物資管理部組織結(jié)構(gòu)圖.doc

此文檔收集于網(wǎng)絡，如有侵權(quán)，請聯(lián)系網(wǎng)站刪除天馬行空官方博客：/tmxk_docin ；QQ:1318241189；QQ群：175569632 物資管理部組織結(jié)構(gòu)圖管 理 部 部 長部 長 助 理計劃組管理組辦公室財務組保管組建材組木場物資管理部部門職責一、以管促供、保證供應1、根據(jù)公司生產(chǎn)安排的施工計劃書及施工單位上報的用料計劃申請，認真編制公司的“材料采購計劃”及資金計劃。每月25日前提出下月公司“材料采購計劃”報公司總經(jīng)理、經(jīng)營副總經(jīng)理及經(jīng)營部、財務部、由公司統(tǒng)一會審批準安排當月材料采購資金計劃后組織實施。2、負責全公司的材料供應協(xié)調(diào)工作，掌握重點工程動態(tài)及材料供求變化情況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，保障供應。3、建立單位工程主要材料供應臺帳，建立材料供應業(yè)務例會及日碰頭會制度，做好材料的平衡工作，合理利用庫存材料，降低材料庫存資金。4、加強材料管理工作，定期對基層單位材料倉庫及施工現(xiàn)場材料進行檢查，定期對材料人員進行業(yè)務培訓，提高材料管理人員業(yè)務素質(zhì)。二、認真做好全公司大宗材料的招標工作及材料采購合同的訂立、履行和監(jiān)督的管理工作。1、認真做好材料采購合同的訂立，掌握合同標準。2、認真組織合同會簽工作，凡簽訂材料采購合同時必須做到標的清楚，責任分明，表達準確，格式正確，印鑒齊全。3、負責全公司材料招投標制度、辦法起草和編制工作。4、負責組織實施對單一品種在五萬元以上材料采購招投標的工作。5、負責組織全公司材料系統(tǒng)合格供應商的評審工作。三、倉庫儲備、保質(zhì)保量、保證供應1、負責全公司材料的采購、運輸、保管、保養(yǎng)、質(zhì)量檢驗等管理工作。2、認真把好材料 “采購、入庫、出庫” 的質(zhì)量關。負責主要材料標識的建立和轉(zhuǎn)移工作。3、負責倉庫儲備材料的保管保養(yǎng)工作，保證所管物資不變質(zhì)、不銹蝕、不漏撒。4、負責全公司生產(chǎn)施工所需材料的發(fā)放工作，做到隨用隨供24小時發(fā)料。四、認真做好全公司廢舊物資的回收工作和清倉利庫工作，努力降低材料成本。五、認真做好倉庫的防火、防盜、防洪工作，確保公司倉庫財產(chǎn)安全。六、認真按“6S”行為規(guī)范標準執(zhí)行。物資管理部崗位職責部長：一、及時采購，保證供應，降低采購成本，訂立采購合同并組織實施1、根據(jù)公司生產(chǎn)安排及基層單位工程備料計劃，認真編制公司“材料采購計劃”。每月25日前提出下月公司“材料采購計劃”報公司總經(jīng)理、經(jīng)營副總經(jīng)理及經(jīng)營部、財務部各一份。由公司統(tǒng)一會審批準并安排當月材料采購資金計劃后實施。2、圍繞材料采購計劃，千方百計組織貨源，保證供應。（1）、依靠集團公司供應處為供貨主渠道。（2）、要建立相對穩(wěn)定的供貨渠道，對工程需要的“長線”材料，要選擇優(yōu)質(zhì)價廉又有一定實力和信譽的供應商，建立良好的長期合作關系，做到隨時保證供應。（3）對零星冷門材料，要廣泛搜集信息，積極落實廠家，及時聯(lián)系，保證按時供應。原則上正常采購計劃備料期為15天，追加及變更計劃為7天，特殊及臨時交辦計劃為3天，突擊搶險等應急計劃當天必須落實，未能辦理的要及時向分管領導匯報。3、要實行重點工程材料責任供應制。建立單位工程主要材料供應臺帳，建立材料供應業(yè)務例會及日碰頭會制度，及時了解和掌握重點工程動態(tài)及材料供求變化情況，每月深入工地不低于4次，做到隨時發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，協(xié)調(diào)關系，保障供應。