商務(wù)郵件范例以及格式注意事項.doc

一、 事務(wù)郵件：X經(jīng)理/總： 您好！ 非常榮幸能夠代表我公司與您聯(lián)系。我是XXXX公司的XXX（職位）的XXX（姓名），今天將您所感興趣的我司產(chǎn)品報價及相關(guān)介紹發(fā)送給您，請您查閱！如果郵件中有任何不清楚的地方或者您需要我們提供任何幫助，請您聯(lián)系我，電話：*，或聯(lián)系XXX（該客戶的具體主管以上負(fù)責(zé)人）手機(jī)號：XXXX。恭祝商祺！ XXX二、 問候郵件：例一：X經(jīng)理/總： 您好！ 在這個陽關(guān)燦爛的日子里，祝您身體健康，心情愉快！ （在這個特別的日子里，為您送上最真摯的祝福，祝您：生日快樂！工作順利?。?XXX公司XX敬上例二：X經(jīng)理/總： 您好！ 生活是一種態(tài)度，拼搏奮斗之間自由來去，才是生活的真諦！生活是一種心境，慢慢體會了才會有溫馨浪漫的甜蜜今晨陽光燦爛，空氣清爽怡人，我愿將這人間最美的時刻送給您。祝您生活愉快，事業(yè)蒸蒸日上！ XXX公司XX敬上例三：X經(jīng)理/總： 您好！一份真誠，能勝萬兩黃金；一縷溫暖，能抵萬里寒霜；一句真心的問候，送來我最美好祝愿：忙碌的日子不要忘記照顧自己的身體，祝您身體健康，工作順利！ XXX公司XX敬上例四：X經(jīng)理/總： 新年好！ 值此2012新年來臨之際，XXXX（公司）向貴公司表示最衷心的感謝和最誠摯的祝福，感謝您長期以來對我們的支持和信任！ 在過去的一年中，我們的團(tuán)隊在您的支持、鼓勵、批評下得到了一定的成長。未來的中國是服務(wù)的王國，得服務(wù)真諦者得天下！你我攜手共同為車主創(chuàng)造出體驗更加溫馨、融洽、激情的消費天空。您的標(biāo)準(zhǔn)就是我們努力的方向。在私下直言批評的是我們的真朋友！請?zhí)岣吣鷮ξ覀兊臉?biāo)準(zhǔn)！讓我們共同攜手創(chuàng)造明天、后天!我們的團(tuán)隊還很幼稚，需要指點、批評、鼓勵等各種成長的“營養(yǎng)素”，這是您賜予我們最有價值的禮物。愿我們成為您生命中的禮物，雖然不期而至闖入您的世界，但從此為您打開全新的一扇窗那一片天空下，生命真摯而溫暖，彼此尊重、呵護(hù)，彼此溫暖。這是我們共同的愿景，這是我們共同的理想！ 新春來臨，萬象更新，XXXX全體員工衷心祝愿貴公司大展宏圖、事業(yè)興旺！順祝春節(jié)愉快，身體健康，闔家歡樂！ XXXX公司三、 感謝信：X經(jīng)理/總：您好！感謝您長期以往對我司的支持與信任， 注意：一、關(guān)于主題1. 一定不要空白標(biāo)題。2. 最好寫上來自*公司的郵件，以便對方一目了然，又便于留存。3. 標(biāo)題要能真實反映文章的內(nèi)容和重要性，切忌使用含義不清的標(biāo)題。4. 一封信盡可能只針對一個主題，不在一封信內(nèi)談及多宗事情，以便于日后整理。5. 可適當(dāng)用使用大寫字母字符（如“* ！”等）來突出標(biāo)題，引起收件人注意，但應(yīng)適度，特別是不要隨便就用“緊急”之類的字眼。6. 回復(fù)對方郵件時，應(yīng)當(dāng)根據(jù)回復(fù)內(nèi)容需要更改標(biāo)題，不要RE一大串。7. 最重要的一點，主題千萬不可出現(xiàn)錯別字和不通順之處，切莫只顧檢查正文卻在發(fā)出前忘記檢查主題。二、關(guān)于稱呼與問候1. 恰當(dāng)?shù)胤Q呼收件者，拿捏尺度。郵件的開頭要稱呼收件人。稱呼是第一行頂格寫。2. Email開頭結(jié)尾最好要有問候語“你好”或者“您好”，開頭問候語是稱呼換行空兩個寫。結(jié)尾常見寫個“祝您順利”之類的。若是尊長應(yīng)使用“此致敬禮”。 注意， 在非常正式的場合應(yīng)完全使用信件標(biāo)準(zhǔn)格式，“?！焙汀按酥隆睘榫o接上一行結(jié)尾或者換行開頭空兩格，而“順利”和“敬禮”為再換行頂格寫。三、正文1. Email正文要簡明扼要，行文通順。若對方不認(rèn)識你，第一件應(yīng)當(dāng)說明的就是自己的身份，姓名或你代表的企業(yè)名稱是必須通報的以示對對方的尊重。2. 注意Email的論述語氣尊重對方，請、謝謝之類的語氣要經(jīng)常出現(xiàn)。3. Email正文多用1234之類的列表，以清晰明確。如果事情復(fù)雜，最好1、2、3、4的列幾個段落進(jìn)行清晰明確的說明。保持你的每個段落簡短干練。4. 一次郵件交待完整信息5. 盡可能避免拼寫錯誤和錯別字，注意使用拼寫檢查四、附件1. 如果郵件帶有附件，應(yīng)在正文里面提示收件人查看附件。2. 附件文件應(yīng)按有意義的名字命名，最好能夠概括附件的內(nèi)容，方便收件人下載后管理。3. 正文中應(yīng)對附件內(nèi)容做簡要說明，特別是帶有多個附件時。4. 附件數(shù)目不宜超過4個，數(shù)目較多時應(yīng)打包壓縮成一個文件。5. 如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明打開方式，以免影響使用。6. 如果附件過大（不宜超過2MB），應(yīng)分割成幾個小文件分別發(fā)送。五、語言的選擇和漢字編碼中文用宋體或者新宋體，英文就用Verdana 或者 Arial字型，字號用五號或10號字即可。六、結(jié)尾簽名1. 簽名信息不宜過多。電子郵件消息末尾加上簽名是必要的。簽名檔可包括姓名、職務(wù)、公司、電話、傳真、地址等信息，但不宜行數(shù)過多， 一般不超過4行。2. 不要只用一個簽名檔對內(nèi)、對私、對熟悉的客戶等群體的郵件往來，簽名檔應(yīng)該進(jìn)行簡化。過于正式的簽名檔會讓對方顯得疏遠(yuǎn)。你可以在OUTLOOK中設(shè)置多個簽名檔，靈活調(diào)用。3. 簽名檔文字應(yīng)選擇與正文文字匹配，字號一般應(yīng)選擇比正文字體小一些。 七、回復(fù)技巧1. 及時回復(fù)Email收到他人的重要電子郵件后，理想的回復(fù)時間是2小時內(nèi)。 對于一些優(yōu)先級低的郵件可集中在一特定時間處理，但一般不要超過24小時。如果事情復(fù)雜，你無法及時確切回復(fù)，那至少應(yīng)該及時的回復(fù)收到，說明正在處理。如果你正在出差或休假，應(yīng)該設(shè)定自動回復(fù)功能，提示發(fā)件人，以免影響工作。2. 進(jìn)行針對性回復(fù)當(dāng)答復(fù)問題的時候，最好