文件管理與文書(shū)書(shū)寫(xiě)規(guī)范.ppt

文件管理與文書(shū)書(shū)寫(xiě)規(guī)范 三級(jí)醫(yī)院評(píng)審系列培訓(xùn)2018年4月 院辦公室 王翠英 01 醫(yī)院文件管理 文件是實(shí)現(xiàn)醫(yī)院管理體系建設(shè)的基礎(chǔ) 醫(yī)院根據(jù)國(guó)家和行業(yè)有關(guān)法律法規(guī)標(biāo)準(zhǔn) 或針對(duì)醫(yī)院運(yùn)行中存在的重要缺陷制定的相關(guān)制度或規(guī)范 以統(tǒng)一全體員工的行為并做到一致性 醫(yī)院管理文件是醫(yī)院管理所有文件的總和 包括制度 流程 職責(zé)及其他操作性文件等 醫(yī)院設(shè)文件編寫(xiě)領(lǐng)導(dǎo)小組 對(duì)各科室制定擬下發(fā)的各種文件進(jìn)行編碼 確定系統(tǒng)框架 提出編寫(xiě)意見(jiàn)等 北辰醫(yī)院文件編寫(xiě)領(lǐng)導(dǎo)小組組長(zhǎng) 許建輝成員 梁萍方貴龍張毅宏趙寶蓮于軍王翠英文件編寫(xiě)領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室設(shè)在院辦公室 文件的管理機(jī)構(gòu) 一 各科室指定專(zhuān)人或成立文件編寫(xiě)小組負(fù)責(zé)本科室文件的制定和管理 二 院級(jí)文件各職能科室根據(jù)國(guó)家衛(wèi)生行政管理的法律法規(guī) 結(jié)合醫(yī)院實(shí)際運(yùn)作情況編寫(xiě)和修改 在文件編寫(xiě)和修改過(guò)程中職能科室要征求相關(guān)科室意見(jiàn) 文件的編寫(xiě) 一 文件確定初稿后交科主任初步審核 二 審核要點(diǎn)如下 1 符合國(guó)家法律 法規(guī)與地方行政部門(mén)管理要求 2 與現(xiàn)行標(biāo)準(zhǔn)相符 3 具有可行性 4 簡(jiǎn)練 確切 易懂 沒(méi)有兩種以上的解釋 5 同已生效的其他文件沒(méi)有相悖的含義 6 文件的完整性 邏輯性 清晰程度等 三 文件編寫(xiě)人根據(jù)審核反饋意見(jiàn)修改相關(guān)內(nèi)容 四 文件經(jīng)初步審核 交文件編寫(xiě)辦公室主任審核簽字后 逐級(jí)報(bào)副院長(zhǎng) 院長(zhǎng)批準(zhǔn) 批準(zhǔn)人在相應(yīng)位置簽名 并確定生效日期 文件的審核與批準(zhǔn) 一 管理文件生效后 根據(jù)具體情況決定發(fā)放范圍 一般由文件制定科室選擇公開(kāi)范圍 院辦公室執(zhí)行并保管文件原件和電子文件 二 新的或修改后的管理性文件發(fā)布后 由職能科室組織學(xué)習(xí)和培訓(xùn) 三 管理文件發(fā)布后 職能科室要監(jiān)督各科室執(zhí)行 在執(zhí)行過(guò)程中遇到困難的 要及時(shí)報(bào)告分管領(lǐng)導(dǎo) 或反饋到文件編寫(xiě)辦公室 對(duì)于確實(shí)需要重新調(diào)整或修改文件的 可根據(jù)實(shí)際情況充分調(diào)研后做出修改 文件的發(fā)放與執(zhí)行 外來(lái)文件的處理方法 凡是醫(yī)療行業(yè)衛(wèi)生行政主管部門(mén)或其他行政管理機(jī)構(gòu)臨時(shí)下達(dá)的涉及醫(yī)院日常運(yùn)作的政策性文件 由各職能科室根據(jù)文件內(nèi)容組織實(shí)施 需要長(zhǎng)期執(zhí)行的宜納入到醫(yī)院統(tǒng)一管理 貫徹執(zhí)行 