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excel表格特殊技法?。ò胄r(shí)教你成為excel高手） 來(lái)源： 張坤的日志 如果我們?cè)谟肊xcel XP處理龐大的數(shù)據(jù)信息時(shí)，不注意講究技巧和方法的話，很可能會(huì)花費(fèi)很大的精力。因此如何巧用Excel來(lái)快速輸入信息就成為各個(gè)Excel XP用戶非常關(guān)心的話題.1、快速輸入大量含小數(shù)點(diǎn)的數(shù)字如果我們需要在Excel XP工作表中輸入大量的帶有小數(shù)位的數(shù)字時(shí)，按照普通的輸入方法，我們可能按照數(shù)字原樣大小直接輸入，例如現(xiàn)在要在單元格中輸入0.05這個(gè)數(shù)字時(shí)，我們會(huì)把“0.05”原樣輸入到表格中。不過(guò)如果需要輸入若干個(gè)帶有小數(shù)點(diǎn)的數(shù)字時(shí)，我們?cè)侔凑丈厦娴姆椒ㄝ斎氲脑?，每次輸入?shù)字時(shí)都需要重復(fù)輸入小數(shù)點(diǎn)，這樣工作量會(huì)變大，輸入效率會(huì)降低。其實(shí)，我們可以使用Excel XP中的小數(shù)點(diǎn)自動(dòng)定位功能，讓所有數(shù)字的小數(shù)點(diǎn)自動(dòng)定位，從而快速提高輸入速度。在使用小數(shù)點(diǎn)自動(dòng)定位功能時(shí)，我們可以先在Excel XP的編輯界面中，用鼠標(biāo)依次單擊“工具”/“選項(xiàng)”/“編輯”標(biāo)簽，在彈出的對(duì)話框中選中“自動(dòng)設(shè)置小數(shù)點(diǎn)”復(fù)選框，然后在“位數(shù)”微調(diào)編輯框中鍵入需要顯示在小數(shù)點(diǎn)右面的位數(shù)就可以了。以后我們?cè)佥斎霂в行?shù)點(diǎn)的數(shù)字時(shí)，直接輸入數(shù)字，而小數(shù)點(diǎn)將在回車鍵后自動(dòng)進(jìn)行定位。例如，我們要在某單元格中鍵入0.06的話，可以在上面的設(shè)置中，讓“位數(shù)”選項(xiàng)為2，然后直接在指定單元格中輸入6，回車以后，該單元格的數(shù)字自動(dòng)變?yōu)椤?.06”，怎么樣簡(jiǎn)單吧？2、快速錄入文本文件中的內(nèi)容現(xiàn)在您手邊假如有一些以純文本格式儲(chǔ)存的文件，如果此時(shí)您需要將這些數(shù)據(jù)制作成Excel XP的工作表，那該怎么辦呢？重新輸入一遍，大概只有頭腦有毛病的人才會(huì)這樣做；將菜單上的數(shù)據(jù)一個(gè)個(gè)復(fù)制/粘貼到工作表中，也需花很多時(shí)間。沒(méi)關(guān)系！您只要在Excel XP中巧妙使用其中的文本文件導(dǎo)入功能，就可以大大減輕需要重新輸入或者需要不斷復(fù)制、粘貼的巨大工作量了。使用該功能時(shí)，您只要在Excel XP編輯區(qū)中，依次用鼠標(biāo)單擊菜單欄中的“數(shù)據(jù)/獲取外部數(shù)據(jù)/導(dǎo)入文本文件”命令，然后在導(dǎo)入文本會(huì)話窗口選擇要導(dǎo)入的文本文件，再按下“導(dǎo)入”鈕以后，程序會(huì)彈出一個(gè)文本導(dǎo)入向?qū)?duì)話框，您只要按照向?qū)У奶崾具M(jìn)行操作，就可以把以文本格式的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成工作表的格式了。3、快速輸入大量相同數(shù)據(jù)如果你希望在不同的單元格中輸入大量相同的數(shù)據(jù)信息，那么你不必逐個(gè)單元格一個(gè)一個(gè)地輸入，那樣需要花費(fèi)好長(zhǎng)時(shí)間，而且還比較容易出錯(cuò)。你可以通過(guò)下面的操作方法在多個(gè)相鄰或不相鄰的單元格中快速填充同一個(gè)數(shù)據(jù)，具體方法為：首先同時(shí)選中需要填充數(shù)據(jù)的單元格。若某些單元格不相鄰，可在按住Ctrl鍵的同時(shí)，點(diǎn)擊鼠標(biāo)左鍵，逐個(gè)選中；其次輸入要填充的某個(gè)數(shù)據(jù)。按住Ctrl鍵的同時(shí)，按回車鍵，則剛才選中的所有單元格同時(shí)填入該數(shù)據(jù)。4、快速進(jìn)行中英文輸入法切換一張工作表常常會(huì)既包含有數(shù)字信息，又包含有文字信息，要錄入這樣一種工作表就需要我們不斷地在中英文之間反復(fù)切換輸入法，非常麻煩，為了方便操作，我們可以用以下方法實(shí)現(xiàn)自動(dòng)切換：首先用鼠標(biāo)選中需要輸入中文的單元格區(qū)域，然后在輸入法菜單中選擇一個(gè)合適的中文輸入法；接著打開“有效數(shù)據(jù)”對(duì)話框，選中“IME模式”標(biāo)簽，在“模式”框中選擇打開，單擊“確定”按鈕；然后再選中輸入數(shù)字的單元格區(qū)域，在“有效數(shù)據(jù)”對(duì)話框中，單擊“IME模式”選項(xiàng)卡，在“模式”框中選擇關(guān)閉（英文模式）；最后單擊“確定”按鈕，這樣用鼠標(biāo)分別在剛才設(shè)定的兩列中選中單元格，五筆和英文輸入方式就可以相互切換了。5、快速刪除工作表中空行刪除Excel XP工作表中的空行，一般的方法是需要將空行都找出來(lái)，然后逐行刪除，但這樣做操作量非常大，很不方便。那么如何才能減輕刪除工作表中空行的工作量呢？您可以使用下面的操作方法來(lái)進(jìn)行刪除：首先打開要?jiǎng)h除空行的工作表，在打開的工作表中用鼠標(biāo)單擊菜單欄中的“ 插 入”菜單項(xiàng)，并從下拉菜單中選擇“列”，從而插入一新的列，在列中順序填入整數(shù)；然后根據(jù)其他任何一列將表中的行排序，使所有空行都集中到表的底部。刪去所有空行中列的數(shù)據(jù)，以列重新排序，然后刪去列。按照這樣的刪除方法，無(wú)論工作表中包含多少空行，您就可以很快地刪除了。6、快速對(duì)不同單元格中字號(hào)進(jìn)行調(diào)整在使用Excel XP編輯文件時(shí)，常常需要將某一列的寬度固定，但由于該列各單元格中的字符數(shù)目不等，致使有的單元格中的內(nèi)容不能完全顯示在屏幕上，為了讓這些單元格中的數(shù)據(jù)都顯示在屏幕上，就不得不對(duì)這些單元格重新定義較小的字號(hào)。如果依次對(duì)這些單元格中的字號(hào)調(diào)整的話，工作量將會(huì)變得很大。