第6章 辦公自動(dòng)化.ppt

416 第6章Outlook2003應(yīng)用實(shí)例 6 1利用Outlook2003進(jìn)行工作安排 任務(wù)分派 6 1 1創(chuàng)建任務(wù)6 1 2改變?nèi)蝿?wù)視圖6 1 3分配任務(wù)6 1 4將任務(wù)標(biāo)記為完成6 1 5刪除任務(wù)6 2利用Outlook2003收發(fā)電子郵件6 2 1電子郵件的基礎(chǔ)知識(shí)6 2 2創(chuàng)建新郵件和發(fā)送郵件6 2 3回復(fù)和轉(zhuǎn)發(fā)郵件6 2 4刪除郵件6 3Outlook2003中日歷的使用6 3 1在日歷中導(dǎo)航6 3 2安排約會(huì)和事件6 3 3安排會(huì)議 417 6 1利用Outlook2003進(jìn)行工作安排 任務(wù)分派 創(chuàng)建任務(wù)有以下幾種方法 1 在常用工具欄中單擊 新任務(wù) 按鈕 2 在日歷的 任務(wù)板 窗口中輸入你想要建立的任務(wù) 3 在任務(wù)列表中輸入一項(xiàng)任務(wù) 4 將一個(gè)項(xiàng)目拖曳至導(dǎo)航窗格的 任務(wù) 按鈕 使用任務(wù)列表創(chuàng)建任務(wù) 具體操作步驟如下 1 在導(dǎo)航窗格上 單擊 任務(wù) 按鈕 2 找到描述為 單擊此處添加新任務(wù) 的文本框 單擊此文本框 輸入任務(wù)名稱 3 單擊新建任務(wù)旁邊對(duì)應(yīng)的 截止日期 一欄 在這一欄中有一個(gè)插入光標(biāo)和一個(gè)下拉箭頭 4 單擊下拉箭頭后會(huì)顯示一個(gè)微型日歷列表顯示的是當(dāng)前的年份和月份 而用陰影突出顯示當(dāng)天的日期 5 在微型日歷中單擊 今天 按鈕 今天的日期就進(jìn)入 截止日期 列表 6 按回車鍵 任務(wù)列表中顯示一個(gè)新的任務(wù) 此時(shí)插入光標(biāo)又回到主題欄 以便添加新任務(wù) 6 1 1創(chuàng)建任務(wù) 418 6 1 2改變?nèi)蝿?wù)視圖 改變?nèi)蝿?wù)列表的視圖通常有三種方法 1 在導(dǎo)航窗格中的 當(dāng)前視圖 中單擊 詳細(xì)列表 選項(xiàng)視圖中包括每一個(gè)任務(wù)的 狀態(tài) 完成率 類別 等信息 2 在導(dǎo)航窗格中的 當(dāng)前視圖 中單擊 隨后7天 選項(xiàng)視圖中包含著截至日期之前的7天之內(nèi)的任務(wù)信息 由于此視圖應(yīng)用過濾選項(xiàng) 那些不符合截至日期時(shí)間的任務(wù)就不會(huì)被顯示出來 3 在導(dǎo)航窗格中的 當(dāng)前視圖 中單擊 任務(wù)時(shí)序表 選項(xiàng)視圖中只包括唯一的界面 那些沒有設(shè)定截止日期的任務(wù)不會(huì)被顯示 419 6 1 3分配任務(wù) 分配任務(wù)其具體操作步驟如下 1 在標(biāo)準(zhǔn)任務(wù)工具欄上 單擊 新任務(wù) 按鈕 顯示任務(wù)窗口 插入光標(biāo)顯示在主題欄中 2 輸入任務(wù)名稱 單擊 優(yōu)先級(jí) 欄的下拉箭頭 選擇優(yōu)先級(jí)為 高 3 在 任務(wù) 窗口的工具欄上 單擊 分配任務(wù) 按鈕 包含新的任務(wù)要求的窗口顯示出來 4 單擊 收件人 按鈕 顯示 選擇任務(wù)收件人 對(duì)話框 5 在 選擇任務(wù)收件人 對(duì)話框中 選擇任務(wù)收件人的名稱 單擊 收件人 按鈕 任務(wù)收件人顯示在 收件人 欄里面 單擊 確定 按鈕 關(guān)閉 選擇任務(wù)收件人 對(duì)話框 6 在 任務(wù) 窗口的標(biāo)準(zhǔn)工具欄上 單擊 發(fā)送 按鈕 任務(wù)將會(huì)發(fā)送給收件人 420 6 1 4將任務(wù)標(biāo)記為完成 通過任務(wù)窗口中 詳細(xì)列表 選項(xiàng)卡中的 狀態(tài) 欄 將任務(wù)狀態(tài)標(biāo)記為 完成 的操作步驟如下 1 雙擊任務(wù) 名稱1 顯示任務(wù)窗口 2 單擊 