文件的發(fā)放與執(zhí)行 外來(lái)文件處理 北辰區(qū)衛(wèi)生計(jì)生系統(tǒng)辦公平臺(tái) 一 醫(yī)院管理文件定期 2年 由院辦公室組織相關(guān)職能科室對(duì)本部門(mén)相關(guān)文件進(jìn)行一次回顧和修改 修改要根據(jù)運(yùn)作過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行 修改后文件不但要滿足實(shí)際工作需要還要符合質(zhì)量管理標(biāo)準(zhǔn)及國(guó)家的法律 法規(guī) 二 修訂文件的審核和批準(zhǔn)程序同前 三 修訂文件批準(zhǔn)后 舊版本即行廢止 文件編寫(xiě)辦公室及時(shí)更新修改文件 填寫(xiě) 文件審查修改控制頁(yè) 記錄改動(dòng)情況 文件的回顧和修改 一 對(duì)于不適應(yīng)實(shí)際情況的文件 如果無(wú)法通過(guò)修改解決問(wèn)題時(shí)應(yīng)及時(shí)廢除 二 文件廢除由各職能科室通過(guò)OA系統(tǒng)提交請(qǐng)示報(bào)告至院辦公室 由院辦公室遞交醫(yī)院文件編寫(xiě)領(lǐng)導(dǎo)小組核準(zhǔn) 三 對(duì)核準(zhǔn)廢除的文件由醫(yī)院文件編寫(xiě)領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室在廢除文件上做廢除標(biāo)記 院長(zhǎng)簽字后封存長(zhǎng)期保留 四 院辦公室對(duì)廢除的文件向全院公告 文件的廢除 一 醫(yī)院管理文件是醫(yī)院的受控文件 任何員工不得將其泄漏 泄漏文件行為一經(jīng)發(fā)現(xiàn) 醫(yī)院將視其情節(jié)輕重追究責(zé)任 必要時(shí)將通過(guò)法律途徑追究責(zé)任 信息科要監(jiān)管好科室計(jì)算機(jī)的軟驅(qū) USB按口功能 防止醫(yī)院管理文件以電子文件形式流失 二 醫(yī)院管理文件的原件由院辦公室負(fù)責(zé)統(tǒng)一歸檔保存 并電子備份 文件的保密 流程回顧 02 醫(yī)院制度匯編 制度的設(shè)計(jì)與編碼規(guī)則 根據(jù) 中國(guó)醫(yī)院評(píng)審實(shí)務(wù) ISBN978 7 5091 6359 7 第3章第三節(jié) 醫(yī)院管理方略策劃 文件控制 中的相關(guān)規(guī)定 我院文件管理編碼規(guī)則如下 一 文件編碼規(guī)則 文件編碼由英文字母與數(shù)字組成 分為4部分 均以 連接 分別代表 文件歸類(lèi) 文件分類(lèi) 文件序號(hào) 版本號(hào) 二 所有已通過(guò)審批的文件 由文件編寫(xiě)辦公室按照文件編碼規(guī)則進(jìn)行編碼登記 制度的設(shè)計(jì)與編碼規(guī)則 文件歸類(lèi) 文件分類(lèi) 文件序號(hào) 版本號(hào) 例如XZGL ZD 013 03 代表 行政管理文件 制度 第十三個(gè)文件 第三版 一 規(guī)章制度結(jié)構(gòu)包括 標(biāo)題 目的與適用范圍 政策 定義 制度內(nèi)容 附錄等 二 規(guī)章制度格式編排見(jiàn)右側(cè) 制度的編撰格式規(guī)范 標(biāo)題 居中 3號(hào)黑體 15字以內(nèi)概括 03 黨政機(jī)關(guān)公文處理 黨政機(jī)關(guān)公文分類(lèi) 黨政公文 是人類(lèi)在治理社會(huì) 管理國(guó)家的公務(wù)實(shí)踐中所使用的具有法定權(quán)威和規(guī)范格式的應(yīng)用文 