4、加強經(jīng)營管理，降低采購費用，制定措施，力爭每年采購成本降低達到公司規(guī)定。5、認真做好材料采購合同的訂立、履行和管理工作（1）、嚴格掌握合同標準。凡1萬元以上的材料采購業(yè)務必須訂立采購合同并經(jīng)公司審計部鑒證。凡5萬元以上合同必須經(jīng)集團公司審計處鑒證批準。（2）、合同訂立必須嚴謹、嚴肅，必須充分體現(xiàn)維護本公司權(quán)利、義務。做到標的清楚、責任分明、表達準確、不留漏洞、格式正確，印章齊全。（3）、認真組織合同會簽工作。凡材料采購合同必須經(jīng)有關部門會簽、批準后方可執(zhí)行。原則上本公司會簽合同必須在3日內(nèi)完成，集團公司會簽合同必須在7日內(nèi)完成。（4）嚴格監(jiān)督合同履行。要及時發(fā)現(xiàn)對方違約行為并及時終止合同或提出索賠直至配合審計部門訴諸法律，以切實保證公司合法權(quán)益不受侵害。二、認真做好大宗材料招標采購工作1、負責單一品種材料采購價格達到5萬元以上的招標定貨工作，實行“陽光采購”。2、編制招標文件，報經(jīng)公司招標領導組批準后執(zhí)行。3、采購招標要本著公開、公正、公平競爭的原則，采取社會招標和邀請招標兩中方式進行。選擇三家以上具備相應資質(zhì)和實力的供應商，由公司招標領導組及相關技術人員或邀請集團公司有關專家組成評委或委托招標公司進行招標，最后擇優(yōu)確定中標供應商，報招標領導組批準后簽訂正式采購合同。4、對單一品種5萬元以下的材料采購，也要比照招標要求，選擇三家供應商填報報價表，進行比質(zhì)比價，擇優(yōu)定貨。三、認真做好清倉利庫工作，努力降低庫存1、積極做好清倉利庫工作，鼓勵基層施工單位多多利用積壓物資，降低庫存。凡庫存有的一律不采購。同時做好各基層單位利用公司庫存積壓材料的統(tǒng)計匯總工作。按公司有關政策，年終財務決算時統(tǒng)一核轉(zhuǎn)差價。2、對超限儲備進行再分析，經(jīng)核實后酌情向公司考核辦提出處罰意見。四、推進物流體制改革，加快物資超市建設1、制定“物流體制改革實施方案”及相關管理辦法，確定時間，并按計劃實施。2、建立新型的物資供應管理體制。充分利用公司現(xiàn)有的場地及材料需求優(yōu)勢，與供應商簽訂代儲代銷協(xié)議，利用供應商或廠家的資金代替公司儲備物資，做到“借雞下蛋”、“為我所用”，從而逐步減少和壓縮公司儲備資金占用，直至實現(xiàn)“零庫存”。3、要加強對“入市”供應商的管理工作。首先要做到“入市”審核，要結(jié)合“合格供應商”評審工作，嚴把“入市關”。其次要嚴格程序，做好代儲代銷材料的核算工作。第三是對“入市”供應商要實行動態(tài)管理，凡供應材料出現(xiàn)質(zhì)次價高問題兩次以上就要堅決清退。第四要加強對供應商代儲材料的管理，凡庫存超過兩個月無動態(tài)的代儲材料一律要求退貨或換貨，以加快代儲材料周轉(zhuǎn)率，提高利用率。五、做好部室管理與工作任務考核1、建立部室工作責任制、部門人員崗位4E標準和工作考核辦法，對部室人員實行日寫實、日打分。2、制定部室全年理論、業(yè)務學習計劃和提高業(yè)務素質(zhì)目標，每星期組織一次部室人員的理論業(yè)務學習并作出學習記錄。3、每月制定重點工作計劃，每周召開一次部務會議，檢查工作落實情況對部室人員工作情況進行講評。4、每月按照部室人員崗位4E標準和部室考核辦法對部室人員進行考核評定，按得分高低與工資分配掛鉤獎懲。部長助理：一、協(xié)助部長抓好業(yè)務管理工作，保證各項供應業(yè)務工作正常進行。1、制定本部計劃采購、保管、結(jié)算、價格等業(yè)務管理辦法，并在具體實施過程及時進行修訂完善。2、及時了解和掌握本部各業(yè)務口之間業(yè)務銜接和動態(tài)，及時發(fā)現(xiàn)制定和改進業(yè)務流程和辦法，確保業(yè)務工作順利進行。