其實(shí)，您可以采用下面的方法來(lái)減輕字號(hào)調(diào)整的工作量：首先新建或打開一個(gè)工作簿，并選中需要Excel XP根據(jù)單元格的寬度調(diào)整字號(hào)的單元格區(qū)域；其次單擊用鼠標(biāo)依次單擊菜單欄中的“格式”/“單元格”/“對(duì)齊”標(biāo)簽，在“文本控制”下選中“縮小字體填充”復(fù)選框，并單擊“確定”按鈕；此后，當(dāng)你在這些單元格中輸入數(shù)據(jù)時(shí)，如果輸入的數(shù)據(jù)長(zhǎng)度超過(guò)了單元格的寬度，Excel XP能夠自動(dòng)縮小字符的大小把數(shù)據(jù)調(diào)整到與列寬一致，以使數(shù)據(jù)全部顯示在單元格中。如果你對(duì)這些單元格的列寬進(jìn)行了更改，則字符可自動(dòng)增大或縮小字號(hào)，以適應(yīng)新的單元格列寬，但是對(duì)這些單元格原設(shè)置的字體字號(hào)大小則保持不變。7、快速輸入多個(gè)重復(fù)數(shù)據(jù)在使用Excel XP工作表的過(guò)程中，我們經(jīng)常要輸入大量重復(fù)的數(shù)據(jù),如果依次輸入，無(wú)疑工作量是巨大的?，F(xiàn)在我們可以借助Excel XP的“宏”功能,來(lái)記錄首次輸入需要重復(fù)輸入的數(shù)據(jù)的命令和過(guò)程,然后將這些命令和過(guò)程賦值到一個(gè)組合鍵或工具欄的按鈕上,當(dāng)按下組合鍵時(shí),計(jì)算機(jī)就會(huì)重復(fù)所記錄的操作。使用宏功能時(shí)，我們可以按照以下步驟進(jìn)行操作:首先打開工作表，在工作表中選中要進(jìn)行操作的單元格；接著再用鼠標(biāo)單擊菜單欄中的“工具”菜單項(xiàng)，并從彈出的下拉菜單中選擇“宏”子菜單項(xiàng)，并從隨后彈出的下級(jí)菜單中選擇“錄制新宏”命令；設(shè)定好宏后，我們就可以對(duì)指定的單元格，進(jìn)行各種操作，程序?qū)⒆詣?dòng)對(duì)所進(jìn)行的各方面操作記錄復(fù)制。8、快速處理多個(gè)工作表有時(shí)我們需要在Excel XP中打開多個(gè)工作表來(lái)進(jìn)行編輯，但無(wú)論打開多少工作表，在某一時(shí)刻我們只能對(duì)一個(gè)工作表進(jìn)行編輯，編輯好了以后再依次編輯下一個(gè)工作表，如果真是這樣操作的話，我們倒沒(méi)有這個(gè)必要同時(shí)打開多個(gè)工作表了，因?yàn)槲覀兺瑫r(shí)打開多個(gè)工作表的目的就是要減輕處理多個(gè)工作表的工作量的，那么我們?cè)撊绾螌?shí)現(xiàn)這樣的操作呢？您可采用以下方法：首先按住“Shift鍵或“Ctrl鍵并配以鼠標(biāo)操作，在工作簿底部選擇多個(gè)彼此相鄰或不相鄰的工作表標(biāo)簽，然后就可以對(duì)其實(shí)行多方面的批量處理；接著在選中的工作表標(biāo)簽上按右鍵彈出快捷菜單，進(jìn)行插入和刪除多個(gè)工作表的操作；然后在“文件”菜單中選擇“頁(yè)面設(shè)置”，將選中的多個(gè)工作表設(shè)成相同的頁(yè)面模式；再通過(guò)“編輯”菜單中的有關(guān)選項(xiàng)，在多個(gè)工作表范圍內(nèi)進(jìn)行查找、替換、定位操作；通過(guò)“格式”菜單中的有關(guān)選項(xiàng)，將選中的多個(gè)工作表的行、列、單元格設(shè)成相同的樣式以及進(jìn)行一次性全部隱藏操作；接著在“工具”菜單中選擇“選項(xiàng)”，在彈出的菜單中選擇“視窗”和“編輯”按鈕，將選中的工作表設(shè)成相同的視窗樣式和單元格編輯屬性；最后選中上述工作表集合中任何一個(gè)工作表，并在其上完成我們所需要的表格，則其它工作表在相同的位置也同時(shí)生成了格式完全相同的表格。高效辦公Excel排序方法集中營(yíng)排序是數(shù)據(jù)處理中的經(jīng)常性工作，Excel排序有序數(shù)計(jì)算（類似成績(jī)統(tǒng)計(jì)中的名次）和數(shù)據(jù)重排兩類。本文以幾個(gè)車間的產(chǎn)值和名稱為例，介紹Excel 2000/XP的數(shù)據(jù)排序方法。一、數(shù)值排序1.RANK函數(shù)RANK函數(shù)是Excel計(jì)算序數(shù)的主要工具，它的語(yǔ)法為:RANK （number，ref，order），其中number為參與計(jì)算的數(shù)字或含有數(shù)字的單元格，ref是對(duì)參與計(jì)算的數(shù)字單元格區(qū)域的絕對(duì)引用，order是用來(lái)說(shuō)明排序方式的數(shù)字（如果order為零或省略，則以降序方式給出結(jié)果，反之按升序方式）。例如圖1中E2、E3、E4單元格存放一季度的總產(chǎn)值，計(jì)算各車間產(chǎn)值排名的方法是:在F2單元格內(nèi)輸入公式“=RANK（E2，$E$2: $E$4）”，敲回車即可計(jì)算出鑄造車間的產(chǎn)值排名是2。再將F2中的公式復(fù)制到剪貼板，選中F3、 F4單元格按Ctrl+V，就能計(jì)算出其余兩個(gè)車間的產(chǎn)值排名為3和1。如果B1單元格中輸入的公式為“=RANK（E2，$E$2:$E$4，1）”，則計(jì)算出的序數(shù)按升序方式排列，即2、1和3。需要注意的是:相同數(shù)值用RANK函數(shù)計(jì)算得到的序數(shù)（名次）相同，但會(huì)導(dǎo)致后續(xù)數(shù)字的序數(shù)空缺。假如上例中F2單元格存放的數(shù)值與 F3相同，則按本法計(jì)算出的排名分別是3、3和1（降序時(shí)）。2.COUNTIF函數(shù)COUNTIF函數(shù)可以統(tǒng)計(jì)某一區(qū)域中符合條件的單元格數(shù)目，它的語(yǔ)法為COUNTIF（range，criteria）。其中range為參與統(tǒng)計(jì)的單元格區(qū)域，criteria是以數(shù)字、表達(dá)式或文本形式定義的條件。其中數(shù)字可以直接寫入，表達(dá)式和文本必須加引號(hào)。仍以圖1為例，F(xiàn)2單元格內(nèi)輸入的公式為“=COUNTIF（$E$2:$E$4， &E2）+1”。計(jì)算各車間產(chǎn)值排名的方法同上，結(jié)果也完全相同，2、 1和3。此公式的計(jì)算過(guò)程是這樣的:首先根據(jù)E2單元格內(nèi)的數(shù)值，在連接符&的作用下產(chǎn)生一個(gè)邏輯表達(dá)式，即“176.7”、“167.3”等。 