三生國內(nèi)大型學(xué)術(shù)會議流程ppt.ppt

三生自辦國內(nèi)學(xué)術(shù)會議流程 大型國內(nèi)學(xué)術(shù)會議流程 國內(nèi)學(xué)術(shù)年會會議流程 三生自辦國內(nèi)學(xué)術(shù)會議流程 大型國內(nèi)學(xué)術(shù)會議流程 目錄 1 會前準(zhǔn)備 2 會議服務(wù) 3 會后跟蹤 1 1會議組織者工作1 2各分工人員協(xié)作 2 1會前動員會2 2會議報到日2 3會議進(jìn)行中 3 1會后總結(jié)3 2會后拜訪 銷量跟進(jìn) 會議流程圖 目錄 1 會前準(zhǔn)備 1 1會議組織者工作1 2各分工人員協(xié)作 2 會議服務(wù) 3 會后跟蹤 2 1會前動員會2 2會議報到日2 3會議進(jìn)行中 3 1會后總結(jié)3 2會后拜訪 銷量跟進(jìn) 1 1會議組織者工作 明確開會的目的 邀請講者 邀請大會主席 參會客戶確認(rèn)和分工 安排會議流程 各分工人員協(xié)作執(zhí)行 根據(jù)目的確定會議的時間 主題 受眾 預(yù)算以及宣傳重點(diǎn) 由于講者的地位 繁忙程度及合作關(guān)系的不同 需要提前15天至3個月確認(rèn)時間 一般重要的會議要有備用講者 根據(jù)實(shí)際需要邀請 可以不設(shè) 一般大會主席的設(shè)立是出于對講者的尊重 關(guān)系的平衡 以及提高會議的號召力等目的 會議簽到時間 正式開始時間 講者的講話時間 提問時間茶休時間 會后餐時間 審核參會客戶品質(zhì)確定需要參加會議的部門和人員 公司內(nèi)部 召開準(zhǔn)備會 或簡單協(xié)商 明確分工和職責(zé) 1 2各分工人員協(xié)作 可依靠當(dāng)?shù)劁N售人員提供會議召開城市的資源 推薦會場酒店 餐飲地點(diǎn)和租車供應(yīng)商 會議組織者聯(lián)系考察 確定場地 1 2各分工人員協(xié)作 參會人員審核 2 審核報名表不符合要求的 與相關(guān)銷售溝通返回審核后的報名表提交總監(jiān)審核 3 確認(rèn)參會名單產(chǎn)品經(jīng)理解答質(zhì)疑確認(rèn)參會名單 1 受眾邀請 提交報名表一般由一線銷售人員負(fù)責(zé)邀請 比較重要的目標(biāo)客戶需要管理人員協(xié)訪邀請 提交報名表 目標(biāo)客戶的邀請需要兩次以上的確認(rèn) 即 會前七天確認(rèn) 會前四天確認(rèn) 會前一天確認(rèn) 4 根據(jù)名單安排會議生活會務(wù)專員根據(jù)審核后名單通知一線銷售人員聯(lián)系票務(wù)公司出機(jī)票 會務(wù)通知1 參會客戶變更 需要重新審核 會前四天 不可變更參會人員 客戶因故無法參加 可取消行程 目的 保障會議品質(zhì) 1 2各分工人員協(xié)作 1 講者和主席溝通會議組織者負(fù)責(zé)會前與講者過片子 確認(rèn)需要他重點(diǎn)講解的內(nèi)容 會前與主席溝通 確認(rèn)需要他重點(diǎn)總結(jié)的要點(diǎn) 3 安排會議生活機(jī)票住宿餐飲用車環(huán)境 2 客戶生日 預(yù)先留意 為客戶安排生日慶賀 4 會議物品準(zhǔn)備 1 2三生自辦會議 