3、督促各業(yè)務口及時辦理有關業(yè)務手續(xù)，如材料估價、發(fā)票報帳、貨款清理、貨款回收等，要做到日清月結(jié)，日事日畢，月清月交，每月30日要分別匯總各有關清理情況及時報主管部長。二、負責抓好費用管理工作1、認真制定本部費用計劃及相關管理辦法，每月初下達當月專項費用指標，嚴格監(jiān)督檢查和控制執(zhí)行，書面向部長匯報上月費用支出情況。2、認真抓好經(jīng)營分析工作，每月進行一次專題經(jīng)營分析，10日前提出上月經(jīng)營情況書面分析報告，分析采購成本超降原因，業(yè)務管理存在的問題及應采取的措施等。三、編制月度資金計劃，確保采購需要1、每月3日根據(jù)公司生產(chǎn)安排、庫存資金水平及月度采購計劃，擬定月度資金使用計劃。2、每周五召開例會對資金使用做一次統(tǒng)計分析工作。分析資金占用情況，計劃剩余情況，確保采購需要。3、每月末對上月資金計劃支付情況進行統(tǒng)計匯總比較，報出明細。四、做好財務核算工作1、嚴格執(zhí)行財經(jīng)法規(guī)，遵守會計法及有關財務制度，進行材料核算工作，實行會計監(jiān)督。保證會計資料做到真實、準確、及時、完整。2、月度財務報表，于次月4日前審閱，年末財務報表于年末終了15日前審閱。3、每月10日召開一次在途材料的清理會議，通報在途材料資金占用情況，制定清理措施。五、抓好倉庫物資管理、努力降低庫存1、每月30日組織編發(fā)庫存材料余額明細表，保證采購、計劃、使用部門及時掌握庫存情況，做好平衡調(diào)劑，清倉利庫。2、掌握庫存資金動態(tài)，每半年組織對庫存物資進行一次大盤點，反饋長期無動態(tài)物資，按照有關規(guī)定和程序處理。六、做好物資超市管理運行工作1、負責擬定物資超市及物資配送的管理辦法，以及相適應的業(yè)務流程細則，負責建立和完善超市的業(yè)務核算電算化聯(lián)網(wǎng)工作。2、隨時掌握物資超市運作中業(yè)務流程工作，做到隨時發(fā)現(xiàn)問題，隨時解決，逐步建立和完善物資管理核算模式。采購提料員：1、根據(jù)本部計劃員提出的當月采購計劃，進行合理采購。2、在采購中要做到三比一算，即比質(zhì)比量、比差距、比運距。3、降低差旅費，實六能六不制度。能就地就近，不上遠處買。能改制代用不買新品。能利用庫存不采購。能批發(fā)不零零售。能直接從廠家訂貨不買批發(fā)。能直接送貨不轉(zhuǎn)庫。4、采購人員必須按計劃員下達的品名、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量采購，不得超購。5、要做到五不購：沒有計劃不購，規(guī)格不符不購，庫存有積壓的不購，庫存的品種能代用或用加工改制利用的不購，近處有不到遠處購。6、要做到四快：快采購、快提運、快交庫、快報銷。保管員：1、嚴把材料入庫關，確保入庫材料合格率為100%材料入庫時要認真核對材料的品名、規(guī)格、型號、數(shù)量，出廠合證及相關資料是否與憑證相符，凡單據(jù)憑證與實物不符，不符合標準，破損數(shù)量超過規(guī)定，隨貨相關資料不齊全或無計劃采購未經(jīng)領導批準的不予收料。2、料入庫及時做到，外地另擔到貨不超過3天，整車到貨驗收不超過7天，當?shù)夭少彯斕祢炇?。材料驗收后要做好驗收記錄，保存好相關資料。3、材料的存放要堅持科學分類，認真做到“四號定位”“五五擺放”、“三條線”、既物資堆放一條線、料架擺放一條線、料簽懸掛一條線。帳、卡、物資金“四對口”。各種報表及時。（資金報表、余額表、收、付存情況表）在每月30日前報出。4，對庫存物資要每周進行一次檢查，維護、保養(yǎng)，每周對所管衛(wèi)生區(qū)的衛(wèi)生進行一次清掃，保持倉庫地面、墻壁、門窗、貨物和貨架干凈。每月對庫存材料進行一次盤點清查。