詳細(xì)信息 選項(xiàng)卡 然后點(diǎn)擊 完成日期 旁邊的下拉箭頭 顯示一個(gè)微型日歷 3 單擊昨天的日期 昨天的日期顯示在 完成日期 欄中 4 在 任務(wù) 窗口的工具欄上 單擊 保存并關(guān)閉 按鈕 這個(gè)任務(wù)顯示為被一條橫線滑過的狀態(tài) 5 雙擊任務(wù) 名稱2 打開 任務(wù)窗口 6 單擊 狀態(tài) 欄旁邊的下拉箭頭 顯示 狀態(tài) 欄的幾個(gè)選項(xiàng) 7 單擊選擇 完成 任務(wù)狀態(tài)被標(biāo)記為 完成 8 在 任務(wù) 窗口的工具欄上 單擊 保存并關(guān)閉 按鈕 這個(gè)任務(wù)顯示為被一條橫線滑過的狀態(tài) 9 用鼠標(biāo)右鍵單擊任務(wù) 名稱3 然后單擊 標(biāo)記完成 選項(xiàng) 任務(wù)顯示為被一條橫線滑過的狀態(tài) 421 6 1 5刪除任務(wù) 任務(wù)完成后 可以刪除已完成的任務(wù) 具體操作步驟如下 用鼠標(biāo)右鍵單擊某任務(wù) 如 檢查銷售情況 然后單擊 刪除 選項(xiàng)即可 422 6 2 1電子郵件的基礎(chǔ)知識(shí) 6 2利用Outlook2003收發(fā)電子郵件 1 電子郵件定義電子郵件 E mail 的英文全稱為ElectronicMail 是利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行信息傳輸?shù)囊环N現(xiàn)代化通信方式 E mail以文字表達(dá)為主 也可以加入聲音 圖像組合成多媒體信件 2 電子郵件地址電子郵件地址的格式為 user mail server name 其中user為用戶名 mail server name為郵件服務(wù)器的域名 如E mail地址Sunan 0303 中 Sunan 0303是用戶名 為網(wǎng)易的郵件服務(wù)器的域名 3 電子郵件工具電子郵件應(yīng)用程序有多種 常用的電子郵件應(yīng)用程序有Outlook2003 OutlookExpress Foxmail等 其基本功能有創(chuàng)建和發(fā)送電子郵件 接收 閱讀和管理電子郵件 管理郵件帳號(hào) 郵箱和通訊簿等 423 6 2 2創(chuàng)建新郵件和發(fā)送郵件 1 打開 文件 菜單 鼠標(biāo)指向 新建 按鈕 單擊 郵件 選項(xiàng) 即可打開郵件窗口 2 在 收件人 欄中輸入電子郵件地址 3 按兩次 Tab 鍵 光標(biāo)從 抄送 欄移動(dòng)到 主題 欄 4 輸入主題文字后按回車鍵 主題輸入后 光標(biāo)移動(dòng)到郵件正文區(qū)域 5 輸入郵件內(nèi)容 6 如果要發(fā)送一封帶有附件的郵件 可在郵件窗口的 新信息 工具欄上 單擊 插入文件 按鈕 顯示 插入文件 對(duì)話框 并將下拉箭頭定位到包含所需附件的文件夾 7 雙擊所需插入的文件 將其附加在電子郵件上 插入文件 對(duì)話框同時(shí)關(guān)閉 8 在郵件窗口的郵件工具欄上 單擊 發(fā)送 按鈕 郵件發(fā)送給收件人 424 6 2 3回復(fù)和轉(zhuǎn)發(fā)郵件 1 在收件箱中 選中某一郵件的郵件頭 在閱讀窗格內(nèi)顯示該郵件的內(nèi)容 2 在標(biāo)準(zhǔn)郵件工具欄上 單擊 答復(fù)發(fā)件人 按鈕 顯示一個(gè)包含原始郵件的回復(fù)窗口 插入光標(biāo)已經(jīng)在郵件正文區(qū)域內(nèi) 3 在郵件正文區(qū)域 輸入正文內(nèi)容 4 單擊 發(fā)送 按鈕 將該回信發(fā)給發(fā)信人 5 在收件箱中 再次選中某一郵件 6 單擊 轉(zhuǎn)發(fā) 按鈕 打開一個(gè)轉(zhuǎn)發(fā)窗口 同樣帶有原始郵件 7 在 收件人 欄中 輸入要轉(zhuǎn)發(fā)人員的電子郵件地址 8 轉(zhuǎn)發(fā)郵件時(shí)也可以在發(fā)送前添加郵件正文 如在郵件正文區(qū)域 輸入 將此件轉(zhuǎn)發(fā)給你 請(qǐng)查收 轉(zhuǎn)發(fā)郵件中將包含新加入的正文 9 單擊 發(fā)送 按鈕 