COUNTIF函數(shù)計(jì)算出引用區(qū)域內(nèi)符合條件的單元格數(shù)量，該結(jié)果加一即可得到該數(shù)值的名次。很顯然，利用上述方法得到的是降序排列的名次，對(duì)重復(fù)數(shù)據(jù)計(jì)算得到的結(jié)果與RANK函數(shù)相同。3.IF函數(shù)Excel自身帶有排序功能，可使數(shù)據(jù)以降序或升序方式重新排列。如果將它與IF函數(shù)結(jié)合，可以計(jì)算出沒(méi)有空缺的排名。以圖1中E2、E3、 E4單元格的產(chǎn)值排序?yàn)槔?，具體做法是:選中E2單元格，根據(jù)排序需要，單擊Excel工具欄中的“降序排序”或“升序排序”按鈕，即可使工作表中的所有數(shù)據(jù)按要求重新排列。假如數(shù)據(jù)是按產(chǎn)值由大到?。ń敌颍┡帕械?，而您又想賦予每個(gè)車間從1到n（n為自然數(shù)）的排名?？梢栽贕2單元格中輸入1，然后在G3單元格中輸入公式“=IF（E3=E2， G3,G3+1）”，只要將公式復(fù)制到G4等單元格，就可以計(jì)算出其他車間的產(chǎn)值排名。二、文本排序選舉等場(chǎng)合需要按姓氏筆劃為文本排序， Excel提供了比較好的解決辦法。如果您要將圖1數(shù)據(jù)表按車間名稱的筆劃排序，可以使用以下方法: 選中排序關(guān)鍵字所在列（或行）的首個(gè)單元格（如圖1中的A1），單擊Excel“數(shù)據(jù)”菜單下的“排序”命令，再單擊其中的“選項(xiàng)”按鈕。選中“排序選項(xiàng)”對(duì)話框“方法”下的“筆畫排序”，再根據(jù)數(shù)據(jù)排列方向選擇“按行排序”或“按列排序”，“確定”后回到“排序”對(duì)話框（圖2）。如果您的數(shù)據(jù)帶有標(biāo)題行（如圖1中的“單位”之類），則應(yīng)選中“有標(biāo)題行”（反之不選），然后打開“主要關(guān)鍵字”下拉列表，選擇其中的“單位”，選中排序方式（“升序”或“降序”）后“確定”，表中的所有數(shù)據(jù)就會(huì)據(jù)此重新排列。此法稍加變通即可用于“第一名”、“第二名”等文本排序，請(qǐng)讀者自行摸索。三、自定義排序如果您要求Excel按照“金工車間”、“鑄造車間”和“維修車間”的特定順序重排工作表數(shù)據(jù)，前面介紹的幾種方法就無(wú)能為力了。這類問(wèn)題可以用定義排序規(guī)則的方法解決:首先單擊Excel“工具”菜單下的“選項(xiàng)”命令，打開“選項(xiàng)”對(duì)話框中的“自定義序列”選項(xiàng)卡（圖3）。選中左邊“自定義序列”下的“新序列”，光標(biāo)就會(huì)在右邊的“輸入序列”框內(nèi)閃動(dòng)，您就可以輸入“金工車間”、 “鑄造車間”等自定義序列了，輸入的每個(gè)序列之間要用英文逗號(hào)分隔，或者每輸入一個(gè)序列就敲回車。如果序列已經(jīng)存在于工作表中，可以選中序列所在的單元格區(qū)域單擊“導(dǎo)入”，這些序列就會(huì)被自動(dòng)加入“輸入序列”框。無(wú)論采用以上哪種方法，單擊“添加”按鈕即可將序列放入“自定義序列”中備用（圖3）。使用排序規(guī)則排序的具體方法與筆劃排序很相似，只是您要打開“排序選項(xiàng)”對(duì)話框中的“自定義排序次序”下拉列表，選中前面定義的排序規(guī)則，其他選項(xiàng)保持不動(dòng)?；氐健芭判颉睂?duì)話框后根據(jù)需要選擇“升序”或“降序”，“確定”后即可完成數(shù)據(jù)的自定義排序。需要說(shuō)明的是: 顯示在“自定義序列”選項(xiàng)卡中的序列（如一、二、三等），均可按以上方法參與排序，請(qǐng)讀者注意Excel提供的自定義序列類型。談?wù)凟xcel輸入的技巧在Excel工作表的單元格中，可以使用兩種最基本的數(shù)據(jù)格式：常數(shù)和公式。常數(shù)是指文字、數(shù)字、日期和時(shí)間等數(shù)據(jù)，還可以包括邏輯值和錯(cuò)誤值，每種數(shù)據(jù)都有它特定的格式和輸入方法，為了使用戶對(duì)輸入數(shù)據(jù)有一個(gè)明確的認(rèn)識(shí)，有必要來(lái)介紹一下在Excel中輸入各種類型數(shù)據(jù)的方法和技巧。一、輸入文本Excel單元格中的文本包括任何中西文文字或字母以及數(shù)字、空格和非數(shù)字字符的組合，每個(gè)單元格中最多可容納32000個(gè)字符數(shù)。雖然在Excel中輸入文本和在其它應(yīng)用程序中沒(méi)有什么本質(zhì)區(qū)別，但是還是有一些差異，比如我們?cè)赪ord、PowerPoint的表格中，當(dāng)在單元格中輸入文本后，按回車鍵表示一個(gè)段落的結(jié)束，光標(biāo)會(huì)自動(dòng)移到本單元格中下一段落的開頭，在Excel的單元格中輸入文本時(shí)，按一下回車鍵卻表示結(jié)束當(dāng)前單元格的輸入，光標(biāo)會(huì)自動(dòng)移到當(dāng)前單元格的下一個(gè)單元格，出現(xiàn)這種情況時(shí)，如果你是想在單元格中分行，則必須在單元格中輸入硬回車，即按住Alt鍵的同時(shí)按回車鍵。二、輸入分?jǐn)?shù)幾乎在所有的文檔中，分?jǐn)?shù)格式通常用一道斜杠來(lái)分界分子與分母，其格式為“分子/分母”，在Excel中日期的輸入方法也是用斜杠來(lái)區(qū)分年月日的，比如在單元格中輸入“1/2”，按回車鍵則顯示“1月2日”，為了避免將輸入的分?jǐn)?shù)與日期混淆，我們?cè)趩卧裰休斎敕謹(jǐn)?shù)時(shí)，要在分?jǐn)?shù)前輸入“0”（零）以示區(qū)別，并且在“0”和分子之間要有一個(gè)空格隔開，比如我們?cè)谳斎?/2時(shí)，則應(yīng)該輸入“0 1/2”。如果在單元格中輸入“8 1/2”，則在單元格中顯示“8 1/2”，而在編輯欄中顯示“8.5”。三、輸入負(fù)數(shù)在單元格中輸入負(fù)數(shù)時(shí)，可在負(fù)數(shù)前輸入“-”作標(biāo)識(shí)，也可將數(shù)字置在（）括號(hào)內(nèi)來(lái)標(biāo)識(shí)，比如在單元格中輸入“（88）”，按一下回車鍵，則會(huì)自動(dòng)顯示為“-88”。四、輸入小數(shù)在輸入小數(shù)時(shí)，用戶可以向平常一樣使用小數(shù)點(diǎn)，還可以利用逗號(hào)分隔千位、百萬(wàn)位等，當(dāng)輸入帶有逗號(hào)的數(shù)字時(shí)，在編輯欄并不顯示出來(lái)，而只在單元格中顯示。