對某某人力資源的審計報告.doc

對某某人力資源的審計報告根據(jù)工作安排，審計人員于2009年11月18日-12月25日對某某的人力資源進行審計，本次審計重點是了解某某人力資源各項工作的開展情況，明確人力資源各項規(guī)章制度、流程是否建立健全，基礎(chǔ)工作是否落實，人員資質(zhì)是否符合崗位要求，及審核相關(guān)內(nèi)部控制流程的規(guī)范性。一、人力基本情況：按某某對審計報告（征求意見稿）的反饋意見分析（一）截止至2009年11月5日，某某（含集團總后勤）共有42個部門，員工963人。見表一、二、三：（明細見附件一）（二）員工分別按工種、學(xué)歷、籍貫劃分：工種 人數(shù) 占總?cè)藬?shù) 學(xué)歷 人數(shù) 占總?cè)藬?shù) 籍貫 人數(shù) 占總?cè)藬?shù)普工 457 47.46% 初中 582 60.44% 湖南 184 19.11%技工 193 20.04% 高中 157 16.30% 廣東 172 17.86%管理 171 17.76% 大專 82 8.52% 云南 164 17.03%文職 82 8.52% 中專 73 7.58% 四川 106 11.01%銷售 58 6.02% 本科 25 2.60% 河南 83 8.62%設(shè)計 2 0.21% 小學(xué) 20 2.08% 廣西 72 7.48%合計 963 100.00% 中技 10 1.04% 湖北 55 5.71%職高 3 0.31% 江西 48 4.98%高技 1 0.10% 陜西 22 2.28%中師 1 0.10% 福建 19 1.97%其他 9 0.93% 安徽 12 1.25%合計 963 100.00% 貴州 10 1.04% 其他 16 1.66%合計 963 100.00%備注：1、管理：指總經(jīng)理、副總、廠長、經(jīng)理、主管、主管助理、正副班長、領(lǐng)班、主任、領(lǐng)隊、正副隊長等職務(wù)。2、文職：指文員、跟單員、統(tǒng)計員，及財務(wù)部、人力部職員。3、技工：指操作各種機械設(shè)備的生產(chǎn)一線員工。管理人員大專以下學(xué)歷的占管理人員總數(shù)的83.04%，素質(zhì)有待提升。見下表：（明細見附件二）管理人員學(xué)歷 合計 小學(xué) 初中 高中 職高 中技 中專 大專 本科 無資料管理人員人數(shù) 171 2 85 38 1 5 11 16 10 3占比 100.00%；1.17%；49.71%；22.22%；0.58%；2.92%；6.43%；9.36%； 5.85%；1.75%（三）2009年1月1日-11月5日，全年離職率為24.92%，離職人數(shù)321人。見下表：（明細見附件三）項 目 異動人數(shù) 占異動總?cè)藬?shù)比 離職類別 辭職 234 72.90% 自離 63 19.63% 辭退 23 7.17% 調(diào)到其他公司 1 0.31%工齡 不滿1年 173 53.89% 1-3年 81 25.23% 3-5年 36 11.21% 5-10年 21 6.54% 大于10年 10 3.12%學(xué)歷 初中 204 63.55% 高中 54 16.82% 中專/中技/職高 26 8.10% 大專 21 6.54% 小學(xué) 9 2.80% 本科 7 2.18%工種/崗位 普工 234 72.90% 技工 35 10.90% 文職 22 6.85% 銷售 17 5.30% 管理 13 4.05%備注：離職率=全年離職人數(shù)/(統(tǒng)計期末的在職人數(shù)+全年離職人數(shù)) 離職人數(shù)排在前5名的依次為A車間28人、B車間28人、C車間27人、D車間25人、E23人，離職原因：認為工資低（普工以此為由離職是正常情況）；影響身體；同行業(yè)挖角；車間主管與員工溝通少，管理不細致。