03公司文件收發(fā)管理規(guī)定.doc

1.0 目的 規(guī)范文件的收發(fā)處理工作2.0 適用范圍 適用于公司各部門的文件收發(fā)管理工作3.0 職責(zé) 辦公室負(fù)責(zé)公司文件收發(fā)的管理工作，重要的文件處理由總經(jīng)理負(fù)責(zé)審批4.0 公文辦理要求4.1 行文要符合上級(jí)指示精神、反映實(shí)際、表達(dá)準(zhǔn)確簡(jiǎn)練、格式符合規(guī)定，各部門向公司請(qǐng)示問題，應(yīng)一文一事4.2 發(fā)文應(yīng)由部門領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，公司各職能部門在各自職權(quán)范圍內(nèi)可以以部門名義向下行文，部門間必要時(shí)可以聯(lián)合行文。4.3 公文辦理要迅速，事情辦完報(bào)告結(jié)果，各部門請(qǐng)示報(bào)告緊急問題，應(yīng)盡可能短期內(nèi)答復(fù)，特殊情況由辦公室予以說明。5.0 收文處理：包括收拆、登記、擬辦、批辦、承辦、催辦、歸檔等一系列工作。5.1 收拆：封套上寫明給本公司收啟的文件由辦公室拆封；寫明為具體部門或具體人收啟的信，由收信部門/人拆封。拆封時(shí)應(yīng)取凈封內(nèi)的文件及附件，保持文件的完好，急件拆封后要立即登記分送，密件一般交由部門主管拆封。5.2 登記5.2.1 凡重要、保密、有指導(dǎo)意義、要求承辦、辦復(fù)、有保存和查考價(jià)值、使用期限長(zhǎng)的公文，都要登記；各種無機(jī)密性的出版物、一般性的簡(jiǎn)報(bào)、資料、告之性廣告等無須進(jìn)行登記。5.2.2 辦公室職員將文件登記在收文登記表內(nèi)，內(nèi)容包括：總流水號(hào)、收文日期、發(fā)文機(jī)關(guān)、發(fā)文標(biāo)題、發(fā)文日期、份數(shù)、備注等，及時(shí)登記，不錯(cuò)登、漏登。5.2.3 登記時(shí)要將收到的文件編列總流水號(hào)，每年編一次；需要辦復(fù)的文件，還要填寫公文處理單，夾在文件前面，一并送有關(guān)人員或部門辦理；字跡要清晰整潔；5.3 擬辦和批辦5.3.1 辦公室主管對(duì)收文如何處理提出擬辦意見，供總經(jīng)理裁決，如果來文內(nèi)容專業(yè)性很強(qiáng)，也可以交由相關(guān)部門主管擬辦；擬辦意見要準(zhǔn)確恰當(dāng)，明確具體，切實(shí)可行，簡(jiǎn)明扼要。5.3.2 總經(jīng)理針對(duì)擬辦意見做出批辦意見，對(duì)擬辦意見中內(nèi)容不全面、不妥當(dāng)?shù)牡胤?，?yīng)加以補(bǔ)充和修改；要求幾個(gè)部門合辦的，應(yīng)指明主辦部門；需要傳閱的，寫出傳達(dá)范圍；如果擬辦意見由兩種以上方案，批辦時(shí)應(yīng)有所裁決。5.4 承辦和傳閱5.4.1 承辦是以實(shí)際行動(dòng)落實(shí)收文內(nèi)容，如整理文字資料、召開會(huì)議、電話聯(lián)系等。承辦時(shí)應(yīng)認(rèn)真閱讀來文和批辦意見；屬本部門獨(dú)立承辦的，要及時(shí)認(rèn)真辦理，不能推委、拖拉；由本部門主辦的，應(yīng)主動(dòng)與有關(guān)部門協(xié)商，整理、綜合協(xié)商意見，報(bào)送領(lǐng)導(dǎo)審批。