當(dāng)你需要輸入大量帶有固定小數(shù)位的數(shù)字或帶有固定位數(shù)的以“0”字符串結(jié)尾的數(shù)字時(shí)，可以采用下面的方法：選擇“工具”、“選項(xiàng)”命令，打開“選項(xiàng)”對(duì)話框，單擊“編輯”標(biāo)簽，選中“自動(dòng)設(shè)置小數(shù)點(diǎn)”復(fù)選框，并在“位數(shù)”微調(diào)框中輸入或選擇要顯示在小數(shù)點(diǎn)右面的位數(shù)，如果要在輸入比較大的數(shù)字后自動(dòng)添零，可指定一個(gè)負(fù)數(shù)值作為要添加的零的個(gè)數(shù)，比如要在單元格中輸入“88”后自動(dòng)添加3個(gè)零，變成“88000”，就在“位數(shù)”微調(diào)框中輸入“-3”，相反，如果要在輸入“88”后自動(dòng)添加3位小數(shù)，變成“0.088”，則要在“位數(shù)”微調(diào)框中輸入“3”。另外，在完成輸入帶有小數(shù)位或結(jié)尾零字符串的數(shù)字后，應(yīng)清除對(duì)“自動(dòng)設(shè)置小數(shù)點(diǎn)”符選框的選定，以免影響后邊的輸入；如果只是要暫時(shí)取消在“自動(dòng)設(shè)置小數(shù)點(diǎn)”中設(shè)置的選項(xiàng)，可以在輸入數(shù)據(jù)時(shí)自帶小數(shù)點(diǎn)。五、輸入貨幣值Excel幾乎支持所有的貨幣值，如人民幣（￥）、英鎊（）等。歐元出臺(tái)以后，Excel2000完全支持顯示、輸入和打印歐元貨幣符號(hào)。用戶可以很方便地在單元格中輸入各種貨幣值，Excel會(huì)自動(dòng)套用貨幣格式，在單元格中顯示出來(lái)，如果用要輸入人民幣符號(hào)，可以按住Alt鍵，然后再數(shù)字小鍵盤上按“0165”即可。六、輸入日期Excel是將日期和時(shí)間視為數(shù)字處理的，它能夠識(shí)別出大部分用普通表示方法輸入的日期和時(shí)間格式。用戶可以用多種格式來(lái)輸入一個(gè)日期，可以用斜杠“/”或者“-”來(lái)分隔日期中的年、月、日部分。比如要輸入“2001年12月1日”，可以在單元各種輸入“2001/12/1”或者“2001-12-1”。如果要在單元格中插入當(dāng)前日期，可以按鍵盤上的Ctrl+;組合鍵。七、輸入時(shí)間在Excel中輸入時(shí)間時(shí)，用戶可以按24小時(shí)制輸入，也可以按12小時(shí)制輸入，這兩種輸入的表示方法是不同的，比如要輸入下午2時(shí)30分38秒，用24小時(shí)制輸入格式為：2:30:38，而用12小時(shí)制輸入時(shí)間格式為：2:30:38 p，注意字母“p”和時(shí)間之間有一個(gè)空格。如果要在單元格中插入當(dāng)前時(shí)間，則按Ctrl+Shift+;鍵。了解Excel公式的錯(cuò)誤值經(jīng)常用Excel的朋友可能都會(huì)遇到一些莫名奇妙的錯(cuò)誤值信息：# N/A！、#VALUE！、#DIV/O！等等，出現(xiàn)這些錯(cuò)誤的原因有很多種，如果公式不能計(jì)算正確結(jié)果，Excel將顯示一個(gè)錯(cuò)誤值，例如，在需要數(shù)字的公式中使用文本、刪除了被公式引用的單元格，或者使用了寬度不足以顯示結(jié)果的單元格。以下是幾種常見的錯(cuò)誤及其解決方法。1#！原因：如果單元格所含的數(shù)字、日期或時(shí)間比單元格寬，或者單元格的日期時(shí)間公式產(chǎn)生了一個(gè)負(fù)值，就會(huì)產(chǎn)生#！錯(cuò)誤。解決方法：如果單元格所含的數(shù)字、日期或時(shí)間比單元格寬，可以通過(guò)拖動(dòng)列表之間的寬度來(lái)修改列寬。如果使用的是1900年的日期系統(tǒng)，那么Excel中的日期和時(shí)間必須為正值，用較早的日期或者時(shí)間值減去較晚的日期或者時(shí)間值就會(huì)導(dǎo)致#！錯(cuò)誤。如果公式正確，也可以將單元格的格式改為非日期和時(shí)間型來(lái)顯示該值。2#VALUE!當(dāng)使用錯(cuò)誤的參數(shù)或運(yùn)算對(duì)象類型時(shí)，或者當(dāng)公式自動(dòng)更正功能不能更正公式時(shí)，將產(chǎn)生錯(cuò)誤值#VALUE!。原因一：在需要數(shù)字或邏輯值時(shí)輸入了文本，Excel不能將文本轉(zhuǎn)換為正確的數(shù)據(jù)類型。解決方法：確認(rèn)公式或函數(shù)所需的運(yùn)算符或參數(shù)正確，并且公式引用的單元格中包含有效的數(shù)值。例如：如果單元格A1包含一個(gè)數(shù)字，單元格A2包含文本學(xué)籍，則公式=A1+A2將返回錯(cuò)誤值#VALUE!?？梢杂肧UM工作表函數(shù)將這兩個(gè)值相加（SUM函數(shù)忽略文本）：=SUM（A1:A2）。原因二：將單元格引用、公式或函數(shù)作為數(shù)組常量輸入。解決方法：確認(rèn)數(shù)組常量不是單元格引用、公式或函數(shù)。原因三：賦予需要單一數(shù)值的運(yùn)算符或函數(shù)一個(gè)數(shù)值區(qū)域。解決方法：將數(shù)值區(qū)域改為單一數(shù)值。修改數(shù)值區(qū)域，使其包含公式所在的數(shù)據(jù)行或列。3#DIV/O!當(dāng)公式被零除時(shí)，將會(huì)產(chǎn)生錯(cuò)誤值#DIV/O!。原因一：在公式中，除數(shù)使用了指向空單元格或包含零值單元格的單元格引用（在Excel中如果運(yùn)算對(duì)象是空白單元格，Excel將此空值當(dāng)作零值）。解決方法：修改單元格引用，或者在用作除數(shù)的單元格中輸入不為零的值。原因二：輸入的公式中包含明顯的除數(shù)零，例如：=5/0。解決方法：將零改為非零值。4#NAME?在公式中使用了Excel不能識(shí)別的文本時(shí)將產(chǎn)生錯(cuò)誤值#NAME?。原因一：刪除了公式中使用的名稱，或者使用了不存在的名稱。解決方法：確認(rèn)使用的名稱確實(shí)存在。選擇菜單插入|名稱|定義命令，如果所需名稱沒(méi)有被列出，請(qǐng)使用定義命令添加相應(yīng)的名稱。原因二：名稱的拼寫錯(cuò)誤。解決方法：修改拼寫錯(cuò)誤的名稱。原因三：在公式中使用標(biāo)志。解決方法：選擇菜單中工具|選項(xiàng)命令，打開選項(xiàng)對(duì)話框，然后單擊重新計(jì)算標(biāo)簽，在工作薄選項(xiàng)下，選中接受公式標(biāo)志復(fù)選框。