10年以上工齡員工離職10人，人力部所述離職原因簡單，未見詳細的離職面談記錄。見下表： 二、 審計發(fā)現(xiàn)：審計人員抽取了60位員工的人事資料進行檢查，抽查人數(shù)占員工總?cè)藬?shù)的6.2%，發(fā)現(xiàn)：1、崗位測評做得較好。對部份崗位進行入職心理素質(zhì)測試（性格測試）、智能素質(zhì)測評（文字運用能力、人際交往能力）、文案測評、電腦操作測評，做得較好，但應(yīng)明確規(guī)定哪些崗位需做測評，做哪些測評，并且設(shè)定測評的評分標準。2、企業(yè)文化建設(shè)較好。文體娛樂活動豐富，促進了員工的凝聚力，并且有企業(yè)內(nèi)刊，在宣傳企業(yè)文化、提高企業(yè)知名度方面走在了整個集團公司的前列。3、部門設(shè)置不夠合理。至09年11月5日，某某員工963人，卻有42個部門，易造成管理人員多、班組長多、崗位重復(fù)、職責重疊、管理權(quán)限模糊、相關(guān)部門接口不清晰等問題。某某人力資源部提供的員工花名冊中的部門與“反饋意見”中的部門不相符。4、人事基本檔案資料管理不完善。 入職檔案記錄不完整，檔案表格未按要求填寫，不夠規(guī)范。如：A的聘用員工協(xié)議無人力資源部負責人簽名。根據(jù)集團公司FTG/CO（外）文字第2009001號規(guī)定：有關(guān)集團總后勤部管理由某某全權(quán)負責。對移交過來的人事資料，人力部也應(yīng)進行審核并補全、增加相應(yīng)手續(xù)。入職登記表中人力部未填寫“面試情況記錄”和“用人部門復(fù)試情況”； 司機特種設(shè)備作業(yè)人員證過期；某的安全管理制度，人力部漏簽名；某的轉(zhuǎn)正有員工轉(zhuǎn)正表，但未見到轉(zhuǎn)正考核的具體內(nèi)容資料；沒有規(guī)定哪些崗位轉(zhuǎn)正時需要詳細考核；張龍，原名張弟，96年6月22日入職，改名無戶籍當?shù)嘏沙鏊母C明，入職登記表無審批記錄；身份證復(fù)印件可以將正、反面復(fù)印在A4紙的同一面上，并放入檔案；入職登記表設(shè)計欠科學(xué)合理，很難一眼看到必須的信息欄位，如：入職日期、應(yīng)聘崗位等信息，且入職登記表、員工檔案、員工簡歷表三個表有設(shè)計重復(fù)的地方。如果表格是政府勞動部門下發(fā)的指導(dǎo)性意見，可以根據(jù)公司實際情況調(diào)整表格內(nèi)容。抽查的60份勞動合同，32份合格，28份不合格，合格率為53.33%。如：勞動合同簽署不全，留有空白處未填；勞動合同沒有試用期，但入職申請表或聘用員工協(xié)議中試用期為3個月；的勞動合同期限時間填錯，合同附件有涂改，且合同的“不定時工資或固定工資”低于政府規(guī)定的最低工資標準770元/月，存在勞資糾紛風險。人事檔案未定期更新，后期管理不嚴謹。如：的臨時居民身份證未換正式身份證；林身份證過期；身份證未更新為二代身份證，若能提倡逐步將身份證更新為二代，安全系數(shù)更高。 離職交接清單不完善，并且應(yīng)對離職人員做出全公司、關(guān)聯(lián)單位通告，以免產(chǎn)生法律糾紛。如：陳的離職交接清單不夠詳細；和業(yè)務(wù)一部年7月20日入職，09年9月9日辭職，工齡12年）是自動離職，未辦理手續(xù)，人力部對于這種情況可以在其檔案里做出說明，使后續(xù)管理人員和需要查閱檔案的人員清楚明了；調(diào)動人員沒有職位異動單。