故縣水電廠檔案管理制度.doc

故縣水電廠檔案管理制度1. 目的本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了我廠檔案管理體制與職責(zé)，文件材料的形成和歸檔，檔案的分類管理、保管、統(tǒng)計(jì)、借閱、開發(fā)利用、移交、鑒定與銷毀、圖紙的修改和補(bǔ)充、監(jiān)督檢查與考核。 2. 范圍本制度適用于故縣水電廠。 3.下列文件中的條款通過本標(biāo)準(zhǔn)的引用而成為本標(biāo)準(zhǔn)的條款。凡是注日期的引用文件，其隨后所有的修改單（不包括勘誤的內(nèi)容）或修訂版均不適用于本標(biāo)準(zhǔn)，然而，鼓勵(lì)根據(jù)本標(biāo)準(zhǔn)達(dá)成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本適用于本標(biāo)準(zhǔn)。 中華人民共和國(guó)檔案法 國(guó)家檔案局、國(guó)家經(jīng)貿(mào)委和國(guó)家計(jì)委聯(lián)合頒發(fā)的國(guó)營(yíng)企業(yè)檔案管理暫行規(guī)定 中國(guó)電力投資集團(tuán)公司檔案管理規(guī)定（試行）（中電投內(nèi)規(guī)200316號(hào)文） 4.1 檔案管理是企業(yè)管理的重要組成部分，是促進(jìn)企業(yè)生產(chǎn)建設(shè)和發(fā)展、維護(hù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益、合法權(quán)益和歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)專業(yè)技術(shù)工作。 4.2 本廠檔案是指在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理各項(xiàng)活動(dòng)中形成的對(duì)國(guó)家、社會(huì)和企業(yè)具有利用保存價(jià)值的各種文件材料（包括不同的載體形式）。 4.3 本廠檔案以科技檔案為主；科技、文書、會(huì)計(jì)、人事檔案實(shí)行檔案室集中統(tǒng)一的管理原則。 4.4 檔案管理工作涉及生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、建設(shè)等各項(xiàng)活動(dòng)，涉及黨群、行政各個(gè)部門。檔案工作必須納入我廠目標(biāo)管理，列入發(fā)展規(guī)劃和年度計(jì)劃，并制定檔案工作發(fā)展規(guī)劃和年度計(jì)劃，并確定一名廠級(jí)領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作。 4.5 廠長(zhǎng)工作部設(shè)置檔案資料室，配備檔案管理專職人員，負(fù)責(zé)全廠各類檔案的收集、接收、整理、立卷、保管和提供利用。負(fù)責(zé)制定檔案管理工作各項(xiàng)規(guī)章制度，對(duì)各部門檔案管理進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，對(duì)全廠各部門實(shí)行文件材料歸檔考核，向廠部提出文件材料歸檔獎(jiǎng)懲建議。 4.6 各部門要配備兼職檔案工作人員，負(fù)責(zé)本部門形成的應(yīng)歸檔文件材料的體制、整理和歸檔工作。 4.7 我廠檔案工作接受上級(jí)檔案業(yè)務(wù)管理機(jī)關(guān)的指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查。 4.8 檔案工作人員應(yīng)遵紀(jì)守法、忠于職守、具備相應(yīng)的檔案專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)能力，并熟悉和了解企業(yè)的各項(xiàng)管理活動(dòng)。 5.文件材料的形成和歸檔 5.1.1 文件材料的形成、積累應(yīng)納入到生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、科研及基建等各項(xiàng)活動(dòng)的工作計(jì)劃和管理程序；納入到各部門的職責(zé)范圍和有關(guān)人員的職責(zé)中。文件材料的運(yùn)轉(zhuǎn)遵循文書處理的程序。 5.1.2 各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作中形成的具有保存價(jià)值的文件材料都必須定期向檔案管理部門歸檔，任何部門和個(gè)人不得據(jù)為已有。 5.1.3 對(duì)歸檔文件材料的基本要求： 5.1.3.1 歸檔的文件材料必須完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確，各項(xiàng)簽字手續(xù)完備，正件與附件，印件與底稿，請(qǐng)示與批復(fù)，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文要放在一起，不得分開，文電應(yīng)合一。 