原因四：在公式中輸入文本時(shí)沒(méi)有使用雙引號(hào)。解決方法：Excel將其解釋為名稱，而不理會(huì)用戶準(zhǔn)備將其用作文本的想法，將公式中的文本括在雙引號(hào)中。例如：下面的公式將一段文本總計(jì)：和單元格B50中的數(shù)值合并在一起：=總計(jì)：&B50原因五：在區(qū)域的引用中缺少冒號(hào)。解決方法：確認(rèn)公式中，使用的所有區(qū)域引用都使用冒號(hào)。例如：SUM（A2:B34）。5#N/A原因：當(dāng)在函數(shù)或公式中沒(méi)有可用數(shù)值時(shí)，將產(chǎn)生錯(cuò)誤值#N/A。解決方法：如果工作表中某些單元格暫時(shí)沒(méi)有數(shù)值，請(qǐng)?jiān)谶@些單元格中輸入#N/A，公式在引用這些單元格時(shí)，將不進(jìn)行數(shù)值計(jì)算，而是返回#N/A。6#REF!當(dāng)單元格引用無(wú)效時(shí)將產(chǎn)生錯(cuò)誤值#REF！。原因：刪除了由其他公式引用的單元格，或?qū)⒁苿?dòng)單元格粘貼到由其他公式引用的單元格中。解決方法：更改公式或者在刪除或粘貼單元格之后，立即單擊撤消按鈕，以恢復(fù)工作表中的單元格。7#NUM！當(dāng)公式或函數(shù)中某個(gè)數(shù)字有問(wèn)題時(shí)將產(chǎn)生錯(cuò)誤值#NUM！。原因一：在需要數(shù)字參數(shù)的函數(shù)中使用了不能接受的參數(shù)。解決方法：確認(rèn)函數(shù)中使用的參數(shù)類型正確無(wú)誤。原因二：使用了迭代計(jì)算的工作表函數(shù)，例如：IRR或RATE，并且函數(shù)不能產(chǎn)生有效的結(jié)果。解決方法：為工作表函數(shù)使用不同的初始值。原因三：由公式產(chǎn)生的數(shù)字太大或太小，Excel不能表示。解決方法：修改公式，使其結(jié)果在有效數(shù)字范圍之間。8#NULL！當(dāng)試圖為兩個(gè)并不相交的區(qū)域指定交叉點(diǎn)時(shí)將產(chǎn)生錯(cuò)誤值#NULL！。原因：使用了不正確的區(qū)域運(yùn)算符或不正確的單元格引用。解決方法：如果要引用兩個(gè)不相交的區(qū)域，請(qǐng)使用聯(lián)合運(yùn)算符逗號(hào)（，）。公式要對(duì)兩個(gè)區(qū)域求和，請(qǐng)確認(rèn)在引用這兩個(gè)區(qū)域時(shí)，使用逗號(hào)。如：SUM（A1:A13，D12:D23）。如果沒(méi)有使用逗號(hào)，Excel將試圖對(duì)同時(shí)屬于兩個(gè)區(qū)域的單元格求和，但是由于A1:A13和D12:D23并不相交，所以他們沒(méi)有共同的單元格。在Excel中快速查看所有工作表公式只需一次簡(jiǎn)單的鍵盤點(diǎn)擊，即可可以顯示出工作表中的所有公式，包括Excel用來(lái)存放日期的序列值。要想在顯示單元格值或單元格公式之間來(lái)回切換，只需按下CTRL+（位于TAB鍵上方）。EXCEL2000使用技巧十招1、Excel文件的加密與隱藏如果你不愿意自己的Excel文件被別人查看，那么你可以給它設(shè)置密碼保護(hù)，采用在保存文件時(shí)用加密的方法就可以實(shí)現(xiàn)保護(hù)目的，在這里要特別注意的是，自己設(shè)定的密碼一定要記住，否則自己也將被視為非法入侵者而遭拒絕進(jìn)入。給文件加密的具體方法為：A、單擊“文件”菜單欄中的“保存或者（另存為）”命令后，在彈出的“保存或者（另存為）”的對(duì)話框中輸入文件名；、再單擊這個(gè)對(duì)話框中“工具”欄下的“常規(guī)選項(xiàng)”按鈕，在彈出的“保存選項(xiàng)”的對(duì)話框中輸入自己的密碼；這里要注意，它提供了兩層保護(hù)，如果你也設(shè)置了修改權(quán)限密碼的話，那么即使文件被打開也還需要輸入修改權(quán)限的密碼才能修改。、單擊“確定”按鈕，在彈出的密碼確認(rèn)窗口中重新輸入一遍密碼，再點(diǎn)擊“確認(rèn)”，最后點(diǎn)“保存” 完成文件的加密工作。當(dāng)重新打開文件時(shí)就要求輸入密碼，如果密碼不正確，文件將不能打開。2、對(duì)單元格進(jìn)行讀寫保護(hù)單元格是Excel執(zhí)行其強(qiáng)大的計(jì)算功能最基本的元素，對(duì)單元格的讀寫保護(hù)是Excel對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行安全管理的基礎(chǔ)。對(duì)單元格的保護(hù)分為寫保護(hù)和讀保護(hù)兩類，所謂寫保護(hù)就是對(duì)單元格中輸入信息加以限制，讀保護(hù)是對(duì)單元格中已經(jīng)存有信息的瀏覽和查看加以限制。對(duì)單元格的寫保護(hù)有兩種方法：、對(duì)單元格的輸入信息進(jìn)行有效性檢測(cè)。首先選定要進(jìn)行有效性檢測(cè)的單元格或單元格集合，然后從數(shù)據(jù)菜單中選擇“有效數(shù)據(jù)”選項(xiàng)，通過(guò)設(shè)定有效條件、顯示信息和錯(cuò)誤警告，控制輸入單元格的信息要符合給定的條件。、設(shè)定單元格的鎖定屬性，以保護(hù)存入單元格的內(nèi)容不能被改寫?？煞譃橐韵虏襟E：（1）選定需要鎖定的單元格或單元格集合；（2）從格式菜單中選擇“單元格”選項(xiàng)；（3）在設(shè)置單元格格式的彈出菜單中選擇“保護(hù)”標(biāo)簽，在彈出的窗口中，選中“鎖定”；（4）從工具菜單中選擇“保護(hù)”選項(xiàng)，設(shè)置保護(hù)密碼，即完成了對(duì)單元格的鎖定設(shè)置。對(duì)單元格的讀保護(hù)有三種方法：、通過(guò)對(duì)單元格顏色的設(shè)置進(jìn)行讀保護(hù)。例如：將選定單元格或單元格集合的背景顏色與字體顏色同時(shí)設(shè)為白色，這樣，從表面看起來(lái)單元格中好像是沒(méi)有輸入任何內(nèi)容，用戶無(wú)法直接讀出單元格中所存儲(chǔ)的信息。、用其他畫面覆蓋在需要保護(hù)的單元格之上，遮住單元格的本來(lái)面目，以達(dá)到讀保護(hù)目的。例如：使用繪圖工具，畫一不透明矩形覆蓋在單元格之上，從格式菜單中選定矩形的“鎖定”選項(xiàng)，然后保護(hù)工作表，以保證矩形不能被隨意移動(dòng)。這樣，用戶所看到的只是矩形，而看不到單元格中所存儲(chǔ)的內(nèi)容。、通過(guò)設(shè)置單元格的行高和列寬，隱藏選定的單元格，然后保護(hù)工作表，使用戶不能直接訪問(wèn)被隱藏的單元格，從而起到讀保護(hù)的作用。