如：莫姬，2005年4月1日調(diào)動，沒有調(diào)動程序。5、人員招聘程序不規(guī)范。 各部門需招聘人手時，用白紙書寫招聘申請，無用人需求申請表。無論是缺員補員還是擴編，都應(yīng)填寫用人需求申請表。 員工體檢無書面定點醫(yī)院，體檢醫(yī)院不統(tǒng)一，無指定的入職體檢項目，今后盡量避免特殊情況。6、教育培訓(xùn)方面存在不足。未結(jié)合培訓(xùn)需求調(diào)查結(jié)果、全年培訓(xùn)預(yù)算來制訂合理詳細的培訓(xùn)計劃；培訓(xùn)結(jié)束后未進行培訓(xùn)評估，無法評判培訓(xùn)效果是否達到預(yù)期目標；培訓(xùn)考試題目設(shè)計不太符合崗位要求，應(yīng)符合崗位特點；部分2、3、4月入職的員工在5月才進行新員工培訓(xùn)，時效性差；員工培訓(xùn)無論費用多少從未簽過培訓(xùn)協(xié)議約定服務(wù)期，若公司重點培養(yǎng)的員工辭職，公司投入的培訓(xùn)成本得不到回報。8、質(zhì)量管理、安全措施不到位。 09年1-9月員工受處罰160次，罰款金額21,230元。處罰最多的3個部門見下表：（明細見附件四） 部門 處罰次數(shù) 占總處罰 處罰金額 占總處罰金額A車間 43 26.88% 3,300.00 15.54%B部 17 10.63% 3,250.00 15.31%統(tǒng)計部 14 8.75% 4,250.00 20.02%合計 74 46.25% 10,800.00 50.87% 員工受處罰及工傷較多，造成不必要的經(jīng)濟損失。如： 09年1-9月發(fā)生工傷34次，共支付醫(yī)藥費87,337.98元。明細見下表：（明細見附件五） 新員工訓(xùn)練不夠及時，且安全管理制度只是放在檔案里，未發(fā)放給員工。9、資料銷毀過于隨意。一些人事資料因保密原因被銷毀，但無授權(quán)銷毀審批手續(xù)、無指定銷毀人員和清單記錄，這樣處理一是過于隨意，二是可能將不能銷毀的資料也一并銷毀了，三是如果將來涉及到勞資糾紛法律訴訟，公司會因無證據(jù)而處于劣勢。10、部門內(nèi)同戶籍人員比例過高，有存在搞小團體、架空領(lǐng)導(dǎo)的風險。某某廠共有125人，其中湖南籍45人，占板材廠總?cè)藬?shù)36%，超過某某全公司湖南籍比例(19.03%) 16.97%。45位湖南員工中“平江”籍共24人（含廠長本人），占湖南籍員工的53.33%。廠管理人員共19人，其中湖南籍11人，占管理人員總數(shù)的57.89%，而這11位人員中有6人都為湖南“平江”籍；板材開料部4個管理人員，3個來自湖南平江。見下表：根據(jù)以上審計發(fā)現(xiàn)，我們認為：某某整體人事行政制度、流程已初步建立，但各項人力管理工作的深度不夠，對已有的制度流程落實情況一般，需進一步強化執(zhí)行力度，尤其要加強基礎(chǔ)性工作的執(zhí)行力；人事行政制度和流程還需更新和健全，以求適應(yīng)公司的發(fā)展；組織實施以后的工作要繼續(xù)跟進到位，不能只表面執(zhí)行，無后期跟蹤評估；薪酬、績效與激勵機制工作較為薄弱。（受實際情況影響，人力部未全權(quán)參與調(diào)薪方案的制定與執(zhí)行，公司無配套的薪酬績效體系，公司高層對人力資源管理重要性的認識有待加強。）三、審計建議：（一）精簡機構(gòu)，梳理組織結(jié)構(gòu)。1、重新修訂組織架構(gòu)，減少管理崗位，合并相關(guān)職位和重疊部門，明晰各崗位職責。2、人力資源部按“42個部門”提供一份新的員工花名冊，經(jīng)總經(jīng)理批準后報審計部備案。