工程中心檔案管理辦法.doc

工程中心檔案管理辦法第一條 凡工程技術(shù)部繕印發(fā)出的公文(含定稿和兩份打印的正件與附件、批復(fù)請示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件) 一律由資料室統(tǒng)一收集管理。1、工程部的規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、科學(xué)技術(shù)、等具有參考價值的文件材料。2、重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、決定、通告、通知領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等。3、有關(guān)單位發(fā)來的與本工程部有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計劃等文件材料4、工程部對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。5、工程部經(jīng)相關(guān)情況、協(xié)議、合同、項目方案。6、工程部的請示與上級機關(guān)及公司的批復(fù)。7、工程部的各種工作計劃、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報等附件。8、工程部與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。9、工程部大事記及反映本部門重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。第二條 檔案管理由資料室負(fù)責(zé)，明確責(zé)任，保證原始資料及單據(jù)齊全完整，密級檔案必須保證安全。1、歸檔的文件材料必須按年度（或項目、單位工程）立卷，內(nèi)部機構(gòu)在工作活動中形成的各種有保存價值的文件材料，都要按照本制度的規(guī)定，分別立卷歸檔。2、一項工作由幾個部門參與辦理，在工作活動中形成的文件材料，資料室應(yīng)收集歸卷。會議文件由會議主辦部門收集歸卷。3、中心工作人員外出學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加上級機關(guān)召開的會議等公務(wù)活動的相關(guān)人員核應(yīng)向資料室提供相關(guān)學(xué)習(xí)資料或?qū)W習(xí)心得。4、工程部召開的會議，由資料室專人將會議材料、聲像檔案等進行收集整理歸檔。第三條 檔案立卷1、為統(tǒng)一立卷規(guī)范，保證案卷質(zhì)量，立卷組卷、項目工作由資料室資料員負(fù)責(zé)。2、案卷質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點，要求保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同的價值，便于保管和利用。3、歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。4、在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開，文電應(yīng)合一立卷；絕密文電單獨立卷，少數(shù)普通文電如果與絕密文有密切聯(lián)系，也可隨同絕密文電立卷5、不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷；沒有復(fù)文的，放在請示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年立卷；跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年，其它文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行6、卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進行系統(tǒng)的排列。 7、卷內(nèi)文件材料應(yīng)按順序，依次編寫頁號。裝訂的案卷應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角背面的左上角打印頁號。8、永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄。填寫的字亦要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。9、有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說明，都應(yīng)逐項填寫在備考表內(nèi)。若無情況可說明，也應(yīng)將立卷入、檢查人的姓名和時期填上以示負(fù)責(zé)。備考表應(yīng)置卷尾。10、案卷封面，應(yīng)逐項按規(guī)定用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。11、案卷裝訂。裝訂前，卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物，對破壞的文件材料應(yīng)按裱糊技術(shù)要求托裱，字跡已擴散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷，案卷應(yīng)裝訂。12、案卷各部分的排列格式：軟卷封面(含卷內(nèi)文件目錄)一文件一封底(含備考表)，以案卷號排列次序裝入卷盒，置于檔案柜內(nèi)保存。第五條 檔案的借閱與索?。?、公司領(lǐng)導(dǎo)借閱非密級檔案可通過資料員辦理借閱手續(xù)，直接提檔；2、工程部其他人員需借閱檔案時，要經(jīng)工程部經(jīng)理批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)；3、借閱檔案必須愛護，保持整潔，嚴(yán)禁涂改，注意安全和保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失，如確屬工作需要摘錄和復(fù)制，凡屬密級檔案，必須由工程部經(jīng)理批準(zhǔn)方可摘錄和復(fù)制，一般內(nèi)部檔經(jīng)資料員批準(zhǔn)方可摘錄和復(fù)制。第六條 檔案的銷毀：1、任何部門或個人非經(jīng)允許無權(quán)隨意銷毀工程部檔案材料；2、若按規(guī)定