集團(tuán)公司辦公用品管理.doc

logo集團(tuán)公司辦公用品管理（試行）文件編號集總-03文件版本批準(zhǔn)人批準(zhǔn)日期浙江/集團(tuán)股份有限公司制度1. 目的為規(guī)范辦公用品的管理，降低辦公用品費(fèi)用開支，特制定本制度。2. 范圍本制度適應(yīng)于集團(tuán)公司各部門及人員，各分子公司參照執(zhí)行。3. 職責(zé)3.1 總裁辦為辦公用品的歸口管理部門，各部門負(fù)責(zé)本部門月度辦公用品的需求申購及使用管控。3.2 總裁辦行政文員負(fù)責(zé)辦公用品的需求匯總、采購、入庫、保管、領(lǐng)發(fā)，并建立臺帳，進(jìn)行跟蹤管理。4. 辦公用品種類（1） 一次性消耗品：圓珠筆、簽字筆、水筆芯、熒光筆、蠟筆、鉛筆、筆式擦、刀片、膠水、膠帶、漿糊、大頭針、圖釘、曲別針、橡皮筋、橡皮擦、筆記本、復(fù)寫紙、標(biāo)簽、便條紙、信紙、信封、文件袋、打印油、訂書針、修正液、印臺油、電池等。（2） 管理消耗品：訂書機(jī)、打孔機(jī)、大型削筆器、鋼筆、筆筒、打碼機(jī)、姓名章、日期章、日期戳、計(jì)算器、印泥、尺子、文件夾、文件架等。（3） 其它如有未盡物品，根據(jù)具體情況另行決定。5. 辦公用品申購5.1 各部門根據(jù)年度、月度預(yù)算及實(shí)際需要于每月25日前將辦公用品申請單（見附表1）交總裁辦負(fù)責(zé)人審核，由行政文員匯總后統(tǒng)一安排采購。5.2 應(yīng)急性管理用品或有新員工到崗需配置的辦公用品，在填寫申購單后，經(jīng)總裁辦負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)可隨時(shí)安排采購。但各部門也應(yīng)在辦公用品年、月度預(yù)算范圍內(nèi)上報(bào)。5.3 行政文員應(yīng)在接到辦公用品采購匯總表（見附表2）的3天內(nèi)，按規(guī)定將所需的辦公用品采購到位。行政文員在將物品采購到位后需及時(shí)將所購物品登記于表辦公用品采購記錄表（見附表3）。5.4 行政文員采購時(shí)應(yīng)嚴(yán)格遵循“貨比三家”的原則，保證所購物品質(zhì)優(yōu)價(jià)廉，并接受審計(jì)監(jiān)察部的檢查。5.5 專業(yè)性辦公用品（如計(jì)算機(jī)配件），采購時(shí)由專業(yè)人員配合共同采購。5.6 若一時(shí)采購不到的辦公用品，經(jīng)總裁辦同意后各部門可自行采購。5.7 耗用量大的辦公用品采購時(shí)應(yīng)酌量庫存。6. 辦公用品領(lǐng)用6.1 辦公用品分為個(gè)人領(lǐng)用與部門領(lǐng)用兩種，由領(lǐng)用人自行簽名。6.2 個(gè)人領(lǐng)用系個(gè)人使用保管用品，如筆記本、簽字筆等。6.3 部門領(lǐng)用系本部門共同使用的用品，如：打孔機(jī)、大型釘書機(jī)、打碼機(jī)等。7. 辦公用品發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)7.1 一次性消耗品依據(jù)平時(shí)記錄，由總裁辦負(fù)責(zé)人核定基準(zhǔn)，并可根據(jù)部門人員的實(shí)際情況適當(dāng)進(jìn)行調(diào)整。7.2 管理消耗品應(yīng)限定專人使用，并從第二次發(fā)放開始，須以舊換新。7.3 管理消耗品列入移交范圍，如使用人故意或重大過失行為導(dǎo)致的毀損、滅失應(yīng)由使用人自行購買補(bǔ)償。 8. 辦公用品保管8.1 總裁辦設(shè)立辦公用品領(lǐng)用臺帳（見附表4），由行政文員統(tǒng)一保管，在領(lǐng)取辦公用品時(shí)由領(lǐng)用人簽字、行政文員登記，以便掌握辦公用品領(lǐng)用狀況。8.2 辦公用品僅作辦公時(shí)用，不能帶回家私用。 8.3 新進(jìn)人員到職時(shí)，由用人部門提出辦公用品申請單，領(lǐng)取必需的辦公用品，并列入領(lǐng)用臺帳。8.4 人員離職時(shí)，應(yīng)將所領(lǐng)用的剩余辦公用品交到總裁辦行政文員處保管。8.5 辦公用品采用“誰使用，誰負(fù)責(zé)”的原則，如有遺失或人為損壞的，由領(lǐng)用人自行承擔(dān)。8.6 辦公用品入庫和發(fā)放應(yīng)及時(shí)記帳，做到帳物相符。總裁辦負(fù)責(zé)每月建立辦公用品臺帳。8.7 辦公用品的印刷（如一次性紙杯、信紙、信封、表格等印刷品），均由總裁辦統(tǒng)一安排。9. 附表附表1 辦公用品申請單（1頁） 附表2 辦公用品采購匯總表（1頁）附表3 辦公用品采購記錄表（1頁） 附表4 辦公用品領(lǐng)用臺帳（1頁） 說明：本制度由集團(tuán)公司總裁辦制訂、管理和解釋。本制度于2008年6 月 23 日制定。本制度由集團(tuán)公司總裁審核。本制度由董事長批準(zhǔn)。本制度于董事長批準(zhǔn)之日起生效。編制： 審核： 批準(zhǔn)： 表1 辦公用品申請單申請部門： 申請日期： 年 月 日序號品名數(shù)量規(guī)格核準(zhǔn)數(shù)備注填報(bào)人： 部門負(fù)責(zé)人： 總裁辦核準(zhǔn)：表2 辦公用品采購匯總表 匯總?cè)掌冢?年 月 日序號品名