安排會議生活 機(jī)票由一線銷售聯(lián)系票務(wù)公司預(yù)定 退改簽 餐飲 住宿 接送站用車 餐飲 根據(jù)公司標(biāo)準(zhǔn)和會議預(yù)算定制不同的餐標(biāo)提前確認(rèn)好菜單確認(rèn)是否可自帶酒水容納人數(shù) 餐廳布置 房間 確認(rèn)房數(shù)分房單間 VIP單間的預(yù)留 標(biāo)間客的分配按照住宿時間 地區(qū)和年齡分配 房間類型的核實(shí)房間內(nèi)收費(fèi)項(xiàng)目取消 放置水果 歡迎信等餐飲 接送站和用車 提前與供應(yīng)商確認(rèn)服務(wù)項(xiàng)目和要求 司機(jī)禮儀 路線等制作接送站表 參會人員信息 具體到達(dá)離開時間 航班班次制作接站牌 會議名稱 公司名稱 產(chǎn)品形象名稱 根據(jù)實(shí)際情況安排 根據(jù)到達(dá)離開時間及人數(shù)安排車型起飛前3小時發(fā)送接送站短信給客戶 告知總調(diào)度聯(lián)系方式 會前四天取得客戶行程信息 聯(lián)系供應(yīng)商安排住宿 接待 餐飲 用車 會前三天發(fā) 會務(wù)通知2 給銷售人員 告知相關(guān)服務(wù)內(nèi)容和流程的時間 地點(diǎn) 周邊環(huán)境 聯(lián)絡(luò)人等 會場周邊環(huán)境介紹 1 2各分工人員協(xié)作 會議物品準(zhǔn)備 水果點(diǎn)心 數(shù)量按照參會人數(shù)的1 2安排即可 會議提問及有獎問答的獎品 會后禮品申請購買 電腦 投影儀 激光筆 麥克 無線麥克 酒店指引牌 主席臺 講臺 簽到臺鮮花 茶休 印制品 獎品 禮品 儀器 酒店標(biāo)識 會議物品準(zhǔn)備 提前溝通拍攝流程 提前打印 攝影師 攝像師 簽到表 收據(jù) 日程 掛旗 橫幅 易拉寶 展架 歡迎卡 桌卡 DA資料制作 提前郵寄 1 2各分工人員協(xié)作 預(yù)算 費(fèi)用預(yù)算申請和審核 預(yù)算 確認(rèn)到賬 確認(rèn)費(fèi)用到賬 目錄 2 會議服務(wù) 2 1會前動員會2 2會議報到日2 3會議進(jìn)行中 1 會前準(zhǔn)備 3 會后跟蹤 1 1會議組織者工作1 2各分工人員協(xié)作 3 1會后總結(jié)3 2會后拜訪 銷量跟進(jìn) 2 1會前動員會 一般參加全國學(xué)會會議 會議前一天招集所有內(nèi)部與會人員參加會前動員會 主要目的有三個 一鼓舞士氣 要求大家拿出良好的精神面貌 二是明確第二天的會議分工 做好服務(wù) 三明確意外情況發(fā)生的處理辦法 公司自辦全國會議 一般會前3天開電話會議 明確各項(xiàng)分工及進(jìn)度 會前溝通的時間和形式可根據(jù)情況由會議組織者決定 2 2會議報到日 三生自辦會議 4 客房布置 放置好水果及歡迎卡 6 會場布置和彩排 5 提醒服務(wù) 客房叫早短信提醒會議時間和地點(diǎn) 就餐信息 2 接站 跟進(jìn)客戶航班和接站情況 調(diào)度和接待人員負(fù)責(zé) 3 報到接待 確認(rèn)房間數(shù)量 領(lǐng)取房間號 酒店大廳設(shè)置簽到臺 2人負(fù)責(zé)接待抵達(dá)客戶入住VIP的接待 1 清單會議物資 會議報到日 VIP的接待 