第三章：用向?qū)Ы?shù)據(jù)庫.doc

3.1 向?qū)Ш喗檫@一課我們要建立一個客戶訂單管理數(shù)據(jù)庫，這個數(shù)據(jù)庫將用Access提供的數(shù)據(jù)庫向?qū)斫?。?dāng)我們在風(fēng)景區(qū)游覽的時候，經(jīng)常會看到一隊人跟著一個拿小旗的人轉(zhuǎn)來轉(zhuǎn)去,這個拿小旗的人就是導(dǎo)游。有了導(dǎo)游的引導(dǎo)和講解，那些初次來的游客就不會迷路，還能了解到與眼前的風(fēng)景有關(guān)的很多傳說和故事。所以對于游客們來說，一個好的導(dǎo)游是很重要的。其實(shí)“數(shù)據(jù)庫向?qū)А本褪茿ccess為了方便的建立數(shù)據(jù)庫而設(shè)計的向?qū)ь愋偷某绦?，它可以大大提高工作效率。通過這個向?qū)?，我們只要回答幾個問題就可以輕松的獲得一個數(shù)據(jù)庫。3.2 選擇需要的數(shù)據(jù)庫類型在使用數(shù)據(jù)庫向?qū)Ы?shù)據(jù)庫之前，必須選擇需要建立的數(shù)據(jù)庫類型。因?yàn)椴煌愋偷臄?shù)據(jù)庫有不同的數(shù)據(jù)庫向?qū)В沁x錯了向?qū)?，那我們的工作可就白費(fèi)了。單擊屏幕上方工具欄中最左邊的那個“新建”按鈕，它上面畫了一頁紙，鼠標(biāo)放在上面的時候會出現(xiàn)“新建”的文字提示。彈出“新建”對話框如下圖，在“常用”和“數(shù)據(jù)庫”兩個選項卡中選擇“數(shù)據(jù)庫”選項。“數(shù)據(jù)庫”選項卡里有很多圖標(biāo)，這些圖標(biāo)代表不同的數(shù)據(jù)庫向?qū)?，圖標(biāo)下面都有一行文字，這些文字表明了數(shù)據(jù)庫向?qū)У念愋?。就好像一個旅行社可以開設(shè)幾條旅游線路，每個線路要配備不同的向?qū)б粯?。我們要找一個適合自己要做的工作的向?qū)?。第一個圖標(biāo)是關(guān)于訂單的，它可以幫助我們建立一個關(guān)于公司客戶、訂單等情況的數(shù)據(jù)庫。雙擊這個圖標(biāo)，數(shù)據(jù)庫向?qū)Ь烷_始工作了。3.3 定義數(shù)據(jù)庫名稱和目錄屏幕上出現(xiàn)“文件新建數(shù)據(jù)庫”的對話框，提示應(yīng)該給建立的數(shù)據(jù)庫文件取個什么名字，并且將它保存在計算機(jī)的哪個目錄下。在“文件名”右邊的文本框中輸入數(shù)據(jù)庫的名字，然后單擊左上角“保存位置”右面的下拉框，在下拉列表中選擇存放這個數(shù)據(jù)庫文件的目錄。為了學(xué)習(xí)的方便，我建立一個子目錄“例子”，并把課程中將要用到的數(shù)據(jù)庫文件都存放在這個目錄中?，F(xiàn)在將正在建立的數(shù)據(jù)庫文件取名為“向?qū)螖?shù)據(jù)庫”，并選擇保存類型為“MICROSOFT Access 數(shù)據(jù)庫”，即將它保存為一個Access數(shù)據(jù)庫文件。在完成了這些工作后單擊窗口右下角的“創(chuàng)建”按鈕，創(chuàng)建新數(shù)據(jù)庫這一步就完成了。3.4 選擇表和表中的字段現(xiàn)在屏幕上又出現(xiàn)了信息提示對話框，上面有數(shù)據(jù)庫需要存儲的客戶信息、訂單信息等很多內(nèi)容?？催^這些提示信息后，單擊“下一步”按鈕進(jìn)入向?qū)У南乱徊焦ぷ鳌υ捒蛑刑崃艘粋€問題“請確定是否添加可選字段？”。這個對話框分類列出了數(shù)據(jù)庫中可能包含的信息，左邊框中是信息的類別，右邊框中列的是當(dāng)前選中的類別中的信息項。這些信息項的前面都有一個小方框，有的小方框中有一個“”，表示此信息項被選中了，被選中的信息項將會出現(xiàn)在數(shù)據(jù)庫中，而沒有選中的信息項就不會出現(xiàn)在數(shù)據(jù)庫中。我們可以通過單擊信息項前的小方框來決定數(shù)據(jù)庫中是否要包含某些信息項，如果信息項前面的小方框是空的，單擊它就會出現(xiàn)對勾；如果小方框中有對勾，單擊它就會變空。不過要注意，絕大多數(shù)的信息項前面的對勾是不能取消的，單擊它的時候會出現(xiàn)提示，“此選項不能被取消”。這是因?yàn)槭褂脭?shù)據(jù)庫向?qū)Ы?shù)據(jù)庫的時候，向?qū)дJ(rèn)為有些信息項是此種類型的數(shù)據(jù)庫必須包含的，它們和數(shù)據(jù)庫中的窗體和報表緊密相關(guān)，所以Access不允許我們隨便取消這些必選項目。從外觀上很容易區(qū)分必選項目和非必選項目。