（二）完善“選人、用人、育人、留人”上的配套管理方式與理念。1、各崗位職責與資格應(yīng)標準化，明確規(guī)定哪些崗位需做入職測評和轉(zhuǎn)正考核，并且設(shè)定測評和考核的評分標準。2、規(guī)范人員招聘程序，無論屬于缺員補員或新增編制都應(yīng)用“用人申請表”進行書面申請。3、提前做好教育培訓(xùn)需求調(diào)查，編制全年培訓(xùn)費用預(yù)算，制定培訓(xùn)計劃，提高培訓(xùn)時效性，培訓(xùn)課程與考核題目要符合崗位要求，培訓(xùn)后應(yīng)作評估和總結(jié)培訓(xùn)效果。4、擬定外訓(xùn)管理制度，對超過規(guī)定費用的培訓(xùn)簽訂培訓(xùn)協(xié)議，對違反協(xié)議的離職員工，按培訓(xùn)協(xié)議中約定的服務(wù)期按比例追繳培訓(xùn)費用，以免培訓(xùn)成本沒有回報。5、規(guī)范員工調(diào)動程序，完善相關(guān)手續(xù)。6、完善離職手續(xù)，視實際所需要做好離職面談記錄、離職審批手續(xù)及離職清交登記。7、人力部應(yīng)按相關(guān)制度對各部門用人嚴格把關(guān)和審批，對各部門用人申請進行分析審核，對部門內(nèi)同戶籍比例過高的進行合理調(diào)配，并定期對人員結(jié)構(gòu)進行分析。8、特種設(shè)備作業(yè)人員應(yīng)有管理部門的批準證明，并持相關(guān)證書上崗。9、對身份證信息有變更的員工，應(yīng)提供員工戶籍所在地派出所出具的書面證明。10、對員工開展意見調(diào)查并進行評估。（三）嚴格落實執(zhí)行現(xiàn)有的各項行政人事制度、流程，不斷優(yōu)化改善，加強人事基礎(chǔ)工作的力度。1、入職須繳交的資料應(yīng)齊全，檔案記錄應(yīng)完整，人事檔案表格按要求規(guī)范填寫，補充、完善員工檔案記錄，嚴格填寫資料。2、規(guī)定定期更新人事檔案的時間，并盡快更新目前檔案內(nèi)不規(guī)范資料。3、員工簽署勞動合同需嚴謹，應(yīng)事先做好既符合法律、又維護公司立場的勞動合同，不能等到發(fā)生糾紛時才去完善。4、建議在庫存表單用完后，對入職登記表、員工檔案、員工簡歷表三個表進行整合統(tǒng)一，規(guī)范人事表單資料。5、指定醫(yī)院進行員工入職體檢，指定體檢項目，為全體員工創(chuàng)造一個健康的公共環(huán)境，避免因身體健康問題產(chǎn)生人力成本的浪費。6、車間作業(yè)應(yīng)嚴格執(zhí)行安全措施，并監(jiān)督好生產(chǎn)質(zhì)量，降低不必要的經(jīng)濟損失。人力部應(yīng)在工傷發(fā)生后進行調(diào)查分析，并對反復(fù)發(fā)生工傷的員工與部門出具分析報告、提出改善意見。（四）公司領(lǐng)導(dǎo)提高對人力資源管理重要性的認識，并建立科學(xué)的薪酬激勵機制。1、建議人力部參與或負責制訂薪酬福利體系、制度和激勵機制，增加員工對企業(yè)的歸屬感。人力部組織各部門主管討論、建立員工績效考核指標和具體內(nèi)容，由人力部組織實施績效考核工作，并將評審后的員工考核資料交財務(wù)部作為薪酬福利等的支付依據(jù)。2、建立科學(xué)合理、公平公正的考評方案，制定管理人員考評制度、優(yōu)秀員工評獎制度。（五）制定資料銷毀的管理規(guī)定。設(shè)定2人以上銷毀人員和監(jiān)督人員，編制銷毀資料清冊，登記銷毀時間，并經(jīng)公司總經(jīng)理審批。銷毀資料清冊可另找地方安全