分類(lèi)如下 一 法定公文 通報(bào) 通知 批復(fù) 法定性公文主要有13類(lèi) 請(qǐng)示 命令 令 決定 公告 通告 議案 報(bào)告 函 意見(jiàn) 12 會(huì)議紀(jì)要 二 規(guī)章制度公文 辦法 章程 細(xì)則 制度 規(guī)程 守則 規(guī)則 規(guī)章制度公文主要有7類(lèi) 三 事務(wù)性公文 事務(wù)性公文主要有14類(lèi) 計(jì)劃 規(guī)劃 總結(jié) 簡(jiǎn)報(bào) 布告 大事記 調(diào)查報(bào)告 工作匯報(bào) 工作要點(diǎn) 須知 聲明 啟事 介紹信 證明信 四 公務(wù)禮儀公文 公務(wù)禮儀公文主要有29類(lèi) 政務(wù)信 公開(kāi)信 感謝信 慰問(wèn)信 表?yè)P(yáng)信 批評(píng)信 推薦信 自薦信 致敬電 信 賀信 電 喜報(bào) 歡迎詞 歡送詞 答謝詞 祝 賀 詞 祝酒詞 保證書(shū) 意向書(shū) 建議書(shū) 號(hào)召書(shū) 倡議書(shū) 邀請(qǐng)書(shū) 申請(qǐng)書(shū) 聘書(shū) 解聘書(shū) 請(qǐng)柬 訃告 唁電 函 悼詞 公文擬制格式要求 黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例 第九條公文一般由份號(hào) 密級(jí)和保密期限 緊急程度 發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志 發(fā)文字號(hào) 簽發(fā)人 標(biāo)題 主送機(jī)關(guān) 正文 附件說(shuō)明 發(fā)文機(jī)關(guān)署名 成文日期 印章 附注 附件 抄送機(jī)關(guān) 印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期 頁(yè)碼等組成 公文格式要求 北醫(yī)院辦字 2015 68號(hào) 文號(hào) 3號(hào) 仿宋GB 2312 六角括號(hào) 標(biāo)題 2號(hào) 標(biāo)題宋 倒梯形排列 美觀即可 關(guān)于調(diào)整北辰醫(yī)院質(zhì)量與安全管理委員會(huì)的通知 正文 3號(hào) 仿宋 GB2312 附件名稱 字體字號(hào)同正文 位于正文下一行左空2個(gè)全角空格 如有多個(gè)附件 使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注順序號(hào) 附件名稱后無(wú)標(biāo)點(diǎn) 名稱較長(zhǎng)需回行時(shí) 應(yīng)與上一行附件名稱的首字對(duì)齊 各科室 為進(jìn)一步提高我院質(zhì)量XXXXX 一 組織成員二 工作制度 一 XXXXX1 XXXXXXX 1 XXXX XXXXXXX附件 1 2 2015年12月3日 一級(jí)標(biāo)題 序號(hào)為 一 3號(hào)黑體 獨(dú)占行 末尾無(wú)標(biāo)點(diǎn) 二級(jí)標(biāo)題 序號(hào)為 一 與正文字體號(hào)碼相同 若獨(dú)占行 末尾無(wú)標(biāo)點(diǎn) 三級(jí)以下標(biāo)題序號(hào)分別為 1 1 與正文字體字號(hào)相同 若獨(dú)占行 末尾無(wú)標(biāo)點(diǎn) 注 所有內(nèi)容均不加粗 日期 阿拉伯?dāng)?shù)字 右對(duì)齊 空4個(gè)全角空格 一般與正文最后一行之間空3行 公文格式要求 關(guān)于附件格式的說(shuō)明 正文