建設工程 檔 案管理制度.doc

建設工程檔案管理制度一、管理責任部門及相關人員職責1二、檔案分類及歸檔范圍、要求2三、檔案移交、整理、編號7四、檔案的利用8五、檔案的保管9六、檔案的銷毀11七、檔案保密制度12一、管理責任部門及相關人員職責（一）、人事行政部人事行政專員統(tǒng)一集中管理檔案并直接向人事行政部經理負責。（二）、總經理負責審批檔案銷毀登記表、文件丟失損毀報告表。（三）、人事行政部經理負責審核檔案銷毀登記表、文件丟失損毀報告表、檔案借閱審批表、檔案查閱審批單、檔案復制審批單，以及對檔案意外損毀事件進行調查并提出報告。（五）、其他部門經理負責審核本部門檔案借閱審批表、檔案復制審批單、檔案查閱審批單和明確相關人員負責收集保管本部門的檔案資料，對部門資料的完整性負責。（六）、人事行政專員負責：1、制度的推進與執(zhí)行；各部門檔案管理體系的建立、優(yōu)化與督察；2、督促檔案資料的移交；3、檔案的收集、接收、鑒定、分類、裝訂、編號、編目、保管、銷毀、編研等；4、檔案的提供利用、登記；5、檔案室設備、設施的保管維護；6、負責檔案管理軟件系統(tǒng)的使用推廣、原始數(shù)據錄入、維護。（七）、各部門資料員/兼職資料員1、制度在部門的執(zhí)行；2、按公司要求建立本部門的資料管理系統(tǒng)并運作；3、負責收集整理本部門形成的本制度歸檔范圍內的文件，正規(guī)保管及利用，按期移交檔案室；4、推進本部門對檔案管理軟件系統(tǒng)的利用；（八）、檔案管理工作作為人事行政專員、部門資料員、部門兼職資料員每月工作計劃評價的考核內容之一。二、檔案分類及歸檔范圍、要求1、文書檔案1.1歸檔范圍：1.1.1、集團資料（1） 各類營業(yè)證照（營業(yè)執(zhí)照、組織機構代碼證、開發(fā)資質證書、稅務登記證、投資協(xié)議、國土成交確認函、國土合同等（2） 公司章程（3） 集團公司或股東方發(fā)來的與公司有關的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計劃等各類正式行文1.1.2、紅頭文件公司下發(fā)和上報的各類正式行文1.1.3、外來文件各政府機關部門、協(xié)會、學會下發(fā)給公司的與工程項目無關的其他行政性質的通知、邀請等文件1.1.4、會議資料（1） 會議紀要利用明源流程存檔（2） 專題會會議講義1.1.5、法律文件（1） 合同、協(xié)議審核； （2） 訴訟材料1.1.6、物資采購合同1.1.7、車輛資料公司擁有所有權或使用權的機動車輛的基本信息資料、證件、保險單、維修記錄、事故資料1.2歸檔要求：1.2.1、集團證照資料：由人事行政專員關注各類營業(yè)證照更新時間，在證照更新后1周內提出檔案復制申請，取得復印件存入檔案室，并統(tǒng)一加蓋“僅限 用”字樣。1.2.2、行政文件：紅頭文件、法律文件于每月第一周移交；外來文件、車輛資料由行政專員處理完成后3日內直接移交。1.2.3、客服中心資料：法律文件、與客戶簽訂的協(xié)議原件于簽訂后3日內移交檔案室。1.2.4、銷售支持部門資料：銷售過程中產生蓋有銷售公司公章的承諾函或證明、銷售政策文件由銷控專員于產生后3日內移交檔案室；客戶資料、銷售合同由銷支助理在分戶產權證辦理完成后1個月內以樓棟為單位移交檔案室。2、人事檔案2.1、歸檔范圍2.1.1勞動合同、聘用協(xié)議；2.1.2一般員工調動、任免、離職、降職文件；2.1.3職稱評定材料；2.1.4面試表； 2.1.5勞務合同糾紛及處理材料；2.1.6員工培訓計劃、總結、方案2.2、歸檔要求2.2.1員工個人檔案由人事專員保存于部門檔案柜；2.2.2績效管理資料由人事專員于每年2月份移交檔案室；2.2.3薪酬資料由人事行政部負責人保管。3、科技檔案3.1、歸檔范圍（附件：詳細列表），集中于工程管理部、成本管理部：3.1.1勘察設計、施工、工程監(jiān)理的招投標文件、合同（協(xié)議）。3.1.2預算、結算文件：3.1.3項目核準（立項）階段3.1.4方案審查階段3.1.5初設審查階段3.1.6施工許可證階段3.1.7預售階段3.1.8竣工驗收備案登記階段3.1.9產權證辦理階段3.2、歸檔要求3.2.1政府有關部門或行業(yè)管理部門的批復、批示性文件，由報建人員取得后3日內移交檔案室；銷支取得派出所出具的門牌號文件后3日內移交人事行政專員。