保證所管物質(zhì)不銹蝕、不漏撒、不變質(zhì)、不丟失、不超期失效。認真做到“班前三查”“班后三看”。遇到風雨、雪天氣，要及時對倉庫物質(zhì)進行檢查，對存在問題及時處理并做好記錄。5、材料發(fā)放時認真核對發(fā)料手續(xù)，核對領料單是否正確印簽是否齊全，物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、是否相符。凡無正式手續(xù)或手續(xù)不全的不予發(fā)料。每天要做到日清月結(jié)，下帳及時，手續(xù)清理及時。6、每月25日結(jié)帳做到日清月結(jié)，下帳及時，月末編制余額表，帳面不得出現(xiàn)挖、涂、刮、擦現(xiàn)象。并且對手續(xù)清理過程中的問題要書面編報說明情況。7、每月26日編制單位用料明細表報財務組掛帳收款。8、每月30日編報庫存材料收、付、存情況表，長期無動態(tài)物資明細表，并詳細注明形成原因。9、倉庫的度量衡和工具要認真管理，度量衡要定期檢驗、維修。10、 認真完成領導交辦的其它工作任務。材料核算員：1、每月5日開始按照部門的有關規(guī)章制度，根據(jù)審核無誤的發(fā)票，運雜票等原始憑證開據(jù)驗收單，按業(yè)務流程辦理相關業(yè)務，對票據(jù)做到認真審核、分類、正確匯總傳遞及時，24日結(jié)束此項工作。2、每日接受的發(fā)票，要做到當日審核并填制 驗收單。及時分發(fā)給保管員。并按照保管員的帳本設置，不填混合單據(jù)，確保憑證類別、金額準確無誤。3、嚴格憑證填寫要求，不接受不合要求的憑證，發(fā)現(xiàn)假發(fā)票及涂改、錯填、內(nèi)容不全、印鑒不齊的憑證堅決要求退還，嚴重時要向有關領導及時匯報。4、每月25日開始對各基層單位的領料單進行分項審核，26日結(jié)束審核工作。將整理有序的領料單交給會計辦理當月往來轉(zhuǎn)款工作。5、每月1-2日。核對上月收、付、存余額情況與財務收、付、 存余額情況是否相符。核對無誤后編制材料增減變化表。6、每月34日對上月已審核無誤的各類憑證進行整理、裝訂、存檔、保管，做 到存放有序，嚴加保管，確保不丟失破損。7、每日掌握保管手續(xù)清理工作，檢查發(fā)票下載物資的驗收情況，對驗收未完結(jié)的個別品種進行協(xié)調(diào)督辦，確保手續(xù)完整入帳。每月25日前編報本月驗收入庫情況表，對出現(xiàn)的情況、存在的問題做出詳細說明。8、每月25日開始對本部當月發(fā)生的材料動態(tài)進行審核、簽收，對保管員的驗收單、領料單、帳簿、資金進行認真檢查核對，確認帳、單、資金計算填寫全面正確無誤后在物資臺帳、單據(jù)上逐筆簽章認可。9、每月27日28日填寫本部當月的物資收、付、存，分類余額及匯總表并與保管員帳簿余額表相符。每月28日對材料出庫環(huán)節(jié)上存在的問題做詳細說明，提出處理意見。10、每月2930日編制本部物資購入實際價、計劃價的匯總審核，準確計算各類物資的購、銷差價并填制材料差價匯總表。主管會計：1、每日處理收、付往來業(yè)務，認真執(zhí)行會計法和企業(yè)會計制度以及材料核算的有關規(guī)定，嚴格執(zhí)行領導審批制及審核合同、協(xié)議制訂、掛帳、估價入庫情況，否則不予付款。每日編報資金情況表，每周五編報資金計劃與實際支付情況表。 2、每日填制會計憑證無差錯，審核原始憑證內(nèi)容是否完備，印章是否齊全，數(shù)據(jù)計算是否準確，尤其是對于大宗材料的采購，必須審核其是否簽定有合同或協(xié)議，對以前年度掛帳的應付帳款應索要收據(jù)等手續(xù)完備后，根據(jù)審核無誤的原始憑證盡快辦理每一筆業(yè)務。3、認真審核本部的各項費用支出，按照上級有關部門規(guī)定的報銷原則，把好差旅費、辦公費、倉儲費等財務審核關，做到對不真實、不合法的不予受理；對不準確、不完整的予以退回，要求經(jīng)辦人員更正、補充；對弄虛作假、嚴重違法的予以扣留，并及時向領導反映。 