DG-MPG-004辦公用品管理細(xì)則(doc 11頁).doc

修改記錄版本日期章節(jié)頁碼修改范圍及依據(jù)A2008-11-24首次發(fā)布目 錄第一章 總則4第二章 細(xì)則4第三章 附則8第一章 總則為使辦公用品管理合理、有效，進(jìn)一步做到規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司的具體情況，特制定本規(guī)定。第二章 細(xì)則第一條 本規(guī)定將辦公用品分為辦公文具、禮品及固定資產(chǎn)三大類。辦公文具下分消耗品、管理消耗品及管理品。辦公文具禮品固定資產(chǎn)消耗品管理消耗品管理品辦公家具、電腦、打（復(fù)）印機(jī)、掃描儀、傳真機(jī)、飲水機(jī)、電扇、空調(diào)等鉛筆、膠水、透明膠、大頭針、回形針、復(fù)寫紙、卷宗、標(biāo)簽、告示貼、便條紙、信紙、橡皮、夾子、圓珠筆、訂書釘?shù)群炞止P、白板筆、修正液、打（復(fù)）印紙、其他耗材、勞保用品、印刷品（如信紙、信封、表格等，除各部門特殊表單外，其印刷、保管均由總經(jīng)理工作部統(tǒng)一管理）等剪刀、美工刀、訂書機(jī)、打孔機(jī)、計(jì)算器、印泥、筆筒、光盤、U盤、工具等辦公文具分為個(gè)人領(lǐng)用與部門領(lǐng)用兩種?！皞€(gè)人領(lǐng)用”是個(gè)人使用保管用品，如圓珠筆、簽字筆、直尺等。“部門領(lǐng)用”是部門共同使用用品，如打孔機(jī)、大型訂書機(jī)等。第二條 申請(qǐng)程序。1、辦公文具類：消耗品及管理消耗品每月25日申請(qǐng)一次，管理品每季度末的十日內(nèi)申請(qǐng)一次，原則上不再另行申請(qǐng)。各部門在規(guī)定時(shí)間內(nèi)填寫辦公用品采購(gòu)申請(qǐng)單（附表一），需求信息盡量詳盡，計(jì)算器、U盤等管理品須標(biāo)明領(lǐng)用者姓名及具體用途說明，避免多報(bào)、漏報(bào)，經(jīng)部門經(jīng)理簽批后，交總經(jīng)理工作部匯總。每月1日3日，總經(jīng)理工作部匯總各部門上月申請(qǐng)單，根據(jù)現(xiàn)有庫(kù)存情況，確認(rèn)當(dāng)月實(shí)際需要采購(gòu)的物品類別及數(shù)量。2、公用的打（復(fù)）印機(jī)、傳真機(jī)等使用耗材不足時(shí)，使用人員立刻上報(bào)總經(jīng)理工作部，并由總經(jīng)理工作部按采購(gòu)申請(qǐng)程序采買。3、禮品類：根據(jù)具體業(yè)務(wù)的需要，各部門可直接向分管董事副總經(jīng)理申請(qǐng)禮品采購(gòu)（附表二），獲得批準(zhǔn)后，申請(qǐng)部門將禮品品類、價(jià)位等信息通知總經(jīng)理工作部，由總經(jīng)理工作部采購(gòu)，部門配合，并且滿足申請(qǐng)部門的采購(gòu)時(shí)間要求。4、固定資產(chǎn)類：各部門于每年1月25日填報(bào)固定資產(chǎn)請(qǐng)購(gòu)審批表（見DG-WPF-003員工請(qǐng)款管理制度），交總經(jīng)理工作部匯總，并會(huì)同財(cái)務(wù)部共同擬定公司年度固定資產(chǎn)購(gòu)置計(jì)劃，原則上不再另行申請(qǐng)。每年1月份，總經(jīng)理工作部匯總固定資產(chǎn)登記明細(xì)表（附表三），報(bào)上年度購(gòu)進(jìn)的固定資產(chǎn)金額及累計(jì)金額，交財(cái)務(wù)部。第三條 采買程序。1、詢價(jià)。