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應(yīng)用文實用寫作分享 大岳南方辦事處知識分享 1 應(yīng)用文寫作概述 主要內(nèi)容 1 新國標說明及公文寫作要求 2 常用公文類型介紹 3 公文寫作常見錯誤 4 2 一 應(yīng)用文寫作概述 應(yīng)用文的含義 應(yīng)用文是指國家機關(guān) 企事業(yè)單位 社會團體及人民群眾在日常工作 生活中辦理公務(wù)和個人事務(wù)時經(jīng)常使用的具有慣用格式的文書 使用對象 機關(guān) 團體 企事業(yè)單位 個人使用目的 處理公 私事務(wù)文體特征 有慣用格式文體歸類 實用性文章 3 一 應(yīng)用文寫作概述 應(yīng)用文的分類 應(yīng)用文分公務(wù)文書和私務(wù)文書 其中私務(wù)文書主要指日常的郵件 信件等 4 一 應(yīng)用文寫作概述 應(yīng)用文寫作基本要素 主題 正確 鮮明 集中材料 真實 新穎 典型結(jié)構(gòu) 標題 開頭 主體 結(jié)尾語言 準確 簡潔 樸實 生動 5 二 新國標說明及公文寫作要求 6 2012年4月16日 中共中央辦公廳 國務(wù)院辦公廳關(guān)于印發(fā) 黨政機關(guān)公文處理工作條例 的通知 中辦發(fā) 2012 14號 從2012年7月1日起施行 現(xiàn)行的1996年5月3日中共中央辦公廳發(fā)布的 中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例 和2000年8月24日國務(wù)院發(fā)布的 國家行政機關(guān)公文處理辦法 停止執(zhí)行 二 新國標說明及公文寫作要求 7 黨政機關(guān)公文格式 主要變化 公文格式新國標 黨政機關(guān)公文格式 GB 9704 2012代替 國家行政機關(guān)公文格式 和 中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例 主題詞兒不再標 刪除主題詞格式要素密級緊急左上角 密級 緊急程度從右上角改為左上角印章署名要齊全 增加發(fā)文機關(guān)署名格式要素成文日期用數(shù)字 成文日期用阿拉伯數(shù)字標注公文頁碼不可少 增加頁碼格式要素 二 新國標說明及公文寫作要求 8 新 條例 注重繼承保留 文種數(shù)量相對減少 原 條例 和原 辦法 共18個文種 最終新 條例 確定黨政機關(guān)公文主要文種15個 分別是 決議 決定 命令 令 公報 公告 通告 意見 通知 通報 報告 請示 批復(fù) 議案 函 紀要 與 辦法 相比 新 條例 去掉了 指示 條例 規(guī)定 增加了 決議 和 公報 同時將 會議紀要 改為 紀要 部分文種的適用范圍表述有一定變化 對決議 決定 命令 令 公報 通告 通知 通報 報告 紀要等9個文種適用范圍作出修改 在概念上略有調(diào)整 其余6個文種公告 意見 請示 批復(fù) 方案 函在概念上保持不變 公文按行文方向分上行文 平行文 下行文 二 新國標說明及公文寫作要求 9 公文要素 組成公文的各要素劃分為 版頭 紅色反線以上 主體 版記 三部分 版頭由份號 密級和保密期限 緊急程度發(fā)文機關(guān)標志發(fā)文字號 簽發(fā)人等要素組成 主體由公文標題 主送機關(guān)正文 附件說明 發(fā)文機關(guān)署名成文時間 印章 附注 附件等要素組成 版記由抄送機關(guān) 印發(fā)機關(guān) 印發(fā)日期等要素組成 版頭 主體 版記 二 新國標說明及公文寫作要求 10 二 新國標說明及公文寫作要求 11 公文紙張及排版印制要求 采用國際標準A4型用紙 210mm 297mm 紙張白度為85 90 正文用3號仿宋體 標題用2號小標宋 文中如有小標題可用3號小標宋體字或黑體字 從左至右橫寫橫排 一般每面排22行 每行排28個字 新的格式要求 阿拉伯數(shù)字的字體 不再使用新羅馬字體 TimesNewRoman 應(yīng)使用 宋體 格式 抄送機關(guān) 