3.2.2工程部檔案按項目的可行性研究、勘察、設計、施工、竣工驗收階段，在階段工作完成之日起七日內移交人事行政專員。3.2.3施工圖紙由工程部資料員按組團保存完整，并相應在二次深化圖及其他工程部相關圖紙上加蓋“圖紙確認”章、在技術洽談單、變更備忘錄后附圖（變更圖紙）上加蓋“變更確認”章。3.2.4招投標文件、合同類檔案傳簽完成后，由經辦人移交人事行政專員，人事行政專員存入檔案室一份，在另一份資料上加蓋“財務部存檔”字樣后移交財務部。4、會計檔案4.1、歸檔范圍 4.1.1、會計憑證類:原始憑證、記賬憑證、匯總憑證； 4.1.2、會計賬簿類：（1）總賬；（2）現(xiàn)金日記賬，（3）銀行存款賬、銀行明細賬；（4）輔助賬簿；4.1.3財務報告類：（1）年度決算報表（經會計師事務所審計后）；（2）月度、季度財務報表；（3）不定期重要一次性報表；（4）審計報告；（5）驗資報告；（6）資產評估報告。4.1.4其他類：（1）會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊；（2）銀行存款余額調節(jié)表、銀行對賬單； 4.2、歸檔要求 4.2.1會計憑證、賬簿由財務部負責人指定人員保存于部門檔案柜，財務部相關人員應于次月前5個工作日內完成當月會計憑證、會計報表、會計帳簿的整理和裝訂工作。；4.2.2財務報告類、其他類會計檔案由財務部負責人指定人員于資料產生后3日內移交檔案室。5、實物檔案5.1、歸檔范圍：5.1.1、照片、音像類（1）反映公司工程建設、經營管理等主要職能活動以及重要的工作成果。（2）黨和國家領導人及著名人物參加與集團公司有關的重大公務活動。（3）公司組織或參與的重大外事活動。（4）記錄公司重大事件。（5）與其他檔案有密切聯(lián)系(如表彰、總結大會)。（6）其他具有保存價值。5.1.2、公司獲得的各種獎狀、獎杯、獎牌、錦旗、榮譽證書、光榮冊等5.1.3、上級領導、知名人士、有關單位贈送給本單位的題詞、錦旗、牌匾、字畫、工藝品等5.1.4、公司社會交往中獲贈的重要紀念品、公司組織的各種重大活動中形成的紀念品、其它有保存價值的實物5.2、歸檔要求：5.2.1、底片、沖洗的照片、說明一同整理和存放；數(shù)碼影像統(tǒng)一存入人事行政專員電腦專用文件夾。5.2.2、其他實物檔案由各部門資料員或兼職資料員負責移交人事行政專員。三、檔案移交、整理、編號1、移交1.1、人事行政專員留存蓋章檔案后，在明源上歸檔，并在相應類別的檔案歸檔登記表中登記，由移交人確認簽字。1.2、各責任人按期移交檔案時在人事專員處相應類別的檔案歸檔登記表中登記，并確認簽字。1.3、各部門培訓、學習、考察、調查研究、參加上級機關召開的會議等公務活動在相關費用報銷時，必須將有歸檔價值的文件資料向人事行政專員辦理交接手續(xù)，雙方簽字認可后財務部才給予核報。2、整理人事行政專員：鑒定分類掃描成電子文件錄入卷內目錄錄入軟件系統(tǒng)印臨時檔號裝訂對號裝盒入檔案柜 3、編號全宗號年度保管期限件號四、檔案的利用1、查閱1.1、查閱的授權范圍（1）總經理、人事行政部負責人有權查閱全部范圍檔案。（2）部門經理有權查閱本部門產生的所有檔案。（3）普通員工有權查閱本部門職責范圍內的檔案。（4）跨部門檔案查閱需由主管領導批準。（5）由總經理親自密封的絕密檔案只有其本人可以取用，其他任何人未得到授權，均無權查閱該檔案。1.2、檔案查閱程序要求（1）權限內的檔案查閱，由查閱人直接在檔案室進行紙質查閱。（2）權限外的檔案查閱，由人事行政專員收到查閱者完成審批的“檔案查閱審批”流程后，引領查閱者在檔案室查閱相關資料，閱后即時歸還。2、借閱2.1、借閱程序要求（1）員工憑經審批的檔案借閱審批表外借檔案原件資料；（2）人事行政專員收到借閱者完成審批的“檔案借閱審批”流程后，找出檔案原件資料，要求借閱者在檔案借閱登記表上簽字，備查。2.2、檔案的歸還（1）借出的檔案原件，人事行政專員應定期進行整理和跟蹤，督促各使用人及時歸還，歸還時在檔案借閱登記表上簽字確認。（2）檔案使用人歸還檔案時要保證檔案的完整性和本來面目且不應無故扣押檔案。