該郵件轉(zhuǎn)發(fā)給收件人 425 6 2 4刪除郵件 當(dāng)郵件不再需要時(shí) 可以將其刪除 其具體操作步驟如下 1 單擊所要?jiǎng)h除的郵件頭 單擊標(biāo)準(zhǔn)工具欄上 刪除 按鈕或直接按 Delete 鍵即可 郵件移至 已刪除郵件 文件夾 2 如要永久刪除該郵件 可在文件夾中 單擊 已刪除郵件 文件夾 顯示出所有已刪除的郵件 3 選中要永久刪除的郵件 4 按 Delete 鍵 彈出一個(gè)對(duì)話框詢問是否確認(rèn)刪除 5 單擊 是 按鈕 將該郵件移出 已刪除郵件 文件夾并永久刪除 426 6 3Outlook2003中日歷的使用 1 在導(dǎo)航窗格中 單擊 日歷 按鈕 2 在約會(huì)區(qū) 拖動(dòng)滾動(dòng)條到頂端 3 拖動(dòng)滾動(dòng)條到約會(huì)區(qū)底部 當(dāng)前日期結(jié)束于11 30PM 4 在日期導(dǎo)航器中 單擊明天的日期 5 在日期導(dǎo)航器的頂端 單擊向左箭頭 顯示上一個(gè)月 但是約會(huì)區(qū)中的日期未變 6 在日期導(dǎo)航器頂端 單擊并按住月份條上的向右箭頭幾秒鐘 日期導(dǎo)航器中的時(shí)間快速向前移動(dòng) 7 在日期導(dǎo)航器中 單擊并按住當(dāng)前顯示月份的名稱 顯示一個(gè)月份列表菜單 8 移動(dòng)光標(biāo)到列表頂端的月份并松開鼠標(biāo)按鍵 日期導(dǎo)航顯示選擇的月份 9 在標(biāo)準(zhǔn)日歷工具欄中 單擊 今日 按鈕 約會(huì)區(qū)及日期導(dǎo)航顯示為當(dāng)前日期 6 3 1在日歷中導(dǎo)航 427 6 3 2安排約會(huì)和事件 1 在日期導(dǎo)航器上 單擊下一個(gè)工作日 約會(huì)區(qū)顯示約會(huì) 2 在約會(huì)區(qū) 單擊12 00AM時(shí)間段 選定12 00AM 3 輸入文字 如 與趙經(jīng)理午餐 并按回車鍵 輸入此半小時(shí)的約會(huì) 4 在2 00PM中單擊 并輸入文字同 如 與錢經(jīng)理會(huì)談 按回車鍵 5 選擇2 00PM時(shí)間段的底部框 并拖動(dòng)鼠標(biāo)到3 00PM時(shí)間段的頂部 三個(gè)時(shí)間段被選擇 標(biāo)志著一個(gè)90分鐘的約會(huì) 這樣就創(chuàng)建了兩個(gè)明天的約會(huì) 6 在日期導(dǎo)航中 單擊下一個(gè)星期的星期一 7 在標(biāo)準(zhǔn)日歷工具欄上 單擊 新建 按鈕 顯示一個(gè)約會(huì)窗口 8 在主題框中 輸入文字 如 度假 并按 Tab 鍵 輸入光標(biāo)移動(dòng)到 地點(diǎn) 框 9 在 地點(diǎn) 框中 輸入文字 如 夏威夷 并選擇 全天事件 復(fù)選框 10 單擊 結(jié)束時(shí)間 下拉箭頭 顯示一個(gè)微型日歷 11 在微型日歷中 選擇一個(gè)兩周后的日期 12 單擊 時(shí)間顯示為 下拉箭頭 并選擇 外出 選項(xiàng) 13 在 標(biāo)簽 框中選擇 個(gè)人 選擇 制定到約會(huì)的顏色提示約會(huì)類別 14 在 事件 窗口的標(biāo)準(zhǔn)工具欄上 單擊 保存并關(guān)閉 按鈕 428 6 3 3安排會(huì)議 創(chuàng)建一個(gè)會(huì)議并邀請(qǐng)某些人參加此會(huì)議 具體操作步驟如下 1 在日期導(dǎo)航器中 單擊下一個(gè)月的最后一個(gè)星期一并單擊9 00AM時(shí)間段 2 在標(biāo)準(zhǔn)日歷工具欄上 單擊 新約會(huì) 右邊的下拉箭頭 并選擇 會(huì)議請(qǐng)求 選項(xiàng) 顯示會(huì)議窗口 3 單擊 收件人 按鈕 顯示 選擇與會(huì)者及資源 對(duì)話框 4 選擇參會(huì)人名稱 單擊 必選 按鈕 并單擊 確定 按鈕 5 單擊 主題 框 輸入文字 如 項(xiàng)目管理會(huì)議 并按 Tab 鍵 輸入光標(biāo)移動(dòng)到 地點(diǎn) 框 6 在 地點(diǎn) 框中