4、經(jīng)常深入庫房督促、檢查收、發(fā)料登記入帳情況；每周進行材料稽核，確保帳物相符，余額準確，類別清楚，并及時匯集核算料單，滿足月末結(jié)帳需要；每月參與物資盤點工作，認真審查盤虧、盤盈，并及時提出處理意見，向領導匯報。5、每月25日開始，對物資部當月材料的收、發(fā)、存同保管員一起進行會簽，認真檢查、核對驗收單、領料單、物資臺帳、資金表的內(nèi)容是否完整，計算是否正確，有關人員簽章是否齊全，每月25日編報采購借款清理情況表，對簽收回的收、發(fā)料憑證審核無誤后，并進行分類匯總、核算，保證帳、物、卡、資金相符，核準余額后，27日按有關會計科目填制應收各領料單位的轉(zhuǎn)收憑證并送財務科及時結(jié)算往來款。6、28日至30日，對當月各種票據(jù)審核無誤后，整理并全部錄入計算機，進行匯總，及時核對內(nèi)部往來余額及各科目余額情況，應收、應付款沖減是否正確，并計算出本部當月實際購入材料成本與出庫材料計劃價的準確價差，采保費的計劃與實際支出，并核算出當月的經(jīng)營情況。月初1至2日負責編制有關的財務報表并編寫月度財務分析，分析超降原因打印正式財務報表并及時上報財務部。7、每月2日編報本月月度計劃以及對上月資金計劃支付情況進行統(tǒng)計。8、認真進行會計檔案的管理，保證會計憑證、報表完整、齊全，無涂抹、無折損、無漏頁、缺頁；會計憑證裝訂整齊、標識詳盡，入柜擺放井然有序，并妥善保管，無領導批示任何人不得隨意外借、翻閱；嚴格執(zhí)行安全和保密制度。計劃員：1、每月3日前根據(jù)基層用料計劃，準確報出當月采購計劃，資金需求計劃。2、建立重點工程臺帳，供應臺帳，把每日供應數(shù)量準確登記到臺帳上，月未25日-31日與保管員帳核對一次。3、接到用料計劃要在計劃上簽注接收時間，正常備料10天，追加變更計劃7天，臨時計劃3天完成。在保證按時供應的同時，要按照施工單位所提質(zhì)量標準供料。4、對一次采購1萬元以上的物資必須簽訂合同，單一品種5萬元以上進行招標采購。合同內(nèi)容填寫要規(guī)范、整潔、項目齊全。5、建立價格巡查制度，做好物資詢價，采購比質(zhì)比價，日常物資超市管理規(guī)范，手續(xù)清理及時，物資樣品擺放清晰合理，美觀大方，可觀性強，衛(wèi)生干凈、價格標識清楚。6、每月10日、15日、20日分別三次清理手續(xù)，保證月未不影響保管員記帳、財務轉(zhuǎn)帳。7、計劃組長要負責指導、督促本組其它崗位員工完成工作任務。管理員：1、嚴格監(jiān)督價格管理、審核工作，做到5萬以上要經(jīng)過招標采購，1萬元以上必須有訂貨合同，1萬元以下必須貨比三家，擇優(yōu)采購。價格監(jiān)督本著公平、公正、公開、實事求是的原則。接到發(fā)票2日內(nèi)審核完畢，轉(zhuǎn)交財務記帳。2、認真落實、督辦和考核本部的業(yè)務工作，建立重點工程供應牌板及業(yè)務工作4E動態(tài)管理卡，每周對本部業(yè)務工作抽查考評一次，并做好詳細記錄，獎懲兌現(xiàn)。3、協(xié)同業(yè)務人員做好料價運價的確定工作，組織有關人員召開價格測算會議，并在三日內(nèi)編發(fā)會議紀要，日后認真履行。4、認真做好價格咨詢和信息發(fā)布工作，廣泛利用市場導報、信息報、網(wǎng)絡及市場調(diào)查，及時掌握市場動態(tài)，每兩周做一次市場調(diào)查，并有記錄。建立“合同臺帳”、“物資詢價臺帳”，記錄準確，書寫清楚。5、加強廢舊物資管理工作，及時將集團公司下達的回收指標和文件精神轉(zhuǎn)發(fā)給各項目分公司，并督促其完成指標，對回收指標完成情況每半年通報一次，如發(fā)現(xiàn)有廢舊物資不上交的要強行收回，有自行處理的要做出處理決定并上報公司分管領導。6、抓好本