3、快速填充相同數(shù)據(jù)如果你希望在不同的單元格中輸入大量相同的數(shù)據(jù)信息，那么你不必逐個(gè)單元格一個(gè)一個(gè)地輸入，那樣需要花費(fèi)好長(zhǎng)時(shí)間，而且還比較容易出錯(cuò)。我們可以通過(guò)下面的操作方法在多個(gè)相鄰或不相鄰的單元格中快速填充同一個(gè)數(shù)據(jù)，具體方法為：、同時(shí)選中需要填充數(shù)據(jù)的單元格。若某些單元格不相鄰，可在按住Ctrl鍵的同時(shí)，點(diǎn)擊鼠標(biāo)左鍵，逐個(gè)選中；、輸入要填充的某個(gè)數(shù)據(jù)。按住Ctrl鍵的同時(shí)，按回車鍵，則剛才選中的所有單元格同時(shí)填入該數(shù)據(jù)。4、使用Excel中的“宏”功能宏的概念，相信使用過(guò)WORD的人都會(huì)知道，她可以記錄命令和過(guò)程,然后將這些命令和過(guò)程賦值到一個(gè)組合鍵或工具欄的按鈕上,當(dāng)按下組合鍵時(shí),計(jì)算機(jī)就會(huì)重復(fù)所記錄的操作。在實(shí)踐工作中，它可以代替經(jīng)常輸入大量重復(fù)而又瑣碎的數(shù)據(jù)，具體宏的定義方法如下：:、打開工作表，在工作表中選中要進(jìn)行操作的單元格；、用鼠標(biāo)單擊菜單欄中的“工具”菜單項(xiàng)，并從彈出的下拉菜單中選擇“宏”子菜單項(xiàng)，并從隨后彈出的下級(jí)菜單中選擇“錄制新宏”命令；、設(shè)定好宏后，我們就可以對(duì)指定的單元格，進(jìn)行各種操作，程序?qū)⒆詣?dòng)對(duì)所進(jìn)行的各方面操作記錄復(fù)制。5、連續(xù)兩次選定單元格我們有時(shí)需要在某個(gè)單元格內(nèi)連續(xù)輸入多個(gè)數(shù)值，以查看引用此單元格的其他單元格的效果。但每次輸入一個(gè)值后按回車鍵，活動(dòng)單元格均默認(rèn)下移一個(gè)單元格，非常不便。解決此問(wèn)題的一般做法是通過(guò)選擇“工具”“選項(xiàng)”“編輯”，取消“按回車鍵后移動(dòng)”選項(xiàng)的選定來(lái)實(shí)現(xiàn)在同一單元格內(nèi)輸入許多數(shù)值，但以后你還得將此選項(xiàng)選定，顯得比較麻煩。其實(shí)，采用連續(xù)兩次選定單元格方法就顯得靈活、方便：?jiǎn)螕羰髽?biāo)選定單元格，然后按住Ctrl鍵再次單擊鼠標(biāo)選定此單元格。此時(shí)，單元格周圍將出現(xiàn)實(shí)線框。6、在工作表之間使用超級(jí)連接首先須要在被引用的其他工作表中相應(yīng)的部分插入書簽，然后在引用工作表中插入超級(jí)鏈接，注意在插入超級(jí)鏈接時(shí)，可以先在“插入超級(jí)鏈接”對(duì)話框的“鏈接到文件或URL”設(shè)置欄中輸入目標(biāo)工作表的路徑和名稱，再在“文件中有名稱的位置”設(shè)置欄中輸入相應(yīng)的書簽名，也可以通過(guò)“瀏覽”方式選擇。完成上述操作之后，一旦使用鼠標(biāo)左鍵單擊工作表中帶有下劃線的文本的任意位置，即可實(shí)現(xiàn)中文Excel2000在自動(dòng)打開目標(biāo)工作表并轉(zhuǎn)到相應(yīng)的位置處，這一點(diǎn)與WORD的使用很相似。7、快速清除單元格的內(nèi)容首先用鼠標(biāo)選定該單元格,然后按住鍵盤上的Delete鍵，此時(shí)你會(huì)發(fā)現(xiàn)你只是刪除了單元格內(nèi)容,它的格式和批注還保留著。那么如何才能徹底清除單元格呢,請(qǐng)看下面的兩種操作步驟：、選定想要清除的單元格或單元格范圍；、選擇“編輯”菜單中的“清除”命令,這時(shí)顯示“清除”菜單；、選擇要清除的命令,可以選擇“全部”、“格式”、“內(nèi)容”或“批注”中的任一個(gè)。8、快速修改單元格次序在實(shí)際操作的過(guò)程中，我們有時(shí)需要快速修改單元格內(nèi)容的次序。在拖放選定的一個(gè)或多個(gè)單元格至新的位置的同時(shí)，按住Shift鍵可以快速修改單元格內(nèi)容的次序。具體方法如下：、首先用鼠標(biāo)選定單元格，同時(shí)按下鍵盤上的Shift鍵；、接著移動(dòng)鼠標(biāo)指針到單元格邊緣，直至出現(xiàn)拖放指針箭頭，然后進(jìn)行拖放操作。上下拖拉時(shí)鼠標(biāo)在單元格間邊界處會(huì)變成一個(gè)水平“工”狀標(biāo)志，左右拖拉時(shí)會(huì)變成垂直“工”狀標(biāo)志，釋放鼠標(biāo)按鈕完成操作后，單元格間的次序即發(fā)生了變化。、在Excel中利用公式來(lái)設(shè)置加權(quán)平均加權(quán)平均在財(cái)務(wù)核算和統(tǒng)計(jì)工作中經(jīng)常用到，并不是一項(xiàng)很復(fù)雜的計(jì)算，關(guān)鍵是要理解加權(quán)平均值其實(shí)就是總量值（如金額）除以總數(shù)量得出的單位平均值，而不是簡(jiǎn)單的將各個(gè)單位值（如單價(jià)）平均后得到的那個(gè)單位值。在Excel中可設(shè)置公式解決（其實(shí)就是一個(gè)除法算式），分母是各個(gè)量值之和，分子是相應(yīng)的各個(gè)數(shù)量之和，它的結(jié)果就是這些量值的加權(quán)平均值。10、用Excel繪制函數(shù)圖像 函數(shù)圖像能直觀地反映函數(shù)的性質(zhì)，用手工方法來(lái)繪制函數(shù)圖像效果不太好，而用Excel繪制函數(shù)圖像非常簡(jiǎn)便，所作圖像非常標(biāo)準(zhǔn)、漂亮，具體方法如下：、首先打開電子表格的操作窗口，然后用鼠標(biāo)選擇菜單欄中的“新建”命令，這時(shí)屏幕上會(huì)出現(xiàn)一個(gè)空白的電子表格；、然后在A列的A1格輸入“X=”，表明這是自變量，再在A列的A2及以后的格內(nèi)逐次從小到大輸入自變量的各個(gè)值；實(shí)際輸入的時(shí)候，通常應(yīng)用等差數(shù)列輸入法，先輸入前三個(gè)值，定出自變量中數(shù)與數(shù)的距離，然后點(diǎn)擊A2格，按住鼠標(biāo)拖到A4格選中這三項(xiàng)，使這三項(xiàng)變成一個(gè)黑色矩形，再用鼠標(biāo)指向這黑色矩形的右下角的小方塊，當(dāng)光標(biāo)變成“”后，按住鼠標(biāo)拖動(dòng)光標(biāo)到適當(dāng)?shù)奈恢?