用斜體字書寫的項目就不是必選項目，可以選擇也可以取消；而用正常字體書寫的項目都是必選項目，不可以取消的。如果不想再增加什么非必選項目了。就可以進(jìn)行“下一步”了。3.5 顯示方式和打印報表如果沒有什么別的要求，就單擊“下一步”按鈕?，F(xiàn)在對話框中的內(nèi)容又發(fā)生了改變，我們需要選擇屏幕的顯示方式，也就是選擇將要建立的數(shù)據(jù)庫中窗口的背景、窗口上的默認(rèn)字體大小和顏色。用鼠標(biāo)單擊一個選項，就會發(fā)現(xiàn)在窗口左邊的方框中展示出所選的“顯示樣式”，這樣每選一次就看看滿意不滿意，很容易就可以找到比較合適的效果了。選擇“工業(yè)”,單擊“下一步”按鈕，現(xiàn)在這個對話框要選擇打印報表的樣式。打印報表就是把數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)打印在紙上，而打印報表的樣式就是指打印時所用的格式。和剛才屏幕的顯示樣式一樣，每選定一個選項，左面的方框中都會將所選的打印報表樣式顯示出來，選定“組織”樣式。3.6 為數(shù)據(jù)庫指定標(biāo)題導(dǎo)讀選定打印報表的樣式以后單擊“下一步”按鈕，現(xiàn)在要給新建的數(shù)據(jù)庫指定一個標(biāo)題。在對話框上面的文本框里輸入“客戶訂單資料庫”。這個對話框中起的名字是新建的數(shù)據(jù)庫選定打印報表的樣式以后單擊“下一步”按鈕，現(xiàn)在要給新建的數(shù)據(jù)庫指定一個標(biāo)題。在對話框上面的文本框里輸入“客戶訂單資料庫”。 這個對話框中起的名字是新建的數(shù)據(jù)庫入口窗體上的標(biāo)題詞，也就是打開這個數(shù)據(jù)庫時，看到的第一個界面上的標(biāo)題詞，和剛才給數(shù)據(jù)庫文件起的名是不一樣的?！罢埓_定是否在所有的報表上都加一幅畫”意思是如果想在這個數(shù)據(jù)庫打印出來的所有文件報表上都加上某個圖片，就可以在這兒選擇“是的，我要包含一幅圖片”，并通過單擊“圖片.”按鈕選擇一幅圖片。比如有的公司在打印一些報表的時候都希望將自己公司的標(biāo)識打印在打印紙上，就需要選擇這個選項，并且通過單擊“圖片”按鈕來加載公司的標(biāo)識了。如果現(xiàn)在還不想在報表上添加圖形，就單擊“下一步”按鈕，進(jìn)入向?qū)У南乱徊健?.7 啟動數(shù)據(jù)庫3.8 補(bǔ)充內(nèi)容導(dǎo)讀補(bǔ)充一：在使用數(shù)據(jù)庫向?qū)У臅r候，向?qū)У娜魏我徊街卸加幸粋€“完成”按鈕，在任意一步中單擊這個按鈕，那么Access2000將會保留在單擊這個“完成”按鈕之前對數(shù)據(jù)庫的各種設(shè)補(bǔ)充一：在使用數(shù)據(jù)庫向?qū)У臅r候，向?qū)У娜魏我徊街卸加幸粋€“完成”按鈕，在任意一步中單擊這個按鈕，那么Access2000將會保留在單擊這個“完成”按鈕之前對數(shù)據(jù)庫的各種設(shè)置，而對于那些在向?qū)е羞€沒有回答的問題設(shè)置默認(rèn)值。通過這兩方面的設(shè)置將數(shù)據(jù)庫建立起來。補(bǔ)充二：在向?qū)е?，從第二步開始，就出現(xiàn)了一個“上一步”按鈕，單擊這個按鈕就可以回到向?qū)У摹吧弦徊健敝?，去修改在上一步中所做的設(shè)置。這樣只要在向?qū)Ю锞涂梢噪S時修改數(shù)據(jù)庫向?qū)е械脑O(shè)置，非常的方便。有時在數(shù)據(jù)庫向?qū)е邢胩鱿驅(qū)?，取消用?shù)據(jù)庫向?qū)ё詣觿?chuàng)建數(shù)據(jù)庫的過程。這時只要將鼠標(biāo)移動到“取消”按鈕上，單擊左鍵就可以取消創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫了。問題一：為什么Access2000中文版中用數(shù)據(jù)庫向?qū)Ы⒑玫臄?shù)據(jù)庫不能顯示入口窗體？對于Access2000中文試用版的用戶，用數(shù)據(jù)庫向?qū)Ы⒈菊n第六節(jié)的例子時，當(dāng)建好的數(shù)據(jù)庫開始運(yùn)行時，會發(fā)現(xiàn)入口窗體的界面上一無所有，這是微軟在制作中出的一個BUG，可以用這種方法來解決：一、單擊入口窗體右上角的“關(guān)閉”按鈕，關(guān)閉入口窗體。二、單擊Access窗口左下角的數(shù)據(jù)庫窗口標(biāo)題欄上“還原”按鈕，將數(shù)據(jù)庫窗口還原。三、單擊對象欄中的“表”，在右邊顯示的列表中選擇“Switchboard Items”表。四、雙擊“Switchboard Items