會議講者和主席應(yīng)該有專人負(fù)責(zé)招待 會議組織者 交通 住宿和飲食都應(yīng)該享受VIP的優(yōu)待 2 2會議報到日 會場布置和彩排 宣傳品陳列 DA資料 禮品擺放 調(diào)試投影儀 音響 麥克 燈光調(diào)試 展架搭建 講臺位置 主席臺 受眾的位置 簽到臺 茶歇臺 桌卡擺放 鮮花擺放 會議流程彩排 提前半天會議組織者與會務(wù)工作人員彩排 確認(rèn)好主席和講者引導(dǎo) 講者時間 點(diǎn)評流程 討論控制 會場設(shè)備控制等環(huán)節(jié) Tip 要注意水牌的陳列和會議通道的順暢 以便到會者知道不需要任何人引導(dǎo)都能找到會場為標(biāo)準(zhǔn) 如果不能請增加提示牌或者人員引導(dǎo) 2 3會議進(jìn)行中 3 會場氣氛烘托 由1人負(fù)責(zé) 主要任務(wù)是 會議正式開始前播放企業(yè) 或產(chǎn)品 宣傳片 會議過程中的專人攝像 拍照 1 接待和簽到 除專人負(fù)責(zé)簽到外 還應(yīng)安排2 3人負(fù)責(zé)接待 負(fù)責(zé)簽到的人除簽到外還應(yīng)同時承擔(dān)幾個任務(wù) 禮品的發(fā)放 茶休點(diǎn)的準(zhǔn)備和引導(dǎo) 指示客戶洗手間的位置 VIP講者和主席應(yīng)由會議組織者引導(dǎo)入座 2 會場紀(jì)律 會議開始前提醒參會人員靜音手機(jī) 會議正式開始后 應(yīng)關(guān)閉會場前門 留后門供進(jìn)出 如果只有一個門 在到會率達(dá)到7成以上也應(yīng)關(guān)閉 內(nèi)部人員非必須不要隨意進(jìn)出 更不允許在會議期間打鬧和嬉笑 4 提問和討論 專人負(fù)責(zé)傳遞話筒及收取提問紙條 可安排有目的性的提問 安排人專門記錄討論中的敏感問題 對于解釋不充分的問題會后繼續(xù)與醫(yī)生溝通 對于提問過多的問題 收集起來 以后給醫(yī)生答案 增加拜訪機(jī)會 5 會議資料和禮品的發(fā)放 會議資料在會議開始前直接放在每個座位上 保證客戶可以先看到重要的資料 禮品可以和會議資料一起放在資料袋中 或者會議結(jié)束后在出口發(fā)禮品給客戶 可以適當(dāng)避免客戶提前離場 會議資料和禮品的發(fā)放可以根據(jù)不同的會議需要而設(shè)定不同的模式 2 3會議進(jìn)行中 會議生活服務(wù) 住宿 送站 餐飲 2 3會議收尾 目錄 1 會前準(zhǔn)備 2 會議服務(wù) 1 1會議組織者工作1 2各分工人員協(xié)作 2 1會前動員會2 2會議報到日2 3會議進(jìn)行中 3 會后跟蹤 3 1會后總結(jié)3 2會后拜訪 銷量跟進(jìn) 3 會后跟蹤 整理 市場總監(jiān) 1 整理會議文件整理會議記錄整理會議總結(jié)整理會議簡報 通稿 回顧會議的重點(diǎn)內(nèi)容 發(fā)宣傳文章 審核回復(fù) 會議組織者 2 銷售回訪 銷量跟蹤銷售人員第二天開始回訪所有與會客戶 對邀請了而又沒參加的會議的目標(biāo)客戶也應(yīng)該回訪 回訪的重點(diǎn)是了解客戶對會議的滿意度和對我們宣傳重點(diǎn)的認(rèn)可程度 同樣 重點(diǎn)客戶需管理人員協(xié)訪 所有目標(biāo)客戶應(yīng)該在一周內(nèi)回訪完畢銷售人員在回訪完畢后 