印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期一般用4號仿宋體字頁碼用4號半角宋體阿拉伯數(shù)字排版時版面尺寸要標準 幅面 210mm 297mm版心 156mm 225mm上白邊 天頭 37mm下白邊35mm左白邊28mm右白邊26mm 二 新國標說明及公文寫作要求 12 1 份號 一般用6位3號阿拉伯數(shù)字 頂格編排在版心左上角第一行 如 003402 涉密公文應(yīng)當標明份號 2 密級和保密期限 一般用3號黑體字 頂格編排在版心左上角第二行 保密期限中的數(shù)字用阿拉伯數(shù)字標注 如 絕密 機密 秘密 兩字之間空1字 或絕密 30年 機密 20年 秘密 10年 兩字之間不空字 3 緊急程度 一般用3號黑體字 頂格編排在版心左上角 緊急公文應(yīng)當根據(jù)緊急程度分別標明 特急 加急 對電報的要求是一樣的 分別標明 特提 特急 加急 平急 特急 加急 中間是否空一個字 與 密級 保持一致 如需同時標注份號 密級和保密期限 緊急程度 按照份號 密級和保密期限 緊急程度的順序自上而下分行排列 版頭 二 新國標說明及公文寫作要求 13 二 新國標說明及公文寫作要求 14 4 發(fā)文機關(guān)標識及位置由發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱加 文件 二字組成 也可以使用發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱 居中排布 上邊緣至版心上邊緣為35mm 推薦使用小標宋體字 顏色為紅色 聯(lián)合行文時 如需同時標注聯(lián)署發(fā)文機關(guān)名稱 一般應(yīng)當將主辦機關(guān)名稱排列在前 如有 文件 二字 應(yīng)當置于發(fā)文機關(guān)名稱右側(cè) 以聯(lián)署發(fā)文機關(guān)名稱為準上下居中排布 上邊緣至版心上邊緣為35mm 再加上天頭37mm 發(fā)文機關(guān)標識到上頁邊為72mm 不再區(qū)分上行文和平行文 下行文公文機關(guān)標識的位置 作了統(tǒng)一 對于 文件 二字 繼續(xù)保留 特殊情況除外 二 新國標說明及公文寫作要求 15 37mm 35mm 37mm 35mm 上行文 下行文 二 新國標說明及公文寫作要求 16 5 發(fā)文字號 發(fā)文順序號不加 第 字 不編虛位 即1不編為01 上行文的發(fā)文字號居左空一字編排 與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行 二 新國標說明及公文寫作要求 17 6 簽發(fā)人 編排在發(fā)文機關(guān)標志下空二行位置 舊版未作要求 如有多個簽發(fā)人 簽發(fā)人姓名按照發(fā)文機關(guān)的排列順序從左到右 自上而下依次均勻編排 一般每行排兩個姓名 回行時與上一行第一個簽發(fā)人姓名對齊 舊版要求為 主辦單位簽發(fā)人姓名置于第1行 其他簽發(fā)人姓名從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機關(guān)順序依次順排 每行只排1個 二 新國標說明及公文寫作要求 18 1 標題 一般由發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱 公文主題和文種組成 即發(fā)文機關(guān) 事由 文種 位于紅色分隔線下空二行位置 標題字體為2號小標宋體字 排列分行合理 美觀 醒目 多行標題排列為梯形或菱形 不采用上下長度一樣的長方形和上下長 中間短的沙漏型 多個發(fā)文機關(guān)名稱之間用空格分開 不加頓號 換行時省略 主體 二 新國標說明及公文寫作要求 19 2 主送機關(guān) 如主送機關(guān)名稱過多導(dǎo)致公文首頁不能顯示正文時 應(yīng)當將主送機關(guān)名稱移至版記 3 正文 按規(guī)范擬寫 排版 公文首頁須顯示正文 文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次可以用 