān)單位聯(lián)絡(luò)向其追究，經(jīng)辦人也得從旁協(xié)助。管理處部門主管人員有責(zé)向下屬員工/新入職員工作出以上指示，以免員工犯錯(cuò)。以上規(guī)例，必須嚴(yán)格遵守，違者必究四、現(xiàn)金報(bào)銷及管理程序1. 庫(kù)存的備用金以作零用費(fèi)用報(bào)銷，在報(bào)銷限額上，一次性的費(fèi)用不能超過RMB500，亦不能取巧以單項(xiàng)費(fèi)用金額分成多份額(令一次性報(bào)銷額不超過RMB500)來報(bào)銷；若需特別處理，得預(yù)先向上級(jí)單位資產(chǎn)管理部總經(jīng)理雷志超作出申請(qǐng)，獲得通過才可以超額支付費(fèi)用；2. 報(bào)銷時(shí)所附上的發(fā)票原件亦需符合國(guó)內(nèi)的財(cái)務(wù)規(guī)定，不得虛作弄假；3. 管理處的庫(kù)存?zhèn)溆媒?，每日結(jié)余額不得超過RMB10,000。4. 在庫(kù)存?zhèn)溆媒鸷挠弥磷畹偷念~度時(shí)，便辦理申請(qǐng)補(bǔ)充備用金的手續(xù)；5. 總公司巳發(fā)出指示予各管理處，不能設(shè)立“小金庫(kù)(請(qǐng)見附件)，若有特別情況需要儲(chǔ)存大量現(xiàn)金，需要清晰記入帳簿，并另外得寫報(bào)告向提出申請(qǐng)，獲得通過審批方可。管理處部門主管人員有責(zé)向下屬員工/新入職員工作出以上指示，以免員工犯錯(cuò)。以上規(guī)例，必須嚴(yán)格遵守，違者必究五、申請(qǐng)采購(gòu)普通的辦公用品/大廈物品程序1. 在采購(gòu)物品方面(包括：文具、辦公用品、保安用品、清潔用品等)，不管新添置或補(bǔ)充庫(kù)存，得辦理采購(gòu)申請(qǐng)手續(xù) (填寫采購(gòu)申請(qǐng)表和向采購(gòu)管理負(fù)責(zé)人索取編號(hào))；2. 一般平常用的物品，應(yīng)盡量在當(dāng)?shù)卣页鰞r(jià)格合理、廉宜的供貨商，提供該等物品，以降低費(fèi)用成本；而在選擇供貨商方面，負(fù)責(zé)管理采購(gòu)的部門，應(yīng)持有有關(guān)供貨商們的價(jià)格比較數(shù)據(jù)，以備會(huì)計(jì)部審查；3. 在某些物品采購(gòu)方面，在超逾內(nèi)部既定的額度時(shí)，得提交報(bào)價(jià)和分析資料：-金額超逾RMB8,000，必須提交2個(gè)或以上的報(bào)價(jià)；-金額超逾RMB10,000，必須提交3個(gè)或以上的報(bào)價(jià)；-金額超逾RMB30,000，必須提交5個(gè)或以上的報(bào)價(jià)；(若未能提交5個(gè)者，便作出解釋)而有關(guān)的報(bào)價(jià)分析，應(yīng)附在采購(gòu)申請(qǐng)單后以備部門主管/總物業(yè)經(jīng)理復(fù)核、審核和審批。管理處部門主管人員有責(zé)向下屬員工/新入職員工作出以上指示，以免員工犯錯(cuò)。以上規(guī)例，必須嚴(yán)格遵守，違者必究六、申請(qǐng)采購(gòu)資產(chǎn)類物品/工程用材料/非經(jīng)常性維修工程程序1. 在采購(gòu)物品方面(包括：固定資產(chǎn)、低值易耗品、工程維修材料和物品、工具等)，不管新添置或補(bǔ)充庫(kù)存，得辦理采購(gòu)申請(qǐng)手續(xù)(填寫采購(gòu)申請(qǐng)表和向采購(gòu)管理負(fù)責(zé)人索取編號(hào))；2. 一般平常用的物料和材料，應(yīng)盡量在當(dāng)?shù)卣页鰞r(jià)格合理、廉宜的供貨商，提供該等物料，以降低費(fèi)用成本；而在選擇供貨商方面，負(fù)責(zé)管理采購(gòu)的部門，應(yīng)持有有關(guān)供貨商們的價(jià)格比較數(shù)據(jù)，以備會(huì)計(jì)部審查；3. 在某些單項(xiàng)對(duì)象采購(gòu)和非經(jīng)常性的維修工程方面，在超逾內(nèi)部既定的額度時(shí)，得提交報(bào)價(jià)和分析資料(除卻專利性之保養(yǎng)零件更換或政府部門收費(fèi))：-金額超逾RMB8,000，必須提交2個(gè)或以上的報(bào)價(jià)；-金額超逾RMB10,000，必須提交3個(gè)或以上的報(bào)價(jià)；-金額超逾RMB30,000，必須提交5個(gè)或以上的報(bào)價(jià)；(若未能提交5個(gè)者，便做出解釋)而有關(guān)的報(bào)價(jià)分析，應(yīng)附在采購(gòu)申請(qǐng)單后以備部門主管/物業(yè)總經(jīng)理/總經(jīng)理復(fù)核、審核和審批。管理處部門主管人員有責(zé)向下屬員工/新入職員工作出以上指示，以免員工犯錯(cuò)。以上規(guī)例，必須嚴(yán)格遵守，違者必究七、管理處收入程序1. 所有管理運(yùn)作上發(fā)生的收費(fèi)和收入(包括現(xiàn)金和支票)，應(yīng)不增不減地存入管理處指定的銀行賬戶，也不得放入庫(kù)存?zhèn)溆媒鹗褂?。若有需要作現(xiàn)金使用，必須先向香港總公司申請(qǐng)，獲得審批后才可作此舉行動(dòng)。2. 管理處得按時(shí)向客戶發(fā)出付款通知單收取管理費(fèi)，若有需要向客戶發(fā)出催繳單追討所欠的管理費(fèi)；3. 管理處財(cái)務(wù)人員每日得更新客戶管理費(fèi)收欠情況，隨時(shí)可提供予物業(yè)經(jīng)理參閱；每月終結(jié)，得編制客戶的管理費(fèi)收欠情況表;4. 經(jīng)過物業(yè)經(jīng)理或上級(jí)審核欠款情況后，若有需要，得向客戶采取進(jìn)一步行動(dòng)/法律行動(dòng)。八、倉(cāng)庫(kù)管理及物料盤點(diǎn)程序1. 所有