應(yīng)完成回訪總結(jié)報告并上交 并重點(diǎn)關(guān)注與會客戶在將來1 2個月的產(chǎn)出 銷售回訪銷量跟蹤 3 會議組織者回訪 銷量跟蹤會議組織者收到總結(jié)表后 檢討會議宣傳結(jié)果有沒達(dá)到 并對未來的效果進(jìn)行預(yù)估 會議組織者應(yīng)繼續(xù)關(guān)注與會客戶的產(chǎn)出1 2個月 以檢討會議的成敗 和完成最后的會議跟蹤總結(jié)銷售人員在回訪完畢后 應(yīng)完成回訪總結(jié)報告并上交 并重點(diǎn)關(guān)注與會客戶在將來1 2個月的產(chǎn)出會議組織者完成會議總結(jié) 向自己上司匯報 并通報所有內(nèi)部與會人員 會議流程圖 國內(nèi)學(xué)術(shù)年會流程 大型國內(nèi)學(xué)術(shù)會議流程 目錄 1 會前準(zhǔn)備 2 會議服務(wù) 3 會后跟蹤 1 1會議組織者工作1 2各分工人員協(xié)作 2 1會前動員會2 2會議報到日2 3會議進(jìn)行中 3 1會后總結(jié)3 2會后拜訪 銷量跟進(jìn) 目錄 1 會前準(zhǔn)備 1 1會議組織者工作1 2各分工人員協(xié)作 2 會議服務(wù) 3 會后跟蹤 2 1會前動員會2 2會議報到日2 3會議進(jìn)行中 3 1會后總結(jié)3 2會后拜訪 銷量跟進(jìn) 1 1會議組織者工作 明確開會的目的 邀請衛(wèi)星會講者 邀請大會主席 參會客戶確認(rèn)和分工 安排會議流程 各分工人員協(xié)作執(zhí)行 根據(jù)目的確定會議的時間 主題 受眾 預(yù)算以及宣傳重點(diǎn)與學(xué)會聯(lián)系確認(rèn)贊助的項(xiàng)目 如衛(wèi)星會 展臺 茶歇 宴會 注冊等 簽訂協(xié)議 由于講者的地位 繁忙程度及合作關(guān)系的不同 需要提前15天至3個月確認(rèn)時間 一般重要的會議要有備用講者 根據(jù)實(shí)際需要邀請 可以不設(shè) 一般大會主席的設(shè)立是出于對講者的尊重 關(guān)系的平衡 以及提高會議的號召力等目的 會議簽到時間 正式開始時間 講者的講話時間 提問時間茶休時間 會后餐時間 分配贊助名額審核參會客戶品質(zhì)確定需要參加會議的部門和人員 公司內(nèi)部 召開準(zhǔn)備會 或簡單協(xié)商 明確分工和職責(zé) 1 2各分工人員協(xié)作 可依靠當(dāng)?shù)劁N售人員提供會議召開城市的資源 推薦會場酒店 餐飲地點(diǎn)和租車供應(yīng)商 會議組織者聯(lián)系考察 確定場地 1 2各分工人員協(xié)作 參會人員審核 2 審核報名表不符合要求的 與相關(guān)銷售溝通返回審核后的報名表提交總監(jiān)審核 3 確認(rèn)參會名單產(chǎn)品經(jīng)理解答質(zhì)疑確認(rèn)參會名單 1 受眾邀請 提交報名表一般由一線銷售人員負(fù)責(zé)邀請 比較重要的目標(biāo)客戶需要管理人員協(xié)訪邀請 提交報名表 目標(biāo)客戶的邀請需要兩次以上的確認(rèn) 即 會前七天確認(rèn) 會前四天確認(rèn) 會前一天確認(rèn) 4 