會(huì)議管理_如何組織會(huì)議培訓(xùn)資料

第十講如何組織會(huì)議 實(shí)踐與技巧 主要內(nèi)容 一 會(huì)議準(zhǔn)備二 參加會(huì)議三 會(huì)議的組織四 會(huì)議后的工作五 群體 班組和會(huì)議的關(guān)系 例子 總裁辦公會(huì)怎能這樣開 開會(huì)于中國好比是騎自行車 全球數(shù)量最多 水平卻極差 在我們?nèi)σ愿伴_各種名目的會(huì)議前 為什么就不能抽空想想 一個(gè)好會(huì)到底應(yīng)該怎么開 摘自 中外管理 9 2000 作者 石言 我是一家國有企業(yè)的會(huì)議秘書 目睹了一些經(jīng)理人開辦公會(huì)時(shí)的種種不妥 不明智 不合理之處 這里作一些列舉以引起企業(yè)管理者的警醒 1 會(huì)議太多 開了許多不必要的會(huì) 2 參加會(huì)議的部門和人員過多 相當(dāng)一部分參會(huì)的部門和人員并非十分必要 3 會(huì)前不提前下發(fā)會(huì)議文件 到會(huì)上再臨時(shí)發(fā)材料 4 會(huì)議討論時(shí)不控制議題范圍和方向 隨波逐流 大放其羊 5 會(huì)前不與參會(huì)的副手溝通 致使會(huì)上當(dāng)場出現(xiàn)嚴(yán)重意見分歧 6 經(jīng)理人不及時(shí)和正確地做出決定 使會(huì)議沒有成果 五種會(huì)議種類 談判會(huì)議報(bào)告會(huì)議解決問題會(huì)議制定決策會(huì)議收集和交換意見會(huì)議 會(huì)議籌備和組織過程 明確會(huì)議目的 明確與會(huì)者及其角色 制定會(huì)議計(jì)劃 實(shí)施會(huì)議議程 明確會(huì)議目的 決定會(huì)議是否召開的四條指針 信息共享動(dòng)員激勵(lì)信息傳播解決問題和制定決策 與會(huì)者的角色 一些觀察者已經(jīng)指出 人們?cè)跁?huì)議上扮演一系列的角色 開玩笑者 試圖打破堅(jiān)冰或設(shè)置偽裝釣餌 守門人 并不總是領(lǐng)導(dǎo)者 試圖把議題局限于議程上 惡意的鼓動(dòng)家 經(jīng)常反對(duì)即將達(dá)成的一致意見 議程制訂者 把思想 觀點(diǎn) 議題及新的提議置于日程表中 反對(duì)者 尋找與他自己不同觀點(diǎn)的疵漏或者坦率地反對(duì)提議 啦啦隊(duì)長 注重任何進(jìn)展 倡導(dǎo)者 認(rèn)為他需要提出一個(gè)特別重要的提議 提問者 問一些重要的問題 但有時(shí)是乏味的細(xì)節(jié)問題 看著鐘點(diǎn)等待會(huì)議結(jié)束的人 試圖把要討論的問題 一列出并且敦促及早閉幕 支持者 支持最后一個(gè)人的觀點(diǎn) 重復(fù)者 一次又一次提出同一觀點(diǎn) 附和者 以一種更可被接受的方式重復(fù)他人的話 確定與會(huì)者及其角色 與會(huì)者的構(gòu)成與結(jié)構(gòu)與會(huì)者的角色職責(zé)與會(huì)成員的構(gòu)成上 考慮三個(gè)因素 同質(zhì)性與異質(zhì)性的平衡競爭性與合作型的平衡任務(wù)導(dǎo)向與過程導(dǎo)向的平衡 參考會(huì)議規(guī)模會(huì)議目的參考與會(huì)人數(shù)決策制定和關(guān)鍵問題解決5問題識(shí)別或頭腦風(fēng)暴10研討會(huì)和培訓(xùn)班15信息研討會(huì)30正式報(bào)告會(huì)不限 與會(huì)者角色職責(zé) 與會(huì)者一般分為三類人 會(huì)議主席會(huì)議成員會(huì)議工作人員 會(huì)議主席的類型和職責(zé) 