DG-MPG-004辦公用品管理細(xì)則(doc 11頁).doc

修改記錄版本日期章節(jié)頁碼修改范圍及依據(jù)A2008-11-24首次發(fā)布目 錄第一章 總則4第二章 細(xì)則4第三章 附則8第一章 總則為使辦公用品管理合理、有效，進(jìn)一步做到規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司的具體情況，特制定本規(guī)定。第二章 細(xì)則第一條 本規(guī)定將辦公用品分為辦公文具、禮品及固定資產(chǎn)三大類。辦公文具下分消耗品、管理消耗品及管理品。辦公文具禮品固定資產(chǎn)消耗品管理消耗品管理品辦公家具、電腦、打（復(fù)）印機、掃描儀、傳真機、飲水機、電扇、空調(diào)等鉛筆、膠水、透明膠、大頭針、回形針、復(fù)寫紙、卷宗、標(biāo)簽、告示貼、便條紙、信紙、橡皮、夾子、圓珠筆、訂書釘?shù)群炞止P、白板筆、修正液、打（復(fù)）印紙、其他耗材、勞保用品、印刷品（如信紙、信封、表格等，除各部門特殊表單外，其印刷、保管均由總經(jīng)理工作部統(tǒng)一管理）等剪刀、美工刀、訂書機、打孔機、計算器、印泥、筆筒、光盤、U盤、工具等辦公文具分為個人領(lǐng)用與部門領(lǐng)用兩種?！皞€人領(lǐng)用”是個人使用保管用品，如圓珠筆、簽字筆、直尺等。“部門領(lǐng)用”是部門共同使用用品，如打孔機、大型訂書機等。第二條 申請程序。1、辦公文具類：消耗品及管理消耗品每月25日申請一次，管理品每季度末的十日內(nèi)申請一次，原則上不再另行申請。各部門在規(guī)定時間內(nèi)填寫辦公用品采購申請單（附表一），需求信息盡量詳盡，計算器、U盤等管理品須標(biāo)明領(lǐng)用者姓名及具體用途說明，避免多報、漏報，經(jīng)部門經(jīng)理簽批后，交總經(jīng)理工作部匯總。每月1日3日，總經(jīng)理工作部匯總各部門上月申請單，根據(jù)現(xiàn)有庫存情況，確認(rèn)當(dāng)月實際需要采購的物品類別及數(shù)量。2、公用的打（復(fù)）印機、傳真機等使用耗材不足時，使用人員立刻上報總經(jīng)理工作部，并由總經(jīng)理工作部按采購申請程序采買。3、禮品類：根據(jù)具體業(yè)務(wù)的需要，各部門可直接向分管董事副總經(jīng)理申請禮品采購（附表二），獲得批準(zhǔn)后，申請部門將禮品品類、價位等信息通知總經(jīng)理工作部，由總經(jīng)理工作部采購，部門配合，并且滿足申請部門的采購時間要求。4、固定資產(chǎn)類：各部門于每年1月25日填報固定資產(chǎn)請購審批表（見DG-WPF-003員工請款管理制度），交總經(jīng)理工作部匯總，并會同財務(wù)部共同擬定公司年度固定資產(chǎn)購置計劃，原則上不再另行申請。每年1月份，總經(jīng)理工作部匯總固定資產(chǎn)登記明細(xì)表（附表三），報上年度購進(jìn)的固定資產(chǎn)金額及累計金額，交財務(wù)部。第三條 采買程序。1、詢價?？偨?jīng)理工作部收到公司總經(jīng)理或分管董事副總經(jīng)理關(guān)于采購申請或采購計劃的批復(fù)后，按照貨比三家原則立刻開展詢價、比價、議價，提供三家以上候選供應(yīng)商的品種、性能指標(biāo)、報價和付款條件等信息，報總經(jīng)理或分管董事副總經(jīng)理選擇。2、合同。采購詢價獲準(zhǔn)后，總經(jīng)理工作部即與供應(yīng)商洽買賣合同及合同條款，合同文本須經(jīng)公司總經(jīng)理或分管董事副總經(jīng)理批準(zhǔn)。3、請款與付款。合同經(jīng)雙方簽章生效后，總經(jīng)理工作部按合同付款進(jìn)度，向財務(wù)部申請借款。無須簽合同的小額采購，可在獲得公司總經(jīng)理或分管董事副總經(jīng)理批準(zhǔn)后直接向財務(wù)部借款。4、采購。負(fù)責(zé)具體采購的人員按合同交貨進(jìn)度，及時催促供應(yīng)商按時發(fā)貨或及時采買。如發(fā)現(xiàn)物品品種、數(shù)量或質(zhì)量與要求不符，負(fù)責(zé)采購的人員可拒絕接收或?qū)⒇浳锿嘶亍５谒臈l 入庫及出庫程序。1、保管人員需在當(dāng)日驗收新購進(jìn)的辦公用品（含辦公文具、禮品及固定資產(chǎn)），驗收合格的物品及時放入倉庫，并于當(dāng)日辦理入庫登記。員工離職時，退回的辦公用品也需重新入庫登記。2、由總經(jīng)理工作部通知各部門一次性領(lǐng)取辦公文具，領(lǐng)取人須在出庫登記表上簽字。