5.4.2 傳閱工作由辦公室辦理，對(duì)部門主管應(yīng)優(yōu)先安排閱讀；傳閱范圍要適當(dāng)，不能隨意擴(kuò)大或縮??；各閱讀人收退文件均應(yīng)直接與辦公室聯(lián)系，公文不橫傳，切不可在閱讀人之間傳遞和交接；閱讀人在閱讀后應(yīng)簽署姓名、日期。5.5 催辦：辦公室對(duì)承辦情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，對(duì)緊急或重要公文要及時(shí)催辦，對(duì)一般公文要定期催辦，切防延誤或漏辦，要向上級(jí)及時(shí)反饋辦理情況，一時(shí)不能辦理的要主動(dòng)向有關(guān)方面說明原因，催辦可以當(dāng)面催詢、電話催辦、派人催辦、發(fā)信催辦等。5.6 歸檔：文件辦理完畢后，由辦公室職員按檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程辦理歸檔工作。6.0 發(fā)文處理：包括交擬、撰寫、審核、簽發(fā)、裝訂、蓋章、發(fā)放等一系列工作。6.1 交擬：主管將撰寫文書的任務(wù)和意圖明確具體交代給負(fù)責(zé)草擬文稿的具體部門或人員；擬稿人員接受任務(wù)后，領(lǐng)會(huì)意圖、提煉觀點(diǎn)、選擇材料、安排結(jié)構(gòu)；如果對(duì)原交擬意圖不清或需要有重大修正時(shí)，須征得交擬人同意，不可擅自做主。6.2 撰寫和審核（正規(guī)文件須打?。?.2.1 擬稿人撰寫時(shí)應(yīng)注意不得與國(guó)家法律、法規(guī)相違背；把握各種文書的寫作特點(diǎn)、規(guī)律和方法；堅(jiān)持觀點(diǎn)與材料相統(tǒng)一。6.2.2 交擬人審查文稿內(nèi)容，看其主旨是否符合交擬意愿；所提的措施或方法是否可行；所規(guī)定的步驟和期限是否恰當(dāng)；主送和抄送單位規(guī)定是否恰當(dāng)；文字中的引語、事例、數(shù)字以及專用術(shù)語是否正確。6.2.3 辦公室主任審核文稿體式和格式是否完備、規(guī)范；所用文種和名義是否恰當(dāng)；文件的密級(jí)和緊急程度是否恰當(dāng)；文字表達(dá)是否通順、清晰、嚴(yán)密。符合標(biāo)準(zhǔn)的，報(bào)總經(jīng)理審批，不符合的退回?cái)M稿部門。6.3 簽發(fā)和裝訂6.3.1 總經(jīng)理對(duì)簽發(fā)的文件負(fù)有完全責(zé)任，同意簽發(fā)的，注明“同意發(fā)文“字樣后按正常手續(xù)辦理；不同意的寫出具體意見返還辦公室重新撰寫。6.3.2 總經(jīng)理簽發(fā)的文件，由辦公室進(jìn)行裝訂。6.4 蓋章和發(fā)放6.4.1 辦公室依據(jù)總經(jīng)理簽準(zhǔn)的意見加?。嚎偨?jīng)理未簽準(zhǔn)的公文一律不能蓋章；蓋章的份數(shù)嚴(yán)格按照文件要求印發(fā)的份數(shù)蓋章；須將蓋章文件至少保留一份存檔（對(duì)特殊約定的按約定處理）；對(duì)一頁以上的重要文件還須加蓋騎縫印章。6.4.2 發(fā)放工作要迅速、準(zhǔn)確、安全，辦公室依據(jù)發(fā)送范圍發(fā)放文件，并落實(shí)收到情況；重要文件接收方須簽收；次年1月底將當(dāng)年所發(fā)文件底稿歸檔保管。7.0 考核規(guī)定本制度自起正式實(shí)施，公司辦公室負(fù)