例子 先看下面兩種情形情形一 某公司的年終市場銷售分析會(huì)議正在進(jìn)行 公司宗經(jīng)理擔(dān)任會(huì)議主席 會(huì)議中 負(fù)責(zé)市場的副總提出 明年公司的營銷重點(diǎn)應(yīng)從 以鞏固國內(nèi)市場為主 轉(zhuǎn)向 以國際市場為主 但負(fù)責(zé)市場營銷的部門經(jīng)理們反對(duì) 認(rèn)為國內(nèi)市場潛力還很大 而且資金壓力也很大 雙方爭執(zhí)很大 如果你是會(huì)議主席 怎么辦 情形二 某高校會(huì)議室正召開 21世紀(jì)古里學(xué)發(fā)展趨勢研討會(huì) 會(huì)議期間 就MBA交易打發(fā)展方向問題 提出了不同的看法 有的認(rèn)為應(yīng)以案例討論為主 有的認(rèn)為以理論休養(yǎng)為主 有的認(rèn)為應(yīng)像哈佛那樣采用大量案例教學(xué) 甚至取消傳統(tǒng)教師教學(xué)的形式 眼看討論時(shí)間快接近尾聲 但與會(huì)代表仍然意猶未盡 很難 剎車 如果你是主席 怎么辦 會(huì)議主席的職責(zé) 一般來說 會(huì)議主席有一下職責(zé) 會(huì)議控制過程引導(dǎo)促進(jìn)討論應(yīng)付 隱秘議程 作出決定 會(huì)議控制的五個(gè)基本原則 決定討論主題明確討論范圍確保人們圍繞主題依次發(fā)言盡可能做到公正 盡全力避免與會(huì)者的爭論確保其他成員了解會(huì)議進(jìn)展情況 過程引導(dǎo)的四個(gè)步驟 識(shí)別主題 問題 應(yīng)清楚地加以說明交換和開發(fā)建議 在解決問題之前 收集和解釋依據(jù)評(píng)價(jià)不同方案 列出不同方案 預(yù)測每個(gè)方案地可能結(jié)果 時(shí)間 成本 資源 政治因素 選擇行動(dòng)計(jì)劃 決定 誰 何地 何時(shí) 怎樣做 不同類型會(huì)議主席的主要職責(zé)排序 社會(huì)領(lǐng)導(dǎo)型主席決策型主席作出決定促進(jìn)討論會(huì)議控制會(huì)議引導(dǎo)應(yīng)付隱秘議程會(huì)議控制會(huì)議引導(dǎo)應(yīng)付隱秘議程促進(jìn)討論作出決定 一般與會(huì)者的職責(zé) 態(tài)度準(zhǔn)備認(rèn)識(shí)群體過程有效的與會(huì)者應(yīng)具備下列技巧 決定是否出席會(huì)議準(zhǔn)備 有準(zhǔn)備地帶著問題參加會(huì)議 準(zhǔn)時(shí)與會(huì) 就某些模糊問題或疑點(diǎn)征詢清晰解釋 給出信息時(shí) 力求精確切題 傾聽支持他人確保公平參與反對(duì)要有根據(jù)以能提高團(tuán)隊(duì)績效地方式行事 會(huì)議工作人員的職責(zé) 會(huì)議之前會(huì)議期間會(huì)議之后主席1提出和理解計(jì)劃處理1準(zhǔn)時(shí)開始1核實(shí)秘書或記錄員的業(yè)務(wù)項(xiàng)目準(zhǔn)備的備忘錄草稿2準(zhǔn)備議程草案2清楚地介紹主題2監(jiān)控進(jìn)展3確使與會(huì)者得知會(huì)議目標(biāo) 3獲得有力的發(fā)言時(shí)間和地點(diǎn)及會(huì)議議程4保證會(huì)議室的合理布置 座位安排 文件 飲水 煙灰缸等細(xì)節(jié) 秘書或記錄員1從以前的記錄或新的1提前到達(dá)1起草備忘錄信息源收集資料2起草會(huì)議議程 