根據(jù)名單安排會議生活會務(wù)專員根據(jù)審核后名單通知一線銷售人員聯(lián)系票務(wù)公司出機(jī)票 會務(wù)通知1 參會客戶變更 需要重新審核 會前四天 不可變更參會人員 客戶因故無法參加 可取消行程 目的 保障會議品質(zhì) 1 2各分工人員協(xié)作 1 衛(wèi)星會講者 主席溝通會議組織者負(fù)責(zé)會前與講者過片子 確認(rèn)需要他重點(diǎn)講解的內(nèi)容 會前與主席溝通 確認(rèn)需要他重點(diǎn)總結(jié)的要點(diǎn) 4 安排會議生活機(jī)票住宿餐飲用車環(huán)境 2 安排團(tuán)隊(duì)注冊注冊信息收集注冊費(fèi)用確認(rèn)注冊資料領(lǐng)取和分發(fā) 6 會議物品準(zhǔn)備 3 展臺設(shè)計和搭建展臺設(shè)計確認(rèn)形象 顏色確認(rèn)展臺搭建時間展臺位置和面積 5 VIP宴會和茶歇VIP客戶生日 1 2大型國內(nèi)學(xué)術(shù)年會 安排會議生活 機(jī)票由一線銷售聯(lián)系票務(wù)公司預(yù)定 退改簽 餐飲 住宿 接送站用車 餐飲 VIP宴會踩點(diǎn) 提前確認(rèn)好菜單 確認(rèn)是否可自帶酒水容納人數(shù) 餐廳布置會議期間餐飲 隨學(xué)會安排 房間 確認(rèn)房數(shù)以大區(qū)為單位確認(rèn)房間數(shù)量 從學(xué)會領(lǐng)取房間 房間類型的核實(shí)房間內(nèi)收費(fèi)項(xiàng)目取消 放置水果 歡迎信等餐飲 接送站和用車 如安排接送 服務(wù)同自辦會議如人數(shù)較多 提供車補(bǔ) 銷售自行安排接送 酒店到會場用車依照學(xué)會安排 會前四天取得客戶行程信息 聯(lián)系供應(yīng)商安排住宿 接待 餐飲 用車 會前三天發(fā) 會務(wù)通知2 給銷售人員 告知相關(guān)服務(wù)內(nèi)容和流程的時間 地點(diǎn) 周邊環(huán)境 聯(lián)絡(luò)人等 會場周邊環(huán)境介紹 1 2各分工人員協(xié)作 會議物品準(zhǔn)備 水果點(diǎn)心 數(shù)量按照參會人數(shù)的1 2安排即可 會議提問及有獎問答的獎品 會后禮品申請購買 電腦 投影儀 激光筆 麥克 無線麥克 酒店指引牌 主席臺 講臺 簽到臺鮮花 茶休 印制品 獎品 禮品 儀器 酒店標(biāo)識 會議物品準(zhǔn)備 提前溝通拍攝流程 提前打印 攝影師 攝像師 簽到表 收據(jù) 日程 掛旗 橫幅 易拉寶 展架 歡迎卡 桌卡 DA資料制作 提前郵寄 1 2各分工人員協(xié)作 預(yù)算 費(fèi)用預(yù)算申請和審核 預(yù)算 確認(rèn)到賬 確認(rèn)費(fèi)用到賬 目錄 2 會議服務(wù) 2 1會前動員會2 2會議報到日2 3會議進(jìn)行中 1 會前準(zhǔn)備 3 會后跟蹤 1 1會議組織者工作1 2各分工人員協(xié)作 3 1會后總結(jié)3 2會后拜訪 銷量跟進(jìn) 2 1會前動員會 一般參加全國學(xué)會會議 會議前一天招集所有內(nèi)部與會人員參加會前動員會 主要目的有三個 一鼓舞士氣 要求大家拿出良好的精神面貌 二是明確第二天的會議分工 做好服務(wù) 三明確意外情況發(fā)生的處理辦法 2 