總經(jīng)理工作部收到公司總經(jīng)理或分管董事副總經(jīng)理關(guān)于采購(gòu)申請(qǐng)或采購(gòu)計(jì)劃的批復(fù)后，按照貨比三家原則立刻開展詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)，提供三家以上候選供應(yīng)商的品種、性能指標(biāo)、報(bào)價(jià)和付款條件等信息，報(bào)總經(jīng)理或分管董事副總經(jīng)理選擇。2、合同。采購(gòu)詢價(jià)獲準(zhǔn)后，總經(jīng)理工作部即與供應(yīng)商洽買賣合同及合同條款，合同文本須經(jīng)公司總經(jīng)理或分管董事副總經(jīng)理批準(zhǔn)。3、請(qǐng)款與付款。合同經(jīng)雙方簽章生效后，總經(jīng)理工作部按合同付款進(jìn)度，向財(cái)務(wù)部申請(qǐng)借款。無須簽合同的小額采購(gòu)，可在獲得公司總經(jīng)理或分管董事副總經(jīng)理批準(zhǔn)后直接向財(cái)務(wù)部借款。4、采購(gòu)。負(fù)責(zé)具體采購(gòu)的人員按合同交貨進(jìn)度，及時(shí)催促供應(yīng)商按時(shí)發(fā)貨或及時(shí)采買。如發(fā)現(xiàn)物品品種、數(shù)量或質(zhì)量與要求不符，負(fù)責(zé)采購(gòu)的人員可拒絕接收或?qū)⒇浳锿嘶亍５谒臈l 入庫(kù)及出庫(kù)程序。1、保管人員需在當(dāng)日驗(yàn)收新購(gòu)進(jìn)的辦公用品（含辦公文具、禮品及固定資產(chǎn)），驗(yàn)收合格的物品及時(shí)放入倉(cāng)庫(kù)，并于當(dāng)日辦理入庫(kù)登記。員工離職時(shí)，退回的辦公用品也需重新入庫(kù)登記。2、由總經(jīng)理工作部通知各部門一次性領(lǐng)取辦公文具，領(lǐng)取人須在出庫(kù)登記表上簽字。管理品須實(shí)際使用人本人簽字領(lǐng)取，不得代簽、代領(lǐng)。原則上，每人每月發(fā)放水性筆芯一支或簽字筆一支。每人每季發(fā)膠水一瓶、大頭針、回形針、訂書釘各一盒。每人每年發(fā)工作日記大本一本，小本二本。不夠用者，可經(jīng)部門主管批準(zhǔn)后另行申請(qǐng)。原則上平均每人每月辦公用品標(biāo)準(zhǔn)不超過30元。3、新進(jìn)人員到職時(shí)，可到總經(jīng)理工作部領(lǐng)用基本的辦公用品。4、禮品的出庫(kù)必須由領(lǐng)取人提交書面申請(qǐng)，經(jīng)分管董事副總經(jīng)理簽批后方可辦理出庫(kù)。第五條 報(bào)銷程序。新購(gòu)辦公用品入庫(kù)后的5個(gè)工作日內(nèi)，總經(jīng)理工作部持有關(guān)發(fā)票和憑證到財(cái)務(wù)部銷帳。第六條 總經(jīng)理工作部可向文具批發(fā)商采購(gòu)，其必需品、采購(gòu)不易或耗用量大者，應(yīng)酌量庫(kù)存。第七條 辦公用品丟失、被盜或損壞時(shí)，公司將根據(jù)具體原因追究當(dāng)事人相關(guān)物品凈殘值予以賠償（保險(xiǎn)公司賠付部分除外）。對(duì)于重大責(zé)任者，除追究經(jīng)濟(jì)責(zé)任外，還將視情節(jié)給予相應(yīng)的行政處罰，甚至追究法律責(zé)任。第八條 辦公用品(含辦公文具、禮品、固定資產(chǎn))采購(gòu)實(shí)行兩人復(fù)核制，貨比三家的原則。第九條 管理、保養(yǎng)及維修。