，就完成自變量的輸入；、接著在B列的B1格輸入函數(shù)式y(tǒng)=f（x）的一般函數(shù)表達(dá)式，如y=1/x；也可在點(diǎn)擊工具欄上的函數(shù)圖標(biāo)“fx”后，在出現(xiàn)的不同函數(shù)列表的選項(xiàng)中選擇需要的一種；輸入結(jié)束后，點(diǎn)擊函數(shù)輸入對(duì)話框旁的勾號(hào)，B2格內(nèi)馬上得出了計(jì)算的結(jié)果。這時(shí)，再選中B2格，讓光標(biāo)指向B2矩形右下角的方框，當(dāng)光標(biāo)變成“”時(shí)按住光標(biāo)沿B列拖動(dòng)到適當(dāng)?shù)奈恢眉赐瓿珊瘮?shù)值的計(jì)算。注意一定要把該函數(shù)中自變量x的位置輸入前面A列自變量的絕對(duì)位置A2格，這樣下面計(jì)算的時(shí)候才會(huì)對(duì)不同的自變量進(jìn)行計(jì)算；、最后點(diǎn)擊工具欄上的“圖表向?qū)А眻D標(biāo)，在出現(xiàn)的各種圖表格式圖標(biāo)中選擇“X，Y散點(diǎn)圖”，然后在出現(xiàn)的“X，Y散點(diǎn)圖”類型中選擇“無(wú)數(shù)據(jù)點(diǎn)平滑線散點(diǎn)圖”；這時(shí)，可按住鼠標(biāo)察看即將繪好的函數(shù)圖像。另外，對(duì)于自變量?jī)H為正值的函數(shù)，也可用“圖表向?qū)А敝械摹罢劬€圖”格式繪制。在Excel中自動(dòng)推測(cè)出生年月日及性別的技巧大家都知道，身份證號(hào)碼已經(jīng)包含了每個(gè)人的出生年月日及性別等方面的信息（對(duì)于老式的15位身份證而言，7-12位即個(gè)人的出生年月日，而最后一位奇數(shù)或偶數(shù)則分別表示男性或女性。如某人的身份證號(hào)碼為420400700101001，它的7-12位為700101，這就表示該人是1970年元月1日出生的，身份證的最后一位為奇數(shù)1，這就表示該人為男性；對(duì)于新式的18位身份證而言，7-14位代表個(gè)人的出身年月日，而倒數(shù)第二位的奇數(shù)或偶數(shù)則分別表示男性或女性）。根據(jù)身份證號(hào)碼的這些排列規(guī)律，結(jié)合Excel的有關(guān)函數(shù)，我們就能實(shí)現(xiàn)利用身份證號(hào)碼自動(dòng)輸入出生年月日及性別等信息的目的，減輕日常輸入的工作量。Excel中提供了一個(gè)名為MID的函數(shù)，其作用就是返回文本串中從指定位置開始特定數(shù)目的字符，該數(shù)目由用戶指定（另有一個(gè)名為MIDB的函數(shù)，其作用與MID完全一樣，不過(guò)MID僅適用于單字節(jié)文字，而MIDB函數(shù)則可用于漢字等雙字節(jié)字符），利用該功能我們就能從身份證號(hào)碼中分別取出個(gè)人的出生年份、月份及日期，然后再加以適當(dāng)?shù)暮喜⑻幚砑纯傻贸鰝€(gè)人的出生年月日信息。提示：MID函數(shù)的格式為MID(text,start_num,num_chars)或MIDB(text,start_num,num_bytes)，其中Text是包含要提取字符的文本串；Start_num是文本中要提取的第一個(gè)字符的位置（文本中第一個(gè)字符的start_num為1，第二個(gè)為2以此類推）；至于Num_chars則是指定希望MID從文本中返回字符的個(gè)數(shù)。假定某單位人員管理希望通過(guò)身份證號(hào)碼自動(dòng)得出員工的出生年月日及性別，現(xiàn)以此為例，將有關(guān)步驟向廣大用戶作一簡(jiǎn)要介紹：1. 選中整個(gè)B列，然后執(zhí)行“格式”菜單中的“單元格”命令，打開“單元格格式”窗口。2. 選擇“數(shù)字”選項(xiàng)卡。3. 在“分類”欄中選擇“文本”選項(xiàng)，然后單擊“確定”按鈕，關(guān)閉“單元格格式”窗口，將所有包含有身份證號(hào)碼的單元格設(shè)置為文本格式。4.將光標(biāo)移至C3單元格中，然后輸入“=19&MID(B3,7,2)&年&MID(B3,9,2)&月&MID(B3,11,2)&日”內(nèi)容。其中MID(B3,7,2)就是從身份證號(hào)碼的第7位開始取2位數(shù)，得出該員工的出生年份，MID(B3,9,2)就是得出該員工的出生月份，而MID(B3,11,2)則是該員工的出生日期，這些信息再加上年、月、日等文字就會(huì)組成該員工的準(zhǔn)確出生年月日“1970年1月1日”。5. 接下來(lái)我們應(yīng)將光標(biāo)移至D3單元格中，然后輸入“=IF(MID(B3,15,1)/2=TRUNC(MID(B3,15,1)/2),女,男)”。這就表示取身份證號(hào)碼的第15位數(shù)，若能被2整除，這表明該員工為女性，否則為男性。6. 最后我們只需利用自動(dòng)填充功能對(duì)其他各個(gè)員工的出生年月日、性別進(jìn)行填充即可。上面都是以15位身份證為例進(jìn)行介紹的，18位身份證的操作方法與此類似，廣大用戶若使用的是18位身份證，只需對(duì)有關(guān)函數(shù)的取值位置進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整即可（如將“=19&MID(B3,7,2)&年&MID(B3,9,2)&月&MID(B3,11,2)&日”修改為“=MID(B3,7,4)&年&MID(B3,11,2)&月&MID(B3,13,2)&日”）。這樣就實(shí)現(xiàn)了由Excel自動(dòng)填充員工出生年月日、性別的功能，從而極大地減輕了用戶錄入數(shù)據(jù)時(shí)的工作量，有興趣的讀者不妨一試。在EXCEL中增加自動(dòng)填充序列中文作為一種功能強(qiáng)大、技術(shù)先進(jìn)的電子表格軟件，給我們的辦公帶來(lái)了極大方便。在中提供了自動(dòng)填充功能，我們?cè)谑褂脮r(shí)，可以通過(guò)拖動(dòng)“填充柄”來(lái)完成數(shù)據(jù)的自動(dòng)填充。例如要輸入甲、乙、丙、丁，可以先在指定單元格輸入甲，然后將鼠標(biāo)移至單元格的右下角的小方塊處，直至出現(xiàn)“”字，按住鼠標(biāo)左鍵，向下（右）拖動(dòng)至目的單元格，然后松開即完成了自動(dòng)填充。可是有時(shí)我們會(huì)發(fā)現(xiàn)有一些數(shù)據(jù)序列不能自動(dòng)填充，例如車間一、車間二、車間三等，填充方法有兩種：第一種：?jiǎn)螕簟安藛巍睓谏系摹肮ぞ摺?，選“選項(xiàng)”“自定義序列”，這時(shí)就可以在“輸入序列”欄輸入要定義的序列。