管理品須實際使用人本人簽字領(lǐng)取，不得代簽、代領(lǐng)。原則上，每人每月發(fā)放水性筆芯一支或簽字筆一支。每人每季發(fā)膠水一瓶、大頭針、回形針、訂書釘各一盒。每人每年發(fā)工作日記大本一本，小本二本。不夠用者，可經(jīng)部門主管批準(zhǔn)后另行申請。原則上平均每人每月辦公用品標(biāo)準(zhǔn)不超過30元。3、新進(jìn)人員到職時，可到總經(jīng)理工作部領(lǐng)用基本的辦公用品。4、禮品的出庫必須由領(lǐng)取人提交書面申請，經(jīng)分管董事副總經(jīng)理簽批后方可辦理出庫。第五條 報銷程序。新購辦公用品入庫后的5個工作日內(nèi)，總經(jīng)理工作部持有關(guān)發(fā)票和憑證到財務(wù)部銷帳。第六條 總經(jīng)理工作部可向文具批發(fā)商采購，其必需品、采購不易或耗用量大者，應(yīng)酌量庫存。第七條 辦公用品丟失、被盜或損壞時，公司將根據(jù)具體原因追究當(dāng)事人相關(guān)物品凈殘值予以賠償（保險公司賠付部分除外）。對于重大責(zé)任者，除追究經(jīng)濟(jì)責(zé)任外，還將視情節(jié)給予相應(yīng)的行政處罰，甚至追究法律責(zé)任。第八條 辦公用品(含辦公文具、禮品、固定資產(chǎn))采購實行兩人復(fù)核制，貨比三家的原則。第九條 管理、保養(yǎng)及維修。1、辦公桌椅、沙發(fā)、茶幾、書柜、檔案柜、保險柜等由具體使用者作為直接負(fù)責(zé)人，因質(zhì)量問題影響正常使用的，由總經(jīng)理工作部在接到報修后2個工作日內(nèi)處理完畢；因使用不當(dāng)造成損壞的，視具體情況，由直接責(zé)任人予以賠償。2、空調(diào)、電風(fēng)扇等由領(lǐng)用部門負(fù)責(zé)保管及日常保養(yǎng)，由該部門指定責(zé)任人進(jìn)行日常管理及維護(hù)。如發(fā)生質(zhì)量問題，負(fù)責(zé)人須及時向總經(jīng)理工作部報修；因操作、使用不當(dāng)致其損壞的，由使用人負(fù)責(zé)賠償。（電風(fēng)扇等季節(jié)性用品，在使用季節(jié)結(jié)束后，由總經(jīng)理工作部統(tǒng)一收回并保管。）3、電腦的管理及保養(yǎng)、維修見電腦和網(wǎng)絡(luò)等外設(shè)管理規(guī)定。4、打印機、復(fù)印機、一體機、傳真機、掃描儀等由領(lǐng)用部門指定專人負(fù)責(zé)保管及日常保養(yǎng)，公用的飲水機、投影儀、照相機、攝影機、吸塵器、刻錄機等由存放部門指定責(zé)任人，質(zhì)量或技術(shù)性故障由總經(jīng)理工作部接到報修后立即處理，1個工作日內(nèi)處理完畢，如到專業(yè)維修站維修，3個工作日內(nèi)處理完畢；因使用、操作不當(dāng)造成損壞的，所產(chǎn)生的維修費用由具體使用人承擔(dān)。第十條 盤點1、年中盤點。每年7月1日至10日，總經(jīng)理工作部及財務(wù)部對公司固定資產(chǎn)進(jìn)行盤點，更新固定資產(chǎn)登記明細(xì)表，并由總經(jīng)理工作部及財務(wù)部分別存檔。2、年終盤點。每年1月1日至10日，總經(jīng)理工作部及財務(wù)部對公司固定資產(chǎn)進(jìn)行盤點，更新固定資產(chǎn)登記明細(xì)表，并由總經(jīng)理工作部及財務(wù)部分別存檔。第三章 附則第一條 本規(guī)定司總經(jīng)理工作部負(fù)責(zé)解釋及修訂。第二條 經(jīng)總經(jīng)理審批（修改亦同時）后，自公布之日起執(zhí)行，此前類似規(guī)定同時廢止。附表一： 辦公用品采購申請單 填表人： 年 月 日部門物品名稱規(guī)格單位數(shù)量領(lǐng)用人備注消耗品：鉛筆、膠水、透明膠、大頭針、回形針、復(fù)寫紙、卷宗、標(biāo)簽、告示貼、便條紙、檔案袋、橡皮、夾子、圓珠筆、訂書釘?shù)裙芾硐钠罚汉炞止P芯、白板筆、修正液、打（復(fù)）印紙、其他耗材、電池、勞保用品、紙杯、紙巾等管理品：剪刀、美工刀、訂書機、打孔機、計算器、印泥、筆筒、U盤、插牌等主管領(lǐng)導(dǎo)審批意見部門經(jīng)理審批意見注：1、消耗品及管理消耗品每月25日申請一次，管理品每季度末的十日內(nèi)申請一次，原則上不再另行申請。2、需求信息盡量填寫詳盡，計算器、U盤、插牌等管理品須標(biāo)明領(lǐng)用者姓名及具體用途說明。3、各部門經(jīng)理嚴(yán)格把關(guān)，避免多報、漏報。