1、辦公桌椅、沙發(fā)、茶幾、書柜、檔案柜、保險(xiǎn)柜等由具體使用者作為直接負(fù)責(zé)人，因質(zhì)量問題影響正常使用的，由總經(jīng)理工作部在接到報(bào)修后2個(gè)工作日內(nèi)處理完畢；因使用不當(dāng)造成損壞的，視具體情況，由直接責(zé)任人予以賠償。2、空調(diào)、電風(fēng)扇等由領(lǐng)用部門負(fù)責(zé)保管及日常保養(yǎng)，由該部門指定責(zé)任人進(jìn)行日常管理及維護(hù)。如發(fā)生質(zhì)量問題，負(fù)責(zé)人須及時(shí)向總經(jīng)理工作部報(bào)修；因操作、使用不當(dāng)致其損壞的，由使用人負(fù)責(zé)賠償。（電風(fēng)扇等季節(jié)性用品，在使用季節(jié)結(jié)束后，由總經(jīng)理工作部統(tǒng)一收回并保管。）3、電腦的管理及保養(yǎng)、維修見電腦和網(wǎng)絡(luò)等外設(shè)管理規(guī)定。4、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、一體機(jī)、傳真機(jī)、掃描儀等由領(lǐng)用部門指定專人負(fù)責(zé)保管及日常保養(yǎng)，公用的飲水機(jī)、投影儀、照相機(jī)、攝影機(jī)、吸塵器、刻錄機(jī)等由存放部門指定責(zé)任人，質(zhì)量或技術(shù)性故障由總經(jīng)理工作部接到報(bào)修后立即處理，1個(gè)工作日內(nèi)處理完畢，如到專業(yè)維修站維修，3個(gè)工作日內(nèi)處理完畢；因使用、操作不當(dāng)造成損壞的，所產(chǎn)生的維修費(fèi)用由具體使用人承擔(dān)。第十條 盤點(diǎn)1、年中盤點(diǎn)。每年7月1日至10日，總經(jīng)理工作部及財(cái)務(wù)部對(duì)公司固定資產(chǎn)進(jìn)行盤點(diǎn)，更新固定資產(chǎn)登記明細(xì)表，并由總經(jīng)理工作部及財(cái)務(wù)部分別存檔。2、年終盤點(diǎn)。每年1月1日至10日，總經(jīng)理工作部及財(cái)務(wù)部對(duì)公司固定資產(chǎn)進(jìn)行盤點(diǎn)，更新固定資產(chǎn)登記明細(xì)表，并由總經(jīng)理工作部及財(cái)務(wù)部分別存檔。第三章 附則第一條 本規(guī)定司總經(jīng)理工作部負(fù)責(zé)解釋及修訂。第二條 經(jīng)總經(jīng)理審批（修改亦同時(shí)）后，自公布之日起執(zhí)行，此前類似規(guī)定同時(shí)廢止。附表一： 辦公用品采購(gòu)申請(qǐng)單 填表人： 年 月 日部門物品名稱規(guī)格單位數(shù)量領(lǐng)用人備注消耗品：鉛筆、膠水、透明膠、大頭針、回形針、復(fù)寫紙、卷宗、標(biāo)簽、告示貼、便條紙、檔案袋、橡皮、夾子、圓珠筆、訂書釘?shù)裙芾硐钠罚汉炞止P芯、白板筆、修正液、打（復(fù)）印紙、其他耗材、電池、勞保用品、紙杯、紙巾等管理品：剪刀、美工刀、訂書機(jī)、打孔機(jī)、計(jì)算器、印泥、筆筒、U盤、插牌等主管領(lǐng)導(dǎo)審批意見部門經(jīng)理審批意見注：1、消耗品及管理消耗品每月25日申請(qǐng)一次，管理品每季度末的十日內(nèi)申請(qǐng)一次，原則上不再另行申請(qǐng)。2、需求信息盡量填寫詳盡，計(jì)算器、U盤、插牌等管理品須標(biāo)明領(lǐng)用者姓名及具體用途說明。3、各部門經(jīng)理嚴(yán)格把關(guān)，避免多報(bào)、漏報(bào)。