需要注意的是每輸入完成一項(xiàng)就要回車一次，表示一項(xiàng)已經(jīng)輸入完畢，全部輸入完成以后單擊“添加”“確定”，這樣我們自定義的序列就可以使用了。第二種：首先把你要添加的序列輸入到一片相臨的單元格內(nèi)，例如要定義一個(gè)序列：車間一、車間二、車間三，把這三項(xiàng)分別輸入到單元：，單擊“工具”“選項(xiàng)”“自定義序列”“導(dǎo)入”，在“導(dǎo)入序列所在的單元格”所指的對(duì)話框中輸入：，單擊“導(dǎo)入”“添加”“確定”，這樣新序列就產(chǎn)生了。定義的序列如果不再使用，還可刪除，方法是：?jiǎn)螕簟肮ぞ摺薄斑x項(xiàng)”“自定義序列”，在“自定義序列”框中，單擊要?jiǎng)h除的序列，再單擊“刪除”“確定”。發(fā)掘Execl XP合并拆分技巧本人在用Excel XP管理教職工檔案時(shí)，經(jīng)常遇到合并或拆分單元格數(shù)據(jù)的情況，經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的使用后摸索出了一套自己的“合并與拆分”理論，供同行們參考。所謂合并數(shù)據(jù)是指將兩列中的數(shù)據(jù)合并到一列中，拆分?jǐn)?shù)據(jù)是指將一列中的數(shù)據(jù)拆分到兩列中，圖1為“畢業(yè)院?！焙汀皩I(yè)”兩列的拆分及合并的效果圖。合并數(shù)據(jù)要將“畢業(yè)院?！焙汀皩I(yè)”兩列中數(shù)據(jù)合并為“畢業(yè)院校及專業(yè)”，有“真”、“假”兩種合并方法，所謂真合并就是將兩列數(shù)據(jù)真正合并到一列中，而假合并表面上看是合并為一列了，實(shí)際數(shù)據(jù)還是存在于兩列中，具體操作跟我一起來(lái)看看吧。1、真合并如果將一列中的數(shù)據(jù)通過(guò)再輸入合并到另一列中，那不是我們希望看到的解決辦法，快捷而準(zhǔn)確的操作方法是：(1)將需要合并的“畢業(yè)院?！焙汀皩I(yè)”兩列數(shù)據(jù)通過(guò)“剪切”、“粘貼”移動(dòng)到一個(gè)新工作表中，如命名為“合并”工作表。(2)在“合并”工作表中將XLS文件另存為TXT文件，單擊“文件另存為”，保存類型選擇“文本文件(制表符分隔)”，單擊保存按鈕后根據(jù)提示連續(xù)單擊兩次確定按鈕即可。(3)在Execl中單擊打開按鈕，重新打開TXT文件，在“文本導(dǎo)入向?qū)Р襟E之1”中采用默認(rèn)設(shè)置，單擊下一步按鈕，在“步驟之2”分隔符號(hào)中，去掉“Tab鍵”前復(fù)選框的選擇，單擊完成按鈕，這時(shí)兩列中數(shù)據(jù)合并到一列中。(4)將合并后的數(shù)據(jù)再通過(guò)“剪切”、“粘貼”操作移動(dòng)到原工作表的原位置處，合并操作完成。提示：合并后的數(shù)據(jù)在原來(lái)兩列數(shù)據(jù)(如畢業(yè)院校和專業(yè))之間會(huì)有一個(gè)空格，而有時(shí)根據(jù)實(shí)際需要去掉或加寬空格，可采取如下措施：方法一：對(duì)TXT文件進(jìn)行編輯XLS文件中列與列之間數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為TXT文件后是以制表符分隔的，此時(shí)合并后的數(shù)據(jù)在原來(lái)兩列數(shù)據(jù)之間會(huì)有一個(gè)空格，改變TXT文件中兩列之間距離(即改變空格的大小)，對(duì)應(yīng)的XLS文件中原兩列數(shù)據(jù)之間的距離也會(huì)隨之發(fā)生改變，若TXT文件中兩列數(shù)據(jù)之間距離增大或減小為零，則合并的XLS文件中兩列數(shù)據(jù)之間距離也會(huì)隨之增大或減小為零。如果你要將兩列數(shù)據(jù)無(wú)縫合并，建議應(yīng)用下面兩種方法。方法二：利用函數(shù)ConcateNameConcateName函數(shù)可以實(shí)現(xiàn)將幾個(gè)文本字符串合并為一個(gè)文本字符串，語(yǔ)法為：ConcateName (text1,text2, )，text1, text2, 為1到30個(gè)將要合并成單個(gè)文本項(xiàng)的文本項(xiàng)，這些文本項(xiàng)可以為文本字符串、數(shù)字或?qū)蝹€(gè)單元格的引用，如圖2所示。圖2方法三：利用“&”運(yùn)算符利用“&”運(yùn)算符也可將幾個(gè)文本字符串合并為一個(gè)文本字符串，“&”運(yùn)算方式同“+”、“-”等運(yùn)算方式一樣，如圖2所示。2、假合并我們也來(lái)一個(gè)“瞞天過(guò)?！卑桑呛?，在對(duì)單元格設(shè)置邊框時(shí)，利用工具欄中的“外部框線”將兩個(gè)單元格框在一起，這樣兩個(gè)單元格中數(shù)據(jù)就在一個(gè)表格中了，打印出來(lái)后保證不留一點(diǎn)“作假”痕跡。此招對(duì)付較少單元格效果不錯(cuò)，要應(yīng)付大量的單元格，奉勸你還是來(lái)點(diǎn)“真”的吧！否則夠你忙的了。拆分?jǐn)?shù)據(jù)合并方法掌握了，拆分也不難，拆分的方法與前面介紹的合并方法相似，先將XLS文件另存為TXT文件，再對(duì)TXT文件進(jìn)行編輯，將需要拆分的數(shù)據(jù)用“Tab”鍵或空格分開，然后再用Excel重新打開編輯后的TXT文件，這樣原來(lái)在一起的數(shù)據(jù)就被拆分開了。處理含有大量信息的表格時(shí)，以上合并與拆分的方法很有效，有興趣的朋友可以試一試。ExcelHome精華版整理（2003年11月14日）By 徒然客從身份證號(hào)碼中提取性別Q：A1單元格中是15位的身份證號(hào)碼，要在B1中顯示性別(這里忽略15位和18位身份證號(hào)碼的判別）B1=if(mod(right(A1,1),2)0,male,female)請(qǐng)問(wèn)這個(gè)公式有無(wú)問(wèn)題，我試過(guò)沒(méi)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題。但在某個(gè)網(wǎng)站看到作者所用的是如下公式：B1=if(mid(A1,15,1)/2=trunc(mid(A1,15,1)/2）,female,male)A：leaf道理都是一樣的，不過(guò)你的公式比那個(gè)公式優(yōu)質(zhì)提取性別（無(wú)論是15位還是18位）=IF(LEN(A1)=15,IF(MOD(MID(A1,15,1),2)=1,男,女),IF(MOD(MID(A1,17,1),2)=1,男,女如果身份證號(hào)的輸入已