2.3、其他規(guī)定會計檔案原則上不借出。3、檔案復制申請復制檔案者完成審批流程后，由人事行政專員調取檔案原件進行復制提供給查閱者，且在檔案復印件上加蓋“本復印件僅限于 用”字樣的印章。所有屬歸檔范圍的資料移交檔案室或移交部門資料員后均不得由當事人自行復印，必須按程序辦理。五、檔案的保管1、檔案的保管期限人事行政專員根據文件材料的價值，確定其保管期限，分別劃分為永久保存、長期保存兩類。保管期限明細參見附件。2、專項檔案的保管規(guī)定2.1、公司各部門檔案（含會計檔案）：應指定專人保管，整理立卷，裝訂成冊，存放在專門的檔案柜內。人事行政部每月對各部門自行保管的檔案資料進行檢查。2.3、電子版檔案的傳遞和保存（1）原則上除電子設備檔案和財務憑證、報表、帳簿檔案外其他檔案必須同時保存電子版檔案。（2）人事行政專員制作電子版檔案的目錄，使其與紙質檔案的順序一一對應，并整和在檔案管理軟件系統(tǒng)上便于調用。（3）每年7月份將上年電子版檔案刻制成光盤，一式兩份。定期檢查、殺菌殺毒。3、檔案的正式裝盒、造冊、錄入軟件系統(tǒng)3.1、裝訂要求：參照重慶市檔案管理裝訂的統(tǒng)一標準進行。3.2、裝盒、調整軟件系統(tǒng)時間：人事行政專員于每年三月進行上年檔案的正式裝盒造冊及系統(tǒng)調整工作。4、檔案的存放檔案建目后應存放在專用檔案盒內，盒脊和面上應清晰、牢固標明類別、檔號、日期。每一檔案盒內應有卷內目錄（分目錄）及備考表。裝盒檔案應存放在專用的檔案柜內，按照年度、類別的次序自左向右，自上而下地排列。5、檔案室環(huán)境檔案室內應放置滅火器（干粉或1211），人事行政專員要了解其性能并能熟練使用。檔案柜架應經常放置防蟲藥（衛(wèi)生球、樟腦精、香葉醇），以防檔案損壞。人事行政專員負責對檔案室的環(huán)境衛(wèi)生和防火、防潮、防蟲等情況進行檢查，使環(huán)境符合檔案保管的要求。6、檔案意外損毀的處理 檔案丟失或發(fā)生意外損毀時，人事行政專員應立即將事件情況填寫文件丟失損毀報告表，報人事行政部經理審核，總經理審批。檔案丟失、或損毀無法進行修補、復原，人事行政專員或借用人應請有關部門協(xié)助設法重新補制。在進行補救工作的同時，人事行政部經理應組織對事件發(fā)生的原因進行調查，追究有關人員的責任。六、檔案的銷毀1、目的：判定檔案價值、定期對失去保存價值的檔案銷毀。2、程序及要求2.1、人事行政專員要定期鑒別檔案價值，識別出失去保存價值及保管期屆滿的檔案，并填寫檔案銷毀登記表，交人事行政部經理及行政財務總監(jiān)審核，經總經理審批同意后予以銷毀。2.2、正式銷毀前人事行政專員應再次進行核對；銷毀時應有人事行政專員和監(jiān)銷人同時在場；銷毀后人事行政專員在銷毀登記表上簽字確認。2.3、檔案銷毀情況應錄入檔案管理軟件系統(tǒng)。3、會計檔案的銷毀3.1、會計檔案的銷毀應由檔案室會同財務部提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容。3.2、總經理在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。3.3、銷毀會計檔案時，應當由檔案室和財務部共同派人員監(jiān)銷。3.4、監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容清點核對所要銷毀的會計檔案；銷毀后，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告財務負責人。3.5、保管期滿但未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應當單獨抽出立卷，保管到未了事項完結時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。七、檔案保密制度1、嚴禁將密級文件、資料帶回家或帶到公共場所，嚴禁在公共場所談論秘密事項，嚴禁在私人通信、通話中泄露秘密內容；2、打印密級文件的草稿、校對稿在文件制成后均應銷毀，各部門掌握的文件、資料由人事行政部定期回收和銷毀；3、嚴禁打聽和記錄與自己工作無關的秘密，嚴禁向他人傳播自己知曉的秘