文件管理程序.doc

精品文檔SEPCO修改記錄版次日期章節(jié)頁碼修改范圍及依據Rev. A Rev.B 2000.11.112001.3.12全部全部全部全部新版根據運行情況修改目 錄1. 目的2. 適用范圍3. 相關文件4. 職責5. 工作程序6. 記錄7. 附錄1. 目的通過對環(huán)境管理體系文件的編制、接收、核對、標識、發(fā)放、記錄和更改控制,確保在所有場所都能及時得到和使用有效的文件并及時撤出失效的文件。2. 適用范圍本程序適用于公司的環(huán)境管理體系文件的控制(包括外來環(huán)境信息文件的控制)。受控文件范圍如下:a) 公司環(huán)境管理手冊及其附件(目標指標及環(huán)境管理方案、環(huán)境法律法規(guī)及標準等)；b) 環(huán)境管理程序文件；c) 工作程序、內部管理程序或操作規(guī)程；d) 與相關方來往信函上述文件可為任何媒體介質形式。3. 相關文件EMS-SM-001 環(huán)境管理手冊4. 職責4.1 文件中心負責文件的接收、標識、出版、分發(fā)、登記、更新、保管、歸檔、處置;4.2 各要素主管部門、相關部門負責編制相應體系程序、工作程序、內部管理程序，并組織實施與管理。4.3 文件接收部門負責該部門所接收文件的管理，并保證及時將環(huán)保方面的信息及時傳達到相關崗位。4.4 環(huán)境管理者代表負責組織對環(huán)境體系文件進行評審和修訂。5. 工作程序5.1 文件編號方法5.1.1 環(huán)境管理手冊編號EMSSM0015.1.2 環(huán)境體系程序編號：程序序號標準條號標準節(jié)號EMSSP 5.1.3 環(huán)境體系工作程序編號：程序序號標準條號標準節(jié)號EMSOP 標準節(jié)、條號指GB/T24001第四章各節(jié)及各節(jié)的條號。其中4.4.6涉及的程序序號設定為460489，4.4.7為490499。5.1.4 環(huán)境體系對外信函編號：LCLS MISC5.2 文件格式及編寫要點5.2.1 環(huán)境體系文件按下列格式進行編寫： 目的 適用范圍 相關文件 職責 工作程序 記錄 附錄5.2.2 文件編寫通常包括活動的目的和范圍，做什么和誰來做。何時何地以及何時做，應采取什么設備和文件，如何對活動進行控制和記錄等。5.2.3 工作程序是描述為實施環(huán)境管理體系所涉及的活動和過程。5.2.4 強調要素運行的職責方法，要求具備可操作性和可檢查性。5.3 環(huán)境文件的編制、審查和批準5.3.1 環(huán)境體系文件的編、審、批權限規(guī)定環(huán)境管理體系文件的編、審、批權限如下表：文件種類編寫部門或人員審核部門或人員批準人員環(huán)境管理手冊質保部環(huán)境管理者代表總經理公司環(huán)境目標指標與環(huán)境管理方案相關部門施工經理部環(huán)境管理者代表環(huán)境體系程序相關部門質保部環(huán)境管理者代表現場作業(yè)指導書或操作規(guī)程相關部門部門主任環(huán)境管理者代表環(huán)境管理有關對外信函相關部門分管經理總經理/環(huán)境管理者代表5.3.2 環(huán)境文件的編、審、批過程5.3.2.1 編寫 文件的編寫人員必須熟悉環(huán)境管理體系的相關要求，并且具有一定的工作經驗和文字表達能力。5.3.2.2 審查由編寫人將編寫完后的環(huán)境文件交文件中心打印并確定編號、版次、狀態(tài)、補加封面（封面格式見附錄A），之后由文件編寫人按文件編寫/審批權限規(guī)定的要求，報有關人員審查簽字。5.3.2.3 批準生效 環(huán)境文件經批準人批準簽字后，該文件即生效，生效日期即為批準人簽字日期。5.4 文件的標識與分發(fā)5.4.1 文件經批準后，由文件中心編制文件的發(fā)放方案，經QA部審查，環(huán)境管理者代表簽字。文件中心根據文件的發(fā)放方案, 在發(fā)放的復印件上加蓋受控標識，受控版本標識章為“受控版本供使用”； 非受控版本標識章為“非受控版本僅供參考”。5.4.2 文件中心按文件發(fā)放方案將文件發(fā)送至各相關部門，各相關部門的文件接收人員在發(fā)放方案上簽收，并建立本部門的接收和借閱臺帳。5.4.3 以上受控環(huán)境體系文件不得隨意翻印，如工作需要確需翻印，須征得文件中心同意，并在翻印件封面上加蓋“非受控版本僅供參考”章。5.5 文件的更改(不包括外來文件)5.5.1 更改部門提出“文件更改申請單”(見附錄B)。5.5.2 文件的更改申請由文件原會簽及審批部門或人員審批，更改申請人員在申請單上注明需哪些相關部門進行會簽。5.5.3 原審批部門或人員因故不能合理審批時，原會簽的審批部門或人員應向被指定的會簽及審批部門或人員提供審批所需要的有關背景資料或信息。5.5.4 文件中心根據審批的“文件更改申請單”的內容對文件進行修改。當文件只有局部改動時由文件中心采用換頁的形式更改。當文件經過3次（包括3次）修改或主要內容修改后，文件應升版。5.5.5 文件中心文件管理員將一份更改后的文件歸檔,抽出并銷毀作廢的文件,將更改后的文件發(fā)送至相關部門。5.5.6 相關部門和人員將簽收的文件進行登記，作廢的文件由文件中心收回并銷毀。如果作廢的文件需要保留,則應由文件中心加蓋“作廢”章，方可留作參考。5.5.7 根據管理評審、內部審核及第三方審核的意見，對環(huán)境管理手冊和程序進行定期的或必要的修改，以保證環(huán)境管理手冊和程序對現場活動控制的符合性、適宜性和有效性。在環(huán)境管理手冊和程序的前面要有修改的記錄，修改記錄中須包含下列信息：版次、修改段落、頁碼及范圍，以及修改依據的文件。所有修改之處應用垂直線在頁邊標識。5.6 文件的保管5.6.1 QA部保存一套修改前的環(huán)境管理手冊和程序。5.6.2 文件應保管在辦公室文件櫥(架)上，并貼有公司標志和文件名稱的標簽，以方便查閱。5.7 文件的計算機管理5.7.1 文件中心發(fā)放的環(huán)境管理手冊、程序和作業(yè)指導書等將同時登入公司內部計算機網，以方便查詢。5.7.2 文件中心將在公司內部計算機網絡中建立“表格庫”，匯集環(huán)境管理過程中使用的各種空白表格，公司各部門或人員可直接調用。6. 記錄所有保存文件的部門，都要建立文件的接收、發(fā)放或借閱臺帳。7. 附錄附錄A 環(huán)境文件標準封面附錄B 文件更改申請單附錄A環(huán)境文件標準封面版次狀態(tài)編寫審查批準生效日期修訂說明Rev.StatusDrafted ByReviewed byApproved byDateModifications-observations環(huán) 境 管 理 體 系 文 件文件編碼 EMS-SM-001環(huán)境管理手冊 附錄B文件更改申請單Document Changes Request FormSEPCO 年 月 日 編號： Date: No.文件編號(名稱) Doc. code(tittle)申請更改部門 Applicant Division更改人 Applicant更改理由及內容(Change reason