2會議報到日 4 客房布置 放置好水果及歡迎卡 6 衛(wèi)星會會場查看 5 提醒服務(wù) 客房叫早短信提醒會議時間和地點(diǎn) 就餐信息 2 注冊資料領(lǐng)取 3 報到接待 按照計劃由各大區(qū)到報道臺統(tǒng)一領(lǐng)取房卡 并結(jié)算應(yīng)付房間費(fèi)用 酒店大廳設(shè)置簽到臺 2人負(fù)責(zé)接待抵達(dá)客戶入住VIP的接待 1 清單會議物資展臺搭建 會議報到日 VIP的接待 會議講者和主席應(yīng)該有專人負(fù)責(zé)招待 會議組織者 交通 住宿和飲食都應(yīng)該享受VIP的優(yōu)待 2 2會議報到日 會場布置和彩排 宣傳品陳列 DA資料 禮品擺放 調(diào)試投影儀 音響 麥克 燈光調(diào)試 展架搭建 講臺位置 主席臺 受眾的位置 簽到臺 茶歇臺 桌卡擺放 鮮花擺放 會議流程彩排 提前半天會議組織者與會務(wù)工作人員彩排 確認(rèn)好主席和講者引導(dǎo) 講者時間 點(diǎn)評流程 討論控制 會場設(shè)備控制等環(huán)節(jié) Tip 要注意水牌的陳列和會議通道的順暢 以便到會者知道不需要任何人引導(dǎo)都能找到會場為標(biāo)準(zhǔn) 如果不能請增加提示牌或者人員引導(dǎo) 2 3會議進(jìn)行中 3 會場氣氛烘托 由1人負(fù)責(zé) 主要任務(wù)是 會議正式開始前播放企業(yè) 或產(chǎn)品 宣傳片 會議過程中的專人攝像 拍照 1 接待和簽到 除專人負(fù)責(zé)簽到外 還應(yīng)安排2 3人負(fù)責(zé)接待 負(fù)責(zé)簽到的人除簽到外還應(yīng)同時承擔(dān)幾個任務(wù) 禮品的發(fā)放 茶休點(diǎn)的準(zhǔn)備和引導(dǎo) 指示客戶洗手間的位置 VIP講者和主席應(yīng)由會議組織者引導(dǎo)入座 2 會場紀(jì)律 會議開始前提醒參會人員靜音手機(jī) 會議正式開始后 應(yīng)關(guān)閉會場前門 留后門供進(jìn)出 如果只有一個門 在到會率達(dá)到7成以上也應(yīng)關(guān)閉 內(nèi)部人員非必須不要隨意進(jìn)出 更不允許在會議期間打鬧和嬉笑 4 提問和討論 專人負(fù)責(zé)傳遞話筒及收取提問紙條 可安排有目的性的提問 安排人專門記錄討論中的敏感問題 對于解釋不充分的問題會后繼續(xù)與醫(yī)生溝通 對于提問過多的問題 收集起來 以后給醫(yī)生答案 增加拜訪機(jī)會 5 會議資料和禮品的發(fā)放 會議資料在會議開始前直接放在每個座位上 保證客戶可以先看到重要的資料 禮品可以和會議資料一起放在資料袋中 或者會議結(jié)束后在出口發(fā)禮品給客戶 可以適當(dāng)避免客戶提前離場 會議資料和禮品的發(fā)放可以根據(jù)不同的會議需要而設(shè)定不同的模式 2 3會議收尾 整理物資 結(jié)清會議費(fèi)用 所有房間分配完后 與酒店核實(shí)房間數(shù)量和已付費(fèi)用情況 退房日與酒店核實(shí)費(fèi)用整理相關(guān)票據(jù)和資料 需要回收的DA 禮品寄回展架搭建撤離垃圾清除 目錄 1 會前準(zhǔn)備 2 會議服務(wù) 1 1會議組織者工作1 2各分工人員協(xié)作 2 1會前