一 一 1 1 標注 括號用全角 之后不再空半個字符 一 1 之后的標點符號用全角 4 附件說明 附件說明分別與正文下空一行 字體字號用3號仿宋體 附件 前空2個字 后接排附件名稱 名稱后不加標點符號 附件序號用阿拉伯數(shù)字 每行位置對齊 如 附件 1 有兩個以上附件時 應(yīng)注明順序并分別標注于各附件首頁的左上方 附件名稱較長需回行時 應(yīng)當與上一行附件名稱的首字對齊 二 新國標說明及公文寫作要求 20 5 發(fā)文機關(guān)署名 成文日期 印章除了會議紀要之外 其他公文全部要求有發(fā)文機關(guān)署名 包括傳真電報 加蓋印章的公文 1 成文日期一般右空四字編排 印章用紅色 不得出現(xiàn)空白印章 2 單一機關(guān)行文時 一般在成文日期之上 以成文日期為準居中編排發(fā)文機關(guān)署名 印章端正 居中下壓發(fā)文機關(guān)署名和成文日期 使發(fā)文機關(guān)署名和成文日期居印章中心偏下位置 印章頂端應(yīng)當上距正文 或附件說明 一行之內(nèi) 3 聯(lián)合行文時 一般將各發(fā)文機關(guān)署名按照發(fā)文機關(guān)順序整齊排列在相應(yīng)位置 并將印章一一對應(yīng) 端正 居中下壓發(fā)文機關(guān)署名 最后一個印章端正 居中下壓發(fā)文機關(guān)署名和成文日期 印章之間排列整齊 互不相交或相切 每排印章兩端不得超出版心 首排印章頂端應(yīng)當上距正文 或附件說明 一行之內(nèi) 二 新國標說明及公文寫作要求 21 正常情況下 發(fā)文機關(guān)署名 位于正文的右下方 與正文或附件說明空一行 居右排 后空2個字 兩個以上機關(guān)聯(lián)合發(fā)文 發(fā)文機關(guān)名稱上下并排 等距撐開 長度相同 印章頂端應(yīng)當上距正文 或附件說明 一行之內(nèi) 應(yīng)以印章與正文的位置來確定發(fā)文機關(guān)署名 成文日期的位置 二 新國標說明及公文寫作要求 22 不加蓋印章的公文目前主要涉及傳真電報 單一機關(guān)行文時 在正文 或附件說明 下空一行右空二字編排發(fā)文機關(guān)署名 原來空4行 在發(fā)文機關(guān)署名下一行編排成文日期 首字比發(fā)文機關(guān)署名首字右移二字 如成文日期長于發(fā)文機關(guān)署名 應(yīng)當使成文日期右空二字編排 并相應(yīng)增加發(fā)文機關(guān)署名右空字數(shù) 聯(lián)合行文時 應(yīng)先編排主辦機關(guān)署名 其余發(fā)文機關(guān)署名依次向下編排 二 新國標說明及公文寫作要求 23 加蓋簽名章的公文如命令 令 議案等文種涉及這種情況 單一機關(guān)制發(fā)的公文加蓋簽發(fā)人簽名章時 在正文 或附件說明 下空二行右空四字加蓋簽發(fā)人簽名章 簽名章左空二字標注簽發(fā)人職務(wù) 后不用冒號 以簽名章為準上下居中排布 在簽發(fā)人簽名章下空一行右空四字編排成文日期 聯(lián)合行文時 應(yīng)當先編排主辦機關(guān)簽發(fā)人職務(wù) 簽名章 其余機關(guān)簽發(fā)人職務(wù) 簽名章依次向下編排 與主辦機關(guān)簽發(fā)人職務(wù) 簽名章上下對齊 每行只編排一個機關(guān)的簽發(fā)人職務(wù) 簽名章 簽發(fā)人職務(wù)應(yīng)當標注全稱 空2行 左空2個字 職務(wù)居中排布 右空4字 空1行 二 新國標說明及公文寫作要求 24 成文日期用阿拉伯數(shù)字將年 月 日標全 年份應(yīng)標全稱 月 日不編虛位 即1不編為01 二 新國標說明及公文寫作要求 25 6 附注 居左空二字加圓括號編排在成文日期下一行 不再空1行 如果表述中重復(fù)出現(xiàn)括號時 用中文六角括號套小括號 請示 報告 函這3個文種必須標注附注 聯(lián)系人 聯(lián)系方式等 其他文種視情況而定 下行文也可用附注 附注 二 新國標說明及公文寫作要求 26 