5.1.3.2 歸檔的文件材料必須字跡清楚、工整、紙張及文件格式符合規(guī)范要求（包括文字修改、簽字等不能超出左側(cè)裝訂線），書寫材料要適于長(zhǎng)期保存，禁止使用圓珠筆、鉛筆、純籃墨水和熱敏紙。 5.1.3.3 歸檔的文件材料應(yīng)為原件。 5.1.3.4 重要的電子文件，應(yīng)另外形成紙質(zhì)文件材料歸檔保存。 5.1.3.5 歸檔的文件材料如不符合上述要求，檔案室有權(quán)要求有關(guān)人員進(jìn)行重新整理和補(bǔ)充。 5.1.4 歸檔工作要求： 5.1.4.1 各部門在各項(xiàng)管理工作中形成的文件材料，須在次年6月份之前，將應(yīng)歸檔的文件材料向廠檔案室歸檔（也可根據(jù)本部門的實(shí)際情況實(shí)行隨辦隨歸檔）； 5.1.4.2 基建工程或其他技術(shù)項(xiàng)目，在任務(wù)完成后或告一段落時(shí)，將應(yīng)歸檔的文件材料向檔案室歸檔； 5.1.4.3 科技成果鑒定、基建工程驗(yàn)收必須保證檔案的完整性。文件材料不完整、不準(zhǔn)確、不系統(tǒng)的、不能通過鑒定、驗(yàn)收； 5.1.4.4 新購(gòu)重要設(shè)備儀器（含進(jìn)口）到貨，有關(guān)專業(yè)部門應(yīng)會(huì)同檔案部門檢查驗(yàn)收文件材料，并及時(shí)歸檔； 5.1.4.5 工作人員因公外出參觀學(xué)習(xí)、考察及參加各種會(huì)議的文件材料，按照文件材料歸檔范圍的要求向檔案室歸檔。 5.1.5 各類文件材料歸檔份數(shù)一般為一式一份，重要的、利用頻繁的和有專門需要的可視需要程度適當(dāng)增加份數(shù)。 5.1.6 檔案室要對(duì)全廠各業(yè)務(wù)部門文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督。 5.2 檔案的分類管理 5.2.1 選擇對(duì)歸檔文件材料進(jìn)行系統(tǒng)整理的分類方法，要符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的要求。 5.2.2 在工作中形成的電子文件，各部門根據(jù)實(shí)際情況做好歸檔和統(tǒng)一。 5.2.3 檔案管理部門應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要編制檔案的編目和檢索工具。 5.3 檔案保管 5.3.1 接收檔案要認(rèn)真驗(yàn)收并辦理交接手續(xù)。 5.3.2 存放檔案有專用柜，排架方法要科學(xué)和便于利用。 5.3.3 已經(jīng)歸檔的文件材料不得修改，底圖除外。修改后的底圖入庫(kù)要認(rèn)真檢查其修改、補(bǔ)充情況，底圖存放以平放為宜。 5.3.4 存放膠片、照片、磁帶等需用特制的密封盒、膠片頁(yè)夾和影集等，按編號(hào)順序排列在膠片柜內(nèi)。 5.3.5 要定期進(jìn)行庫(kù)藏檔案的清理、核對(duì)工作，做到帳物相符。對(duì)破損或載體變質(zhì)的檔案要及時(shí)進(jìn)行修復(fù)。庫(kù)藏檔案因移交、作廢、遺失等注銷帳卡時(shí)，要查明原因并保存記錄。 5.3.6 檔案庫(kù)房的一般要求： 5.3.6.1 庫(kù)存檔案必須有專門的庫(kù)房，并且具有良好的衛(wèi)生環(huán)境和防盜、防火、防光、防潮、防塵、防高溫、防有害生物和防污染等安全措施； 5.3.6.2 檔案庫(kù)房溫濕度要符合國(guó)家有關(guān)規(guī)定要求。 5.4 圖紙的修改和補(bǔ)充 建立圖紙的修改、補(bǔ)充制度，具體要求如下： 5.4.1 凡因設(shè)計(jì)、施工、生產(chǎn)、檢修等原因引起圖紙與實(shí)物不符應(yīng)及時(shí)更改圖紙，使圖紙與實(shí)物相符。 5.4.2 對(duì)圖紙?zhí)岢龈牡牟块T，持簽字齊全的圖紙更改通知單，方可向檔案室借出相應(yīng)圖紙進(jìn)行更改。 5.4.3 圖紙更改應(yīng)按通知單的內(nèi)容進(jìn)行，要確保更改后的圖紙完整、統(tǒng)一、清晰、正確。藍(lán)圖更改后，應(yīng)將其對(duì)應(yīng)的底圖作相應(yīng)的更改。更改后的藍(lán)圖和底圖同時(shí)歸檔。 5.4.4 圖紙更改一般用杠改、刮改，并在修改處標(biāo)注“修改標(biāo)記”及在備考表中說明；改動(dòng)較多時(shí)應(yīng)重新繪制并描曬新圖。 5.4.5 整個(gè)保管單位內(nèi)圖紙作廢由新圖代替時(shí)，應(yīng)重新編制保管單位，并注明原保管單位編號(hào)。原保管單位應(yīng)另行保管。 5.4.6 修改、補(bǔ)充底圖，由責(zé)任單位提出，安全生產(chǎn)部負(fù)責(zé)簽署圖紙更改通知單。 5.4.7 檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查歸還的圖紙，如發(fā)現(xiàn)未按規(guī)定更改、改得模糊不清，只改藍(lán)圖未改底圖等，應(yīng)及時(shí)追究補(bǔ)正。 5.5 檔案鑒定與銷毀 5.5.1 檔案鑒定包括檔案的保管期限鑒定、失去利用價(jià)值和超過保管期限檔案的銷毀鑒定。