主次2將會(huì)議室準(zhǔn)備就緒2交主席批準(zhǔn)順序安排3得到主席的批準(zhǔn)3提交所有必要文件3兩天內(nèi)發(fā)給與會(huì)者4發(fā)送會(huì)議通知和議程4記錄進(jìn)程4必要時(shí)根據(jù)備忘錄5避免不明確的討論和監(jiān)督者的要求發(fā)布告示或通過含糊不清的決策6協(xié)助主席 會(huì)議成員1通知秘書 主席列入1準(zhǔn)時(shí)出席1閱讀 審核備忘錄議程的事項(xiàng)2閱讀所有文件2按照會(huì)議要求發(fā)言2執(zhí)行行動(dòng)計(jì)劃 必3如果合適 準(zhǔn)備自己3記錄會(huì)議決定及需要時(shí)進(jìn)行匯報(bào)的支持性文件要采取的行動(dòng)4向秘書說明需要糾正的論點(diǎn) 會(huì)議準(zhǔn)備一覽 會(huì)議安排文字材料目的發(fā)言 會(huì)議安排 1 開會(huì)的時(shí)間 地點(diǎn) 延續(xù)的時(shí)間 2 會(huì)議參加人員 3 誰主持會(huì)議 4 由誰來作演講 文字材料 1 議事日程 2 前次會(huì)議的備忘錄 3 會(huì)前需要閱讀的報(bào)告 4 會(huì)間所需要的文字報(bào)告或圖表 目的 1 你想要達(dá)到什么目的 2 這是什么種類的會(huì)議 3 你是否有必要征求他人的意見 4 你是否需要專業(yè)人員來說明某題 5 你是否知道召開會(huì)議的原因 6 你是否需要與高級(jí)管理人員討論會(huì)議底的內(nèi)容 發(fā)言 1 你是否需要使用直觀教具 2 你用于說明主題的素材是否充分 3 你是否應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)備文字報(bào)告 4 如果你需要作演講 你是否把必須考慮的問題細(xì)查一遍 并按有關(guān)要求去做 會(huì)議備忘錄的基本格式 備忘錄 公司董事會(huì)會(huì)議室召開的董事會(huì)XXX股份有限責(zé)任公司2001年12月25日星期二上午8 00出席 A先生 主席 B先生C先生D先生E先生F女士G先生 秘書 收到XXX先生和XXX先生的缺席致函142上次會(huì)議備忘錄2001年11月2日的會(huì)議備忘錄 通過選讀 主席簽字143備忘錄提出問題143 1備忘錄135 2B先生報(bào)告內(nèi)部員工持股項(xiàng)目的計(jì)劃和持股職工清單根據(jù)要求 公司應(yīng)保證每個(gè)員工收到一份清單 并向他們解釋該項(xiàng)目 董事會(huì)要求在12月30日前完成這項(xiàng)工作 143 2備忘錄138C先生報(bào)告完成了退休金計(jì)劃的所有必要的修改 人事部將與每位職工面談 這些面談?dòng)?jì)劃從2001年10月5日開始 144對(duì)彈性工作制的反映144 1E先生報(bào)告已制定出了彈性工作制的試點(diǎn)計(jì)劃 并選定從研發(fā)一部作為試點(diǎn) 144 2解決 董事會(huì)認(rèn)為應(yīng)先以研發(fā)三部作為試點(diǎn) 因?yàn)橐徊空袚?dān)的項(xiàng)目不能受到影響 147下次會(huì)議日期下次董事會(huì)召開日期為2002年1月15日星期六 若沒有任何其他業(yè)務(wù) 會(huì)議將于上午12 00閉幕 有一些技巧可使你的會(huì)議參與更加成功 如 1 不要同與你觀點(diǎn)相同的人作為一個(gè)團(tuán)伙坐在一起 2 不要總是立即合盤托出整個(gè)的計(jì)劃 3 預(yù)先闡明你的支持材料 4 對(duì)你不同意的觀點(diǎn)表示尊敬和理解 5 結(jié)成同盟 6 仍要強(qiáng)調(diào)的一點(diǎn)是 在你步入會(huì)場前 盡可能知道其他人的感受 7 獲得行政支持 8 保證成功或減少后續(xù)工作 表