7 附件 在版記之前 與公文正文一起裝訂 附件 二字及附件順序號用3號黑體字頂格編排在版心左上角第一行 附件標題居中編排在版心第三行 附件順序號和附件標題應(yīng)當與附件說明的表述一致 序號后不再加標點符號 附件格式要求同正文 如附件與正文不能一起裝訂 應(yīng)當在附件左上角第一行頂格編排公文的發(fā)文字號并在其后標注 附件 二字及附件順序號 被批準的下級機關(guān)公文或被轉(zhuǎn)發(fā)的上級 同級機關(guān)公文 不屬于公文的附件 應(yīng)在批轉(zhuǎn) 轉(zhuǎn)發(fā) 通知 之后另頁排印 二 新國標說明及公文寫作要求 27 附件之后才是版記 不能在前 空1行 標題同正文要求 黑體 二 新國標說明及公文寫作要求 28 1 分隔線版記中的分隔線與版心等寬 首條分隔線和末條分隔線用粗線 推薦高度為0 35mm 中間的分隔線用細線 推薦高度為0 25mm 首條分隔線位于版記中第一個要素之上 末條分隔線與公文最后一面的版心下邊緣重合 即正文邊框 首末兩條粗線 中間細線 最后一條與正文邊框重合 版記 二 新國標說明及公文寫作要求 29 2 抄送機關(guān) 印發(fā)機關(guān) 印發(fā)日期 頁碼除了字號改為4號字外 要求與舊版基本一致 用 抄報 抄送 印發(fā) 印發(fā)日期之后 上行文 平行文 下行文都統(tǒng)一用 印發(fā) 不再區(qū)別開來 不再標注校對人和印發(fā)份數(shù) 強調(diào) 公文的版記頁前如有空白頁的 空白頁和版記頁均不編排頁碼 空白頁和空白頁以后的頁不標識頁碼 三 常用公文類型介紹 30 請示適用于向上級機關(guān)請求指示 批準請示的標題一般有兩種 一種是由發(fā)文機關(guān) 事由和文種組成的完全式標題 另一種是由事由和文種組成 在實際工作中 上行文標題的發(fā)文機關(guān)名稱常常被省略 請示只能有一個主送機關(guān) 不能多頭請示 注意事項 不得抄送下級 不得直接送領(lǐng)導(dǎo)者個人 寫明聯(lián)系人的姓名和電話 不得越級請示 一文一事 不得多頭請示 請示 三 常用公文類型介紹 報告是一種呈報 陳述性的上行文 是上下級之間溝通情況 協(xié)調(diào)工作的重要文件 報告主要適用于向上級機關(guān)匯報工作 反映情況 答復(fù)上級機關(guān)的詢問 此外 報告還用于向上級機關(guān)報送材料 報告的標題一般是由發(fā)文機關(guān)名稱 主要事由和文種所組成的完全式標題 也可以省略發(fā)文機關(guān)名稱 但事由和文種不能省略 報告的主送機關(guān)具有單一性 一般為發(fā)文機關(guān)的直屬上級機關(guān) 或上級業(yè)務(wù)指導(dǎo)機關(guān) 因而通?？捎昧晳T性簡稱 受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機關(guān)向上級呈遞報告 應(yīng)根據(jù)報告內(nèi)容的實際需要 寫明主送機關(guān)和抄送機關(guān) 某些特殊的情況報告可多頭主送 讓有關(guān)方面都盡快了解情況 注意事項 實事求是 不得夾帶請示和意見 31 報告 三 常用公文類型介紹 報告與請示的異同 報告是向上級機關(guān)匯報工作 反映情況 提出意見或者建議 答復(fù)上級機關(guān)的詢問時使用的公文 請示是下級機關(guān)向上級機關(guān)請求對某項工作 問題作出指示 對某項政策界限給予明確 對某事予以審核批準時使用的一種請求性公文 區(qū)別 1 請示是下級向上級機關(guān)請求 報告是向上級機關(guān)匯報 2 請示是上級機關(guān)是一定要答復(fù) 報告并不一定要答復(fù) 視情況 可以答復(fù)也可以不答復(fù) 3 請示請求批準某種事項 報告是匯報工作 反映情況 提出意見或者建議 答復(fù)上級機關(guān)的詢問 相同 兩者都是上行文 32 三 常用公文類型介紹 通知適用于批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文 轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文 傳達要求下級機關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項 以及任免人員的情況 通知的標題通常有兩種形式 一種是由發(fā)文機關(guān) 主要事由 文種組成的三項式標題 另一種是省略發(fā)文機關(guān)的兩項式標題 通知的主送機關(guān)有兩種寫法 一種是將若干主送機關(guān)的名稱全部寫上 另一種屬于公開發(fā)布的普發(fā)性通知 則不寫主送機關(guān) 通知的類型 主要有指示性通知 事務(wù)性通知 發(fā)布性通知 批轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)發(fā)性通知 會議通知等 33 通知 三 常用公文類型介紹 批復(fù)適用于答復(fù)下級機關(guān)的請示事項 批復(fù)只能用于直接隸屬關(guān)系和業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系的上下級之間 不相隸屬的機關(guān)和平級機關(guān)之間不能使用 批復(fù)的標題與其他文種相比形式較多 主要有發(fā)文機關(guān) 事由 文種 事由 文種 發(fā)文機關(guān) 事由 主送機關(guān) 文種 事由 主送機關(guān) 文種和復(fù) 原請示標題等幾種 提出請示的下級機關(guān)就是主送機關(guān) 行文對象 注意事項 表態(tài)明確 依據(jù)充實可行 34 批復(fù) 三 常用公文類型介紹 函適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作 詢問 答復(fù)問題 請求批準和答復(fù)審批等事項 有時上級機關(guān)對下級機關(guān)詢問一般性問題也可用函 函的標題有 函 與 復(fù)函 的區(qū)別 復(fù)函在事由中需要寫明答復(fù)什么問題的復(fù)函 有些審批函的標題與 批復(fù) 標題相同 采用四項式標題 即發(fā)文機關(guān)名稱 事由 受文機關(guān)名稱 文種 表示同意的復(fù)函可在事由部分標示出 同意 文字 若函的內(nèi)容較簡單沒必要在標題中寫明 可省略事由部分 函的發(fā)文字號與其他公文稍有不同 以 信函式格式 制發(fā)的函 一般在機關(guān)代字后面加上一個 函 字 按行文關(guān)系分為致函和復(fù)函 按用途分為商洽函 問答函 請批與審批函 告知函 印發(fā)轉(zhuǎn)發(fā)函等 注意事項 一函一事 用語得體 35 函 三 常用公文類型介紹 意見適用于對重要問題提出見解和處理辦法 意見的標題通常是由發(fā)文機關(guān) 事由和文種組成的完全式標題 也有一部分是由事由和文種構(gòu)成的省略式標題 視意見的行文方向 內(nèi)容和發(fā)布范圍而確定 一般只有一個主送機關(guān) 意見的類型主要有指導(dǎo)性意見 建議性意見 商洽性意見 實施性意見等 注意事項 內(nèi)容要有針對性 突出重點 行文靈活 36 意見 三 常用公文類型介紹 紀要是用于記載 傳達會議情況和議定事項的公文 文種為紀要 而非會議紀要 紀要標志由 XXXXX紀要 組成 居中排布 上邊緣至版心上邊緣為35mm 一般使用紅色小標宋體字 標注出席人員名單 一般用3號黑體字 在正文或附件說明下空一行左空二字編排 出席 不再使用 參會人員 二字 后標全角冒號 冒號后用3號仿宋體字標注出席人單位 姓名 回行時與冒號后的首字對齊 標注請假和列席人員名單 除依次另起一行并將 出席 二字改為 請假 或 列席 外 編排方法同出席人員名單 紀要格式可以根據(jù)實際制定 37 紀要 三 常用公文類型介紹 會議記錄即會議筆錄 是由會議組織者指定專人 如實 準確地記錄會議的組織情況和會議內(nèi)容的一種應(yīng)用性事務(wù)文體 經(jīng)常用于比較重要的會議或正式會議 標題由會議名稱和文種組成 若使用的是專用的會議記錄本 記錄 二字可省略 只寫會議名稱即可 會議組織概況 主