廠部成立檔案鑒定小組，主持本廠檔案的鑒定與銷毀工作。 5.5.2 歸檔單位應(yīng)對(duì)所移交的檔案標(biāo)明保管期限，檔案管理人員在整理立卷時(shí)應(yīng)核實(shí)文件的保管期限，永久、長(zhǎng)期、短期等不同保管期限的檔案應(yīng)分開立卷，對(duì)保管期限不明確的應(yīng)提交鑒定小組確定。 5.5.3 對(duì)超過保管期限而仍有保管價(jià)值的檔案，應(yīng)重新進(jìn)行鑒定，重新劃定保管期限，保管期限仍從文件制成之年算起。 5.5.4 檔案人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，對(duì)確無保存價(jià)值和超過保管期限的檔案應(yīng)登記造冊(cè)，報(bào)鑒定小組進(jìn)行鑒定，如需銷毀時(shí)，由鑒定小組寫出“鑒定銷毀報(bào)告”填寫“銷毀清冊(cè)”，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可銷毀。 5.5.5 經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)由檔案管理人員和有關(guān)人員2人共同在指定地點(diǎn)監(jiān)銷。 5.5.6 應(yīng)銷毀的檔案要集中銷毀，要注意保密，不得自行處理和出售。銷毀前應(yīng)對(duì)照“銷毀清冊(cè)”認(rèn)真清點(diǎn)核實(shí)，在檔案未完全銷毀前不得擅自離開現(xiàn)場(chǎng)，銷毀后監(jiān)銷人員要在銷毀清冊(cè)上簽名蓋章，銷毀清冊(cè)要永久存檔。 5.6 檔案統(tǒng)計(jì) 5.6.1 檔案統(tǒng)計(jì)主要包括檔案管理基本情況統(tǒng)計(jì)、檔案的數(shù)量統(tǒng)計(jì)、檔案提供利用及利用效果的統(tǒng)計(jì)等，統(tǒng)計(jì)結(jié)果應(yīng)按規(guī)定向有關(guān)部門上報(bào)。 5.6.2 檔案統(tǒng)計(jì)應(yīng)以原始記錄為依據(jù)，統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)做到準(zhǔn)確可靠。 5.7 檔案管理現(xiàn)代化 5.7.1 檔案管理現(xiàn)代化是本廠實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的組成部分，應(yīng)列入本廠現(xiàn)代化管理整體計(jì)劃、統(tǒng)籌考慮，同步發(fā)展。 5.7.2 檔案管理部門要借鑒現(xiàn)代管理方法，逐步應(yīng)用以電子計(jì)算機(jī)為主，包括先進(jìn)的監(jiān)控裝置、通信設(shè)施和辦公自動(dòng)化等在內(nèi)的現(xiàn)代化管理手段。 5.8 檔案的借閱、開發(fā)利用 5.8.1 檔案管理部門根據(jù)本廠中心工作和檔案的庫(kù)存情況，積極開展檔案信息的編制和開發(fā)工作，更好地利用檔案信息資源，以滿足本廠生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理和發(fā)展的需要。 5.8.2 檔案室應(yīng)建立檔案借（查）閱制度，根據(jù)檔案的機(jī)密程度，確定不同的利用范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)。5.8.3 查、借閱檔案，均需辦理登記手續(xù)，愛護(hù)檔案，不得折疊、拆卷、隨意更改和涂寫。如發(fā)現(xiàn)損壞、丟失和泄密，應(yīng)追究當(dāng)事人責(zé)任，情節(jié)嚴(yán)重的要依法追究法律責(zé)任。 5.8.4 檔案歸還時(shí)應(yīng)填寫利用效果。檔案人員當(dāng)面清點(diǎn)核實(shí)歸還檔案是否齊全，填寫歸還日期，并簽名。 5.8.5 本廠檔案一般不外借，外單位因工作需要借閱時(shí)，須持所在單位介紹信，經(jīng)廠領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，限在閱檔室內(nèi)借閱利用。 5.8.6 工作人員調(diào)動(dòng)、離退休時(shí)，必須向檔案室交還所借閱的檔案。 5.9 檔案的移交 5.9.1 單位撤銷或合并時(shí)必須將本單位的全部檔案進(jìn)行認(rèn)真整理，妥善保管，不得分散，并按下列辦法處理： 5.9.1.1 被撤銷單位劃歸幾個(gè)單位的，其檔案材料不得分散，可由其中一個(gè)單位代管或由主管單位代管； 5.9.1.2 一個(gè)單位并入另一個(gè)單位或幾個(gè)單位合并為一個(gè)新的單位，其檔案材料應(yīng)移交給合并后的單位代管； 5.9.1.3 一個(gè)單位改變了領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系，在其工作活動(dòng)中形成的全部檔案仍屬原來的卷宗，實(shí)行集中統(tǒng)一管理。 5.9.2 各種臨時(shí)機(jī)構(gòu)撤銷時(shí)，其檔案應(yīng)向有關(guān)的市管單位移交。 6.1 廠長(zhǎng)工作部對(duì)各部